BAB II

BAB II
KAJIAN PUSTAKA, KERANGKA BERPIKIR DAN HIPOTESIS
A. KAJIAN PUSTAKA
1. Keterampilan Pengelolaa Arsip
a. Keterampilan
Setiap orang memiliki keterampilan yang merupakan suatu
talenta dari Yang Maha Kuasa. Sebagian orang menyadari akan
keterampilan yang dimilikinya, akan tetapi sebagian lagi belum atau
tidak menyadari keterampilan dalam dirinya sendiri. Definisi
keterampilan adalah kemampuan seseorang dalam mengubah sesuatu
hal menjadi lebih bernilai dan memiliki makna. Menggunakan
keterampilan bisa saja dengan pikiran, akal dan kreatifitas. Jika
keterampilan itu diasah, tidak menutup kemungkinan bila akan
menghasilkan sesuatu yang menguntungkan.
Dalam Kamus besar Bahasa Indonesia (2001: 1180) keterampilan
adalah kecakapan untuk menyelesaikan tugas. Jadi, dapat disimpulkan
keterampilan adalah
kemampuan
anak
dalam
melakukan
berbagai
aktivitas dalam usahanya untuk menyelesaikan tugas. Keterampilan perlu
dilatihkan kepada anak sejak dini supaya di masa yang akan datang anak
akan tumbuh menjadi orang yang terampil dan cekatan dalam melakukan
segala aktivitas, dan mampu menghadapi permasalahan hidup. Selain itu
mereka akan memiliki keahlian yang akan bermanfaat bagi masyarakat
Keterampilan
merupakan
sebuah
kemampuan
dalam
mengoperasikan pekerjaan secara lebih mudah dan tepat yang
mengarah pada aktivitas psikomotor. Keterampilan perlu dilatihkan
kepada anak sejak dini supaya di masa yang akan datang anak akan
tumbuh menjadi orang yang terampil dan cekatan dalam melakukan
segala aktivitas, dan mampu menghadapi permasalahan
Selain
itu
mereka
akan
bermanfaat bagi masyarakat
9
memiliki
keahlian
yang
hidup.
akan
10
Keterampilan termasuk dalam ranah psikomotor, dimana ranah
psikomotor adalah ranah yang berkaitan dengan kemampuan
bertindak
sesorang
setelah
menerima
pengalaman
tertentu
(Kunandar,2013:249). Psikomotor berhubungan dengan hasil belajar
yang pencapaiannya melalui keterampilan (skill) sebagai hasil dari
tercapainya kompetensi pengetahuan. Hal ini berarti kompetensi
ketarampilan itu sebagai implikasi dari tercapainya kompetensi
pengetahuan dar peserta didik. Keterampilan itu sendiri menunjukkan
tingkat keahlian seseorang dalam suatu tugas atau sekumpulan tugas
tertentu.
b. Pengelolaan Kearsipan
1) Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara ( Indonesia, 2009).
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, seperti yang
dikutip oleh Sugiarto (2014:24), arsip adalah simpanan surat-surat
penting. Menurut pengertian tersebut tidak semua surat dikatakan
arsip. Surat dapat disebut arsip apabila masih mempunyai nilai
kepentingan harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem
tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Menurut The Georgia Archive, arsip adalah informasi
yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Sedangkan
the
International
Standar
Organization
(ISO
on
record
management-ISO 15489) mendefinisikan record (arsip) sebagai
11
informasi yang diciptakan, diterima dan dikeloka sebagai bukti
maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan
digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi
bisnis. Arsip ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa
teks, data, peta digital, spreadsheets, database, gambar dan data
suara (Sukoco,2007).
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, seperti yang
dikutip oleh Sugiarto (2014:25), arsip adalah kumpulan warkat
yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan
kembali.
2) Jenis-Jenis Arsip
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalanya
organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat
ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian,
pengambilan keputusan dan penyusunan program pengembangan
dan organisasi yang bersangkutan.
Bentuk arsip sangat beragam, tidak hanya berupa
lembaran kertas dan tulisan seperti yang sering dikenali banyak
orang. Namun dalam sebagian kantor arsip memang terutama
berupa surat atau arsip berbentuk lembaran kertas tertulis. Untuk
memahami jenis-jenis arsip berikut ini beberapa jenis arsip yang
dikelompokkan berdasarkan beberapa dimensi (Sugiarto,2014:28)
1. Menurut Subyek atau isinya
2. Menurut bentuk dan wujud fisiknya
3. Menurut nilai atau kegunaannya
4. Menurut sifat kepentingannya
5. Menurut fungsinya
6. Menurut tempat/tingkat pengelolaanya
7. Menurut keasilannya
12
3) Pengelolaan Arsip
Pengelolaa arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang
meliputi
pencatatan,
pengendalian
penyimpanan, pemeliharaan,
dan
pendestribusin,
pengawasan, pemindahan dan
pemusnahaan arsip (Sugiarto:2005).
Sedangkan menurut Indonesia dalam Sugiarto ( 2014: 32)
pengelolaan arsip dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip
dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang
memenuhi persyaratan : (a) Andal; Pengelolaan arsip harus dapat
dilakukan
oleh
lembaga
atau
organisasi,
(b)
Sistematis;
pengelolaan arsip harus dapat menciptakan samapai dengan
menyusutkan arsip secara sistematis, (c) Utuh; pengelolaan arsip
dilakukan dengan tindakan control seperti pemantauan akses,
verifikasi pengguna serta otorisasi pemusnahan dan pengamanan
yang dilakukan oleh pengguna yang tidak berhak, (d) Menyeluruh;
sistem pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagai
kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja
yang mengelola arsip, (e) Sesuai dengan norma, standar, prosedur
dan criteria; pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan
ketentuan pelaksanaan kegiatan dan peraturan perundangan
termasuk norma, standar, prosedur dan kriteria teknis.
