BAB 4 PEMBAHASAN Perusahaan harus memiliki pengendalian

BAB 4
PEMBAHASAN
Perusahaan harus memiliki pengendalian internal yang memadai dalam
melaksanakan kegiatan operasionalnya, terutama yang berkaitan dengan siklus
pendapatanya. siklus pendapatan terdiri dari kegiatan penjualan, piutang, penagihan,
dam penerimaan kas yang merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang
akan digunakan untuk keperluan membiayai aktivitas perusahaan. Jika tidak terdapat
pengendalian internal yang memadai, maka mungkin saja akan ada peluang terjadi
penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap pendapatan perusahaan. Dengan
demikian PT. Jakarta Rajawali Nusindo Cabang Jakarta
harus memiliki
pengendalian yang memadai agar dapat menjamin bahwa dalam pelaksanaan
prosedur penjualan kredit tidak terdapat praktek-praktek yang tidak sehat yang dapat
merugikan perusahaan.
Dalam bab ini, penulis akan mengevaluasi terhadap kelima komponen
pengendalian internal dari siklus pendapatan yang diterapkan oleh PT. Jakarta
Rajawali Nusindo Cabang Jakarta. Evaluasi tersebut akan menjelaskan kondisi yang
terdapat pada perusahaan, pandangan perusahaan atas kelemahan serta rekomendasi
yang disarankan penulis terhadap pengendalian internal yang belum memadai.
Berikut ini akan dijelaskan kerangka berpikir untuk mengevaluasi pengendalian
internal pada siklus pendapatan PT. Jakarta Rajawali Nusindo Cabang Jakarta .
47
Komponen pengendalian internal
(Menurut COSO) :
Kondisi yang terdapat pada PT.
Rajawali Nusindo Cabang Jakarta :
1.
2.
3.
4.
Lingkungan Pengendalian
Penaksiran Resiko
Aktivitas Pengendalian
Informasi
dan
komunikasi
5. Monitoring
(penjelasan terdapat di Bab 2)
1. Struktur organisasi
2. Pembagian tugas dan wewenang
3. Prosedur yang berjalan pada
perusahaan dengan komponen
pengendalian internal
4. Dokumen-dokumen yang
digunakan perusahaan
(penjelasan lebih detail mengenai
kondisi perusahaan terdapat di bab 3)
Evaluasi Pengendalian Internal Pada
Siklus Pendapatan :
(penjelasan lebih lanjut terdapat di dalam
bab 4)
Saran perbaikan
(terdapat di bab
5)
Tujuan Pengendalian Internal:
1. Keandalan laporan keuangan
2. Efektifitas dan efesiensi operasi
3. Kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku
Gambar 4.1
Kerangka pikir (framework) evaluasi pengendalian internal pada
prosedur pendapatan pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta
48
Pengendalian internal suatu perusahaan dapat dikatakan sudah memadai
apabila seluruh kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam
menjalankan seluruh aktivitas perusahaanya mencakup kedalam komponenkomponen pengendalian internal, dan kebijakan serta prosedur yang dilaksanakan
oleh perusahaan telah mencapai tujuan dari pengendalian internal tersebut.
Berikut ini dijelaskan gambaran pengendalian internal yang telah dijalankan
oleh perusahaan berdasarkan komponen pengendalian internal, serta akan dijelaskan
kelemahan yang ada dan rekomendasi yang disarankan oleh penulis terhadap
pengendalian internal yang dinilai kurang atau belum memadai.
4.1
Evaluasi Pengendalian Internal pada PT. Rajawali Cabang Nusindo
cabang Jakarta
1. Lingkungan Pengendalian (control environment)
a. Integritas dan Etika
PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta sudah memiliki Tata Tertib Kerja
yang berlaku untuk setiap karyawan . hal tersebut dinyatakan secara
tertulis dalam Buku Tata Tertib Kerja yang dibuat secara jelas oleh
Kantor Pusat PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta.
Tata Tertib yang berkaitan dengan integritas dan kejujuran adalah setiap
karyawan tidak di ijinkan :
a. Melakukan pekerjaan untuk kepentingan/keuntungan dirinya sendiri
sehubung dengan jabatanya.
b.
Melakukan tindakan yang pada umumnya berlawanan dengan
hukum atau tindakan yang merugikan perusahaan baik secara moril
maupun materil.
49
c. Mengunakan barang-barang milik perusahaan
ke luar lingkungan
tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pemimpin.
d. Membawa barang-barang milik perusahaan ke luar lingkungan
tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pemimpin.
Tata Tertib yang berkaitan dengan etika kedisiplinan adalah :
1. Setiap karyawan wajib hadir di tempat jam kerja dan siap
melaksanakan tugas tepat pada waktu dimulainya jam kerja.
2. Setiap karyawan hanya boleh meninggalkan tempat kerja
setelah usai jam kerja atau pada jam-jam istirahat.
3. Pengecualian di atas adalah harus mendapatkan ijin atasan
langsung atau manajer.
Tata Tertib yang berkaitan dengan etika kesopanan adalah :
a. Karyawan wajib menghormati atasan dengan berperilaku sopan dalam
bertindak dan dalam berbicara.
b. Karyawan wajib menghormati pelanggan.
c. Karyawan wajib menjaga etika yang baik, ramah kepada setiap
pelangganya.
d. Komitmen untuk meningkatkan kompetensi.
Dengan adanya Tata Tertib Kerja yang berlaku pada PT. Jakarta
Nusindo Cabang Jakarta , maka karyawan mengerti batasan-batasan yang
boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan.
Dari observasi yang dilakukan peneliti, bahwa penyelengaraan tata
tertib yang dilakukan oleh karyawan sudah diterapkan dengan baik dan
tata tertib yang dibuat oleh perusahaan sudah baik untuk mendukung
kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan.
