Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap Pimpinan telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal
Juli 2010
Plt. SEKRETARIS UTAMA,
GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 65 TAHUN 2010
TENTANG
PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan Lembaga Pemerintah Non
Kementerian yang mempunyai tanggung jawab sebagai penyelenggara kearsipan nasional
yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam
melaksanakan tanggung jawab ANRI perlu dukungan administrasi yang rapi dan sistematis,
sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Salah satu dukungan administrasi yang dilakukan adalah Pelayanan Terhadap
Pimpinan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik
Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010. Tugas dan fungsi Tata Usaha
Pimpinan adalah melaksanakan kegiatan Pelayanan Terhadap Pimpinan di lingkungan
Kepala, Sekretaris Utama, dan para Deputi.
Pelayanan Terhadap Pimpinan yang terpadu dan berkesinambungan sesuai dengan
pedoman dan aturan yang telah ditetapkan akan menunjang kinerja SDM dan keberhasilan
tujuan organisasi secara keseluruhan. Selain melakukan kegiatan Pelayanan Terhadap
Pimpinan juga melakukan koordinasi dengan unit–unit kerja lain yang terkait seperti Bagian
Kearsipan, Bagian Humas, Bagian Perencanaan, Bagian Keuangan dan Bagian
Kepegawaian.
Kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi di Bagian Tata Usaha Pimpinan dalam
Pelayanan Terhadap Pimpinan akan berhasil apabila ditunjang dengan Sumber Daya
Manusia yang mempunyai keterampilan bidang administrasi, kesekretarisan, komputer,
bahasa dan pengelolaan arsip yang baik. Bidang ketatausahan merupakan tolak ukur
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2keberhasilan administrasi dan pencapaian tujuan organisasi ANRI sesuai dengan visi dan
misinya.
B. Maksud dan Tujuan
Dengan adanya Prosedur Tetap Pelayanan Terhadap Pimpinan di lingkungan ANRI
dimaksudkan agar ada ketentuan/aturan serta proses yang jelas tentang Pelayanan Terhadap
Pimpinan terhadap pimpinan ANRI yang dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha Pimpinan
pada khususnya dan unit-unit kerja ANRI pada umumnya.
Tujuannya adalah untuk keseragaman dan ketertiban dalam kegiatan pelayanan
terhadap pimpinan baik segi administrasi maupun proses kerja dalam rangka pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh pimpinan ANRI.
C. Ruang Lingkup
Materi Prosedur Tetap Pelayanan Terhadap Pimpinan di Bagian Tata Usaha
Pimpinan adalah pengaturan agenda kegiatan pimpinan, penyelenggaraan rapat di
lingkungan pimpinan (rapat pimpinan, rapat baperjakat, rapat unit), penyiapan bahan
presentasi/pidato pimpinan, pelayanan persiapan perjalanan dinas pimpinan, pelayanan
telepon, dan penerimaan tamu pimpinan.
D. Dasar
1.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
2.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintah;
3.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
4.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua
kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 05 Tahun 2010;
5.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:
1.
Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang tata
cara kerja dan urutan kegiatan tertentu.
2.
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah
dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
3.
Penyiapan konsep naskah dinas adalah kegiatan pembuatan konsep naskah dinas sampai
dengan pengetikan final naskah dinas.
4. Pimpinan adalah seluruh Pejabat di ANRI yang memegang jabatan eselon I dan
eselon II.
5.
Pencatatan Naskah Dinas Masuk adalah kegiatan pencataan/agenda naskah dinas yang
masuk ke pimpinan dari instansi luar ANRI atau dari internal ANRI.
6.
Pencatatan Naskah Dinas Keluar adalah kegiatan pencatatan/agenda naskah dinas keluar
dari instansi ANRI kepada instansi lain yang terkait.
7.
Pendistribusian Naskah Dinas adalah kegiatan pendistribusian naskah dinas masuk.
yang telah mendapat disposisi dari pimpinan setingkat eselon I kepada unit-unit di
bawahnya setingkat eselon II dan termasuk naskah dinas keluar ANRI.
8.
