BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Studi Kasus
3.1.1
Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus
Pada tahun 1989, perusahaan memperluas jaringan operasinya ke beberapa
Bandar udara di kota-kota besar di Indonesia: Bali, Surabaya, Manado, Makassar,
dan Medan.
Pada tahun 2000 JAS memulai layanan cargo handling dan warehousing
setelah PT. Cardig Air menyerahkan bisnis tersebut kepada JAS.
Perluasan bisnis ini mendukung perusahaan dalam melayani lebih dari 25
maskapai di seluruh Indonesia, sehingga menjadikan JAS sebagai perusahaan
ground handling pertama di Indonesia yang menawarkan layanan dalam ‘satu atap’
untuk pelanggannya.
Seiring dengan perkembangan bisnis yang pesat, JAS menjadi perusahaan
publik yang mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Surabaya (BES) 15 Juli 2002.
Status perusahaan public secara hukum diperoleh dengan pengesahan Mentri
Kehakiman dan Hak Asasi Manusia yang diumumkan dalam Berita Negara Republik
Indonesia No.57 tanggal 16 Juli 2002, Tambahan Berita Negara no.6923.
65
66
Melihat kebutuhan untuk mengangkat bisnis setara dengan standar
internasional, bulan Februari 2004 JAS memilih Singapore Airport Terminal
Services Limited (SATS) sebagai mitra strategis. SATS kemudian memiliki 49,79%
saham JAS.
Pada tahun yang sama, Devro Group Limited menjual kepemilikan sahamnya
di JAS kepada PT Cardig International (CI). Langkah ini diikuti dengan divestasi
kepemilikan JAS di anak perusahaannya, yaitu PT. Jasapura Angkasa Boga (JAB),
PT. Purantara Mitra Angkasa Dua (PMAD), PT. Cardig Express Nusantara (CEN),
PT. UPS Cardig International (UCI), PT. GoTrans Interna Express (GoTrans) dan
PT. JAS Aero-Engineering Services (JAE) kepada CI. Divestasi termasuk pelepasan
dan transfer hak sewa gedung milik perusahaan di Halim Perdanakusuma kepada CI.
Sejak saat itu, CI menjadi perusahaan induk JAS dengan kepemilikan 50,1%.
Saat ini JAS memiliki klien yang beragam, terdiri dari 34 maskapai domestik
dan internasional serta lebih dari 10 bank, penerbit kartu kredit dan agen perjalanan
besar sebagai pelanggan inti. Jaringan operasional JAS telah mencakup 15 bandara
di seluruh Indonesia.
Dengan Bisnis utama di bidang ground handling
bagi para maskapai
penerbangan, JAS didirikan pada tanggal 8 Juni 1984. JAS mempunyai kegiatan
operasional pada tahun 1985 di Bandara Soekarno Hatta Jakarta, dengan melayani
Cathay Pacific, Malaysian Airlines, Lufthansa, dan Singapore Airlines selaku klien
utamanya.
67
3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut ini merupakan struktur organisasi JAS secara keseluruhan :
Gambar 3.1 Head Office Function Organization Structure
Dan berikut merupakan penjabaran struktur organisasi bagian Premier
Network Services memiliki banyak divisi di bandara-bandara di Indonesia (seperti
Bali, Surabaya, dan lain-lain). Namun sistem yang akan diusulkan akan memusatkan
pada bagian Bandara Soekarno-Hatta (Cengkareng – CGK).
Senior Manager –
Premier CH CGK
(CSM)
Manager Doc.
Services & ULD
(MCD)
Manager – Cargo
System & Projects
(MCS)
Dept. Head Cargo
Domestic Services
(DCD)
Manager Department Cargo
Halim (MCH)
Dept. Head Cargo
Export Services
(DCE)
Manager – Finance
& Accounting
Dept. Head Cargo
Import Services
(DCI)
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Cargo Handling CGK
68
3.1.3
Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
Berdasarkan struktur organisasi di atas, setiap bagian dari perusahaan PT.
Jasa Angkasa Semesta Tbk. bagian Premier Network Servies memiliki tugas dan
tanggung jawab masing-masing sebagai berikut :
1. Senior Manager – Premier CH CGK (CSM)
Tugas dan wewenang Senior Manager – Premier CH CGK (CSM) yaitu:
a. Memastikan bahwa semua pelayanan cargo handling kepada semua
airlines dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati
dan responsif terhadap dinamika operasional, sesuai dengan
permintaan dari setiap airline, sehingga tercapainya tingkat
pelayanan sesuai dengan target yang telah ditentukan SLA (Service
level Agreement).
b. Memastikan tersedianya sumber daya manusia dengan kualifikasi
yang sesuai dengan persyaratan dari airlines, serta sumberdaya
peralatan dengan keandalan yang tinggi, sumberdaya sistem dan
prosedur sebagai panduan pelayanan, untuk dapat tercapainya
tingkat pelayanan yang aman dan selamat sesuai dengan persyaratan
dari airline dan otoritas pengawas keselamatan penerbangan sipil,
serta dalam biaya yang sesuai dengan anggaran.
c. Memastikan
kelangsungan
usaha
cargo
handling
(business
sustainability) dengan memberikan pelayanan yang prima sehingga
adanya loyalitas pelanggan.