Jadi pengelolaan arsip merupakan salah satu bagian dari
manajemen perkantoran yang menitik beratkan pada pengurusan
dokumen sedemikian rupa sehingga dokumen yang dikelola dapat
membantu serta mendukung aktivitas di suatu kantor.
c. Keterampilan Pengelolaan Arsip
Pengelolaan adalah kemampuan dan keterampilan khusus
untuk melakukan suatu kegiatan bersama orang lain atau melalui
kegiatan orang lain dalam mencapai tujuan organisasi. Pengelolaan
arsip merupakan kegiatan terpenting dalam manajemen arsip,
13
pengelolaan juga dikatakan sebagai kegiatan arsip yaitu penempatan
arsip dalam suatu wadah dengan tujuan agar ditemukan saat
dibutuhkan.
Dalam usaha menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan
dalam 4 golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilihan dan
penyimpanan maupun penyingkiran bagi arsip yang sudah tidak
memiliki nilai guna. Keempat golongan arsip tersebut adalah arsip
tidak penting, arsip biasa, arsip penting dan arsip sangat penting.
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sebelum
melakukan kegiatan harus deirencanakan dan dirancang tentang
pengelolaannya. Dalam pengelolaan harus ditetapkan terlebih dahulu
tentang pengelolaannya, apakah dengan Buku Agenda atau dengan
Kartu Kendali.
Menurut Kuswantoro (2011:14) Keterampilan pengelolaan
arsip dapat diupayakan dengan (1) penerapan sistem penyimpanan
secara tepat antara lain penyimpanan sistem abjad, sistem masalah,
sistem nomor, sistem tanggal dan sistem wilayah. (2) adanya
pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan dan pengendalian yang
tepat. (3) Melakukan penyusutan dan perawatan arsip.
Untuk menentukan keterampilan dalam mengelola arsip
menurut
Rahayu
(2009:17)
aspek-aspek
dalam
keterampilan
mengelola arsip meliputi: (1) tahap penerimaan, (2) tahap pencatatan,
(3) tahap pengarahan atau pengendaliani, (4) tahap penyampaian, (5)
penyimpanan, (5) tahap penemuan kembali arsip.
Sehingga didalam keterampilan pengelolaan arsip diharapkan
siswa dapat menerapkan tahapan tahapan yang sudah ditentukan
dalam tata cara pengurusan arsip sehingga dapat dilakukan penataan
yang tepat dan cepat.
14
2. Arsip Elektronik dan Arsip Konvensional
a. Pengertian Arsip Elektronik
Pengertian Arsip Elektronik menurut International Council
on Archives (ICA) dalam Sobandi:
Committtee on Electronic Records, Guide for managing
Electronic Records from an Arhival Perspective (1997:24)
adalah …an electronic record is a record that is suitable for
manipulation, transmission or processing by a digital
computer ( … arsip elektronik adalah arsip yang bisa
dimanipulasi,
ditransmisikan
atau
diproses
denan
menggunakan computer digital).
Menurut National Archive and Record Administration
(NARA) USA mendefinisikan arsip elektronik merupakan arsip-arsip
yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya
computer yang bisa memprosesnya. Sedangkan menurut Australia
Archive dalam buku Managing Electronic Record, arsip elektronik
adalah arsip yang tercipta dan terpelihara sebagai bukti dari transaksi,
aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah
didalam dan di antara sistem komputer.
Menurut Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik, mendefinisikan Informasi
Elektronik sebagai satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk
tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto,
Electronic Data Interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail),
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode
akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau
dapat dipahami oleh orang lain yang mampu memahaminya
(Indonesia, 2008).
Menurut Haryadi dalam Priansa dalam Sugiarto (2014:209)
menyatakan bahwa arsip elektronik adalah kumpulan data yang
disimpan dalam bentuk data scan yang dipindahkan secara elektronik
atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi,
kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk.
15
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014:89), sistem kearsipan
memiliki kelebihan yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan
dan manajemen arsip. Kemudahan yang diberikan kearsipan
elektronik berbasis komputer antara lain : (1) Mudah dioperasikan, (2)
Tampilan yang menarik, (3) Fasilitas pencarian arsip, (4) Pencatatan
lokasi fisik arsip, (5) Keamanan data, (6) Retensi otomatis, (7)
Laporan kondisi arsip, (8) Bisa terhubung dengan jaringan computer,
(9) Bisa terhubung jaringan computer, (10) Memungkinkan fasilitas
OCR (Optical Character Recognition).
Kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang
sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan
dengan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi
untuk menyimpan arsip-arsip penting yang memiliki organisasi, maka
pada keasripan berbasis komputer ini memiliki kabinet virtual-virtual
berisi lembaran-lembaran arsip yang didalamnya berisi map virtual.
