analisis dan perancangan sistem informasi

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI ANGGARAN
BELANJA DAN PENGELOLAAN PROYEK
Sheila Novi Hapsari, Natalia Limantara, Sarwo Edy
Handoyo
Binus University, Jakarta, 081808755192, [email protected]
Abstrak
The application of information system is not only required for trading company but also for
construction company as a service company. Information system in a construction company can be
used to support the company’s activities such as planning, scheduling, supervising and reporting. The
purposes of this study are analyzing current information system, identifying company’s problems and
designing new information system that match the company’s requirements. Analysis method that’s
been used is Satzinger, Jackson and Burd’s object oriented and design-unified process disciplines that
consists inception, elaboration, construction and transition phase, but the transition phase is excluded
in this study. The design method that’s been used is Satzinger, Jackson and Burd’s Unified Modeling
Language (UML) that models the requirement models, use case realization and design activities and
environment. The research results show that the company shall be using a software application that
has RAB and Contract’s templates to shorten the making time. It is also suggested that the company
shall make a detailed project’s document to make the construction project supervision can be more
effective. An integrated information system which has a database to store project’s construction data
can helps the company to process data and delivers important information that’s required by the
company to make decisions. To improve the company’s internal control, it is best for the company to
grant a limited access for the workers to ensure the project document’s security. It is concluded that
accounting information system for administration and project management can solves the company’s
problems. (SNH)
Keywords : Accounting Information System, construction company, object oriented and designunified process disciplines, Unified Modeling Language, management, project.
Penerapan sistem informasi tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan dagang tetapi juga oleh
perusahaan konstruksi yang merupakan perusahaan jasa. Sistem informasi di dalam perusahaan
konstruksi dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan aktivitas seperti
perencanaan, penjadwalan, pengawasan sampai pembuatan laporan. Tujuan penelitian ini adalah
untuk menganalisis sistem informasi yang sedang berlangsung, mengidentifikasi masalah-masalah
yang ada serta merancang sistem informasi baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Metode
analisis yang digunakan adalah object oriented and design-unified process disciplines oleh Satzinger,
Jackson dan Burd yang terdiri dari inception, elaboration, construction dan transition, tetapi tahap
transition tidak dibahas di dalam penelitian ini. Metode perancangan yang digunakan adalah Unified
Modeling Language (UML) oleh Satzinger, Jackson dan Burd yang memodelkan requirement models,
use case realization dan design activities and environment. Hasil penelitian menunjukkan bahwa
perusahaan sebaiknya menggunakan suatu aplikasi yang memiliki template RAB dan kontrak agar
waktu pembuatannya dapat diselesaikan dengan lebih cepat. Perusahaan juga disarankan untuk
membuat dokumen proyek yang terperinci agar proses pengawasan pembangunan proyek dapat
dilakukan dengan lebih efektif. Adanya sistem informasi terintegrasi yang memiliki database untuk
menyimpan data pengerjaan proyek dapat membantu perusahaan memproses data dengan lebih cepat
dan menghasilkan informasi-informasi penting yang dibutuhkan perusahaan untuk mengambil
keputusan. Untuk meningkatkan pengendalian internal di dalam perusahaan, sebaiknya diberikan
akses terbatas bagi karyawan sehingga informasi yang tersedia di dalam dokumen dapat dijaga
keamanannya. Simpulan yang dapat diambil adalah masalah-masalah yang terjadi di perusahaan
dapat diselesaikan dengan adanya sistem informasi akuntansi untuk administrasi dan pengelolaan
proyek. (SNH)
Kata Kunci : Sistem informasi akuntansi, perusahaan konstruksi, object oriented and designunified process disciplines, Unified Modeling Language, pengelolaan, proyek.