Pengaturan agenda kegiatan pimpinan adalah pengaturan dan penjadwalan kegiatan
/acara pimpinan.
9.
Penjadwalan rapat pimpinan (Rapim) dan Rapat di lingkungan Sekretariat Utama adalah
pengaturan jadwal, undangan, dan tempat rapat.
10. Penyiapan bahan presentasi/pidato pimpinan adalah kegiatan penyiapan bahan
presentasi/pidato pimpinan dapat berupa slide atau naskah pidato.
11. Pelayanan persiapan perjalanan dinas pimpinan adalah kegiatan penyiapan berkas
termasuk di dalamnya surat perintah dan SPPD perjalanan dinas pimpinan.
12. Pelayanan telepon adalah kegiatan pelayanan penerimaan dan pelayanan telepon keluar
pimpinan.
13. Penerimaan tamu pimpinan adalah pengaturan waktu penerimaan tamu yang akan
menghadap kepada pimpinan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4BAB II
PROSEDUR PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN
A. Pengaturan Agenda/Jadwal Kegiatan Pimpinan
Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai
berikut:
1.
Staf/Arsiparis menerima dan mencatat naskah dinas dari internal/eksternal ANRI
tentang undangan rapat, permohonan narasumber, dan kunjungan kerja.
2.
a. Kepala Bagian (Kabag) TU Pimpinan menerima laporan tentang undangan rapat,
permohonan narasumber, dan kunjungan kerja untuk Kepala ANRI.
b. Kasubag TU Pimpinan menerima laporan tentang undangan rapat, permohonan
narasumber, dan kunjungan kerja untuk para Eselon I.
3.
Pimpinan menerima naskah dinas/informasi tersebut untuk menentukan keputusan
apabila ada pendelegasian.
4.
Kabag TU Pimpinan melakukan konfirmasi tentang kehadiran para pimpinan kepada
pihak eksternal/internal.
B. Penyelenggaraan Rapat di Lingkungan Pimpinan
Penyelenggaraan rapat di lingkungan pimpinan merupakan kegiatan pengaturan
rapat di lingkungan Pimpinan ANRI. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu
langkah-langkah yang berurutan sebagai berikut:
1.
Rapat Pimpinan
Rapat pimpinan dilakukan setiap bulan pada minggu pertama yang dihadiri
oleh Pimpinan tingkat eselon I, II dan III terkait yang membahas masalah-masalah
organisasi ANRI secara menyeluruh dan dipimpin oleh Kepala ANRI. Untuk
pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan sebagai berikut:
a.
Kabag TU Pimpinan menerima dan mendisposisikan perintah tentang pelaksanaan
rapat pimpinan.
b.
Kasubag TU Pimpinan memerintahkan untuk membuat undangan dan daftar hadir
rapat.
c.
Staf/Arsiparis membuat undangan rapat, mendistribusikan kepada Eselon I,II,III
terkait, serta membuat daftar hadir.
d.
Kasubag TU Pimpinan melaporkan hasil pendistribusian dan membuat notulen
rapat kepada Kabag Tu Pimpinan.
e.
Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan:
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-51) Kasubag Perlengkapan dna Rumah Tangga untuk penyediaan ruang rapat dan
konsumsi
2) Kasubag Publikasi dna dokumnetasi untuk serta dokumentasi dan rekaman
suara.
f.
2.
Kepala ANRI menerima laporan hasil rapat pimpinan.
Rapat Baperjakat
Rapat Badan Pertimbang Jabatan dan Kepangkatan (Baperjakat) anggotanya
terdiri dari para pejabat eselon I dan Kepala Biro Hukum dan Kepegawaian (eselon II).
Untuk pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan:
a.
Kabag TU Pimpinan menerima informasi dari Bagian Kepegawaian tentang
pelaksanaan rapat Baperjakat.
b.
Kasubag TU Pimpinan menerima perintah untuk mengkomunikasikan pelaksanaan
rapat:
1) Jika pelaksanaan rapat tidak ada perubahan, maka Kasubag TU Pimpinan
menginformasikan kepada pejabat terkait.
