Perancangan sistem basis pada pendataan administrasi

Karya Ilmiah
PERANCANGAN SISTEM BASIS PADA PENDATAAN
ADMINISTRASI MENGGUNAKAN MICROSOFT
VISUAL BASIC
Oleh :
Fahmi Kurniawan, S.Kom., M.Kom.
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN ILMU KOMPUTER
TRIGUNADARMA
MEDAN 2012
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pendataan administrasi pada manajemen perhotelan memerlukan ketepatan
mekanisme dan penataan yang teroganisir agar data dapat terkemas dan terjaga
keamanannya dengan baik, seiring pesatnya teknologi dan kemudahan-kemudahan
yang ditawarkan didalamnya, kini instansi-instansi baik swasta maupun negeri
memanfaatkan fasilitas teknologi dalam pengolahan data-data yang dulu diolah secara
manual diubah kedalam pola komputerisasi yang mempermudah proses pengentrian
dan pencarian data-data yang telah tersimpan dalam database. Database tersebut
dibuat dengan tujuan agar proses kerja lebih optimal dan dapat dilakukan secara tepat
dan tepat dengan tingkat kesalahan yang sedikit.
Perusahaan perhotelan memiliki data-data diantaranya adalah data tamu, data
keluar masuk tamu data karyawan dan data administrasi, namun pengolahannya
masih bersifat manual dan membutuhkan waktu yang sangat lama dalam proses
penyimpanannya, oleh karena itu perlu dicari alternatif dalam penanganan data
tersebut. Kalau kita cermati bersama, komputer merupakan solusi terbaik dalam
pengolahan data perhotelan.
Komputer mampu memecahkan masalah, bukan hanya dalam perhitungan,
tetapi juga dalam kemampuan menyimpan dan memberikan informasi, walaupun
demikian dalam masyarakat modern komputer banyak dimanfaatkan sebagai pusat
data (database) dibanding pengunaan lainnya. Karena peran database yang sangat
2
menonjol. Pemrosesan basis data menjadi
perangkat andalan yang kehadiranya
sangat diperlukan, dan tidak hanya mempercepat perolehan informasi, tetapi juga
dapat meningkatkan pelayanan terhadap tamu hotel.
Pembuatan suatu sistem server yang sering disebut dengan billing
memudahkan pengoperasian yang dilakukan oleh front desk hotel untuk mengentri
data maupun pencarian data. Data yang masuk tidak disimpan pada komputer yang
bersangkutan tempat pengentrian data tetapi langsung
pada server yang dapat
dipantau oleh pemiliknya tanpa harus menanyakan pada petugas front desk hotel.
Keefektifan ini memudahkan pemilik hotel untuk mengetahui segala sesuatu yang
berhubungan dengan tamu hotel maupun informasi dari tamu hotel. Perkembangan
teknologi database tidak lepas dari perkembangan perangkat lunak dan perangkat
keras, salah satu perangkat lunak perkembangan aplikasi yang popular adalah
Microsoft Visual Basic.
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang mutakhir Microsoft
Visual Basic didesain untuk dapat memanfaatkan fasilitas yang tersedia dalam
Microsoft Windows dan merupakan Softwere yang biasa digunakan untuk membuat
program yang
cukup sederhana tetapi banyak cakupan yang dapat dikerjakan.
Pengunaan bahasa pemprograman Visual Basic dalam penanganan database
merupakan kemajuan teknologi dalam perkembangan basis data maupun aplikasi lain
yang langsung dapat berhubungan dengan komputer. Dalam menangani data yang
besar program Microsof Visual Basic sangat efektif dibanding sistem pemprosesan
manual yang lakukan maupun dengan dengan program yang diakses melalui sebuah
komputer. Dengan menggunakan Microsof Visual Basic kegiatan ini dimaksudkan
untuk membuat program database perhotelan dengan sistem server yang digunakan
untuk memantau seluruh kegiatan pengadministrasian.
3
Dari latar belakang tersebut di atas, maka permasalahan yang muncul adalah
bagaimana cara membuat dan mengolah program database tamu dan data
administrasi pada suatu usaha perhotelan yang terhubung dengan satu komputer yang
terpusat (server) serta proses kerja program sehingga dapat menghasilkan sistem
database perhotelan yang langsung dapat dipantau oleh pemiliknya?
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latarbelakang di atas, maka permasalahan yang timbul dapat
dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang sistem pendataan administrasi secara cepat, tepat dan
akurat?
2. Bagaimana sistem aplikasi yang dirancang dapat menghasilkan laporan yang baik,
bermanfaat juga tepat sesuai kebutuhan?
1.3. Batasan Masalah
Agar tidak melebar dari latar belakang dan permasalahan yang telah dijelaskan
sebelumnya maka dalam menyelesaikan tulisan ini penulis membuat batasan masalah
sebagai berikut :
1.
