III-1 BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1
advertisement
BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 ORGANISASI PROYEK Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan – keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas – aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Secara umum ada beberapa dasar dalam membagi organisasinya antara lain : a. Berdasarkan Produk. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan jenis produk yang dihasilkan. b. Berdasarkan Lokasi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan wilayah produksi atau wilayah pemasaran. III-1 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek c. Berdasarkan Proses. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan proses produksi. d. Berdasarkan Pelanggan. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan karakteristik pelanggan. e. Berdasarkan Fungsi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan fungsi – fungsi yang diperlukan dalam organisasi, seperti : pemasaran, produksi, keuangan, dsb. Secara umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis – jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain : 1. Organisasi Proyek Fungsional Dalam organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari fungsi – fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam penggunaan staff, adanya pembauran berbagai jenis III-2 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek keahlian bagi tiap – tiap fungsi serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional. Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap – tiap fungsi, biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang – orang yang terdapat dalam organisasi menjadi lemah. 2. Organisasi Proyek Tim Khusus Dalam organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga – tenaga ahli yang terdapat dalam tim. Adapun beberapa Kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan terbentuk dengan bagian – bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk III-3 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek menyelesaikan proyek dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat, mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek. Sedangkan beberapa Kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama. 3. Organisasi Proyek Matriks Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus. Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk III-4 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek semula apabila proyek telah selesai. Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional. 4. Organisasi Proyek Virtual Organisasi proyek virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu. Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti. Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha. Sedangkan beberapa Kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses koordinasi keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi III-5 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek hambatan, terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat potensi terjadinya konflik interpersonal. Dalam penjelasan umum organisasi adalah bentuk kerja sama suatu kelompok manusia secara sistematis dari bagian – bagian yang saling berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan yang sama agar mendapatkan nilai efisiensi kerja dan tepat waktu. Jadi dapat disimpulkan dibentuknya organisasi untuk mangatur unsur-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri dari tenaga kerja tenaga ahli, material, dan lain – lain dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien. Dengan adanya sistem organisasi yang baik dan struktur organisasi yang jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan dari pelaksanaan proyek pembangunan dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya dan mutu yang lebih disepakati sebelumnya. Organisasi kerja dalam proyek sangat diperlukan untuk mendapatkan hasil kerja yang baik. Organisasi proyek harus saling berhubungan dan berjalan sesuai dengan target waktu dan mutu yang diharapkan. III-6 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Pada pembanguanan Proyek Apartemen Citra Lake Suites – Cengkareng, organisasi – organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut : a. Owner Pemilik proyek atau owner adalah seorang atau instansi yang memiliki proyek atau pekerjaan dan memberikannya kepada pihak lain yang mampu melaksanakannya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja untuk merealisasikan proyek, owner mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek. Pada proyek pembagunan Apartemen Citra Lake Suites – Cengkareng yang bertindak selaku pemberi tugas (owner) adalah PT. Citra Menara Megah. Tugas dan wewenang pemilik proyek atau owner adalah : a) Menyediakan biaya perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan proyek. b) Mengadakan kegiatan administrasi. c) Memberikan tugas kepada kontraktor atau melaksanakan pekerjaan proyek. d) Meminta pertanggung jawaban kepada konsultan pengawas atau manajemen konstruksi ( MK ). e) Menerima proyek yang sudah selesai dikerjakan oleh kontraktor. f) Membuat surat perintah kerja ( SPK ). III-7 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek g) Mengesahkan atau menolak perubahan pekerjaan yang telah direncanakan. h) Meminta pertanggung jawaban kepada para pelaksana proyek atas hasil pekerjaan konstruksi. i) Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. j) Menghadiri rapat – rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. k) Memutuskan hubungan kerja dengan pihak pelaksana proyek yang tidak dapat melaksanakan pekerjaanya sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak. b. Konsultan Manajemen Konstruksi Konsultan manajemen konstruksi adalah pihak yang diberi kepercayaan oleh pemberi tugas (owner) untuk mengelola serta mengawasi proses pelaksanaan pembangunan dari mulai sampai dengan akhir pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Dengan kata lain, konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi mewakili atau bertindak sebagai koordinator atas nama pemberi tugas (owner) dalam mengelola pelaksanaan pembangunan dan bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada pemberi tugas (owner). Pada proyek pembangunan Apartemen Citra Lake Suites – Cengkareng yang bertindak selaku konsultan manajemen proyek dan konstruksi adalah PT. Prosys tugas dan III-8 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek wewenang dari konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah meliputi : a) Melakukan