BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi Secara
advertisement
7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi Secara sederhana di dalam proses komunikasi diharuskan adanya unsur-unsur kesamaan makna penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan agar terjadi suatu pertukaran pikiran dan pengertian antara komunikator (penyebaran pesan) dan komunikan (penerima pesan) . Menurut Hardjana dalam Khaerul Nurjaman mengatakan bahwa komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu cum, kata depan yang artinya dengan dan bersama dengan, dan kata units, kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata benda communion, yang dalam bahasa inggris disebut dengan communion, yang berarti kebersamaan, persatuan, persekutuan, pergaulan, dan hubungan. Karena untuk melakukan communion diperlukan usaha dan kerja. Kata communion dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar-menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman, sehingga kesimpulannya komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan”.1 Menurut Suprapto dalam bukunya mengatakan, komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan (message) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada penerima sebagai komunikan. Dalam proses komunikasi tersebut bertujuan untuk saling mencapai rasa pengertian antara kedua belah pihak yang terlibat didalam proses komunikasi. Dalam proses komunikasi, komunikator mengirimkan pesan atau informasi kepada komunikan sebagai target komunikasi.2 1 Hardjana dalam Khaerul Nurjaman. Komunikasi dan Public Relations. Cetakan Petama. Bandung:CV Pustaka Setia.2012 hal 35 2 Suprapto. Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi . Yogyakarta: Medpress. 2009 hal 5 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 8 Organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki sistem pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu. Didalam kegiatan ini komunikasi organisasi terjadi didalam lingkup organisasi yang dapat bersifat formal dan informal, serta berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari komunikasi kelompok. Menurut DeVito yang dikutip oleh Burhan, menjelaskan “organisasi sebagai sebuah kelompok individu yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan tertentu”.3 Jumlah anggota organisasi bervariasi dari tiga atau empat sampai dengan ribuan anggota. Organisasi memiliki tujuan umum untuk meningkatkan pendapatan, namun juga memiliki tujuan-tujuan spesifik yang dimiliki oleh orang-orang dalam organisasi itu dan untuk mencapai tujuan, organisasi membuat norma aturan yang dipatuhi oleh semua anggota organisasi. Dari batasan tersebut, maka suatu organisasi sebenarnya memiliki karakter yang hampir sama dengan kelompok, perbedaannya adalah pada jumlah anggota yang lebih banyak dan struktur yang lebih rumit, dengan demikian juga, maka norma-norma organisasi juga lebih kompleks. Organisasi memiliki suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan, dan karyawan . Masing-masing orang dalam posisi tersebut memiliki tanggung jawab terhadap bidang pekerjaannnya, dengan demikian komunikasi organisasi adalah komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi dimana terjadi jaringanjaringan pesan satu sama lain yang saling bergantung satu sama lain . 3 Burhan Bungin. Sosiologi Komunikasi. Cetakan kelima. Jakarta: Kharisma Putra Utama.2009 hal 277 - 288 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 9 Pace dan Don menejelaskan bahwa komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai petunjukan dan penukaran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakaan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan – hubungan hierarkis anatara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.4 Dengan definisi diatas menunjukkan bahwa adanya pertukaran pesan antara unit - unit komunikasi. Pertukaran pesan merupakan penyampaian dan penerimaan informasi yang dimana dikatakan oleh Pace dan Don dalam penyampaian dan penerimaan informasi keseluruh unit-unit organisasi merupakan salah satu tantangan besar dalam organisasi, proses penyampaian dan penerimaan informasi berhubungan dengan pola komunikasi yaitu pola lingkaran, pola roda, pola Y, pola rantai, dan pola semua saluran. 