69
d. Melakukan recruitment staff, pengangkatan staff dan pemberhentian
staff oleh Direksi.
e. Memberikan persetujuan untuk perjalanan dinas dalam/luar negri
sesuai dengan analisis kebutuhan.
2. Manager – Cargo System & Projects (MCS)
Tugas dan wewenang Manager – Cargo System & Projects (MCS) yaitu:
a. Menghasilkan sistem kargo dengan mengkoordinasi dengan
keseluruhan department yang ada.
3. Manager – Department Cargo Halim (MCH)
Tugas dan wewenang Department Cargo Halim (MCH) yaitu:
a. Mengatur operasional kargo Halim dan sesuai dengan prosedur dan
SLA (Services Level Agreement)
b. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan ekspor dan impor
c. Menyusun dan memonitor program kerja dan anggaran
d. Menangani relationship dan komplain dari pelanggan
e. Membuat laporan
f. Turut serta dalam mencari peluang bisnis, terutama di kargo
g. Sebagai people manager
4. Manager – Finance & Accounting (MFA)
Tugas dan wewenang Finance & Accounting (MFA) yaitu:
a. Melakukan rekonsiliasi bank
b. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas cargo
handling (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang,
70
sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional cargo
handling dan kesehatan kondisi keuangan.
c. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran cargo
handling, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk
memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam
menunjang kegiatan operasional perusahaan.
d. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya
untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan
dengan tertib dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan.
e. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisis
keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi
CSM dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan
investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya
f. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan cargo handling
untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan
perpajakan
5. Manager – Document Services & ULD (MCD)
Tugas dan wewenang Document Services & ULD (MCD) yaitu:
a. Menjamin kelancaran kegiatan proses pelayanan dokumen kargo
incoming
71
b. Menjamin management ULD secara baik (incoming dan outgoing
dengan cara menjaga keseimbangan standar ULD dari masingmasing Airlines Customer)
c. Melakukan koordinasi internal dan eksternal untuk mendukung
kelancaran operasional dokumen kargo incoming
6. Dept. Head Cargo Domestic Services (DCD)
Tugas dan wewenang Dept Head Cargo Domestic Services (DCD) yaitu:
a. Mengatur operasional kargo domestik di Cengkareng sesuai dengan
prosedur dan SLA (Service level Agreement)
b. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan kargo domestik di
Cengkareng
c. Menyusun dan memonitor program kerja dan anggaran
d. Menangani relationship & complain dari pelanggan
e. Membuat laporan
f. Turut serta dalam mencari peluang bisnis, terutama di kargo
g. Sebagai people manager
7. Dept. Head Cargo Export Services (DCE)
Tugas dan wewenang Dept Head Cargo Export Services (DCE) yaitu:
a. Menjamin kelancaran kegiatan proses kargo ekspor di gudang
ekspor berjalan dengan aman dan lancar sesuai dengan prosedur dan
SLA (Service level Agreement)
72
b. Melakukan koordinasi eksternal untuk mendukung kelancaran
operasional ekspor baik itu dalam hal penanganan komplain/klaim,
kegiatan lainnya berkaitan dengan pelayanan yang diberikan
c. Menjaga kestabilan situasi di internal terutama para bawahan, untuk
menunjang pelayanan yang diberikan kepada pelanggan
d. Menyusun dan memonitor program kerja dan anggaran
e. Turut serta dalam mencari peluang bisnis, terutama di kargo
f. Sebagai people manager
8. Dept. Head Cargo Import Services (DCI)
Tugas dan wewenang Dept. Head Cargo Import Services (DCI) yaitu:
a. Mengatur operasional impor CGK sesuai dengan prosedur dan SLA
(Service level Agreement)
b. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan import general dan
import rush.
c. Menyusun dan memonitor program kerja dan anggaran
d. Menangani relationship & complain dari pelanggan
e. Membuat laporan
f. Turut serta dalam mencari peluang bisnis, terutama di kargo
g. Sebagai people manager
3.1.4
Bidang Usaha
Bidang usaha JAS meliputi ground handling, cargo handling, pengelolaan
ruang tunggu eksekutif di Bandar udara dan jasa lainnya seperti layanan di airport
dan layanan ad-hoc.
73
1. Ground Handling
Di bidang ini, JAS menyediakan jasa pelayanan penumpang penerbangan dan
ramp untuk maskapai penerbangan. Layanan untuk penumpang meliputi pengurusan
tiket, check-in, serta penanganan bagasi. Untuk jasa ramp meliputi bongkar muat
pesawat, pemanduan, jasa kemanan, operasional penerbangan, pembersihan bagian
luar dan bagian dalam pesawat.
