BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Human Resources

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Human Resources Information System
(HRIS)
HRIS adalah bagian dari Management Information System,
merupakan sekumpulan dari beberapa sistem yang berisi serta
menyediakan
banyak
informasi
yang
mendukung
pada
manajemen sebuah perusahaan diungkapkan oleh Wu (1984).
McLeod
dan
Schell
(2007)
menambahkan
bahwa
HRIS
didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi bagi
manajer secara menyeluruh tentang sumber daya manusia
organisasi, sebagaimana yang diungkapkan.
Munurut Altarawneh & Al-Shqairat (2010) HRIS (Human
Resources Information System) merupakan sebuah konsep yang
mempunyai titik fokus pada pemanfaatan dari pengembangan
Teknologi Informasi serta karakteristik sebagai pengelola fungsi
dan aplikasi pada sebuah Human Resources Management (HRM).
Dari pernyataan tersebut dapat ditarik kesimpulan sebuah
perusahaan/organisasi perlu mengembangkan sistem informasi
untuk mendukung pengelolaan sebuah seumber daya manusia
supaya
dapat
membantu
dalam
pengambilan
keputusan
strategis, dan peningkatan untuk kemajuan pada sebuah
perusahaan. Fungsi dari HRIS dapat menjalankan fungsi
sebagai penyimpan data sederhana dan komunikasi informasi
yang dapat digunakan untuk kepentingan transaksi yang lebih
kompleks.
HRIS
difungsikan
8
kepada
departemen
SDM
(Ruel, Bondarouk & Looise, 2004). Terdapat tiga model fungsi
utama yang diberikan oleh Kovach et al (1999).
INPUT
MAINTENANCE
OUTPUT
Gambar 2.1 tiga model fungsi utama HRIS
Secara garis besar HRIS merupakan sistem yang dibuat
supaya input data berhubungan dengan SDM dan outputnya
keefektifan
yang
dapat
digunakan
untuk
pengambilan
keputusan. Menurut Mahdi Mahmoudi pada tahun 2008
beberapa keuntungan penggunaan HRIS adalah sebagai berikut
: (1) dapat meningkatkan keunggulan kompetitif pada suatu
organisasi,
(2)
proses
yang
berkelanjutan,
(3)
dapat
menggembangkan kualitas reporting, (4) SDM dapat terintegrasi
dengan informasi.
2.2
Penerapan HRIS
Penerapan
HRIS
dengan
indikator
yang
optimal
diantaranya adalah pemilihan teknologi untuk pengaplikasian
HRIS, proses bisnis dan kemampuan penggunaan sistem seperti
yang diungkapkan oleh Winter (2002). Tujuan dan manfaat dari
penerapan HRIS dalam perusahaan/organisasi adalah improve
services to employes and managers (Steve Alexander, 2001).
Studi
literatur
tentang
manfaat
dari
HRIS
seperti
yang
dijelaskan menurut para pakar (Beadles et al., 2005; Kovach et
al., 2002; Ball, 2000; Overman, 1992) dijelaskan bahwa
penerapan dan manfaat HRIS secara strategis berperan dalam
meningkatkan keputusan manajemen. Telah ditetapkan bahwa
9
potensi dari keuntungan HRIS adalah proses informasi yang
lebih cepat, akurasi informasi yang lebih besar, perencanaan
dan pengembangan program,
dan meningkatkan komunikasi
karyawan. Pada studinya terdapat beberapa hal manfaat HRIS
terhadap HRM (Human Resources Management) diantaranya
adalah : (1) penghematan atas biaya dan waktu, (2) kontribusi
pengambilan keputusan yang bersifat strategis, (3) kualitas
pengambilan keputusan yang bersifat strategis, (4) komitmen
untuk pengembangan karyawan. Selain terdapat keuntungan
secara administrasi dan strategis penggunaan HRIS, Beckers
dan Bsat (2002) mengungkapkan terdapat 5 alasan perusahaan
manfaat HRIS pada perusahaan/organiasai adalah sebagai
berikut : (1) meningkatkan daya saing dengan meningkatkan
praktek dari HR sendiri, (2) menghasilkan jumlah dan berbagai
operasional HR yang lebih besar, (3) menggeser fokus HR dari
pengolahan transaksi ke manajemen sumber daya manusia
yang bersifat strategis, (4) menjadikan karyawan bagian dari
HRIS, (5) dapat merekayasa ulang seluruh fungsi dari HR.
