DAFTAR ISI - keuangan LSM

DAFTAR ISI
SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN ........................... 2
Pendahuluan.......................................................................................... 2
Menggambarkan Struktur Organisasi..................................................... 2
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan ................................. 3
Memetakan Prosedur............................................................................. 4
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan ................................. 6
SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Pendahuluan
Sebelum membangun sistem akuntansi dan keuangan, maka harus dipahami dulu
apa dan bagaimana sistem akuntansi dan keuangan.
Sistem akuntansi dan keuangan adalah dua sistem yang terpisah terkait dengan
tugas dan peran bagian keuangan dan pembukuan. Sistem keuangan sangat terkait
dengan tugas dan peran bagian keuangan / cashier. Sedangkan sistem akuntansi
sangat terkait dengan tugas dan peran bagian pembukuan / bookkeeper.
Untuk membangun sistem akuntansi dan keuangan di organisasi, anda bisa
melakukan langkah-langkah berikut:
Menggambarkan struktur organisasi.
Memetakan prosedur sistem keuangan dan sistem akuntansi.
Menguraikan masing-masing prosedur dalam bentuk matrik kegiatan,
pelaksana dan media/hasil.
Menguraikan tugas para pelaksana khususnya bagian keuangan dan bagian
pembukuan.
Berikut ini merupakan contoh masing-masing tahapan tersebut yang telah dilakukan
oleh sebuah organisasi nirlaba.
Menggambarkan Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu kelompok individu yang bekerjasama untuk mencapai suatu
tujuan yang sama. Tujuan dari organisasi dapat dibedakan menjadi tujuan jangka
panjang (non-operasional goals) dan tujuan jangka pendek (operasional goals).
Untuk mencapai tujuan tersebut, suatu organisasi akan membentuk berbagai unit
dengan kewenangan terbatas yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan suatu
tugas atau fungsi. Dengan demikian suatu unit akan menerima beban pekerjaan
tertentu dan juga harus mempertanggungjawabkan kepada unit lain yang lebih
tinggi levelnya dalam pengambilan keputusan. Karena itu, maka akan terbentuk
jalur perintah dan pertanggungjawaban, dari unit tertinggi yaitu Pimpinan / Ketua
/ Direktur hingga unit terendah yang bertugas menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan
teknis.
Dalam pelaksanaannya, suatu unit tidak mungkin bekerja sendiri dengan
mengabaikan keberadaan yang lain. Setiap unit akan selalu berhubungan dan
halaman
2
bekerjasama dengan unit lainnya. Hubungan antar unit tercipta bukan semata
karena faktor perintah dan pertanggungjawaban, tetapi juga karena hasil kerja
suatu unit dibutuhkan oleh unit lain atau setidaknya akan memberikan pengaruh.
Dari pola hubungan ini, maka dalam organisasi akan terjadi pula hubungan
koordinasi.
Menggambarkan struktur organisasi pada dasarnya menggambarkan unit-unit yang
terdapat dalam organisasi dan menarik hubungan antar unit tersebut. Struktur
organisasi yang baik tentu harus mendukung pencapaian tujuan dan juga terjadi
pemisahan fungsi perencanaan (planning) dan pengawasan kegiatan (controlling).
Contoh :
PEMBINA
PENGAWAS
BADAN PENGURUS
KETUA
SEKRETARIS
BENDAHARA
BADAN PELAKSANA
DIREKTUR
MANAJER
PROGRAM
MANAJER
KANTOR
Koordinator
Lapangan
Staf Pembantu
Umum
MANAJER
KEUANGAN
Asisten Teknis
Kasir
Staf
Pembukuan
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan
Setelah mendapatkan gambaran struktur organisasi yang berlaku, maka langkah
selanjutnya adalah merinci berbagai kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi.
Kegiatan yang dilakukan harus mengarah kepada pencapaian tujuan organisasi yang
telah ditetapkan sebelumnya. Pada umumnya semua kegiatan tersebut secara
fungsional akan digambarkan sebagai berikut :
halaman
3
1. Kegiatan menggalang dana untuk merealisasikan semua kegiatan yang
dirancang dalam rangka mencapai tujuan.
2. Setelah ada hasil dari kegiatan penggalangan dana, maka kegiatan
dilaksanakan dan dikelola sesuai dengan rencana baik program maupun
keuangan.
3. Pengelolaan kegiatan organisasi baik program dan keuangan setelah selesai
harus dipertanggungjawabkan baik kepada pihak pemberi dana maupun
pihak yang berkepentingan terhadap organisasi. Pertanggungjawaban harus
dilaporkan secara periodik.
