Modul Komunikasi Organisasi [TM6]

MODUL PERKULIAHAN
Komunikasi
Organisasi
Teori System
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
06
Kode MK
Disusun Oleh
MK10230
Reddy Anggara, S.IKom., M.IKom.
Abstract
Kompetensi
Dalam
pendekatan
sistem,
organisasi
dibangun oleh individu dan kepribadian,
struktur formal, pola interaksi yang informal,
pola status dan peranan-peranan yang
menimbulkan
pengharapan-pengharapan,
dan lingkungan fisik pekerjaan. Bagian-bagian
ini yang selanjutnya tersusun menjadi sebuah
konfigirasi sistemik. Setiap bagian dalam
organisasi
saling
berhubungan
dan
berinteraksi. Setiap bagian memberikan
makna bagi yang lainnya. Untuk lebih
jelasnya akan dijelaskan dalam penjelasan
berikut ini.
Diisi dengan kompetensi
A. Konsep Teori Sistem
Scott menyatakan bahwa ”satu-satunya cara yang bermakna untuk mempelajari
organisasi adalah sebagai suatu sistem”. Ia mengemukakan bahwa bagian-bagian penting
organisasi sebagai sistem adalah individu dan kepribadian setiap individu dalam organisasi.
Struktur formal, pola interaksi informal, pola status dan peranan menimbulkan pengharapanpengharapan.
Bagian-bagian inilah yang merupakan konfigurasi yang disebut sistem organisasi.
Semua bagian saling berinteraksi dan berhubungan satu dengan lainnya. Proses
penghubung utamanya adalah komunikasi. Konsep sistem terfokus pada pengaturan
bagian-bagian, hubungan antara bagian-bagian dan dinamika hubungan tersebut yang
menumbuhkan kesatuan atau keseluruhan.
Inti dari pemahaman teori sistem adalah ”setiap bagian berpengaruh pada
keseluruhan” atau sesuatu tidak dapat ada tanpa keberadaan yang lain. Ketika organisasi
dipandang sebagai sebuah sistem sosial, maka seluruh aspek harus diperhatikan atau
dianggap penting.
Menurut Fisher, teori sistem adalah ”seperangkat prinsip yang terorganisasikan secara
longgar dan sangat abstrak, yang berfungsi mengarahkan pikiran kita namun terikat pada
berbagai penafsiran” Para pakar seperti Bertalanffy, Russel L. Ackoff, Kenneth Boulding,
dan lain-lain menyimpulkan bahwa ciri-ciri sistem meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Keterintegrasian (integration).
2. Keteraturan (regularity).
3. Keutuhan (wholeness).
4. Keterorganisasian (organization).
5. Keterlekatan komponen satu sama lain (coherence).
6. Keterhubungan komponen satu sama lain (connectedness).
7. Kebergantungan komponan satu sama lain (interdependence)
Setiap
pembahasan
tentang
sistem
selalu
menyangkut
interdependensi.
Interdependensi menunjukkan saling bergantungan diantara komponen-komponen atau
bagian-bagian dalam suatu sistem.
2012
2
Komunikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Pemahaman atas konsep interdependensi ini merupakan bagian integral dari
pendefinisian sistem dan teori sistem :
1. Nonsumativas
Nonsumativas menunjukkan bahwa suatu sistem tidak sekedar jumlah dari bagianbagiannya. Ketika komponen tersebut saling berhubungan satu sama lainnya dalam
sebuah interdependensi, sistem tersebut memperoleh suatu identitas yang terpisah dari
masing-masing komponen.
2. Unsur struktur, fungsi dan evolusi
Struktur menunjukkan hubungan antar komponen dalam suatu sistem. Struktur
mencerminkan keteraturan. Tindakan yang dilakukan seseorang dalam hubungannya
dengan orang lain dianggap sebagai bagian dari unsur fungsional suatu sistem. Evolusi
(beubah atau tidak berubahnya suatu sistem akan mempengaruhi struktur dan
fungsional dalam suatu sistem
3. Keterbukaan
Organisasi adalah sistem sosial. Sehingga memungkinkan organisasi untuk
berinteraksi dengan lingkungannya, sehingga memperoleh energi dan informasi.
4. Hierarkhi
Suatu sistem mungkin merupakan suprasistem bagi sistem-sistem yang lain
didalamnya atau merupakan subsistem bagi sistem yang lebih besar. Arus informasi
yang melintasi batas-batas suatu sistem dapat mempengaruhi perilaku strukturalfungsional sistem tersebut.
Fisher membedakan sistem menjadi 2 yaitu :
Sistem tertutup
Menetapkan batas sehingga tidak ada
Sistem terbuka
Membuka diri terhadap lingkungannya
atau tidak memerlukan interaksi
dengan lingkungannya
Struktur, fungsi dan perilaku sistem Struktur, fungsi dan perilaku sistem
relatif stabil
2012
3
Komunikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
mudah berubah (dinamis)
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sistem terbuka yaitu sistem yang menerima masukan (input) dari lingkungannya.
Input tersebut bisa berupa aspirasi, kepentingan atau tuntutan maupun dukungan (suport).
Misalnya, sebuah perusahaan tidak saja memikirkan atau memperhitungkan lingkungan
internalnya (pegawai, struktur, pola komunikasi, tujuan, dll), tetapi juga harus memikirkan
lingkungan eksternalnya (kebijakan pemerintah, masyarakat, pesaing, sosial dan budaya
yang berkembang, dll).
Perusahaan yang memilih sistem yang tertutup, cenderung menutup diri dari
perkembangan
disekitarnya.
Mereka
membuat
batas-batas
yang
ttegas
dengan
lingkungannya. Sebuah organisasi atau apapun namanya akan tetap bisa hidup (survive)