PENDAHULUAN
Saat ini kecepatan dan ketepatan memegang peranan penting di dalam pengambilan keputusan
perusahaan, hal ini membuat banyak perusahaan mulai memanfaatkan teknologi informasi dan sistem
informasi yang terintegrasi untuk dapat mencapai hal tersebut. “Penggunaan sistem informasi
membuat berbagai pekerjaan menjadi lebih terintegrasi, tidak tergantung tempat dan waktu serta dapat
menyajikan informasi secara terpusat dan real time” (Agustiawan : 2011). Sistem informasi yang baik
akan memberikan manfaat kepada perusahaan seperti adanya kelancaran informasi dan efisiensi kerja,
sehingga akan meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Sistem informasi yang didukung dengan
penggunaan teknologi komputer membuat keterlibatan manusia di dalam proses bisnis perusahaan
menjadi berkurang dan mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat karena kesalahan di dalam
pekerjaan dan waktu pemrosesan yang lambat juga ikut berkurang.
Sistem informasi yang didukung dengan penggunaan teknologi komputer membuat keterlibatan
manusia di dalam proses bisnis perusahaan menjadi berkurang dan mampu menghasilkan informasi
yang lebih akurat karena kesalahan di dalam pekerjaan dan waktu pemrosesan yang lambat juga ikut
berkurang.
Penerapan sistem informasi tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan penyedia barang
dan jasa dimana keperluan informasi atas produk atau jasa yang mereka sediakan sangatlah penting
untuk jalannya operasi bisnis perusahaan, tetapi sistem informasi juga dibutuhkan oleh perusahaanperusahaan konstruksi baik untuk pemilik proyek maupun pelaksana proyek. “Production planning
and scheduling which represents one of the key activities of production management and sometimes
greatly influences the production performance” (Ferencíková : 2012), karena itu sangatlah penting
bagi perusahaan yang bergerak baik di bidang produksi maupun pembangunan untuk melakukan
aktivitas-aktivitas perencanaan dan penjadwalan, karena hal ini dapat mempengaruhi kinerja
operasional perusahaan. Di dalam perusahaan konstruksi, aktivitas-aktivitas ini disebut manajemen
proyek.
Manajemen proyek konstruksi adalah perencanaan koordinasi secara keseluruhan dan mengontrol
suatu proyek dari awal sampai akhir supaya proyek memenuhi waktu, biaya dan kualitas sesuai
dengan yang direncanakan (Supriyanti, Thoyib dan Unas : 2011). Sistem informasi di dalam
perusahaan konstruksi dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan administrasi
dan manajemen proyek yang dimulai dari perencanaan, penjadwalan, pengawasan sampai pembuatan
laporan-laporan akuntansi dan laporan-laporan lainnya yang terkait dengan pelaksanaan proyek.
Penggunaan suatu sistem juga akan membantu perusahaan untuk dapat mengetahui apakah
penyelesaian proyek sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan, sehingga sistem informasi
yang digunakan untuk manajemen proyek adalah sistem informasi yang mampu menghasilkan
informasi-informasi mengenai efisiensi kinerja operasional perusahaan dalam mengelola suatu proyek.
PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan merupakan salah
satu unit bisnis dari PT PLN (Persero) WKSKT yang memiliki tugas untuk melakukan konstruksi
jaringan listrik daerah Kalimantan Selatan dan Kalimantan Tengah. Dalam melakukan proses
konstruksi, perusahaan akan dibantu oleh rekanan yang merupakan pemenang dari lelang proyek yang
bersangkutan. Terdapat beberapa gejala baik dalam aktivitas konstruksi ataupun realisasi anggaran
belanja, seperti terjadinya keterlambatan pelaksanaan proses konstruksi, waktu penyelesaian proses
konstruksi tidak sesuai dengan perencanaan, dan sulitnya perolehan suatu informasi terkait suatu
proyek.
Berikut ini adalah masalah-masalah anggaran belanja dan pengelolaan proyek pada PT PLN
(Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan:
1. Sistem pencatatan RAB dan pembuatan Kontrak kurang memadai.
2. Dokumen yang digunakan pada proses pengawasan atas pekerjaan pembangunan belum lengkap.
3. Perusahaan kesulitan memperoleh informasi dan laporan terkait dengan perencanaan,
pembangunan dan penutupan pekerjaan pembangunan.