Selanjutnya didalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang
telah dikonversi di dalam bentuk file.
b. Manfaat Arsip Elektronik
Di masa lalu, mesin ketik (mesin tik) merupakan alat yang
popular, namun saat ini,penggunaan mesin tik sudah ketinggalan
jaman. Sugiarto dan Wahono (2014:213) menyatakan bahwa dengan
menggunakan media elektronik, diharapkan akan membantu pihak
pengelola arsip untuk dapat mengelola arsip dengan lebih baik
sehingga lebih efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan,
pengelolaan, pendestribusian,dan perawatan arsip. Penggunaan media
elektronik dalam pengelolaan arsip dikenal dengan sebutan sistem
pengarsipan elektronik (electronic filling system/e-filling) yang
maksudnya arsip diarsiptasikan dengan memanfatkan komputer.
16
c. Keunggulan Arsip Elektronik
Menurut Lawalata (2012:136), kelebihan dari sistem arsip
elektronik adalah sebagai berikut :
1) Proses pengolahan yang cepat sehingga mempersingkat waktu
pekerjaan
2) Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi
3) Informasiyang dihasilkan akurat sesuai dengan tujuan penghasilan
data
4) Kemudahan berinteraksi dengan penggunaanya dalam menjalankan
aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer.
d. Kelemahan Arsip Elektronik
Menurut
Tjandra
(2008:327),
kelemahan
dari
sistem
elektronik adalah sebagai berikut :
1) Ancaman virus pada penyimpanan data yaitu hard disk drive
2) Adanya hecker, yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup
kedalam sistem penyimpanan arsip elektroik
3) Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya, baik pembelian
perangkat keras dan lunak
4) Gangguan pasokan alisan listrik yang disebabkan oleh banyak hal
e. Karakteristik Arsip Tradisional dan Eletronik :
1) Arsip Tradisional/Konvensional :
(a) Isi direkam pada media (kertas), menggunakan simbol-simbol
(alphabet, gambar) yang dapat secara langsung dibaca manusia
(b) Isi yang terekam pada suatu media tidak dapat dipisahkan dari
media
(c) Struktur fisik dapat terlihat langsung oleh pengguna
(d) Metadata membentuk hubungan anata suatu arsip dengan
konteks fungsional dan administratifnya
(e) Dapat dilakukan dengan melihat fisik arsipsecara langsung
17
(f) Pelestarian arsip tradisional berarti menyimpan fisik unit arsip
(lembran kertas) dengan kondisi yangsebaik mungkin untuk
menghindari kerusakan dan untuk memperbaiki kerusakan
bilamana hal tersebut terjadi.
2) Arsip Elektronik :
(a) Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langung
diaksec (dibaca) oleh manusia karena direpresentasikan oleh
simbol (binary digital) yang harus diterjemahkan terlbeih
dahulu untuk bisa dibaca manusia.
(b) Isi yang terekam pada suatu media (seperti sebuah disket)
dapat dipisahkan dari medianya..
(c) Struktur fisik tidak dpat langsung dilihat dan biasanya tidak
diketahui oleh pengguna awam
(d) Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip
elektronik menunjukkan bagaimana informasi direkam/
dibuat.
(e) Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat fisiknya tetapi
suatu entitas logic yang merupakan hasil dan yang
memberikan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi.
(f) Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi yang
sebaik mungkin.
f. Pengeloaan Arsip Elektronik
1. Pengertian
Rolt dalam Sugiarto (2014:86) megatakan bahwa EDM
(Electronic Document Management) adalah pengelolaan berbagai
jenis arsip dalam organisasi yang menggunakan program komputer
dan penyimpanan. Sebuah sistem EDM (Electronic Document
Management) memungkinkan suatu organisasi dan pengguna untuk
18
membuat arsip, memindai hard copy dalam bentuk elektronik dan
menyimpan, mengedit, mencetak, proses dan juga mengelola arsip.
Kehadiran
teknologi
dalam
kegiatan
perkantoran,
memungkinkan dilakukan pengelolaan arsip melalui media
elektronik. Dengan melalui media ini diharapkan pengelolaan arsip
dapat dilakukan dengan lebih baik. Berikut ini beberapa
keuntungan pengelolaan arsip elektronik dibandingkan dengan
pengelolaan arsip secara konvensional :
a) Proses penemuan dan penyajian informasi dapat dilakukan
dengan cepat dan lengkap. Cepat berarti membutuhkan sedikit
waktu. Sedangkan lengkap berarti semua yang diperlukan dapat
terlayani dan tidak terlewatkan.
b) Pendestribusian atau akses informasi dapat dilakukan dengan
cepat, dalam waktu yang sama dapat digunakan oleh banyak
pihak.
c) Penyimpanan informasi dapat dilakukan secara terpusat,
sehingga tidak terjadi duplikasi informasi
d) Memiliki tingkat keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi
e) Memiliki tingkat keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi
f) Dapat menghemat kertas (paperless), tempat penyimpanan, dan
ruangan karena arsip disimpan dalam bentuk digital.
Menurut Thilmany dalam Sugiarto (2014:87), selain
manfaat efisien transaksi arsip, penerapan sistem kearsipan
elektronik akan memberikan manfaat secara ekonomis. Dari
spekulsi bisnis, penyimpanan dan penanganan arsip secara
elektronik membantu peruahaan untuk mengelola arsip dengan
biaya pengelolaan rendah. Lebih lanjut, ada beberapa manfaat
dalam penggunaan system kearsipan elektronik (Sukoco, 2007):
a. Cepat ditemukan, dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau
arsip tanpa meningggalkan meja kerja.