2.1.1 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi Dalam organisasi baik yang bergerak di bidang komersial maupun Sosial, komunikasi dalam organisisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi seperti yang dikemukakan Romli dalam bukunya yaitu : fungsi informatif, regulatif, persuasift dan integratif.5 Fungsi informatif adalah bahwa komunikasi dapat berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan informasi antar anggota dalam suatu organisasi yang mempunyai kedudukan yang sama maupun yang memiliki perbedaan kedudukan. Misalnya, orang-orang dalam tatanan manajemen membutuhkan 4 Pace dan Don. Komunikasi organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Cetakan Ketujuh. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2010 hal 31 5 Syaiful Rohim. Teori Komunikasi Perspektif, Ragam, & Aplikasi. Jakarta:Rineka Cipta.2009 hal 113 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 10 informasi dalam pembuatan kebijakan maupun untuk mengatasi konflik yang terjadi. Sedangkan karyawan membutuhkan informasi terkait instruksi kerja, jaminan keamanan, izin cuti, dan sebagainya. Fungsi regulatif adalah berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam organisasi. Pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan sesuai denyang boleh dan tidak boleh dilaksanakan. Fungsi regulatif adalah bahwa komunikasi bisa dijadikan sebagai alat untuk mengajak, mempengaruhi sikpa seseorang agar dapat melakukan sesuatu sesuai dengan kehendak komunikator tanpa adanya kesan memerintah ataupun memaksa. Fungsi Integratif dapat dimaksimalkan dengan pemanfaatan secara optimal saluran-saluran komunikasi yang ada seperti saluran komunikasi formal (newsletter, buletin, dan media internal lainnya) atau melalui saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama jam istirahat, saat berolahraga bersama dan lain-lain. 2.2 Aliran Informasi dalam Komunikasi Organisasi Pace and Don dalam Baden Eunson mengatakan aliran informasi adalah suatu proses yang dinamik, dalam proses inilah pesan-pesan diciptakan, dimunculkan dan ditafsirkan. Aliran informasi berdampak pada efisiensi , iklim, penyesuaian, dan inovasi organisasi. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang menentukan pada pola dan peranan komunikasi. Konsep arah aliran komunikasi dalam organisasi http://digilib.mercubuana.ac.id/ 11 berhubungan dengan apa yang disampaikan , kepada siapa dan bagaimana penyampaiannya.6 Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Mengapa hal ini dipermasalahkan? Proses aliran informasi merupakan proses yang rumit. Apa yang dikemukakan dalam dalam struktur dapat saja bukan yang sebenarnya terjadi. Efisiensi dapat bergantung pada aliran informasi, tetapi ini bukan pertimbangan satu satunya. Organisasi mengandalkan inovasi, dan harus mampu menghasilkan informasi dari para anggotanya. Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi yang pada gilirannya berpengaruh pada aliran informasi.7 Informasi tidak mengalir secara harfiah. Kenyataannya, informasi sendiri tidak bergerak. Yang sesungguhnya terlihat adalah penyampaian suatu pesan, intepretasi penyampaian tersebut dan penciptaan penyampaian lainnya. Penciptaaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesanpesan ke seluruh orgnisasi. Konsep proses menginsyaratkan bahwa peristiwaperistiwa dan hubungan-hubungan bergerak secara bekesinambungan, bahwa peristiwa dan hubungan adalah dinamik. Suatu hubungan atau peristiwa dinamik melibatkan energi dan tindakan. Jadi yang kita namakan aliran informasi suatu 6 Pace dan Don.Organizational Communication dalam Baden Eunson, Communication in the 21 Centutry.Australia:John Wiley and Sons Australia Ltd.2012 hal 524 7 Op.Cit. hal 215 http://digilib.mercubuana.ac.id/ st 12 organisasi sebenarnya adalah suatu proses yang dinamik. Dalam proses inilah pesanpesan secara tetap berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan di interpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan. Artinya, komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu. Guetzkow menyatakan bahwa penyebaran aliran informasi dalam suatu Organisasi dapat terjadi dengan tiga cara yaitu serentak, berurutan, atau kombinsasi dari kedua cara ini: 8 1. Penyebaran Informasi Secara Serentak Bila pesan yang sama harus tiba di beberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama, maka harus dibuat recana untuk menggunakan strategi atau teknik penyebaran pesan secara serentak. Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran mengenai metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnnya sambil tetap berada di tempat kerja masing-masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif, dan lebih 8 Pace dan Don. Komunikasi organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Cetakan Pertama. Bandung: Remaja Rosdakarya. 1998 hal 172 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 13 efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi. Gambar 2.2.1 Penyebaran pesan secara serentak Sumber : R.Wayne Pace, Don F. Faules, 1998 :172 2. Penyebaran Informasi Secara Berurutan Bentuk Penyebaran informasi secara berurutan meliputi perluasan bentuk di, jadi pesan disampaikan dari si A kepada si B kepada si C kepada si D kepada si E dalam serangkaian transasksi dua orang. Dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke -1(sumber pesan) mula-mula megintepretasikan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil intrepretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.9 Penyebaran pesan secara berurutan memperlihatkan pola “siapa berbicara kepada siapa”. Penyebaran tersebut mempunyai pola sebagai salah satu satu ciri terpentingnya. Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak berurutan, jadi informasi tersebut 9 Ibid. 173 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 14 tidak tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari informasi pada waktu yang berlainan. Karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka. Selain itu, kebenaran atau kecermatan informasi akan tergannggu sebagai akibat dari intepretasi dan dan reproduksi pesan yang berlangsung dalam penyampaian pesan secara berurutan.10 Gambar 2.2.2 Penyebaran pesan secara berurutan Sumber: R.Wayne Pace, Don F. Faules, 1998 :173 10 Ibid.173 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 15 2.2.1 Arah Aliran Informasi Dalam komunikasi organisasi kita berbicara tentang informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang otoritasnya lebih rendah (komunikasi kebawah), informasi yang bergerak dari seseorang yang otoritasnya lebih rendah dari kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi keatas), informasi yang bergerak di antara oranag-orang yang memiliki tingkat otoritas yang sama (komunikasi horizontal), atau informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatanjabatan menjadi atasan maupun bawahan satu dengan yang lainnya (komunikasi lintas saluran). Rosmawati menjelaskan bahwa, “aliran informasi dalam organisasi adalah suatu Proses sistemik. Dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan ditampilkan, dan di interpretasikan lewat upaya saling mempengaruhi dan proses ini berlangsung secara terusmenerus dan berubah secara konstan”. 11 Definisi tersebut menjelaskan bahwa aliran informasi dalam organisasi adalah sebuah proses yang terus menerus, dengan kata lain aliran informasi ini bukanlah sesuatu yang terjadi lalu kemudian berhenti, karena komunikasi terjadi sepanjang waktu. Untuk lebih jelasnya akan disampaikan melalui gambar dibawah ini : 11 Rosmawati. Mengenal Ilmu Komunikasi.Jakarta:Widya Padjajaran.2010 hal 102 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 16 Gambar 2.2.3 Empat arah komunikasi organisasi Sumber : R.Wayne Pace, Don F. Faules, 1998 : 184 2.2.1.1 Komunikasi ke Bawah (Downward Communication) Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi artinya nformasi mengalir dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Menurut Romli “komunikasi kebawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hierarki organisasi”.12Dengan kata lain bahwa komunikasi ini menunjukan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesanpesan yang berkenaan dengan tugas-tugas pemeliharaan. Pesan tersebut 12 Khomsahrial Romli.Komunikasi Organisasi Lengkap.Jakarta:Grasindo.2011 hal 176 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 17 biasanya berhubungan dengan pengarah, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijakan umum. 2.2.1.2 Komunikasi ke Atas (Upward Communications) Komunikasi ke atas menurut Dennis dalam Tubbs adalah “proses penyampaian gagasan, perasaan, dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam organisasi”.13 Jadi komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawah kepada atasan atau tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Semua karyawan dalam suatu organisasi yang berada pada tingkatan yang paling bawah dapat berkomunikasi ke atas .Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran, dan mengajukan pertanyaan. 2.2.1.3 Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication) Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Masmuh menjelaskan bahwa “komunikasi horizontal terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hierarki wewenang yang sama”.14 Contoh dari komunikasi horizontal misalnya antara karyawan A dengan karyawan B 13 Stewart L. Tubbbs and Sylvia Moss.Human Communication Konteks-Konteks Komunikasi.Bandung:Remaja Rosdakarya.2005 hal 181 14 Abdullah Masmuh.Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek.Malang:UMM Press.2010 hal 10 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 18 yang memiliki kedudukan yang sama sebagai staff keuangan. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas, koordinasi, penyelesaian masalah, dan saling memberikan informasi. Komunikasi horizontal sangat penting untuk koordinasi pekerjaan antara bagian-bagian dalam organisasi. 2.2.1.4 Komunikasi Lintas Saluran (Diagonal Communications) Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Romli menjelaskan bahwa “komunikasi diagonal merupakan aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hubungan kewenangan secara langsung”.15Kesimpulannya bahwa komunikasi lintas saluran merupakan komunikasi yang melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka. Mereka tidak memiliki otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mengutarakan gagasan-gagasan mereka. Misalnya bagian-bagian seperti akuntan, operasional, pemasaran, dan personalia mengumpulkan data, laporan, rencana persiaoan, kegiatan koordinasi dan memberikan nasihat kepada manajer dari semua bagian organisasi. 15 Khomsarial Romli.Komunikasi Organisasi Lengkap.Jakarta:Grasindo.2011 hal 176 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 19 2.2.1.5 Komunikasi Informal / Selentingan (Grapevine Communications) Seperti yang dijelaskan oleh Devito bahwa komunikasi informal tidak mengikuti jalur komunikasi formal,hierarki yang dibangun dalam organisasi, namun memiliki jalur sendiri. Suatu organisasi memiliki persyaratan teknis yang berasal dari tujuan yang ditetapkannya. Pencapaian tujuan tersebut menuntut agar tugas-tugas tertentu harus dilaksanakan dan para karyawan harus melaksanakan tugastugas tersebut. Sebagai hasilnya, sebagian karyawan akan menjadi anggota dari suatu kelompok yang didasarkan atas kedudukan mereka dalam organisasi (kelompok formal). Di lain pihak, bilamana individu berhubungan secara terus menerus, ada kecendrungan orang-orang itu untuk membentuk kelompok yang kegiatannya mungkin berbeda dari yang diiinginkan organisasi (kelompok informal). Menurut Gibson, “kelompok informal adalah pengelompokan orangorang secara alamaiah dalam situasi kerja sebagai tanggapan terhadap kebutuhan sosial. Kelompok ini muncul dari upaya individu dan tumbuh atas dasar kepentingan yang sama bukan dibentuk dengan sengaja”.16 Komunikasi informal terjadi bila pegawai satu sama lainnya tidak mengindahkan posisinya dalam organisasi. Faktor-faktor yang mengarahkan aliran informasi lebih bersifat pribadi. Arah aliran komunikasi menjadi tidak 16 Gibson L. James, John M.Ivancevich and James H.Donelly.Organisasi Struktur dan Proses.Jakarta:Erlangga.hal 243 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 20 stabil, terkadang mengalir ke atas, ke bawah dan melitasi saluran jika ada perhatian pada hubungan-hubungan posisional. Karena komunikasi informal muncul dari interaksi diantara orang-orang sehingga infomasi ini mengalir dari arah yang tidak diduga, dan jaringannnya digolongkan sebagai selentingan (grapevine). Komunikasi informal cenderung mengandung laporan “rahasia” tentang orang dan peristiwa yang tidak mengalir dari saluran perusahaan formal. Informasi yang diperoleh dari melalui selentingan lebih memperhatikan apa yang dikatakan atau didengarkan oleh seseorang daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan, paling tidak sumbernya rahasia meskipun sebenarnya informasi tersebut bukan bersifat rahasia. 