Kesuksesan dan kegagalan Sistem Informasi

KESUKSESAN DAN
KEGAGALAN SISTEM
INFORMASI
MANAJEMEN DI
PERUSAHAAN
ERDALINDA
NRP: P056133462.52E
E52 MB-IPB
Tugas Mata Kuliah
: Sistem Informasi Manajemen
Triwulan
: I (satu)
Kelas
: E52
Nama Dosen
: Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Tanggal Pengumpulan paling lama : 17 Januari 2015
KESUKSESAN DAN KEGAGALAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DI PERUSAHAAN
Disusun oleh:
ERDALINDA
NRP : 9056133462.52E
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah S.W.T karena atas berkat rahmat
dan karunia-Nya sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat
pada waktunya. Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi
Ujian Tengah Semester I Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen pada
Triwulan 1 kelas E-52 MB-IPB.
Ucapan terima kasih saya sampaikan kepada Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso,
MSc. yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada kami kelas E-52
dalam MataKuliah Sistem Informasi Manajemen.
Saya sadar, sebagai seorang mahasiswi pasca sarjana yang masih dalam proses
pembelajaran, masih terdapat kekurangan dalam penulisan makalah ini. Oleh
karena itu, saya sangat mengharapkan adanya masukan dan saran yang positif,
guna makalah yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.
Jakarta, Januari 2015
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR…………………………………………………………… .i
DAFTAR ISI..………………………………………………………………….….ii
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………….……….iii
I. PENDAHULUAN…………………………………………………………........1
1.1. Latar Belakang………………………..……………………....................1
1.2. Permasalahan…………………………………………………………….3
1.3.Tujuan………………………………………………………………...….3
II. TINJAUAN PUSTAKA………………………………………….….………4
2.1. Definisi Informasi....................................................................................4
2.2. Definisi Sistem.........................................................................................6
2.3. Sistem Informasi………………………………………………………..7
III. PEMBAHASAN…………………………………………….………………16
3.1. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kesuksesan dan Kegagalan Sistem
Informasi Manajemen……….…………….…………….……………..16
3.2. Perusahaan yang Sukses Menerapkan Sistem Informasi Manajemen…23
3.2.1. Blue Bird Grup
IV. PENUTUP....................................................................................................29
4.1. Kesimpulan…………………………………………………….……....29
4.2. Saran……………………………………………………….………...…30
DAFTAR PUSTAKA…………………… ……………………………….……31
ii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Kerangka Kerja Sistem Informasi..........................................................9
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi....................................................10
Gambar 3. Jenis Sistem Informasi.........................................................................11
Gambar 4. Komponen-komponen dalam Sistem Informasi...................................13
iii
I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Di era globalisasi ini informasi merupakan hal yang sangat penting apalagi
bagi kemajuan organisasi. Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok
orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi
wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah
tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.
Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi
tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya atau perusahaan.
Informasi adalah berupa data yang berubah bentuknya dalam susunan
tertentu, telah dianalisa dan di evaluasi isinya dan ditempatkan dalam konteks
yang tepat untuk penggunaannya. Supaya informasi tersebut mudah dipahami dan
berguna disajikan dalam bentuk sistem informasi. Informasi yang akurat dan cepat
dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi.
Sistem informasi adalah semua komponen dan sumberdaya yang diperlukan
untuk memberikan informasi dan fungsi untuk organisasi. Sistim informasi sangat
penting bagi organisasi di perusahaan sebagai komponen vital bagi suksesnya
suatu bisnis. Sistem informasi akan membantu perusahaan dalam
mengembangkan bisnis dan berkompetisi. Bisnis yang menggunakan Information
System (IS) dan Information Technology (IT) dalam mendukung aktifitas bisnis,
akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis untuk membuat
keputusan manajerial maupun untuk kolaborasi kelompok kerja.
Pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan
dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya
muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen, yaitu satu set
subsistem informasi yang komprehensif dan terkoordinasi yang mana terintegrasi
secara rasional dan yang mengubah data menjadi informasi dalam berbagai untuk
1
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan styles para manager dan
karakteristik berdasarkan kriteria mutu yang ditetapkan. Dengan kata lain sistem
informasi manajemen itu adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan
informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi
pengambilan keputusan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai
berkembang sejak tahun 1960-an. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya
seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi
dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang
khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi
informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem.
Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai
bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang
kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.
Sistim Informasi Manajemen kini sudah demikian berkembamgnya sehingga
banyak digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran,
perbankan, transportasi, rumah sakit, biro perjalanan dan masih banyak bidang
lainnya, yang menandakan bahwa informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di
berbagai bidang.
Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline.
Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen
adalah aplikasi database. Sistem ini harus mampu mengolah data yang
dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan
penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya
menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan
informasi yang mereka butuhkan.
Pada sebuah instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses
manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran,
perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian,
penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional,
pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik.
2
Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis
informasi dalam pelaksanaannya.
1.2 Permasalahan
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka
permasalahan dalam makalah ini adalah:
1) Apa itu Sistem Informasi ?
2) Apa saja factor-faktor kesuksesan dan kegagalan Sistem Informasi pada
organisasi atau perusahaan?
2) Bagaimana penerapan Sistem Informasi yang sukses pada perusahaan?
