sistem informasi disposisi surat

HTTP://CABIKHOSTING.COM
Proposal Penawaran
SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT
HTTP://CABIKHOSTING.COM
[email protected]
Latar Belakang
Administrasi surat adalah suatu kegiatan yang tidak dapat dihindari dalam suatu lembaga atau
institusi baik pemerintah maupun swasta. Salah satu kegiatan dalam administrasi persuratan
adalah Disposisi. Kendala yang dihadapi saat ini adalah bentuk fisik dari disposisi surat sering
tidak sampai pada tujuan terkadang juga hilang sehingga pendisposisian tidak tercapai.
Hal
tersebut dapat diatasi dengan mendigitalisasikan bentuk fisik disposisi surat menjadi sebuah file
surat digital yang tersimpan dalam basis data komputer dan kapan pun dapat diakses oleh
pengguna sistem yang tersambung dalam suatu jaringan komputer. Cukup didepan komputer,
pengguna akan dengan cepat mengetahui disposisi surat yang ditujukan kepadanya tanpa harus
menunggu surat fisik yang disampaikan diterimanya. Dengan demikian pendisposisian surat akan
lebih cepat dan tepat sasaran. Oleh karena itu perlu dibangun sebuah aplikasi komputer berbasis
jaringan komputer (berbasis web) yaitu SISTEM INFORMASI DISPOSISI SURAT untuk memecahkan
masalah-masalah pendisposisian seperti yang disebutkan di atas.
Maksud dan Tujuan
Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat berbasis web dimaksudkan sebagai sarana untuk
menyajikan informasi disposisi surat, agenda kegiatan rapat, dan program kegiatan lainnya.
Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
1.
Menyajikan data, informasi dan kegiatan rapat up to date yang dapat diakses secara
cepat dan efektif.
2.
Menjadi media komunikasi antara staff dengan pimpinan dalam sistem persuratan.
Aplikasi yang akan dibangun dalam bentuk web dinamis (dynamic web) yang diharapkan dapat
menjadi fasilitas yang efektif dan mudah digunakan oleh pimpinan dan staf, dengan keunggulan
sebagai berikut:
1.
Web interaktif berbasis database, akan dirancang untuk memudahkan dalam proses
updating data dan informasi.
Sehingga setiap staf dapat melakukan proses
pemutakhiran data dan informasi melalui interface yang disediakan tanpa memerlukan
keahlian khusus dibidang web.
2.
Fasilitas komunikasi secara on-line akan sangat membantu dalam kegiatan persuratan.
Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat
1
HTTP://CABIKHOSTING.COM
[email protected]
Rincian Kegiatan
Kegiatan yang akan dilaksanakan dibagi dalam tiga kategori, yaitu:
1.
Pembuatan web dinamis. Struktur disain, warna, gerak dan site list disesuaikan dengan ciri
khas, kandungan informasi, dan visi-misinya dari lembaga atau instansi.
Web dinamis
tersebut akan menggunakan scripting yang dapat memudahkan operator (bukan webmaster)
memasukkan materi web dan meng-updatenya setiap saat. Kegiatan pembuatan web dinamis
dimulai dari disain template/interface, disain database, scripting, testing, dan posting
website ke internet atau ke komputer server lokal.
2.
Pelatihan Operator website. Operator adalah orang yang mempunyai tugas untuk
memasukkan materi web dan meng-updatenya setiap saat. Dalam web dinamis ini, operator
bukanlah seorang webmaster. Untuk itu diperlukan pelatihan khusus kepada operator
mengenai cara meng-update, meng-edit, dan meng-hapus materi web.
3.
Monitoring dan maintenance website. Meskipun dalam meng-update materi web tidak
memerlukan seorang webmaster, namun sangat diperlukan sekali pemeliharaan database,
scripting dan monitoring sekuritas website untuk menghindari adanya hacker, cracker dan
gangguan dalam sistem sebuah website.
Rancangan/Desain Sistem
Rancangan struktur sistem yang diajukan terdiri dari menu-menu (dalam dua bahasa) sebagai
berikut:
1.
Home, merupakan halaman depan saat web tersebut diakses dan berisi ringkasan berbagai
isi menu-menu web tersebut.
2.
Tentang Kami (About Us), terdiri dari sub-sub menu:

Profil Lembaga (Company Profile), antara lain memuat sejarah berdirinya
perusahaan, landasan hukum, visi, dan misi.

Profil Bisnis (Business Profile), memuat berbagai hal yang berkaitan dengan bisnis
yang dijalankan oleh institusi.

Manajemen (Management), memuat informasi sumberdaya manusia (SDM) yang
mengelola perusahaan.
3.
Surat Masuk, memuat informasi berbagai surat masuk dari luar institusi/lembaga.
4.
Surat Undangan, memuat informasi surat undangan yang ditujukan kepada instansi dari
organisasi/instansi/lembaga lain.
5.
Progress Surat, memuat informasi perkembangan disposisi surat sampai dengan progress
yang dicapai.
6.
Kinerja (Performance), memuat informasi aktifitas dan date line waktu yang dibutuhkan
serta personal yang bertanggung jawab.
7.
Info Database, memuat informasi basisdata surat yang surat dimasukan dalam sistem.
Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat
2
HTTP://CABIKHOSTING.COM
8.
[email protected]
Halaman Admin, merupakan halaman administrator yang akan mengupdate isi (content)
dari sistem/aplikasi.
9.
Forum (Forum), merupakan sarana komunikasi di lingkungan institusi.
10.
Kontak (Contact), memuat informasi alamat kontak institusi.
Isi dari menu-menu tersebut di atas dengan mudah dapat diperbarui, karena web ini dibangun
dengan menggunakan basis data (database) yang dilengkapi dengan halaman Administrator untuk
meng-update isi menu tersebut yang dapat dilakukan oleh operator biasa (bukan web master).
Contoh disain web dan halaman Administrator di bawah ini. Namun demikian, dalam
pengerjaannya nantinya akan dikonsultasikan dengan pihak institusi/lembaga yang akan
menggunakan sistem.
Gambar. Contoh halaman disposisi surat masuk
Gambar. Contoh halaman lembar disposisi siap cetak
Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat
3
HTTP://CABIKHOSTING.COM
[email protected]
Gambar. Contoh tampilan dari halaman administrator pada sistem
Alokasi Waktu
Kegiatan pembangunan sistem informasi disposisi surat ini dikerjakan oleh tenaga ahli teknologi
informasi yang telah berpengalaman dan memerlukan waktu pengerjaan selama 30 hari kerja,
dengan rincian sebagai berikut:
1. Disain template (interface)
2. Disain database
3. Scripting
3 hari
3 hari
15 hari
4. Presentasi dan Konsultasi
5 hari
5. Posting
3 hari
6. Pelatihan Operator
1 hari
Total
Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat
30 hari
4
HTTP://CABIKHOSTING.COM
[email protected]
Penutup
Demikianlah proposal “Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat” kami
ajukan untuk digunakan sebaik-baiknya. Besar harapan kami, semoga proposal
ini bisa memenuhi keinginan pihak instansi/lembaga dalam pembangunan
sebuah sistem aplikasi surat.
Untuk informasi harga dapat menghubungi langsung :
Site : http://cabikhosting.com
Mail : [email protected]
YM : ptlnx
Proposal Pembangunan Sistem Informasi Disposisi Surat
5