analisis kelayakan mekanisme knowledge management system

ANALISIS KELAYAKAN MEKANISME KNOWLEDGE
MANAGEMENT SYSTEM PADA BAGIAN KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS ANDALAS
Verni Juita
Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Andalas
Abstract
Maintaining the consistency of personnel’s knowledge on working mechanism an
institution is one of the important factors to ensure the sustainability of its operation.
This study aims to investigate the management of knowledge at the finance
department of faculty of economics, Andalas University. In particular, this study uses
the knowledge management system (KMS) framework to assess the current practices
of management of knowledge at the department, including its strengths, weaknesses,
and challenges. Practically, the author implements a qualitative research approach by
conducting an extensive literature review on KMS and semi-structural in-depth
interview with faculty leaders and policy makers, executors, and other stakeholders.
This study found that there has been awareness on the importance of knowledge
management and documentation among all the interviewed stakeholders, though it
has not been implemented formally. KMS is going to be incorporated in the faculty’s
future strategic planning integrated to that of at the university level.
Keyword: Financial knowledge, Knowledge management system, financial knowledge
base
1. Pendahuluan
1.1. Latar belakang
Penggunaan
teknologi
yang
berkembang sangat cepat di semua
organisasi
sekaligus meningkatkan
kesadaran dan pemahaman akan
pentingnya informasi. Saat ini, data
dan informasi sudah disadari sebagai
salah satu aset penting perusahaan
yang harus dijaga dan dilindungi. Hal
ini dikarenakan jika data dan informasi
rusak atau hilang, maka akan
mengancam
keberlangsungan
aktivitas organisasidi masa datang.
Dapat
dibayangkan
betapa
sulitnya suatu organisasi dalam
melanjutkan kegiatannya jika suatu
waktu semua data dan informasi
penting hilang dikarenakan bencana
atau kejadian-kejadian yang tidak
diharapkan. Untuk itu, dibutuhkan
sumber daya informasi yang tepat
dalam
pengelolaannya.
Menurut
McLeod dan Schell (2007) sumber
daya informasi itu terdiri atas:
Perangkat keras computer
Perangkat lunak komputer
-
Spesialis informasi
Pengguna
Fasilitas
Database
Informasi
Mcleod & Schell (2007) lebih jauh
menjelaskan bahwa dengan sumber
daya di atas, perusahaan berharap
untuk bisa mencapai keunggulan
kompetitif jangka panjangnya. Untuk
itu, dibutuhkan manajemen atau
pengelolaan yang baik terhadap
sumber daya tersebut terutama data
dan
informasi.
Pengelolaan
ini
didasarkan pada pengetahuan yang
diharapkan konsisten walaupun ada
kemungkinan terjadi perubahan pada
personel pengelolanya. Selanjutnya
disimpulkan oleh Mcleod & Schell
bahwa sistem yang terdiri atas semua
kegiatan dalam mengumpulkan dan
memproses data terkait pengetahuan
menjadi informasi, menggunakan dan
mengkomunikasikan
informasi
tersebut dalam bentuk yang paling
efektif disebut dengan Knowledge
Management.
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
Fakultas Ekonomi Universitas
Andalas (selanjutnya dapat disingkat
menjadi FEUA) memiliki bagian yang
saling bersinergi dalam menjalankan
aktivitas operasionalnya. Salah satu
bagian yang penting adalah bagian
keuangan. Hal ini dikarenakan FEUA
memiliki informasi dan data yang
banyak dan penting demi menjaga
kelangsungan aktivitas organisasi.
Selain penting, data dan informasi
tersebut juga memiliki sensitivitas yang
tinggi, sehingga informasi tersebut
diharapkan
tersedia
dan
bisa
dikomunikasikan
terhadap
para
stakeholders yang terkait dengannya.
Hal ini dimaksudkan untuk memenuhi
kriteria dimensi yang menentukan nilai
informasi yaitu: relevansi, akurasi,
ketepatan dengan waktu sekarang dan
kelengkapan. Selain itu, prinsip
transparansi atas semua informasi
keuangan yang dibutuhkan juga bisa
diwujudkan jika dimensi di atas
terpenuhi. Untuk itu, pengetahuan
(knowledge) para personel (pegawai)
bagian
keuangan
dalam
melaksanakan pekerjaannya pada
insititusi ini harus dikelola dengan
sebaik-baiknya. Sehingga, walaupun
terdapat kemungkinan rotasi personel,
konsistensi pengelolaan pengetahuan
di bagian ini dalam melaksanakan
pekerjaan bisa tetap dijaga.
Para personel yang bekerja di
bagian keuangan Fakultas Ekonomi
harus
mengikuti
peraturan
dan
keputusan yang dikeluarkan oleh
Universitas. Salah satunya adalah
keputusan rotasi jabatan dan posisi.
Tidak jarang personel yang berada di
bagian
keuangan
harus
dipindahtugaskan ke bagian atau
fakultas lain. Tentu saja kebijakan
rotasi
ini
akan
mempengaruhi
pengelolaan keuangan. Hal ini bisa
terjadi jika personel yang baru
ditempatkan sebagai pengganti belum
mengenal budaya (culture) dan
mekanisme pekerjaannya. Untuk itu,
dibutuhkan basis informasi untuk
mengetahui pengetahuan yang ada di
tempat
tersebut
agar
siapapun
personelnya dan apapun informasi
yang dibutuhkan dalam melaksanakan
pekerjaan bisa didapat dengan mudah.
Basis pengetahuan tersebut disebut
dengan
Knowledge
Base
dan
18
merupakan bagian dari Knowledge
Management. Sedangkan jika semua
aktivitas
pengumpulan
informasi
pengetahuan sudah dilakukan secara
sistematis, terutama jika dibantu
dengan menggunakan aplikasi dan
berbasis komputer, maka disebut
dengan
Knowledge
Management
System.
Konsep Knowledge Management
yang disingkat menjadi KM dan
Knowledge Management System yang
selanjutnya dapat disingkat menjadi
KMS sudah disadari banyak organisasi
berguna
tidak
hanya
untuk
mendokumentasikan
pengetahuan
yang ada, akan tetapi juga untuk
meningkatkan
knowledge
sharing
diantara para personel atau anggota
organisasi. Turban, McLean dan
Wetherbe (1999) menyatakan bahwa
melakukan sharing knowledge artinya
juga memfasilitasi dan memberikan
suasana
yang
kondusif
bagi
pembelajaran
organisasi
(organizational learning). Lebih lanjut,
mereka percaya bahwa organizational
learning adalah salah satu cara bagi
sebuah
organisasi
untuk
bisa
bertahan. Hal ini bisa dipahami karena
perusahaan
yang
punya
basis
pengetahuan akan bisa bertahan dan
belajar lebih cepat dibanding pesaing
mereka. Dikarenakan setiap personel
bisa belajar dari pengalaman orang
lain
jika
pengetahuan
tersebut
didokumentasikan di dalam basis
pengetahuan (Knowledge Base).
Lebih jauh lagi konsep sistem
pengelolaan pengetahuan (Knowledge
Management
System)
terutama
dengan basis pengetahuannya bisa
membantu
mengatasi
masalahmasalah yang muncul di perusahaan
terutama yang sering mengalami
perubahan
formasi
personel.
Dikarenakan KMS bisa menyediakan
dokumentasi dan semua informasiinformasi yang dibutuhkan dalam
pelaksanaan kegiatan selanjutnya di
dalam basis pengetahuan. Selain itu,
basis pengetahuan juga menyediakan
berbagai
data
dan
informasi
berdasarkan pengalaman masalalu
seperti kebijakan atas kasus tertentu,
formula
yang
digunakan
untuk
merumuskan kebijakan di bidang
terkait maupun prosedur pelaksanaan
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
pekerjaan. Ini diharapkan membantu
personel baru untuk belajar lebih cepat
akan kondisi dan detail teknis
pekerjaannya sehingga perubahan
personel tidak menjadi kendala untuk
konsisten
dalam
pelaksanaan
pekerjaan.
