BAB 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada

BAB 1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pada era ekonomi global sekarang ini, perusahaan menghadapi
sejumlah tantangan seperti persaingan bisnis yang semakin ketat dan
kekuatan pasar yang semakin besar. Hal ini menuntut kemampuan
perusahaan untuk menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu
dalam keseluruhan proses bisnis perusahaan. Perusahaan juga harus
melakukan proses kolaborasi dengan mitra bisnisnya baik pemasok atau
pelanggan agar tetap menjaga daya kompetitif dari pesaing-pesaingnya.
Untuk menjawab tantangan tersebut, perusahaan memanfaatkan
teknologi informasi untuk mengembangkan sistem perusahaan lintas
fungsional terintegrasi (integrated cross-functional enterprise systems)
yang melintasi fungsi-fungsi bisnis tradisional dalam meningkatkan dan
merekayasa kembali proses bisnis di seluruh perusahaan. Perusahaan
melihat sistem lintas fungsional ini sebagai cara strategis dalam
menggunakan teknologi informasi untuk berbagi sumber daya informasi,
meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, serta mengembangkan
hubungan strategis dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis (O’Brien
dan Marakas, 2008). Salah satu langkah yang dapat dilakukan untuk
mewujudkan hal tersebut yaitu melibatkan pemasangan sistem perangkat
lunak yang bernama Enterprise Resources Planning (ERP).
1
ERP adalah aplikasi perangkat lunak dengan multi modul yang
mengintegrasikan semua proses bisnis dan data ke dalam satu sistem guna
mempermudah perusahaan mengelola bagian-bagian penting dari kegiatan
operasi sehari-hari (Jalal, 2011). Sistem ERP merupakan sistem perangkat
lunak yang luas, terintegrasi untuk mendukung operasi internal dan
membawa investasi besar pada perusahaan (Doom et al., 2010). ERP telah
menjadi teknologi standar yang digunakan oleh mayoritas perusahaan besar
dan mereka tidak dapat mempertahankan daya saingnya jika tidak
menerapkan sistem informasi tersebut (Behesti et al., 2014).
Implementasi ERP dapat menuai manfaat yang luar biasa untuk
kesuksesan perusahaan atau dapat sebaliknya, menjadi sebuah bencana bagi
organisasi yang gagal dalam mengelola proses pelaksanaannya (Holland
dan Light., 1999). Secara garis besar, ERP memberikan dua manfaat utama
yang tidak terdapat dalam sistem non-terpadu atau tidak terintegrasi: (1)
sebuah pandangan bisnis perusahaan terpadu dan terintegrasi yang
mencakup semua fungsi dan departemen; dan (2) sebuah basis data
(database) perusahaan tempat semua transaksi bisnis dimasukkan, dicatat,
diproses, dipantau, dan dilaporkan. Pandangan terpadu ini meningkatkan
kebutuhan dan luasnya koordinasi serta kerja sama antar departemen. Selain
itu juga, sistem terpadu memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan
mereka dengan meningkatkan komunikasi kepada semua stakeholder
(Umble et al., 2003).
2
Pada kenyataannya, penerapan ERP merupakan proyek yang rumit
karena membutuhkan waktu yang lama karena melibatkan kerja sama dari
semua fungsi bisnis perusahaan (Tahrini et al., 2015). Perusahaan juga
terkadang mengimplementasi sistem ERP dengan modifikasi dan
penyesuaian penuh sehingga mengakibatkan biaya yang dikeluarkan
menjadi cukup besar. Risiko-risiko lainnya pada implementasi ERP adalah
banyaknya sumber daya keuangan yang digunakan, proyek yang kompleks,
tingkat keberhasilan yang sangat rendah, bahkan ancaman kehilangan
memperoleh keunggulan kompetitif dalam proses bisnis (Zabjek et
al.,2009). Lebih dari 70% proyek implementasi ERP dilaporkan telah gagal
atau tidak mendapatkan hasil yang diharapkan oleh perusahaan (Zabjek et
al., 2009; Ahmad dan Cuenca, 2013; Behesti et al., 2014).
Pada studi kasus di Tiongkok yang dilakukan oleh Xue et al (2005),
perusahaan CosmeticCo memilih perangkat lunak MOVEX sebagai paket
ERP. Sistem ini tidak sepenuhnya diterjemahkan ke bahasa Tiongkok dan
tabel keuangan tidak kompatibel dengan persyaratan pemerintah Tiongkok
yang menyebabkan keterlambatan dalam proses manufaktur. Contoh
kegagalan lain yaitu perusahaan FurnitureCo memilih SAP R/3 sebagai
sistem perusahaan. Sistem SAP tidak dapat beradaptasi dengan jenis pasar
Tiongkok yang notabene harga bahan baku sering dan cepat sekali berubah
sehingga menyebabkan perbedaan besar antara harga yang dilaporkan
dengan harga riil (dalam Tahrini et al., 2015). Selain itu, perusahaan-
3
perusahaan besar ternama juga mengalami kegagalan pada implementasi
ERP, seperti FoxMeyer dan Hershey Foods (Plant dan Wilcocks, 2007).