4. Pengendalian internal perusahaan terhadap hak akses atas dokumen yang terkait dengan suatu
proyek masih kurang.
1.
2.
3.
Tujuan dari penulisan karya tulis ini adalah sebagai berikut:
Menganalisis sistem informasi pengelolaan proyek yang sedang berlangsung di PT PLN (Persero)
WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
Mengidentifikasi masalah-masalah yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan proyek PT
PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
Merancang sistem informasi untuk pengelolaan proyek sesuai dengan kebutuhan PT PLN
(Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
METODE PENELITIAN
1.
2.
Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah sebagai berikut:
Wawancara. Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang terlibat dan bertanggung jawab
langsung terhadap sistem informasi pengelolaan proyek saat ini sehingga dapat diperoleh
informasi mengenai sistem informasi yang sedang berjalan. Wawancara dilakukan di kantor PT
PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan di Banjarbaru
Kalimantan Selatan dan melibatkan Pejabat Pembuat Komitmen (P2K), Pelaksana Teknis
Pengendalian Kontrak serta Pokja Pengadaan Barang / Jasa, Pelaksana Teknis Engineer Teknis
dan Direksi Pekerjaan, Pelaksana Teknis Engineer Teknis dan Supervisor, Bendahara
Pengeluaran, Sekretaris.
Observasi. Observasi dilakukan pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan
Listrik Perdesaan untuk mengetahui sistem informasi dan prosedur yang terkait dengan
administrasi dan pengelolaan proyek yang sedang berjalan, dimulai dari perencanaan,
penjadwalan, pengawasan dan pelaporan, serta mendapatkan data yang terkait dengan kegiatankegiatan tersebut, dimana observasi ini dilakukan dari tanggal 9 Maret 2015 sampai dengan 5 Juni
2015 dan bertempat di kantor PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik
Perdesaan di Banjarbaru Kalimantan Selatan.
Metode analisis yang digunakan adalah dengan menerapkan object oriented and design-unified
process disciplines oleh Satzinger, Jackson dan Burd (2012) yang memiliki tahapan-tahapan sebagai
berikut:
1. Inception. Mengumpulkan data dan informasi mengenai PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk
Pembangunan dan Listrik Perdesaan dengan melakukan studi lapangan sehingga dapat diketahui
permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan, sistem yang sedang berjalan, dan juga kebutuhan
sistem yang diperlukan. Di dalam tahap ini akan dibuat proses bisnis usulan, ruang lingkup
sistem, serta perkiraan biaya dan jadwal.
2. Elaboration. Membuat perincian atas kebutuhan-kebutuhan PT PLN (Persero) WKSKT Unit
Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan terhadap sistem usulan dan memfinalisasi ruang
lingkup sistem. Sistem usulan kemudian akan dirancang. Di dalam tahap ini akan didapatkan
biaya dan jadwal yang sebenarnya dari perancangan sistem usulan.
3. Construction. Memodelkan, membangun dan menguji semua fungsi yang terdapat di dalam
sistem usulan. Memastikan bahwa sistem usulan dapat digunakan dilingkungan pengguna akhir
dan menyediakan dokumen-dokumen pembantu.
4. Transition. Melakukan perubahan sistem lama dengan sistem usulan. Sistem usulan akan
digunakan dilingkungan pengguna akhir dan akan dinilai serta diuji semua fungsinya. Di dalam
tahap ini, fokus utama ada pada perbaikan sistem yang telah dibuat dan mampu menyelesaikan
masalah-masalah dalam proses konfigurasi, instalasi dan penggunaannya.
Metode perancangan yang digunakan adalah menggambarkan pengembangan berorientasi objek
dengan menerapkan Unified Modeling Language (UML) oleh Satzinger, Jackson dan Burd (2012)
dimana proses pemodelannya adalah sebagai berikut:
1.
2.
Memodelkan requirement models yang ada, dimana di dalamnya terdapat activity diagram, use
case diagram, use case description, dan domain model class diagram.
Memodelkan usecase realization dan design activities and environment, dimana akan
digambarkan dengan multilayer design system sequence diagram, updated class diagram,
package diagram, user interface, design the environment, dan software architecture.