50
b. Komitmen untuk meningkatkan kompetensi
Komitmen terhadap meningkatkan kompetensi hukumnya adalah
mutlak, dalam pelaksanakanya sesuai dengan keahlian dan keterampilan
yang dimiliki seorang karyawan setiap karyawan dituntut memiliki
keahlian
dibidangya
masing-masing,
karena
keberhasilan
suatu
perusahaan ditunjang oleh keahlian dari pekerjaanya. Jika setiap
karyawan bekerja dengan baik sesuai dengan posisi yang ada di dalam
perusahaan, maka akan menjadi sebuah keuntungan bagi perusahaan
memiliki karyawan yang berkomitmen tinggi.
Dari wawancara dengan perusahaan, perusahaan sangat berkomitmen
untuk meningkatkan kompetensi karyawan dengan cara memberikan
pelatihan-pelatihan yang dapat membuat karyawan lebih kompetitif untuk
perusahaan seperti memberikan pelatihan komputer bagi karyawan yang
tidak mengerti komputer. Karena dengan memberikan pelatihan komputer
kepada karyawan dapat diartikan akan meningkatkan kerja yang lebih
efisien dan efektif. Tetapi tidak semua karyawan mendapatkan pelatihan
tersebut hanya karyawan yang sangat membutuhkan pelatihan tersebut.
c. Filosofi manajemen dan Gaya operasi.
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang
menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawanya. Filosofi merupakan
apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan
oleh perusahaan. Filosofi manajemen yang ditetapkan PT. Rajawali
Nusindo cabang Jakarta menekankan kerjasama dalam menjalankan
51
bisnisnya yaitu: “kami berkeyakinan bahwa dengan berkerjasama
merupakan landasan semua hubungan bisnis kami; oleh karena itu, kami
mengharapkan semua karyawan kami dapat saling berkerjasama dengan
baik antara satu dengan yang lainya guna mencapai kepentingan
bersama”.
Gaya operasi mencerminkan ide Kepala cabang tentang bagaimana
operasi suatu entitas harus dilaksanakan. dalam lingkungan bisnis, pada
PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta sangat mementingkan kepuasan
customer atas produknya sehingga sedikit atau bahkan hampir tidak ada
customer yang komplain atas produk yang dibeli.
d. Struktur Organisasi
Struktur organisasi menentukan bagaimana wewenang dan tanggung
jawab didelegasikan dan diawasi. Struktur ini menyediakan kerangka
kerja di mana aktivitas entitas direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan,
dan di-review untuk mencapai tujuan entitas secara keseluruhan. Suatu
entitas menyusun struktur organisasi disesuaikan dengan kebutuhanya.
Dalam
menyusun
struktur
organisasi
yang
relevan
diperlukan
pertimbangan mengenai area-area kunci dari wewenang dan tanggung
jawab dan garis pelaporan yang tepat. PT. Rajawali Nusindo sendiri
sudah memiliki gambaran struktur organisasi yang jelas sehingga semua
karyawan sudah mengerti akan posisi tertinggi dari perusahaan serta
wewenang dan tanggung jawab masing-masing.
Di samping itu penerapan yang dilakukan PT. Rajawali Nusindo
Cabang Jakarta pada struktur organisasi tidak sesuai dengan pedoman
52
yang diberikan oleh PT. Rajawali Pusat. Karena struktur organisasi pusat
mengharuskan setiap kepala operasional pada setiap cabang harus
terdapat 2 orang, yaitu Kepala Operasional HC dan Kepala Operasional
PU, pembagian kepala operasional tersebut dikarenakan terdapatnya
perbedaan kewajiban dan tanggung jawab. Dimana terdapat perbedaan
seperti kemampuan yang harus dimiliki Kepala Operasional HC yaitu
harus
dapat
mengidentifikasi
obat
yang
dipesan
dan
dapat
mengidentifikasi kegunaan obat yang dipesan, sedangkan Kepala
Operasional PU hanya mengorganisasikan berjalanya proses penjualan di
sektor umum. apabila Kepala Operasional hanya 1 akan adanya
kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses penjualan pada
perusahaan tersebut. Adapun alasan mengapa perusahaan melakukan
perangkapan tugas tersebut karena menurut perusahaan hal itu dilakukan
agar dapat mengefesiensikan biaya yang dapat dikeluarkan perusahaan.
Atas kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar PT.Jakarta
Rajawali Nusindo Cabang Jakarta seharusnya mencari seorang yang tepat
dan sesuai kriteria perusahaan untuk mengisi jabatan Kepala Operasional
HC, hal ini dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat menjalankan
operasional perusahaan dengan baik.
e. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Proses rekrutmen karyawan baru yang terdapat pada PT. Rajawali
Nusindo Cabang Jakarta, biasanya dengan cara memasang ilkan
di.masyarakat yang tertarik dapat mengirimkan email maupun pemberian
cv secara langsung, dan semua lamaran yang masuk tersebut akan disortir
oleh bagian SDM pada perusahaan, setelah itu bagian SDM memberikan
53
serangkaian seleksi untuk pelamar, setelah penyeleksian selesai karyawan
baru tersebut di kirimkan pada bagian yang bersangkutan agar diberikan
pengarahan lebih lanjut. Proses rekrutmen karyawan yang bertanggung
jawab adalah Kepala Cabang.