Dengan demikian, diyakini bahwa
KMS
akan
dapat
memberikan
kontribusi positif dalam pelaksanaan
pekerjaan
di
bagian
keuangan
Fakultas
Ekonomi
Universitas
Andalas. Akan tetapi, bagaimana
kondisi dan fenomena dokumentasi
dalam knowledge base serta aktivitas
knowledge transfer yang merupakan
bagian dari Knowledge Management
system (KMS) dilakukan saat ini, serta
bagaimana kedepannya KMS bisa
diterapkan secara lebih baik di bagian
ini diharapkan bisa dianalisis
dan
dijawab dalam penelitian ini.
1.2. Perumusan Masalah
Menyadari urgensi pentingnya peran
Knowledge
Management
System
dalam menjaga konsistensi dan
efektifitas serta efisiensi pelaksanaan
kegiatan di bagian keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Andalas, maka
penelitian ini akan menganalisa
kelayakan (Feasibility) dari mekanisme
Knowledge Management System di
bagian keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Andalas. Secara spesifik,
permasalahan yang akan dijawab
melalui penelitian ini adalah:
1. Bagaimana
mekanisme dan
kebijakan
mengenai
prosedur
pelaksanaan pekerjaan di bagian
keuangan FEUA?
2. Apakah di bagian keuangan FEUA
sudah dibuat basis pengetahuan
(Knowledge base)? Jika sudah,
bagaimana pengetahuan yang ada
di bagian ini di dokumentasikan dan
dikelola selama ini?
3. bagaimana pengaruh pergantian
personel di bagian ini terhadap
pelaksanaan
pekerjaan
dan
bagaimana
proses
Knowledge
transfer dari personel sebelumnya
dilakukan? Jika terdapat masalah
apakah terdapat informasi yang
bisa digunakan sebagai acuan oleh
personel baru tersebut?
4. Apakah ada kendala yang dihadapi
dalam pembentukan dokumentasi
atau basis pengetahuan dan
knowledge transfer yang diterapkan
saat ini ? Jika ada kendala apa
saja?
5. Apakah
kondisi
saat
ini
memungkinkan untuk menerapkan
kondisi Knowledge Management
System (KMS) yang berbasis
komputer sesuai dengan framework
KMS support?
1.3. Ruang Lingkup
Meskipun Knowledge Management
terkait dengan semua bagian di dalam
organisasi terutama Fakultas Ekonomi
Universitas Andalas, akan tetapi dalam
penelitian
ini
penulis
akan
memfokuskan
penelitian
pada
kelayakan dan mekanisme sistem
pengelolaan pengetahuan (Knowledge
Management System) pada bagian
keuangan
FEUA.
Pertimbangan
pembatasan ruang lingkup pada
bagian keuangan FEUA adalah karena
data-data yang dikelola oleh para
personel adalah data penting yang
sensitif serta terkait dengan banyak
pihak sebagai stakeholders. Selain itu,
data dan informasi yang terdapat pada
bagian
keuangan
FEUA
bisa
mempengaruhi prinsip going concern
(keberlanjutan) aktivitas organisasi di
masa depan. Dengan demikian,
pengelolaan
pengetahuan
dalam
mempertahankan konsistensi dan
kinerja di bagian ini sangat penting
untuk dianalisa
2.
Tinjauan Literatur
2.1 Defenisi
Knowledge
base,
Knowledge Management (KM) dan
Knowledge
Management
System
(KMS)
Meskipun para ahli mendefinisikan
Knowledge
base,
Knowledge
Management (KM) dan Knowledge
Management System (KMS) dengan
bahasa yang berbeda, akan tetapi
pada hakekatnya mereka mempunyai
prinsip dan pendapat yang sama
tentang hal tersebut. Secara umum,
Turban, McLean dan Wetherbe (1999)
menyatakan ide tentang pengelolaan
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
19
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
pengetahuan
(Knowledge
Management)
didasarkan
pada
pengetahuan
yang
dibuat
dan
disimpan untuk memecahkan masalah
yang akan bisa digunakan setiap
masalah yang sama muncul. Untuk itu,
setiap organisasi atau perusahaan
butuh sebuah basis pengetahuan
(Knowledge base) yang bisa dikelola
dengan
baik.
Sebuah
basis
pengetahuan adalah sebuah database
yang
berisi
pengetahuan
atau
diistilahkan dengan ”organisations
know-how”. Selanjutnya Turban et al
menyatakan
bahwa
basis
pengetahuan
membuat
sharing
pengetahuan bisa dilakukan yang
akan memotivasi secara lebih luas
untuk organisation learning. Diyakini
juga bahwa organizational learning
merupakan displin ilmu yang sangat
penting bagi organisasi untuk bisa
bertahan dalam persaingan. Hal ini
dikarenakan organisasi yang bisa
bertahan hidup adalah organisasi yang
cepat belajar. Dimana orang bisa
belajar dari pengalaman orang lain
terutama jika semua pengetahuan
tersebut didokumentasikan di dalam
sebuah
basis
pengetahuan.
Membangun
dan
mengelola
pengetahuan jelas bukan perkara
mudah terutama jika dilihat dari
pengalaman beberapa organisasi.
Sementara Laudon dan Laudon
(2000) melengkapi definisi tersebut
dengan menyatakan bahwa beberapa
ahli manajemen teori percaya bahwa
aset pengetahuan sama pentingnya
dengan aset fisik dan keuangan dalam
membantu organisasi agar bisa
bertahan.
Hal
ini
dikarenakan
pengetahuan merupakan sebuah aset
strategis dan produktif yang utama.
Kesuksesan organisasi didasarkan
kemampuannya
dalam
mengumpulkan,
memproduksi,
mengelola
dan
menyebarkan
pengetahuan. Proses yang dilakukan
secara sistematis dan aktif dalam
mengelola
dan
memelihara
pengetahuan
disebut
dengan
Knowledge Management. Perusahaan
diyakini tidak akan bisa mendapatkan
keuntungan
dari
sumber
daya
pengetahuan mereka jika mereka tidak
efisien di dalam mendapankan dan
mendistribusikan pengetahuan yang
20
mereka punya atau jika mereka gagal
menghargai nilai dan kelebihan
mereka dari sisi pengetahuan. Sistem
Informasi yang memiliki peran penting
mengoptimalkan aliran dan proses
pengumpulan, pengelolaan sampai
pendistribusian
pengetahuan
dari
basis pengetahuannya disebut dengan
Knowledge Management System.
Lebih jauh lagi Laudon and
Laudon (2000) menyatakan bahwa
basis pengetahuan pada umumnya
berisikan:
Pengetahuan internal organisasi,
seperti laporan penelitian, formula
produk yang dihasilkan, dan lain-lain.
- Pengetahuan eksternal, seperti
Competitive Intelligence yaitu
informasi
yang
dikumpulkan
mengenai aktivitas pesaing yang
berguna bagi perusahaan untuk
menyusun
strategi
dan
memenangkan persaingan.
- Pengetahuan internal formal yang
sering disebut dengan tacit
knowledge yaitu keahlian dan
pengalaman
setiap
anggota
organisasi
yang
tidak
didokumentasikan secara formal.
Komponen inilah yang biasanya
tidak
bisa
ditemukan
dokumentasinya
dimana-mana
dan
menjadi
salah
satu
sumberutama
pengetahuan
dalam basis pengetahuan.
Sementara McLeod dan Schell
(2007) mendefinisikan pengelolaan
pengetahuan sebagai semua aktivitas
mulai
dari
pengumpulan
dan
pemrosesan
data
pengetahuan
menjadi informasi, menggunakannya
dan mengkomunikasikannya dengan
cara yang paling efektif serta
menghilangkannya jika tidak sesuai
pada saat yang tepat. Disini dijelaskan
juga bahwa semua informasi yang
berasal dari Knowledge Management
harus memenuhi dimensi informasi
yang terdiri dari:
a.Relevansi.
Informasi
yang
dihasilkan atau pengetahuan
yang terdapat dalam dalam
basis pengetahuan bisa relevan
jika
digunakan
dalam
memecahkan masalah yang
sesuai. Ditambah lagi semua
informasi tersebut harus bisa
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
digunakan dalam pengambilan
keputusan.
b.Akurasi. Secara ideal semua
informasi harus akurat dan
meyakinkan.
c. Kesesuaian dengan waktu yang
berarti bahwa semua informasi
diharapkan up to date dan
sesuai dengan saat informasi itu
ingin dipakai.
d.Komplit yang berarti bahwa
semua
informasi
yang
dibutuhkan ada di dalam basis
pengetahuan
dan
bisa
digunakan
sesuai
dengan
kebutuhan.