2) Jika pelaksanaan rapat ada perubahan, maka Kasubag TU Pimpinan
berkoordinasi Kabag TU Pimpinan.
c.
Pimpinan ANRI menerima informasi tentang pelaksanaan rapat yang sifatnya
terbatas.
d.
Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada
Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi.
3.
Rapat Unit
Rapat Unit dilakukan unit internal ANRI yang diusulkan minimal setingkat
Eselon II. Untuk pelaksanaan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah dengan urutan:
a.
Kasubag TU Pimpinan menerima informasi tentang rapat yang melibatkan
pimpinan dari unit kerja pengusul dan membuatkan jadwal bagi pimpinan untuk
memimpin rapat.
b.
Staf/Arsiparis menerima perintah untuk membuat undangan dan daftar hadir kepada
pejabat terkait serta mendistribusikan undangan tersebut.
c.
Pimpinan ANRI menerima informasi tentang adanya rapat baik melalui undangan
maupun telepon bila sifatnya mendadak.
d.
Kasubag TU Pimpinan melakukan koordinasi pelaksanaan rapat tersebut kepada
Subag Perlengkapan dan RT untuk penyediaan ruangan dan konsumsi.
e.
Kasubag TU Pimpinan menerima perintah untuk membuat notulen rapat dan
melaporkan hasil penyelenggaraan rapat kepada Pimpinan ANRI.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6f.
Kabag TU Pimpinan menerima laporan dari Kasubag TU Pimpinan tentang
penyelenggaraan rapat kerja unit.
C. Penyiapan Bahan Presentasi/Pidato Pimpinan ANRI
Kegiatan penyiapan bahan presentasi/pidato pimpinan dapat berupa slide atau
naskah pidato. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah sebagai
berikut:
1.
Kabag TU Pimpinan menerima instruksi tentang adanya kegiatan yang membutuhkan
bahan presentasi/pidato.
2.
Kasubag TU Pimpinan menerima perintah untuk mencari dan mengumpulkan referensi
yang berkaitan dengan bahan presentasi/pidato.
3.
a.
Kabag TU Pimpinan menerima pelaporan hasil pembuatan dan perbaikan bahan
presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point.
b.
Kasubag
TU
Pimpinan
mengawasi
pembuatan
dan
perbaikan
bahan
presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power Point.
c.
Staf/Arsiparis melakukan kompilasi dari bahan-bahan referensi untuk membuat dan
memperbaiki bahan presentasi/pidato dalam bentuk Microsoft Word dan Power
Point.
4.
Pimpinan ANRI memberikan persetujuan terhadap draft presentasi/pidato.
a.
Jika ada revisi/perbaikan terhadap draft presentasi/pidato maka diserahkan kembali
ke Kabag TU Pimpinan.
b.
5.
Jika tidak ada revisi/perbaikan, naskah presentasi/pidato diketik final.
Pimpinan ANRI menerima naskah presentasi/pidato final dalam bentuk soft copy dan
hard copy.
D. Pelayanan Persiapan Perjalanan Dinas Pimpinan
Kegiatan ini meliputi penyiapan berkas termasuk di dalamnya surat perintah dan
SPPD perjalanan dinas pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkahlangkah sebagai berikut:
1.
Kasubag TU Pimpinan menerima informasi tentang penugasan maupun penunjukan
sebagai nara sumber yang akan dilakukan pimpinan ANRI.
2.
Staf/Arsiparis menerima perintah untuk membuat konsep surat perintah.
3.
Kasubag TU Pimpinan menerima konsep surat perintah dan menyampaikan kepada
pimpinan ANRI, serta memperbaiki konsep tersebut.
4.
Pimpinan ANRI memberikan persetujuan terhadap surat perintah.
a.
Jika ada perbaikan, berkas dikembalikan kepada Kasubag TU Pimpinan
b.
Jika tidak ada perbaikan, berkas diteruskan untuk proses selanjutnya.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7-
5.
Setelah Surat Perintah siap, maka:
a.
Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal
yang berkaitan dengan Kepala ANRI;
b.