Dewayani
(2011) dalam penelitiannya menemukan bahwa
penerapan Sistem HRIS telah sesuai dengan tujuan perusahaan,
penerapan HRIS berpengaruh pada employee empowerment,
HRM practice telah dapat dilaksanakan secara online, sehingga
mendukung
kelancaran
aktivitas
pekerjaan
karyawan,
penerapan HRIS memberikan kemudahan dalam segi knowledge
sharing sehingga setiap karyawan dapat mengakses semua
knowledge yang diperlukan setiap saat, namun penerapan HRIS
di Indonesia masih terbatas pada perancanaan karyawan.
10
2.3 Time Management
Time management adalah proses menyelesaikan sesuatu
dengan lebih cepat dan bekerja lebih cerdas hal ini diungkapkan
oleh
Davidson
(2001).
Pernyataan
dari
Dejanasz
(2002)
menembahkan bahwa time management merupakan suatu
kemampuan untuk dapat mengalokasikan waktu dan sumbersumber untuk mencapai tujuan. Seorang pimpinan yang efektif
dapat
mengelola
waktu
dan
sumber-sumber
waktu
yang
diperlukan untuk mendisiplinkan diri dan memfokuskan pada
tujuan. Haven Cockerham (2002) mengemukakan bahwa dalam
studinya HRIS dapat menghemat waktu dan efisiensi yaitu
dengan cara penggabungan
aplikasi HRIS dengan website,
organisasi perekrutan melalui online sehingga kecepatan waktu
dapat berjalan secara efisien dan aktivitas pekerjaan menjadi
lebih cepat. Kovach et al. (1999) dan targowski et al. (2001).
Juga menyatakan hal yang sama yaitu manfaat yang diakui
secara umum penggunaan HRIS adalah mengurangi waktu yang
untuk proses administrasi.
2.4 Cost Management
Cost management menutut Blocher et al. (2002), memiliki
konsep yang lebih lebar diantaranya adalah sumber data
informasi
perusahaan
yang
dibutuhkan
secara
efektif
manajer
meliputi
untuk
mengelola
informasi
keuangan,
pendapatan serta non keuangan.
Dalam penelitian Pandya (2013), menyatakan bahwa ada
banyak peneliti telah mengusulkan bahwa penggunaa HRIS
akan mengurangi biaya SDM dengan automatisasi informasi.
11
Beadless et al (2005) juga mengatakan pandangan yang sama
pada HRIS menciptakan efisiensi informasi dan penghematan
biaya yang memungkinkan HR manager mengalihkan perhatian
mereka untuk menyediakan analisis data yang lebih baik.
2.5 Quality of Information Effect
Dimensi dari quality of information effect adalah kualitas
intrinsic, dimana akurasi objektivitas dan reputasi sangatlah
diperlukan, dalam segi kontekstual relevansi, nilai tambah,
kelengkapan jumlah data sangat mempentaruhi kemudahan
pemehaman seseorang dalam menerima informasi yang ada
seperti yang telah diungkapkan oleh Lirrank (2003). HRIS
memiliki
keuntungan
yaitu
keuntungan
mengurangi
redundansi dalam organisasi karena sentralitas informasi dan
aksesibilitas mudah. Hal ini juga meningkatkan kemampuan
untuk membuat laporan dan menganalisa informasi dengan
cepat dan akurat, sehingga membuat tenaga kerja lebih mudah
untuk mengelola (Lucerna 2013).
2.6 Managerial Satisfaction
Johnson
menyediakan
dan
Gueutal
karyawan
(2012)
dengan
percaya
akses
ke
bahwa
HRIS
informasi
akan
meningkatkan transparansi proses HR, membantu mereka
untuk lebih memahami peran SDM dalam organisasi, dan
membuat
mereka
merasa
mereka
memiliki
kontrol
atas
informasi mereka yang dapat menyebabkan meningkatkan rasa
keadilan
dan
kepuasan
kerja.
Ball,
et
al
(2012)
dalam
penelitiannya mengungkapkan bahwa HRIS juga pada sebuah
12
organiassi
penerapan
HRIS
juga
memberikan
kepuasan
manajerial dipengaruhi oleh kualitas sistem, kualitas informasi.
