BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Kondisi arsip dinamis aktif di

BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kondisi arsip dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten
Bantul masih dalam keadaan kacau. arsip hanya diletakkan di rak-rak arsip dan hanya
diikat serta dibiarkan saja. Kondisi fisiknya pun banyak yang mengalami kerusakan baik
itu fisik maupun informasi arsip. hal tersebut dikarenakan di Bagian Tata Usaha belum
melakukan pemberkasan terhadap arsip dinamis aktif tersebut.
Kegiatan pemberkasan arsip dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Bantul meliputi
kegiatan memeriksa, mengindeks,
menempatkan arsip dan pembuatan daftar arsip dinamis aktif. Kegiatan memeriksa
bertujuan untuk meminimalisir agar tidak terjadi kehilangan surat, kemudian kegiatan
mengindeks yaitu kegiatan menentukan kata tangkap dari suatau surat atau dokumen
untuk kepentingan penyimpanan. Kegiatan menempatkan dokumen yang sudah diindeks
bertujuan agar arsip yang sudah di indeks dalam keadaan rapi pada saat dibagikan di
masing-masing unit kerja. Kegiatan terakhir yang dilakukan dalam rangka pemberkasan
arsip dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Bantul yaitu
pembuatan daftar arsip dinamis aktif, kegiatan ini bertujuan dapat membantu dalam
proses penemuan kembali, dapat mengetahui arsip apa saja yang telah dikelola dan yang
telah di simpan pada masing-masing unit kerja tersebut.
40
Sedangkan untuk menunjang kelancaran didalam pemberkasan arsip dinamis aktif
bagian Tata Usaha mempunyai beberapa sarana, sarana-sarana tersebut meliputi almari
arsip yang berfungsi sebagai tempat penataan arsip dinamis aktif yang telah dimasukkan
kedalam boks arsip. Kemudian boks arsip yang berfungsi sebagai pengaman fisik dari
arsip-arsip tersebut. Kemudian kertas HVS sebagai alat untuk membuat deskripsi arsip.
Dalam proses pemberkasan arsip dinamis aktif tersebut menemui beberapa
kendala antara lain SDM yang tidak mempunyai kompetensi dibidang kearsipan sehingga
menyulitkan penentuan langkah-langkah pengolahan arsip dinamis aktif. Kendala
selanjutnya adalah kurangnya sarana berupa tempat, di Dinas Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Bantul belum mempunyai pusat arsip ( Record Centre )
sehingga masih terjadi penumpukkan arsip dinamis aktif maupun arsip dinamis aktif di
unit pencipta.
B. Saran
Demi menunjang kelancaran dalam melaksanakan pemberkasan arsip dinamis
aktif, seharusnya pegawai Kantor Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten
Bantul menumbuhkan kepedulian terhadap arsip-arsipnya. Mengingat peran arsip
dinamis aktif masih digunakan seharusnya para pegawai berkemauan mengolah arsip
dinamis pada saat aktifnya. Adapun saran-saran dari penulis untuk Kantor Dinas Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Bantul.
1. Pembuatan ruang penyimpanan arsip dinamis aktif, mengingat volume arsip
dinamis aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Bantul
41
semakin bertambah, sehingga membutuhkan ruang yang cukup untuk
menampung arsip tersebut.
2. Pembuatan record center , hal ini perlu dilakukan agar penyimpanan arsip
dinamis inkatif dapat dilakukan mengingat arsip dinamis inaktif di Dinas
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Bantul masih bercampur dengan
arsip dinamis aktifnya sehingga tidak efisien.
3. Penambahan almari arsip, jumlah almari arsip di Dinas Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Bantul tidak sebanding dengan volume arsip dinamis
inaktif.
4. Penambahan SDM yang berkompetensi dibidang kearsipan, hal ini
dikarenakan di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Bantul hanya
mempunyai satu arsiparis yang mempunyai kompetensi dalam bidang
kearsipan. Hal ini sangat menghambat dalam proses pemberkasan arsip
dinamis aktif karena arsiparis juga melakukan pekerjaan yang lainnya.
5. Pembelian Rollapack, hal ini penting dilakukan untuk perlindungan arsip
dinamis inkatif.
6. Pembasmian hama perusak seperti tikus , arsip yang tersimpan selama ini tidak
menggunakan boks arsip, hal ini menyebabkan mudah terserang hama hewan
pengerat yang merusak fisik dan informasi arsip.