1.3 Tujuan
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi Ujian Tengah
Semester Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, dimana diharapkan dapat
memperoleh pemahaman beberapa hal terkait dengan pembahasan, yaitu:
1) Untuk mengetahui dan memahami teori tentang Sistem Informasi
2) Untuk mengetahui faktor-faktor kesuksesan dan kegagalan sistem informasi
3) Memberikan gambaran penerapan Sistem Informasi yang berhasil
di perusahaan.
3
II
TINJAUAN PUSTAKA
1.1 Definisi Informasi
Teori informasi diajukan oleh Norbert Weiner dalam Gordon B. Davis 1992,
seorang matematikus kenamaan sebagai hasil telaahnya mengenai sibernetika.
Weiner beranggapan bahwa setiap organisme terkumpul berdasarkan adanya cara
pemerolehan, pemakaian, penyimpanan dan penyaluran informasi.
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi
suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang
dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusankeputusan yang akan datang. Burch dan Strater, menyatakan: informasi
adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau
keterangan. Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi
adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna. Jadi,
secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain
yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi
penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan
datang.
Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah
mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari
data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena
telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpul
Agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat,
pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.
an data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan.
George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi
tergantung pada beberapa aspek, yaitu:
1. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu
harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.
4
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan.
3. Waktu
Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu
sendiri.
4. Ruang dan tempat
Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat
agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.
5. Bentuk
Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya
secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungankecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen
serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.
6. Semantik
Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan
arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir.
Kualitas informasi dipengaruhi beberapa faktor:
a. Akurat (Accurate); Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, karena
pada saat penyampaian dari pengirim ke penerima kemungkinan terjadi banyak
gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak informasi.
b. Tepat waktu (Timeliness); Informasi datang ke penerima tidak boleh terlambat.
c. Relevan (Relevance); Informasi yang diterima harus bermanfaat.
d. Lengkap; Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada
sedikitpun informasi yang tertinggal.
e. Mengurangi ketidakpastian
5
2.1 Definisi Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai
suatu tujuan. Sistem merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan
yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggeraknya.
Berikut ini beberapa definisi Sistem menurut para ahli:
- Davis, G.B; sistem secara fisik adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
- Harijono Djojodihardjo; Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup
hubungan fungsional antara tiap-tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek,
dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional.
- Lani Sidharta; Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling
berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.
-Murdick, R.G; Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk
kumpulan atau procedur-prosedur atau bagan- bagan pengolahan yang mencari
suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau
barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau
energi dan/atau barang.
- Jerry Futz Gerald; Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
- Indrajit; sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen
yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
- Jogianto; mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sistem ini
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu
objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan
terjadi.
6
- O'Brien (2011); sistem didefinisikan sebagai satu set komponen yang saling
terkait, dengan batas yang jelas, bekerjasama untuk mencapai seperangkat tujuan
dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi
yang terorganisir.
Menurut O'Brien (2011), sistem mempunyai tiga fungsi dasar:
1. Input, yaitu mengambil dan menyusun unsur-unsur yang masuk sistem untuk
diolah
2. Processing, yaitu proses transformasi yang mengkonversi input menjadi output
3. Output, yaitu mentransfer unsur-unsur yang telah dihasilkan oleh proses
transformasi ke tujuan akhir.
2.3 Sistem Informasi
Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses
bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari
organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis. (Silver, M., M. Lyne
Markus and Cynthia M.B. 1995).
Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup:
1. mendukung kesuksesan berbagso fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance,
manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusia
2. kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional,
produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada pelanggan dan
kepuasan pelanggan
3. sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan
keputusan yang efektif
4. bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang
kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi
dalam persaingan global
5. bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan
bisnis sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima
6. kesempatan pengembangan karir yang dinamis dan ernantang bagi jutaan pria
dan wanita
7
Secara umum Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,
teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk
mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,
memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian
internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk
pengambilan keputusan.
Pengertian sistem informasi menurut para ahli:
- Mc Leod ; sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan
untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai
media untuk menampilkan informasi.
- Leitch Rosses mengemukakan sistem informasi adalah suatu sistem didalam
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelola transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
- Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM., (1999),
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
- Gordon B. Davis (1991: 91), “Sistem informasi adalah suatu sistem yang
menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan
instruksi dan mengeluarkan hasilnya.”
O’Brien (2011) menyatakan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi
teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber
daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi
antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),
perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi
(jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan
peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun sebuah
8
sistem informasi.
Gambar 1. Kerangka Kerja Sistem Informasi
Sumber: O’Brien (2011)
O’Brien (2011) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga peranan
penting untuk sebuah perusahaan, yaitu:
1. Mendukung proses bisnis dan operasi
Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem
informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan
bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka
kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan
mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.
2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajer
Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu
manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang
sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan
untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan
membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan
lebih bermakna.
3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
9
Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis
perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Sumber: O’Brien (2011)
Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2011) adalah:
1. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi
akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran. Menurut O’Brien
(2011), secara konsep aplikasi sistem informasi yang manajemen sumber daya
manusia.
2. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral
pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
3. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk
menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan
praktisi bisnis.
4. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang
kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.
5. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria
dan wanita. - Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan
kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.
10
Menurut Obrien (2011) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi
dua bagian besar, yaitu Operational Support Sistem (OSS) dan Management
Support Sistem (MSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu TPS
(Transaction Processing Sistem), PCS (Process Control Sistemterprise
Collaboration Sistem). MSS juga terbagi dalam tiga model, yaitu MIS
(Management Information Sistem), DSS (Decision Support Sistem) dan EIS
(Executive Information Sistem)
Gambar 3. Jenis sistem informasi (Sumber: O’Brien, 2011)
2.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen atau SIM adalah sistem perencanaan bagian
dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi
pemanfaatan manusia,dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi
manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau
suatu strategi bisnis. Sistem Informasi Manajemen dibedakan dengan sistem
informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain
yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini
umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi
yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan
11
keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan,sistem pakar,
dan sistem informasi eksekutif.
Menurut Mc. Lead, sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem
berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang
mempunyai kebutuhan serupa.Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu
sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang
terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut
tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi
matematika.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan
bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk
mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan
dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem
informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan
masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia 2010).
Tujuan Sistem Informasi Manajemen, yaitu:
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok
jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu
memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana
cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka
mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi
kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap
manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat
yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkat kan
pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan
12
mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan
serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh,
maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Secara
teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek
SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.
Prinsip utama perancangan SIM yaitu SIM harus dijalin secara teliti agar
mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah
memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika.
Gambar 4. Komponen-komponen dalam Sistem Informasi
(Sumber: O’Brien, 2011)
Sistem informasi terdiri dari komponen- komponen yang disebut blok
bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,
komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen
software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan.
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk
suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
13
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem
informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau
lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar
dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan
dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di
dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang
dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
14
efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database
Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api,temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan – kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakink an bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan- kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
9. Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan komputer- komputer perangkat keras dalam sebuah
kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software
sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan
terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan
berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media
penghubung jaringan, HUB(konsentrator), repeater, bridge, dan router.
Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter
drive, dan protokol jaringan.
III
15
PEMBAHASAN
3.1 Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Kesuksesan dan Kegagalan Sistem
Informasi Manajemen
Kesuksesan sistem informasi dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor:
1. Keterlibatan end user
2. Dukungan manajemen eksekutif
3. Kejelasan pernyataan kebutuhan
4. Perencanaan yang matang dan tepat
5. Harapan yang realistis.
Kegagalan sistem informasi dapat dipengaruhi oleh:
1. Kurangnya input oleh end user
2. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi
3. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-rubah
4. Kurangnya dukungan eksekutif
5. Inkompetensi secara teknologi.
Menurut Jogiyanto (2003), beberapa faktor perlu diperhatikan oleh
perusahaan yang menerapkan Sistem Informasi Support atau SIS jika ingin
berhasil. Faktor-faktor sukses ini adalah:
1. Organisasi harus mempunyai visi teknologi informasi (TI).
Organisasi harus mempunyai baik visi bisnis maupun visi TI. Visi teknologi
informasi diperlukan untuk mendukung visi bisnis. Perusahaan yang
mempunyai visi berarti mempunyai pandangan ke depan tentang apa yang akan
dilakukan dan mempersiapkan mulai sekarang apa yang akan dilakukan di masa
mendatang. Karena perubahan TI yang cepat, visi TI sangat diperlukan, jika
perubahan tidak ingin tertinggal dengan TI yang baru dan kehilangan
oportunity atau kesempatan untuk memanfaatkan
2. Harus paralel dengan perencanaan stratejik perusahaan
3. Menjadi yang pertama
16
Dari beberapa contoh penerapan SIS yang berhasil, mereka adalah yang
pertama yang menerapkan SIS tersebut di industrinya.
4. Kreatif menarik jangkauan dan lingkungan
Menarik jangkauan berarti menarik jangkauan lebih jauh ke arah pelanggan
sampai ke pelanggan akhir dan menarik lingkupan berarti selalu meningkatkan
aplikasinya. Menarik jangkauan dan lingkungan ini sesuai dengan konsep
continuous improvement. Penerapan SIS itu sendiri dapat dikatakan sebagai
perubahan yang radikal (reenginering) dan supaya dapat bertahan (sustain),
maka diperlukan peningkatan terus menerus (continuous improvement).
Selain faktor-faktor sukses perlu juga diperhatikan fakyor-faktor gagal dalam
penerapan SIS. Faktor-faktor gagal tersebut adalah:
1. Perusahaan tidak mau atau tidak mampu untuk mempertahankan investasi di
masa depan, perusahaan-perusahaan pesaing lain yang mampu akan
menduplikasi, meningkatkan investasi TI nya dan melompat jauh meninggalkan
organisasi ini.
2. IT untuk SIS stratejik tidak boleh gagal, karena kegagalan IT akan memalukan,
menurunkan jasa yang akibatnya menurunkan nama baik perusahaan
3. Penerapan sistem informasi dapat menyebabkan tuntutan hukum dan melanggar
regulasi
4. Waktu penerapan SIS yang kurang tepat
Penerapan SIS yang terlalu cepat dapat bernilai mahal dan tidak efisien,
disebabkan biaya teknologi yang masih baru dan biaya riset kelayakan yang
mahal dan belum tentu dapat diterima oleh konsumen.