HASIL DAN BAHASAN
Berikut adalah beberapa solusi yang dapat diterapkan untuk PT PLN (Persero) WKSKT Unit
Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan dalam menghadapi permasalahan yang ada:
1. Berkaitan dengan waktu pencatatan RAB dan pembuatan Kontrak yang cukup lama serta
terdapatnya beberapa kesalahan perhitungan di dalam RAB dan Kontrak. Perusahaan membuat
RAB baru dengan menggunakan dokumen RAB sebelumnya. Kesalahan perhitungan yang sering
terjadi ada karena formula yang digunakan untuk RAB baru berbeda yang formula yang
digunakan di RAB sebelumnya. Waktu yang digunakan perusahaan untuk melakukan pengecekan
untuk RAB inilah yang membuat waktu pembuatan RAB memakan waktu yang cukup lama.
Sementara dalam pembuatan Kontrak, perusahaan tidak memiliki template yang tetap, sehingga
akan memakan waktu lama dalam proses pengetikan dan pengubahan data-data Kontrak.
Sebaiknya perusahaan mulai menggunakan suatu aplikasi yang memiliki template perhitungan
RAB beserta rincian-rinciannya dan template pembuatan kontrak agar pencatatan RAB dan
pembuatan Kontrak dapat diselesaikan dengan lebih cepat dimana waktu pencatatan RAB dan
pembuatan Kontrak sebelumnya yang mencapai satu bulan dapat dipersingkat menjadi satu
minggu atau bahkan satu hari. Aplikasi ini juga memungkinkan untuk memastikan bahwa nilai
RAB dan Kontrak tidak melebihi nilai anggaran maupun nilai penawaran rekanan yang menjadi
pemenang lelang.
2. Berkaitan dengan proses pengawasan pekerjaan pembangunan yang belum dilengkapi dengan
dokumen lengkap. Dalam melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pembangunan, Supervisor
mencatat progress proyek hanya berdasarkan laporan harian yang diberikan oleh rekanan.
Sebaiknya perusahaan membuat dokumen rincian mengenai proyek yang dikerjakan oleh rekanan
agar dapat memonitor waktu pengerjaan sehingga dapat diketahui efisiensi pengerjaan suatu
proyek, dimana dapat diketahui apakah suatu pekerjaan mengalami keterlambatan atau tidak.
Dokumen rincian ini dibuat sesuai dengan rincian pekerjaan yang terdapat di dalam RAB dan
terintegrasi dengan tahapan/termin progress proyek yang tercatat di dalam Kontrak.
3. Berkaitan dengan kesulitan perusahaan dalam memperoleh informasi dan laporan terkait dengan
perencanaan, pembangunan dan penutupan pekerjaan pembangunan. Pencatatan proyek yang
masih manual dan menggunakan sistem berbasis file yang tersebar di banyak komputer,
menyebabkan perusahaan kesulitan dalam memperoleh informasi dan melihat laporan mengenai
proyek yang sedang atau telah dilaksanakan. Sebaiknya perusahaan menggunakan suatu sistem
yang memiliki database yang mampu menyimpan data pengerjaan proyek dimana pencatatan data
untuk setiap tahapan proyek terintegrasi dengan baik, sehingga perusahaan nantinya dapat
mengolah data tersebut dan menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan dalam waktu yang
lebih cepat.
4. Berkaitan dengan pengendalian internal perusahaan yang masih kurang atas hak akses karyawan
terhadap dokumen suatu proyek, dimana semua karyawan perusahaan dapat mengakses dan
melihat dokumen-dokumen pekerjaan proyek dengan bebas. Sebaiknya perusahaan memberikan
akses terbatas bagi karyawan untuk dapat melihat dokumen-dokumen proyek, terutama dokumen
progress proyek. Dengan akses terbatas ini, dokumen tersebut hanya dapat diakses oleh karyawan
terkait (Supervisor yang bertanggung jawab), sehingga resiko terjadinya kecurangan dapat
diminimalisir dan bahkan dihilangkan.
