BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip merupakan hal yang tak akan terpisahkan dari setiap organisasi.
Sejak berdirinya organisasi sampai berhentinya suatu organisasi tentu akan
banyak menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan media. Tidak dipungkiri
bahwa arsip yang sering tercipta di suatu organisasi yaitu arsip dalam media
kertas atau tekstual. Namun tidak menutup kemungkinan organisasi memiliki
arsip dalam bentuk dan media lain. Arsip yang tercipta di suatu organisasi tentu
menggambarkan tugas dan fungsi dari organisasi tersebut. Menurut Undang –
Undang Nomor 43 tahun 2009:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi
peninjauannya. 2 Penggolongan arsip yang lebih sering digunakan yaitu
menggolongkan arsip menurut sifat arsip, yaitu arsip yang bersifat dinamis dan
statis. Menurut International Council on Archives dalam Managing Archives
menyebutkan bahwa “Archives: Records, usually but not necessarily noncurrent
1
Undang – undang nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 tentang Kearsipan
2
Ig. Wursanto, Kearsipan 1, (Yogyakarta: Kanisius,1991), hlm. 21.
1
records, of enduring value selected for permanent preservation. Archives will
normally be preserved in an archival repository”3 atau Arsip adalah rekaman,
yang biasanya tidak selalu merupakan rekaman aktif, yang memiliki nilai
keberlanjutan untuk dilestarikan secara permanen. Arsip lasimnya dilestarikan
dalam suatu tempat penyimpanan arsip statis. Dari pengertian ini terdapat kata
“records” yang berarti rekaman. Ini menjelaskan bahwa arsip merupakan
rekaman baik itu secara langsung maupun tidak langsung dari suatu aktivitas atau
kegiatan dan merupakan bukti dari kegiatan tersebut. Selain itu disebutkan pula
bahwa:
Record: A document regardless of form or medium created, received,
maintained and used by an organisation (public or private) or an
individual in pursuance of legal obligations or in the transaction of
business, of which it forms a part or provides evidence4
artinya rekaman: sebuah dokumen yang terlepas dari bentuk atau media
diciptakannya, diterima, dijaga dan digunakan oleh kelompok ( public dan
swasta) atau individu dalam kegiatan kewajiban hukum atau dalam
transaksi bisnis, yang membentuk bagian atau memberikan bukti.
Dari kedua pengertian tersebut memiliki perbedaan antara Archives dan
Record. Sedangkan menurut pengertian dari undang – undang dapat dipahami
bahwa di Indonesia sendiri tidak memiliki perbedaan yang pasti antara arsip dan
rekod sehingga semuanya di anggap sama sebagai arsip. Namun di Indonesia arti
record sendiri sebenarnya lebih mengacu kepada arsip dinamis dan archives lebih
kepada arsip statis. Undang – undang menjelaskan bahwa pengertian arsip tidak
3
Managing Archives, (ICA, 1995), hlm. 5.
4
Ibid.
2
membatasi arsip dalam bentuk dan media tertentu. Arsip yang tercipta dalam
organisasi dapat berbentuk tekstual, kartografi atau peta, foto, gambar, grafik,
audio visual dan bentuk lainnya.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan,
umumnya
pelaksanaan,
atau
penyelenggaraan
dipergunakan
secara
kehidupan
langsung
dalam
kebangsaan
pada
penyelenggaraan
administrasi. 5 Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau
lembaga kearsipan. 6
Arsip dinamis sendiri dibedakan lagi menjadi dua yaitu, arsip dinamis
aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara
langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari – hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. 7 Arsip dinamis
aktif penggunaannya lebih sering digunakan dibanding arsip inaktif. Dalam
organisasi apapun arsip aktif sangat menunjang dalam kegiatan administrasi sehari
hari. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak
5
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan,( Jakarta: PT Gramedia Pustaka
Utama, 1995), hlm. 2.
6
Undang – undang nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 7 tentang Kearsipan.
7
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta
dan Pergurun Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), hlm. 4.
3
terus – menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari – hari serta dikelola oleh pusat arsip. 8 Secara mendasar perbedaan dari
kedua arsip ini yaitu dalam hal frekuensi penggunaannya. Arsip aktif frekuensi
penggunaannya lebih sering dibanding arsip inaktif. Namun arsip inaktif masih
harus dikelola dan ditata karena masih memiliki kegunaan dan mungkin akan
berakibat fatal jika langsung dimusnahkan. Untuk itu diperlukan suatu pengolahan
dan penataan arsip inaktif yang sesuai kaidah manajemen kearsipan agar arsip
yang ada dapat dimanfaatkan sesuai fungsi dan kegunaannya.