pengawasan secara berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan kontraktor di lapangan terutama standart mutu kesesuaian dengan spesifikasi teknis, rencana kerja dan syarat – syarat (RKS) seperti yang digariskan sebelumnya. b) Melakukan proses pengawasan dan memberi penilaian terhadap laju pelaksanaan dan tingkat perkembangan pekerjaan kontraktor utama di lapangan serta ketepatannya dengan jadwal rencana penyelesaian. c) Melakukan proses pengawasan produktifitas terhadap aspek waktu dan biaya proyek, termasuk juga dampak yang ditimbulkan. d) Melakukan pengawasan dan membuat persetujuan terhadap kemungkinan adanya revisi-revisi, perubahan dan penyesuaian hasil perencanaan baik karena pertimbangan tertentu maupun atas permintaan owner demi hasil pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik. e) Melakukan proses penelitian dan pemeriksaan terhadap hasil – hasil pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan kontraktor utama di lapangan, baik dari segi waktu, mutu dan biaya. III-9 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek f) Memberikan peringatan dan pengarahan kepada kontraktor jika terdapat penyimpangan teknis, rencana kerja dan syarat – syarat (RKS) dalam proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan. g) Meminta penjelasan kepada kontraktor sehubungan dengan rencana pekerjaan ataupun hasil – hasilnya demi kepastian pelaksanaan proyek. c. Kontraktor Kontraktor adalah penyedia jasa yang menyediakan jasa untuk menyelesaikan pekerjaan konstruksi sesuai dengan pelaksana proyek (Kontraktor). Kontraktor adalah pihak yang dipercaya untuk melaksanakan pembangunan proyek oleh pemberi tugas melalui prosedur lelang maupun ditunjuk secara langsung. Segala pekerjaan yang dilaksanakan harus sesuai kontrak (Rencana Kerja Syarat dan Shop Drawing) dengan biaya sesuai kontrak yang mereka sepakati. Dalam hal ini kontraktor pelaksana adalah PT. Multibangun Adhitama Konstruksi sebagai konstruksi pelaksana struktur atas sedangkan pembuatan struktur bawah sebagai kontraktor adalah PT. Hidrolik Pondasi Indonesia. Di proyek pembangunan apartemen citra lake suites – Cengkareng. III-10 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Owner mempercayai kontraktor yaitu PT. Multibangun Adhitama Konstruksi tugas dan wewenang kontraktor adalah : a) Melaksanakan pembangunan proyek sesuai dengan kontrak dan hasil perhitungan dari pihak perencana. b) Membuat atau mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat – syarat yang telah di tetapkan dalam dokumen kontrak perjanjian pemborong dan shop drawing. c) Bertanggung jawab penuh kepada pihak owner. d) Membuat perencanaan jadwal kegiatan pembangunan agar pembangunan dapat diselesaikan pada waktunya. e) Melaksanakan pembuatan gambar detail dan perhitungan pemakaian besi dan peralatan lainnya untuk diajukan kepada Quantity Surveyor. f) Mematuhi petunjuk dari konsultan atau pemberi tugas dalam pelaksanan pembangunan. g) Menyerahkan hasil pembangunan kepada pihak pemberi tugas. h) Melakukan perbaikan atas kerusakan – kerusakan atau kurang sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dengan menganggung semua biayanya. III-11 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek i) Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan pekerjaan (progress), berupa laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Adapun struktur organisasi dari PT. Multibangun Adhitama Konstruksi adalah sebagai berikut : III-12 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek A. Project Manager Seorang project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim proyek agar tetap solid, mampu memonitor, dan mengontrol budget dengan membuat bar chart dan critical part serta mempunyai kemampuan analisa resiko yang baik. Tugas dan wewenang project manager adalah : a) Bertanggung jawab terhadap sistem mutu yang diterapkan. b) Bertanggung jawab terhadap masalah-masalah di lapangan, tugas serta wewenang yang diterapkannya. c) Memeriksa, merevisi dan memutakhirkan Rencana Mutu Proyek. d) Bertanggung jawab terhadap perubahan-perubahan pelaksanaan (terhadap kontrak). e) Mengajukan penggunaan Suplier, Sub Kontraktor, Knsultan atau adan Penguji terutama yang berpengaruh terhadap mutu. f) Memimpin, mengkoordinir dan melaporkan kepada konsultan pengawas segala kegiatan pelaksanaan dari proyek beserta unit – unitnya. g) Membuat dan mengontrol time schedule dari proyek yang akan dilaksanakan. h) Menandatangani berita acara serah terima pekerjaan. i) Mengkoordinir pelaksanaan di lapangan. III-13 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek j) Menyetujui dan menandatangani semua dokumen yang bersifat usulan, permintaan, pembelian, pemakaian, dan pembayaran. k) Apabila diperlukan, menyelenggarakan rapat – rapat koordinasi dengan pihak luar, yang berkaitan dengan kebutuhan proyek. l) Menyampaikan/menandatangani laporan bulanan tentang pelaksanaan proyek. m) Mengajukan dan menendatangani klaim pekerjaan tambah kurang kepada owner. B. Quality Control Staff Quality Control mempunyai tugas mengawasi seluruh metode pelaksanaan lapangan yang dikeluarkan oleh production project manager dan mengawasi mutupelaksanaan tugasnya selalu berhubungan dengan konsultan pengawas. QC bertanggung jawab kepada project manager yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a) Membuat perencanaan kegiatan operasional Quality Control : Menyusun rencana inspeksi dan tes untuk material datang serta rencana inspeksi dan tes proses pekerjaan di lapangan. b) Mengatur kegiatan operasional Quality Control : Melakukan koordinasi dengan Project Manager,terkait dengan kualitas hasil pekerjaan. III-14 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Melakukan koordinasi dengan Site Manager ,terkait dengan persiapan lahan kerja dan hasil pekerjaan. Melakukan koordinasi dengan Supervisor, terkait dengan pelaksanaan pekerjaan Melakukan koordinasi dengan Owner/ Konsultan,terkait dengan chek list. Melakukan koordinasi dengan Chief Engineer,terkait dengan metode kerja dan spesifikasi teknis. Melakukan koordinasi dengan Safety Officer, terkait dengan K3. c) Melaksanakan kegiatan operasional Quality Control : Mendukung kegiatan audit dibidang QC Memastikan bahwa aset yang ada di bagian Quality Control terpelihara dengan baik. Memeriksa kualitas setiap item pekerjaan di lapangan. Melakukan verifikasi pemeriksaan hasil pekerjaan maupun tahap pekerjaan apakah sudah sesuai spek. Melakukan pengecekan terhadap kualitas material yang datang dan melakukan pengujian sesuai dengan spesifikasi teknik yang ditetapkan dalam RMP (bila