perancangan sistem informasi pendaftaran rawat jalan klinik

Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN
RAWAT JALAN KLINIK
Tominanto
APIKES Citra Medika Surakarta
[email protected]
Abstract
Clinic is individual health service facilities that provides primary medical services and or specialist, it is held
by more than one kind of health workers and presided over by medical workers. In providing health services,
to design registration information system of outpatient clinic that can be used as the basic of service clinic
based information system.Registration information system of outpatient clinic is designed by 6 entitiesthey
information systems registration outpatient clinic which is able to serve patients fast and accurate and able
Keywords: Information System, Registration, Clinic
Abstrak
Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan atau
spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga
medis.Dalam memberikan pelayanan kesehatan, klinik membutuhkan pengelolaan pendaftaran pasien dan
rekam medis yang berkualitas. Berdasarkan hal tersebut, dalam penelitian ini dilakukan perancangan sistem
informasi pendaftaran rawat jalan klinik yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan pelayanan klinik
berbasis system informasi.Sistem informasi pendaftaran rawat jalan klinik dirancang dengan 6 entitas yaitu
Pasien, Apotek, Dokter,Tempat Pendaftaran Pasien, Kasirdan Direktur Klinik. Basis data yang digunakan terdiri
dari 13 tabel yang saling berelasi. Hasil perancangan sIstem ini dapat digunakan sebagai dasar pengembangan
sIstem informasi pendaftaran rawat jalan klinik yang mampu melayani pasien dengan cepat dan akurat serta
mampu menyajikan informasi rekam medis yang berkualitas.
Kata Kunci: SistemInformasi, Pendaftaran, Klini
PENDAHULUAN
sakit, puskesmas, dokter praktek, balai pengobatan
dan klinik.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai
suatu alat untuk menyajikan informasi dengan
cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi
penerimanya (Fatta, 2007). Semakin berkembang
sistem informasi berbasis komputer, maka sudah
menjadi hal yang umum jika sistem informasi
digunakan di perusahaan, instansi dan jasa pelayanan.
Salah satu jasa pelayanan yaitu pelayanan kesehatan.
Pelayanan kesehatan yang berkembang di Indonesia
sangat beragam macamnya, diantaranya ada rumah
32
Dewasa ini, pelayanan kesehatan yang cepat,
berkualitas dan terjangkau menjadi tuntutan utama
masyarakat. Salah satu factor penting untuk memenuhi
hal tersebut adalah sistem rekam medis yang
berkualitas. RekammedismenurutPeraturan Menteri
Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008adalah
berkas yang berisikan catatan atau dokumen
tentang pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien
selama masa perawatan. Tujuanrekammedisadalah
32
Tominanto. Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Rawat ...
menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan.
Tanpa didukung suatu sistem pengolahan rekam
medis yang baikdanbenar, tidaka kantercapainya
tertib administrasi sebagaimana yang diharapkan.
Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu
faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan
kesehatan (Depkes RI, 2006). Selain itu berkas rekam
medis mempunyai nilai medis yang sangat penting,
karena catatan tersebut digunakan sebagai dasar
untuk merencanakan pengobatan atau perawatan
yang diberikan kepada pasien dan dalam rangka serta
meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit
medis, manajemen resiko klinis serta keamanan atau
keselamatan pasien dan kendali biaya.
Klinik sebagai salah satu fasilitas pelayanan
kesehatan menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan yang menyediakan pelayanan medis
dasar dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh
lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin
oleh seorang tenaga medis.Dalam memberikan
pelayanan kesehatan pasien, klinik membutuhkan
unit rekam medis yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan data pasien menjadi informasi yang
berguna bagipengambilan keputusan (Budi, 2011).
Untuk mewujudkan rekam medis klinik yang
berkualitas dibutuhkan penerapan sistem informasi
rekam medis klinik berbasis komputeryang mampu
melayani pasien dengan cepat dan akurat serta
mampu menyajikan informasi rekam medis yang
berkualitas untuk meningkatkan mutu pelayanan
kesehatan.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, dalam penelitian
ini dilakukan perancangan sistem informasi
pendaftaran rawat jalan klinik yang dapat digunakan
sebagai dasar pengembangan pelayanan pendaftaran
rawat jalank linik yang manual menjadipelayanan
yang berbasissisteminformasi.
METODE
Perancangan sistem informasi pendaftaran rawa
jalan klinik ini menggunakan metode pengembangan
perangkat lunak waterfall yang terdiri dari beberapa
tahapan seperti pada gambar 4. Namun demikian
dalam penelitian ini yang digunakan sampai dengan
tahapan Perancangan.