JAS membagi bidang usaha ground handling ke dalam dua produk, premier dan
silver:
•
Premier
JAS Premier melayani kebutuhan full-service airline, dengan layanan prima
sesuai dengan kebutuhan klien. Sebagian besar klien adalah maskapai
penerbangan internasional ternama.
•
Silver
JAS Silver memberikan layanan basic ground handling, yang mengutamakan
keselamatan dan ketepatan waktu untuk international dan domestic low-cost
carriers.
2. Cargo Handling
JAS juga menyediakan layanan penanganan kargo dan penyimpanan barang
yang terintergrasi dan berkualitas tinggi kepada para pelanggannya.
Jasa ini mencakup pengaturan dan pemilahan kargo; penanganan transfer dan
transit; penyimpanan kargo, pengeluaran inventaris, dan penanganan hal-hal
khusus; serta pengiriman kargo khusus seperti barang-barang berbahaya dan
satwa hidup.
74
Dengan kegiatan operasional terbesar di Bandar Udara internasional
Soekarno Hatta di Jakarta, JAS memiliki cabang pada bandar-bandar udara
utama di Indonesia dan terus meningkatkan pelayanan bagi kepuasan pelanggan.
3. Ruang Tunggu Eksklusif
Sebagai bagian dari layanan penumpang JAS untuk maskapai penerbangan,
JAS juga mengoperasikan ruang tunggu eksekutif di Bandar Udara Jakarta dan
Bali.
Ruang tunggu eksekutif ini menawarkan kenyamanan dan kemewahan yang
tak tertandingi untuk penumpang first dan business class serta pemegang kartu
kredit tertentu.
4. Jasa Lainnya
The Meet & Assist Service menyediakan layanan untuk membantu
keberangkatan penumpang, mulai dari check-in sampai proses imigrasi secara
cepat untuk kemudian diantar sampai di pintu pesawat. Untuk kedatangan,
penumpang disambut didepan pintu pesawat dan dibantu melalui berbagai
formalitas sampai meninggalkan bandara.
Ad hoc services menyediakan layanan lengkap, termasuk pengurusan
perizinan bagi pesawat charter yang akan mendarat atau melewati wilayah udara
Indonesia.
Dengan latar belakang dan keahlian yang solid selama hamper 25 tahun,
kegiatan usaha JAS telah berkembang sedemikian pesat. Dan pada saat ini, telah
memperkerjakan sekitar 3.300 karyawan dan karyawan mitra perusahaan serta
melayani 34 penerbangan domestik dan internasional di 15 bandara di Indonesia
75
3.2
Sistem yang sedang Berjalan
Dalam proses cargo handling, secara umum dibagi menjadi 2 prosedur umum,
yaitu Incoming dan Outgoing. Prosedur Incoming terjadi pada saat Consignee menerima
barang kargo dari daerah lain, baik dalam negeri (domestik incoming) ataupun luar
negeri (impor). Sedangkan prosedur Outgoing terjadi pada saat Shipper/Agent ingin
mengirim barang kargo ke daerah lain, baik dalam negeri (domestik outgoing) ataupun
luar negeri (ekspor).
3.2.1
Prosedur Incoming
Proses kargo Incoming dimulai dengan Airline memberikan berkas-berkas
yang salah satunya adalah manifest. Bagian acceptance akan memasukkan data
operasional ke dalam basis data modul impor (Oracle Database 7i). Bagian document
akan
memberikan
Notice
of
Arrival
(NOA)
kepada
Consignee
untuk
menginformasikan bahwa barang milik Consignee sudah tiba dan siap diproses baik
melalui telepon, e-mail, atau fax.
Consignee akan datang dan memberikan kartu identitas (KTP, Passport, SIM,
dan lain-lain) ke bagian document untuk mendapatkan Document Delivery Order
(DDO). DDO digunakan untuk mendapatkan dokumen-dokumen asli milik
Consignee di bagian pengambilan dokumen asli. Setelah itu, Consignee akan
mengunjungi bea cukai untuk mengurus surat perijinan. Jika sudah mendapatkan
surat ijin dari bea cukai, Consignee akan mengurus pembayaran ke bagian kasir.
Kasir akan melakukan proses pembuatan kwitansi PT. JAS dengan nomor
AWB untuk impor atau SMU untuk incoming domestik berdasarkan data operasional
yang diambil dari basis data modul impor. Kwitansi yang digunakan saat ini adalah
76
pre printed form dengan pre printed nomor kwitansi. Cara pembayaran kwitansi
dibagi menjadi 4 cara:
i. Cash to Cashier (CTC)
Dengan cara bayar CTC, Consignee akan membayar kwitansi secara
tunai di kasir dan kwitansi akan lunas. Kwitansi akan dibuat dan
diberikan kepada Consignee.