2. Penaksiran Resiko (risk assessment)
Risiko-risiko yang telah diidentifikasi oleh perusahaan adalah sebagai
berikut:
a. Risiko terhadap perkembangan kompetitor
Klien dari perusahaan ini beragam, ada yang perusahaan besar,
perusahaan menengah, dan ada pula yang perusahaan kecil. Adapun
cara agar perusahaan tetap memegang klien-klienya tersebut dengan
cara melakukan penawaran harga di bawah pasar maupun penggunaan
harga diskon pada produk tersebut. selain penawaran harga kepala
cabang juga menekankan pendistribusian barang dengan cepat dan
tepat. kebijakan ini akan meningkatkan kualitas perusahaan dan
merupakan salah satu kekuatan perusahaan di tengah kompetitor yang
semakin berkembang.
b. Risiko terhadap penurunan permintaan
Perusahaan sudah mengidentifikasi beberapa resiko yang berkaitan
dengan penurunan permintaan. Dengan cara pengunjungan langsung
terhadap klien untuk menanyakan terhadap penurunan permintaan
tersebut, dan apabila ada kesalahan perusahaan akan langsung
mengevaluasi hasil dari pengunjungan tersebut. Menurut perusahaan
hal ini dilakukan karena perusahaan dapat mengetahui mengapa
54
terjadinya penurunan penjualan dari sumbernya yang sudah pasti.
Namun dalam hal ini menurut peneliti cara tersebut tidak efektif
dilakukan karena adanya kecenderungan susahnya klien memberikan
alasan terhadap penurunan permintaan. Dari hasil kelemahan yang di
dapat, peneliti merekomendasi hal yang dapat dilakukan perusahaan
untuk meningkatkan permintaan seperti :
a. Pemasaran produk yang harus diperluas ruang lingkupnya agar
mendapatkan pelanggan baru.
b. Perusahaan harus membuat riset atas penurunan permintaan
dan mengidentifikasi kesalahan-kesalahan yang mungkin
terjadi pada produknya.
c. Melakukan evaluasi tentang produk maupun pelayanan yang
digunakan perusahaan.
c. Risiko atas kecurangan yang dilakukan karyawan
Dalam hal ini, yang dilakukan perusahaan untuk mengidentifikasi
kecurangan samgat minim, karena tidak adanya control langsung yang
dilakukan atasan kepada karyawan. Dengan hal seperti ini dapat
menimbulkan masalah yang mungkin terjadi dan dapat memberatkan
perusahaan. karena sudah terjadi kasus kecurangan yang terjadi pada
perusahaan seperti hilangnya persediaan barang, maupun adanya
pengelapan uang piutang yang dilakukan karyawan. Dalam hal ini
peneliti menyarankan, harus adanya pengawasan yang serius pada
karyawan untuk dapat mengurangi atau mrnghilangkan masalah yang
dapat terjadi pada perusahan.
55
d. Risiko terhadap kehandalan laporan keuangan
Dalam pembuatan laporan keuangan pada perusahaan ini yang
bertugas adalah bagian akuntansi, dalam PT. Rajawali Nusindo Cabang
Jakarta
yang
terdapat
pada
prosedur
penjualan
yang
mendokumentasikan faktur penjualan adalah bagian akuntansi. Dengan
kata lain tidak adanya pengawasan yang diberikan kepada atasan
terhadap pembuatan laporan keuangan dalam hal ini peneliti
menyarankan agar perusahaan perlu menambah dokumen untuk
menjadikan sebagai pengawasan yang diberikan terhadap laporan
keuangan.
3. Informasi dan Kominukasi
a. Informasi dan Dokumen terkait
Perusahaan telah mempunyai dokumen yang terkait pada setiap
transaksi untuk mencegah adanya misinformation antar bagian.
Misalnya untuk menawarkan harga akan digunakan dokumen Surat
Penawaran Harga, bukti pemesanan pelanggan mengunakan dokumen
Surat Pesanan, pengiriman barang menggunakan Surat Penerimaan
Barang, bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat Faktur, dan
bukti pembayaran sudah dilakukan maka akan dibuat dokumen Bukti
Masuk Kas. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal, bulan ,
dan tahun keterjadianya.
b. Komunikasi antar Bagian
Komunikasi antar bagianpun berjalan dengan baik. Sebagai contoh
jika ada terjadinya pemesanan barang, maka bagian kasir akan
56
berkomunikasi dengan bagian gudang untuk mengkonfirmasikan
apakah barang yang sedang dipesan terdapat digudang atau tidak.
Begitu juga, komunikasi antara atasan dan bawahan tetap terjaga
karena setiap hari atasan akan berinteraksi langsung dengan para
karyawan. Disamping itu adanya kegiatan rutin seperti meeting , dapat
membuktikan adanya komunikasi antar bagian.
Komunikasi yang terjalin dengan baik antar bagian dan dengan atasan
menjadi faktor penting dan merupakan kekuatan pengendalian internal
dalam
suatu
perusahaan.
Dengan
begitu,
akan
mengurangi
miscommunication dan pekerjaanpun akan menjadi lancar.
4. Aktivitas Pengendalian (control activities)
a. Otoritas yang jelas
Perusahaan memiliki jenjang otoritas yang sangat jelas, dan
mempunyai dokumen tersendiri tentang otoritas tersebut. Pembuatan
pengotorisasian dibuat oleh kantor pusat dan kemudian diberikan
kepada perusahaan berupa Standar Operasional Prosedur (SOP).
Pengotorisasian telah dilakukan sesuai dengan SOP yang berisikan
kewenang terhadap tugas dan fungsinya. Dan menjadi persetujuan
mengenai kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan.
b. Pemisahaan fungsi dan tanggung jawab
Dalam perusahaan ini, masih ada bagian yang dirangkap oleh bagian
lain, perusahaan cabang tersebut beralasan agar dapat menghemat
biaya. Sebagai contoh bagian Kepala Operasional yang dimiliki
perusahaan harus terdapat 2 orang, bukan hanya satu. Karena
perusahaan tersebut memiliki produk yang dijual berbeda-beda yang
57
mengharuskan perusahaan membagi dua penjualan tersebut, hal ini
sebenarnya sudah terdapat pada Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang diberikan oleh kantor perusahaan pusat terhadap kantor cabang.