Kasubag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan untuk hal
yang berkaitan Eselon I lainnya.
E. Pelayanan Telepon
Pelayanan Telepon merupakan kegiatan pelayanan penerimaan telepon dan telepon
keluar pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah sebagai
berikut:
1.
Staf/Arsiparis menerima telepon baik dari internal maupun eksternal, serta mencatat
informasi penting sesuai kebutuhan.
2.
a.
Kabag TU Pimpinan menyampaikan informasi kepada Pimpinan (Kepala ANRI)
jika ada hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila Pimpinan (Kepala
ANRI) berkenan.
b.
Kasubag TU Pimpinan menyampaikan informasi kepada pimpinan (Eselon I) jika ada
hal yang penting dan berbicara dengan penelepon bila pimpinan (Eselon I) berkenan.
3.
Pimpinan ANRI berkenan menerima dan atau menelepon ke unit kerja dan atau instansi
luar.
F. Penerimaan Tamu Pimpinan
Penerimaan tamu pimpinan merupakan pengaturan waktu penerimaan tamu yang
akan menghadap kepada pimpinan. Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkahlangkah sebagai berikut:
1.
Kasubag TU Pimpinan menerima permohonan bertemu baik langsung maupun tidak
langsung (menggunakan naskah dinas permohonan kunjungan).
2.
Kabag TU Pimpinan menerima laporan dan memberikan adanya permohonan informasi
bertemu baik langsung/tidak langsung.
3.
Pimpinan ANRI (Eselon I) memberikan persetujuan atas permohonan bertemu.
a. Jika Pimpinan tidak berkenan, maka informasi dicatat pada Kabag TU pimpinan
b. Jika Pimpinan berkenan, segera disusun jadwal.
4.
Kabag TU Pimpinan menyusun jadwal bertemu dan mencatat dalam agenda pimpinan.
5.
Kabag TU Pimpinan melakukan koordinasi dengan Kasubag Perlengkapan dan RT
untuk penyediaan ruangan dan konsumsi.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-8BAB III
PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap Pimpinan ini dapat menjadi acuan khususnya
bagi unit kerja di Lingkungan Bagian Tata Usaha Pimpinan ANRI dalam melaksanakan tugas
dan fungsi ketatausahaan dan unit kerja di Lingkungan ANRI pada umumnya sehingga pada
akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan
pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.
Prosedur Tetap tentang Pelayanan Terhadap Pimpinan ini mulai berlaku pada tanggal
ditetapkan. Dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal
Juli 2010
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 65 TAHUN 2010
TENTANG
PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-1-
DAFTAR LAMPIRAN
PELAYANAN TERHADAP PIMPINAN
LAMPIRAN 1
DIAGRAM ALIR PENGATURAN AGENDA/JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
LAMPIRAN 2
DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT PIMPINAN
LAMPIRAN 3
DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT BAPERJAKAT
LAMPIRAN 4
DIAGRAM ALIR PENYELENGGARAAN RAPAT UNIT
LAMPIRAN 5
DIAGRAM ALIR PENYIAPAN BAHAN PRESENTASI/PIDATO PIMPINAN ANRI
LAMPIRAN 6
DIAGRAM ALIR PELAYANAN PERSIAPAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN
LAMPIRAN 7
DIAGRAM ALIR PELAYANAN TELEPON
LAMPIRAN 8
DIAGRAM ALIR PENERIMAAN TAMU PIMPINAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-2Lampiran 1
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2010
Tanggal :
Juli 2010
DIAGRAM ALIR
PENGATURAN AGENDA/JADWAL KEGIATAN PIMPINAN
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1.
Menerima dan mencatat naskah
dinas dari internal /eksternal
ANRI tentang undangan rapat,
permohonan narasumber, dan
kunjungan kerja
2.
Menerima laporan tentang
undangan rapat, permohonan
narasumber, dan kunjungan
kerja:
a. Kabag TU Pimpinan untuk
Kepala ANRI
b. Kasubag TU Pimpinan untuk
untuk Eselon I lainnya
3.