Pembahasan hanya mencakup sistem pendataan administrasi seperti data tamu,
kamar dan karyawan.
2.
Laporan yang dihasilkan hanya berupa laporan data tamu, laporan data kamar
dan laporan data karyawan.
1.4. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan karya ilmiah ini adalah untuk mengetahui perancangan
sistem basis pada pendataan administrasi menggunakan microsoft visual basic.
4
BAB II
URAIAN TEORI
2.1. Sistem Administrasi Perhotelan
Tamu hotel memesan kamar (reservasi atau booking) melalui telepon, petugas
front desk langsung membuka program dan mendata pemesanan. Program kemudian
menginformasikan data-data kamar yang sudah dipesan, dan memberitahukan jika
kamar tersebut telah dipesan oleh tamu lain. Pada hari tamu datang (check-in),
petugas akan diingatkan bahwa tamu tersebut akan melakukan check-in. Setelah tamu
masuk, program segera membuat formulir pendaftaran tamu (registration card) dan
semua tagihan secara otomatis. Saat tamu keluar (check-out) dan melakukan
pembayaran.
Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke
kamar lain sesuai keinginan tamu atau hotel. Tagihan dan pembayaran kamar dapat
dirinci per kamar maupun per tamu. Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel,
Manajer Hotel memerlukan data-data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat
mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Program ini menyediakan
semua kebutuhan Manager. Dengan memakai program ini, manajemen hotel tidak
kalah dengan hotel-hotel Bintang 4 atau 5 yang sudah memiliki program manajemen
hotel tersendiri dan umumnya dibeli dengan nilai ratusan juta Rupiah.
Program manajemen hotel ini merupakan program yang membantu petugas
front desk untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan
pengunjung hotel serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen
dalam mengembangkan promosi hotel (Anonim, 2007:2).
5
2.2. Basis Data
Sebelum basis data dibahas akan lebih baik jika istilah data dan informasi
dibahas terlebih dahulu.
1. Data dan Informasi
Data menyatakan nilai-nilai yang secara aktual terkandung dalam basis data
sedangkan informasi digunakan untuk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh
pengguna. Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata
lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam
bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf ataupun
orang lain didalam suatu organisasi atau perusahaan (Kadir, 1999: 7).
Dalam buku Database Management System (Kruglinski,1986:12) disebutkan
“A database is an organized collection of interrelated data specifically, database is a
complete collection of data, pointers, tabels, indexs, dictionaries and so on”, atau
dengan kata lain data apapun yang terorganisir yang saling berhubungan dan
terkoneksi dengan lengkap merupakan suatu basis data.
Banyak ilmuwan di bidang informasi menerima definisi standar: “Informasi
adalah data yang digunakan dalam pengambilan keputusan” (Encyclopedia of
Computer Science and Enginering) (Kadir, 1999: 8).
Alasannya adalah bahwa informasi bersifat relatif, relatif terhadap situasi,
relatif terhadap waktu saat keputusan harus diambil, juga relatif terhadap pembuat
keputusan bahkan juga terhadap latar belakang pengambil keputusan. Hal senada
diungkapkan oleh Mc Donough, sebagaimana diungkapkan oleh Everest (Kadir,
1999: 8). Segala sesuatu yang dianggap penting pada suatu waktu bisa saja tidak
berguna pada waktu yang lain. Ada kemungkinan pula bahwa sesuatu yang dianggap
6
penting oleh pengambil keputusan tidak dianggap penting bagi orang lain (Kadir,
1999: 8).
2. Hirarki Data
Secara tradisional, data diorganisasikan kedalam suatu hirarki yang terdiri atas
elemen data, rekaman (record), dan berkas (file).
1) Elemen Data
Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi
unit lain yang bermakna (Kadir, 1999: 8).
2) Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Dalam
sistem basis data relasional, rekaman biasa disebut dengan istilah tupel baris (Kadir,
1999: 8).
3) Berkas
Himpunan dari seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah
berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman data yang berkaitann
dengan suatu objek. Dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili semua
komponen yang disebut tabel atau relasi (Kadir, 1999: 8).
3. Basis Data
Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Pada saat
maraknya perangkat lunak dBASE II dan dBASE II Plus, sebuah berkas (dengan
ekstensi DBF) biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini, meskipun telah
merasuk ke sejumlah pemrogram, akhirnya diluruskan kembali oleh pencipta
perangkat lunak basis data yang lain.
Menurut Febbri dan Schwab (Kadir, 1999: 9), basis data adalah sistem berkas
terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data.
7
Menurut Date (Kadir, 1999: 9), sistem basis data adalah sistem komputerisasi
yang tujuan utamannya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut
tersedia saat dibutuhkan.