Dari gambaran ketiga fungsi yang akan dilaksanakan oleh organisasi nirlaba, maka
organisasi harus merancang sistem dan prosedur terkait serta menggambarkan
hubungan antar sistem dan prosedur tersebut.
Terkait dengan keuangan organisasi, maka gambaran hubungan sistem dan prosedur
dalam keuangan adalah sebagai berikut :
Sistem
Penganggaran
Sub Sistem
Penerimaan
Sub Sistem
Pengeluaran
Sub Sistem
Pelaporan
SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN
Setiap sistem dan prosedur harus dirancang dengan memperhatikan 4 (empat)
unsur pokok sistem pengendalian internal.
Memetakan Prosedur
Setelah sistem dan prosedur dirancang secara keseluruhan dan hubungan antar
sistem dipetakan, maka langkah berikutnya adalah merinci prosedur setiap sistem
yang direncanakan. Menindaklanjuti contoh di atas, maka berikut ini diuraikan
pemetaan prosedur masing-masing sistem.
1. Sistem Pengganggaran
2. Sistem Pengelolaan Keuangan
2.1.
Subsistem Penerimaan
2.2.
Subsistem Pengeluaran
2.3.
Subsistem Pelaporan
Prosedur dipahami sebagai urut-urutan pekerjaan teknis yang melibatkan beberapa
orang dalam satu unit atau lebih. Prosedur disusun untuk menjamin adanya
perlakukan yang seragam terhadap transaksi sejenis yang terjadi dalam organisasi.
halaman
4
Pada halaman ini dan beberapa halaman berikutnya, anda dapat melihat bentuk
prosedur yang dikembangkan dalam sistem akuntansi dan keuangan di sebuah
organisasi nirlaba.
1. Sistem Pengganggaran
Ada 4 (empat) prosedur yang harus dilakukan dalam Sistem Penganggaran, yaitu:
Prosedur Penyusunan
Proposal ke Lembaga
Donor dan
Penerbitan MoU
Prosedur
Penyusunan Anggaran
Induk Tahunan
Prosedur Perubahan
MoU ke
Lembaga Donor
Prosedur Perubahan
Anggaran Induk
Tahunan
2. Sistem Pengelolaan Keuangan
Secara umum, sistem pengelolaan keuangan terbagi menjadi:
2.1. Subsistem Penerimaan
Tediri dari 2 (dua) prosedur sebagai berikut :
Prosedur
Penerimaan
Melalui Kas
2.2.
Prosedur
Penerimaan
Melalui Bank
Subsistem Pengeluaran terdiri dari 4 (empat) subsistem, yaitu :
2.2.1. Pengadaan Barang dan Jasa
Terdiri dari 4 (empart) prosedur sebagai berikut :
Prosedur
Pengadaan Barang
Prosedur
Permohnan Pengadaan
Barang & Jasa
Prosedur
Pemilihan Supplier
Penyedia Jasa
/
Prosedur
Pengadaan Jasa
2.2.2. Pengelolaan Uang Muka
Terdiri dari 2 (dua) prosedur sebagi berikut :
Prosedur
Permohonan
Uang Muka
Prosedur
Pertanggungjawaban
Uang Muka
halaman
5
2.2.3. Pengelolaan Kas Kecil
Terdiri dari 2 (dua) prosedur sebagi berikut :
Prosedur
Pembentukan
Kas Kecil
Prosedur
Pengeluaran
Kas Kecil
Prosedur
Pengisian Kembali
Kas Kecil
2.2.4. Pengelolaan Biaya Personil
Terdiri dari 2 (dua) prosedur sebagi berikut :
Prosedur
Perhitungan
Biaya Personil
2.3.
Prosedur
Pembayaran
Biaya Personil
Subsistem Pelaporan Keuangan
Terdiri dari 2 (dua) prosedur sebagi berikut :
Prosedur
Penyusunan Informasi
Keuangan
Prosedur
Penyusunan Laporan
Keuangan
Menguraikan Prosedur
Setelah mendapatkan gambaran struktur organisasi yang berlaku, maka langkah
selanjutnya adalah merinci berbagai kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi.
Kegiatan yang dilakukan harus mengarah kepada pencapaian tujuan organisasi yang
telah ditetapkan sebelumnya. Pada umumnya semua kegiatan tersebut secara
fungsional akan digambarkan sebagai berikut :
halaman
6