diperlukan) Melakukan analisa terhadap hasil pengujian laboratorium. III-15 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Melakukan analisa terhadap laporan kalibrasi peralatan pengujian (kecuali alatalat survey). Membuat laporan ketidaksesuaian khususnya untuk material dan hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknik yang berlaku, menganalisa, mengajukan proposal perbaikan, tindakan koreksi dan pencegahan agar tidak terulang lagi kepada Project Manager. Melakukan monitoring hasil pekerjaan di lapangan sesuai format dokumen sistem kualitas atau format dari pemberi tugas. Membuat laporan keluhan pelanggan berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya. Membuat laporan pengecoran. Melakukan verifikasi hasil pekerjaan. Membuat, merekap, menyimpan dan mendistribusikan dokumen hasil pekerjaan (hasil check-list) kepada bagian terkait. Mengerjakan tugas – tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung/lebih tinggi. Melaksanakan K3, memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. III-16 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek d) Mengontrol pelaksanaan operasional Quality Control Mengontrol tindak lanjut hasil uji/tes terkait dengan Quality Control Mengontrol pelaksanaan dan hasil pekerjaan sesuai dengan spesifikasi dan standart kualitas yang telah ditentukan. Mengontrol akurasi dan validasi dokumen hasil pekerjaan. Mengontrol kualitas material dan ketersediaan peralatan kerja. C. Safety Supervisior Safety Supervisor adalah orang yang ditunjuk oleh project manager untuk melaksanaakan kebijakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di suatu proyek. Safety supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Membuat surat kebijakan K3. b. Membuar struktur organisasi K3. c. Menyiapkan peraturan safety, spanduk, poster, kotak obat, sarana safety, Alat Pemadam Api Ringan (APAR), Alat Perlindungan Diri (APD), prosedur erection, dll. d. Melaksanakan kegiatan safety seperti safety morning. e. Membuat laporan safety seperti laporan kecelakaan, laporan investigasi dan penilaian K3 subkontraktor. III-17 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek D. Cashier Tugas dan wewenang Cashier adalah : a) Mengatur kas keluar masuk proyek. b) Merencanakan biaya yang diperlukan dalam satu periode kegiatan proyek. E. Site Manager Site Manager bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan berkoordinasi arah secara keseluruhan, pelaksanaan, pengendalian pelaksanaan dan penyelesaian proyek – proyek tertentu serta memastikan konsistensi dengan komitmen strategi dan tujuan perusahaan, meningkatkan kemampuan sumber daya manusia sebagaimana telah ditunjuk oleh atasan untuk mewakili perusahaan dalam pelaksanaan proyek – proyek atau kontak-kontrak yang akan dilaksanakan dan bertanggung jawab pada Direktur Utama. Tugas dan wewenang site manager : a) Membuat perencanaan kegiatan operasional pelaksanaan proyek Bersama dengan Project Manager menyusun bahan /materi Rencana Mutu Proyek sesuai bagiannya. Menyiapkan detail materi penyusunan Rencana Anggaran Proyek. Menyusun schedule bulanan dan mingguan berdasarkan master schedule kontrak kerja. III-18 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Meencanakan kebutuhan SDM dan teknologi. Merencanakan penggunaan material dan peralatan. Merencanakan metode kerja /sisem pelaksanaan bersama dengan Engineering. Mengusulkan pengembangan karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. b) Mengatur kegiatan operasional pelaksanaan proyek. Memimpin / mengarahkan secara langsung para Subkon, Mandor, dan pelaksana proyek untuk memenuhi persyaratan biaya, mutu, waktu, dan safety yang telah disepakati. Melakukan koordinasi dengan bagian lain (internal) terkait untuk kelancaran pelaksanaan proyek. Melakukan koordinasi dengan GA terkait dengan urusan umum. Melakukan koordinasi dengan MR terkait dengan audit. Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan optimalisasi keuntungan proyek. Melakukan koordinasi dengan Safety terkait dengan K3. Melakukan koordinasi dengan Owner/Konsultan terkait dengan pelaksanaan proyek. Melakukan koordinasi dengan Suplier/Subkon terkait dengan kelancaran pelaksanaan proyek. III-19 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Melakukan koordinasi dengan Logistik dan Mekanik terkait dengan material dan peralatan. Melakukan koordinasi dengan QC terkait dengan mutu pekerjaan. c) Melaksanakan kegiatan operasional pelaksanaan proyek. Memproses detail Berita Acara tagihan. Menyusun detail /materi progress clsim untuk disetujuioleh Project Manager dan Pemberi Tugas. Mendistribusikan shopdrawing ke setiap Supervisor. Memastikan pelaksanaan pekerjaan sehari – hari dilapangan sesuai jadual yang dibuat. Mengendalikan pelaksanaan biaya proyek guna mencapai target biaya, mutu, waktu dan safety. Menyetujui nilai progres pekerjaan Mandor yang diajukan oleh Chief Supervisor / Supervisor. Mengendalikan sumber daya dalam pelaksanaan proyek. Melakukan perbaikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (pemilik proyek/konsultan). Melaksanakan, mensosialisasikan, mengembangkan dan mengendalikan penerapan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek. III-20 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Memastikan bahwa aset yang ada di proyek terpelihara dengan baik termasuk memastikan alat ukur yang dipkai telah dikalibrasi , ditera dan diverifikasi. Memfasilitasi kegiatan audit proyek. Membuat laporan kegiatan proyek. Menyiapkan detail materi laporan bulanan bersama Project Manager. Memotivasi, mengarahkan dan membina bawahan untuk mencapai sasaran. Melaksanakan pengembangan karyawan dan peningkatan disisplin kerja bawahan. Mengusulkan perubahan status karyawan (rotasi, mutasi, promosi, sanksi dan demosi) sejauh wewenang yang dimiliki. Melaksanakan tugas lain terkait pekerjaan yang diberikan oleh atasan. Melaksanakan Prosedur sesuai SMM ISO 9001:2008 & OHSAS. Memastikan keselamatan kerja dan kebersihan lingkungan kerja selama pelaksanaan. d) Mengontrol pelaksanaan operasional pelaksanaan proyek. Memastikan tersediannya tenaga kerja ,material dan alat yang memadai. Memastikan tersediannya dana pembayaran upah /opname mandor. Memastikan tersediannya gambar kerja untuk dilaksanakan oleh Mandor / Sub Kontraktor. III-21 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai IK yang berlaku. Memastikan keselamatan kerja selama pelaksanaan proyek. Menganalisa hasil kegiatan pelaksanaan proyek untuk melihat kesesuaian antara rencana dan realisasinya. Mengontrol penggunaan peralatan safety dan peralatan surveyor. Mengontrol