Mengapa hal ini menjadi suatu kelemahan karena menurut peneliti
seharusnya terdapat 2 orang Kepala Operasional untuk memfokuskan
penjualan produk-produk perusahaan tersebut yang dimana produkproduk yang dijual beraneka ragam. yaitu obat, alat kesehatan dan
produk umum seperti minyak dan gula. di samping itu perlu adanya
pembagian tugas kepala operasional karena apabila pelanggan
memesan produk obat dan alat kesehatan. Kepala operasional harus
dapat mengidentifikasi obat tersebut dan harus dapat mengetahui
alasan kenapa obat tersebut dipesan, agar tidak adanya kesalahgunaan
obat dalam kondisi seperti ini peneliti menyarankan agar perusahaan
harus dapat mencari pekerja yang tepat untuk mengisi pekerjaan
tersebut, karena pekerjaan tersebut harus orang yang mengerti di
bidang farmasi dan mengerti kegiatan operasional suatu perusahaan.
Selain perangkapan jabatan perusahaan juga tidak memiliki fungsi
kredit Fungsi kredit adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk
meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan
kredit kepada pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan tidak memiliki
fungsi kredit, sehingga setiap penjualan langsung dilayani tanpa ada
pengecekan status pelanggan terlebih dahulu. Alasan mengapa
perusahaan tidak memiliki fungsi kredit adalah karena perusahaan
beranggapan bahwa tanpa memakai fungsi kereditpun kegiatan
operasional perusahaan sudah berjalan baik.
58
Dari kondisi di atas, terdapat kelemahan pengendalian internal
dalam perusahaan yaitu tidak adanya fungsi kredit. Jika tidak ada
fungsi ini maka bagian penjualan akan terus memproses penjualan
kredit meskipun kepada pelanggan yang pembayarannya masih
macet.
Kelemahan tersebut mengakibatkan adanya kemungkinan
pelanggan memesan
kembali
sebelum
melunasi
pembayaran
transaksi sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan penumpukan
piutang yang makin lama makin banyak, dan kemungkinan piutang
tak tertagih menjadi semakin besar.
Seharusnya perusahaan membentuk fungsi kredit untuk
mengontrol piutang pelanggan sebelum memberikan otorisasi
penjualan kredit.
Berdasarkan kelemahan pengendalian internal tersebut,
penulis menyarankan agar perusahaan membuat fungsi kredit, jika
tidak memungkinkan membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan
dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian yang lain yang masih
berhubungan. Contohnya, fungsi kredit dirangkap oleh bagian
Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap pembelian dengan
terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Atau bisa juga
perusahaan dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan
langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet
atau belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak
memenuhi syarat.
59
c. Penggunaan dokumen yang cukup
Perusahaan ini menghasilkan dokumen yang cukup menunjang
sebagai bukti kelancaran transaksi penjualan. Dengan menggunakan
program foxfro yang digunakan perusahaan dapat mempermudah
pembuatan dokumen. Tetapi dokumen yang digunakan masih kurang
bukan untuk transaksi penjualan tetapi untuk pengarsipan dan
pengawasan terhadap pembuatan laporan keuangan. Penggunaan
dokumen menurut perusahaan disesuaikan karena perusahaan sangat
mengefesienkan dokumen yang ada. Dan tetapi terkadang pihak klien
merasa meminta lebih dokumen-dokumen tersebut untuk pengarsipan
mereka.
Dari kondisi di atas, dapat dilihat kekurangan yang perlu
dievaluasi dalam penggunaan dokumen agar dapat memgakusisi
keseluruhan transaksi dari penjualan sampai pembuatan laporan
keuangan. dari hal ini peneliti merekomendasikan bahwa perusahaan
perlu menambahkan 1 rangkap dokumenyaitu. 1 faktur penjualan dan
1 surat pemesanan barang hal ini diperlukan untuk pengarsipan yang
dilakukan oleh kepala cabang, hal ini berguna untuk dapat
mengevaluasi ke ahlian pembuatan laporan akuntansi yang dibuat
oleh bagian akuntansi.
Dalam
wawancara,
peneliti
juga
mendapatkan
bahwa
perusahaan tidak memiliki Surat Kontrak Penjualan yang berisikan
keterangan mengenai syarat pembayaran, syarat retur dan sanksi
apabila pembayaran melebihi jatuh tempo. Dalam transaksi yang
dilakukan perusahaan tidak memiliki penjelasan yang cukup kepada
60
pelangganatas pembayaran kredit, syarat retur dan sanksi apabila
pembayaran melebihi batas tanggal jatuh tempo. karena setiap
tahunya perusahaan harus melakukan penghapusan piutang walaupun
jumlahnya tidak sedikit.
Atas kondisi tersebut, maka peneliti merekomendasikan
kepada perusahaan agar menbuat Surat Kontrak Penjualan yang
berisikan syarat pembayaran kepada pelanggan, syarat retur dan
sanksi yang dapat digunakan apabila pelanggan melebihi tanggal
waktu jatuh tempo yang telah diberikan. Karena dengan hal ini dapat
meminimalisasikan penghapusan piutang tak tertagih perusahaan dan
mungkin dapat mentiadakan akun tersebut.
d. Pengendalian fisik
Perusahaan ini telah melakukan beberapa cara perlindungan fisik
perusahaan atas:
1. Kas
Kas yang diterima biasanya disetorkan langsung ke bank
mendekati akhir dari jam kerja bank. Jika pembayaran baru
dilakukan melebihi dari jam kerja bank, maka uang tersebut akan
diserahkan kepada kasir. Di samping itu kebijakan perusahaan
mengharuskan perusahaan memiliki kas di tangan sebanyak Rp.