Dari semua defenisi diatas terlihat
pentingnya
pengetahuan
untuk
disimpan dalam basis pengetahuan
(Knowledge Base), dikelola dengan
baik melalui semua tahapannya dalam
pengelolaan pengetahuan (KM), serta
dioptimalisasi menggunakan sistem
informasi dan aplikasi komputer di
dalam sistem pengelolaan manajemen
(KMS).
2.2 Knowledge Management (KM)
dan Framework untuk men-support
Knowledge
Management
System
(KMS)
Berikut gambar yang memperlihatkan
framework
yang
men-support
pelaksanaan Knowledge Management
System.
Gambar 1. Framework for Knowledge
Management Support
Framework di atas disusun oleh
Hahn dan Subramani (2000) yang
membaginya menjadi beberapa bagian
yaitu:
a.Bagian 1 atau kotak pertama berisi
artefak atau dokumen-dokumen
organisasi yang terstruktur seperti
laporan
konsultasi,
laporan
manajemen, dan lain-lain. Semua
dokumen ini biasanya tersimpan di
dalam tempat penyimpanan data
seperti Data Warehouse atau data
repository.
Pada
hakikatnya
dokumen-dokumen dan informasi
pada bagian ini terbatas pada
pengetahuan organisasi yang bisa
secara formal ditemukan dan
didokumentasi. Di dalam tempat
penyimpanan pun mereka mudah
ditemukan karena disusun dalam
kategori dan bisa dicari dengan
menggunakan kata kunci.
b.Bagian 2 atau kotak kedua berisi
pengetahuan yang berasal dari
individu yang ada di dalam
organisasi. Di dalamnya terdapat
daftar ahli yang dimiliki oleh
perusahaan serta pengetahuanpengetahuan, pendapat saran dan
pengalaman yang dimasukkan
secara terstruktur ke dalam tempat
penyimpanan
sesuai
dengan
dengan individu terkait. Selain itu
juga berisi basis data yang berasal
dari kuesioner yang mereka isi
untuk menggambarkan tingkat
keahlian mereka yang juga
disusun dalam bentuk kategori.
Hal
ini
dimaksudkan
untuk
memudahkan pencarian para ahhli
dengan keahlian yang lebih
spesifik jika ingin menghubungi
mereka
saat
pengguna
mempunyai masalah dan ingin
mengontak mereka untuk dimintai
bantuan.
c. Bagian ke tiga berisi dokumendokumen yang tidak terstruktur
yang biasanya didapat melalui
mesin pencari (Search engine)
atau komunikasi dan knowledge
sharing yang dilakukan melalui
intranet. Selain itu melalui intranet
juga
biasanya
memudahkan
pengawai untuk saling berkirim
dokumen dan sharing informasi
yang bisa diakses oleh pengguna
lainnya.
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
21
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
d.Bagian ke empat berisi knowledge
yang berasal dari individu akan
tetapi tidak terstruktur. Informasi
dan pengetahuan ini bisa berupa
hasil diskusi dalam forum diskusi
elektronik baik yang dibuat oleh
perusahaan dalam intranetnya
maupun yang berasal dari forum
diskusi yang berasal dari web atau
tempat lain.
Framework di atas menyajikan
pandangan tentang bantuan informasi
dan pengetahuan yang diberikan oleh
KMS serta keterbatasan dari KMS
yang diterapkan pada organisasi yang
berbeda. Selain itu, secara implisit
framework di atas juga menyatakan
bahwa implementasi KMS berbeda
juga dilihat dari perbedaan tingkat
support dalam menyimpan dan
mengalokasikan pengetahuan dalam
perusahaan. Karena berbeda bentuk
organisasi dan jenis fasilitas yang
dimiliki, maka berbeda pula gaya dan
keuntungan KMS yang bisa didapat
oleh organisasi tersebut.
Di samping itu, cara perusahaan
menyusun semua pengetahuannya
yang berasal dari empat bagian
tersebut juga menentukan mudah
tidaknya pengetahuan diakses dan
tujuan organizational learning dicapai.
Umpamanya kata kunci yang sulit
yang tidak tepat, atau cara penulisan
informasi dan pengetahuan yang
berasal dari forum diskusi elektronik
yang tidak menggambarkan inti
pengetahuan, dan lain-lain. Untuk itu
framework
diatas
membantu
mengelompokkan tingkat support yang
harus dimiliki perusahaan serta
mengelompokkan jenis informasi yang
berguna
dalam
memudahkan
pembelajaran bagi para penggunanya
2.3 Knowledge Management : Isu,
tantangan dan keunggulan
Alavi dan Leidner (1999) menyatakan
bahwa
konsep
penyebaran
pengetahuan di organisasi bukanlah
hal baru. Ini terlihat dengan banyaknya
program pembangunan pengetahuan
seperti training / pelatihan, program
pengembangan personel, kebijakankebijakan
organisasi,
prosedur
pekerjaan dan lain-lain. Sehingga
setiap organisasi sebenarnya sudah
22
melakukan aktivitas terkait dengan
pengelolaan pengetahuan. Pentingnya
pengelolaan
pengetahuan
juga
digambarkan
melalui
contoh
di
perusahaan
McDonald,
dimana
dokumen operasi manual disana telah
berisikan berbagai aspek
dari
manajemen restoran yang meliputi
resep, nutrisi, standar kesehatan dan
kebersihan,
standar
pemasaran,
prosedur memasak dan akuntansi.
Dengan semua informasi tersebut
tersimpan dan diupdate setiap ada
perubahan
maka
perusahaan
meminimalisir
tingkat
pertanyaan
know-how bagi setiap manajernya di
berbagai cabang. Dengan demikian
tingkat
efisiensi
dan
efektivitas
pekerjaan mereka mningkat baik dari
segi waktu maupun keuangan. Di
samping itu, secara operasional cara
kerja mereka juga bisa seragam dan
konsisten.
Akan tetapi, di samping keuntungan
yang terlihat dari contoh di atas,
terdapat juga banyak isu dan
tantangan yang harus dihadapi dalam
pengimplementasikan KMS secara
baik. De Long dan Fahey (2000)
menyatakan bahwa ada halangan
budaya yang muncul saat akan
mengimplementasikan KMS di dalam
organisasi. Hal ini disebabkan budaya
mempengaruhi sikap dan tingkah laku
pengendalian
terhadap
tahapan
pembuatan
dan
pengumpulan
pengetahuan (knowledge creation),
pendistribusian
dan
penggunaan
pengetahuan di dalam organisasi
yaitu:
- Pertama, budaya mempengaruhi
pembentukan asumsi tentang apa
itu pengetahuan dan pengetahuan
yang mana yang layak untuk
dikelola.
- Kedua budaya mendefinisikan
hubungan antara individu dan
pengetahuan
organisasi,
menentukan
siapa
yang
diharapkan untuk mengendalikan
pengetahuan tertentu dan siapa
yang harus membaginya serta
menyimpannya
dalam
basis
pengetahuan
- Ketiga, budaya dapat menciptakan
konteks untuk interaksi yang
menenttukan
bagaimana
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
pengetahuan digunakan dalam
situasi-situasi tertentu
- Keempat, budaya mempengaruhi
pembentukan proses bagaimana
pengetahuan baru dengan segala
ketidakpastiannya
diciptakan,
dilegitimasi dan disitribusikan di
dalam organisasi.
Dengan
demikian,
dapat
disimpulkan bahwa di samping begitu
banyak keuntungan yang terdapat
dalam pengimplementasian KMS,
terdapat pula berbagai isu dan
tantangan
yang
harus
dipertimbangkan sebelumnya. Sesuai
dengan pendapat De Long dan Fahey
(2000) isu-isu yang berasal dari
individual pada dasarnya dipengaruhi
oleh
budaya
dan
lingkungan
disekitarnya
yang
membentuk
pengetahuan.
Untuk
itu,
perlu
dibangun budaya yang kondusif dalam
pengelolaan manajemen di dalam
organisasi.