5. Kualitas dari sumber-sumber daya sistem teknologi informasi yang kurang
memadai
6. Perbedaan industri
Tidak semua perusahaan di semua industri mengandalkan sistem informasi
untuk memenangkan persaingan. Perusahaan- perusahaan yang membutuhkan
sistem informasi adalah perusahaan-perusahaan yang mempunyai intensitas
informasi yang tinggi. Jika perusahaan dengan intensitas informasi yang rendah
dan di industri yang tidak membutuhkan SIS untuk bersaing, penggunaan SIS
yang mahal akan sebaliknya membuat nilai perusahaan menurun bukannya
17
menaik karena ketidakefisienan penggunaan TI
7. Aliansi dapat menjadi pesaing
Penggunaan Inter Organization System (IOS) untuk menggandeng perusahaan
dengan pemasok merupakan strategi aliansi yang mengena untuk beberapa
contoh. Akan tetapi strategi aliansi ini buksnnya tanpa resiko, terutama jika
kekuatan menawar (bargaining power) atau kemampuan keuangan pemasok
lebih besar dari perusahaan. Karena menjadi aliansi, pemasok dapat belajar dari
perusahaan tentang bisnis perusahaan dan jika merasa mampu dapat menjadi
pesaing dengan membuat perusahaan serupa
8. Perbedaan kultur
Contoh keberhasilan penerapan SIS bantak terjadi di negara-negara maju
dengan kultur tertentu. Penerapan SIS di Indonesia perlu dikaji ulang ddngan
kultur yang berbeda. Misalnya pembelian barang lewat internet di negara
Amerika Serikat dan Eropa cukup berhasil karena dianggap menghemat waktu
belanja Di Indonesia kurang berhasil karena kultur pembeli di Indonesia masih
suka pergi ke mal selain untuk belanja sekaligus juga untuk hiburan.
Berdasarkan artikel dari majalah SWA(sembada) terdapat beberapa faktor
yang dapat menyebabkan keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan dalam
implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM). Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Keterlibatan pengguna
Pengguna atau user dijadikan faktor dalam penentuan keberhasilan
implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM). Hal ini dikarenakan user
menjadi subjek dalam penginputan data informasi suatu perusahaan dan
penerima informasi dalam mendapatkan output data. Maka, diperlukan
keterlibatan user dalam merencanakan sistem informasi.
2. Dukungan manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) memerlukan dukungan semua manajemen
terutama yang menggunakan sistem informasi. Karena apabila manajemen
kurang mendukung maka dapat mengakibatkan penggunaan sistem informasi
dalam perusahaan menjadi terhambat atau mungkin sia-sia. Penerapan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) tentunya terjadi perubahan pada perusahaan. Oleh
karena itu dukungan penuh dari pihak manajemen sangat penting dalam
18
menentukan keberhasilan sistem informasi dalam perusahaan.
3. Persyaratan fungsional
Persyaratan fungsional dalam penerapan sistem informasi menjadi tolak ukur
keberhasilan manajemen perusahaan dapat dijalan dengan sistem.
4. Perencanaan
Salah satu faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan
sistem informasi adalah perencanaan. Jika suatu pengembangan dan penerapan
sistem informasi tidak didukung dengan perencanaan yang memadai, maka
dapat menyebabkan tidak terpenuhinya keinginan dan kepentingan berbagai
pihak di perusahaan.
5. Tanpa Harapan
Setiap perusahaan memiliki harapan terhadap keberhasilan bisnisnya. Harapan
tersebut semakin ditingkatkan dengan menginvestasikan TI dalam perusahaan.
Terkadang harapan tersebut hanya dipercayakan kepada IT-nya saja tetapi tidak
didorong dengan keinginan perusahaan dalam menjalankan sistem dalam
bisnisnya.
6. Dukungan parsial
Selain dukungan manajemen, dukungan parsial menjadi faktor penting dalam
mengaplikasikan TI dalam perusahaan.
7. Keterampilan
Keterampilan atau keahlian dalam memahami dan menjalankan TI dalam
perusahaan menjadi faktor penting dalam keberhasilan sistem manajemen.
8. Kepemilikan
Kepemilikan menjadi salah satu faktor penentukan keberhasilan Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
9. Strategi dan tujuan
Strategi yang diterapkan dalam perusahaan haruslah berbanding lurus dengan
tujuan perusahaan dalam menginvestasikan TI dalam perusahaan.
10. Komitmen dan keterlibatan
Komitmen dan keterlibatan semua pihak dalam perusahaan menjadi faktor
19
utama untuk keberhasilan terjalannya aplikasi TI.
11. Sumber Daya
Sumber daya menjadi faktor penting dalam menjalankan TI, baik dalam
sumber daya manusia, maupun sumber daya lain yang dapat membantu TI
dalam perusahaan.
12. Perubahan Skup
Perubahan skup menjadi penting karena informasi dalam pengembangan TI
haruslah diinformasikan kepada vendor menerapkan TI dalam perusahaan.
13. Informasi kebutuhan terhadap sistem
Informasi yang dibutuhkan dalam TI harus diberikan sehingga tujuan atau
keinginan perusahaan sesuai dengan harapannya.