Di dalam sistem usulan, sebuah System Vision Document dikembangkan untuk mengidentifikasi
keuntungan yang didapatkan perusahaan beserta kemampuan fungsional yang dimiliki oleh sistem.
Gambar 1 menampilkan System Vision Document untuk sistem usulan pada PT PLN (Persero)
WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan.
Gambar 3.1 System Vision Document Sistem Informasi Akuntansi Anggaran Belanja dan
Pengelolaan Proyek PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik
Perdesaan
Perancangan dan pengembangan sistem informasi akuntansi administrasi dan pengelolaan proyek
pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan dilakukan untuk
mendukung proses inisiasi, perencanaan, pengawasan pelaksanaan pembangunan proyek, penutupan
proyek serta pencatatan jurnal, pembuatan laporan dan pengendalian internal untuk menghindari
kecurangan pencatatan dan kebocoran informasi. Sistem usulan yang dirancang dan dikembangkan
diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengelola proyek dengan lebih efektif dan efisien,
seperti dengan memungkinkan perusahaan untuk membuat RAB dan Kontrak dalam waktu yang
relatif cepat dari sebelumnya, menyediakan dokumen-dokumen terperinci untuk proses pengawasan
pekerjaan pembangunan yang dilakukan oleh rekanan, laporan-laporan berisi informasi yang akurat
mengenai pekerjaan proyek dan penggunaan dana proyek yang pada akhirnya akan membantu
perusahaan dalam membuat keputusan dengan lebih baik.
Tahap awal inisiasi proyek yang dilakukan perusahaan setiap tahunnya adalah menerima usulan
proyek dari area. Pimpinan Prodes Kalsel (P2K) akan memilih usulan-usulan area dan menjadikannya
prioritas dengan memasukkan proyek usulan ke dalam sistem. Pada saat proyek usulan area
dimasukkan, P2K juga akan memasukkan anggaran yang terkait dengan proyek tersebut. Dari data
proyek usulan, P2K akan membuat RKA-KL dan memasukkannya ke dalam sistem. P2K akan
memilih tanggal pelaksanaan proyek usulan di dalam RKA-KL. RKA-KL yang telah disetujui akan
ditambahkan data baru seperti asbuilt drawing beserta pembuat gambar dan akan dibuatkan Perintah
Kerja oleh P2K.
Setelah proses inisiasi proyek selesai, perencanaan pekerjaan pembangunan proyek akan mulai
dibuat. Proses ini dimulai pada saat Panitia Lelang melihat Perintah Kerja yang telah dibuat P2K yang
terekam di dalam sistem. Panitia Lelang yang telah melihat Perintah Kerja kemudian membuat
dokumen lelang dari data proyek usulan yang telah disetujui. Setelah panitia penerima dan pelelangan
selesai melakukan pelelangan dan telah menetapkan pemenang, hasil dari pelelangan tersebut akan
dimasukkan ke dalam sistem dengan mencatat nomor lelang, harga penawaran dan data pemenang
lelang. P2K akan membuat Surat Pemberitahuan Pemenang Barang dan Jasa (SPPBJ) di form SPPBJ
sesuai dengan data pemenang lelang yang telah tersimpan. P2K kemudian akan membuat kontrak dan
mencatatkan RAB dari penawaran rekanan ke dalam sistem. Pada saat pembuatan kontrak, P2K akan
mencatatkan persentase termin dan waktu jatuh tempo pelaksanaan pekerjaan pembangunan yang
telah disepakati sebelumnya dengan rekanan. Setelah kontrak dicetak dan ditandatangani oleh kedua
pihak, P2K akan membuat Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) di form SPMK, mencetaknya dan
mengirimkannya kepada rekanan.