ii. Cash to Bank (CTB)
Dengan cara bayar CTB, Consignee mendapatkan copy kwitansi sebagai
dasar pembayaran ke Bank yang ditunjuk dan berlokasi di area kargo
ekspor. Pada saat pembayaran, copy kwitansi tersebut divalidasi oleh
Bank. Bank akan menyimpan 1 copy kwitansi dan 1 copy kwitansi
dikembalikan ke Consignee. Setelah Consignee melakukan pembayaran,
Consignee datang kembali ke kasir dan menyerahkan copy kwitansi yang
sudah divalidasi.
iii. Deposit (DEP)
Dengan cara bayar DEP, Consignee hanya perlu menunjukkan nomor
account kepada kasir. Kasir akan mengklarifikasi nomor account dan
cukup atau tidaknya jumlah saldo milik Consignee dan secara langsung,
uang deposit yang masih ada milik Consignee akan dikurangkan sesuai
jumlah tagihan kwitansi. Kwitansi akan dibuat dan diberikan kepada
Consignee.
iv. Credit (CRE)
77
Dengan cara bayar CRE, Consignee hanya perlu menunjukkan nomor
account kepada kasir. Kasir akan mengklarifikasi nomor account. Jumlah
tagihan kwitansi dianggap sebagai piutang. Setelah itu, Kwitansi akan
dibuat dan diberikan kepada Consignee.
Setelah proses pembayaran sudah selesai, Consignee akan mengunjungi
bagian document untuk mendapatkan Cargo Delivery Order (CDO) dengan
menunjukkan kwitansi yang sudah lunas. CDO digunakan untuk menyatakan bahwa
barang milik Consignee sudah boleh dibawa keluar area kargo.
3.2.2
Prosedur Outgoing
Proses kargo outgoing domestik dimulai dengan Shipper/Agent datang ke
bagian acceptance membawa barang yang akan dikirim beserta AWB atau surat
SMU (Surat Muat Udara) untuk ditimbang ulang apakah sesuai dengan yang tertera
pada surat AWB/SMU. AWB/SMU telah dibuat dengan kilo dan koli oleh
Shipper/Agent. Acceptance akan menerima AWB/SMU dan menimbang ulang. Jika
ada perbedaan antara data AWB/SMU dan hasil timbangan, maka data yang
dimasukkan ke basis data adalah data hasil timbangan baru. Setelah itu, acceptance
akan mengeluarkan slip timbang baru yang selanjutnya akan digunakan pada bagian
pembayaran jasa layanan kargo di kasir.
Kasir akan melakukan proses pembuatan kwitansi PT. JAS dengan nomor
AWB/SMU berdasarkan data operasional yang diambil dari basis data pada modul
ekspor dan domestik (Dbase III). Kwitansi yang digunakan saat ini adalah pre
printed form dengan pre printed nomor kwitansi. Cara pembayaran kwitansi dibagi
menjadi 4 cara:
78
i. Cash to Cashier (CTC)
Dengan cara bayar CTC, Consignee akan membayar kwitansi secara
tunai di kasir dan kwitansi akan lunas. Kwitansi akan dibuat dan
diberikan kepada Consignee.
ii. Cash to Bank (CTB)
Dengan cara bayar CTB, Shipper/Agent mendapatkan copy kwitansi
sebagai dasar pembayaran ke Bank yang ditunjuk dan berlokasi di area
kargo ekspor. Pada saat pembayaran, copy kwitansi tersebut divalidasi
oleh Bank. Bank akan menyimpan 1 copy kwitansi dan 1 copy kwitansi
dikembalikan
ke
Shipper/Agent.
Setelah
Shipper/Agent
melakukan
pembayaran, Shipper/Agent datang kembali ke kasir dan menyerahkan
copy kwitansi yang sudah divalidasi.
iii. Deposit (DEP)
Dengan cara bayar DEP, Shipper/Agent hanya perlu menunjukkan nomor
account kepada kasir. Kasir akan mengklarifikasi nomor account dan
cukup atau tidaknya jumlah saldo milik Shipper/Agent. dan secara
langsung uang deposit yang masih ada milik Shipper/Agent akan
dikurangkan sesuai jumlah tagihan kwitansi. Kwitansi akan dibuat dan
diberikan kepada Consignee.
iv. Credit (CRE)
Dengan cara bayar CRE, Shipper/Agent hanya perlu menunjukkan nomor
account kepada kasir. Kasir akan mengklarifikasi nomor account. Jumlah
79
tagihan kwitansi dianggap sebagai piutang. Setelah itu, Kwitansi akan
dibuat dan diberikan kepada Shipper/Agent.
Pada saat akan dikirim, akan dibuat daftar manifest berdasarkan data
AWB/SMU. Dokumen manifest berisikan informasi kargo apa saja yang dimuat
dalam pesawat.