19
b. Pengindeksan
yang
fleksibel
dan
mudah
dimodifikasi
berdasrkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat
tenaga, waktu dan biaya.
c. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata
kunci maupun nama file.
2. Cara Pengelolaan Arsip Elektronik
a. Memindahkan arsip
Penangkapan adalah proses penentuan arsip yang harus
dibuat dan yang disimpan. Termasuk didalamnya adalah arsip
yang di terima atau dikirim oleh organisasi. Penangkapan ini
meliputi arsip apa yang di tangkap, termasuk juga siapa yang
boleh mengakses arsip tersebut dan berapa lama arsip tersebut
disimpan. Arsip elektronik yang tercipta dari awal penciptaan
penangkapan arsip dapat secara langsung diintegrasikan dengan
sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang
merupakan hasil digitalisasi maka ada beberapa cara dalam
memindahkan arsip cetak ke dalam sistem arsip elektronik.
Metode yang digunakan dalam mengalih mediakan
arsip antara lain (www.GeorgiaArchives.org): (1) Scanning,
artinya alih media dengan menggunakan scanning atau
memindai arsip yang akan menghasilkan data gambar yang
dapat
disimpan
di
komputer,
(2)
Conversion,
artinya
mengkonversi arsip adalah proses mengubah arsip word
processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen
untuk disimpan pada sistem komputerisasi, (3) Importing,
artinya metode ini memindahkan data secara elektronik seperti
arsip office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem
pengarsipan arsip elektronik. Data dapat dipindahkan dengan
melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan
format data aslinya.
20
b. Menyimpan arsip
Setelah arsip dipindahkan dalam sistem maka arsip
harus di simpan secara benar. Sistem penyimpanan ini harus
dapat mengantisipasi perubahan teknologi baik hardware
maupun software, peningkatan jumlah arsip, dan bertahan dalam
waktu yang lama. Sistem komputerisasi harus mendukung alat
penyimpanan yang sekarang tersedia dan juga yang akan dating
hal ini untuk memberikan kepastian penggunaan serta
penyimpanan jangka panjang.
Keputusan untuk menangkap sebuah arsip berimplikasi
pada penyimpanannya.
Kondisi penyimpanan harus dapat
memastikan bahwa arsip terjaga, mudah diakses dan dikelola
dengan efektif. Untuk arsip elektronik, harus ada perencanaan
tambahan selain seperti yang bentuk cetak untuk menghindari
arsip elektronik tersebut hilang, seperti : sistem back-up untuk
menghindari kehilangan atau kegagalan sistem, seperti mengatur
jadwal back-up secara rutin, membuat copy dalam berbagai
media, penyebaran copy ke berbagai tempat; pemeliharaan
proses untuk menghindari kerusakan media, record perlu di
transfer ke dalam media yang baru; hardware dan software juga
perlu diperhatikan agar arsip dapat terus dibaca dengan cara
menyimpan software dan hardware original atau memindahkan
ke hadware dan software terbaru secara terus menerus. Media
penyimpanan yang bisa dijadikan alternatif pemilihan : (1)
Magnetic Media (Hard Drives), (2) Magneto-Optical Storage,
(3) Compact Disc, (4) Digital Versatile Disc (DVD), (4) WORM
(Write Only Read Many)
c. Mengindeks Arsip
Arsip dalam bentuk cetak dikelola dengan melakukan
pelabelan, sortir, indeks, ditempatkan dalam folder dan
21
dimasukkan dalam filling cabinet sehingga arsip mudah untuk
ditemukan. Begitu juga dengan arsip elektronik, perlu adanya
motode untuk mengelola arsip agar mudah dipahami pengguna
untuk saat ini maupun untuk masa yang akan datang.
Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori atau
kategori aktifitas bisnis dan arsip yang mereka ciptakan dan
pengelompokaannya ke dalam file untuk memberikan diskripsi,
control, links dan menentukan status disposisi dan akses.
Pengindeksan pada arsip elektronik sama pentingnya
seperti pada arsip yang tercetak karena indeks berguna untuk
meletakkan dan menemukan kembali arsip atau informasi yang
benar. Pengindekasan pada arsip elektronik hampir sama dengan
arsip tercetak, hanya saja unit kerja menjadi field dan subjek
menjadi keywords. Fields pada indeks dapat digunakan untuk
mengkategorikan arsip, untuk melacak tanggal pembuatan atau
retensi arsip atau untuk memasukkan subjek. Pemberian nama
pada subjek harus bisa mencerminkan isi atau juga unit kerja
pada bentuk cetaknya seperti keuangan. Metode dalam
mengelola pengindeksan arsip elektronik :
(1) Index Fields, yang menggunakan kata kunci sebagai metode
tradisional yang digunakan dalam arsip cetak. Misalnya
nomor surat, tanggal pencitaan, dan karakteristik yang lain.
(2) Full-text Indexing, yaitu dengan cara meng-install software
Optical Character Recognition (OCR), proses ini membaca
halaman yang di scan dan kemudian mengindeks setiap
kata. Pencarian bisa menggunakan semua kata hamper
seperti waktu mencari menggunakan google.com.
(3) Folder/file structure, sistem ini menyediakan metode visual
dalam pencarian arsip. Arsip cetak dapat dicari dengan
melihat strukturnya di dalam filling cabinet. Manajemen
arsip elektronik juga harus mempunyai kemampuan yang
22
sama dalam menciptakan kembali sistem fiiling ini dengan
berbagai tingkatan.
d. Use and tracking : penggunaan dan pelacakan
Penggunaan arsip adalah transaksi manajemen arsip
yang harus ditangkap oleh sistem sebagai bagian dari metadata.