pelaksanaan pekerjaan Sub Kontraktor/NSC. Bersama PM mengevaluasi kinerja Subkont berdasarkan hasil kerja di lapangan untuk masukan kepada Dept. Logistic. Menganalisa kebutuhan dan pemakaian material maupun peralatan. Mengontrol personil /SDM proyek serta disiplin kerja bawahan. F. Chief Engineer a) Mengkoordinir pembuatan master schedule dan breakdown aktivitas bulanan dan mingguan. b) Mengkoordinir penentuan schedule material dan persetujuan material dari owner. c) Mengkoordinir pembuatan shop drawing. d) Memaksimalkan kemungkinan pemanfaatan value engineering (VE). e) Mengkoordinir pembuatan laporan progres pelaksanaan proyek. III-22 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek G. Engineer a) Membuat rencana berkala pelaksanaan pemeriksaan dan pengetesan. b) Melaksanakan pemeriksaan dan/atau pengetesan barang serat memberikan tanda status pada pekerjaan barang yang telah diperiksa/dites. c) Melakukan final inspection atau memastikan bahwa seluruh kegiatan pemeriksaan dan pengetesan telah dilaksanakan semuanya serta melakukan tes terhadap material yang masuk khususnya yang dominan untuk mutu. d) Mengkoordinir pelaksanaan lapangan terhadap tindakan koreksi dan pencegahannya. e) Memonitor pelaksanaan pekerjaan di lapangan. H. BBS Supervisor BBS supervisor bertugas dalam pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan pembesian serta bertanggung jawab atas pengadaan gambar BBS. I. Quantity Surveyor Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen kontrak dan Bills of Quantities dan mencatat progress kemajuan konstruksi. III-23 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek a) Membuat perencanaan kegiatan operasional Quantity Surveyor. Merencanakan tambah/kurang, program evaluasi kerja (tagihan, anggaran, progress opname proyek, Mandor/Subkon, pekerjaan volume pekerjaan, final account ke Owner / Subkon). b) Mengatur kegiatan operasional Quantity Surveyor. Melakukan koordinasi dengan Site Manager/ Project Manager terkait dengan kebutuhan material dan biaya dengan persetujuan atasan. Melakukan koordinasi dengan Project Manager terkait dengan proses claim proyek dengan persetujuan atasan. Melakukan koordinasi dengan Cost Control terkait dengan evaluasi proyek berjalan dengan persetujuan atasan. Melakukan koordinasi dengan sub kontraktor terkait volume dan progress pekerjaannya dengan persetujuan atasan. c) Melaksanakan kegiatan operasional Quantity Surveyor. Menghitung volume pekerjaan pada awal proyek untuk pembuatan RAP. Membuat progres proyek. Menyiapkan SPK untuk mandor berdasarkan quality yang sudah dihitung dari approved shop drawing dan BBS. III-24 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Memberikan informasi upah mandor kepada PM/ SM berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku, dalam pembuatan SPK dan opname Mandor. Menghitung prestasi volume kerja Subkont dan mandor dari pencapaian progress pelaksanaan dilapangan. Menghitung pekerjaan tambah dan kurang / variation order dilapangan sebelum disetujui oleh Project Manager dan diajukan ke pemberian tugas. Membuat progres pekerjaan yang akan ditagihkan Owner dan membuat laporan kepada Project Manager. Menjabarkan master schelude menjadi schedule kurva S. Menghitung volume material yang dibutuhkan. Membuat final account proyek. Membuat evaluasi subkon, supplier dan item pekerjaan. Mendukung kegiatan audit. Melaksanakan peraturan tata tertib, sistem dan prosedur proyek. Memelihara aset yang ada dibagiannya dengan baik. Membuat laporan kegiatan. Mengerjakan tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung. Melakasanakan K3 dan memelihara kebersihan dan kerapian area kerja. III-25 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek d) Mengontrol pelakasanaan operasional Quantity Surveyor. Mengontrol progress proyek (sub kontraktor, mandor, progress claim, dll). Mengontrol permintaan dan pemakaian material. Memonitor pekerjaan tambah kurang / variation order di lapangan. Mengontrol dokumen terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya. J. Drafter Tugas dan tanggung jawab draftman : a) Membuat perencanaan kegiatan operasional drawing. a. Merencanakan program kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. b) Mengatur kegiatan operasional drawing. a. Mengatur filling soft copy di komputer dan hard copy. c) Melaksanakan kegiatan operasional drawing. Membuat gambar – gambar kerja sesuai pengarahan Engineer proyek dan schedule yang ditetapkan. Memeriksa kesesuaian gambar for construction dari konsultan / owner terkait dengan bidang kerja lainnya (MEP, sipil/arsitek, lanscape, dll), untuk diterapkan dalam soft drawing. Memeriksa kelengkapan dan sistim gambar sesuai dengan ketentuan. Menyusun dan menyiapkan dokumen As Build Drawing. III-26 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Melaksanakan peraturan tata tertib,sistem,dan prosedur proyek. Memelihara gambar yang menjadi arsip di proyek. Mengajukan usulan – usulan perbaikan. Mengerjakan tugas – tugas lainnya yang berkaitan dengan pekeraan proyek di bidangnya yag diberikan oleh atasan langsung / lebih tinggi. Melaksanakan K3 dan memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. K. Chief Surveyor Tugas dan tanggung jawab chief surveyor : a) Penentuan Personil dan Struktur Organisasi Tim Surveying serta memperkenalkannya pada pemilik proyek beserta kualifikasi yang dimiliki sesuai target pekerjaan yang diinginkan. b) Menentukan posisi Tim Surveying pada struktur organisasi pelaksanaan sebuah proyek. c) Membuat Standarisasi Operasional Surveying (SOS), sebagai acuan pelaksanaan, secara teknis dan adminstratif. L. Surveyor Pelaksana Survey bertanggung jawab kepada Chief Surveyor yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a) Memebuat perencanaan kegiatan proposal kegiatan operasional survey. III-27 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Merencanakan program kerja harian sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. b) Melakukan kegiatan operasional survey. Melakukan koordinasi dengan bagian lain terkait survey. c) Melaksanakan kegiatan operasional survey. Melakukan kegiatan survey. Melaksanakan peraturan tata tertib,sistem dan prosedur proyek. Memastikan bahwa aset yang ada dibagiannya terpelihara dengan baik. Mengerjakan tugas – tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnya yang diberikan oleh atasan langsung / lebih tinggi. Memastikan K3 ,kebersihan lingkungan kerja selama pelaksanaan proyek dengan memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. d) Mengontrol pelaksanaan operasional survey. (Memonitor kalibrasi