2.7 Pengembangan Hipotesis
2.7.1 Pengaruh HRIS terhadap Time Management
Dery et al. (2009) mengemukakan
bahwa sejauh mana
bertindak dengan HRIS sebagai enabler untuk meningkatkan
fokus
strategis
organisasi,
untuk
SDM
pemahaman
tergantung
tentang
pada
perhatian
tanggapan
teknologi
kompleksitas HRM dan keberhasilan manajemen perubahan
untuk memfasilitasi penerimaan pengguna. Streaming HRIS
online dapat memproses data dalam jumlah besar dengan
akurasi, sehingga mencegah karyawan dari harus melakukan
kegiatan
tersebut
secara
manual,
sehingga
waktu
yang
diperlukan hemat dan lebih efisien dalam penggunaannya
H1 : HRIS akan berpengaruh positif terhadap time
management
2.7.2 Pengaruh HRIS Terhadap Cost Management
Sebuah sistem HRIS merupakan keputusan investasi yang
besar untuk perusahaan dari semua ukuran. Manfaat umum
dari HRIS dalam penelitian yang dilakukan oleh lederer (1984)
dan
Hammond
(1981)
diungkapkan
bahwa
HRIS
dapat
meningkatkan akurasi peyediaan akses informasi yang tepat
dan cepat dan penghematan biaya. Lori dan Elaine (2002) dalam
penelitian yang telah dilakukan ditemukan bahwa penerapan
HRIS
membantu
penekanan
13
biaya
hingga
90%
dengan
menggunakan perekrutan karyawan secara online, sehingga
dapat menghemat efisiensi biaya.
H2 : HRIS akan berpengaruh positif terhadap cost
management
2.7.3 Pengaruh Terhadap Quality Information Effect
Hubungan antara HRIS dan Quality Information Effect
saling berkesinambungan, seperti penelitian dari Beadles et al
(2005)
menyatakan
bahwa
menemukan
hubungan
positif
namun moderat antara HRIS dengan Quality Information Effect.
Fungsi yang telah disediakan oleh penerapan HRIS bahwa arus
informasi
yang
telah
disediakan
memungkinkan
kepada
manajemen puncak dan lebih efektif untuk membuat keputusan
seperti yang diungkapkan oleh Lengnick-Hall dan Moritz (2003).
H3 : HRIS akan berpengaruh positif terhadap Quality of
Information Effect
2.7.4 Pengaruh HRIS Terhadap Managerial Satisfaction
Kepuasan
manajerial
dengan
kondisi
sistem
yang
menurun, dan sistem baru akan dicari. Sebuah HRIS yang
efektif pada akhirnya bertujuan untuk menjadikan proses HR
lebih efisien dan cepat, dengan demikian membawa tentang
kepuasan manajerial. Namun apabila tidak dilakasanakan
dengan baik dan efektif, HRIS dapat gagal untuk membawa
kepuasan manajerial. Hal yang mendasar untuk keberhasilan
implementasi HRIS adalah dukungan dari manajemen eksekutif
dan tim dukungan lintas fungtsional pernyataan ini diformalkan
14
oleh Insight Consulting Partners (2012). Kepuasan menajerial
menggunakan
keuntungan
sistem
sistem
HRIS
dapat
manajemen
ditingkatkan
direaliasasikan,
ketika
cara
merealisasikannya dengan beberapa hal, diantaranya adalah
efisiensi
penigkatan
pengambilan
keputusan
secara
keseluruhan, penguranan biaya dan meningkatkan pengawasan
anggaran, transparansi bisnis, visi dari bisnis organisasi yang
jelas dan pemahaman yang helas dalam proses rekrutmen,
seleksi dan pemecatan karyawan (Dorel & Bradic-Martinovic,
2011).
H4 : HRIS akan berpengaruh positif terhadap managerial
satisfaction
2.8 Model Hipotesis
PENERAPAN
HUMAN
RESOURCES
INFORMATION
SYSTEM
(HRIS)
Time Management
H1 H2
Cost Management
H3
Quality Information Effect
H4
Managerial Satisfaction
Gambar 2.2 Model Hipotesis
15