Pengguna basis data bisa melakukan berbagai operasi, antara lain:
a. menambahkan file baru ke sistem basis data;
b. menambahkan file baru ke sistem basis data;
c. mengosongkan berkas;
d. menyisipkan data ke suatu berkas;
e. mengambil data yang ada pada suatu berkas;
f. mengubah data pada suatu berkas;
g. menghapus data pada suatu berkas; dan
h. menyajikan suatu informasi yang diambil dari sejumlah berkas.
4. Data Base Management System (DBMS)
Pengertian secara umum, DBMS diartikan sebagai software yang akan
menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali,
pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara
bersama, mekanisme pengolahan data dalam lingkungan multiuser.
DBMS adalah suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan,
mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data informasi dengan
praktis dan efisien (Kadir, 1999: 17). Tujuan DBMS adalah untuk mempermudah
penciptaan struktur data dan membebaskan pemrograman dari masalah penyusunan
file yang kacau. DBMS sebagai antarmuka bagi pemakai dalam mengorganisasikan
database yang disusunnya. Pemakai dapat berinteraksi dengan mudah dan praktis
dengan menggunakan perintah-perintah yang sederhana yang di buat dalam suatu
bahasa.
8
Pada beberapa DBMS tersedia fasilitas query yang memudahkan pengguna
untuk memperoleh
informasi. Pengguna
yang
tidak memilki
kemampuan
pemrograman pun dengan mudah bisa menggunakan fasilitas query tersebut.
Keuntungan basis data terhadap sistem pemrosesan berkas adalah:
a. kemubaziran data terkurangi;
b. integritas;
c. independensi data;
d. konsisten data;
e. berbagi data;
5. Komponen Utama DBMS Menurut Kadir (1999:18) adalah sebagai berikut.
a. Perangkat Keras (Hardware)
Berupa komputer dan bagian-bagian di dalamnya, seperti procesor, memori
dan harddisk. Komponen inilah yang melakukan pemrosesan dan juga untuk
menyimpan basis data.
b. Data
Data di dalam basis data mempunyai sifat terpadu (Integrated), berkas-berkas
data yang ada pada basis data saling terkait, tetapi kemubaziran data tidak akan
terjadi. Sifat lain yang dimiliki data adalah berbagi data (shared), bahwa data dapat
dipakai oleh sejumlah pengguna sewaktuwaktu apabila dibutuhkan.
c. Pengguna
Pengguna dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori:
1) Pemrogram aplikasi, yaitu orang yang membuat program aplikasi menggunakan
basis data.
2) Administrator basis data, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan basis data.
9
3) Pengguna akhir, yaitu orang yang mengoperasikan program.
Pengguna akhir dibagi menjadi dua yaitu:
a) Pengguna aplikasi adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang
dibuat oleh pemrogram aplikasi.
b) Pengguna interaktif adalah orang yang dapat memberikan perintah-perintah
beraras tinggi pada antarmuka basis data yang tersedia.
Untuk mendukung kepraktisan, DBMS menyedikan pandangan abstrak
terhadap data bagi pengguna. DBMS berusaha menyembunyikan detail bagaimana
data disimpan dan dipelihara. Namun tentu saja hal ini dilakukan dengan sedapat
mungkin mengusahakan data agar dapat diakses secara efisien.
c)
Abstraksi data dalam DBMS dibagi menjadi tiga lapis yang saling berkaitan
(Kadir, 1999: 21), tiga lapis yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. Lapis Fisis
Lapis fisis merupakan lapis terendah dalam abstraksi data. Lapis ini
menjelaskan bagaimana data sesunnguhnya disimpan. Pada lapis inilah struktur data
dijabarkan secara rinci.
b. Lapis Konseptual
Lapis konseptual bersifat lebih tinggi daripada lapis fisis. Lapis ini
menjabarkan data apa saja yang sesungguhnya disimpan dalam dalam basis data, dan
juga menjabarkan hubungan-hubungan antar data.
c. Lapis Pandangan
Lapis pandangan merupakan lapis tertinggi dalam abstraksi data. Pada lapis
ini pengguna hanya mengenal struktur data yang sederhana, yng berorientasi pada
pengguna. Data yang dikenal oleh masing-masing pengguna bisa berbeda-beda dan
barangkali hanya mencakup sebagian dari basis data.
10
7. Macam Perintah Data Base Management System (DBMS)
Untuk mengelola dan mengorganisasikan data perlu adanya semacam
perintah/bahasa yang digunakan, sebagai berikut: (Kadir, 1999: 29).
a. Data Definition Language (DDL)
DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan oleh administrator basis
data (DBA) untuk mendefinisikan skema ke DBMS.
