Peran Teknologi Informasi didalam Perusahaan

UNIVERSITAS SEBELAS MARET
Peran Teknologi Informasi didalam
Perusahaan
Paper Analisis dan Perancangan Perusahaan
Gustitia Putri Perdana
2009
[TYPE
THE COMPANY ADDRESS]
analisis dan perancangan perusahaan 2009
Peran Teknologi Informasi didalam Perusahaan
A. Pengertian Manajemen
“Manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan–tujuan organisasi dengan
melakukan kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning),
mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).
Dengan demikian, manajemen adalah sebuah kegiatan yang berkesinambungan”.
B. Fungsi Manajemen
Menurut G.R. Terry terdapat empat fungsi manajemen, yaitu :
(1) planning (perencanaan);
(2) organizing (pengorganisasian);
(3) actuating (pelaksanaan); dan
(4) controlling (pengawasan).
C. Fungsi Manajemen Dikaitkan dengan Teknologi Informasi
Peranan teknologi informasi bagi perusahaan sangatlah penting. Penerapan
teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan yang
berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung
kepentingan usahanya. Apalagi dengan kondisi saat ini, dengan persaingan dan fluktuasi
dunia bisnis yang tinggi sehingga penerapan TI bukan hanya sebagai supporting tools
saja, tetapi menjadi strategic tools, dimana fungsi dan perannya lebih komprehensif dan
lebih luas terkait pada visi, misi dan tujuan perusahaan.
Namun seringkali penerapan TI menjadi gagal karena banyak proyek TI yang selalu
tertunda dan berlarut-larut sehingga telah menghabiskan banyak dana tetapi tidak
membuahkan hasil, seperti yang pernah dilakukan oleh Toyota motor sales yang
menunda proyek implementasi ERP PeopleSoft dan pengembangan sistem inventori
suku cadang. Sehingga sebuah perusahaan seharusnya lebih mampu lagi untuk
mengetahui apa saja yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan serta menekankan
pada aspek keselarasan dengan tujuan bisnis yang ingin dicapai. Struktur organisasi
bisnis dan proses manajemen yang baik juga merupakan kunci sukses keberhasilan
penerapan TI, sehingga faktor leadership menjadi tantangan sekaligus hambatan pada
2 Gustitia Putri – i0306003
analisis dan perancangan perusahaan 2009
banyak perusahaan karena terkadang eksekutif puncak tak memiliki visi terhadap
investasi TI-nya.
Salah satu aplikasi TI yang popular adalah ERP. Enterprise Resource Planning (ERP)
software adalah Aplikasi yang mendukung seluruh proses bisnis suatu organisasi.
Aplikasi ERP terdiri dari beberapa bagian, seperti: Marketing dan Penjualan (Sales),
Produksi, Stok (Inventory), Keuangan dan Akunting (Finance dan Accounting), Sumber
Daya Manusia / SDM (Human Resources / HR) dan bidang-bidang lainnya sesuai dengan
kebutuhan bisnis. Aplikasi ERP bisa disesuaikan dengan kebutuhan operasional yang
diperlukan, contohnya penyesuaian aplikasi untuk operasional produksi dan
pengembangan atau perbaikan yang dibutuhkan. Aplikasi ERP sebagai aplikasi yang
terintegrasi mudah untuk digunakan dari bagian Marketing, Produksi, sampai dengan
Akunting. Aplikasi akan bekerja untuk menciptakan pengendalian intern (Internal
Control) dalam operasional sehari hari yang berfungsi untuk menciptakan internal
kontrol yang efektif dan mengurangi biaya untuk meningkatkan profit.
Pembahasan
Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT
haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT mampu
meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan
orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi
sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan
oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan,
yaitu:
1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping
telah
diambil
alih
fungsinya
oleh
teknologi
informasi.
Karena
sifat
penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan
manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting
agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi
informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di levell
manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur
organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer
3 Gustitia Putri – i0306003
analisis dan perancangan perusahaan 2009
relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para
manajer di perusahaan terkait.
3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran
yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana
bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para
pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah
keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya
memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi
perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut
di atas.
4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure
dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan
posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi,
berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena
dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan
kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep
kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada
implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning
membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain
struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui
perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau
outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi
informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya.
Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan
berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan;
dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem
informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.
4 Gustitia Putri – i0306003
analisis dan perancangan perusahaan 2009
D. Implementasi IT di Beberapa Perusahaan
1. Implementasi SAP ERP HCM di Bank Ekonomi
Implementasi SAP ERP HCM di Bank ekonomi, dimana mereka ingin mengubah
sistem
manualnya
dengan
mengubah
HR
sebagai
mitra
strategi
yaitu
menggabungkan aktivitas HR dengan tujuan organisasi/perusahaan. Sistem manual
yang mereka gunakan saat ini tidak mampu lagi mendukung pertumbuhan bisnis
perusahaan yang kian pesat, sistem manual yang ada hanya berfungsi sebagai
asisten administrasi, padahal mereka membutuhkan sistem HR yang dapat
memberikan manfaat nyata bagi jajaran manager sehingga menyebabkan proses
pengelolaan HR berjalan tidak efektif, hal ini dinyatakan oleh Valent Kutratio, Kepala
Pengembangan Organisasi Bank Ekonomi.
Untuk mengatasi hal tersebut, mereka memerlukan peningkatan terhadap
aksesbilitas informasi, agar perusahaan dapat melakukan kontrol dan mengelola
transaksi harian HR di berbagai wilayah dan unit kerja, mampu menyediakan laporan
manajemen tingkat tinggi yang sangat diperlukan untuk memberikan arahan yang
lebih baik bagi organisasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Implementasi solusi tersebut ditujukan untuk meningkatkan keterbukaan
informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi dan efisiensi data
dengan berbasiskan pada fungsi yang menyeluruh dan reputasi internasional yang
ditawarkan solusi SAP tersebut. Solusi SAP ERP Human Capital Management (SAP
ERP HCM) merupakan solusi HCM lengkap dan terintegrasi, yang memberikan
kepada organisasi/perusahaan suatu alat untuk mengelola aset terpenting
perusahaan, yaitu karyawan. Solusi ini juga mempermudah para eksekutif, manager
sumber daya manusia (HR) dan jajaran manager untuk merekrut tenaga kerja
terbaik di bidangnya, melakukan pelatihan dan mengembangkan keahlian para
tenaga kerja mereka.
Dengan solusi tersebut, Bank Ekonomi dapat mengakses informasi yang tepat
dengan real time, dapat terhubung dengan banyak orang secara real time dan solusi
SAP juga mampu mengintegrasikan proses end-to-end secara ringkas. Mereka juga
bisa mendapatkan visibilitas secara mendalam di dalam organisasi dan mampu
memenuhi kebutuhan global serta persyaratan legal, termasuk kepatuhan dengan
Peraturan Pajak Indonesia.
5 Gustitia Putri – i0306003
analisis dan perancangan perusahaan 2009
2. TI di PT. Kalbe group
Belum lagi megaproyak yang dilakukan oleh group Kalbe untuk mewujudkan
sistem integrasinya. Mereka telah menyiapkan cetak biru (blue print) TI hingga tahun
2012, nantinya manajemen bisa memperoleh informasi yang terintegrasi dari semua
sistem company Kalbe secara real time, on demand, anytime dan anywhere, begitu
juga, para pelanggan bisa berinteraksi via Web, dan prinsipal bisa mengakses
laporan dengan mudah.
Perusahaan farmasi terbesar di Tanah Air ini menjadikan keberadaan TI bukan
sekadar enabler, tapi harus menjadi akselerator pengembangan bisnis perusahaan.
Cetak biru TI yang disusun Grup Kalbe tersebut cukup komprehensif, mulai dari
sistem Supply Chain Management (SCM) terintegrasi hingga Customer Relationship
Management (CRM). Sebagai sebuah proyek besar berjangka menengah, maka
pengerjaan proyek ini tidak bisa sekaligus. Selain dilakukan secara bertahap,
pengerjaan proyek juga diprioritaskan untuk anak usaha yang memiliki skala bisnis
besar. Berikut ini adalah cetak biru TI Kalbe hingga tahun 2012:

Sistem integrasi penuh SCM

Penerapan aplikasi Business Intelligence on demand bagi semua pihak baik
internal maupun eksternal

Penerapan seamless Enterprise Resource Planning (ERP) di semua anak
perusahaan

Penerapan sistem CRM yang efektif.
Dan Rencana Pengembangan dan Proyek TI yang Sedang Dilakukan Kalbe saat ini
adalah:
1. Integrasi sistem untuk lima perusahaan farmasi, yakni: PT Kalbe Farma Tbk.;
PT Finusol Prima; PT Bifarma Adiluhung; Innogene Kalbiotech Pte. Ltd.; dan
PT Dankos Laboratories. Diproyeksikan selesai pada 2009
2. Masuk ke proyek integrasi sistem TI inti dengan sistem distribusi.
Ditargetkan pada 2010, semua perusahaan sudah memiliki sistem TI yang
terintegrasi dengan unit distribusi
3. Mengembangkan layanan procurement menjadi centralized procurement.
Jadi pembelian akan diseragamkan, disentralisasi dalam satu tempat
4. Penerapan CRM korporat sehingga mampu memberikan informasi kepada
masyarakat secara komprehensif, mengenai produk hingga solusi.
6 Gustitia Putri – i0306003
analisis dan perancangan perusahaan 2009
3. Infrastruktur TI di PT Frisian Flag Indonesia
Berbeda dengan group Kalbe, untuk menopang kebutuhan bisnisnya yang
berkembang, PT Frisian Flag Indonesia melakukan berbagai pembenahan di bidang
TI mulai dari peningkatan infrastruktur TI, implementasi e-SCM dan penggantian
sistem ERP. Beberapa tantangan dan masalah yang mereka hadapi adalah:
1. Kegiatan pengadaan barang, pengiriman, hingga transaksi belum bisa
dilakukan secara terintegrasi
2. Belum terintegrasinya perusahaan secara virtual dengan para vendor,
pelanggan dan mitra bisnis
3. Sistem back office/ERP yang ada (Prism) tidak bisa lagi menopang
kebutuhan dan proses bisnis.
Untuk menghadapi itu PT FFi ini mengganti sistem inti lama mereka (Prism)
dengan ERP dari SAP. Selanjutnya menerapkan e-SCM yang berjalan paralel dengan
ERP. Infrastruktur jaringan juga ditingkatkan. Selain itu, tengah menerapkan
penggunaan teknologi RFID. Dari solusi tersebut mereka dapat mencapai efisiensi,
penghematan biaya dan hubungan mitra yang lebih kuat. Transaksi sudah bisa
dilakukan secara online dan real time. Perusahaan dapat terhubung dengan 150
distributor melalui Web.
E. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat kita simpulkan bahwa peranan TI dalam suatu
perusahaan besar, sedang maupun kecil, baik itu swasta, BUMN maupun pemerintahan,
semuanya membutuhkan sistem TI yang dapat mengintegrasikan informasi sehingga
dapat mendukung infrastruktur perusahaannya. Bank Ekonomi, Group Kalbe, FFI, dan
Coty Inc. adalah beberapa perusahaan besar yang telah menerapkan aplikasi TI secara
luas, hal ini dilakukan karena aplikasi yang terdahulu tidak dapat lagi menunjang sistem
yang sedang berjalan. Meskipun ada hambatan-hambatan yang dihadapi saat
implementasi ataupun dana yang terbilang sangat besar untuk implementasi TI hal
tersebut tidak menghalangi perusahaan untuk tetap berjalan karena apa yang telah
dikeluarkan seimbang dengan apa yang didapatkan, dalam hal ini proses impelemntasi
sesuai dengan apa yang diharapkan.
7 Gustitia Putri – i0306003