apabila mampu menselaraskan organisasinya dengan tuntutan yang terus berkemban,
namun bila organisasi tersebut tidak merasa mampu mengimbangi perkembangan
sekitarnya lebih memilih aman dengan kondisi sistem mereka yang tertutup, dalam rangka
menjaga kelangsungan hidupnya (survive).
B. Teori Sistem Sosial (Katz dan Khan)
Teori-teori klasik dan perilaku sering merujuk kepada komunikasi terutama dalam
kaitannya dengan
bentuk-bentuk kegiatan komunikasi, bukannya sebagai proses
penghubung (a lingking process).
Komunikasi sebagai suatu proses penghubung, akan mempunyai arti khusus bila kita
menerima pendapat Katz dan Kahn, bahwa struktur sosial berbeda dengan
struktur
mekanis dan struktur biologis. Bila suatu sistem sosial berhenti berfungsi, ia tidak lagi
mempunyai struktur yang dapat diidentifikasi. Sebab sistem sosial merupakan struktur
peristiwa bukannya bagian-bagian fisik.
Suatu sistem sosial, secara keseluruhan terdiri dari manusia-manusia. Ia tidak
sempurna, namun kesinambungan hubungan manusianya begitu baik. Hubungan-hubungan
antara orang-orang, bukan orang-orang itu sendiri. Hal ini mengandung pengertian apabila
ada seseorang yang tidak bisa menjalankan fungsinya dapat diganti.
Katz dan Khan menerangkan bahwa kebanyakan interaksi kita dengan orang-orang
merupakan tindakan komunikatif (verbal dan nonverbal, bicara dan diam). Komunikasi –
pertukaran informasi dan transmisi makna - adalah inti dari sistem sosial atau organisasi.
Komunikasi merupakan penghubung di antara orang-orang dalam organisasi. Pencapaian
tujuan organisasi akan sangat tergantung kepada bagaimana komunikasi berjalan dengan
efektif dan tanpa mengalami hambatan yang berarti.
2012
4
Komunikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Teori sistem menyadari bahwa suatu keadaan yang terorganisasi perlu mengenal
berbagai hambatan untuk mengurangi komunikasi acak ke saluran-saluran yang sesuai
untuk pencapaian tujuan organisasi. Katz dan Khan berpendapat bahwa watak suatu sistem
sosial mengisyaratkan selektivitas saluran dan tindakan komunikatif.
Scott mengatakan bahwa organisasi terdiri dari bagian-bagian yang berkomunikasi
antara yang satu dengan yang lainnya, menerima pesan-pesan dari dunia luar dan
menyimpan informasi. Fungsi komunikasi bagian-bagian ini merupakan konfigurasi yang
menggambarkan sistem secara keseluruhan. Dapat dikatakan bahwa dari sudut pandang
sistem, komunikasi adalah organisasi.
Hawes menyatakan ”suatu kolektivitas sosial adalah perilaku komunikatif yang
terpolakan; perilaku komunikatif tidak terjadi dalam jaringan hubungan tetapi merupakan
jarringan itu sendiri”.
C. Ad-hokrasi dan Teori Buck Rogers
Sebagian visi kita tentang penjelajahan luar angkasa yang paling mustahil berasal dari
fantasi-fantasi para penciptafigur fiksi terkenal, Buck Rogers. Teori Buck Rogers yang lazim
dan kontemporer mengenai organisasi adalah organisasi matriks, yaitu suatu organisasi
yang berlapiskan organisasi fungsional yang lebih tradisional. Kepala-kepala bagian
fungsional membawahi proyek-proyek yang mamang cocok bekerja sama antara manajermanajer fungsional.
Organisasi matriks dan organisasi ad-hokrasi adalah organisasi-organisasi komunikasi
saat ini dan masa depan. Studi komunikasi adalah studi organisasi. Praktek organisasi masa
kini menegaskan prediksi teoritis terdahulu, fungsi pertama seorang eksekutif, memang,
adalah menciptakan dan memelihara suatu sistem komunikasi. Komunikasi sistem adalah
organisasi. Komunikasi organisasi adalah teori Buck Rogers mengenai organisasi.
Berdasarkan petunjuk Buck, Alvin Toffler, 1970 menulis tentang future shock dan
akibat-akibat tak terelakkan yang disebabkan perubahan dahsyat dalam semua aspek
kehidupan kita. Organisasi formal disinggung dalam analisis ini. Hal ini menunjukkan bahwa
kita sedang bergerak menuju era pascabirokratik dalam teori organisasi yang berdasarkan
konsep futuristik tentang struktur organisasi yang berubah cepat.
Toffler melukiskan, “apa yang kita lihat di sini tidak kurang dari penciptaan suatu
bagian yang dapat dibuang...” Menurut Bennis (1966), struktur sosial birokrasi baru akan
bersifat temporer. Organisasi akan terdiri dari satuan-satuan tugas (task forces) yang
diciptakan guna mengatasi suatu program khusus.
2012
5
Komunikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Manajer di suatu organisasi yang strukturnya terus menerus berubah, menjadi seorang
kordinator, seorang penghubung antara berbagai kelompok proyek. Keterampilan
komunikasi dan interaksi manusia akan sangat berharga, karena sebagian dari tugas-tugas
utama akan berkenaan dengan bagaimana meneruskan informasi dan menjembatani
pengertian serta perbedaan antara kelompok-kelompok. Bennis berpendapat bahwa orangorang ”harus belajar mengembangkan hubungan yang cepat dan intens dalam pekerjaan,
dan belajar menanggung kehilangan hubungan kerja yang lebih kekal”.
Toffler lebih lanjut mengemukakan ciri-ciri birokrasi baru yang disebut ad-hokrasi (adhocracy) sebagai:

Bergerak cepat

Kaya dengan informasi

Aktif

Selalu berubah

Berisi unit-unit yang selalu bersifat sementara

Individu-individu yang selalu bergerak
Dalam ad-hokrasi, bukanlah organisasi yang menarik komitmen pegawai, melainkan
pekerjaan, problem yang harus dipecahkan, dan tugas yang harus dilakukan. Masih menurut
Toffler, bahwa gelar-gelar jabatan dalam beberapa ad-hokrasi didahului dengan sebutan
associate. Sebutan itu menberi kesan kesederajatan yang merupakan ciri khas organisasi
baru--- associate berarti teman sejawat, bukan atasan atau bawahan dalam organsasi.
Pemakaian istilah tersebut mencerminkan pergeseran dari hirarki vertikal ke pola-pola
komunikasi lateral (ke samping).
Di sebuah perusahaan konsultasi dan pelatihan,
digunakan istilah organizational associates yang menunjukkan bahwa para kolega
mempunyai hak yang sama dalam memecahkan masalah organisasi. Staf profesional yang
terdiri dari para associate itu berorientasi ke tugas-tugas mereka, memperoleh kepuasan
dan pengharapan menangani masalah di manapun masalah itu terjadi.
Namun Toffler mengingatkan bahwa ad-hokrasi menambah adaptabilitas organisasi,
terutama adaptabilitas manusia. Setiap perubahan hubungan dalam organisasi membawa
serta kerugian dalam penyesuaian pribadi, hubungan, dan kepuasan. Ketegangan sosial,
ketegangan psikologis, dan usaha individu untuk mengatasi masalah semakin bertambah
banyak karena perubahan yang cepat, kondisi kerja yang kontemporer, dan kurangnya
komitmen kepada organisasi. Perubahan yang konstan dalam hubungan organisasi menjadi
beban yang berat bagi orang-orang untuk melakukan penyesuaian diri
2012
6
Komunikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
2012
7
Komunikasi Organisasi
Reddy Anggara., S.IKom., M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id