Penggunaan arsip mencerminkan akses terhadap arsip dan status
disposisi. Pelacakan terhadap penggunaan dan keberadaan arsip
merupakan sistem keamanan organisasi. Pelacakan berfungsi
untuk memastikan bahwa orang yang barhak yang diberi ijin
untuk mengakses arsip tersebut. Dalam sistem arsip elektronik
pelacakan penggunaan arsip secara otomatis akan ditangkap
oleh transaksi sistem. Sistem pelacakan harus bisa memastikan
lamanya waktu dan pergerakan arsip selalu terekam atau
keberadaan arsip selalu terlacak.
e. Mengontrol Akses
Hal ini merupakan aspek terpenting dalam manajemen
arsip elektronik, karena semua yang terhubung dalam jaringan
dapat mengakses dan membaca arsip tersebut. Sehingga perlu
ada tingkatan yang berbeda dalam antar pengguna dengan
mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip.
Ketersediaan arsip yang luas dan akses yang fleksibel,
dengan menyediakan beberapa cara dalam mengakses arsip
tersebut. Manajemen arsip elektronik harus dapat memenuhi
kebutuhan masing-masing pengguna dengan lokasi yang
berbeda.
Keamanan yang komprehensif. Manajemen arsip harus
meningkatakan
control
akses
yang
kompreshensif
dan
sederhana. Administrator sistem mengontrol arsip apa yang bisa
23
diakses, dilihat dan di copy bahkan diedit atau dihapus oleh
pengguna.
f. Retensi Arsip Elektronik
Dalam tata arsip tradisional, ketika arsip tidak lagi
mempunyai nilai maka arsip tersebut akan dimusnahkan dan jika
mempunyai nilai maka arsip tersebut akan terus disimpan. Ada
dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elektronik
(skupsi,1999) yaitu:
(1) Retensi arsip tradisional
Yaitu dengan melaporkan kata-kata yang terproses dimana
arsip ditemukan pada masing-masing departemen dengan
periode
retensi
arsip
yang
dimaksud.
Kelemahan
pendekatan ini adalah judul harus sama persis dan tepat,
arsip yang sama mungkin mempunyai nama yang berbeda
di setiap departemen.
(2) Retensi Arsip berdasarkan fungsi dan hubungan
Merupakan pendekatan yang dikembangakan akhir tahun
80-an dengan menggunakan hubungan sistematis dan
menghubungkan seluruh data elektronik berdasarkan fungsi
organisasi atas informasi yang ada. Contohya keuangan,
pemasaran, SDM dan lain-lain dengan menggunakan kode
yang sudah di sepakati bersama dan tertuang dalam buku
pedoman. Sistem penyimpanan sudah menetapkan tanggal
pemusnahan berdasarkan rumus tertentu.
g. Pelestarian
Hedstrom (1995) mendefinisikan pelestarian digital
sebagai upaya untuk mempertahankan kemampuan untuk
menampilkan,
menemukan
kembali,
memanipulasi
dan
24
menggunakan informasi digital dalam menghadapi perubahan
teknologi yang berlangsung secara konstan.
Pelestarian digital ini dilakukan berdasarkan fakta
bahwa media penyimpanan digital cepat usang, sementara
koleksi tercetak dapat bertahan bertahun-tahun tanpa campur
tangan langsung. Sehingga untuk kolekasi digital diperlukan
suatu perencanaan yang baik untuk pelestariannya baik itu
perangkat keras atau perangkat lunak yang akan dipakai. Tanpa
penangan yang baik maka koleksi digital hanya mampu bertahan
sekitar sepuluh tahun.
Pelesatrian koleksi digital dapat dilihat dari tiga sudut
pandang (Graham, 1995), yaitu:
(1) Pelestarian medium (media penyimpanan)
Dapat dilakukan dengan membuat back up atau copy ke
dalam media yang sejenis ataupun melkaukan refresing
terhadap media penyimpananya.
(2) Pelesatarian teknologi
Selain kerusakan pada media penyimpan, yang jadi masalah
adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang cepat
usang. Langkah pelestarian dengan melakukan migrasi
setiap ada perubahan format, sehingga koleksi digital tetap
dapat dikases untuk jangka waktu yang lama.
(3) Pelestarian intelektual
Koleksi digital dapat disalin dengan mudah, sehingga isi
informasi dapat dirubah tanpa terdeteksi. Pelestarian
intelektual menekankan pada originalitas informasi yang
terkandung dalam koleksi digital.
3. Manfaat pengelolaan arsip elektronik
a. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip
atau arsip tanpa meninggalkan meja kerja.
25
b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikas
berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan
menghemat tenaga, waktu dan biaya.
c. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan
kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk
full text arsip.
d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita
hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya
tanpa
dapat
mengubahnya.
Kita
dapat
mencarinya
bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja
dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke
dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW
berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan arsip dalam
bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera
dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto
setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya arsip
kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena
tersimpan secara digital.
g. Berisiko akan berpindahnya arsip ke folder yang tidak
semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena
disimpan secara digital.
h. Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi arsip dengan
kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN
bahkan internet.
i. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara
jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara
elektronik, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.
26
j. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan mem-backup data ke dalam media penyimapanan yang compatible.