3.3
Data Flow Diagram (DFD)
3.3.1
Diagram Konteks
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem yang Tengah Berjalan Bagian Cargo
Handling
80
3.3.2
Diagram Nol
Gambar 3.4 Diagram nol Sistem yang Tengah Berjalan Bagian Cargo Handling
81
3.4
Basis Data Sistem Berjalan
Gambar 3.5 Basis Data Modul Ekspor
82
Gambar 3.6 Basis Data Modul Impor
83
Gambar 3.7 Basis Data Modul Domestik
84
3.5
Spesifikasi Basis Data
3.5.1
Spesifikasi Basis Data Modul Ekspor
Nama tabel
: MST
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data hasil timbangan dari AWB ekspor
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
MNO_AWB
STRING (39)
Nomor AWB
HNO_AWB
STRING (39)
Nomor house AWB
KD_ARLNS
STRING (9)
Kode airline
KD_AGEN
STRING (18)
Kode agent
KD_CUST
STRING (18)
Kode customer
TGL_TMB
DATE
Tanggal timbang
JAM_TMB
STRING (15)
Jam timbang
ORG
STRING (9)
Airport asal
DEST
STRING (9)
Airport tujuan
KD_KMDT
STRING (18)
Kode komoditi
KOLI_GEN
FLOAT (49)
Jumlah koli
KILO_GEN
FLOAT (49)
Jumlah kilo
VOL_GEN
FLOAT (49)
Jumlah volume
USER
STRING (30)
User yang mendata AWB
Tabel 3.1 Tabel Meta Data MST (Basis Data Lama)
85
Nama tabel
: CUSTOMER
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data Shipper dan Freight Forwarder
(Agent)
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
KD_CUST
STRING (18)
Kode customer
NM_CUST
STRING (75)
Nama customer
NPWP
STRING (60)
NPWP
ALAMAT
STRING (90)
Alamat customer
PHONE1
STRING (45)
Nomor telpon
PHONE2
STRING (45)
Nomor telpon
FAX
STRING (45)
Nomor faximile
Tabel 3.2 Tabel Meta Data CUSTOMER (Basis Data Lama)
Nama tabel
: AIRPORT
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data Shipper dan Freight Forwarder
(Agent)
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
KD_ARPRT
STRING (3 Byte)
Kode airport
NM_ARPRT
STRING (20 Byte)
Nama airport
NGR_ARPRT
STRING (20 Byte)
Negara airport
Tabel 3.3 Tabel Meta Data AIRPORT (Basis Data Lama)
86
Nama tabel
: AIRLINES
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data pesawat dan airline ekspor
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
KD_ARLNS
STRING (3)
Kode airline
NM_ARLNS
STRING (30)
Nama airline
FLIGHT
STRING (10)
Flight
NO_AWB
STRING (3)
Nomor AWB
Tabel 3.4 Tabel Meta Data AIRLINES (Basis Data Lama)
Nama tabel
: KOMODITI
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data tipe barang yang tercantum pada Air
Way Bill ekspor (nature of goods)
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
KD_KMDT
STRING (18)
Kode komoditi
NM_KMDT
STRING (60)
Nama komoditi
KD_HNDL
STRING (9)
Kode handling
Tabel 3.5 Tabel Meta Data KOMODITI (Basis Data Lama)
87
Nama tabel
: HANDLING
Keterangan
: Tabel yang menyimpan handling yang digunakan untuk tipe barang
yang tercantum pada Air Way Bill ekspor
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
KD_HNDL
STRING (9)
Kode handling
NM_HNDL
STRING (75)
Nama handling
Tabel 3.6 Tabel Meta Data HANDLING (Basis Data Lama)
Nama tabel
: CURRENCY
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data nilai tukar mata uang
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
CODE
STRING (3)
Kode currency
DESCRIPTION
STRING (20)
Deskripsi currency
EXPIRY_DATE
DATE
Tanggal kadaluarsa currency
CONVERSION_RATE NUMBER (15,6)
Nilai tukar currency
Tabel 3.7 Tabel Meta Data CURRENCY (Basis Data Lama)
88
Nama tabel
: T_ACC
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data cara bayar
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
KD_ACC
STRING (3)
Kode account
NM_ACC
STRING (18)
Nama account
Tabel 3.8 Tabel Meta Data T_ACC (Basis Data Lama)
Nama tabel
: BILL
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data kwitansi ekspor
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
MNO_AWB
STRING (39)
Nomor AWB
HNO_AWB
STRING (39)
Nomor house AWB
KD_CUST
STRING (18)
Kode customer
NO_KWIT
STRING (30)
Nomor kwitansi
TGL_BYR
DATE
Tanggal bayar
J_HARI
FLOAT (49)
Jumlah hari
JS_GEN
FLOAT (49)
Biaya jasa gudang
JS_CRM
