BAB II MEMBUAT DATABASE DAN TABEL

BAB II
MEMBUAT DATABASE
DAN TABEL
Capaian Pembelajaran:
Setelah membaca dan mengkaji bab ini, pembaca akan mampu:
x
Menjalankan aplikasi program Microsoft Access
x
Membuat file database, memberi nama database, dan menyimpan file database
berdasarkan konvensi pemberian nama file dengan benar
x
Membuat obyek tabel dan struktur database dalam tabel dengan benar sesuai
dengan ketentuan struktur database yang benar
x
Menentukan nama field sebagai primary key dengan tepat dan benar sesuai
dengan prinsip normalisasi Edgar F. Codd
x
Menyunting struktur database dan data/record dalam obyek tabel
2.1 PENGANTAR MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access merupakan salah satu dari beberapa program
aplikasi database (basisdata) yang dapat digunakan untuk menyimpan
berbagai macam informasi dari yang paling sederhana seperti daftar resep
masakan sampai dengan katalog persediaan produk. Sekali informasi
tersimpan, Microsoft Access akan dapat dengan mudah menemukan informasi
tersebut kembali, menganalisis, dan mencetaknya.
Seperti halnya program aplikasi Microsoft Word, Microsoft Excel,
maupun Microsoft PowerPoint, program aplikasi database ini merupakan
salah satu dari paket lengkap program Microsoft Office yang dikeluarkan dan
dikembangkan oleh perusahaan software terkenal di dunia yaitu Microsoft
Corporation. Versi terakhir yang diproduksi adalah Microsoft Office 2013.
Pada modul ini, Microsoft Access yang digunakan adalah versi 2007. Alasan
mengapa versi ini yang dipakai adalah karena versi 2007 sampai dengan saat
15
modul ini ditulis masih banyak orang yang menggunakan. Di samping itu,
persyaratan hardware komputer yang diperlukan masih cocok dengan
spesifikasi hardware komputer desktop maupun laptop keluaran saat ini.
Minimal program Microsoft Access 2007 dapat diopersikan pada komputer
dengan prosesor 500 megahertz (MHz), memori 256 MB, dan sistem operasi
Windows XP Service Pack 2 (SP2), Harddisk kapasitas 2 gigabytes (GB).
2.2 MEMBUKA PROGRAM MICROSOFT ACCESS
Untuk membuka program Microsoft Access dapat dilakukan dengan
cara seperti ditunjukkan pada gambar berikut:
Jika cara di atas tidak dapat dilakukan karena icon/shortcut-nya
hilang, dapat digunakan cara berikut:
1. Klik Start button
2. Arahkan ke textbox Search programs and files
3. Ketik msaccess
4. Klik 2x Icon msaccess yang ditemukan
16
Selanjutnya akan ditampilkan window Getting Started With Microsoft
Office Access sebagai berikut.
2.3 MEMBUAT FILE DATABASE
Sebelum dapat mengelola informasi dengan menggunakan aplikasi
program Microsoft Access, terlebih dahulu harus dibuat file database baru.
Cara membuat file database baru adalah:
1. Klik icon Blank Database… di bagian New Blank Database
17
2. Klik textbox File Name: pada Blank database dan ketik nama file,
misalnya Latihan1.
3. Tentukan letak di mana file database ini akan disimpan dengan klik icon
Browse for a location
(Misalnya akan disimpan di drive E:\Access\
atau di drive dan folder kelas anda).
4. Klik tombol Create. Maka akan ditampilkan window database Microsoft
Access sebagai berikut.
5. Klik tombol Close Table1
(karena untuk pembuatan tabel baru
nantinya akan dilakukan dengan cara lain).
18
6. Pada Navigation Pane, klik Dropdown Arrow All Tables , pilih Obyek
Type
Pilihan ini digunakan untuk nantinya mengelompokkan obyek-obyek
Microsoft Access (Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, dan Modules)
yang dibuat.
2.4 TERMINOLOGI MICROSOFT ACCESS
Terminologi-terminologi yang perlu diketahui di window Microsoft
Access adalah:
1. Database Window
19
2. Datasheet Table Tools
3. Design Table Tools
4. Create Ribbon Tab
20
5. External Data Ribbon Tab
6. Database Tools Ribbon Tab
2.5 MEMBUAT OBYEK TABEL
Tabel merupakan Obyek pertama yang harus dibuat untuk mengelola
suatu database pada program aplikasi Microsoft Access. Tabel terdiri atas
kolom dan baris.
Kolom disebut dengan field, sedangkan baris disebut
dengan record.
Tabel dibutuhkan untuk memecah suatu database
sebagaimana sudah dijelaskan pada Bab 1.
Perhatikan kembali gambar
berikut.