15.000.000,- .
2. Persediaan
Setiap barang yang masuk atau keluar dari gudang akan dicatat
pada buku persediaan. Pencatatan dilakukan secara manual oleh
61
bagian gudang, dan biasanya pada akhir bulan pihak gudang
melakukan inspeksi langsung untuk memerikas persediaan.
3. Dokumen
Semua dokumen yang mendukung aktivitas perusahaan, seperti
dokumen yang meliputi penjualan kredit akan selalu disimpan
dengan baik dan tersusun rapi berdasarkan tanggal, bulan, dan
tahun keterjadianya.
Dari kondisi di atas peneliti dapat mengidentifikasi kelemahan
pengendalian internal yang dilakukan perusahaan diantaranya :
1. Penerimaan kas biasanya langsung disetorkan pada bank, tetapi
apabila penerimaan kas sudah melewati jam kerja maka yang
menyimpan adalah kasir. hal ini dapat menimbulkan resiko
kehilangan dan mungkin saja akan menimbulkan kecurangan.
Dari kelemahan diatas peneliti merekomendasi sebagai berikut :
1. Sebaiknya untuk penerimaan kas diserahkan langsung kepada
kepala cabang. karena dengan hal ini dapat meminimalkan
resiko kecurangan yang mungkin dapat terjadi.
5.
Pemantauan (monitoring)
Pemantauan di dalam perusahaan sangat diperlukan. Sistem
pengendalian
internal
perlu
memerlukan
pemantauan
untuk
menemukan kekurangan dan meningkatkan efektivitas pengendalian.
Pemantauan perlu dilakukan untuk mengetahui dan menilai tingkat
resiko dari kinerja yang sudah berjalan. Pemantauan diperlukan oleh
setiap individu perusahaan unutk menilai sudah sejauh mana kinerja
yang dilakukan.
62
Pada PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta, pemantauan
hanya dilakukan kurang baik, karena pemantauan hanya dilakukan
oleh atasanya, seperti kepala cabang, kepala non-operasional dan
kepala operasional. Dan pemantauan yang dilakukan tidak terbilang
rutin karena tidak adanya jadwal untuk pemantauan tersebut.
Dari hasil wawancara yang dilakukan peneliti menjelaskan
adanya beberapa kasus yang dikarenakan kurangnya pemantauan
atasan
pada
karyawanya,
seperti
adanya
penggelapan
uang
pembayaran yang diterima dari pembayaran piutang dari klien pada
perusahaan. Hal ini karena tidak adanya pengawasan atasan terhadap
penagih, dimana hal ini berawal dari adanya penagihan yang
dilakukan oleh karyawan dengan membuat sebuah argument bahwa
pembayaran hanya dapat dilakukan dengan karyawan tersebut dan
cara pembayarnya dengan membayar tunai, sehingga pembayaran
tersebut tidak diketahui oleh perusahaan dan hal seperti ini sangat
merugikan perusahaan.
Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar
pemantauan yang dilakukan tidak hanya dalam perusahaan tetapi
harus sampai proses pembayaran dengan kondisi perusahaan
seharusnya pemantauan dilakukan oleh kepala non-operasional
karena penagih adalah bawahanya. Dan seharusnya perusahaan dapat
membuat pemberitahuan terhadap klien bahwa setiap transaksi
pembayaran hanya dibolehkan pembayaran yang langsung pada
perusahaan tanpa adanya perantara pembayaran, seperti halnya
melakukan
transfer
maupun
datang
ke
perusahaan
apabila
63
pembayaran tunai dan tidak lupa klien melakukan konfirmasi pada
perusahaan apabala sudah membayar.
Tidak hanya itu kelemahan pemantauan dalam PT. Rajawali
Nusindo cabang Jakarta terdapat pada pemantauan terhadap
kehandalan pembuatan laporan keuangan dimana tidak adanya
pengawasan terhadap laporan keuangan yang sudah dibuat oleh
bagian akuntansi. pemantauan yang dilakukan hanya melihat apakah
perusahaan mendapatkan peningkatan pendapatan. Kelemahan
berawal dari kurangya dokumen yang di arsip sendiri kepala cabang
terhadap transaksi-transaksi yang ada pada perusahaan.
Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar
perusahaan menambah jumlah dokumen yaitu 1 rangkap dokumen
yang dapat di arsip oleh kepala cabang dan dapat menganalisa
laporan keuangan dari setiap transaksi yang ada pada laporan
keuangan, tidak hanya itu peneliti juga menyarankan bahwa perlunya
pemantauan terhadap pembuatan laporan keuangan hal ini berguna
untuk dapat menghindari kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
4.2
Evaluasi Pengendalian Internal pada PT. Rajawali Nusindo Cabang
Jakarta atas Pendapatan
1. Lingkungan Pengendalian (control environment)
a. Integritas dan Etika
PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta sudah memiliki Tata Tertib Kerja
yang berlaku untuk setiap karyawan. hal tersebut dinyatakan secara
tertulis dalam Buku Tata Tertib Kerja yang dibuat secara jelas oleh
64
Kantor Pusat PT. Rajawali Nusindo Cabang Jakarta. Pada dasarnya tata
tertib harus dilakukan agar dapat memberikan gambaran hal-hal apa saja
yang dapat dilakukan karyawan, dalam siklus pendapatan pada
perusahaan tata tertib ini sangat penting karena dapat membantu
meningkatkan dan menstabilkan proses pendapatan tersebut, adapun ada
beberapa tata tertib yang dilakukan dalam perusahaan antara lain :
1. Tata Tertib yang berkaitan dengan integritas dan kejujuran adalah
setiap karyawan tidak di ijinkan :
a. Melakukan pekerjaan untuk kepentingan atau keuntungan dirinya
sendiri sehubung dengan jabatanya.
b.