2.4 Knowledge Management dan
Aktivitas Keuangan dan Akuntansi
Aktivitas di bagian keuangan dan
akuntansi diyakini menjadi salah satu
aktivitas
yang
menentukan
keberlanjutan masa depan organisasi
dan perusahaan. Hal ini disebabkan
data dan informasi yang ada
didalamnya merupakan data penting
dan
sensitif
serta
menyangkut
kepentingan banyak pihak. O’Leary
(2002) dalam jurnalnya mencontohkan
bahwa di dalam sebuah Enterprise
Resource Planning sistem yang
meliputi aktivitas keuangan dan
akuntansi, dibutuhkan pengguna atau
personel yang tidak hanya bisa
menggunakan sistem tersebut untuk
mengolah data keuangan akan tetapi
juga mengerti apa yang harus dia
lakukan dengan sistem ERP tersebut.
Salah satu pendekatan yang bisa
digunakan untuk bisa memastikan
kinerja dan kesuksesan pemahaman
usernya adalah dengan menggunakan
knowledge management. Sehingga
pengolahan, analisis dan penyebaran
informasi keuangan bisa dioptimalkan
oleh
usernya
yang
memiliki
pemahaman
yang baik dari basis
pengetahuan yang bisa diakses untuk
setiap informasi yang dibutuhkan.
Lebih lanjut Martensson (2000)
menegaskan
bahwa
knowledge
management saat ini sudah dianggap
menjadi salah satu fitur yang semakin
penting bagi keberlangsungan hidup
organisasi. Dengan didukung oleh
knowledge management perusahaan
akan bertahan hidup karena tidak
tergantung kepada pegawai tertentu
yang mungkin akan dimutasi, pensiun,
pindah ke perusahaan lain ataupun
meninggal. Pengetahuan akan selalu
ada
di
perusahaan
walaupun
personel/pegawai yang menanganinya
selalu berganti dari waktu ke waktu.
Selain itu knowledge management
juga diyakini sebagai salah satu syarat
untuk produktivitas dan fleksibilitas
yang lebih tinggi di sektor swasta dan
pemerintahan..
Martensson
(2000)
juga
menekankan bahwa terdapat dua
perubahan
yang
mendorong
munculnya knowledge management
yaitu:
1.Downsizing: yaitu perampingan
organisasi.
Perampingan
ini
dimaksudkan untuk memastikan
penggunaan sumber daya yang
sesuai dengan kemampuan dan
kebutuhan perusahaan yang akan
mengarah kepada peningkatan
efektifitas dan efisiensi pekerjaan.
2.Technological development yaitu
pengembangan
dan
perluasan
penggunaan
teknologi
juga
mengarah
ke
efisiensi
dan
efektifitas pelaksanaan pekerjaan,
karena sumber daya manusia yang
terlibat tidak lagi harus massive
(banyak) karena beberapa fungsi
dan pekerjaan bisa disingkat dan
disatukan
dengan
bantuan
teknologi. Lebih jauh lagi teknologi
juga bisa membantu dokumentasi
dan penyimpanan knowledge agar
selalu bisa diakses oleh semua
personel yang membutuhkannya.
Dengan demikian, organisasi yang
telah melakukan dua hal di atas bisa
segera
mengimplementasikan
knowledge management system.
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
23
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
3. Metode Penelitian
3.1 Metode yang akan dilakukan
dalam penelitian ini :
1.Metode in-depth interview, yang
dilakukan dengan beberapa pihak
yang terdiri dari :
- Pengambil kebijakan di Fakultas
Ekonomi Universitas Andalas yaitu
Dekan FEUA
- Pimpinan bagian keuangan FEUA
yaitu Pembantu Dekan 2 (PD 2)
dan kepala bagian Keuangan
- Personel di bagian keuangan
FEUA
- Stakeholders yang terkait dan
terpengaruh
oleh
konsistensi
kinerja bagian keuangan seperti
dosen dan karyawan dari bagian
lain. Identifikasi stakeholder ini
didasarkan pada defenisi menurut
Bryson (1995) (dalam Bryson,
2004) yang menyatakan bahwa
stakeholder adalah setiap orang,
grup atau organisasi yang bisa
melakukan
klaim
terhadap
organisasi baik dari segi atensi,
sumber daya, atau output, atau
yang dipengaruhi oleh output
tersebut. Dalam hal ini penulis
meyakini bahwa dosen dan
karyawan merupakan pihak yang
terpengaruh terhadap output dan
hasil kerja dari bagian keuangan.
Sementara
mahasiswa
tidak
terpengaruh secara lansung oleh
output kerja dari bagian ini.
yang saat ini telah ada di bagian
keuangan. Diharapkan juga akan bisa
mengidentifikasi hambatan-hambatan
yang dirasakan dalam pengelolaan
pengetahuan di bidang ini dalam
rangka
menyelesaikan
pekerjaan
dengan
baik,
serta
harapan
bagaimana sebaiknya pengelolaan
pengetahuan dibagian ini dalam
rangka
memperbaiki
dan
mempermudah
pelaksanaan
pekerjaan. Lebih jauh lagi diharapkan
agar bisa meningkatkan kinerja dan
mengatasi berbagai masalah yang
sebelumnya
muncul
di
bagian
keuangan tersebut.
Instrumen
penelitian
dalam
interview ini dikelompokan dalam 4
bagian
utama.
Bagian
pertama
menanyakan
pendapat
tentang
mekanisme dan kebijakan mengenai
prosedur
pelaksanaan
pekerjaan
dibagian keuangan FEUA serta
Bagaimana pengelolaan dokumentasi
dan pengelolaan informasi yang
berkaitan dengan semua pekerjaan
terutama yang berkaitan dengan data
keuangan yang sensitif di bagian
keuangan FEUA. Lebih lanjut lagi di
bagian ini akan ditanyakan juga
apakah
sudah
terdapat
basis
pengetahuan yang bisa diakses
semua pihak terkait dan bagaimana
fenomena Knowledge sharing yang
ada selama ini.
Bagian
kedua
menanyakan
seberapa besar pengaruh pergantian
personel di bagian ini terhadap
pelaksanaan
pekerjaan
dan
bagaimana proses Knowledge transfer
dari personel sebelumnya dilakukan.
Selain itu juga ditanyakan jika terdapat
masalah apakah terdapat informasi
yang bisa digunakan sebagai acuan
oleh personel baru tersebut dan
apakah ada basis pengetahuan yang
bisa diakses oleh mereka.
Bagian tiga menanyakan tentang
hambatan-hambatan apa saja yang
selama ini dialami berkaitan dengan
pembentukan dokumentasi atau basis
pengetahuan
(Kalau
ada)
dan
Knowledge transfer yang diterapkan
sudah diterapkan saat ini. Ditanyakan
pula apakah hambatan itu sering
mengganggu penyelesaian tanggung
jawab dan pekerjaan.
Interview
dilakukan
secara
individual. Hanya wawancara yang
mendapat izin oleh partisipan yang
direkam, dan kondisi di lapangan
menyebabkan
kualitas
rekaman
berbeda-beda. Rata-rata wawancara
dilakukan selama 30-90 menit.
Interview difokuskan pada upaya
menggali opini terkait dengan prosedur
dan mekanisme terkait pengelolaan
pengetahuan (KM) dibagian keuangan
FEUA dari pihak-pihak terkait mulai
dari pembuat kebijakan, pelaksana
maupun pengguna dan pihak lain yang
terkait dengan kinerja dari pengelolaan
data dan informasi di bagian keuangan
FEUA. Tujuannya adalah untuk
mengetahui mekanisme KM yang saat
ini ada di bagian keuangan FEUA dan
bagaimana kelebihan dan kelemahan
dari kondisi mekanisme dan prosedur
24
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
Dibagian akhir responden diminta
memberi
pendapat
atau
saran
mengenai kondisi saat ini, dan apakah
terdapat
kemungkinan
untuk
menerapkan
kondisi
Knowledge
Management System (KMS) yang
berbasis komputer sesuai dengan
framework KMS support dibagian
keuangan FEUA. Lebih lanjut juga
akan ditanyakan apa harapan mereka
mengenai basis pengetahuan dan
Knowledge sharing di antara anggota
organisasi di masa datang.
juga
mendapatkan
pandangan
berbagai pihak tentang pengelolaan
pengetahuan serta harapan mereka
tentang pengelolaan pengetahuan
dimasa datang. Lebih lanjut lagi
diharapkan dapat menemukan isu-isu
yang mungkin muncul jika ke
depannya
diterapkan
Knowledge
Management System (KMS).