peralatan survey). M. Chief Supervisor Chief Supervisor bertanggung jawab untuk memimpin dalam bidang pengukuran dan memberikan solusi jika terdapat masalah. III-28 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek N. Supervisor Struktur Supervisor Struktur mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : a) Membuat perencanaan kegiatan konstruksi struktur. Merencanakan program kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya (material, alat dan tenaga kerja). b) Mengatur kegiatan konstruksi struktur. Mengkoordinasikan penempatan material maupun tempat fabrikasi serta kebersihan lapangan. Mengarahkan Ass. Supervisor/Mandor/Subkon. Melakukan koordinasi dengan GA proyek terkait dengan urusan umum. Melakukan koordinasi dengan QC terkait kualitas pekerjaan. Melakukan koordinasi dengan Safety terkait K3. Melakukan koordinasi dengan Storekeeper terkait dengan material. Melakukan koordinasi dengan mekanik terkait dengan peralatan. c) Melaksanakan kegiatan konstruksi struktur. Menjalankan tugas lapangan sesuai schedule harian yang dibuat oleh Chief Supervisor. III-29 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Memastikan terlaksananya pekerjaan Subkon/Mandor sesuia persyaratan mutu dan waktu yang telah ditentukan. Membuat progress prestasi pekerjaan mandor untuk dimasukan ke QS pada setiap Opname. Melaksanakan pekerjaan sesuai RMP, instruksi kerja, Metode dan prosedur yang di kehendaki. Mengikuti meeting mingguan dengan Subkon/Mandor guna mencapai target yang dikehendaki. Mengintruksikan pekerjaan ke Subkon, Mandor berdasarkan SPK yang diterbitkan. Melakukan perbaikan sesuai dengan metode yang disetujui. Memastikan mutu setiap item pekerjaan dilapangan sesuai ketentuan. Melakukan pembinaan bawahan dan peningkatan disiplin kerja. Memfasilitasi audit. Menerapkan peraturan dan memastikan ditaatinya ketentuan tata tertib kerja dan ketentuan – ketentuan lain yang berlaku bagi karyawan maupun semua pihak yang terkait. Mengelola Sumber Daya Manusia, material dan peralatan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. III-30 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Memastikan bahwa aset yang ada di proyek terpelihara dengan baik. Tertib administrasi sesuai peraturan perusahaan yang berlaku dalam membuat laporan dan memonitor pekerjaan dilapangan sesuai format yang disepakati. Melaksanakan check – list internal terkait kualitas pekerjaan untuk diverifikasi. Mengerjakan tugas – tugas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan proyek dibidangnnya yang diberikan oleh atasan langsung/lebih tinggi. Memastikan K3, kebersihan lingkungan kerja selama pelaksanaan proyek dengan memelihara kebersihan dan kerapihan area kerja. d) Mengontrol pelaksanaan konstruksi struktur. Menganalisa hasil kegiatan pelaksanaan proyek untuk kesesuaian antara rencana dan realisasinya (terhadap biaya, mutu, waktu dan safety). Mengontrol pelaksanaan safety. Mengontrol pelaksanaan pekerjaan Subkon/Mandor. Memonitor schedule kebutuhan : - Alat: Dari Mandor dan Subkon termasuk memverifikasi alat ukur (meteran, theodolite dll telah ditera atau diverifikasi dengan master alat. - Tenaga. - Bahan. III-31 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek O. Mechanic Mechanic bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan proyek dan mengawasi pengadaan alat yang dibutuhkan di proyek. P. Storekeeper Tugas dan wewenang storekeeper adalah : a) Menyimpan barang yang telah dibeli dan mengaturnya dengan baik agar barang dapat keluar secara teratur. b) Membuat laporan mengenai stock barang. c) Mengeluarkan barang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan proyek. d) Memberi informasi sedini mungkin atas produk yang sudah mencapai persediaan yang minimum. Q. NSC / NSS Coordinator NSC adalah kependekan dari Nominated Sub Contractor. Pekerjaan yang menjadi NSC, artinya pekerjaan tersebut sama sekali dilepas dari lingkup main kontraktor. Kontraktor utama disini berkewajiban untuk membantu kontraktor yang telah memenangkan tender agar pelaksanaan di lapangan tidak terganggu dan dapat selesai tepat waktu. Pekerjaan yang di NSC kan biasanya adalah pekerjaan yang membutuhkan keahlian khusus dan memiliki kesulitan tersendiri. III-32 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek R. ME Coordinator Bertanggung jawab penuh atas Mekanikal dan Elektrikal jika terjadi kerusakan atau gangguan yang tidak diinginkan. Dalam hal ini PT. Policipta Multidesain sebagai penanggung jawab pekerjaan mekanikal dan elektrikal S. Project Administration Staff Tugas dan tanggung jawab project Administratin staff adalah sebagai berikut : a) Mengatur keuangan harian. b) Perwakilan dari HRD pusat. c) Bertanggung jawab kepada chasier. d) Bertanggung jawab atas dokumen – dokumen. T. Office Boy Tugas dan tanggung jawab office boy adalah sebagai berikut : a) Menyediakan konsumsi untuk para pekerja dikantor. b) Melakukan pengfotocopyan dokumen yang diperlukan. U. Driver Driver adalah seseorang yang ditunjuk oleh Site Manager yang bertugas untuk mengoperasikan kendaraan guna melayani seluruh kegiatan yang ada kaitannya dengan pelaksanaan pekerajaan (WO) baik mengantar/menjemput seluruh karyawan, material dan alat kerja/proyek. III-33 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek V. Security Tugas dan tanggung jawab Security adalah sebagai berikut : a) Sebagai pembantu Manajer Proyek dalam hal keamanan proyek. b) Mengkoordinir dan mengawasi segala kegiatan proyek yang berhubungan dengan keselamatan dan keamanan kerja. c) Ikut menjaga pengaruh kegiatan proyek terhadap keamanan lingkungan. d) Melaporkan kegiatan keamanan proyek secara periodik. d. Konsultan Perencana Konsultan perencana adalah badan usaha swasta yang ditunjuk oleh owner sebagai perencana sesuai dengan keahliannya. Konsultan perencana ini bermacam – macam sesuai dengan kebutuhan. Adapun konsultan perencana yang ada di proyek apartemen citra lake suites ini adalah : a. Konsultan Manajemen Konstruksi Bertugas mengatur, memimpin, mengorganisir, dan mengendalikan suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan secara optimal. Konsultan managemen konstruksi adalah PT. Prosys. b. Konsultan Arsitektur Bertugas sebagai perencana bentuk dan dimensi bangunan. Dalam proyek ini adalah PT. Sekawan Designic Arsitek. III-34 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek c. Konsultan Struktur Bertugas sebagai perencanaan struktur bangunan. Dalam proyek ini adalah PT. Wiratman. d. Konsultan Mekanikal Elektrikal Bertugas sebagai perencanaan Mekanikal dan Elektrikal serta masalah pump (Pemipaan) dalam proyek ini adalah PT. Policipta Multidesain. e. Konsultan Quantity Surveyor Bertugas sebagai perencana struktur dan pengecekan terhadap struktur lapangan. Dalam proyek ini adalah PT. Jurukur Bahan Indonesia. 