AIM UKPPA Siklus 9 Th. 2016

TUJUAN
Menerapkan
SMM dalam
kegiatan rutin
sehari-hari
Building-up
Noble
Future
Mengukur
kinerja proses
dan menjaga
implementasi
proses yang
sudah baik
Persiapan
Surveillance
Visit (SV) ISO
9001:2008
(17 s.d 20 Mei 2016)
LINGKUP
Tindaklanjut temuan
AIM UKPPA
Siklus 8 Th. 2015
SLA
dan Tinjauan
Manajemen
Building-up
Noble
Future
Tindaklanjut temuan
SV ISO 9001:2008
1
2
4
3
Standar Mutu UB
AUDITEE 16 unit
(TIDAK TERMASUK UNIT BISNIS)
SPI
LP3
BAK
PJM
UPKK
Building-up
Noble
Future
BUK
MKU
IO
BK
PPA
L2SR
LPPM
TIK
UIK
PER
PUS
ARSIP
Realisasi Pelaksanaan
Rabu, 17 Peb
2016
Sosialisasi AIM UKPPA Siklus 9 untuk auditee
Jum’at, 19 Peb Refreshing AIM UKPPA Siklus 9 untuk auditor
2016
internal
Jum’at, 26
Peb 2016
Tenggat waktu auditee menyerahkan bahan
untuk desk evaluation
27 Peb – 1 Mar Desk evaluation oleh auditor internal
2016
2 Maret – 1
April 2016
Pelaksanaan kunjungan
4 – 25 April
2016
Evaluasi dan pelaporan, termasuk meta-Audit
28 April 2016
Building-up
Noble
Future
Diseminasi hasil AIM
PROSES AIM
(UMPAN BALIK AUDITEE)
96
Tingkat Kepuasan (%)
94
93
93
94
92
92
90
89
90
88
86
84
82
80
Kompetensi Manajemen Kemampuan Sopan santun Manfaat
(kemampuan
waktu
komunikasi
temuan bagi
mengaudit)
unit kerja
Building-up
Noble
Future
Komponen Evaluasi
Rerata
Standar
Minimal
Tingkat
Kepuasan
86%
SARAN AUDITEE
 Butir mutu tidak sesuai dengan TUSI unit kerja,
perlu diperbaiki/ditinjau ulang.
 Temuan-temuan yang tidak bisa ditindaklanjuti di
tingkat unit kerja dapat menjadi perhatian pimpinan
universitas.
 Hasil audit segera dikirim ke unit kerja.
Building-up
Noble
Future
PROSES AIM
(UMPAN BALIK AUDITOR)
95
Tingkat Kepuasan (%)
96
94
94
93
93
91
92
90
89
90
88
86
88
88
86
84
82
80
Ketepatan
Proses AIM
Manajemen
waktu
Pelayanan
PJM
Untuk PJM
Building-up
Noble
Future
Rerata
Keterlibatan Manajemen Kemampuan Sopan santun Kemampuan
dalam Audit
waktu
komunikasi
menanggapi
temuan untuk
unit kerja
Untuk Auditee
Komponen Evaluasi
Rerata
SARAN AUDITOR
 Pimpinan unit kerja seharusnya hadir saat visitasi AIM.
 Data dan informasi kegiatan/program seharusnya up-date
secara periodik.
 Kolom penilaian SM UB sebaiknya diganti dengan
“tingkat/pemenuhan butir mutu” dan diisi dengan range
nilai angka (misalnya 1 sampai 5, atau 10 sampai 100), agar
auditee bisa menilai sendiri posisi pemenuhan butir mutunya
sesuai dengan keadaan.
 Perlu meningkatkan koordinasi antar unit dan dengan
pimpinan universitas.
 Banyak temuan tentang SARPRAS yang belum dapat
ditindaklanjuti, hal ini perlu perhatian pimpinan.
Building-up
Noble
Future
Persentase Tindaklanjut Temuan
100%
Persentase Temuan
90%
80%
7
2
7
4
40%
30%
20%
19
43
76
30
11
10%
0%
UKPPA
Building-up
Noble
Future
Closed
8
34 27 40
12
19
1
13
53
23
79
4
22
60%
50%
2
9
20
34
70%
2
15
Open
7
12
13
Riwayat Temuan Open
Jumlah Temuan Open
35
7
30
25
20
1
15
14
27
10
15
5
0
7
6
1
Building-up
Noble
Future
2
5
19
2
3
2
3
4
3
2
UKPPA
4
2
2
2
6
5
2
3
1
2016
2015
2014
2013
2012
Pemenuhan Standar Mutu UB
100
90
80
4
14 19
2
27
70
Persen
50
40
96
86 79
30
20
10
33
17
17
57
90
55
10
20
18
78
60
3
7
67
100
80
67
43
22
100 100
90 83 83
33
0
UKPPA
Memenuhi
Building-up
Noble
Future
Tidak Memenuhi
Tidak Sesuai TUSI
Apa yang harus dilakukan?
 Minta file (excel) daftar temuan AIM UKPPA Siklus 9 ke PJM.
 Dengan bantuan Tim Pendamping, perwakilan UKPPA
merumuskan rencana perbaikan dan mencari akar masalah.
Klarifikasi Temuan
AIM UKKPA Siklus 9 Tahun 2016
UNIT KERJA :
Catatan: Harap mengisi pada kolom yang berwarna
Tanggal Pengisian :
Pimpinan Unit :
kuning saja!!!
MR Unit Kerja :
Kategori Temuan,
Status Temuan, Nama
Auditor, Tanggal Audit
Bidang yang
diaudit
Worksheet 1
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Diisi oleh PJM
Building-up
Noble
Future
Rencana Tindakan Perbaikan
atas Temuan
Akar Penyebab Terjadinya
Temuan
Rencana Tindakan untuk
Target
Menghilangkan Akar Penyebab Waktu
Temuan
Selesai
Diisi oleh UKPPA
Verifikasi
Status Akhir
Dikosongkan
Building-up
Noble
Future