Bandingkan dengan men-recovery arsip kertas yang
sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun
pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.
4. Kelemahan pengelolaan arsip elektronik
a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan,
menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala
cara;
b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun
ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file
dengan yang lain;
c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi
terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau
terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.
3. Keaktifan Belajar
a. Pengertian Keaktifan Belajar
Keaktifan merupakan prinsip atau asas yang sangat penting
didalam interaksi belajar-mengajar.
Dalam keaktifan belajar ada
beberapa prinsip yang berorientasi pada pandangan
ilmu jiwa,
yakni menurut pandangan ilmu jiwa lama dan ilmu jiwa modern.
Menurut pandangan ilmu jiwa lama keaktifan didominasi oleh guru
sedang menurut padangan ilmu jiwa modern, keaktifan didominasi
oleh siswa.
Keaktifan belajar merupakan hal yang sangat penting bagi
siswa, karena memberikan
kesempatan
kepada
siswa
untuk
bersentuhan dengan obyek yang sedang dipelajari seluas mungkin,
karena dengan demikian proses konstruksi pengetahuan yang terjadi
akan lebih baik. Keaktifan belajar diperlukan aktivitas, sebab pada
27
prinsipnya belajar adalah berbuat mengubah tingkah laku, jadi
melakukan kegiatan. Tidak ada belajar kalau tidak ada aktivitas.
Dari uraian diatas dapat diambil pengertian keaktifan belajar
adalah keterlibatan siswa dalam bentuk sikap, pikiran, perhatian
dalam kegiatan belajar guna menunjang keberhasilan proses belajar
mengajar dan memperoleh manfaat dari kegiatan tersebut.
Keaktifan siswa dalam proses pembelajaran dapat dirangsang
dan mengembangkan bakat yang dimilikinya, siswa juga dapat
berlatih
untuk
berfikir
kritis
dan
serta
dapat
memecahkan
permasalahan-permasalahan dalam kehidupan sehari-hari.
Terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhi timbulnya
keaktifan siswa dalam proses pembelajaran. Menurut Gagne dan
Briggs (dalam Martinis, 2007:84) faktor-faktor tersebut diantaranya :
1. Memberikan dorongan atau menarik perhatian siswa, sehingga
mereka dapat berperan aktif dalam kegiatan pembelajaran.
2. Menjelaskan tujuan intruksional (kemampuan dasar kepada siswa).
3. Mengingatkan kompetensi belajar kepada siswa.
4. Memberikan stimulus (masalah,topik dan konsep yang akan
dipelajari).
5. Memberi petunjuk kepada siswa cara mempelajarinya.
6. Memunculkan
aktivitas,
partisipasi
siswa
dalam
kegiatan
pembelajaran.
7. Memberi umpan balik (feed back)
8. Melakukan tagihan-tagihan kepada siswa berupa tes, sehingga
kemampua siswa selalu terpantau dan terukur.
9. Menyimpulkan setiap materiyang disampaikan di akhir pelajaran.
Effandi Zakaria et al. (2006: ) mengemukanan keaktifan
dalam pembelajaran adalah sebagai berikut :
“Activity Learning involves learners through activities
whwther learners to listen and attention in the learning
process. Learning activities musts clearly involve explicit
28
thinking skills and students should know this is to
recognize to be introduced or used”.
Maksudnya, keaktifan belajar melibatkan peserta didik
melalui kegiatan, dimana peserta didik mendengarkan dan
memperhatikan dalam proses pembelajaran. Kegiatan
belajar jelas harus melibatkan keterampilan berpikir yang
eksplisit dan murid harus tahu ini adalah mengenali
mereka. Dengan cara ini adalah kemungkinan untuk proses
metakognitif untuk diperkenalkan atau digunakan.
b. Jenis-jenis Keaktifan Belajar
Jenis-jenis keaktifan dalam belajar yang digolongkan
oleh Paul B. Diedric (Sardiman, 2011: 101) adalah : (a) Visual
activities,
yang
termasuk
di
dalamnya
misalnya
membaca,
memperhatikan gambar demonstrasi, percobaan, pekerjaan orang
lain, (b) Oral
Activities, seperti menyatakan
bertanya,
memberi
Listening
Activities,
merumuskan,
saran, berpendapat, diskusi, interupsi, (c)
sebagai
contoh
mendengarkan:
uraian,
percakapan, diskusi, musik, pidato, (d) Writing Activities, seperti
misalnya menulis cerita, karangan, laporan, menyalin, (e) Drawing
Activities, menggambar, membuat grafik, peta, diagram, (f) Motor
Activities,
yang
termasuk
di
dalamnya
antara
lain:
melakukan percobaan, membuat konstruksi, model, mereparasi,
berkebun, beternak, (g) Mental
Activities,
misalnya:
mengingat, memecahkan soal,
menanggapi,
sebagai
menganalisis, mengambil keputusan, (h) Emotional
seperti
misalnya,
merasa
bosan,
gugup,
contoh
Activities,
melamun, berani,
tenang.
c. Manfaat keaktifan dalam pambelajaran adalah:
1) Siswa mencari pengalaman sendiri dan langsung mengalami
sendiri.
2) Berbuat sendiri akan mengembangkan seluruh aspek pribadi siswa.
3) Memupuk kerja sama yang hamonis di kalangan para siswa yang
pada gilirannya dapat memperlancar kerja kelompok.