Menerima naskah
dinas/informasi tersebut untuk
menentukan keputusan apabila
ada pendelegasian
4.
Melakukan konfirmasi
tentangkehadiran pimpinan
kepada pihak eksternal/internal
Norma waktu: 60 Menit
Staf/Arsiparis
Kasubag
TU
Pimpinan
Kabag TU
Pimpinan
Pimpinan
ANRI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-3Lampiran 2
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2010
Tanggal :
Juli 2010
DIAGRAM ALIR
PENYELENGGARAAN RAPAT PIMPINAN
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1.
Menerima dan
mendisposisikan perintah
pelaksanaan rapat
pimpinan
2.
Memerintahkan untuk
membuat undangan dan
daftar hadir rapat
3.
Membuat undangan rapat,
mendistribusikan kepada
Eselon I,II,III terkait, serta
membuat daftar hadir
4.
Melaporkan hasil
pendistribusian dan
membuat notulen rapat
5.
Melakukan koordinasi
penyediaan ruang rapat
dan konsumsi
6.
Melakukan koordinasi
dokumentasi dan rekaman
suara pimpinan
7.
Menerima laporan hasil
rapat pimpinan
Norma waktu: 1 Hari Kerja
Staf/Arsiparis
Kasubag
TU Pimpinan
Kabag
TU
Pimpinan
Kepala
ANRI
Kasubag
Perlengkapan
dan Rumah
Tangga
Kasubag
Publikasi dan
Dokumentasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-4Lampiran 3
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2010
Tanggal :
Juli 2010
DIAGRAM ALIR
RAPAT BAPERJAKAT
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima informasi dari Bagian
Kepegawaian tentang
pelaksanaan rapat Baperjakat
2
Menerima perintah dan
mengkomunikasikan
pelaksanaan rapat kepada
pejabat terkait:
a. Menginformasikan kepada
pejabat terkait jika
pelaksanaan rapat tidak ada
perubahan
b. Berkoordinasi dengan
Kabag TU Pimpinan jika
pelaksanaan rapat ada
perubahan
3
Menerima informasi
pelaksanaan rapat yang sifatnya
terbatas
4
Melakukan koordinasi
pelaksanaan rapat tersebut
kepada Subag Perlengkapan dan
RT untuk penyediaan ruangan
dan konsumsi
Norma waktu: 1 Hari Kerja
Kasubag
TU Pimpinan
Ya
Tidak
Kabag TU
Pimpinan
Pimpinan
ANRI
Kasubag
Perlengkapan
dan RT
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-5Lampiran 4
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2010
Tanggal :
Juli 2010
DIAGRAM ALIR
PENYELENGGARAAN RAPAT UNIT
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima informasi tentang
rapat yang melibatkan
pimpinan dari unit kerja
pengusul dan membuatkan
jadwal bagi pimpinan untuk
memimpin rapat
2
Menerima perintah untuk
membuat undangan dan
daftar hadir kepada pejabat
terkait serta mendistribusikan
undangan tersebut
Menerima informasi tentang
adanya rapat baik melalui
undangan maupun telepon
bila sifatnya mendadak
Melakukan koordinasi
pelaksanaan rapat tersebut
kepada Subag Perlengkapan
dan RT untuk penyediaan
ruangan dan konsumsi
Menerima perintah untuk
membuat notulen rapat dan
melaporkan hasil
penyelenggaraan rapat
3
4
5
6
Menerima laporan tentang
penyelenggaraan rapat kerja
unit
Norma waktu: 1 Hari Kerja
Staf/Arsiparis
Kasubag
TU
Pimpinan
Kabag
TU
Pimpinan
Pimpinan
ANRI
Kasubag
Perlengkapan
dan RT
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-6Lampiran 5
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2010
Tanggal :
Juli 2010
DIAGRAM ALIR
PENYIAPAN BAHAN PRESENTASI/PIDATO PIMPINAN ANRI
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima instruksi tentang
adanya kegiatan yang
membutuhkan bahan
presentasi/pidato
2
Menerima perintah untuk mencari
dan mengumpulkan referensi yang
berkaitan dengan bahan
presentasi/pidato
3
a. Staf/Arsiparis melakukan
kompilasi dari bahan-bahan
referensi untuk pembuatan dan
perbaikan bahan
presentasi/pidato dalam bentuk
Microsoft Word dan Power
Point.