Melakukan tindakan yang pada umumnya berlawanan dengan
hukum atau tindakan yang merugikan perusahaan baik secara
moril maupun materil.
c. Mengunakan barang-barang milik perusahaan ke luar lingkungan
tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pemimpin.
d. Membawa barang-barang milik perusahaan ke luar lingkungan
tempat kerjanya tanpa mendapat persetujuan pemimpin.
2. Tata Tertib yang berkaitan dengan etika kedisiplinan adalah :
a. Setiap karyawan wajib hadir di tempat jam kerja dan siap
melaksanakan tugas tepat pada waktu dimulainya jam kerja.
b. Setiap karyawan hanya boleh meninggalkan tempat kerja setelah
usai jam kerja atau pada jam-jam istirahat.
c. Pengecualian di atas adalah harus mendapatkan ijin atasan
langsung atau manajer.
3.
Tata Tertib yang berkaitan dengan etika kesopanan adalah :
65
a. Karyawan wajib menghormati atasan dengan berperilaku sopan
dalam bertindak dan dalam berbicara.
b. Karyawan wajib menghormati pelanggan.
c. Karyawan wajib menjaga etika yang baik, ramah kepada setiap
pelangganya.
d. Komitmen untuk meningkatkan kompetensi.
Dengan adanya Tata Tertib Kerja yang berlaku pada PT. Jakarta
Nusindo Cabang Jakarta, maka karyawan mengerti batasan-batasan yang
boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan.
Dari observasi yang dilakukan peneliti, bahwa penyelengaraan tata
tertib yang dilakukan oleh karyawan sudah diterapkan dengan baik dan
tata tertib yang dibuat oleh perusahaan sudah baik untuk mendukung
kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan.
b. Filosofi manajemen dan Gaya operasi Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang
menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawanya. Filosofi merupakan
apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan
oleh perusahaan. Filosofi dan gaya operasi manajemen sangat jelas
dibutuhkan oleh karyawan karena berhubungan dengan cerminan dan
kejujuran
dan
pelaksanaan
tugasnya.
Gaya
operasi
manajemen
mencerminkan ide Kepala Cabang mengatur operasi dari suatu entitas
yang harus dilaksanakan.
Filosofi manajemen yang ditetapkan PT. Rajawali Nusindo cabang
Jakarta menekankan kerjasama dalam menjalankan bisnisnya yaitu: “kami
berkeyakinan bahwa dengan berkerjasama merupakan landasan semua
66
hubungan bisnis kami. oleh karena itu, kami mengharapkan semua
karyawan kami dapat saling berkerjasama dengan baik antara satu dengan
yang lainya guna mencapai kepentingan bersama”.
Karena dengan Gaya Operasi Manajemen dapat meningkatkan
operasi pada siklus pendapatan, karena dengan mempunyai Gaya Operasi
Manajemen dengan benar dan terarah akan dapat menambahkan motivasi
yang cukup dan dapat menghasilkan peningkatan pendapatan pada
perusahaan.
c. Struktur Organisasi
Struktur organisasi menentukan bagaimana wewenang dan tanggung
jawab didelegasikan dan diawasi. Struktur ini menyediakan kerangka
kerja di mana aktivitas entitas direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan,
dan di-review untuk mencapai tujuan entitas secara keseluruhan. Suatu
entitas menyusun struktur organisasi disesuaikan dengan kebutuhanya.
Dalam
menyusun
struktur
organisasi
yang
relevan
diperlukan
pertimbangan mengenai area-area kunci dari wewenang dan tanggung
jawab dan garis pelaporan yang tepat. PT. Rajawali Nusindo sendiri
sudah memiliki gambaran struktur organisasi yang jelas sehingga semua
karyawan sudah mengerti akan posisi tertinggi dari perusahaan serta
wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Pada penerapanya atas
siklus pendapatan dalam struktur organisasi yang dibuat oleh kantor pusat
sangat mementingkan keterkaitan antara bagian, hal ini dilakukan agar
dapat menunjang kelancaran dan keefektivitasan dalam siklus akuntansi
yang diteapkan oleh perusahaan.
67
Di samping itu penerapan yang dilakukan PT. Rajawali Nusindo
Cabang Jakarta pada struktur organisasi tidak sesuai dengan pedoman
yang diberikan oleh PT. Rajawali Pusat. Karena struktur organisasi pusat
mengharuskan setiap kepala operasional pada setiap cabang harus
terdapat 2 orang, yaitu Kepala Operasional HC dan Kepala Operasional
PU, pembagian kepala operasional tersebut dikarenakan terdapatnya
perbedaan kewajiban dan tanggung jawab. Dimana terdapat perbedaan
seperti kemampuan yang harus dimiliki Kepala Operasional HC yaitu
harus
dapat
mengidentifikasi
obat
yang
dipesan
dan
dapat
mengidentifikasi kegunaan obat yang dipesan, sedangkan Kepala
Operasional PU hanya mengorganisasikan berjalanya proses penjualan di
sektor umum. apabila Kepala Operasional hanya 1 akan adanya
kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses penjualan pada
perusahaan tersebut. Adapun alasan mengapa perusahaan melakukan
perangkapan tugas tersebut karena menurut perusahaan hal itu dilakukan
agar dapat mengefesiensikan biaya yang dapat dikeluarkan perusahaan.