14. Pengendalian terhadap TI
Penerapan TI mesti dikendalikan agar keberlangsungan aplikasi TI dalam
manajemen sesuai dalam urutan waktu atau tidak berubah-ubah.
15. Teknologi yang unproven
Menjalankan TI harus dibuktikan dengan keahlian vendor dan terbukti
pengalamannya. Karena hal ini menjadi salah satu faktor keberhasilan Sistem
Informasi Manajemen dalam perusahaan.
Proyek TI telah dianggap sebagai usaha yang tangguh dan memiliki
karakteristik tertentu yang membuat mereka berbeda dari proyek rekayasa lainnya
dan meningkatkan peluang kegagalan mereka. Karakteristik tersebut
diklasifikasikan dalam tujuh kategori (Peffers , Gengler & Tuunanen, 2003;
Salmeron & Herrero , 2005) antara lain:
1. Kendala abstrak yang menghasilkan harapan yang tidak realistis dan proyek
terlalu ambisius.
2. Kesulitan visualisasi, yang telah dikaitkan dengan manajemen senior meminta
over- fungsi ambisius atau tidak mungkin, representasi proyek TI tidak dimengerti
bagi seluruh stake holder, dan produk intangible.
3. Persepsi fleksibilitas yang berlebihan, maksudnya memberikan kontribusi untuk
waktu dan anggaran dan terjadi perubahan permintaan yang sering oleh
pengguna atau user.
20
4. Kompleksitas yang tersembunyi, yang melibatkan kesulitan untuk diperkirakan
di awal proyek dengan kendala dan efisiensi sistem.
5. Ketidakpastian , yang menyebabkan kesulitan dalam menentukan persyaratan
dan masalah dalam implementasi sistem tertentu.
6. Kecenderungan untuk kegagalan perangkat lunak, yang karena asumsi yang
tidak memikirkan selama proses pembangunan dan kesulitan mengantisipasi
dampak dari perubahan kecil dalam perangkat lunak
7. Tujuan, untuk mengubah proses bisnis yang ada, yang membutuhkan
pemahaman praktisi IT bisnis dan proses yang bersangkutan dalam sistem TI
dan proses yang baik untuk mengotomatisasi dan membuat mereka lebih cepat.
Otomatisasi tersebut tidak mungkin untuk membuat sebuah proses yang buruk
lebih baik .
Penyebab kegagalan proyek TI dilakukan oleh kelompok penelitian ( Schmidt
, Lyytinen, Keil & CuIe , 2001) pada manajer proyek yang berpengalaman dalam
tiga pengaturan yang berbeda : Hong Kong , Finlandia , dan Amerika Serikat .
Tiga panel ahli diidentifikasi awalnya daftar 53 IT faktor risiko proyek .
Daftar itu dikurangi menjadi satu set 17 melalui proses peringkat dan pengupas
bawah, seperti yang ditunjukkan di bawah ini :
1. Kurangnya komitmen manajemen puncak untuk proyek.
2. Kesalahpahaman kebutuhan pengguna.
3. Tidak mengelola perubahan dengan benar.
4. Kegagalan untuk mendapatkan komitmen pengguna.
5. Kurangnya keterlibatan pengguna yang memadai.
6. Konflik antar departemen pengguna.
7. Mengubah ruang lingkup dan tujuan.
8. Jumlah unit organisasi yang terlibat.
9. Kegagalan untuk mengelola harapan pengguna akhir.
10. Tidak jelas ruang lingkup dan tujuan disalahpahami.
11. Definisi yang tidak benar dari peran dan tanggung jawab.
12. Kurangnya persyaratan beku.
21
13. Pengenalan teknologi baru.
14. Kurangnya keterampilan manajemen proyek yang efektif.
15. Kurangnya metodologi manajemen proyek yang efektif.
16. Kurangnya diperlukan pengetahuan tim / keterampilan.
17. Kurangnya / staf tidak pantas
Sebuah riset terkemuka dilakukan oleh Johnson (2001) yang menunjukkan
bahwa tingkat keberhasilan proyek TI sebenarnya meningkat sejak munculnya
laporan Standish CHAOS pertama. Hal ini, menurut Johnson, dihubungkan
dengan fakta bahwa orang-orang proyek menggunakan Standish “Recipe for
Success” yang didirikan pada tahun 1998 . Johnson melaporkan bahwa
keberhasilan proyek secara keseluruhan telah meningkat dari 16 % pada tahun
1994 menjadi 28% pada tahun 2000. Johnson mengidentifikasi lima faktor yang
dapat menghambat keberhasilan proyek TI diantaranya:
1. Kurangnya dukungan eksekutif, yang dapat dan tidak membahayakan proyek .
2. Kurangnya keterlibatan pengguna, yang telah secara tradisional salah satu
alasan utama untuk kegagalan proyek. Johnson mengusulkan bahwa para
profesional proyek harus menangani masalah ini dengan sangat hati-hati untuk
mengurangi efek negatif pada perkembangan proyek.
3. Manajer proyek yang berpengalaman, yang tampaknya memainkan peran
penting dalam mengurangi kemungkinan kegagalan proyek. Johnson dilaporkan
dalam analisisnya bahwa sembilan puluh tujuh persen dari proyek yang berhasil
telah dikelola oleh manajer proyek yang berpengalaman.