2.Dokumen review, yang dilakukan
dengan cara : mengumpulkan
dokumen
berkaitan
dengan
mekanisme, perosedur
dan
kebijakan-kebijakan terkait dengan
pengelolaan pengetahuan yang
selama ini sudah diterapkan di
Bagian
Keuangan
Fakultas
Ekonomi Universitas Andalas.
Populasi penelitian ini adalah semua
dosen dan karyawan di Fakultas
Ekonomi
Universitas
Andalas
sementara sample yang diambil dalam
interview adalah semua personel
pelaksana kegiatan pada bagian
keuangan FEUA, pengambil kebijakan
dan stakeholders terkait dengan
konsistensi kinerja di bagian ini.
Dalam
studi
ini
dilakukan
pengumpulan teori-teori berkaitan
dengan pengelolaan pengetahuan,
temuan-temuan empiris mengenai
penerapan KMS di berbagai industri
dan organisasi. Selain itu juga akan
mengumpulkan
dan
mereview
dokumen-dokumen terkait dengan
pengelolaan pengetahuan yang telah
ada di bagian FEUA.
Dalam
penelitian
ini
studi
kepustakaan
dan
pengumpulan
dokumen dilakukan secara selang
seling dengan interview dengan
semua pihak yang telah disebutkan
diatas.
Hal
ini
dikarenakan
keterbatasan waktu penelitian dan
kesiapan jadwal para responden untuk
diinterview.
Selanjutnya
setiap
responden yang di interview akan
ditanyakan
pendapatnya
tentang
kondisi saat ini, kelebihan dan
kekurangan
kondisi
saat
ini,
hambatan-hambatan yang mereka
temui sehubungan dengan basis
pengetahuan yang sudah ada, serta
harapan dan kemungkinan penerapan
Knowledge Management system yang
lebih baik terutama yang berbasis
komputer. Interview ini dimaksudkan
tidak hanya menggali informasi tapi
3.2 Pemilihan
Selection)
kasus
(Case
3.3 Teknik Pengumpulan Data.
Tekhnik pengumpulan data yang
digunakan adalah In depth Interview
terhadap semua sample yang sudah
disebutkan diatas. Dengan metode, ini
didapat data kualitatif yang bisa
menjawab
semua
pertanyaan
penelitian yang sudah dirumuskan
sebelumnya.
3.5. Teknik Analisis Data
Analisis data pada penelitian ini
dilakukan dengan metode deskripsi.
Metode tersebut dimaksudkan untuk
memperoleh
gambaran
secara
sistematis tentang fakta-fakta serta
fenomena yang terjadi di lapangan.
Data dan fakta dikumpulkan melalui
interview terstruktur dan review
dokumen.
4. Gambaran Umum Responden
Responden utama dari pimpinan
fakultas sampai staff yang terkait
dengan kebijakan dan mekanisme
pengelolaan
pengetahuan
pada
bagian keuangan FEUA dapat dilihat
pada gambar dibawah ini :
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
25
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
PIMPINAN
(DEKAN, WADEK II)
KASUBAG UMUM
KEUANGAN
BENDAHARA
PENGELUARAN
PEMBANTU
BENDAHARA GAJI
STAF PEMBANTU
BENDAHARA
PENGELUARAN
PEMBANTU
Gambar 2. Struktur Jabatan pada
Bagian Keuangan FEUA
Berdasarkan detail aliran tanggung
jawab dan struktur jabatan di bagian
keuangan yang terlihat pada gambar
diatas, maka responden utama
tersebut terdiri dari pimpinan yaitu
dekan sebagai pimpinan tertinggi dan
juga salah satu pembuat kebijakan
sekaligus atasan tidak lansung,
dilanjutkan dengan Wadek II sebagai
atasan lansung pada bagian ini. Di
bawah Wakil Dekan II terdapat
Kasubag Umum dan Keuangan yang
membawahi
bagian
Umum,
Kepersonelan dan Keuangan. Pada
Bagian Keuangan bawahan lansung
Kasubag adalah Bendahara Gaji dan
Bendahara Pengeluaran Pembantu
(BPP), dimana BPP dibantu oleh
beberapa
staf
pembantu
BPP.
Personel di bagian keuangan ini ratarata telah bekerja di bagian tersebut
dengan kisaran waktu antara 1-5
tahun. Sementara user yang terdiri
dari karyawan dan dosen dipilih secara
acak.
5. Temuan dan Analisis
1. Analisa Hasil Penelitian
Penelusuran kebijakan dan ketetapan
prosedur yang telah ada dilakukan
terhadap dokumen-dokumen yang
26
memperlihatkan pola kerja, aliran
informasi dan kebijakan terhadap
aktivitas dibagian keuangan FEUA
seperti SOP, aturan-aturan dari
Universitas
dan
SOP
yang
menjelaskan
tentang
kewajiban,
wewenang dan uraian tugas dan
tanggung jawab. Sementara Interview
dilakukan terhadap keempat pihak
yang telah disebutkan sebelumnya
yaitu: Pembuat kebijakan, pelaksana
di bagian keuangan dan stakeholder
yang terdiri dari dosen dan karyawan.
Pada interview ini banyak temuan
menarik
mengenai
pola
dan
mekanisme kebijakan pengelolaan
pengetahuan di bagian keuangan
FEUA,
pengaruh
mutasi
atau
kehilangan personel terhadap kinerja
bagian tersebut, hambatan-hambatan
dan masalah yang ditemui baik dalam
hal pengerjaan aktivitas oleh personel
baru maupun dalam hal perpindahan
pengetahuan (knowledge transfer).
Para responden dari ketiga kelompok
ini
sangat
kooperatif,
hal
ini
dikarenakan sebelum interview dimulai
mereka diberi penjelasan tentang apa
saja informasi yang ingin digali dari
penelitian ini dan bagaimana nanti
penelitian ini akan memberi manfaat
kepada mereka. Di samping itu semua
hasil interview dan identitas responden
yang
tidak
relevan
dan
tidak
digunakan dalam laporan penelitian ini
akan
dijaga
kerahasiaannya.
Responden diambil secara acak
dengan
tidak
memperhatikan
perbedaan Gender dan Usia.
Di dalam penelitian ini, semua
responden untuk dua kelompok
(pengambil kebijakan dan personel
bagian
keuangan)
memberikan
kontribusi
penuh
dan
sangat
kooperatif,
sementara
untuk
responden dari stake holder meskipun
terdapat banyak populasi dari dosen
dan karyawan yang dilayani oleh
bagian keuangan, peneliti hanya
mengambil beberapa sampel saja. Hal
ini dikarenakan mereka hanya diminta
komentarnya tentang ada atau tidak
pengaruh perubahan personel pada
bagian keuangan terhadap pelayanan
yang mereka dapatkan. Informasi ini
bertujuan hanya untuk melengkapi dan
mengkonfirmasi
apakah
memang
kinerja personel bagian keuangan
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
berubah jika terdapat perubahan
personel
yang
menyebabkan
berubahnya knowledge orang yang
bekerja di posisi yang sama.
Sementara inti informasi mengenai
dokumentasi
pengetahuan
dalam
Knowledge base, hambatan dan
masalah berkaitan dengan KM dan
harapan di masa datang semuanya
bisa didapat dari dua kelompok
reponden lainnya.
a. Dokumen mengenai kebijakan dan
prosedur pelaksanaan pekerjaan
Berikut adalah dokumen-dokumen
yang menjadi dasar aturan dalam
pelaksanaan pekerjaan dan pelaporan
pada bagian keuangan Fakultas
Ekonomi Universitas Andalas.
No
1
2
Jenis
Dokumen
Peraturan
Menteri
Keuangan
Surat dan
aturan
resmi, dan
aplikasi
untuk
fungsi
tertentu
dari
Rektorat
Keterangan
Dokumen
berisi
peraturan
menteri
keuangan
yang
memuat
dasar
pengerjaan laporanlaporan sumber dan
penggunaan
dana.
Untuk
lebih
memahami isi dan
aplikasi dari peraturan
ini
juga
diadakan
workshop
tingkat
universitas untuk para
bendahara di setiap
fakultas.
Fakultas
ekonomi
juga
mengirimkan
bendaharanya untuk
mengikuti
workshop
ini.