Atas kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar PT.Jakarta
Rajawali Nusindo Cabang Jakarta seharusnya mencari seorang yang tepat
dan sesuai kriteria perusahaan untuk mengisi jabatan tersebut, hal ini
dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat menjalankan operasional
perusahaan dengan baik.
2. Penaksiran Resiko (risk assessment)
Risiko-risiko yang telah diidentifikasi oleh perusahaan pada siklus
pendapatan adalah sebagai berikut:
a. Risiko terhadap perkembangan kompetitor
68
Resiko terhadap perkembangan kompetitor sangat berpengaruh pada
pemasukan pendapatan pada perusahaan, karena pada dasarnya
semakin berkembang kompetitor rmaka semakin sulit juga perusahaan
mendapatkan
klien-klien
baru,
karena
dengan
berkembangnya
kompetitor juga mempererat persaingan pencarian klien baru dan
mungkin klien lama perusahaan akan meninggalkan karena kalah saing
dengan kompetitor lain. Perusahaan PT. Rajawali Nusindo Cabang
Jakarta mempunyai beberapa klien baik perusahaan besar, perusahaan
menengah, dan ada pula yang perusahaan kecil. Perusahaan ini
mempunyai cara tersendiri agar perusahaan tetap memegang klienklienya tersebut dengan cara melakukan penawaran harga di bawah
pasar maupun penggunaan harga diskon pada produk tersebut. selain
penawaran harga kepala cabang juga menekankan pendistribusian
barang dengan cepat dan tepat. kebijakan ini akan meningkatkan
kualitas perusahaan dan merupakan salah satu kekuatan perusahaan di
tengah kompetitor yang semakin berkembang.
b. Risiko terhadap penurunan permintaan
Perusahaan sudah mengidentifikasi beberapa resiko yang berkaitan
dengan penurunan permintaan. Dengan cara pengunjungan langsung
terhadap klien untuk menanyakan terhadap penurunan permintaan
tersebut, dan apabila ada kesalahan perusahaan akan langsung
mengevaluasi hasil dari pengunjungan tersebut. Menurut perusahaan
hal ini dilakukan karena perusahaan dapat mengetahui mengapa
terjadinya penurunan penjualan dari sumbernya yang sudah pasti.
69
Namun dalam hal ini menurut peneliti cara tersebut tidak efektif
dilakukan karena adanya kecenderungan susahnya klien memberikan
alasan terhadap penurunan permintaan. Dari hasil kelemahan yang di
dapat , peneliti merekomendasi hal yang dapat dilakukan perusahaan
untuk meningkatkan permintaan seperti :
1. Pemasaran
produk
yang
harus
diperluas
ruang
lingkupnya agar mendapatkan pelanggan baru.
2. Perusahaan harus membuat riset atas penurunan
permintaan dan mengidentifikasi kesalahan-kesalahan
yang mungkin terjadi pada produknya .
3. Melakukan evaluasi tentang produk maupun pelayanan
yang digunakan perusahaan.
3. Informasi dan Kominukasi
a. Informasi dan Dokumen terkait
Perusahaan telah mempunyai dokumen yang terkait pada setiap
transaksi untuk mencegah adanya misinformation antar bagian.
Misalnya untuk menawarkan harga akan digunakan dokumen Surat
Penawaran Harga, bukti pemesanan pelanggan mengunakan dokumen
Surat Pesanan, pengiriman barang menggunakan Surat Penerimaan
Barang, bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat Faktur, dan
bukti pembayaran sudah dilakukan maka akan dibuat dokumen Bukti
Masuk Kas. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal, bulan ,
dan tahun keterjadianya.
70
b. Komunikasi antar Bagian
Komunikasi antar bagianpun berjalan dengan baik. Sebagai contoh
jika ada terjadinya pemesanan barang, maka bagian kasir akan
berkomunikasi dengan bagian gudang untuk mengkonfirmasikan
apakah barang yang sedang dipesan terdapat digudang atau tidak.
Begitu juga, komunikasi antara atasan dan bawahan tetap terjaga
karena setiap hari atasan akan berinteraksi langsung dengan para
karyawan. Disamping itu adanya kegiatan rutin seperti meeting, dapat
membuktikan adanya komunikasi antar bagian.
Komunikasi yang terjalin dengan baik antar bagian dan dengan atasan
menjadi faktor penting dan merupakan kekuatan pengendalian internal
dalam
suatu
perusahaan.
Dengan
begitu,
akan
mengurangi
miscommunication dan pekerjaanpun akan menjadi lancar .
4. Aktivitas Pengendalian (control activities)
a. Pemisahaan fungsi dan tanggung jawab
Dalam perusahaan ini, masih ada bagian yang dirangkap oleh
bagian lain, perusahaan cabang tersebut beralasan agar dapat
menghemat biaya. Sebagai contoh bagian Kepala Operasional yang
dimiliki perusahaan harus terdapat 2 orang, bukan hanya satu. Karena
perusahaan tersebut memiliki produk yang dijual berbeda-beda yang
mengharuskan perusahaan membagi dua penjualan tersebut, hal ini
sebenarnya sudah terdapat pada Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang diberikan oleh kantor perusahaan pusat terhadap kantor cabang.
Mengapa hal ini menjadi suatu kelemahan karena menurut peneliti
seharusnya terdapat 2 orang Kepala Operasional untuk memfokuskan
71
penjualan produk-produk perusahaan tersebut yang dimana produkproduk yang dijual beraneka ragam. yaitu obat, alat kesehatan dan
produk umum seperti minyak dan gula. Di samping itu perlu adanya
pembagian tugas kepala operasional karena apabila pelanggan
memesan produk obat dan alat kesehatan. Kepala operasional harus
dapat mengidentifikasi obat tersebut dan harus dapat mengetahui
alasan kenapa obat tersebut dipesan, agar tidak adanya kesalahgunaan
obat dalam kondisi seperti ini peneliti menyarankan agar perusahaan
harus dapat mencari pekerja yang tepat untuk mengisi pekerjaan
tersebut, karena pekerjaan tersebut harus orang yang mengerti di
bidang farmasi dan mengerti kegiatan operasional suatu perusahaan.