Gambar 1. Metode Pengembangan Perangkat lunak waterfall
33
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
Pada tahap perencanaan dilakukan studi literatur
untuk memahami materi yang berhubungan dengan
sistem informasi pendaftaran rawat jalan yang
mendukung kelengkapan teori dan pemahaman dari
kasus yang dihadapi. Tahap penelitian dilakukan
dengan pengumpulan data lapangan dan analisis
kebutuhan sistem. Hasinya adalah berupa variabelvariabel yang dibutuhkan untuk perancangan
sistem. Tahapan perancangan adalah tahapan
untuk merancang model berdasarkan variabel yang
dibutuhkan, perancangan proses yang terdiri dari
bagan alir sistem dan Diagram Arus Data (DAD),
perancangan basis data dan perancangan antarmuka
(dialog) sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis dan Peracangan Sistem Flowchart
Sistem
Flowachart sistem pendaftaran rawat jalan secara
manual disajikan pada gambar 2 berikut ini :
Gambar 2. Flowchart Sistem Pendafaran Rawat Jalan Secara Manual
Alur pendaftaran rawat jalan secara manual
dimulai dengan pasien mendaftar di bagian
Tempat Pendaftaran, pasien ditanya pernah
berobat atau belum. Jika pernah berobat berarti
pasien tersebut pasien lama dan jika pasien
tersebut belum pernah berobat berarti pasien
tersebut pasien baru.
Alur prosedur untuk pasien baru yaitu petugas
meminjam kartu identitas pasien, membuatkan
KIB, KIUP dan menyiapkan Dokumen Rekam
Medis. KIB diserahkan kepada pasien, KIUP
disimpan di rak KIUP dan Dokumen Rekam Medis
diantar ke poliklinik yang dituju. Sedangkan
34
untuk pasien lama, petugas akan meminjam KIB
pasien. Jika pasien tidak membawa KIB, maka
petugas akan mencari nomor rekam medis pasien
di KIUP. Kemudian menuliskan nomor rekam
medis dan nama pasien pada tracer. Selanjutnya
mencari dokumen rekam medis di rak
dan
menggantikan dokumen tersebut dengan tracer.
Dokumen Rekam Medis diserahkan ke poli yang
dituju dan KIB diserahkan kembali kepada pasien,
kemudian pasien dipersilahkan menunggu di
poliklinik yang bersangkutan. Flowchart sistem
yang dikembangkan disajikan pada gambar 3
berikut ini.
Tominanto. Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Rawat ...
Gambar 3. Flowchart Sistem Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Yang Dikembangkan
Sistem pendaftaran rawat jalan yang dikembangkan,
alurnya dimulai dari pasien mendaftar di bagian
pendaftaran, pasien ditanya pernah berobat atau
belum. Apabila pernah berobat berarti pasien
tersebut termasuk pasien lama dan apabila pasien
tersebut belum pernah berobat berarti pasien tersebut
termasuk pasien baru.
DRM ke poliklinik yang dituju pasien, petugas
pendaftaran mencatat data pasien baru pada
komputer. KIB diberikan pada pasien untuk dibawa
saat berobat kembali. KIUP disimpan pada rak KIUP
di TPP. Petugas pendaftaran mengantar pasien dan
menyerahkan DRM ke poliklinik yang dituju pasien.
Jikapasien lama yaitu dengan mencarikan dokumen
lama pasien yang sesuai dengan data pasien di
komputer kemudian petugas menanyakan pada pasien
poliklinik mana yang diinginkan pasien. Petugas
pendaftaran mengantar pasien dan menyerahkan
DRM ke poliklinik yang dituju pasien.
Diagram Konteks dan DAD
Sedangkan untuk pasien baru, petugas pendaftaran
menginput data pada komputer dan menyiapkan
DRM baru, mencetak KIB, mencetak KIUP,
kemudian petugas menanyakan pada pasien
poliklinik mana yang diinginkan pasien. Petugas
pendaftaran mengantar pasien dan menyerahkan
Diagram konteks perancangan sistem informasi
pendaftaran pasien rawat jalan klinik menggambarkan
arus data input dan output dari sistem informasi
pendaftaran rawat jalan klinik. Sistem ini
berhubungan dengan 6 entitas yaitu Pasien, Apotek,
Dokter, Tempat Pendaftaran Pasien (TPP), Kasir dan
Direktur Klinik. Entitas-entitas tersebut ada yang
berkontribusi memberikan input data danada yang
menerima output data. Diagram Konteks disajikan
pada gambar 4 berikut ini.