Aturan detail format
laporan, jadwal submit
laporan-laporan
tertentu,
aturan
pencairan dana, dan
lain-lain
biasanya
ditentukan oleh bagian
keuangan universitas.
Untuk
memastikan
konsistensi
dan
kebenaran
laporan,
bag
keuangan
universitas
juga
memverifikasi setiap
laporan yang masuk.
Jika
terdapat
kesalahan,
maka
laporan
tersebut
dikirim kembali ke
fakultas
untuk
3
SOP
Fakultas
diperbaiki.
Fakultas memiliki SOP
yang berisi detail hak,
wewenang,
dan
kewajiban
setiap
fungsi dan jabatan di
bagian
keuangan.
Jenis pekerjaan dan
laporan-laporan yang
harus dibuat. Akan
tetapi SOP ini belum
memuat
urutan
prosedur dari setiap
pekerjaan yang harus
dilakukan
Dokumen Peraturan menteri keuangan
didapat dari universitas. Setiap ada
perubahan peraturan akan selalu
mendapatkan informasi dari bagian
keuangan universitas di rektorat.
Dokumen berisi skedul pembuatan
laporan, jadwal deadline submit
laporan
dan
lain-lain
juga
diinformasikan lansung dari rektorat.
Sementara SOP yang berisi job
description (pembagian tugas) masingmasing posisi dibuat oleh pejabat
terkait di fakultas pada tahun 2009,
sampai saat ini belum ada perubahan
mengenai SOP tersebut. Dari semua
dokumen diatas belum ada yang
memuat
aturan
dan
kebijakan
mengenai pengelolaan pengetahuan
termasuk juga prosedur perpindahan
ilmu (Knowledge transfer) antar
personel.
Sementara
untuk
pelaksanaan
pekerjaan beberapa fungsi memiliki
aplikasi tertentu. Aplikasi tersebut ada
yang memang sudah dibuat dan harus
digunakan secara seragam misal
aplikasi untuk bendahara gaji, akan
tetapi
ada
pula
yang
dibuat
berdasarkan inisiatif personel tertentu
untuk memudahkan pekerjaan misal:
aplikasi yang digunakan oleh staf
pembantu bendahara pengeluaran
pembantu.
Personel
tersebut
kebetulan memiliki latar belakang ilmu
computer dan sudah menurunkan dan
mengajarkan cara kerja aplikasi
tersebut ke personel yang baru yang
menggantikannya.
DIkarenakan
personel lama hanya pindah dalam
lingkungan fakultas yang sama,
personel baru bisa dengan mudah
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
27
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
bertanya jika ada kesulitan dengan
penggunaan aplikasi tersebut.
b. Pengelolaan dan pembentukan
basis pengetahuan (Knowledge
base)
Pada
bagian
keuangan
ini
pembentukan knowledge base dan
pengelolaan pengetahuan (knowledge
management) belum dilakukan secara
formal dan masih bersifat sukarela dari
masing-masing individu. Menariknya
saat ini di bagian keuangan kesadaran
individu untuk mendokumentasi dan
mengelola pengetahuan sudah cukup
tinggi.
Beberapa
personel
sudah
merapikan dokumentasi dari periodeperiode sebelumnya agar lebih mudah
menemukannya
jika
sedang
dibutuhkan tanpa diperintah oleh
atasan. Selain itu terdapat personel
yang dengan kesadaran sendiri
membuat jurnal untuk mencatat
pekerjaannya secara detail, sehingga
jika ada informasi yang dibutuhkan
yang
berasal
dari
pekerjaan
sebelumnya
akan
lebih
mudah
ditemukan. Catatan tersebut nanti
dapat dia berikan kepada personel
baru yang menggantikan posisinya jika
suatu saat dia dipindahkan ke jabatan
atau posisi yang lain. Selain itu seperti
yang sudah disebutkan pada bagian
sebelumnya, ada pula personel yang
memiliki latar belakang ilmu computer
dan berinisiatif mengaplikasikannya
dalam bentuk aplikasi menggunakan
Ms. Excel untuk mempermudah
pekerjaannya dengan menggunakan
formula dan fungsi-fungsi yang telah
ada dalam program tersebut.
c.
Mutasi dan pengaruhnya terhadap
pengelolaan pengetahuan
Seperti layaknya organisasi dan
institusi lainnya, pada FEUA terdapat
mutasi dan perputaran personel yang
secara rutin dilakukan. Ada dua jenis
mutasi yang terjadi di FEUA ini yaitu:
- Mutasi Tingkat Unand : surat
keputusan
pemindahan
dan
keputusan
personel
yang
dipindahkan
dikeluarkan
oleh
universitas. Akan tetapi dalam hal
ini fakultas bisa memberikan saran
dan usulan mengenai personel
yang akan terlibat dalam proses
28
pemindahan ini. Dalam mutasi
tingkat universitas ini terjadi
perputaran personel antar unit
(fakultas) atau ditarik ke pusat
(Universitas). Biasanya mutasi
tingkat ini untuk level kabag atau
kasubag.
- Mutasi Tingkat Fakultas: surat
keputusan
pemindahan
dan
keputusan
personel
yang
dipindahkan
dikeluarkan
oleh
fakultas.
Dalam
mutasi
ini
perputaran personel antar posisi
yang masih berada di bagian yang
sama atau berbeda dalam ruang
lingkup fakultas yang sama.
Pada Fakultas ekonomi universitas
andalas, saat ini sedang terdapat
perampingan dan pengaturan kembali
fungsi-fungsi dan personel yang
ditempatkan didalamnya. Hal ini
dikarenakan pada kondisi sebelumnya
pembagian tugas dan beban kerja
masing-masing personel masih belum
layak. Dimana beban kerja rendah
sementara
jumlah
karyawannya
sangat banyak, sehingga pemberian
kerja tidak konsisten kepada personel
tertentu. Kondisi tersebut juga diikuti
dengan tumpang tindih pekerjaan
(overlapping) dan pemborosan sumber
daya seperti kertas. Dengan demikian
perampingan
organisasi
ini
dimaksudkan untuk meningkatkan
efektivitas
dan
efisiensi
serta
menghindari pemborosan.
Mutasi di fakultas biasanya dilakukan
karena alasan-alasan berikut:
Personel kesulitan melakukan
penyesuaian pada pekerjaan
yang sudah menggunakan
teknologi
Persoalan moral
Kebutuhan pengembangan diri
personel
Permintaan dari personel yang
bersangkutan
Mutasi yang terjadi di bagian ini
tentunya mempengaruhi kelancaran
pelaksanaan
pekerjaan.
Hal
ini
dikarenakan perubahan personel pada
beberapa posisi membuat personel
baru harus banyak belajar dan
menyerap ilmu agar bisa dengan
lancar melanjutkan pekerjaan dari
personel lama. Biasanya personel
membutuhkan waktu antara 1-3 bulan
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
untuk bisa mengerjakan semua tugas
dengan baik dan minim kesalahan.
Sementara kesalahan yang terjadi
biasanya bersifat tekhnis seperti
kesalahan mencantumkan angka, dll.
Proses belajar dan transfer ilmu oleh
personel
baru
setelah
mutasi
dilakukan secara otodidak (belajar
sendiri) serta aktif bertanya dan belajar
kepada
personel
lama
yang
digantikan. Cara belajar bisa secara
lansung jika personel lama masih
memiliki waktu penyesuaian di tempat
yang sama, atau tempat mereka yang
baru masih tidak terlalu jauh. Ataupun
bisa dilakukan juga melalui telpon atau
email. Selain lansung belajar pada
personel lama yang digantikan,
personel baru juga bisa belajar dari
rekan yang sama-sama bekerja
dibagian tersebut. Hal ini dikarenakan
pekerjaan di bagian ini saling
berhubungan, sehingga rekan sejawat
juga cukup mengerti dan memahami
cara kerja posisi yang terkait dengan
pekerjaannya. Selain itu beberapa
personel baru juga mendapatkan
kesempatan workshop untuk bisa lebih
memahami pekerjaannya. Selama
proses adaptasi personel baru bisa
bekerja dengan semua informasi yang
didapat dengan cara yang telah
disebutkan sebelumnya, akan tetapi
mereka tetap bertanggung jawab atas
kewajibannya pada posisi yang telah
ditetapkan.