3.2 MANAJEMEN PROYEK Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses merencanakan, mengatur, memimpin, mengorganisir dan mengendalikan suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan secara optimal. Manajemen proyek konstruksi adalah suatu proses penerapan fungsifungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan penerapan) secara sistimatis pada suatu proyek dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan proyek secara optimal. III-35 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Pada pelaksanaan proyek apartemen citra lake suites – cengkareng, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi 5, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penjadwalan (schedulling) pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling). Pengertian tahap kegiatan proyek : 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar – gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan. Tindakan-tindakan yang dilakukan adalah : a) Menentukan tujuan dan sasaran proyek. b) Menganalisis kendala dan resiko yang mungkin terjadi untuk seluruh proyek ataupun perbagian-bagian dari rencana. c) Menetapkan penggunaan sumber daya. d) Menyusun rencana induk jangka panjang dan pendek. e) Menyumbangkan strategi dan prosedur operasi. III-36 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek f) Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan. g) Menentukan metode dan aspek – aspek teknik yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan. Manfaat dari fungsi perencanaan diatas adalah sebagai alat pengawas maupun pengendali kegiatan, atau pedoman pelaksanaan kegiatan, serta saran untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan. 1. Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur – unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing – masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan. Didalam menjalankan fungsi organisasi diperlukan pengetahuan tentang berbagai tipe organisasi, sehingga dapat dilakukan analisis terhadap penerapan jenis organisasi yang sesuai dengan proyek yang akan dilaksanakan. Tindakan yang dilakukan antara lain: III-37 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek a) Menetapkan daftar penugasan. b) Menyusun lingkup kegiatan. c) Menyusun struktur kegiatan. d) Menyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya. Manfaat dari pengorganisasian merupakan pedoman pelaksanaan fungsi, dimana pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab delegasi kewenangan terlihat jelas. 2. Penjadwalan (Schedulling) Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang dan bahan yang digunakan dalam proyek. Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer yang digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart). Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method). Penjadwalan proyek membantu dalam bidang : a) Menunjukan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek. b) Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan diantara kegiatan. c) Menunjukan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk setiap pekerjaan. III-38 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek d) Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya di proyek. 3. Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur – unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan. Tindakan yang dilakukan dalam pelaksanaan (Actuating) antara lain: a) Mengkoordinasikan kegiatan. b) Mendistribusikan tugas, wewenang dan tangung jawab. c) Memberikan pengarahan penugasan dan motivasi. Manfaat dari fungsi pelaksaan ini adalah terciptanya keseimbangan tugas, hak dan kewajiban masing – masing bagian dalam organisasi dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja sama untuk tujuan bersama. III-39 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek 4. Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir daripelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain : a) Pelaksanaan tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut. b) Pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). ‘S’ curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. c) Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi. d) Memberikan saran – saran perbaikan. e) Menyusun laporan kegiatan. III-40 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Fungsi pengendalian adalah memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. Fungsi pengendalian dilaksanakan oleh semua tingkat dalam struktur organisasi, laporan – laporan kemajuan pekerjaan dan sebagainya yang menjadi bagian dari fungsi pengendalian harus dipersiapkan secara tepat dan segera agar menjadi bermanfaat. Laporan – laporan itu juga harus disimpan sebagai referensi dimasa yang akan datang sehingga suatu sistem pengarsipan secara tertib dan benar, yaitu format – format laporan yang baik, ketepatan waktu pembuatan laporan perlu dilakukan dengan baik. Manajemen konstruksi yang baik harus mampu bekerja secara optimal yaitu dengan : a) Merencanakan proyek secara efektif. b) Mengidentifikasikan kendala – kendala. c) Merencanakan kemungkinan mengadopsi salah satu cara agar proyek mencapai sasaran. d) Perencanaan sumber daya yang sesuai dengan fungsinya. e) Meningkatkan efisiensi dari 5M (Man, Money, Material, Machines, Methods) secara maksimal. III-41 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Apabila fungsi – fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud, yaitu: a) Tepat waktu. b) Tepat quantity atau volume pekerjaan. c) Tepat quality atau standar mutu yang di inginkan. d) Tepat biaya sesuai dengan biaya recanakan. e) Tercapainya K3L dengan baik. f) Tidak adanya permasalahan social dengan masyarakat dan lingkungan sekitar. 