29
4) Siswa belajar dan bekerja berdasarkan minat dan kemapuan sendiri,
sehingga sangat bermanfaat dalam rangka pelayanan perbedaan
individual.
5) Memupuk disiplin belajar dan suasana belajar yang demokratis dan
kekeluargaan, musyawarah, dan mufakat.
6) Membina dan memupuk kerjasama antara sekolah dan masyarakat,
dan hubungan antara guru dan orang tua siswa, yang bermanfaat
dalam pendidikan siswa.
7) Pembelajaran dan belajar dilaksankan secara realistik dan konkret,
sehingga mengembangkan pemahaman dan berpikir kritis sehingga
menghindarkan terjadinya verbalisme.
8) Pembelajaran dan kegiatan belajar menjadi hidup sebagaimana
halnya kehidupan masyarakat yang penuh dinamika (Oemar
Hamalik, 2007:91).
B. Penelitian Yang Releven
Pembahasan yang relevan merupakan urutan sistematis tentang hasil-hasil
penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti terdahulu dan ada hubungannya dengan
penelitian yang hendak dilakukan. Dalam penelitian ini, penulis mengacu pada
penelitian yang relevan dengan penelitian ini. Diantaranya adalah sebagai
berikut :
1. Agung Kuswantoro (2010). Kesimpulan dalam penelitiannya adalah 1)
pembelajaran praktek kearsipan dengan digital automatic filling cabinet
(DAFC) dalam pembelajaran meningkatkan minat, perhatian dan
keaktifan siswa dalam proses pembelajaran. 2) Guru tidak lagi menjadi
sumber tunggal, siswa dapat aktif sendiri menggunakan digital active
record staff sehingga siswa menjadi lebih kreatif.
Persamaan : merupakan penelitian kuantitatif (eksperiman semu) dengan
pembelajaran kearsipan elektronik ditinjau dari aktivitas
siswa.
30
Perbedaan : metode pembelajaran yang digunakan adalan pembelajaran
kearsipan dengan digital automatic filling cabinet.
2. Saidah (2014). Kesimpulan penelitian adalah 1) perancangan sistem
management pengarsipan berbasis elektronik dengan perancangan
berbasis Client Server dapat membantu pihak pengelola arsip untuk
mengelola arsip secara efektif dan efisien. 2) Dengan menggunakan
media elektronik dalam Pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat
kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud kecepatan adalah penggunaan
media elektronik dapat meningkatkan keterampilan pengelolaan arsip.
Persamaan : merupakan penelitian eksperimen dengan menggunakan
variabel media pembelajaran dan keterampilan pengelolaan
arsip.
Perbedaan : metode pembelajaran yang digunakan adalah perngarsipan
berbasis elektronik dengan perancangan berbasis client
server.
3. Zeonaldo, D (2012). Kesimpulan penelitian adalah 1) kemampuan
pegawai tata tata usaha dalam mengelola arsip lebih baik setelah
menggunakan filling elektronik. 2) kemampuan karyawan dalam
mengelola kearsipan meningkat setelah tersedianya sarana yang memadai.
Persamaan : merupakan penelitian eksperimen dengan menggunakan
pengelolaan
kearsipan
dan
peningkatan
keterampilan
mengelola arsip
Perbedaan : metode yang digunakan adalah perngarsipan berbasis
konvensional.
4. Wawan Harianto (2013). Kesimpulan penelitian adalah 1) penerapan arsip
elektronik membantu penyebaran informasi yang disimpan dan dikelola
dibagian arsip statis. 2) penerapan arsip elektronik dibutuhkan strategi
yang sesuai dengan kemampuan, kebutuhan dan tujuan organisasi.
31
Persamaan : merupakan penelitian deskriptif dalam penerapan kearsipan
elektronik
Perbedaan : penerapan arsip elektronik dalam rangka menyelamatkan dan
melestarikan informasi yang ada pada arsip tersebut.
5. Arraydev (2009). Kesimpulan penelitian adalah 1) File Elektronik
mempunyai manfaat dalam pemberin informasi di bidang teknologi di
bidang perpajakan. 2) Dengan menggunakan file elektronik memberikan
manfaat yang lebih banyak dibandingkan dengan cara konvensional.
Persamaan : merupakan penelitian eksperimen dengan memanfatkan
teknologi informasi khususnya dalam menggunakan file
elektronik
Perbedaan : Penggunaan file elektronik dilakukan untuk mengelola sistem
perpajakan dengan menerapkan etika dan aturan yang sesuai.
6. Sing Horij (2013). Kesimpulan penelitian : 1) Penggunaan Teknologi
Informasi dan Komunikasi dapat mempermudah dalam pengelolaan
dokumen. 2) Teknologi Informasi dan Komunikasi dapat meningkatkan
kegiatan ekonomi dan sosial dengan cara dan aturan yang lebih mudah
diterapkan.
Persamaan : merupakan penelitian untuk mengetahui penerapan
penggunaan teknologi untuk mempermudah suatu pekerjaan
Perbedaan : Merupakan penelitian pengembangan
7. David C Yang (2011). Kesimpulan peelitian : 1) penggunaan sistem file
elektronik dapat menjamin keamanan suatu data. 2) File elekronik dapat
menghemat dalam penyimpaan file.