4. Membuat proyek mencapai fungsi, yang dimaksudkan dengan perkiraan waktu
dan jadwal : tujuan bisnis yang jelas. Kurangnya mereka selalu mendorong
proyek untuk overshoot waktu, fungsi, dan biaya. Kontrol yang lebih baik dari
tujuan biasanya dikaitkan dengan manajer proyek yang berpengalaman.
5. Ruang lingkup diminimalkan, yang mencegah lingkup dari semakin besar dan
besar, yang dianggap sebagai faktor penting dalam penelitian awal.
Banyaknya faktor yang dijelaskan sebelumnya sebenarnya kurang lebih sama.
Penentuan keberhasilan atau kegagalan dalam Sistem Informasi Manajemen
22
(SIM) suatu perusahaan telah dikaitkan dengan kesulitan teknologi, masalah
organisasi dan fungsional, masalah-masalah manajerial, dan banyak alasan
lainnya. Sehingga, sebuah perusahaan harus mengantarkan kepada kesepakatan
fungsionalitas tepat waktu dan sesuai perkiraan anggaran.
Dapat disimpulkan bahwa untuk mengetahui dan memahami keberhasilan
atau kegagalan Sistem Informasi Manajemen (SIM) tergantung pada perusahaan
itu sendiri. Hal ini disebabkan masalah yang muncul pada tiap-tiap perusahaan
berbeda. Selain itu, setiap kasus individu memiliki alasan yang tidak diketahui
yang berbeda untuk gagal, bahkan dalam domain aplikasi yang sama. Tetapi
dalam menemukan faktor-faktor keberhasilan atau kegagalan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) terdapat pada Tekonologi Informasi (TI) baik dalam hal
aplikasi maupun penggunaan, manajemen dalam perusahaan baik dalam hal
dukungan maupun informasi tujuan manajemen terhadap vendor, serta faktorfaktor yang telah disebutkan dalam pembahasan sebelumnya yang menjadi
keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan Sistem Informasi Manajemen
(SIM).
3.2 Perusahaan yang Sukses Menerapkan Sistem Informasi Manajemen
3.2.1. Blue Bird Grup
Contoh penerapan system informasi pada perusahaan taksi Blue Bird, berikut
penjelasannya:
Profil Blue Bird Group Blue Bird Group merupakan market leader dalam
bisnis transportasi, Blue Bird sudah menjadi brand yang kuat dan dikenal luas
oleh masyarakat. Diawali dengan armada 25 taksi pada tahun 1972, kini setelah
lebih dari 30 tahun mendalami bisnis jasa transportasi, Blue Bird telah
berkembang pesat dengan sekitar 12000 armada-nya yang tersebar di seluruh
penjuru Jakarta. Sebuah prestasi luar biasa untuk sebuah usaha jasa transportasi
dengan jumlah armada yang sangat banyak. Kesuksesan yang diraih oleh Blue
Bird ini tak lepas dari upaya Blue Bird dalam memanfaatkan teknologi.
23
Berawal sekitar tahun 1972, Blue Bird yang mengimplementasikan pertama
kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat
untuk armada-armadanya. Jejak langkah Blue Bird ini diikuti pula oleh
perusahaan taksi lainnya yang beroperasi di Indonesia.
Sekitar beberapa tahun terakhir ini Blue Bird sudah menggunakan teknologi
GPS (Global Positioning System). Selain digunakan untuk melacak posisi
armada-armadanya, GPS ini juga digunakan sarana berkomunikasi antara armada
taksi dengan Call Center. Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang
terbatas pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operatoroperator taksi, teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan
posisi konsumen dan armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga
pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean pemesanan.
Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu mendengarkan suara dari radio
komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi.
Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya
saja, melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989
Blue Bird Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti
dengan armada taksi regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut
pada tahun 1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama
Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan nama Surabaya Taksi. Sekitar bulan
November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada
taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit, Bandung
Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator taksi
lainnya di Bandung.
Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah diposisikan oleh Blue
Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi lainnya. Blue Bird
pada saat ini meningkatkan diversifikasi produknya ke jasa angkutan nonpenumpang Blue Bird dengan menyediakan jasa Truk Container, yaitu Iron Bird
dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar usaha transportasi primer, Blue
Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok, dan perusahaan manufacture
otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta usaha service lain
seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre.
24
Penerapan Business Intelligent Pada Blue Bird Group Perusahaan transportasi
Blue Bird berhasil mengimplemantasikan solusi Business Intelligent (BI), yakni
SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP NetWeaver BI). Ini merupakan suatu
solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan
keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran
lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para pengguna,
professional TI dan manajemen senior. Solusi ini disediakan melalui teknologi
portal enterprise dan menyediakan kepada para penggunanya suatu infrastruktur
andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk melakukan perencanaan
dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing.
Aplikasi Business Intelligent diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan,
menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu
penggunanya mengambil keputusan bisnis secara akurat. SAP (System Application
and Product) adalah software ERP (Enterprise Resources Planning),yaitu
merupakan tools IT dan manajemen dalam membantu pencanaan dan kebijakan
perusahaan didalam mengambil keputusan, serta merupakan software yang
diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan
operasional secara lebih efisien dan efektif.