Selain perangkapan jabatan perusahaan juga tidak memiliki
fungsi kredit Fungsi kredit adalah fungsi yang bertanggung jawab
untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi
penjualan kredit kepada pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan tidak
memiliki fungsi kredit, sehingga setiap penjualan langsung dilayani
tanpa ada pengecekan status pelanggan terlebih dahulu. Alasan
mengapa perusahaan tidak memiliki fungsi kredit adalah karena
perusahaan beranggapan bahwa tanpa memakai fungsi kereditpun
kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan lancar.
Dari kondisi di atas, terdapat kelemahan pengendalian internal
dalam perusahaan yaitu tidak adanya fungsi kredit. Jika tidak ada
fungsi ini maka bagian penjualan akan terus memproses penjualan
kredit meskipun kepada pelanggan yang pembayarannya masih
macet.
72
Kelemahan tersebut mengakibatkan adanya kemungkinan
pelanggan memesan
kembali
sebelum
melunasi
pembayaran
transaksi sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan penumpukan
piutang yang makin lama makin banyak, dan kemungkinan piutang
tak tertagih menjadi semakin besar.
Seharusnya perusahaan membentuk fungsi kredit untuk
mengontrol piutang pelanggan sebelum memberikan otorisasi
penjualan kredit.
Berdasarkan kelemahan pengendalian internal tersebut,
penulis menyarankan agar perusahaan membuat fungsi kredit, jika
tidak memungkinkan membentuk suatu fungsi lagi, maka perusahaan
dapat merangkapkan fungsi ini pada bagian yang lain yang masih
berhubungan. Contohnya, fungsi kredit dirangkap oleh bagian
Penjualan, yang harus mengotorisasi setiap pembelian dengan
terlebih dahulu melihat catatan piutang pelanggan. Atau bisa juga
perusahaan dapat membuat sistem yang dapat menghubungkan
langsung antara data pelanggan yang pembayarannya masih macet
atau belum lunas dengan otorisasi penjualan kredit yang tidak
memenuhi syarat.
5. Pemantauan (monitoring)
Pemantauan di dalam perusahaan sangat diperlukan. Sistem
pengendalian
internal
perlu
memerlukan
pemantauan
untuk
menemukan kekurangan dan meningkatkan efektivitas pengendalian.
Pemantauan perlu dilakukan untuk mengetahui dan menilai tingkat
resiko dari kinerja yang sudah berjalan. Pemantauan diperlukan oleh
73
setiap individu perusahaan unutk menilai sudah sejauh mana kinerja
yang dilakukan.
Pada PT. Rajawali Nusindo cabang Jakarta, pemantauan
hanya dilakukan kurang baik, karena pemantauan hanya dilakukan
oleh atasanya, seperti kepala cabang, kepala non-operasional dan
kepala operasional. Dan pemantauan yang dilakukan tidak terbilang
rutin karena tidak adanya jadwal untuk pemantauan tersebut.
Dari hasil wawancara yang dilakukan peneliti menjelaskan
adanya beberapa kasus yang dikarenakan kurangnya pemantauan
atasan
pada
karyawanya,
seperti
adanya
penggelapan
uang
pembayaran yang diterima dari pembayaran piutang dari klien pada
perusahaan. Hal ini karena tidak adanya pengawasan atasan terhadap
penagih, dimana hal ini berawal dari adanya penagihan yang
dilakukan oleh karyawan dengan membuat sebuah argument bahwa
pembayaran hanya dapat dilakukan dengan karyawan tersebut dan
cara pembayarnya dengan membayar tunai, sehingga pembayaran
tersebut tidak diketahui oleh perusahaan dan hal seperti ini sangat
merugikan perusahaan.
Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar
pemantauan yang dilakukan tidak hanya dalam perusahaan tetapi
harus sampai proses pembayaran dengan kondisi perusahaan
seharusnya pemantauan dilakukan oleh kepala non-operasional
karena penagih adalah bawahanya. Dan seharusnya perusahaan dapat
membuat pemberitahuan terhadap klien bahwa setiap transaksi
pembayaran hanya dibolehkan pembayaran yang langsung pada
74
perusahaan tanpa adanya perantara pembayaran, seperti halnya
melakukan
transfer
maupun
datang
ke
perusahaan
apabila
pembayaran tunai dan tidak lupa klien melakukan konfirmasi pada
perusahaan apabala sudah membayar.
Tidak hanya itu kelemahan pemantauan dalam PT. Rajawali
Nusindo cabang Jakarta terdapat pada pemantauan terhadap
kehandalan pembuatan laporan keuangan dimana tidak adanya
pengawasan terhadap laporan keuangan yang sudah dibuat oleh
bagian akuntansi. pemantauan yang dilakukan hanya melihat apakah
perusahaan mendapatkan peningkatan pendapatan. Kelemahan
berawal dari kurangya dokumen yang di arsip sendiri kepala cabang
terhadap transaksi-transaksi yang ada pada perusahaan.
Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar
perusahaan menambah jumlah dokumen yaitu 1 rangkap dokumen
yang dapat di arsip oleh kepala cabang dan dapat menganalisa
laporan keuangan dari setiap transaksi yang ada pada laporan
keuangan, tidak hanya itu peneliti juga menyarankan bahwa perlunya
pemantauan terhadap pembuatan laporan keuangan hal ini berguna
untuk dapat menghindari kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
75