Arsip dapat tercipta di bagian manapun dalam organisasi. Baik bagian
yang menjalanan tugas fasilitatif maupun tugas subtantif pasti akan menciptakan
arsip. Arsip yang tercipta dari bagian – bagian ini tentu arsip yang sesuai dengan
tugas dan fungsi bagian tersebut. Tugas fasilitatif adalah tugas yang dikerjakan
untuk menunjang tugas substantif. Hal ini dimaknai bahwa kata fasilitatif
diartikan sebagai sarana untuk melancarkan pelaksanaan fungsi. 9 Misalnya bagian
yang menjalankan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan dan lainnya,
sedangkan tugas subtantif adalah kelompok kegiatan utama organisasi
bersangkutan, misalnya Depatemen Kesehatan bagian subtantifnya adalah
8
Ibid.
9
Aprianto “Peranan Tugas Fasilitatif dalam Pencapaian Tugas dan
Fungsi Widyaiswara” dalam http://apri76.wordpress.com/2009/02/21/peranantugas-fasilitatif-dalam-pencapaian-tugasdan-fungsi-widyaiswara/ diakses tanggal
4 Januari 2014 jam 15.45 WIB.
4
masalah kesehatan, Departemen Pertanian kegiatan subtantifnya adalah masalah
pertanian.10
Salah satu bagian dalam organisasi yang banyak menciptakan arsip yaitu
bagian yang menangani masalah Administrasi, Keuangan dan Umum. Di bagian
ini tentu terdapat berbagai macam bidang lagi. Salah satu bagian yang ditangani
yaitu tentang kepegawaian. Bagian kepegawaian tentu lebih kepada mengelola
personal file atau arsip kepegawaian. Arsip kepegawaian adalah arsip yang
berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya: daftar riwayat hidup, surat
lamaran, surat – surat pengangkaan pegawai, absensi pegawai, kartu tik pegawai,
kartu pegawai.11. Arsip yang dikelola dan ditata yaitu arsip yang menunjang
seluruh kebutuhan pegawai di organisasi tersebut. Pengelolaan personal file yang
baik tentu akan membantu penemuan kembali arsip dengan mudah sehingga dapat
membantu dalam hal pengambilan keputusan, barang bukti dan kegiatan lainnya
yang menyangkut pribadi dari pegawai suatu organisasi.
Kebutuhan terhadap informasi dalam suatu organisasi merupakan
kebutuhan yang sangat mendasar dan arsip merupakan salah satu sumber
informasi yang dapat dipercaya. Arsip mempunyai peranan penting dalam
organisasi maupun individu dalam organisasi tersebut. Dengan adanya arsip maka
proses administrasi dan manajemen dalam organisasi dapat berjalan. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
10
Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama, 1977), hlm. 35.
11
Ig. Wursanto, Kearsipan 1, (Yogyakarta: Kanisius,1991), hlm. 21.
5
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. 12 Arsip dan organisasi
merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tentu tidak dapat berjalan
tanpa adanya arsip. Arsip bagi organisasi yaitu sebagai tulang puggung organisasi,
sebagai bukti sah di pengadilan, sebagai memori organisasi, sebagai alat
pengambilan keputusan, sebagai aset organisasi, sebagai sarana investigasi,
sebagai darah organisasi, dan sebagai bukti sejarah.13
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada merupakan salah satu
fakultas yang ada di Universitas Gadjah Mada. Arsip yang berada di bagian
apapun tentu perlu penanganan yang serius. Begitu pula arsip yang ada di Fakultas
Ilmu Budaya. Salah satu arsip yang sangat penting adalah personal file atau arsip
kepegawaian. Penataan personal file yang baik tentu akan membantu dalam temu
kembali arsip. Peningkatan volume arsip dalam suatu organisasi merupakan hal
yang tidak dapat dihindari. Oleh sebab itu diperlukan penataan arsip yang baik
sehingga jika akan melakukan proses penyusutan arsip akan lebih mudah.
Personal file perlu ditangani agar informasi yang terdapat didalam arsip tersebut
dapat berguna bagi berjalannya suatu organisasi atau bahkan dapat dijadikan
sebagai alat bukti hukum. Dokumen seorang pegawai akan terus meningkat
seiring dengan banyaknya aktivitas atas nama instansi sehingga diperlukan
penataan yang laik. Arsip – arsip yang tercipta tentu dapat dijadikan sebagai salah
satu alat untuk mencapai tujuan dari organisasi.