FLOAT (49)
Biaya Jasa Cool Room
JS_CSR
FLOAT (49)
Biaya Jasa Cold Storage
JS_STR
FLOAT (49)
Biaya Strong Room
JS_HFEE
FLOAT (49)
Biaya Handling
NAWBFEE
FLOAT (49)
Biaya NAWB
JS_ADM
FLOAT (49)
Biaya administrasi
CCCHARGES FLOAT (49)
Biaya Cargo Charges
89
BCFEE
FLOAT (49)
Biaya Barcode Fee
JS_PPN
FLOAT (49)
PPN
JS_MAT
FLOAT (49)
Materai JAS
TOTAL
FLOAT (49)
Total kwitansi
DISCVAL
FLOAT (49)
Nilai Diskon
CC_MAT
STRING (3)
Materi CCB
USER
STRING (30)
User
PPNJAS
FLOAT (49)
PPN JAS
PPNCCB
FLOAT (49)
PPN CCB
KILO
FLOAT (49)
Kilo
KOLI
FLOAT (49)
Koli
CH_WGT
FLOAT (49)
Charge weight
Tabel 3.9 Tabel Meta Data BILL (Basis Data Lama)
90
Nama tabel
: MNFS
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data manifest ekspor
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
MNO_AWB
STRING (13)
Nomor AWB
HNO_AWB
STRING (13)
Nomor house AWB
FLIGHT
STRING (10)
Flight
TGL_FLIGHT
DATE
Tanggal penerbangan
ULD
STRING (20)
ULD
KOLI_1
FLOAT (49)
Jumlah koli
KOLI_2
FLOAT (49)
Jumlah koli
KILO_1
FLOAT (49)
Jumlah kilo
KILO_2
FLOAT (49)
Jumlah kilo
REMARK
STRING (25)
Keterangan
Tabel 3.10 Tabel Meta Data MNFS (Basis Data Lama)
Nama tabel
: USERDAT
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data pengguna sistem (modul ekspor dan
domestik)
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
ID
STRING (11)
Id pengguna
NAME
STRING (25)
Nama user yang digunakan untuk login
PASSWORD
STRING (11)
Password user
GROUP
STRING (11)
Group user
UPDTIME
DATE
Tanggal update terakhir
Tabel 3.11 Tabel Meta Data USERDAT (Basis Data Lama)
91
3.5.2
Spesifikasi Database Modul Impor
Nama tabel
: IMPORT_AWB
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data AWB impor
Primary Key : AWB_NUMBER, DN_HOUSE_NUMBER
Foreign Key : FK_CUSTOMERCUSI (CUSTOMER)
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
AWB_NUMBER
NUMBER (8)
Nomor AWB
AWB_DATE
DATE
Tanggal AWB
DN_HOUSE_NUMBER
NUMBER (8)
Nomor House
CHARGEABLE_WEIGHT
NUMBER (15,2)
Chargeable weight
CONSIGNEE_COUNTRY_CODE VARCHAR (35)
Negara consignee
CNSGN_LOC_ADD
VARCHAR (35)
Alamat consignee
CNSGN_POSTAL_CODE
VARCHAR (35)
Kode pos consignee
CNSGN_STREET
VARCHAR (35)
Jalan consignee
CREATION_TIMESTAMP
DATE
Tanggal penyimpanan data
AWB
DN_HOUSE_PRIORITY
VARCHAR (5)
Penanda dimasukkan ke
gudang rush/tidak
FK_CUSTOMERCUSI
NUMBER (8)
Kode customer
Tabel 3.12 Tabel Meta Data IMPORT_AWB (Basis Data Lama)
92
Nama tabel
: IMPORT_SHIPMENT
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data shipment AWB impor
Primary Key : Foreign Key : FK_FLIGHTFLTNI (FLIGHT)
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
SHIPMENT_NUMBER
NUMBER (2)
Urutan shipment
ARRIVAL TIMESTAMP
DATE
Tanggal barang masuk gudang
VOLUME
DATE
Volume
WEIGHT_EXP_KG
NUMBER (7,1)
Berat barang (dalam kg)
WEIGHT_EXP_LB
NUMBER (7,1)
Berat barang (dalam lbs)
PIECES
NUMBER (7,1)
Jumlah piece / koli
NOTES
VARCHAR (254 Byte)
Catatan tambahan
FK_FLIGHTFLTNI
VARCHAR (5)
Kode/nomor penerbangan yang
digunakan
Tabel 3.13 Tabel Meta Data IMPORT_SHIPMENT (Basis Data Lama)
93
Nama tabel
: CUSTOMER
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data pelanggan (impor)
Primary Key : CUSI
Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
CUSI
NUMBER (8)
Kode pelanggan
CUSNOBI
VARCHAR (35)
Nama perusahaan
CUSAI1
VARCHAR (35)
Alamat 1
CUSAI2
VARCHAR (35)
Alamat 2
CUSTNU
VARCHAR (25)
Nomor NPWP
CUSLUT
DATE
Tanggal pembuatan data
Tabel 3.14 Tabel Meta Data CUSTOMER (Basis Data Lama)
Nama tabel
: FLIGHT
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data pesawat (impor)
Primary Key : FLTNI
Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
FLTNI
VARCHAR (5)
kode/nomor penerbangan
AIRCCI
VARCHAR (3)
Inisial kode airlines
AIRNI
VARCHAR (35)
Nama airlines
AIRDAWPI
NUMBER (3)
Prefix AWB airlines
Tabel 3.15 Tabel Meta Data FLIGHT (Basis Data Lama)
94
Nama tabel
: INVICE
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data kwitansi (impor)
Primary Key : INVN
Foreign Key : FK_KDACC (T_ACC)