2.3 Jaringan Komunikasi 2.3.1 Pengertian Jaringan Komunikasi Little John menjelaskan “communication network is the way in which anny 2 person are linked together”.17 Jaringan Komunikasi adalah cara dimana dua orang terikat dalam komunikasi bersama. Jadi, jaringan komuinikasi adalah sistem komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang kepada orang lainnya sebagai struktur yang diformalkan dan diciptakan sebagai saran komunikasi. 17 Stephen W. Little John dan Karen A. Foss. Theories of Human Communication.Belmont, Thompson Sadsworth.2008. hal 261 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 21 2.3.2 Peranan Jaringan Kerja Komunikasi Sebuah Organisasi terdiri dari orang-orang dalam berbagai jabatan. Ketika orang-orang dalam itu mulai berkounikasi satu dengan yang lainnnyam berkembanglah keteraturan dalam kontak dan jaringan yang terjadi memberi peranan pada orang tersebut. Menurut R. Wayne Pace dalam bukunya mengatakan bahwa analisis jaringan telah mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi meliputi anggota klik, penyendiri (isolate), jembatan (bridge), penghubung (liason), penjaga gawang (gate keeper), pemimpin pendapat (opinion leader), dan kosmopolit (cosmopolites)18 Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwaya peran-peran yang muncul dalam jaringan komunikasi adalah sebagai berikut : 1. Anggota Klik Klik terdiri dari Individu-individu yang keadaan sekelililingnya / (kantor atau tempat bekerja) memungkinkan kontak antar individu yang satu sama lain saling menyukai dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut. Rogers dan Kincaid dalam Kriyantoro menyebutkan bahwa klik adalah bagian dari sistem jaringan komunikasi yang anggota-anggotanya relatif leih sering berhubungan satu sama lain antar anggotanya dengan syarat sebagai berikut : Setiap klik paling sedikit terdiri dari tiga anggta, setiap anggota klik tidak memiliki 50% hubungan, dan setiap 18 R.Wayne Pace dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja perusahaan.Bandung: Remaja Rosda Karya.2006 hal 177-183 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 22 anggota klik harus berhubungan satu sama lains secarla langsung ataupun tidak langsung, artinya tidak memperhatikan arah hubungan.19 Klik seringkali terdiri dari individu-individu yang memiliki alasan formal, yang berhubungan dengan jabatan untuk melakukan kontak sekaligus juga mempunyai alasan informal dan bersifat antar persona. 2. Penyendiri (isolate) Penyendiri adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota lainnya, Konsep penyendiri ini relatif dan harus didefinisikan untuk setiap analisis jaringan kerja komunikasi. Biasanya jaringan kerja di definisikan bergantung pada isi pesan. Jadi mungkin saja seorang anggota menyendiri dalam suatu jaringan yang pesan-pesannya mengenai hubungan pemerintahan dengan organisasi, tetapi menjadi seorang anggota klik sentral bila pesannya berkenaan dengan administrasi internal suatu dari suatu divisi dalam organisasi tersebut. Karakteristik penyendiri : 1. Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta rendah keinginan untuk berinteraksi. 19 Kriyantoro Rahmat. Teknik Praktis Riset Komunikasi.Jakarta:Kencana Prenada Media.2010 hal 326 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 23 2. Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki power dalam organisasi 3. Lebih banyak menyimpan informasi daripada mengalirkannnya. 4. Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam sistem. 5. Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya, dan cenderung menyimpan informasi yang relevan untuk kepentingannya sendiri. 3. Jembatan (bridge) Jembatan adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak denhan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai. 4. Penghubung (liason) Penghubung adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Peranan penghubung adalah mengaitkan satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang berlaku sebagai penyaring informasi dalam organisasi. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 24 5. Penjaga Gawang (gate keeper) Dalam suatu jaringan komunikasi organsisasi penjaga gawang (gate keeper) adalah orang yang secara strategi ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut. Seorang penjaga gawang paling mudah dikenali dalam jaringan komunikasi berurutan, karena informasi dan pesan dapat dikendalikan hampir dalam setiap hubungan.Setiap penyampai pesan dalam suatu rantai urutan dapat menjadi penjaga gawang. 