Proses pembangunan proyek akan dikerjakan setelah proses perencanaan pekerjaan pembangunan
proyek. Proses ini akan diawali dengan dilihatnya Perintah Kerja oleh Supervisor dan Direksi
Pekerjaan. Selama masa pelaksanaan pekerjaan proyek, supervisor akan mencatat progress pekerjaan
proyek setiap minggunya yang didapat dari rekanan ke dalam sistem. Supervisor akan membuat
laporan mingguan dan bulanan dari data progress yang tersimpan. Di saat ada keterlambatan
pekerjaan, supervisor akan mencatat progress pekerjaan proyek dan memilih status terlambat di form
progress. P2K kemudian akan membuat dokumen keterlambatan dan menyimpannya ke dalam sistem.
Progress proyek yang terekam akan terus bertambah hingga mencapai seratus persen, apabila
progress proyek mencapai suatu batas persentase tertentu atau telah sesuai dengan termin proyek yang
telah dibuat sebelumnya, maka sistem akan menampilkan suatu notifikasi dan Direksi Pekerjaan akan
mengeluarkan surat perintah perjalanan dinas kepada supervisor yang berkaitan. Apabila pekerjaan
pembangunan yang dilaksanakan rekanan telah diselesaikan dan waktu pengerjaannya sesuai dengan
waktu jatuh tempo pekerjaan yang ada, Direksi Pekerjaan akan membuat Berita Acara Pelaksanaan
Pekerjaan (BAPP) dan menyimpannya ke dalam sistem. Di dalam proses pembangunan proyek,
apabila terjadi perubahan di dalam pekerjaan pembangunan, rekanan akan mengajukan amandemen
atau addendum kepada Prodes Kalsel. P2K akan membuat RAB Addendum yang berisikan
penyesuaian dari perubahan pekerjaan dan kemudian membuat Addendum di dalam form Addendum.
Proses penutupan proyek akan terjadi pada saat persentase pekerjaan pembangunan mencapai
seratus persen dan telah dilakukan pengukuran. Supervisor Prodes Kalsel akan membuat Berita Acara
Energize Test dan menyimpannya ke dalam sistem. BA Energize Test kemudian akan dicetak dan
ditandatangani oleh supervisor Area dan supervisor Prodes Kalsel. Direksi Pekerjaan kemudian akan
membuat Berita Acara Pemeriksaan / Penerimaan Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima Tahap I di
dalam sistem. Kemudian semua Berita Acara tersebut akan dicetak dan ditandatangani oleh supervisor,
rekanan, dan Direksi Pekerjaan. Setelah masa pemeliharaan berakhir, P2K akan membuat Berita
Acara Serah Terima Tahap II di dalam sistem, dan Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan
akan menyerahkan hasil pekerjaan pembangunan kepada Kantor PLN Wilayah Kalimantan Selatan
dan Kalimantan Tengah.
Pada proses anggaran belanja dan pengeluaran proyek atas pelaksanaan pekerjaan pembangunan
proyek yang terjadi selama proyek berlangsung, Bendahara Pengeluaran akan memproses setiap
tagihan rekanan yang masuk baik uang muka maupun termin dan mencatatkannya ke dalam sistem
dengan melihat data BAPP. P2K akan melihat tagihan pembayaran yang terekam di dalam sistem dan
menbuat serta mencetak SPP di dalam form SPP. P2SPM kemudian akan mencatat nomor SPM dan
SP2D ke dalam sistem pada saat perusahaan mendapatkan SP2D dari KPPN. Bendahara Pengeluaran
akan mencetak laporan jurnal dan kemudian P2K akan mencetak laporan proyek.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem informasi akuntansi
anggaran belanja dan pengelolaan proyek pada PT PLN (Persero) Wilayah Kalimantan Selatan dan
Kalimantan Tengah Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan, berikut adalah kesimpulan yang
didapatkan:
1. Analisis yang dilakukan di PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik
Perdesaan meliputi analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dan sistem informasi
pengelolaan proyek yang sedang berlangsung.
2. Masalah-masalah yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan proyek PT PLN (Persero)
WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan antara lain:
• Pencatatan RAB dan pembuatan Kontrak memakan waktu selama satu bulan yang tergolong
cukup lama dan memiliki beberapa kesalahan perhitungan.
• Dokumen yang digunakan pada proses pengawasan atas pekerjaan pembangunan belum
lengkap.