3.3 HUBUNGAN KERJA ANTAR ORGANISASI Proyek konstruksi sangat membutuhkan hubungan kerja yang baik dan solid antar unsur organisasi agar tujuan akhir dapat dicapai dengan optimal. Pada proyek pembangunan proyek apartemen citra lake suites ada beberapa unsur maupun pihak yang terlibat didalam proyek tersebut. Pihak tersebut memiliki hubungan kerja satu sama lain didalam menjalankan tugas dan kewajibannya masing – masing. Hubungan kerja tersebut dapat bersifat ikatan kontrak, garis koordinasi maupun perintah. Garis kerja ini memberikan batasan kerja dan kewajiban yang harus dilakukan selama proyek berlangsung. Hubungan kerja sama antara pemilik, perencana dan kontaktor diatur dalam sebuah dokumen yaitu dokumen tender. III-42 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Hubungan Kerja adalah hubungan antar pengelola yang mempunyai tanggung jawab terhadap pelaksanaan pembangunan proyek. Oleh karena itu dibuat hubungan kerja agar dapat mencapai target dari pelaksanaan proyek. Dalam suatu proyek pasti memerlukan sistem koordinasi yang efektif dan efisien, yang bertujuan untuk mewujudkan kelancaran dan lebih terjaminnya pelaksanaan suatu proyek. Struktur suatu organisasi juga merupakan bagian dari manajemen atau pengelolaan suatu proyek, dimana manajemen itu sendiri adalah suatu cara pengelolaan suatu kegiatan yang memiliki tujuan tertentu. Sistem hubungan kerja pelaksana proyek dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Antara Pemilik Proyek dengan Konsultan Pengawas Hubungan antara Pemilik Proyek dengan Konsultan Pengawas mempunyai ikatan kontrak. Konsultan Pengawas bertanggung jawab wajib melaporkan kemajuan hasil pekerjaan kepada pemberi tugas. Pemberi tugas memberi imbalan berupa fee atas jasa pengawasan yang dilakukan oleh Konsultan Pengawas. 2. Antara Pemilik Proyek dengan Kontraktor Pelaksana Hubungan antara Pemilik Proyek dengan Kontraktor Pelaksana mempunyai ikatan kerja kontrak. Untuk melaksanakan pekerjaan sebagaimana yang disarankan oleh Pemilik Proyek, kontraktor memerlukan biaya sesuai dengan perjanjian dalam kontrak yang telah disetujui oleh kedua belah pihak. Biaya dapat diberikan oleh Pemberi Tugas dengan sistem pembayaran sesuai dengan ketentuan yang termuat di dalam kontrak yang telah ditandatangani. III-43 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek 3. Antara Pemilik Proyek dengan Konsultan Perencana Hubungan antara Pemilik Proyek dengan Konsultan Perencana mempunyai ikatan kontrak. Konsultan Perencana bertanggung jawab wajib merencanakan pekerjaan kepada pemberi tugas. Pemberi tugas memberi imbalan atas jasa pengawasan yang dilakukan oleh Konsultan Perencana. 4. Antara Konsultan Pengawas dan Kontraktor Pelaksana Hubungan antara kedua belah pihak mempunyai ikatan kerja peraturan pelaksanaan pekerjaan. Konsultan Pengawas mempunyai tugas untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dikerjakan oleh Kontraktor, sedangkan Kontraktor dapat mengkonsultasikan masalah-masalah yang timbul di lapangan dengan Konsultan Pengawas. Gambar 3.1 – Skema hubungan antara owner, konsultan perencana, konsultan pengawas dan kontraktor. III-44 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Hubungan kerja antar unsur pengelola terhadap penyelenggara proyek dapat dilihat dalam bagan kerja : 3.3.1 Hubungan Kerja antaraa Owner dengan Manajemen Konstruksi a. Owner memberikan tugas kepada Manajemen Konstruksi untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan kontraktor. b. Manajemen konstruksi menerima tugas dari owner dan dalam pelaksanaan tugasnya senantiasa berkoordinasi dengan owner. c. Pemberi tugas (owner) memberikan tugas kepada kontraktor untuk dilaksanakan oleh kontraktor harus melewati manajemen konstruksi. 3.3.2 Hubungan Kerja antara manajemen Konstruksi dengan Kontraktor a. Manajemen konstruksi memberikan pengarahan dan teguran kepada kontrktor agar pelaksanaan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar, baik sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. b. Sebaliknya kontrktor meminta penjelasan kepada manajemen konstruksi bila ada hal – hal yang kurang jelas. c. Kontraktor dan manajemen konstruksi dapat bekerjasama dilapangan. d. Tidak ada hubungan kontrak langsung diantara keduanya. 3.3.3 Hubungan Owner dengan Kontraktor Pelaksana a. Pelaksana berkewajiban melaksanakan pekerjaan proyek dengan baik dan memuaskan owner pada waktu penyerahan pekerjaan. b. Sebaliknya Owner berkewajiban untuk membayar seluruh biaya pelaksanaan kepada kontraktor pelaksana agar proyek dapat berjalan dengan lancar. c. Hubungan kerja telah diatur dalam kontrak kerja. III-45 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek 3.3.4 Hubungan antara Konsultan Perencana dan Kontraktor Pelaksana a. Konsultan perencana terlebih dahulu menyampaikan perencanaan pekerjaan proyek, berupa data gambar dan syarat – syarat. b. Sedangkan kontraktor pelaksana bertugas untuk melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan desain rencana konsultan perencana. c. Diantara keduanya tidak terjadi hubungan perintah, tetapi terdapat ikatan peraturan pelaksanaan proyek. 3.3.5 Hubungan antara Owner dan Konsultan a. Pemilik proyek memberikan biaya jasa atau konsultasi yang diberikan oleh konsultan. b. Hubungan kerja sudah diatur berdasarkan kontrak. III-46 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek 3.4 PENJELASAN TENTANG KONTRAK Dalam proyek pembagunan Proyek Apartemen Citra Lake Suites – Cengkareng proyek ini menggunakan jenis kontrak Lump Sum Fixed Price. Kontrak ini merupakan jenis kontrak jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan yang ditawarkan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati sebelumnya (gambar konstruksi, spesifikasi, schedule, dan semua persyaratan dalam dokumen lainnya) dalam jangka waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti, tertentu dan tetap yang disetujui secara tertulis sebelum pekerjaan dimulai. Pemberi tugas atau owner dalam proyek pembagunan Proyek Apartemen Citra Lake Suites ini adalah PT. Citra Menara Megah, yang telah setuju membayar harga atas seluruh penyelesaian pekerjaan berdasarkan cara pembayaran yang telah dinegosiasikan dan disepakati secara bersama-sama sebelumnya. Semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan, sepenuhnya ditanggung oleh pihak penyedia jasa atau kontraktor ( memiliki tingkat resiko yang cukup besar). Sepanjang gambar dan spesifikasinya tidak berubah, kontrak ini memberikan perlindungan maksimum kepada pihak owner dari segi biaya total proyek. Penyedia Jasa atau kontraktor dalam hal ini harus menambah sejumlah biaya dari awal sebelum diputuskan adanya kesepakatan atau kontrak kerja, untuk menghindari resiko – resiko yang fatal akibat kenaikan biaya / harga – harga yang bisa saja terjadi selama masa pelaksanaan berlangsung. Dalam memperkirakan biaya pekerjaan yang akan diajukan dalam kontrak harga yang pasti, penyedia jasa atau kontraktor harus mengajukan penawaran dengan mempertimbangkan kondisi terburuk yang sangat mungkin terjadi dan akan sangat berpengaruh secara negatif III-47 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek dari segi biaya. Lazimnya, pihak owner akan membayar harga pasti yang nilainya sejumlah atau setidaknya mendekati tingkat maksimum biaya yang diantisipasi. Dalam sistem kontrak ini kontraktor pasti mengasumsikan suatu resiko yang tinggi, sehingga jumlah harga pada kontrak pun akan bertambah dikarenakan penilaian resiko yang tinggi dalam masa pelaksanaan yang akan ditanggung secara penuh oleh pihak pemborong. Umumnya dalam sistem kontrak ini, keuntungan yang ditargetkan oleh pihak kontaktor adalah sebesar sekitar 6 - 12 % dari total biaya proyek yang ia kerjakan. 