6. Pemimpin Pendapat (opinion leader) Berlawanan dengan pemimpin resmi yang memiliki otoritas dalam organisasi berdasarkan jabatan yang mereka pegang. Pemimpin pendapat (opinion leader) adalah orang tanpa jabatan formal dalam sistem sosial yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Orang ini disebut sebagai pempimpin pendapat yang dibutuhkan karena pendapat dan pengaruh mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercayai orang-orang lainnya mengetahui apa yang terjadi sebenarnya. 7. Kosmpolit (cosmopolites) Manusia kosmopolitan adalah orang yang menjadi milik seluruh duni atau orang yang bebas dari gagasan, prasangka, atau http://digilib.mercubuana.ac.id/ 25 kecintaan lokal, daerah dan nasional. Seorang kosmopolit adalah individu yang melakukan kontak dengan dunia luar atau individu diluar organisasi. 2.4 Pola Komunikasi Pola khusus aliran informasi berkembang dari kontak antarpersona yang teratur dan cara-cara informasi rutin pengiriman serta penerimaan pesan. Katz dan Kahn menunjukan bahwa “pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara para anggota sistem tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada siapa”. 20 Burgess mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga kita dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunikasi. Ia juga mengatakan bahwa orgnanisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus.21 2.4.1 Pengertian Pola Komunikasi Pola komunikasi adalah suatu bentuk arus penyampaian pesan yang biasanya telah menjadi sistem dalam sebuah kelompok atau organisasi yang dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan kelompok atau organisasi tersebut.22 20 Katz dan Kahn. The Social Psychology of Organization. New York:John Wiley. 1966 Burgess. Communication Networks and Behavioral Consequences.1969 hal 137-160 22 Karl Weick dalam Morrisan,M.A. Teori Komunikasi Organisasi. Jakarta. Ghalia Indonesia, 2009 hal 34 21 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 26 Karl Weick seorang ahli yang memiliki pemikiran Sibernetika, yaitu pemikiran yang menempatkan komunikasi sebagai proses penting dalam pembentukan sebuah sistem dalam organisasi, teori tentang pola arus informasi yang dimiliki Weick adalah Teori Sistem dan Teori Sosiokultural a. Teori Sistem Teori sistem adalah teori yang melihat pola-pola interaksi yang kompleks diantara bagian-bagian dalam sistem, dan memahami berbagai interaksi yang berada di dalamnya. Komponen penting dalam Teori sistem untuk memahami informasi dalam organisasi adalah umpan balik (feedback), yaitu informasi yang diterima organisasi. Informasi yang diterima dapat dipandang sebagai informasi yang positif atau negatif. Organisasi dan anggotanya dapat memilih perubahan yang sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai pada sistem yang bersangkutan. Melalui umpan balik bagian-bagian organisasi dapat menentukan jika informasi yang diterima bersifat jelas dan mencukupi untuk mencapai tujuan yang diinginkan.23 b. Teori Sosiokultural Teori Sosiokultural melihat organisasi sama seperti makhluk hidup Yang selalu memiliki naluri untuk bertahan dan memiliki kemauan dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungannya. Karl Weick mengadopsi teori evolusi sosiokultural untuk menjelaskan proses yang harus 23 Ibid.34 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 27 dijalani organisasi untuk dapat menyesuaikan diri terhadap tekanan dari berbagai informasi yang diterima organisasi. Tekanan yang muncul merupakan hasil dari kelebihan informasi atau adanya multi interpretasi terhadap suatu informasi. Walaupun pendekatan melalui teori evolusi sosiokultural bermanfaat dalam menjelaskan adaptasi yang diperlukan untuk mengolah informasi, teori mengenai sistem juga memainkan peran penting dalam pola komunikasi karena menyoroti keterkaitan antar tim, departemen, dan karyawan dalam mengelola informasi.24 Pada dasarnya organisasi memiliki dua tugas utama agar dapat mengelola berbagai sumber informasi dengan tepat. Yang pertama organisasi harus mampu menafsirkan informasi yang ada di lingkungan eksternal organisasinya, kedua organisasi harus bisa mengkoordinasikan atau menerjemahkan bahasa yang sesuai agar dapat dimengerti dan memiliki manfaat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Pada sebuah kelompok yang memiliki pola komunikasi yang tetap dan terstruktur, umumnya ada dua struktur yang menjadi dasar acuan untuk melihat pola komunikasi yang ada dalam sebuah