b. Kasubag TU Pimpinan
mengawasi pembuatan dan
perbaikan bahan
presentasi/pidato dalam bentuk
Microsoft Word dan Power
Point.
c. Kabag TU Pimpinan menerima
pelaporan hasil pembuatan dan
perbaikan bahan
presentasi/pidato dalam bentuk
Microsoft Word dan Power
Point.
4
Memberikan persetujuan dan
memerintahkan ketik final draf
presentasi/pidato
5
Menerima perintah, melakukan
ketik final dan menyampaikan
hasilnya
6
Menerima naskah
presentasi/pidato final dalam
bentuk soft copy dan hard Copy
Norma waktu: 4 Jam
Staf/Arsiparis
Kasubag
TU
Pimpinan
Kabag TU
Pimpinan
Pimpinan
ANRI
Tidak
Ya
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-7Lampiran 6
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2010
Tanggal :
Juli 2010
DIAGRAM ALIR
PELAYANAN PERSIAPAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima informasi tentang
penugasan maupun penunjukan
sebagai nara sumber yang akan
dilakukan pimpinan ANRI
2
Menerima perintah untuk membuat
konsep surat perintah
3
Menerima konsep surat perintah dan
menyampaikan kepada pimpinan
ANRI, serta memperbaiki konsep
tersebut
4
Staf/Arsiparis
Kasubag
TU
Pimpinan
Kabag TU
Pimpinan
Pimpinan
ANRI
Tidak
Memberikan persetujuan terhadap
surat perintah
Ya
5
a. Kabag TU Pimpinan melakukan
koordinasi dengan Bagian
Keuangan untuk hal yang berkaitan
dengan Kepala ANRI
b. Kasubag TU Pimpinan melakukan
koordinasi dengan Bagian
Keuangan untuk hal yang
berkaitan dengan Eselon I lainnya
Norma waktu: 1 Hari Kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-8Lampiran 7
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2010
Tanggal :
Juli 2010
DIAGRAM ALIR
PELAYANAN TELEPON
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima telepon baik dari internal
maupun eksternal, serta mencatat
informasi penting sesuai kebutuhan
2
a. Kabag TU Pimpinan
menyampaikan informasi kepada
pimpinan (Kepala ANRI) jika ada
hal yang penting dan berbicara
dengan penelepon bila pimpinan
(Kepala ANRI) berkenan
b. Kasubag TU Pimpinan
menyampaikan informasi kepada
pimpinan (Eselon I) jika ada hal
yang penting dan berbicara dengan
penelepon bila pimpinan (Eselon I)
berkenan
3
Menerima dan atau menelepon ke
unit kerja atau instansi luar
Norma waktu: 10 Menit
Staf/Arsiparis
Kasubag
TU
Pimpinan
Kabag TU
Pimpinan
Pimpinan
ANRI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
-9Lampiran 8
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2010
Tanggal :
Juli 2010
DIAGRAM ALIR
PENERIMAAN TAMU PIMPINAN
Unit Penyelesaian
No
Tahap Kegiatan
1
Menerima permohonan bertemu
baik langsung maupun tidak
langsung (menggunakan naskah
dinas permohonan kunjungan)
2
Menerima laporan dan
memberikan adanya
permohonan informasi bertemu
baik langsung/tidak langsung
3
Memberikan persetujuan atas
permohonan bertemu
4
Menyusun jadwal bertemu dan
mencatat dalam agenda
pimpinan
5
Melakukan koordinasi untuk
penyediaan ruangan dan
konsumsi dengan Kasubag
Perlengkapan dan RT
Kasubag
TU Pimpinan
Kabag TU
Pimpinan
Pimpinan
ANRI
(ESE.I)
Tidak
Ya
Norma waktu: 30 Menit
KEPALA BIRO PERENCANAAN,
MULTI SISWATI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 -