• Perusahaan kesulitan memperoleh informasi dan laporan terkait dengan perencanaan,
pembangunan dan penutupan pekerjaan pembangunaan.
• Pengendalian internal perusahaan terhadap keamanan informasi yang terdapat di dalam
dokumen masih kurang.
Dimana solusi untuk pemecahan masalah tersebut adalah sebagai berikut:
• Adanya suatu aplikasi perangkat lunak yang memiliki template perhitungan RAB beserta
rincian-rinciannya dan template pembuatan kontrak dapat mempercepat waktu pembuatan
kontrak, dimana waktu pencatatan RAB dan Kontrak sebelumnya yang mencapai satu bulan
dapat dipersingkat menjadi satu minggu atau bahkan satu hari.
• Dengan adanya dokumen terperinci yang dibuat sesuai dengan rincian pekerjaan yang
terdapat di dalam RAB dapat membuat Supervisor melakukan pekerjaan pengawasan dengan
lebih efektif.
• Adanya sistem informasi terintegrasi yang memiliki database untuk menyimpan data
pengerjaan proyek dapat membuat perusahaan memproses data dengan lebih cepat dan
menghasilkan informasi-informasi penting yang dibutuhkan perusahaan dalam membuat
keputusan.
• Adanya akses terbatas bagi karyawan untuk dapat melihat dokumen-dokumen perusahaan
sebagai bentuk pengendalian internal dapat memastikan keamanan data dari tindakan
pencurian data dan penyebaran data ke pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
3. Perancangan sistem informasi untuk pengelolaan proyek dibuat sesuai dengan kebutuhan PT
PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan seperti adanya Form
RAB, Form Kontrak, Form Tahapan Progress dan Termin Proyek, dan Form Login untuk
membatasi akses setiap karyawan terhadap sistem.
Sementara berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan untuk memaksimalkan kinerja dari
sistem yang digunakan:
1. Sistem informasi akuntansi yang diusulkan untuk perusahaan perlu dilakukan pengujian terlebih
dahulu. Pengujian ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem informasi akuntansi telah
memenuhi kebutuhan perusahaan dan tidak memiliki bugs yang dapat mempengaruhi kinerja
sistem.
2. Pelatihan karyawan dalam menggunakan sistem informasi akuntansi perlu diadakan oleh
perusahaan agar karyawan dapat memahami cara kerja sistem sehingga dapat menggunakan
sistem tersebut dalam melakukan aktivitas bisnis perusahaan. Pelatihan ini juga dilakukan untuk
menunjang tingkat keberhasilan penerapan sistem baru.
3. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan perlu dilakukan maintenance dan backup data secara
berkala, agar resiko kerusakan dan kehilangan data dapat dihindari oleh perusahaan.
4. Sistem informasi akuntansi sebaiknya dievaluasi secara berkala oleh perusahaan, sehingga apabila
terjadi perubahan atau pengembangan bisnis, sistem informasi akuntansi yang diterapkan dapat
dikembangkan sesuai dengan proses bisnis yang berjalan di perusahaan dan kebutuhan
perusahaan saat itu.
REFERENSI
Agustiawan, Y. (2011). Perubahan dalam Organisasi pada Implementasi Sistem Informasi. Teknologi,
1(2), 110.
Ferencíková, D. (2012). Theory of Constraints Based Information System in Production Management.
Proceedings of the 8th European Conference on Management Leadership and Governance. 474.
Satzinger, J.W., Jackson, R.B., Burd, S.D. (2012). System Analysis and Design in a Changing World.
(6th Edition). Boston: Course Technology – Cengage Learning.
Supriyanti, D., Thoyib, A., Unas, S.E. (2011). Relevansi PMBOK 2008 Terhadap Materi Bidang
Manajemen Konstruksi Universitas Brawijaya. Jurnal Rekayasa Sipil, 5(3), 201.
RIWAYAT PENULIS
Sheila Novi Hapsari lahir di kota Banjarbaru pada 19 November 1992. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada 2015.