35
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
Berdasarkan diagram konteks-tersebut-disusun desain sistem yang lebih rindi beru pada Diagram Arus Data
(DAD) Level. DAD Level 1 disajikan pada gambar 5.
36
Tominanto.
Tominanto. Perancangan
Perancangan Sistem
Sistem Informasi
Informasi Pendaftaran
Pendaftaran Rawat
Rawat ...
...
DAD level 1 merupakan penjabaran proses dari
Diagram Konteks. Pada perancangan DAD Level
1 ini, Sistem Informasi Pendaftaran Rawat Jalan
Klinik terdiridari 3 proses utama yaitu : Mengolah
data master, mengolah data transaksi dan mengolah
laporan. Mengolah data master merupakan proses
untuk menginputkan data master yang teridiri
dari data pasien, data dokter, data diagnosis,
data tindakan, data poliklinik, data wilayah, data
obat, dan master data pelayanan. Mengolah data
transaksi digunakan untuk menginputkan data
transaksi pendaftaran pasien dan pembayaran.
Sedangkan mengolah laporana dalah proses
untuk membuat dan menampilkan output system
berupalaporan-laporan.
Pada DAD level 2 mengolah transaksi terdapat
3 proses : pendaftaran, pembayaran obat dan
pembayaran pelayanan. Proses pendaftaran
mendapatkan input data pendaftaran ketika ada pasien
mendaftar, membaca data master untuk bertransaksi
dan menyimpan hasilnya ke file pendaftaran.
Proses pembayaran obat mendapatkan inputan
data obat yang diberikan dari dokter, kemudian
detail pelayanansertamenghasilkan output nota
pembayaran pelayanan untuk pasien.
file pembayaran obat dan detail obat serta
menghasilkan nota pembayaran obat untuk pasien.
Proses pembayaran pelayanan menggunakan
inputan data pelayanan medis yag diberikan
dokter, membaca data master pelayanan, kemudian
disimpan dalam file pembayaranpelayanandan
Berdasarkan DAD level 1 tersebutdisusun DAD level
2 yang lebih rinci untuk masing-masing proses. DAD
Level 2 mengolah transaksi disajikanpa dagambar
6.
Desain Basis Data
Perancangan basis data pada sistem informasi
pendaftaran pasien rawat jalan klinik ini terdiri dari
satu database pendaftaran yang memiliki 13 tabel :
tabelpasien, tabelobat, tabel diagnosis, tabeldokter,
tabeltindakan, tabel wilayah, tabel poliklinik,
tabel pelayanan, tabel transaksi pendaftaran, tabelt
ransaksi pembayaran obat, tabel detail obat, tabel
transaksi pembayaran pelayanan, dan tabel detail
pelayanan. Relasi antart abel adalah seperti gambar
7 berikut ini :
37
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
SIMPULAN
Perancangan sisteminformasi pendaftaran rawat jalan
klinik ini berhubungan dengan 6 entitas yaituPasien,
Apotek, Dokter, Tempat Pendaftaran Pasien (TPP),
Kasirdan Direktur Klinik. Sistem informasi ini
menggunakan database pendaftaran yang terdiridari
13 tabel yang saling berelasi. Berdasarkan hasil
perancangan ini dapat dibangun sistem informasi
pendaftaran rawat jalan klinik yang mampu melayani
pasien dengan cepat dan akurat serta mampu
menyajikan informasi rekammedis yang berkualitas.
DAFTAR PUSTAKA
Budi, S.C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam
Medis. Yogyakarta:Quantum Sinergis Media.
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta.
_____. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/
Jakarta.
Fatta, H.A. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
38
Farlinda, S. dan Siti N. 2015. Desain Sistem Informasi
Pendaftaran Rawat Jalan di Rumah Saki
tUmum Daerah Sleman. Jurnal Manajemen
Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI). Vol
3 No. 1, Maret 215.
Jogiyanto,2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi
Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto, A. 2008. Perancangan Sistem Informasi
dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Puspitadkk. 2013. Sistem Informasi Rekam Medis
Pasien Rawat Jalan Dan Observasi Pada
Puskesmas Pringkuku Kabupaten Pacitan.
Indonesion Journal on Networking and
Security (IJNS). Juli 2013.
Shofari, B. 2002. Sistem Dan Prosedur Pelayanan
Rekam Medis. Semarang : PORMIKI Jawa
Tengah.
Windasaridkk. 2013. Perancangan Sistem Informasi
RekamMedis Rawat Inap Berbasis Web.
Vol
1 No 1, Februari 2013.