Skema adalah deskripsi lengkap tentang struktur medan, rekaman, dan
hubungan data pada basis data. DDL juga dipakai untuk mendefinisikan subskema,
merupakan pandangan bagi pengguna terhadap basis data. Subskema merupakan
himpunan bagian dari skema dan dapat menjadi mekanisme pengamanan sistem basis
data, yakni dengan mengatur hak pengaksesan item-item dalam basis data.
b. Data Manipulation Language (DML)
DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mempermudah pemakai
malakukan akses, memanipulasi dan mengambil data dari database. Secara khusus
DQL mengenal query, merupakan bagian dari DML.
DML menurut Kadir (1999: 31) pada dasarnya dibagi menjadi dua:
1) Prosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan
dan bagaimana cara mendapatkannya.
2) Nonprosedural, yang menuntut pengguna menetukan data apa saja yang
diperlukan tanpa harus menyebutkan cara mendapatkannya.
Secara khusus, bagian DML ada yang disebut DQL (Dalam literatur terkadang
DQL dibedakan dengan DML). DQL hanya sering disebut bahasa query. DQL adalah
fasilitas yang memungkinkan pengguna dengan pengetahuan yang terbatas ataupun
tidak mengetahui bahasa pemrograman dapat meminta informasi terhadap basis data
(Kadir, 1999: 31). Sebagai contoh, pengguna dapat memberikan perintah.
11
8. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data menurut Kadir (1999: 39) ada 3 tahapan, yaitu:
a. Perancangan basis data secara konseptual, merupakan upaya untuk membuat
model yang masih bersifat konsep.
b. Perancangan basis data secara logis, merupakan tahapan untuk memetakan model
konseptual ke model basis data yang akan dipakai. Namun sebagai mana
perancangan basis data secara konseptual, perancangan ini tidak tergantung pada
DBMS yang dipakai. Itulah sebabnya perancangan basis data secara logis kadang
disebut pemetaan model data.
c. Perancangan basis data secaara fisis, merupakan tahapan untuk menuangkan
perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan
pada media penyimpan eksternal.
9. Sejarah Kemunculan Basis Data
Menurut sejarah, sistem pemrosesan data terbentuk setelah masa sistem
pemrosesan berkas. Sistem pemrosesan manual dan sistem pemrosesan berkas.
Sistem pemrosesan manual (berbasis kertas) merupakan bentuk pemrosesan yang
menggunakan dasar berupa setumpuk rekaman yang tersimpan pada rak-rak berkas.
Jika suatu berkas diperlukan, berkas tersebut harus dicari dalam rak-rak tersebut.
Pada saat awal penerapan sistem komputer, sekelompok rekaman disimpan
pada sejumlah berkas secara terpisah. Sistem yang menggunakan pendekatan seperti
ini biasa disebut sebagai sistem pemrosesan berkas. Sistem ini tentu saja memiliki
kelebihan dari pada sistem pemrosesan manual, yaitu dalam kecepatan dan
keakuratannya. Sistem pemrosesan berkas menurut Kadir (1999: 18) memiliki
kekurangan dalam hal:
1) kemubaziran data;
12
2) keterbatan berbagai data;
3) ketidakkonsistenan; dan
4) kekurangan luwesan.
Sistem pemrosesan basis data dimaksudkan untuk mengatasi kelemahankelemahan yang ada pada sistem pemrosesan data. Sistem seperti ini dikenal dengan
sebutan Data Base Management System (DBMS).
2.3. Microsoft Visual Basic
Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk
membuat aplikasi Windows yang berbasis grafis. Visual Basic merupakan event
drivent programming (pemrograman terkendali kejadian) artinya program menunggu
sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu (tombol
diklik, menu dipilih, dan lain-lain). Selain itu program ini juga bisa diaplikasikan
dengan program yang lain seperti Microsoft access, Macromedia flash, Microsoft
word, Power Point, dan aplikasi-aplikasi yang lain.
1. Aplikasi-aplikasi dalam Visual Basic
a) Form
Form
adalah
windows
atau
jendela
di
mana
akan
dibuat
user
interface/tampilan. Pada bagian ini biasanya berisi tentang field-field yang dibuat
sebagai tempat pemasukan data.
b) Kontrol (Control)
Kontrol adalah tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk
membuat interaksi dengan pemakai. Contoh: text box, label, command dan lainnya.
13
c) Properti (Properties)
Properti adalah nilai/karakteristik yang dimiliki oleh sebuah obyek Visual
Basic. Contoh: name, size, caption, text, dan lain-lain.
d) Metode (Methods)
Metode adalah serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu obyek
yang diminta dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.
e) Prosedur Kejadian (Event Prosedures)
Prosedur kejadian adalah kode yang berhubungan dengan suatu obyek. Kode
ini dieksekusi ketika respon dari pemakai berupa event tertentu. f) Prosedur Umum
Prosedur umum merupakan kode yang tak berhubungan dengan suatu obyek.
g) Modul
Modul adalah kumpulan dari prosedur umum dan definisi konstanta yang
digunakan oleh aplikasi.
2. Tampilan Layar Visual Basic sebagai berikut:
a) Main Windows
Gambar 1.