SAP terdiri dari serangkaian modul aplikasi yang mampu mendukung semua
transaksi perusahaan. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat diintegrasikan
secara terpadu antara satu dengan lainnya serta memungkinkan ketersediaan data
yang akurat dan aktual. ERP merupakan suatu perangkat lunak yang didesain
untuk memadukan proses bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk
menghasilkan informasi yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai
keterkaitan, ERP merupakan sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang
ada dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan
digunakan untuk pengambilan keputusan.
Proses implementasi Business Intelligent di Blue Bird Group dapat berjalan
dengan baik karena garis besar cakupan proyek dan indikator kinerja kunci
perusahaan sangat jelas. Di samping itu, proses implementasi secara hirarki dan
dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan yang professional dan berkualitas juga
menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses implementasi. Konsultan yang
25
andal memahami bahwa pendekatan dari bottom up untuk mengimplementasikan
business intelligent akan membutuhkan waktu yang panjang.
Sedangkan metode top down merupakan metode yang tepat untuk
mengimplementasikan Business Intelligent. Blue Bird Group
mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul Financial
Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis (CO PA) Plant
Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan
“Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi
dilakukan oleh Hermis consulting.
Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI “GO Live”. Mengingat pertumbuhan
bisnis yang kian kompleks, Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Business
Suite, yang membantu perusahaan mengonsolidasikan operasional yang terdiri
dari 28 cabang perusahaan, lebih dari 70 pool. Setelah itu, Blue Bird Group
membutuhkan suatu sistem yang mampu mengelola laporan-laporan yang
dihasilkan SAP Business Suite guna menjadi informasi akurat yang dapat diakses
secara cepat dan tepat untuk proses pembuatan keputusan.
Blue Bird selanjutnya menginstal SAP NetWeaver BI sebagai suatu solusi
yang membantu perusahaan untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari
sistem SAP-nya. Melalui implementasi solusi tersebut, Blue Bird berkeinginan
memiliki suatu solusi BI yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan
terbaik, serta di saat yang bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan
spesifik industri.
Disamping itu, solusi harus mampu mengintegrasikan data dari berbagai
perusahaan dan mentransformasikan ke dalam bentuk yang dapat dipraktekan,
informasi bisnis yang tepat waktu untuk mendorong proses pembuatan keputusan,
serta menghasilkan tindakan-tindakan yang strategis dan bisnis yang solid.
Blue Bird Berhasil Implementasikan Solusi MySAP Business Suite Kelompok
usaha Blue Bird telah mengumumkan rampungnya pengimplementasian solusi
peranti lunak SAP dalam sistem Teknologi Informasi mereka. Sebagai perusahaan
transportasi yang armadanya mencapai lebih dari 15.000 kendaraan, Blue Bird
memerlukan solusi TI yang handal untuk memantau banyak hal dalam
operasionalnya sehari-harinya, Order pelanggan, kendaraan yang beroperasi dan
26
yang dalam perawatan, sampai konsumsi bahan bakar, perlu terdata dengan baik.
Dengan tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite
dimanfaatkan Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite
merupakan solusi peranti lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat
memonitor banyak informasi penting secara mudah dan tepat waktu. Data tersebut
akan tersedia sesuai dengan informasi yang diperlukan oleh jajaran management
untuk membuat keputusan secara cepat. Ini tentu meningkatkan efisiensi
perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite tersebut meliputi fungsi
keuangan, controlling, sales & distribution, material management dan fleet
management.
Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua fungsi lain untuk
Blue Bird, yakni Driver Management dan Operation & Reservation Management
agar bisa disatukan dengan sistem mereka yang berbasiskan Visual Basic.
Implementasi SAP dapat membawa perubahan besar bagi perusahaan ini. Dapat
dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah tombol, maka dapat melihat
visibilitas di seluruh operasional perusahaan.
Teknologi GPS dan MDT Blue Bird Blue Bird Group merintis penggunaan
MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS sebagai instrument pelengkap di taksinya.
MDT mirip seperti pager, dimana setiap informasi yang terkait dengan pengemudi
akan tampil dilayarnya. MDT juga merupakan alat penangkap order dalam radius
3-4 km untuk setiap order yang dilelang via data komputer, sehingga tidak ada
istilah lagi pengemudi berebut order atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh
dari tempat jemput konsumen.
Pada saat ini 50% lebih mobil-mobil Blue Bird sudah dilengkapi dengan
teknologi global positioning system (GPS) yang dapat memantau keberadaan
mobil di jalan raya. Dengan alat ini mobil dapat dilacak di manapun
keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi, penumpang juga merasa
lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird. Sampai saat ini masih sedikit
perusahaan taksi lainnya yang menggunakan GPS dikarenakan biayanya sangat
tinggi dan harga GPS per unit mobil adalah Rp 15 juta. Pihak manajemen
merencanakan semua taksi Blue Bird akan dilengkapi dengan sistem GPS. Salah
satu strategi yang digunakan Blue Bird di dalam memelihara loyalitas
27
pelanggannya ialah dengan menyediakan credit voucher yang tidak hanya untuk
korporat saja, namun juga untuk perorangan.