Untuk menghindari kegagalan, perusahaan harus melakukan analisis
awal untuk mengevaluasi kebutuhan organisasi dan menjadi realistis dalam
penilaian mereka tentang manfaat yang akan muncul dari teknologi baru.
Maka dari itu, perlu adanya analisis seperti pertimbangan critical success
factor (CSF).
Konsep CSF membantu perusahaan mengidentifikasi isu-isu penting
yang memengaruhi pelaksanaan ERP. Proses penerapan teknologi informasi
dapat berbeda-beda di setiap perusahaan sesuai dengan tujuan pelaksanaan,
ruang lingkup, atau sumber daya yang tersedia. Akan tetapi, di antara semua
perbedaan dalam proses implementasi, terdapat beberapa poin umum kritis
yang akan meningkatkan potensi keberhasilan (Fang dan Patrecia, 2005).
Salah satu perusahaan yang menerapakan sistem ERP pada
perusahaannya ialah PT Telkomsel yang bergerak dalam industri
telekomunikasi seluler. Telkomsel merupakan salah satu anak perusahaan
dari PT Telekomunikasi Indonesia (Persero) Tbk yang tergabung dalam
kesatuan kelompok usaha Telkom Group. Telkomsel telah memiliki 42
kantor cabang yang tersebar di 32 provinsi di Indonesia, salah satunya
adalah Telkomsel Regional Jawa Tengah & DIY. Telkomsel Regional Jawa
Tengah & DIY bertanggung jawab dalam penjualan, pendistribusian,
pengelolaan aset BTS serta memberikan layanan telekomunkasi dari
produk-produk Telkomsel di kawasan Jawa Tengah dan sekitarnya,
4
mencakup kota-kota besar seperti Semarang, Kudus, Tegal, Purwokerto,
Cilacap, Solo, dan Yogyakarta. Telkomsel Regional Jawa Tengah & DIY
memiliki banyak jumlah divisi, di antaranya Sales and Distribution,
Customer Service, Finance and Administration, Procurement, IT Operation,
dan Human Resources. Total menara BTS dan pelanggan yang dimiliki oleh
Telkomsel di wilayah Jawa Tengah & DIY berkisar kurang lebih 7000 BTS
dengan total jumlah pelanggan Telkomsel mencapai 14 juta pelanggan, 5
juta pelanggan diantaranya telah menggunakan teknologi 4G. Jumlah aset
dan sumber daya yang sangat banyak proses bisnis yang kompleks memaksa
perusahaan untuk menggunakan sistem informasi manajemen yang mampu
mengelola semua hal tersebut secara terpadu. Telkomsel Regional Jateng &
DIY menerapkan sistem ERP berbasis Oracle sebagai solusi sistem
teknologi informasi bisnisnya. Dengan menggunakan ERP, aktivitas dan
kegiatan manajemen dalam melakukan pengawasan dan eksekusi terhadap
konsumen menjadi lebih mudah.
Penelitian mengenai CSF untuk mencapai keberhasilan implementasi
ERP memang telah dilakukan oleh peneliti sebelumnya (Holland dan Light,
1999; Somers dan Nelson, 2001; Nah et al., 2001; Umble et al., 2003; Fang
dan Patrecia, 2005; Nah dan Delgado, 2007; Plant dan Wilcocks, 2007; Ngai
et al., 2008; Doom et al., 2009; Zabjek et al., 2009; Dezdar dan Ainin, 2011;
Ahmad dan Cuenca, 2013; Behesti et al., 2014; Mir et al., 2014; Tahrini et
al, 2015). Sebagian besar dari penelitian-penelitian tersebut membahas
faktor-faktor seperti keterlibatan user, pelatihan sistem baru kepada user,
5
edukasi user mengenai proses bisnis yang baru, komunikasi dan kerja sama
antar departemen, penyampaian tujuan dari penggunaan sistem kepada
karyawan, dan lain-lain. Berdasarkan hal tersebut, dapat dikatakan bahwa
user yang merupakan karyawan perusahaan memiliki keterlibatan dalam
CSF tersebut.
Implementasi ERP biasanya hanya dipandang dari perspektif tunggal
dari proses manajemen saja yang kemudian mengarah pada asumsi bahwa
pandangan stakeholder tidak dianggap begitu penting. Hasilnya, para
stakeholder menerima perhatian yang kurang tentang peran dan tanggung
jawab mereka (Al Rashid, 2013). Implementasi ERP harus melibatkan
partisipasi stakeholder, khususnya karyawan perusahaan karena merekalah
yang akan terkena dampak dari proses penerapan sistem teknologi
informasi. Partisipasi mereka dapat menghasilkan kualitas sistem yang lebih
baik dan meningkatkan penerimaan dan penggunaan sistem teknologi
informasi.