Persamaan : Penggunaan file elekronik dapat meningkatkan keamanan
dalam penyimpanan data
Perbedaan : Merupakan penelitian pengembangan dalm penggunaan file
elektronik
32
8. Seehusen (2004). Kesimpulan penelitian : 1) penggunaan electronic
filling cabinet dapat menghemat dalm penyimapanan arsip yang
sebelumnya dilakukan secara konvensional. 2) dengan electronic filling
cabinet lebih mudah dipakai dimana saja karena lebih praktis, sehingga
dapat meningkatkan keterampilan dalam menyimpan dokumen.
Persamaan : merupakan penelitian tentang penerapan penggunaan file
elektronik dalam penyimpanan arsip.
Perbedaan : penelitian ini untuk mempraktikkan antara teori dan praktik
nyata.
C. Kerangka Berpikir
Berdasarkan penyajian diskriptif teoritik dapat disusun suatu
kerangka berpikir untuk memperjelas arah dan maksud penelitian. Kerangka
berpikir ini disusun berdasarkan variabel yang dipakai dalam penelitian yaitu
media pembelajaran, keaktifan belajar dan keterampilan siswa. Keberhasilan
proses belajar mengajar dapat dilihat dari keterampilan siswa. Banyak faktor
yang mempengaruhi keberhasilan siswa di antaranya adalah media
pembelajaran yang digunakan guru dan keaktifan belajar siswa dan
dijabarkan sebagai berikut :
1. Kaitan penerapan pembelajaran kearsipan dengan keterampilan
pengelolaan arsip.
Penggunaan media mengajar cukup besar pengaruhnya terhadap
keberhasilan belajar guru dalam mengajar. Pemilihan media mengajar
yang tidak tepat justru dapat menghambat tercapainya tujuan pengajaran.
Agar media mengajar terpilih dengan tepat, seorang guru harus
mengetahui macam-macam media dalam mengajar dan mengetahui topiktopik apa saja yang efektif bila disampaikan dengan media tersebut.
Disamping itu guru harus memperhatikan faktor-faktor luas seperti tujuan
yang akan dicapai, materi, yang akan disajikan, kondisi lingkungan, dan
siswa itu sendiri.
33
2. Kaitan keaktifan belajar dengan keterampilan pengelolaan arsip
Penggunaan kearsipan elektronik sebagai media pembelajaran
diharapkan siswa akan lebih mudah memahami materi pengelolaan arsip
serta mampu membuat keaktifan belajar kearsipan meningkat karena di
dalam kearsipan elektronik terdapat fasilitas-fasilitas yang tidak
ditemukan dalam kearsipan yang konvensional seperti beberapa menu
atau fitur dari sistem yang dirancang dan dibangun seperti agenda,
document management,user management, seting retensi, setting subject
dan setting sub subject melalui software pdf creator yang akan
disampaikan guru sehingga pembelajaran kearsipan menjadi lebih
menarik dan menyenangkan serta merangsang siswa untuk aktif dalam
mempelajari kearsipan.
3. Kaitan penerapan pembelajaran kearsipan dan keaktifan belajar
dengan keterampilan pengelolaan arsip
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa
ada pengaruh yang signifikan antara pengajaran yang menggunakan
media pembelajaran dengan software kearsipan elektonik terhadap
keterampilan dalam mengelola arsip serta ada pengaruh yang signifikan
antara pengajaran yang menggunakan media pembelajaran dengan
software kearsipan elektronik ditinjau dari keaktifan belajar siswa secara
bersama-sama terhadap keterampilan dalam pengelolaan arsip.
Berdasarkan
pemikiran
di
atas
dapat
diuraiakan
bahwa
pembelajaran kearsipan dengan menggunakan media pembelajaran
kearsipan
elektronik
dapat
meningkatkan
keterampilan
dalam
pengelolaan arsip yang lebih baik dibandingkan dengan pemelajaran
kearsipan secara manual. Sedangkan faktor yang mempengaruhi
keberhasilan siswa dalam belajar penggunaan media pembelajaran yang
digunakan guru dan keaktifan belajar siswa. Sehingga pembelajaran
kearsipan
dengan
menggunakan
media
pembelajaran
kearsipan
elektronik menghasilkan keterampilan siswa yang lebih tinggi dalam
34
pengelolaan arsip dibandingkan dengan pembelajaran konvensional pada
siswa dengan keaktifan belajar tinggi, sedang dan rendah.
Berdasarkan pemikiran diatas dapat digambarkan dalam kerangka
pemikiran sebagai berikut :
Media Pembelajaran dengan
Software Kearsipan Elektronik
Keterampilan
Pengelolaan Arsip
Elektronik
Pembelajaran Pengelolaan Arsip
Gambar 1. Kerangka Pemikiran Dalam Penelitian
D. Hipotesis
Berdasarkan teori dalam kerangka berpikir di atas, dibuat rumusan
hipotesis sebagai berikut:
1. Dengan menggunakan media kearsipan elektronik akan mempermudah
dalam pengelolaan arsip pada siswa Kelas XI Administrasi Perkantoran
Semester Gasal tahun pelajaran 2015-2016.
2. Pembelajaran kearsipan dengan menggunakan media elektronik dapat
meningkatkan keterampilan pengelolan ditinjau dari keaktifan belajar pada
siswa Kelas XI Administrasi Perkantoran Semester Gasal tahun pelajaran
2015-2016.
3. Ada korelasi penerapan pembelajaran kearsipan dengan menggunakan
media kearsipan elektronik dan keaktifan belajar terhadap keterampilan
pengelolaan arsip pada siswa Kelas XI Administrasi Perkantoran Semester
Gasal tahun pelajaran 2015-2016.