Sebagai latihan, buatlah obyek tabel baru dengan cara:
1. Klik Create Ribbon Tab
21
2. Klik icon Table Design
3. Selanjutnya tentukan field-field-nya…
Untuk memudahkan pembuatan obyek tabel melalui Table Design,
kenali terlebih dahulu terminologi-terminologi berikut ini:
x
Field Name, nama field maksimal 64 character termasuk spasi
x
Data Type, tipe data yang dapat digunakan meliputi Text, Memo,
Number, Date/ Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, OLE Obyek,
Hyperlink, Attachment, dan Lookup Wizard…
x
Description, keterangan untuk field dan akan ditampilkan di status bar
pada Obyek Form
x
Field Properties, berisi informasi lebih rinci untuk setiap field (tiaptiap tipe data berbeda rinciannya)
4. Buat struktur data dan ketiklah data di bawah ini untuk membuat tabel
baru dengan tipe data Text, Number, Date/Time, dan Currency dan simpan
dengan nama T_Pegawai.
Ketentuan mengenai Data Type dan Field Properties selengkapnya dapat
dilihat di Lampiran 1.
22
5. Simpan struktur data tersebut dengan klik icon Save
dan ketik nama
table T_Pegawai. Kemudian klik tombol OK.
6. Jika tampil informasi berikut, jawab dengan klik tombol No
7. Selanjutnya klik icon View
dan masukkan data berikut:
23
2.6 MENYUNTING STRUKTUR DATABASE
Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan perubahan
terhadap struktur database apabila data sudah dimasukkan adalah:
1. Menghapus field, akan menyebabkan semua data terhapus
2. Mengubah ukuran field, akan menyebabkan hilangnya sebagian data
(untuk data teks) dan hilangnya sebagian ketelitian data (untuk data
number) apabila ukurannya diperkecil
3. Mengubah jenis data, akan menyebabkan hilangnya data apabila tidak
dapat diadaptasi.
4. Menetapkan Primary Key, akan menyebabkan hilangnya data yang
sama di field tersebut.
Sebaiknya sebelum melakukan perubahan pada struktur database tabel
yang sudah berisi data, buatlah terlebih dahulu salinannya (backup-nya).
2.7 MENYUNTING DATA
Penyuntingan data dapat dilakukan selama atau setelah data
dimasukkan ke dalam tabel.
Penyuntingan tersebut dapat berupa
pengeblokan, perubahan lebar kolom, perubahan tinggi baris, penambahan
data, perubahan data, penghapusan data, pengurutan data, dan mencari data.
1. Pengeblokan, Perubahan Lebar Kolom, dan Tinggi Baris
Pengeblokan, perubahan lebar kolom, dan tinggi baris yang
dilakukan pada data tabel tidak berbeda jauh dengan yang dilakukan pada
program Microsoft Excel. Perhatikan gambar-gambar di bawah ini.
24
2. Menambah, Merubah, Menyalin, Menghapus, dan Menelusuri Data
Untuk
melakukan
penambahan,
penyalinan,
perubahan,
penghapusan data, dan proses penyuntingan lainnya perhatikan icon-icon
gambar berikut.
a. Menambah data, klik icon New pada Record Group
b. Menghapus data, blok data yang akan dihapus, kemudian klik icon
Delete pada Record Group
c. Menyalin Data, blok data yang akan disalin, kemudian klik icon Copy
pada toolbar pada Clipboard Group - setelah itu klik icon Paste di
mana akan ditampilkan data yang disalin tersebut.
d. Merubah data, ketik langsung perubahan tersebut pada data yang akan
dirubah.
25
e. Menelusuri data, gunakan Navigation Button berikut.
3. Mengurutkan Data
Langkah-langkah
untuk
melakukan
pengurutan data:
a. Klik pada kolom data yang akan diurutkan
b. Klik icon Sort Ascending
pada Sort & Filter Group untuk
urutan naik, atau
Klik icon Sort Descending
pada Sort & Filter Group untuk
urutan turun.
2.8 TUGAS MEMBUAT TABEL
Untuk lebih memahami tentang tahapan dalam membuat tabel,
kerjakan tugas-tugas berikut:
1. Tugas 1
Buatlah database baru dengan nama Tugas1 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Latihan Normalisasi pada halaman 8-11.
2. Tugas 2
Buatlah database baru dengan nama Tugas2 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Tugas 1 Normalisasi pada halaman 12.
26
3. Tugas 3
Buatlah database baru dengan nama Tugas3 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Tugas 2 Normalisasi pada halaman 12.
4. Tugas 4
Buatlah database baru dengan nama Tugas4 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Tugas 3 Normalisasi pada halaman 13.
5. Tugas 5
Buatlah database baru dengan nama Tugas5 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Tugas 4 Normalisasi pada halaman 13.
6. Tugas 6
Buatlah database baru dengan nama Tugas6 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Tugas 5 Normalisasi pada halaman 14.