Tampilan Utama Visual Basic
14
Main windows seperti gambar 1 terdiri dari title bar (baris judul), menu bar,
dan toolbar. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi Visual Basic sekarang, dan
form yang aktif. Menu Bar merupakan menu drop-down yang dapat mengontrol
operasi dalam lingkungan Visual Basic. Toolbar berisi kumpulan gambar yang
mewakili perintah yang ada di menu. Jendela utama juga menampilkan lokasi dari
form yang aktif relatif terhadap sudut kiri atas layar (satuan ukuranya twips).
b) Form Windows
Form Windows adalah pusat dari pengembangan aplikasi Visual Basic. Di sini
tempat untuk “menggambar” aplikasinya. Dapat dilihat pada gambar 2.
c) Project Windows
Berguna untuk menampilkan daftar form dan modul proyek. Proyek
merupakan kumpulan dari modul form, modul class, modul standar dan file sumber
yang membentuk suatu aplikasi. Dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3.
Tampilan Project Pada Visual Basic
d) Toolbox
Toolbox adalah kumpulan dari obyek yang digunakan untuk membuat user
interface serta kontrol bagi pemogram aplikasi. Dapat dilihat pada gambar 4.
15
Gambar 4.
Tampilan Toolbox Pada Visual Basic
e) Properties Windows
Berisi daftar struktur setting properties yang digunakan pada sebuah
obyek terpilih. Kotak drop-down pada bagian atas jendela
la berisi daftar
semua obyek pada form yang aktif. Ada dua tab tampilan yaitu Alphabetic
(urut abjad) dan Categorized (urut berdasar kelompok). Di bawah bagian
kotak terdapat properti dari obyek terpilih. Dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5.
Tampilan Properties Pada Visual Basic
16
2.4. Pemprograman
1. Susunan Bahasa Pemrograman
Sebelum mulai menyusun suatu program, maka sebelumnya
menyusun sebuah daftar instruksi-instruksi mesin yang diatur secara logis
yang dinamakan programming. Program mula-mula diberi kode dalam suatu
bahasa program adalah mutlak supaya komputer dapat melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan yang diinginkan menurut prosedur yang direncanakan
oleh pemakainya. Instruksi-instruksi ini harus dapat ditafsirkan oleh
komputer dan dengan demikian ditulis dengan bahasa komputer.
Mengingat sebuah program dengan cepat sudah menelan ratusan atau
ribuan instruksi, maka hal-hal semacam itu menuntut banyak waktu dan
perhatian. Instruksi-instruksi pada programming yang ada, dapat digunakan
dalam pananganan untuk pembuatan sistem manajemen data pegawai dan
data tamu hotel. Sistem komputerisasi menggunakan program Microsoft
Visual Basic akan menjadikan pekerjaan menjadi ringan, efisien, dan tidak
memakan banyak waktu.
2. Perancangan Sistem dalam Proses Kerja Pemprograman
Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis
data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna,
penyusunan basis data ini berlandaskan kamus aliran data yang dibuat.
Perancangan sistem tidak lepas dari penentuan kunci atau primary key.
Penentuan kunci merupakan hal yang paling pokok pada basis data, tidak
sekedar sebagai metode untuk mengakses suatu baris tertentu, tetapi
sekaligus juga dapat menjadi pengenal unik (tidak ada yang kembar)
17
terhadap tabel. Setelah semua tabel dinormalisasi (memenuhi kriteria
normalisasi), maka proses perancangan basis data secara fisik mulai
dilakukan. Perancangan biasanya menghasilkan dokumentasi perancangan
dalam bentuk spesifikasi program dan Bagan Struktur Sistem. Spesifikasi
Program dipakai sebagai petunjuk bagi pemrogram agar dengan mudah
dapat menggunakannya ke dalam program, sedangkan Bagan Struktur
Sistem memperlihatkan seluruh program dalam sistem baru dan hirarki
kontrol terhadap program-program tersebut (Kadir, 1999: 39).
Pada umumnya para perancang proses memberi kemungkinan untuk
langsung, sesudah diterjemahkan maka langsung meneruskan pengerjaan
data yang sesungguhnya. Setelah perancangan proses selesai dilakukan,
maka tahapan selanjutnya adalah mengimplementasikan sistem (basis data)
mencakup pengkodean
program, pengujian (menjalankan) program,
pemasangan program, dan apabila pengguna perlu latihan, maka diberi
pelatihan kepada pengguna. Dalam hal ini aplikasi mulai dioperasikan oleh
pengguna untuk melakukan berbagai kegiatan transaksi (Kadir, 1999: 39).
3. Komponenen Perancangan Basis Data Konseptual
a. Entitas
Entitas sering juga disebut tipe entitas atau kelas entitas. Entitas
menyatakan objek atau kejadian. Pada model relasional, entitas akan
menjadi tabel.