kelompok yaitu:25 a. Sturktur Permukaan (surface structure) 24 25 Ibid. 35 Ibid. 49 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 28 Struktur permukaan organisasi adalah aktivitas sehari-hari anggota organisasi. Aktivitas tersebut bukanlah interaksi yang tidak saling berhungan atau kebetulan saja. Berbagai kegiatan tersebut digerakan dari ‘struktur dalam’ (deep structure) organisasi yang bersangkutan. b. Struktur Dalam (deep structure) Struktural dalam organisasi adalah seperti tata bahasa atau pengaturan struktural yang memberikan karakter pada organisasi dan memandu tindakannya. Struktur dalam adalah suatu jaringan aturan yang rumit mengenai pola-pola interaksi yang diperbolehkan dalam organisasi, kewajiban anggota serta tanggungjawab yang diharapkan. Struktur adalah aturan moral atau suatu rasa mengenai bagaimana sesuatu harus dikerjakan. Organisasi harus harus menciptakan jaringan komunikasi yang beragam. Yang dimaksud dengan jaringan disini adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya akan mengembangkan Pola Komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini merupakan sistem komunikasi umum yang akan digunakan kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lainnnya. Kedua, jaringan komunikasi ini bisa di http://digilib.mercubuana.ac.id/ 29 pandang sebagai struktur yang diinformalkan dan diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.26 Little John mengatakan bawah terdapat empat ciri atau acuan yang terlihat dari komunikasi antar individu dalam sebuah jaringan antara lain :27 a. Fungsi Jaringan Jaringan memiliki fungsi yang tertentu dibandingkan fungsifungsi lainnnya. Misalnya jaringan yang menggunakan pendekatan kekuasaan atau pengaruh, seringkali dinamakan jaringan kewenangan atau instrumental misalnya organisasi militer. Jaringan lain lebih mengutamakan persahabatan atau afiliasi misalnya pecinta alam, informasi, produksi, dan inovasi. b. Tingkat Keterhubungan Yaitu rasio antara hubungan yang sebenarnya dengan kemungkinan hubungan. Jaringan yang memiliki keterhubungan tinggi adalah jaringan yang kuat dan dekat. Jaringan seperti ini dapat memberikan banyak pengaruh kedalam hubungan dan membangun norma-norma bagi pikiran perilaku. c. Sentralitas atau Desentralitas Sebuah organisasi yang sentralistis memiliki garis hubungan yang dimulai dari kelompok hingga ke sejumlah pusat hubungan. 26 Joseph A. DeVito. Komunikasi Antar Manusia.Jakarta.Profesional Books.2009. hal 344 Stephen W. Little John dan Karen A. Foss. Theories of Human Communication.Belmont, Thompson Sadsworth.2008. hal 261 27 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 30 Sistem yang terdesentralisasi memiliki hubungan lebih besar diatara pada anggota secara keseluruhan, dan tidak ada kelompok yang mengontrol hubungan tersebut. d. Derajat Pemisahan Jumlah hubungan yang terdapat antara anda dengan orang lain dinamakan “derajat pemisahan”(degrees of separation). Misalnya, anda ingin bertemu dengan seseorang, namun anda tidak tahu dimana orang itu anda berada dan anda juga tidak tahu bagaimana cara menghubunginya. Dalam rgfhal ini anda bertanya kepada sejumlah orang yang dapat membantu anda mengetahui keberadaan orang yang anda cari itu. Setelah bertanya dengan empat orang barulah anda dapat menemuinya. Dalam hal ini derajat pemisahan yang anda butuhkan adalah sebanyak empat hubungan, yaitu jumlah hubungan yang anda butuhkan untuk dapat menemui orang-orang yang adan cari. Cukup banyak pemikiran yang membahas caracara jaringan sehingga dapat berfungsi dalam organisasi, misalnya :28 a. Mengontrol aliran informasi b. Menyatukan orang-orang dengan kepentingan yang sama c. Membangun interpretasi yang sama 28 Morrisan, M.A. Teori Komunikasi Organisasi. Jakarta. Ghalia Indonesia. 2009. hal 54 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 31 d. Mendorong Pengaruh Sosial e. Memungkinkan terjadinya tukar menukar sumber daya Ketika seseorang berkomunikasi dengan orang lain, maka tercipta hubungan (link) atau jaringan yang merupakan garis-garis komunikasi yang saling berhubungan dan menjadi sebuah pola kounikasi yang membentuk sebuh aturan baik dapat menjadi formal, ataupun hanya sebuah pola informal namun menjadi hal yang membudaya dalam individu, kelompok, hingga organisasi. Gagasan yang penting lainnya tentang pola komunikasi yaitung mengenai jaringan yang relatif stabil diatara interaksi antra individu. 