12
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta
dan Pergurun Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), hlm.2.
13
Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital, (Yogyakatra: Kanisius,
2011), hlm. 10.
6
Dari pembahasan latar belakang diatas dapat dibuat rumusan masalah
sebagai berikut:
a. Bagaimana penataan Personal File di Fakultas Ilmu Budaya UGM?
b. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan untuk penataan
Personal File di Fakultas Ilmu Budaya UGM?
c. Apa saja kendala yang dihadapi dalam penataan Personal File di
Fakultas Ilmu Budaya UGM?
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari dilakukannya praktik kerja lapangan ini antara lain. Pertama,
untuk mengetahui bagaimana sistem penataan personal file di Seksi Administrasi,
Keuangan dan Umum Fakultas Ilmu Budaya UGM. Kedua, untuk mengetahui
sarana dan prasarana yang digunakan dalam penataan personal file di Fakultas
Ilmu Budaya. Ketiga, untuk mengetahui kendala dan masalah yang dihadapi
dalam penataan personal file serta untuk mengetahui faktor – faktor yang
menghambat penataan arsip.
Manfaat dilakukan praktik kerja lapangan ini bagi penulis antara lain dapat
mempraktikkan ilmu yang didapat selama perkuliahan. Dapat mengetahui
bagaimana sistem penataan arsip di instansi. Dapat menambah wawasan penulis
tentang penataan personal file. Dapat mengetahui kendala yang dihadapi dalam
penataan personal file. Dapat mengetahui faktor penghambat penataan personal
file. Dapat menyimpulkan penggunaan sistem penataan yang tepat di suatu
instansi.
7
C. Metode Pegumpulan Data
Dalam pengumpulan data penulis menggunakan beberapa metode yang
dilakukan secara akurat tepat dan sesuai dengan tema yang dipilih. Metode yang
akan digunakan antara lain:
Pertama yaitu penggunaan bahan pustaka. Bahan pustaka adalah dokumen
yang memberikan informasi ilmiah, dan bisa dijadikan sitasi atau landasan teori
dalam suatu karya ilmiah, seperti informasi yang terdapat di buku, jurnal tercetak
maupun elektronik, hasil penelitian, surat kabar, majalah, dan bahan pustaka
lainnya. 14 Penulis mengumpulkan data dari berbagai sumber bahan pustaka,
literatur-literatur dan buku-buku yang berkaitan dengan tema, yaitu penataan
arsip. Bahan pustaka ini digunakan sebagai referensi untuk merumuskan konsep
penatan arsip dan untuk melengkapi data serta sebagai perbandingan dengan
keadaan lapangan.
Metode yang kedua adalah pengamatan langsung (observasi). Teknik yang
digunakan dalam observasi ini yaitu observasi partisipan. Observasi partisipasi
adalah observasi yang melibatkan peneliti atau observer secara langsung dalam
kegiatan pengamatan di lapangan. Jadi, peneliti bertindak sebagai observer,
artinya peneliti merupakan bagian dari kelompok yang ditelitinya. 15 Penulis
melakukan pengamatan langsung untuk mengetahui keadaan sebenarnya dalam
14
Ridwan Nur Arifin, “Pengertian Bahan Bacaan dan Bahan Pustaka”
dalam http://coretanridwan.blogspot.com/2013/06/pengertian-bahan-bacaan-danbahan.html diakses tanggal 15 Januari 2014 jam12.41
15
“Observasi
(pengamatan Langsung
di
Lapangan)”
dalam
http://klikbelajar.com/umum/observasi-pengamatan-langsung-di-lapangan/
di
akses tanggal 15 Januari 2014 Januari 2014 jam 12.50
8
pelaksanaan penataan arsip inaktif. Dengan adanya pegamatan langsung ini
penulis bisa mendapatkan data atau informasi yang lebih nyata dalam
penelitiannya.