18
b. Atribut
Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas.
Istilah lain atribut adalah properties.
c. Hubungan
Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas.
d. Kekangan
Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya,
melindungi kesalahan sewaktu melakukan pengisian data).
e. Domain
Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut.
ekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai
masing-masing item data.
f. Integritas Referensial
Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan
antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berada dalam
suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data. Tujuan integritas
referensial adalah untuk menjamin agar elemen dalam suatu tabel yang
menunjuk ke suatu pengenal unik pada suatu baris pada tabel lain benarbenar menunjuk ke suatu nilai yang memang ada.
Macam integritas referensial ada tiga, yaitu: (Kadir, 1999: 47).
1. Penambahan (Insert ),
2. Penghapusan (Delete), dan
3. Peremajaan (Update).
19
Integritas referensial pada peremajaan memungkinkan pengubahan
suatu kunci pada suatu tabel menyebabkan semua nilai pada tabel lain yang
tergantung pada tabel tersebut juga akan dirubah (dikenal dengan istilah
cascade update) (Kadir, 1999: 47).
20
BAB III
PEMBAHASAN
Selain perusahaan perhotelan yang berbintang, perusahaan perhotelan
yang ada sekarang ini juga tidak lepas dari data yang selalu berubah tiap
tahun dan memerlukan penanganan khusus untuk merubah data-data tesebut
dengan waktu yang singkat. Keefektifan administrasi hotel dapat berjalan
lancar apabila didukung dengan kemampuan penanganan basis data secara
komputerisasi, dalam hal ini menggunakan Microsoft Visual Basic
diterapkan pada basis data yang diharapkan dapat meningkatkan keefektifan
sistem administrasi perhotelan.
Data yang ada pada hotel seringkali menggunakan sistem
pemprosesan berkas. Untuk mengurangi kekurangan dengan sistem
pemrosesan berkas, maka perlu dilakukan dengan sistem yang lebih baik
yaitu dengan menggunakan sistem basis data. Untuk menangani data dengan
menggunakan sistem basis data, dilakukan perancangan basis data,
perancangan basis data tersebut terbagi menjadi 3 tahapan, antara lain
perancangan basis data secara konseptual, perancangan basis data secara
logis, dan perancangan basis data secara fisis.
Setelah melalui perancangan basis data kemudian dilakukan
dilakukan
penerjemahan
ke
dalam
bahasa
pemprograman
untuk
menghasilkan sebuah program yang dapat membantu dalam menangani basis
21
data. Dalam hal ini menggunakan bahasa pemprograman Microsoft Visual
basic.
Tahapan-tahapan tersebut diatas merupakan proses untuk dapat
menghasilkan sebuah program. Setelah terbentuk sebuah program, maka
langkah terakhir adalah pengujian program untuk meyakinkan bahwa
program tersebut merupakan program yang membantu dalam menangani
basis data dalam sistem manajemen perhotelan.
3.1. Rancangan Pendahuluan
Tahap rancangan pendahuluan menentukan ruang lingkup proyek
atau sistem yang ditangani, yang selanjutnya dijabarkan dalam bentuk
diagram alir dan konteks (Kadir, 1999:40). Diagram alir adalah sebuah
proses pembentuk siklus yang digunakan untuk mempermudah dalam
perancangan sistem basis data.
Pembuatan basis data sistem administrasi data hotel dilakukan
dengan pembuatan Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan alat untuk
mendokumentasikan proses dalam suatu sistem yang menekankan fungsi
pada sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan serta pemindahan
informasi antar fungsi dalam sistem.
22
Gambar 7.
DFD Konteks Sistem Administrasi Data
Diagram diatas memperlihatkan bahwa sistem berinteraksi dengan
empat terminal, yaitu bagian front desk hotel, sistem pengolahan data, tamu
hotel serta pencari informasi. Tanda panah menunjukkan masukan dan
keluaran sistem.
3.2. Tahapan Analisis Sistem
Tahapan perancangan sistem dibagi menjadi tiga bagian. Tiga bagian
perancangan sistem adalah sebagai berikut.
1. Perancangan Sistem Basis Data
Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis
data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna.
Penyusunan basis data ini didasarkan pada kamus aliran data yang telah
dibuat pada tahap sebelumnya.
Perancangan basis data secara konseptual terdiri atas tiga langkah
berikut:
a. penentuan entitas pada basis data
b. pendefinisian hubungan antar entitas
23
c. penerjemahan hubungan antar entitas
Dalam Kadir (1999:46) langkah-langkah tersebut melibatkan
komponen-komponen yang terstruktur seperti dalam gambar 8.
Gambar 8.
Tahapan Perancangan Basis Data (Kadir, 1999:46)
Penjelasan komponen-komponen di atas sebagai berikut:
a. Entitas
Entitas sering
disebut
dengan
kelas
entitas
atau
tipe,.