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
INVN
NUMBER (15)
Nomor kwitansi
INVAB
VARCHAR (24)
Nama user yang membuat
kwitansi
PRIMARY_TOTAL_DUE NUMBER (15,2)
Jumlah total
INVTOTDIW
VARCHAR (254)
Jumlah total kwitansi dalam kata
FK_KDACC
VARCHAR (3)
Cara bayar
INVLUT
DATE
Tanggal pembayaran kwitansi
Tabel 3.16 Tabel Meta Data INVOICE (Basis Data Lama)
Nama tabel
: T_ACC
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data cara bayar
Primary Key : KD_ACC
Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
KD_ACC
VARCHAR (3)
Kode account
NM_ACC
VARCHAR (18)
Nama account beserta cara bayar
Tabel 3.17 Tabel Meta Data T_ACC (Basis Data Lama)
95
Nama tabel
: CURRENCY
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data nilai tukar mata uang
Primary Key : CODE
Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
CODE
VARCHAR (3)
Kode currency
DESCRIPTION
VARCHAR (20)
Deskripsi currency
EXPIRY_DATE
DATE
Tanggal kadaluarsa currency
CONVERSION_RATE
NUMBER (15,6)
Nilai tukar currency
Tabel 3.18 Tabel Meta Data CURRENCY (Basis Data Lama)
Nama tabel
: USERDAT
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data pengguna sistem (modul ekspor dan
domestik)
Primary Key : ID
Foreign Key : Nama Field
Tipe Data
Keterangan
ID
VARCHAR (11)
ID user
NAME
VARCHAR (25)
Nama user yang digunakan untuk login
PASSWORD
VARCHAR (11)
Password user
GROUP
VARCHAR (11)
Group user
UPDTIME
DATE
Tanggal update terakhir
Tabel 3.19 Tabel Meta Data USERDAT (Basis Data Lama)
96
3.5.3
Spesifikasi Basis Data Modul Domestik
Nama tabel
: DMSCARGO
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data Surat Muatan Udara
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
NOSMU
STRING (60)
Nomor SMU
FLTCODE
STRING (24)
Kode flight
FLTDATE
DATE
Tanggal flight
INOUT
STRING (3)
Domestik IN / OUT
CDCUST
STRING (18)
Kode customer
CDGOOD
STRING (18)
Kode goods
CDAGENT
STRING (18)
Kode agent
PIECES
FLOAT (49)
Jumlah piece
WEIGHT
FLOAT (49)
Berat
WTCAB
FLOAT (49)
Berat yang digunakan untuk perhitungan
ORG
STRING (18)
Asal airport
DEST
STRING (18)
Airport tujuan
UPDTUSER
STRING (33)
User yang mendata SMU
UPDTTIME
DATE
Tanggal pendataan SMU
Tabel 3.20 Tabel Meta Data DMSCARGO (Basis Data Lama)
97
Nama tabel
: TCUST
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data pelanggan kargo domestik
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
CDCUST
STRING (18)
Kode customer
NMCUST
STRING (75)
Nama customer
NPWP
STRING (60)
NPWP
ADDRESS
STRING (90)
Alamat
PHONE1
STRING (45)
Nomor telpon
PHONE2
STRING (45)
Nomor telpon
FAX
STRING (45)
Nomor faximile
Tabel 3.21 Tabel Meta Data TCUST (Basis Data Lama)
Nama tabel
: TAIRPORT
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data airport yang tertera pada surat muatan
udara
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
CDARPRT
STRING (9)
Kode airport
NMARPRT
STRING (60)
Nama airport
COUNTRY
STRING (60)
Negara airport
Tabel 3.22 Tabel Meta Data TAIRPORT (Basis Data Lama)
98
Nama tabel
: TGOOD
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data jenis barang yang tertera pada surat
muatan udara
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
CDGOOD
STRING (18)
Kode goods
NMGOOD
STRING (60)
Nama goods
Tabel 3.23 Tabel Meta Data TGOOD (Basis Data Lama)
Nama tabel
: TARLNS
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data airline domestik
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
CDARLN
STRING (9)
Kode airline
NMARLN
STRING (75)
Nama airline
PREFIX
STRING (9)
Prefix awb
NPWP
STRING (60)
NPWP
ADRESS
STRING (90)
Alamat airline
PHONE1
STRING (30)
Nomor telpon
PHONE2
STRING (30)
Nomor telpon
Tabel 3.24 Tabel Meta Data TARLNS (Basis Data Lama)
99
Nama tabel
: DMSINV
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data kwitansi domestik
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
NOSMU
STRING (60)
Nomor SMU
FLTCODE
STRING (24)
Kode flight
FLTDATE
DATE
Tanggal flight
PIECES
FLOAT (49)
Jumlah piece
WEIGHT
