HR-SCM Competency for the Public Sector

HR-SCM Competency for the
Public Sector
SDM-PO dan Kompetensi SDM-PO
Nani Sukasediati
USP-PQM Indonesia
PIT IAI
7 September 2017
Outline
1.
2.
3.
4.
5.
Kebijakan Obat Nasional 2006
Human Resource for SCM/SDM-PO
Kompetensi SDM-PO
HR-SCM competency mapping
Pengembangan materi pelatihan kompetensi SDM-PO
KONAS 2006
Penjaminan QSE
Ketersediaan, keterjangakuan, pemerataan OE
Pengelolaam obat/SCM
Produksi
FP packing
Pengadaan
Distribusi/
penyimpanan
Manajemen
pendukung
Proses produksi
Penggunaan
Peningkatan POR
Asuhan pasien
Eval. Asuhan pasien
Identifikasi masalah kes
Perencanaan
Seleksi, forecasting
GMP
Rencana produksi
Penerapan
asuhan pasien
STG. GtGP, GPP,
GDispP , DOEN,
Fornas
GDP
M&E
Perencanaan asuhan pasien
Patient safety
4
Siklus pengelolaan obat dan vaksin mendukung program
penanggulangan penyakit
FORNAS
MONITORING &
EVALUASI
DOEN
PEMILIHAN /
SELEKSI
RKO
POR
Good Prescribing
Practice
Good Pharmacy
Practice
TATA KELOLA
OBAT-VAKSIN
TERPADU
PERENCANAAN
PENGGUNAAN
- LP-LPO
- e-logistic
Good Distribution
Practice
Good Storage
Practice
DISTRIBUSI
PENGADAAN
Obat program penanggulangan penyakit
Diagram of One Gate Policy Partnership
Programs and Binfar
Forecast
Procure
Storage
Distribution
Report
Use
One Gate
Management
Policy and Implementation SOPs from Binfar
Kesetaraan dalam pelaksanaan tugas, dengan peran berbeda
namun tetap bersinergi
2. SDM Pengelola Obat
SDM-PO
• Seorang yang terlibat dan bertanggung jawab dalam satu atau lebih
kegiatan siklus pengelolaan obat, yang perlu memiliki kompetensi tertentu
•
•
•
•
-
PP 51/2009 pengelola obat adalah apoteker.
SKAI untuk apoteker
SDM-PO non apoteker atau non farmasi
Di sektor publik
34 IF propinsi, > 500 IF kab/kota, > 9000 puskesmas
Tidak semua dikelola oleh apoteker dan tidak semua dibawah supervisi
apoteker
- IF propinsi dan IF kab/kota: IF transit dan mengelola buffer stock
rekrutmen
Perbaikan kinerja PO
Peran, tg jawab, harapan
Memberi supervisi, insentif kinerja
SDM-PO:
kunci pendorong kinerja obat
pengelolaan obat
People strategy
adl pendekatan sistematik thd
SDM-PO sbg bagian dari strategy
pengelolaan obat, yang dapat
membawa perbaikan kinerja
pengelolaan obat
Kebijakan SDM utk
meningkatkan efisiensi
Membangun kompetensi , profesionalisme
3. Kompetensi SDM-PO
Kompetensi
• IAI: standar kompetensi apoteker, adl ukuran keahlian apoteker dlm
menjalankan praktik kefarmasian
• Expression of what an individual does and is observed when effective
performers apply motives, traits and skill relevant to the task
- Unjuk kerja yang dilakukan seseorang dan teramati ketika bekerja
menerapkan motivasi, ketrampilan yg relevan secara
bertanggungjawab
• Kompetensi SDM-PO  PtD competency compendia, usulan untuk
mencegah terjadinya kesalahan teknis pengelolaan obat
Kompendium Kompetensi SDM - PO
• Comprehensive catalog of competency areas with associated
behavioural competencies
• PtD menyusunnya dari sejumlah dokumen
• Menghimpun semua/sebagian besar kompetensi dalam
lingkup nasional – sub nasional, tergantung kondisi
setempat
• Kompetensi dalam kompendia ini dapat terbagi/ tersebar
pada beberapa individu, dalam tiap jenjang pengelolaan
Struktur kompetensi PO
Domain komp
Domain Komp
Domain Komp
Domain Komp
Area kompetensi
Kompetensi diri
Kompetensi diri
Domain Komp
Area kompetensi
Domain Komp
SCM competency
1. Komponen PO : sekelompok kompetensi PO
2. Kelompok kompetensi PO
Teknis
✓Perencanaan : Seleksi dan kuantifikasi/forecasting
✓Pengadaan
✓Penyimpanan dan distribusi/CDOB
✓Penggunaan
Manajerial
✓ Manajemen sumber daya
✓Personal skill, profesionalisme
Hubungan antara 6 kelompok kompetensi pengelola obat
diadopsi dari PtD ompetency framework
4.SCM Competency mapping
Dit Oblik-Subdit HIV/ AIDS – Empower/UNAIDS, JSI/USAID-Deliver
2015-2016
Competency mapping
• Supply Chain Management HR Assessment (Phase 1), 5 Units
within the Ministry of Health of the Republic of Indonesia,
CHAI-Dit Oblik MoH- JSI-Deliver/USAID, February – April
2011
• Need assessment for HR SCM Capacity building, Subdit
HIV/AIDS-PIMS - Dit Oblik -UNAIDS-Empower, JSIDeliver/USAID, March 2016
Hasil
• Kuesioner lengkap:
- Pertemuan Semarang, 23 Nopember 2015: 25 responden dari SDMPO propinsi
- Pengisian kuesioner Desember-Februari 2016 : 10 responden SDM-PO
pusat
- Pertemuan tg 3 Maret 2016: 6 responden SDM-PO pusat
Planning and
quantification
Competencies 3-4
Procurement
Competencies 5-10
3.Demand estimation, consumption method, morbidity method, ABC-VEN, maximumminimum stock level, forecast accuracy/error
4. Supply scheduling and monitoring, Pipeline, Stock on hand
5.Public procurement principles, Product cost, Procurement Planning, Medicines budget,