Pihaknya juga hendak menyediakan tabel diskon tertentu. Jadi, tambah
banyak pemakaian per bulan, maka makin besar pula diskonnya. Pelanggan yang
loyal pada Blue Bird dengan program ini akan dapat menggunakan taksi dengan
harga diskon, besarannya bervariasi antara 5%-15%.
Pada saat ini Blue Bird memiliki pelanggan korporat lebih dari 650
perusahaan. Selama ini banyak masyarakat yang mengenal Blue Bird memang
bukan karena tarifnya yang murah, melainkan karena nyaman, aman, berkualitas
dan lain sebagainya.
Sebagai langkah akhir, yang dapat dilakukan Blue Bird untuk
mempertahankan adalah dengan meningkatkan kualitas layanan yang aman dan
nyaman. Untuk menjamin hal tersebut, pihak Blue Bird sering menggunakan
mistery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji sopir. Seiring
dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi mengenai pentingnya layanan pun
terus digencarkan guna memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Basis usaha
Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi dan alat angkutan
/ kendaraan. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah
para pengemudinya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga
menjalankan fungsi sebagai customer service dan sales force, karena mau tidak
mau, para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang /
customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai
tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga
tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang
baik dan jujur.
28
IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) sangat diperlukan oleh perusahan. SIM
adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung
kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu
organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen. Sistem informasi manajemen sangat diperlukan oleh
perusahann
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat
yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkat kan
pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Kesuksesan sistem informasi dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor:
1. Keterlibatan end user
2. Dukungan manajemen eksekutif
3. Kejelasan pernyataan kebutuhan
4. Perencanaan yang matang dan tepat
5. Harapan yang realistis.
Kegagalan sistem informasi dapat dipengaruhi oleh:
1. Kurangnya input oleh end user
2. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi
3. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-rubah
4. Kurangnya dukungan eksekutif
5. Inkompetensi secara teknologi.
Perusahaan yang sukses dalam melaksanakan Sistem Informasi Manajemen
akan menjadi perusahaan yang sukses dalam bisnisnya.
29
4.2 Saran
Perusahaan yang akan menerapkan sistem informasi manajemen sebaiknya
melibatkan semua pihak yang terlibat yang akan menggunakan sistem informasi
tersebut, seperti end user, manajemen dan harus mempunyai perencanaan yang
matang. Supaya sistem itu benar-benar berguna dan tidak ada perubahan di tahap
awal dalam pelaksanaanny. Sehinga biaya yang keluar tidak terlalu banyak dan
bisa sukses dalam penerapannya.
30
DAFTAR PUSTAKA
Asy-Syifa, Fesa. 2013. Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada Perusahaan
Taksi. http://fesasyifa.blogspot.com/2013/04/penerapam-sistem-informasimanajemen_2094.html?m=1. Accesed at 25 Desember 2014
Davis, Gordon B. 1995. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Struktur
dan Pengembangannya. Terjemahan Drs. Bob. Widyahartono, Jakarta: PT. Ikrar
Mandiriabadi.
Indrajit, R. E. 2001. E-commerce, Kiat dan Strategi Bisnis di Dunia Maya.
Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Jogiyanto, HM, MBA, Akt., Ph.D. 2003. Sistem Teknologi Informasi.
Jakarta:ANDI.
O'Brien, James A., George M.Marakas. 2011. Management Information Systems.
New York: The McGraw-Hill Company.
McLeod, Raymond, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen, Terjemahan Hendra
Teguh, SE, Ak.Jakarta: PT Prenhallindo.
Suroso, Arif Imam, Dr. Ir., MSc. 2013. FAKTOR-FAKTOR KEBERHASILAN
ATAU KEGAGALAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DALAM
SUATU PERUSAHAAN | Trivi Adventure Camp - http://3voutbound.com/faktor-faktor-keberhasilan-atau-kegagalan-sistem-informasimanajemen-sim-dalam-suatu-perusahaan/. Accesed at 26 Desember 2014.
_______.2015. Sistem - Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas http://id.m.wikipedia.org/wiki/Sistem. Accesed at 10 Januari 2015.
31
_______. 2015. Definisi Informasi 2 - http://beritaislamimasakini.com/definisiinformasi-2.htm. Accesed at 10 Januari 2015.
_______. Apa Itu Sistem Informasi Manajemen? http://www.sentranet.co.id/component/content/article/46-ict-world/93-apa-itusistem-informasi-manajemen.html. Accesed at 10 Januari 2015
_____ 2014. Pengertian Sistem Menurut para Ahli | Pengertian Ahli http://www.pengertianahli.com/2013/08/pengertian-sistem-menurut-paraahli.html?m=1 Accesed at 11 Januari 2015.
____2009.Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi DeLone and Mc Lean:
kritik dan pengembangan.
http://sijenius.wordpress.com/2009/10/04/model-kesuksesan-sistem-teknologiinformasi-delone-mclean-kritik-dan-pengembangan/. Accesed at 11 Januari 2015.
Threads, Iwan. 2013. Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli Definisi http://fisipuin.satugen.com/blog/Pengertian-Sistem-Informasi-Menurut-Para-AhliDefinisi. Accesed at 11 Januari 2015
32