Metode yang ketiga yaitu wawancara (interview). Wawancara adalah suatu
cara mengumpulkan data dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada
seorang informan atau autoritas atau seorang ahli yang berwenang dalam suatu
masalah.16 Metode ini bertujuan untuk pengumpulan data yang dilakukan oleh
penulis dengan cara melakukan wawancara kepada petugas yang melakukan
penataan personal file atau orang yang berwenang di bagian kearsipan. Dalam hal
ini pertanyaan yang diajukan berhubungan dengan masalah yang mengacu pada
tema yang diambil. Media yang digunakan untuk melakukan wawancara tersebut
antara lain dengan mengunakan media tulis dan media elektronik. Wawancara ini
bertujuan untuk memperoleh data primer dalam laporan tugas akhir.
D. Tinjauan Pustaka
Bahan pustaka yang digunakan untuk penulisan tugas akhir ini antara lain:
Pertama buku karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang berjudul
Manajemen Kearsipan Modern terbitan Gava Media tahun 2005. Dalam buku ini
mereka membahas tentang pengelolaan arsip mulai dari sistem kearsipan,
prosedur kearsipan, penyimpanan arsip bahkan hingga penggunaan komputer
dalam manajemen kearsipan. Dari beberapa bab yang ada, terdapat bab yang dapat
16
Anna
Gustiana
“Wawancara
Adalah”
dalam
http://bahasaindonesiaanna.blogspot.com/2010/05/wawancara-adalah.html diakses
tanggal 15 Januari 2014 Jam 12.57
9
membantu penulis dalam penataan arsip yaitu bab mengenai prosedur kearsipan,
mengindeks, dan sistem penyimpanan arsip.
Buku kedua yang digunakan yaitu buku karangan Ig. Wursanto terbitan
Kanisius tahun 1991 yang berjudul Kearsipan 1. Ig. Wursanto membahas tentang
dasar penyimpanan arsip dan sistem pemberkasan (filing system) dan menjelaskan
tentang penataan arsip aktif yang dibagi menjadi tiga bentuk pemberkasan yaitu,
pemberkasan atas dasar angka, pemberkasan atas dasar abjad, dan pemberkasan
atas dasar masalah. Ig. Wursanto juga menjelaskan mengenai penyimpanan arsip
inaktif yang lebih sesuai jika disimpan secara terpusat.
Buku ketiga yang digunakan yaitu buku Manajemen Kearsipan karangan
Zulkifli Amsyah tahun 1995 terbitan PT Gramedia Pustaka Utama. Secara
keseluruhan buku ini membahas manajemen kearsipan mulai dari penciptaan
sampai dengan pemusnahan arsip. Selain itu buku ini juga membahas beberapa
sistem penyimpanan arsip yang dapat digunakan untuk arsip aktif maupun inaktif.
Pada bab 4 sampai bab 9 membahas mengenai sistem penyimpanan arsip. Sehigga
dapat digunakan sebagai acuan untuk penataan arsip personal file di Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Gadjah Mada.
Buku terakhir yang digunakan sebagai bahan pustaka untuk penulisan
tugas akhir ini yaitu buku A Modern Archiver Reader: Basic Reading on Archival
theory and Pracice oleh Maygene F. Daniels dan Timothy Walch terbitan
Nasional Archives and Records Services U.S. General Services Administration
10
Washington D.C tahun 1984. Buku ini terdiri dari 9 bagian yang membahas mulai
dari perkembangan arsip hingga manajemen arsip baik dinamis maupun statis.
E. Sistematika Penulisan
Penulisan tugas akhir ini terdiri dari empat bab yang bertujuan untuk
mempermudah pemahaman pembaca. Adapun uraian ringkas dari beb tersebut
anara lain:
Bab pertama membahas secara umum membahas mengenai latar belakang
pemilihan tema untuk penulisan tugas akhir, tujuan penulisan tugas akhir,
rumusan masalah yang akan diangkat dalam penulisan tugas akhir dan manfaat
penulisan tugas akhir.
Bab kedua membahas mengenai profil dari Fakultas Ilmu Budaya UGM.
Mulai dari sejarah Fakultas Ilmu Budaya, sruktur organisasi, tugas dan fungsi,
serta visi dan misi dari Fakultas Ilmu Budaya UGM.
Bab ketiga merupakan bab inti dari penulisan tugas akhir. Pada bab ini
berisi gambaran umum tentang pengorganisasian personal file, sistem penataan
personal file, serta kendala yang dihadapi dalam penataan personal file di Bagian
Kepegawaian Fakultas Ilmu Budaya UGM.
Bab keempat adalah bab penutup dari tugas akhir ini. Pada bab ini berisi
tentang kesimpulan dan saran untuk pelaksanaan penaaan personal file agar dapat
dimanfaatkan dengan baik.
11