3.5 TENDER Tender atau lelang merupakan proses awal dari kegiatan konstruksi. Dimana tender merupakan suatu sistem kompetisi untuk mengadakan atau memilih kontraktor yang akan melaksanakan pekerjaan pembangunan, dan memilih konsultan sebagai owner didalam proyek, dengan mengajukan penawaran tertulis tentang besarnya biaya dan limit waktu yang dibutuhkan. Pelelangan terdiri dari pelelangan umum dan pelelangan terbatas. Pelelangan umum adalah metoda pemilihan penyedia barang/jasa lainnya yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya, sedangkan pelelangan terbatas adalah pelelangan yang dilaksanakan antar rekanan yang telah terdaftar dan mempunyai kualifikasi serta klasifikasi bidang tertentu sesuai dengan tingkat kebutuhan pada pelaksanaan pekerjaan. Tender dalam suatu III-48 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek kegiatan konstruksi bertujuan agar terciptanya persaingan yang sehat antara peserta tender dalam mengajukan penawaran pekerjaan. 3.5.1 Tahapan Proses Tender Panitia pengadaan adalah panitia lelang atau panitia pemilihan langsung atau panitia penunjukan langsung yang ditugasi untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa oleh kepala kantor/ satuan kerja/ pemimpin proyek/bagian proyek yang disamakan. Adapun prosedur pelaksanaan tender ini sebagai berikut : a. Pembentukan Panitia Tender. b. Pengumuman Tender. c. Undangan Tender. d. Aanwijzing. e. Pemasukan Penawaran. f. Penutupan Kontrak Tender. g. Pembukaan Sampul Penawaran. h. Evaluasi Penawaran. i. Pembukaan berita acara tender. j. Penetapan calon pemenang tender. k. Usulan Penetapan calon pemenang. l. Pengumuman calon pemenang. m. Sanggahan peserta. n. Tender yang gagal dan tender yang ulang. III-49 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek Tender merupakan suatu proses pengajuan penawaran yang dilakukan oleh kontraktor yang akan dilaksanakan di lapangan sesuai dengan dokumen tender melalui kontrak. 3.6 MANAJEMEN PELAKSANAAN PROYEK Pada suatu proyek pembangunan rapat merupakan hal yang paling penting. Rapat berfungsi sebagai sarana untuk berdiskusi antara pihak owner, konsultan maupun kontraktor. Hasil dari suatu rapat disebut laporan. Laporan proyek dibagi menjadi 3 bagian yaitu Laporan Harian, Laporan Mingguan, maupun Laporan Bulanan. Pada proyek pembangunan apartement citra lake suites harian, Mingguan dan Bulanan dibuat kontraktor kemudian dilaporkan ke pengawas dan disesuaikan dengan laporan pengawas dan dilaporkan ke pusat (Kantor PP pusat). 1. Laporan Harian Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal – hal sebagai berikut : a. Pengadaan bahan dan material yang telah dilaksanakan. b. Peralatan yang tersedia di lapangan. c. Pekerjaan yang telah diselesaikan. d. Keadaan cuaca. e. Waktu atau jam kerja, jumlah tenaga kerja. III-50 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek 2. Laporan Mingguan Segala Sesuatu yang bahan atau keterangan tentang suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal – hal sebagai berikut : A. Laporan progress dan koordinasi konstruksi a. Kondisi site safety. b. Membandingkan progress dengan program (rencana vs realisasi). c. Antisipasi Keterlambatan. d. Quality control. e. Koordinasi antar kontraktor. f. Informasi work outstanding. g. Shop drawing. B. Laporan Perencanaan a. Merencanakan koordinasi dan mengontrol pekerjaan (current and future) yang menjadi tanggung jawab konsultan. b. Mempertimbangkan dan membuat rekomendasi terhadap usaha perubahan desain. c. Review, pantau dan evaluasi progress design atau produk dokumen, bila diperlukan menerbitkan instruksi tindakan perbaikan yang diperlukan. d. Evaluasi respon konsultan terhadap informasi yang belum clear (ex. RFI, Design). III-51 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek C. Laporan safety meeting a. Meyakinkan seluruh aspek healthy safety, environment and security dikelola dengan baik. b. Melaksanakan audit safety pada proyek. c. Mendiskusikan dan mengantisipasi seluruh kejadian dan kecelakaan yang terjadi dari unsafe activitiesand condition, mearmisses, serious and minor injuries termasuk kasus first aid. d. Menciptakan safety awareness. e. Meyakinkan bahwa standar safety dan upaya berkelanjutan selalu dilaksanakan seiring dengan upaya – upaya healthy, safety, environment and security (dalam rencana mingguan). f. Meningkatkan komunikasi dalam hal safety. g. Melaksanakan analisa terhadap informasi dari laporan kecelakaan. 3. Laporan Bulanan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal – hal sebagai berikut : a. Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai yang direncanakan, termasuk penjelasan upaya antisipasi, pencegahan dan perbaikan. III-52 http://digilib.mercubuana.ac.id/ BAB III Manajemen dan Organisasi Proyek b. Realisasi pelaksanaan proyek secara fisik terhadap rencana yang telah ditetapkan. c. Pengaturan pendapatan biaya anggaran proyek dan biaya pengeluaran proyek. d. Foto – foto dokumentasi pekerjaan dari beberapa pekerjaan. Pengendalian suatu proyek merupakan salah satu bagian dari siklus manajemen proyek yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengkontrolan, pelaksanaan dan pengendalian. Pengendalian proyek dimaksudkan untuk menjaga agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat sesuai dengan tujuan proyek tersebut sehingga proyek dapat diselesaikan secara tepat waktu, dengan biaya yang sesuai dan memenuhi persyaratan kualitas yang diharapkan. Tujuan yang ingin dicapai dalam pengendalian proyek adalah sebagai berikut : a. Meningkatkan efisiensi dari pekerjaan sehingga dapat meminimalkan pengeluaran proyek (pengendalian biaya). b. Memperoleh kualitas bangunan yang sesuai dengan perencanaan c. Waktu pelaksanaan sesuai dengan time schedule. Pertimbangan – pertimbangan agar mendapatkan rencana yang baik, teliti yaitu sebagai berikut : a. Metode pelaksanaan sesuai dengan tender atau rencana yang telah dibuat. b. Dana dan tenaga kerja yang tersedia. c. Bahan bangunan atau material dan peralatan yang tersedia. d. Waktu yang telah ditentukan. e. Pengendalian jalannya proyek yang harus sesuai dengan rencana. III-53 http://digilib.mercubuana.ac.id/