FLOAT (49)
Jumlah berat
WTCAB
FLOAT (49)
Berat yang digunakan untuk perhitungan
CDCUST
STRING (18)
Kode customer
NOINV
STRING (18)
Nomor kwitansi
INOUT
STRING (3)
Domestik IN/OUT
HNDLFEE
FLOAT (49)
Handling fee
STOFEE
FLOAT (49)
Storage fee
CCCHARGES FLOAT (49)
Biaya cargo charges
ADMFEE
FLOAT (49)
Administration fee
TAX
FLOAT (49)
Pajak
STAMP
FLOAT (49)
Materai
TOTAL
FLOAT (49)
Total kwitansi
CDACC
STRING (18)
Kode account
PAYDATE
DATE
Tanggal bayar
INVDATE
DATE
Tanggal pembuatan kwitansi
UPDUSER
STRING (33)
User yang membuat kwitansi
Tabel 3.25 Tabel Meta Data DMSINV (Basis Data Lama)
100
Nama tabel
: DMSMFS
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data manifest domestik
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
NOSMU
STRING (60)
Nomor SMU
FLTCODE
STRING (24)
Kode flight
FLTDATE
DATE
Tanggal flight
INOUT
STRING (3)
Domestik IN/OUT
REMARKS
STRING (75)
Keterangan tambahan
PIECES
FLOAT (49)
Jumlah piece
PIECES2
FLOAT (49)
Jumlah piece
WEIGHT
FLOAT (49)
Jumlah berat
WEIGHT2
FLOAT (49)
Jumlah berat
USER
STRING (33)
User yang mendata
manifest
Tabel 3.26 Tabel Meta Data DMSMFS (Basis Data Lama)
101
Nama tabel
: USERDAT
Keterangan
: Tabel yang menyimpan data pengguna sistem (modul ekspor dan
domestik)
Nama Field
Tipe Data
Keterangan
ID
STRING (11)
Id user
NAME
STRING (25)
Nama user yang digunakan untuk login
PASSWORD
STRING (11)
Password user
GROUP
STRING (11)
Group user
UPDTIME
DATE
Tanggal update terakhir
Tabel 3.27 Tabel Meta Data USERDAT (Basis Data Lama)
3.6
Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan analisis sistem basis data yang sedang berjalan, maka dapat ditemui
permasalahan pada PT. JAS sebagai berikut :
1. Basis data pada sistem yang berjalan memiliki banyak redundancy data
(duplikasi data), contoh : airline, customer. Hal ini mengakibatkan tidak
dapatnya mengintegrasikan dengan sistem eksternal (sistem backoffice PT. JAS)
2. Aturan perhitungan biaya jasa kargo tidak disimpan dalam basis data, akibatnya
pada saat terjadi perubahan kebijakan biaya jasa kargo, sistem tidak bisa
mendukung.
3. Perancangan basis data lama tidak mendukung penyimpanan data saldo deposit
customer yang mengakibatkan sistem tidak dapat melakukan validasi jumlah
saldo customer yang tersisa saat terjadi transaksi dengan cara pembayaran
deposit. Adapun jika timbul permintaan deposit, pihak kasir harus menghubungi
102
pihak Head Office PT. JAS yang memiliki sistem backoffice melalui telpon
untuk menanyakan apakah jumlah saldo deposit customer tersebut masih cukup
atau tidak untuk melakukan pembayaran
4. Terdapatnya
banyak
relasi
yang
belum
dinormalisasikan
sehingga
mengakibatkan memiliki resiko terjadinya update anomalies dan sulit untuk
melakukan perluasan basis data jika diperlukan ke depannya.
5. Basis data lama (DBase III) tidak mendukung dari segi skalabilitas terhadap data
transaksi yang semakin meningkat pada layanan kargo
3.7
Solusi yang Diusulkan
Setelah mempelajari permasalahan yang ada, maka diusulkan pemecahan
masalah sebagai berikut:
1. Merancang suatu sistem basis data yang terintegrasi antara bagian ekspor, impor,
domestik untuk menghilangkan masalah redundancy data (duplikasi data)
2. Merancang suatu sistem basis data yang mendukung permasalahan perubahan
kebijakan biaya jasa kargo dengan menampung informasi biaya jasa kargo dalam
sistem basis data yang baru
3. Merancang suatu sistem basis data yang mendukung penyimpanan data deposit
customer dengan mengintegrasikan informasi deposit customer pada sistem
backoffice PT. JAS dengan sistem cargo billing
4. Merancang suatu sistem basis data yang sudah ternormalisasi untuk
menghilangkan resiko terjadinya update anomalies dan untuk melakukan extend
database untuk tujuan pengembangan sistem basis data
103
5. Menggunakan DBMS untuk skala enterprise (contoh: Oracle Database 10g)
sebagai
implementasi
sistem
yang
diusulkan
agar
dapat
mendukung
penyimpanan data transaksi yang semakin meningkat pada layanan kargo