Karena banyak sarana belajar dan
tempat bertanya para personel di
bagian keuangan mengaku tidak
mengalami kesulitan yang besar
dalam proses adaptasi. Kesulitan dan
hambatan
yang
mereka
alami
biasanya tergantung dari keaktifan dan
kemauan mereka untuk berusaha
mencari informasi dan mempelajari
tugas dan kewajiban di posisi baru.
User/ stakeholder yang terdiri dari
karyawan dan dosen mengakui bahwa
saat ini kinerja dari bagian keuangan
sudah lebih baik dari sebelumnya.
Mereka tidak perlu banyak interaksi
secara lansung untuk banyak urusan
keuangan. Semua pendapatan, gaji,
honor dan yang lainnya ditransfer
secara lansung melalui rekening.
Hanya ada beberapa urusan tertentu
yang harus diurus secara lansung di
bagian keuangan. Pelayanan, kinerja
dan keseriusan kerja para personel di
bagian ini juga menurut mereka sudah
baik. Akan tetapi terkadang pergantian
personel tetap dirasakan efeknya oleh
user. Menurut mereka efek ini bisa
bersifat positif tapi juga bisa bersifat
negatif.
Ini
tergantung
kepada
personel baru dalam hal waktu belajar
(adaptasi), kemampuan, pengalaman,
latar belakang keilmuan maupun
pengetahuan.
d. Hambatan dan masalah dalam
pengelolaan pengetahuan dan
pembentukan basis pengetahuan
Masalah
dan
hambatan
yang
dirasakan para responden berkaitan
dengan pengelolaan pengetahuan dan
pembentukan knowledge base adalah
sebagai berikut:
1) Personel yang dipindahkan ke
FEUA pada saat mutasi tingkat
universitas maupun fakultas telah
ditentukan oleh yang pimpinan.
Rekruitmen
atau
penerimaan
pegawai juga dilakukan secara
terpusat pada tingkat universitas
sehingga
fakultas
tidak
bisa
memilih pegawai/ personel yang
memiliki karakter ataupun latar
belakang ilmu yang sesuai dengan
kebutuhan fakultas.
2) Background (latar belakang ilmu)
personel
yang
berbeda-beda
tersebut terkadang menyebabkan
mereka ditempatkan di posisi yang
tidak sesuai dengan pengetahuan
dan ilmu yang mereka miliki. Hal ini
dapat
menyebabkan
mereka
kesulitan beradaptasi pada posisi
baru yang akan berdampak pada
semakin lamanya waktu adaptasi
yang dibutuhkan.
3) Kebijakan-kebijakan fakultas yang
berkaitan dengan prosedur dan
pelaksanaan pekerjaan terkendala
masa jabatan pembuat kebijakan
(pimpinan) yang terbatas, sehingga
kebijakan belum lengkap dibuat
sementara masa jabatannya sudah
habis sehingga tidak bisa di
formalkan.
4) Mutasi selalu memberi tantangan
dan kesulitan kepada personel
yang baru menempati pekerjaan
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
29
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
atau posisi tertentu. Mereka harus
berusaha keras untuk belajar dan
berusaha mendapatkan informasi
yang berkaitan dengan pekerjaan
mereka, agar semua detail tugas
dan kewajiban bisa dilaksanakan
dengan baik.
5) Masalah yang dihadapi dalam
proses knowledge transfer antar
personel biasanya dari sisi waktu,
orang yang menerima dan orang
yang mentransfer ilmu tersebut
serta masalah komunikasi yang
tidak selalu lancar.
6) Pada pekerjaan staf pembantu
bendahara pengeluaran pembantu
yang menggunakan aplikasi Excel
sederhana
dari
personel
sebelumnya,
jika
terdapat
perubahan peraturan/penghitungan
atau cara pembuatan laporan yang
berarti merubah formula dan fungsi
pada aplikasi akan mengalami
kesulitan
untuk
menyesuaikan
aplikasi
tersebut.
Hal
ini
dikarenakan staf tersebut tidak
memiliki background komputer dan
tidak paham bagaimana cara
membuat
formula
dan
menyesuaikan aplikasi.
e. Kemungkinan untuk menerapkan
Knowledge Management System
(KMS) yang berbasis komputer
sesuai dengan framework KMS
support sangat diharapkan oleh
pimpinan
dan
staf
bagian
keuangan FEUA. Hal ini berkaitan
dengan
perbaikan
dan
peningkatan
pengelolaan
pengetahuan di bagian keuangan
FEUA di masa depan seperti :
Jika ada dokumentasi yang
lengkap
dari
pekerjaan
personel yang digantikannya
maka para personel di bagian
keuangan
akan
sangat
merasakan
manfaatnya.
Pengumpulan
ilmu
dan
dokumentasi
dalam
basis
pengetahuan yang lengkap
diharapkan dapat nantinya
membantu mereka dalam
melaksanakan pekerjaannya,
terutama jika mereka baru
menempati
posisi
atau
tanggung jawab di pekerjaan
tersebut.
30
-
Para
responden
mengharapkan
untuk
mendapatkan
training,
workshop dan transfer untuk
mempermudah
beradaptasi
dengan pekerjaan baru. Selain
itu untuk personel yang tidak
terkena mutasi, mereka bisa
mendapatkan tambahan ilmu
untuk meningkatkan kinerja
pada pekerjaan yang sedang
mereka pegang.
-
Jika
terdapat
mutasi
diharapkan bahwa pegawai
dengan latar belakang ilmu
tertentu dipindahkan tetap ke
pekerjaan dan posisi yang
sesuai dengan latar belakang
ilmunya tersebut.
-
Fasilitas yang dimiliki oleh
FEUA sudah bisa mendukung
pengaplikasian
Knowledge
management baik yang semi
computer
maupun
yang
computer based. Pimpinan
sudah melihat perlunya dibuat
Knowledge
Management
System.
Pembentukan
Knowledge
base
dan
knowledge
management
system harus dibuat secara
formal
dan
sistematis
sehingga memberikan manfaat
penuh
bagi
personelnya.
Selain itu pimpinan juga sudah
memiliki
visi
dan
akan
memasukkannya ke dalam
strategic planning fakultas,
akan tetapi tentunya rencana
ini harus terintegrasi dengan
rencana universitas.
-
Bagian
keuangan
FEUA
memiliki
Sumber
daya
manusia yang baik dengan
kesadaran bekerja yang baik,
diharapkan
kedepannya
dokumentasi yang dilakukan
bisa terarah dan dikoordinir
serta diatur dengan baik oleh
fakultas,
tidak
hanya
didasarkan
pada
inisiatif
individu saja.
-
Fakultas ekonomi akan terus
melakukan pembenahan dan
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
perampingan organisasi untuk
meningkatkan efisiensi dan
efektifitas, sehingga setiap
pekerjaan
dipegang
oleh
orang yang tepat. Selain itu
beban kerja
personel juga
sesuai dengan kemampuan
dan tanggung jawabnya.
6.
Kesimpulan
Berdasarkan studi literature dan
interview yang dilakukan terhadap
responden dari empat kelompok yaitu:
pengambil kebijakan, pimpinan bagian
keuangan FEUA, personel bagian
keuangan dan stakeholders mengenai
kelayakan mekanisme knowledge
management
system
di
bagian
keuangan FEUA dapat disimpulkan
beberapa hal sebagai berikut:
1. Mekanisme
Knowledge
Management System di bagian
keuangan
Fakultas
Ekonomi
Universitas Andalas sudah cukup
layak untuk melaksanakan dan
melanjutkan
kegiatan
rutin
keuangan pada institusi yang
bersangkutan. Akan tetapi kebijakan
dan aturan mengenai prosedur kerja
masih terpisah-pisah dan belum
mencakup
pengelolaan
pengetahuan maupun perpindahan
pengetahuan (knowledge transfer).
Sementara mekanisme pelaksanaan
pekerjaan hanya didasarkan pada
tiga pedoman yaitu: peraturan
menteri keuangan, peraturan dan
skedul
dari bagian
keuangan
universitas dan SOP yang memuat
tugas, wewenang dan kebijakan
masing-masing
personel
pada
bagian
keuangan.