7. Tugas 7
Buatlah database baru dengan nama Tugas7 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Tugas 6 Normalisasi pada halaman 14.
8. Tugas 8
Buatlah database baru dengan nama Tugas8 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Tugas 7 Normalisasi pada halaman 15.
9. Tugas 9
Buatlah database baru dengan nama Tugas9 dan buatlah juga table yang
diperlukan berkaitan dengan Tugas 8 Normalisasi pada halaman 16.
10. Tugas 10
Buatlah database baru dengan nama Tugas10 dan buatlah juga Tabel
Product berikut ini (tentukan sendiri Data Type-nya).
Product
Dairy
Produce
Produce
Dairy
Year
1992
1993
1992
1993
Month
Dec
Sep
Oct
Jan
Sales
$7,686.00
$2,956.00
$8,165.00
$4,448.00
Units
5,563
1,242
983
3,833
Salesperson
Davolio
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Region
North
West
South
North
27
Product
Dairy
Produce
Dairy
Produce
Produce
Dairy
Dairy
Produce
Produce
Dairy
Dairy
Dairy
Dairy
Dairy
Dairy
Produce
Produce
Produce
Dairy
Produce
Produce
Produce
Dairy
Dairy
Dairy
Dairy
Dairy
Dairy
Produce
Produce
Dairy
Produce
Dairy
Produce
Produce
Dairy
Dairy
Produce
Dairy
Dairy
Dairy
Dairy
Produce
Produce
Produce
Dairy
Dairy
Produce
Produce
Produce
Dairy
Produce
Produce
Dairy
Year
1993
1993
1993
1993
1992
1993
1993
1993
1992
1992
1992
1992
1993
1992
1993
1993
1993
1992
1993
1993
1992
1992
1993
1993
1992
1993
1992
1992
1993
1992
1992
1993
1993
1992
1993
1993
1993
1992
1992
1993
1992
1993
1993
1992
1993
1992
1992
1992
1992
1992
1993
1993
1992
1992
Month
Sep
Feb
Dec
Apr
Jul
Mar
Mar
Dec
Oct
Jun
Jul
Aug
Feb
Oct
Jan
Oct
Feb
Aug
May
Feb
Jan
Nov
Aug
Feb
Mar
Sep
Oct
Aug
Oct
May
Dec
Oct
Feb
Jan
Sep
Jan
Dec
Jan
Feb
Jul
Jul
Feb
Oct
Feb
Nov
Sep
Sep
Feb
Jan
Sep
Jul
Dec
Jun
Apr
Sales
$ 75.00
$4,923.00
$2,733.00
$ 450.00
$ 797.00
$8,751.00
$2,741.00
$7,047.00
$7,191.00
$5,575.00
$7,612.00
$4,873.00
$8,076.00
$3,338.00
$6,544.00
$6,955.00
$4,138.00
$8,447.00
$8,516.00
$6,930.00
$2,686.00
$5,720.00
$1,647.00
$1,450.00
$7,113.00
$2,420.00
$6,028.00
$1,441.00
$7,347.00
$9,566.00
$ 479.00
$2,516.00
$4,953.00
$5,594.00
$ 668.00
$6,081.00
$9,614.00
$9,662.00
$5,010.00
$5,447.00
$9,082.00
$3,571.00
$2,428.00
$3,106.00
$8,670.00
$3,947.00
$ 66.00
$2,666.00
$ 29.00
$8,859.00
$7,029.00
$2,211.00
$1,361.00
$9,136.00
Units
3,216
8,160
2,790
9,265
3,868
1,773
6,290
9,888
39
9,970
3,656
2,730
3,670
1,695
9,550
8,722
4,661
8,056
5,954
9,628
5,611
5,585
3,515
9,342
9,079
4,873
9,957
7,832
5,881
7,406
5,580
9,191
5,889
9,025
3,448
9,185
4,248
9,441
3,030
9,069
8,966
5,178
3,981
3,219
2,891
9,132
6,740
744
5,408
4,304
6,853
5,163
1,824
2,021
Salesperson
Buchanan
Davolio
Davolio
Davolio
Buchanan
Buchanan
Davolio
Davolio
Davolio
Davolio
Buchanan
Buchanan
Davolio
Davolio
Davolio
Buchanan
Davolio
Buchanan
Davolio
Buchanan
Davolio
Davolio
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Davolio
Davolio
Davolio
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Davolio
Davolio
Davolio
Davolio
Buchanan
Davolio
Davolio
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Davolio
Davolio
Buchanan
Buchanan
Davolio
Davolio
Davolio
Davolio
Buchanan
Region
East
South
West
East
North
West
North
West
North
East
South
North
South
West
West
East
East
East
West
West
West
East
East
West
West
South
East
East
South
South
West
South
West
North
North
North
East
North
North
East
South
North
North
South
North
South
North
West
East
West
South
West
South
East
28