Entitas
menyatakan obyek atau kejadian. Pada basis data ini yang disebut entitas
adalah data check in, data jenis check out, data pegawai, data kamar. Pada
model database relasional, entitas disebutkan dalam tabel.
b. Atribut
Atribut merupakan item data yang menjadi bagian dari entitas. Istilah lain
dari atribut adalah properti. NIP, nama pegawai, alamat merupakan suatu
atribut.
24
c. Hubungan (Relation)
Hubungan adalah kaitan dari dua entitas. Misalnya antara pegawai dan
kegiatannya terdapat hubungan yang berupa Pegawai A menjalankan
sistem administrasi. Pada model relasional, hubungan akan menjadi kunci
tamu.
d. Kekangan
Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data, misalnya
melindungi kesalahan waktu pengisian data.
e. Domain
Domain merupakan nilai yang berlaku pada suatu atribut. Kekangan
domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, serta nilai dari masingmasing item data. Misalnya tipe data char, numeric, atau jenis lainnya pada
perangkat lunak sistem basis data. Char menyatakan tipe karakter, dapat
berupa gabungan beberapa huruf, simbol, dan angka. numeric menyatakan
tipe bilangan.
f. Integritas referensi
Integritas
referensi
merupakan
aturan-aturan
yang
mengatur
hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang
terdapat pada suatu sistem basis data relasional untuk menjaga konsistensi
data.
Tujuan dari integritas referensi adalah untuk menjamin elemen dari
suatu tabel yang menunjukkan ke suatu pengenal unik pada suatu baris pada
tabel lain yang benar-benar menunjuk ke nilai yang ada itu.
25
Sebagai contoh ada suatu aturan yang tidak memperkenankan jenis
biaya pada data biaya dihapus jika jenis biaya tersebut dipakai oleh tabel
lain. Macam integritas data ada tiga, yaitu:
1) penambahan (insert)
2) penghapusan (delete)
3) peremajaan (update) pembagian ini didasarkan pada operasi yang
dilakukan.
Integritas referensional pada peremajaan memungkinkan pengubahan
suatu kunci pada tabel yang menyebabkan semua nilai pada tabel lain yang
tergantung pada tabel tersebut juga berubah.
2. Perancangan Sistem Aplikasi
Perancangan sistem database menggambarkan secara umum bentuk
sistem yang akan atau telah berlangsung. Tujuan perancangan sistem ini
adalah untuk mengendalikan atau memecah tugas kedalam beberapa model
atau sub-sub program kemudian untuk dipakai ke dalam sistem
komputerisasi.
a. Perancangan Basis Data
1) Membuat Database
Untuk membuat database dari Visual Basic digunakan VisData
dengan format Microsoft Access langkah-langkahnya sebagai berikut:
a). Dari jendela Visual Basic pilih menu Add-Ins kemudian pilih Visual Data
Manager (VisData).
26
Gambar 9. VisData
b). Pilih menu File
le, Lalu New kumudian pilih Microsoft Access,, dan pilih
Version 7.0 MDB.
MDB
Gambar 10.
Membuat Database Microsoft Access
c). Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Select Microsoft Access Data
to Create.. Pilihlah folder atau direktori pada kotak Save in untuk
menyimpan database yang akan dibuat, lalu simpan sesuai dengan nama
database yang dibuat.
27
Gambar 11.
Menu Select Microsoft Access Database to Create
d). Tekan Save
e). Selanjutnya membuat tabel, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
(1) Klik kanan pada jendela Database (Database Windows), kemudian
dari tampilan menu yang tampak pilih New Table.
Gambar 12.
Membuat Tabel
Dari tabel VisData ketikkan nama tabelnya pada kotak Table Name.
Dan isikan field–field pada kotak Field List.
28
Gambar 13.
Tabel Struktur
(1) Klik tombol Add Field untuk membuat field baru dan buat field sebagai
berikut:
Tabel 1.
Tabel Pegawai
(2) Kemudian klik
lik Build the Table untuk menyimpan struktur tabel yang
telah dibuat.
29
(3) Klik Close
f). Selanjutnya dengan langkah yang sama dibuat tabel pegawai, tabel data
tamu, tabel check in, tabel check out, tabel kamar dan tabel biaya.
3. Tahap Implementasi Sistem
a. Tahap Pengkodean
Pada tahap pengkodean ini yang dilakukan adalah pengembangan
aplikasi dengan pemprograman visual disertai dengan penulisan kode
program (listing program).
b. Tahap Pengujian Program
Pada tahap pengujian program ini adalah dengan menguji mengenai
adanya kesalahan–kesalahan
dalam
pembuatan
program.
Kesalahan-
kesalahan yang terjadi dalam pengujian program adalah sebagai berikut:
1) Kesalahan Bahasa (Language Error)
Kesalahan bahasa adalah kesalahan dalam penulisan kode program
yang tidak sesuai dengan kriteria dari bahasa program yang dipakai.