Dengan
mekanisme yang ada, kinerja
pelaksanaan
pekerjaan
dan
pelayanan dari bagian ini masih
terbilang baik dan memuaskan para
stakeholdernya.
2. Secara formal bagian keuangan
FEUA
belum
memiliki
basis
pengetahuan, akan tetapi personel
di bagian ini memiliki inisiatif yang
tinggi dalam mendokumentasikan
dan membuat knowledge base-nya
secara individu. Sementara proses
knowledge transfer dilakukan secara
proaktif oleh personel yang ingin
mendapatkan informasi dari semua
personel yang ada di bagian ini
maupun dari personel bagian
keuangan universitas yang terkait
dengan pekerjaannya. Walaupun
personel lain tidak memegang
jabatan atau posisi terkait secara
lansung akan tetapi mereka sedikit
banyaknya
mengetahui
tentang
pekerjaan posisi lain di bagian
keuangan FEUA.
3. Mutasi
sangat
mempengaruhi
pelaksanaan pekerjaan yang baru
dipegang oleh personel baru, ratarata mereka membutuhkan 1-3 bulan
untuk
beradaptasi
dan
melaksanakan pekerjaannya dengan
baik dan lancar. Kemauan untuk
belajar dan mendapatkan ilmu dari
personel lama (knowledge transfer)
dan menyesuaikan diri dengan cepat
tergantung
kepada
motivasi,
kemampuan dan inisiatif dari masing
masing personel baru tersebut. Jika
terdapat masalah mereka biasanya
melakukan
konsultasi
dengan
atasan secara berjenjang dan
mencari informasi dari rekan sejawat
di bagian keuangan yang lebih
berpengalaman dan lebih lama
bekerja di bagian ini.
4. Fakultas ekonomi saat ini juga
sedang melakukan perampingan
organisasi
(downsizing)
dan
pengembangan
teknologi
(technological development). Seperti
yang dinyatakan oleh Martensson
(2000), bahwa dua faktor diatas
merupakan
faktor
pendorong
munculnya knowledge management.
Hal ini dikarenakan kesadaran akan
peningkatan efektifitas dan efisiensi
di organisasi sudah cukup tinggi.
Ditambah lagi dengan adanya
teknologi
yang
baik
maka
pengimplementasian
knowledge
management system akan lebih
mudah dilakukan.
5. Hambatan utama dirasakan karena
penempatan pegawai diputuskan
oleh pusat maka fakultas tidak
memiliki kendali untuk memastikan
bahwa personel memiliki kecakapan
dan latar belakang ilmu yang sesuai
dengan kebutuhan. Saat mutasi pun
penempatan personel dengan latar
belakang ilmu yang tidak cocok
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
31
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
dengan pekerjaannya membuat
waktu adaptasi untuk belajar dan
menguasai pekerjaan menjadi lebih
sulit dan lama. Kemudian kebijakankebijakan fakultas yang berkaitan
dengan prosedur dan pelaksanaan
pekerjaan terkendala masa jabatan
pembuat kebijakan (pimpinan) yang
terbatas. Lebih jauh lagi masalah
yang
dihadapi
dalam
proses
knowledge transfer antar personel
biasanya dari sisi waktu, orang yang
menerima
dan
orang
yang
mentransfer ilmu tersebut serta
masalah komunikasi yang tidak
selalu lancar.
6. Responden agar bagian keuangan
FEUA memiliki dokumentasi yang
lebih
baik
dan
terkoordinir,
kesempatan training dan workshop
untuk memperkuat ilmu yang lebih
banyak,
kemungkinan
adanya
pengelolaan pengetahuan dengan
KMS untuk memudahkan mereka
dalam beradaptasi dan mempelajari
prosedur dan mekanisme kerja yang
baru mereka tekuni serta membantu
mengatasi
masalah
terkait
pekerjaan.
7. Implikasi Penelitian
Adapun sasaran akhir dari penelitian
ini diharapkan dapat memberikan
kontribusi
bagi
banyak
pihak
diantaranya:
1. Masukan bagi para pengambil
kebijakan di Fakultas Ekonomi
Universitas
Andalas
agar
mengetahui
kondisi
dan
mekanisme pengetahuan dalam
pengelolaan keuangan di bagian
keuangan FEUA. Informasi ini bisa
menjadi
saran
dan
acuan
perbaikan
sehingga
bisa
membantu
menghilangkan
hambatan-hambatan
dalam
pekerjaan. Selain itu masukan
yang didapat dari penelitian ini
diharapkan bisa membantu para
pembuat
kebijakan
untuk
membuat
keputusan
terkait
kelancaran dan konsistensi para
personel di bagian keuangan
FEUA
dalam
melakukan
pekerjaannya tanpa terpengaruh
32
oleh adanya keputusan perputaran
atau penggantian personel.
2. Manfaat secara langsung akan
dirasakan berupa masukan bagi
Jurusan
Akuntansi
untuk
memperkaya
literatur
dan
penelitian dalam bidang sistem
Informasi Akuntansi. Sementara
manfaat
tidak
lansungnya
diharapkan para dosen maupun
karyawan di jurusan Akuntansi
sebagai bagian dari stake holders
bisa merasakan manfaat jika
terdapat
perbaikan
dalam
konsistensi
dan
penyelesaian
pekerjaan di bagian keuangan
FEUA.
Daftar Pustaka
Alavi
and
Leidner.
Knowledge
Management System: Emerging
Views and Practices From The
Field. INSEAD Working Paper
Series. France.
Alavi
and
Leidner.
Knowledge
Management and Knowledge
Management System: Conceptual
Foundations
and
Research
Issues. INSEAD Working Paper
Series. France.
Alavi and Leidner. February 1999.
Knowledge Management System:
Issues, Challenges and Benefits.
Journal Communication of The
Association
for
Information
System. Volume 1
Alavi
et al. 2005. An Empirical
Examination of The Influence of
Orgnizational
Culture
on
Knowledge
Management
Practices.
Journal
of
Management
Information
Systems Vol.22. Sharpe Inc.
Bryson, John M. 2004. What To Do
When
Stakeholders
Matter:
Stakeholder Identification and
Analysis
Techniques.
Public
Management Review. Vol. 6
Issue 1
Cain, Branin and Sherman. 2008.
Knowledge Management and the
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
Analisis kelayakan mekanisme knowledge management system
Academy. Educause Quarterly.
Number 4.
De Long and Fahey. 2000. Diagnosing
Cultural Barriers to Knowledge
Management.
Academy
of
Management Executive Journal.
November Edition.
Gertler and Wolfe. 2004. Local Social
Knowledge
Management:
Community Actors, Institution and
Multilevel
Governnance
in
Regional Foresight Exercises.
Futures Vol.36. Elsevier Ltd.
Hahn and Subramani. 2000. A
Framework
of
Knowledge
Management System: Issues and
Challenges for Theory and
Practices.
Knowledge
Management
System.
In
Proceedings of ICIS 2000
Information Systems Research:
Discourses
and
Theoritical
Assumptions.
MIS
Quarterly
Vol.26.
Sharma et.al. 2007. Value Added
Knowledge
Management
for
Financial Performance. VINE:
The Journal of Information
System
and
Knowledge
Management System. Vol.37
No.4
Turban, McLean, Wetherbe. 1999.
Information
Technology
for
Management:
Making
Connections
for
Strategic
Advantage. USA. John Wiley &
Sons, Inc.
Hall J.A and Singleton T. 2005.
Information Technology Auditing
and Assurance. Second Edition.
USA. South Western-Thomson
Learning, Inc.
Kidwell et.al.2000. Applying Corporate
Knowledge
Management
Practices in Higher Education.
Educause Quarterly. No.4
Laudon K.C and Laudon J.P. 2000.
Management Information System.
Sixth Edition.USA. Prentice Hall,
Inc.
McLeod Jr. R and Schell.G. 2007.
Management Information System.
Tenth Edition. USA. Pearson
Prentice Hall.
Martensson M. 2000. A critical review
of Knowledge Management as a
Management Tool. Journal of
Knowledge Management Vol.4
O’Leary.
2002.
Knowledge
Management
Across
The
Enterprise
Resource Planning
Systems Life Cycle. International
Journal of Accounting Information
System.
Schultze and Leidner. 2002. Studying
Knowledge
Management
in
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No. 2 Desember 2013. ISSN 1858-3687 hal 17-33
33