Penelitian mengenai CSF pada implementasi ERP di negara-negara
berkembang masih terbilang sedikit, khususnya di Indonesia. Maka dari itu,
penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor kritis penentu
keberhasilan atau CSF perusahaan di Indonesia, salah satunya yakni PT
Telekomunikasi Selular (Telkomsel) Regional Jawa Tengah & DIY dalam
menerapkan sistem teknologi informasi khususnya ERP. Melalui
pemahaman CSF yang lebih baik untuk pelaksanaan ERP, perusahaan dapat
6
menentukan solusi yang paling tepat untuk menghindari penyebab dari
kegagalan dalam implementasi.
1.2
Rumusan Masalah
Masalah yang diteliti dirumuskan dalam pertanyaan penelitian sebagai
berikut:
1.
Apa saja faktor-faktor kritis penentu keberhasilan (CSF) dalam
implementasi sistem ERP?
2.
Apakah tingkat kepentingan dari tiap-tiap faktor kritis penentu
keberhasilan (CSF) dalam implementasi sistem ERP pada PT
Telkomsel Regional Jateng & DIY?
1.3
Tujuan Penelitian
Terdapat beberapa tujuan disusunnya penelitian ini dijelaskan sebagai
berikut:
1.
Untuk mengetahui faktor-faktor kritis penentu keberhasilan (CSF)
dalam implementasi sistem ERP
2.
Untuk mengetahui tingkat kepentingan dari tiap-tiap faktor kritis
penentu keberhasilan (CSF) dalam implementasi sistem ERP pada PT
Telkomsel Regional Jateng & DIY
1.4
Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian bagi PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel)
Regional Jawa Tengah & DIY adalah perusahaan akan lebih fokus terhadap
beberapa CSF dengan kepentingan yang signifikan sesuai dengan tujuan
7
manajemen dan organisasi
sehingga terefleksikan dalam
proyek
implementasi ERP selanjutnya yang lebih optimal.
Penelitian ini dapat dijadikan referensi bagi penelitian-penelitian
selanjutnya mengenai faktor-faktor kritis yang menunjang keberhasilan
dalam implementasi sistem teknologi informasi ERP pada sebuah
perusahaan.
1.5
Cakupan Penelitian
Penelitian ini menganalisis tingkat kepentingan CSF dalam
implementasi ERP pada PT Telkomsel Regional Jateng & DIY dengan
menggunakan data primer. Data primer diperoleh dengan cara menyebarkan
kuesioner kepada karyawan sebagai pengguna akhir (end user) yang
kesehariannya bekerja menggunakan atau mengoperasikan sistem ERP
perusahaan.
1.6
Sistematika Penulisan
Penelitian ini menggunakan sistematika penulisan yang dibagi ke
dalam lima (5) bab, yaitu:
1.
BAB 1 PENDAHULUAN
Dalam bab pertama ini mencakup latar belakang dilakukannya
penelitian, rumusan masalah yang hendak diteliti, tujuan dan manfaat
yang akan diperoleh dari penelitian, cakupan penelitian, serta
sistematika penulisan yang menjelaskan tata cara dan urutan penulisan
penelitian ini.
8
2.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab kedua ini menjabarkan beberapa teori yang digunakan
sebagai landasan dalam penelitian berhubungan dengan analisis dan
identifikasi CSF implementasi sistem ERP pada PT Telkomsel
Regional Jateng & DIY. Teori-teori tersebut mencakup definisi dasar
sistem informasi akuntansi dan pengelolaan sumber daya perusahaan
atau ERP, faktor kritis penentu keberhasilan atau CSF, serta hubungan
CSF dengan pengimplementasian ERP.
3.
BAB 3 METODE PENELITIAN
Pada bab ketiga menjelaskan metode penelitian yang digunakan
dalam penelitian ini, mencakup subjek penelitian, pendekatan
penelitian yang telah dilakukan, sumber data yang telah diperoleh,
cara atau metode pengumpulan data, serta metode menganalisis data.
4.
BAB 4 PEMBAHASAN
Bab keempat ini menjelaskan analisis data-data yang diperoleh
selama penelitian berlangsung sesuai dengan metode yang telah
disampaikan. Selanjutnya
analisis tersebut
digunakan dalam
pembahasan dengan mengaitkan hasil temuan penelitian dengan
masalah yang hendak diteliti.
5.
BAB 5 PENUTUP
Pada bab kelima ini merupakan bagian akhir dari penelitian
yang mencakup penarikan kesimpulan atas hasil penelitian yang telah
9
dilakukan, penyampaian keterbatasan penelitian, dan saran, baik
untuk informan maupun peneliti selanjutnya.
10