2) Kesalahan Proses
Kesalahan yang muncul ketika proses eksekusi program dilakukan.
Kesalahan ini mengakibatkan program akan berhenti sebelum selesai pada
saatnya karena program tidak menemukan objek yang sedang dijalankan.
30
3) Kesalahan Logika
Kesalahan logika dalam pembuatan program aplikasi sangat sulit
untuk ditemukan. Program akan tetap memproses dan didapatkan hasilnya,
namun hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Program database ini menggunakan program Microsoft Visual Basic
dengan bahasa basic sebagai bahasa dalam pembuatan program aplikasi
database ini. Program dibuat untuk membuat sistem informasi mengenai
data-data yang ada pada Hotel khususnya tamu hotel dan informasi kamar
hotel. Tentunya program database ini mempunyai kelebihan dan
kekurangan.
Program database ini memiliki keunggulan dibandingkan dengan
pengolahan secara manual yang selama ini masih digunakan pada
perhotelan. Keunggulan program database ini antara lain dalam pencarian
data yang lebih praktis dan efisien tanpa harus mencari satu persatu data-data
yang ada atau file-file yang ada pada komputer.
Program ini juga dilengkapi dengan cetak data. Program ini juga
mempunyai kelebihan dalam hal keamanan data yaitu data yang telah
tersimpan tidak dapat diubah, ditambah atau dihapus karena untuk masuk ke
menu input dan menu edit harus memasukaan nama dan password terlebih
dahulu. Pada sistem aplikasi ini juga mempunyai kelebihan, program ini
selalu berada pada di atas sistem operasi, sehingga pada saat program
dijalankan, maka komputer yang digunakan tidak dapat digunakan untuk
bermain-main sehingga dapat membatasi pegawai dalam kinerja komputer
yang digunakan.
31
Program aplikasi database ini juga masih memiliki kekurangan yaitu,
mengenai menu program yang masih kurang lengkap. Diantaranya adalah
data gaji pegawai dikarenakan penulis belum bisa mendapatkan karena data
dirahasiakan. Penulis hanya mendapatkan data kamar, jenis dan harga kamar
hotel beserta daftar fasilitasnya.
32
BAB IV
PENUTUP
4.1. Simpulan
Dari hasil pembahasan, simpulan yang diambil adalah perancangan
sistem basis data melalui beberapa tahapan. Pertama, tahap studi kelayakan
untuk melakukan identifikasi kebutuhan di Hotel. Identifikasi kebutuhan di
Hotel meliputi: kondisi obyektif Hotel. Kedua, tahap rencana pendahuluan
untuk menentukan sistem yang ditangani. Pada tahap ini dilakukan dengan
membuat diagram alir data konteks. Ketiga, tahap analisis sistem untuk
menjelaskan lebih detail dari tahap rencana pendahuluan. Keempat, tahap
implementasi sistem yang merupakan tahap akhir dalam perancangan basis
data yang meliputi pengkodean prgram, cara kerja program, hasil proses
kerja program, pengujian program sehingga dihasilkan basis data pegawai,
data check in, check out serta kamar.
Cara kerja program dimulai dari tampilan awal yaitu form awal,
untuk membuka program terlebih dahulu memasukkan password. Sistem
sharing port yang dibuat memudahkan manager hotel melihat komputerkomputer yang terbuka atau digunakan, dengan memanfaatkan message net
send memudahkan pengiriman pesan peringatan bagi
berkepentingan, atau dengan kata lain terpantau langsung.
33
yang tidak
4.2. Saran
1. Manajemen data tamu hotel, informasi kamar hotel serta data karyawan
bagian
penting
manajemen
perhotelan,
jadi
diharapkan
sudah
menggunakan teknologi komputer dan memanfaatkan komputer untuk
memudahkan basis data sistem administrasi data hotel.
2. Sistem administrasi data perhotelan yang semakin lama semakin banyak
dan komplek, membuat sistem administrasi seperti ini harus selalu di
update setiap waktu sesuai dengan perkembangan.
34
DAFTAR PUSTAKA
Andi. 2001. Microsoft Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Andi
Offset Anonim. 2007. Sistem Manajemen Hotel, Hotel Pro
2007. http://www.simsoft.info (23 Maret 2007).
Kadir, A. 1999. konsep dan tuntunan praktis basis. Yogyakarta: Andi offset
Kruglinski, D. 1986. Database Management System. California: Osborus
MC Grow Hill.
Kurniawan, T. 2003. Tip trik Unik Visual Basic. Jakarta: PT Elex Media
Kompetindo.
Marlinda, L. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: CV Andi
Offset. Pandia, H. 2002. Visual Basic Tingkat Lanjut. Yogyakarta:
Andi Offset.
35