Budget approval
6.Prequalification, Supplier relationship management, Strategic suppliers
7. Request for Qualification, Invitation to bid, Competitive bidding, Tender evaluation,
Supplier contract award, INCOTERMS
8. Purchase Orders, Order monitoring, Supplier contract management, Supply risk, Supplier
performance, Risk Management ,Contract Management
9 Prequalification, Counterfeit, Quality standards, Pharmacovigilance
Storage and distribution
Competencies 11-15
10. Import export procedures, International business processes, Shipping, Customs clearance
11. Storage, Distribution, Inventory management, Warehousing, Cold chain, FEFO
12. Distribution Demand, Order policy and schedules, Screening and packing orders, Storage,
Warehousing, Transport
13. Shipping method, transportation, distribution
14. Return/recall of supplies, Waste management, Disposing medicines/medical equipment
15. Re-packing, Kits
Selection and
quantification
Competencies 1-2
1. Policy: National Medicine Policy, EML, STG, Drug Therapeutic Committee,
Pharmacoeconomic
2. Technical Specifications, Pharmacopoeia, Quality Standards
Use
16. Generic name, Adverse effects, Medical equipment, Standard treatment
Competencies 16-19 Guidelines, Rational use of Medicines, Rational Drug Use, Pharmacovigilance
17. Generic name, adverse effects, Medical equipment, Rational Medicine Use,
Patient Adherence
18 Patient records, Reporting, Dispensing of drugs, Morbidity methods
19. Prescription of medicines, Validation of prescriptions, Consumer safety,
Polypharmacy, Dispensing errors
Characteristic of respondents
% of Gender distribution
N=47
male
female
Education background
Pharmacist
MD
Dentist
Log. Man
Other health
Non health
Blank
Good >7
Averg 7-5
Weak <5
Grade of Competency 3-4
Domain: Planning and Quantification
(quantification, supply planning)
14
12
10
8
6
4
2
0
Compt 3
Compt 4
Good >7
Avr 7-5
Weak <5
Grade of competency 5-9
Domain: Procurement
(budget, suppliers management, tender process, contract
management, QA)
Good >7
Averg 7-5
Weak <5
14
12
10
8
6
4
2
0
Compt 5
Compt 6
Compt 7
Good
Average
Compt 8
Weak
Compt 9
Good >7
Averg 7-5
Weak <5
Grade of Competency 11-15
Domain: Storage and distribution
(storage/warehousing, distribution to SDPs transportation, disposal,
re-packing)
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
Compt 11
Compt 12
Compt 13
Good
Averg
Compt 14
Weak
Compt 15
5.Pengembangan materi
pelatihan kompetensi SDM-PO
GF-HSS dan Dit. Tata kelola Obat publik dan Perbekkes, Ditjen Farmalkes
Mengatasi kesenjangan
• Kenyataan di lapangan: SDM-PO non apoteker
• Beberapa kategori SDM-PO yang tdk butuh semua jenis kompetensi,
• Pelatihan kompetensi yang bersifat selektif
• Need assessment: apakah perlu training, apakah cara lain
• Training need:
- kompetensi apa yang dibutuhkan oleh kategori SDM-PO tertentu
- materi pelatihan akan mengikuti kebutuhan tersebut
Kategori SDM-PO, fasilitas dan orientasi
pelayanan
• Pelayanan IF propinsi dan kab/kota: IF transit  product oriented
• Puskesmas, RS, klinik: patient and product oriented
• Kompetensi manajerial: kepala IF, apotik
• Kompetensi teknis yang harus dimiliki sesuai komponen PO
- Perencanaan (seleksi, spesifikasi, kuantifikasi)
- Pengadaan
- Distribusi dan penyimpanan
- Penggunaan
Kompetensi SDM PO
Teknis
✓Perencanaan : Seleksi dan kuantifikasi/forecasting
✓Pengadaan: tender, e-catalog
✓Penyimpanan dan distribusi/CDOB
✓Penggunaan: berkaitan dg yanfar, berkaitan dg
pengelola obat sbg dasar perencanaan kebutuhan obat
Manajerial
✓ Manajemen sumber daya
✓Personal skill, profesionalisme
Modul Pelatihan
• Materi pelatihan manajemen kefarmasian di IF kab/kota, Dit Bina Oblik –
JICA, 2010
• Dit Tata kelola Oblik bersama GF-HSS sedang menyiapkan modul pelatihan
kompetensi SDM-PO
• Membangun kompetensi, creating carrier pathway
• Competency based, adult learning training, ToT
• Terdiri atas 3 modul
- Modul 1 pelaksanaan pelatihan
- Modul 2 pemilihan kompetensi dan materi ajar
- Modul 3. Kumpulan materi ajar
References
• KONas, 2006
• Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian, di IFKab/kota, Dit. Bina
Oblik – JICA, 2010
• Standar Kompetensi Apoteker Indonesia, 2011
• Human Resource Capacity Development in Public Health Supply Chain
Management: Assessment Guide and Tool, USAID/Deliver, 2013
• Final PtD Competency Compendium for Health Supply Chain
Management: A reference for health supply chains, 1st ed. February
2015
• Assessment Of Capacity Development Needs For Procurement And
Supply Management Human Resource In Public Health Programs,
2016. (Including SCM In HIV/AIDS Program).Indonesia
Dit Oblik/ GF-HSS/ USP-PQM