2.4.2 Macam-Macam Pola Komunikasi Dalam kelompok formal ataupun informal pola komunikasi sangat dibutuhkan untuk terciptanya keselarasan penyaluran pesan dalam setiap individu yang menjadi bagian dari sebuah kelompok agar dapat memaksimalkan hasil dan meminimalisir hal yang tidak diinginkan / hambatan untuk mencapai tujuan. Struktur pola komunikasi dalam buku Komunikasi Antar Manusia karangan Josep A. DeVito terdapat lima pola, yaitu : 29 a. Pola Lingkaran Pola Lingkaran tidak memiliki tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka memiliki wewenang atau 29 Joseph A. DeVito. Komunikasi Antar Manusia.Jakarta.Profesional Books.2009. hal 345 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 32 kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain disisinya. b. Pola Roda Pola Roda memiliki pemimpin yang jelas yaitu yang posisinya berada di pusat. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota, Oleh karena itu, jika seorang anggota ingin berkomunikasi dengan anggota lain maka pesannya harus disampaikan melalui pemimpinnya. Gambar 2.4.2.1 Dua pola dasar komunikasi Sumber : R.Wayne Pace, Don F. Faules, 1998 :174 c. Pola Y Pola Y relatif kurang tersentralisasi dibandingkan dengan struktur roda, tetapi lebih tersentralisasi dibanding dengan pola lainnya. Pada Pola Y juga terdapat pemimpin yang jelas, tetapi satu anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dapat mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota yang lain komunikasinya terbatas hanya dengan satu orang lainnya. http://digilib.mercubuana.ac.id/ 33 Gambar 2.4.2.2 Pola Y Sumber : Alur Komunikasi (2006, 29 November.Diakses pada tanggal 07 November 2015 dari https //deprazz.wordpress.com) d. Pola Rantai Pola Rantai sama dengan pola lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat disini. Orang yang berada di posisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisi lain. Gambar 2.4.2.3 Pola Rantai (Sumber gambar : Alur Komunikasi (2006, 29 November).Diakses pada tanggal 07 November 2015 dari https //deprazz.wordpress.com) e. Pola Semua Saluran atau Pola Bintang Pola Semua Saluran atau Pola Bintang hampir sama dengan pola lingkaran. Artinya semua anggota adalah sama dan semuanya http://digilib.mercubuana.ac.id/ 34 juga memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi dalam struktur semua saluran setiap anggotanya bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainnya. Dalam pola anggota ini memungkinkan adanya partisipasi secara optimal. Gambar 2.4.2.4 Pola Semua Saluran atau Pola Bintang Sumber Alur Komunikasi (2006, 29 November.Diakses pada tanggal 07 November 2015 dari https //deprazz.wordpress.com) Struktur diatas memiliki keunggulan dan kekurangan dalam sebuah kelompok atau organisasi struktur jaringan yang tidak sesuai dengan kebutuhan kelompok atau organisasi hasilnya akan menghambat arus pesan dalam komunikasi internal antara masing-masing anggota, ketua kelompok atau organisasi harus dengan cermat memutuskan jaringan seperti apa yang sesuai dengan kebutuhan kelompok atau organisasinya. 2.5 Public Relations Didalam kegiatan operasionalnya, sebuah organisasi tentunya memerlukan pihak-pihak yang dapat memberikan dukungan baik dari sisi operasional http://digilib.mercubuana.ac.id/ 35 perusahaan, pemberdayaan sumber daya manusia, hingga pihak yang mampu menyelesaikan masalah perusahaan tanpa mengurangi nama baik perusahaan. Dalam hal tersebut seorang profesional public relations, mampu untuk menjaga nama baik perusahaan dan memberikan improvisasi yang baik bagi perkembangan perusahaan. 2.5.1 Definisi Public Relations Frank Jefkins mendefinisikan Public Relations sebagai sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana baik itu ke dalam maupun ke luar antara suatu organisasi atau perusahaan dengan semua khalayaknya dalam mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan saling pengertian.30 Sedangkan Rhenald Kasali berpendapat bahwa “Public Relations merupakan suatu fungsi strategi dalam manajemen yang melakukan komunikasi untuk menimbulkan pemahaman dan penerimaan dari Publik”. Public Relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. 30 Frank Jefkins.Public Relations.Edisi ke 4.Jakarta:Erlangga. 1995 hal 9 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 36 2.5.2 Tugas dan Fungsi Public Relations Selain fungsi yang disebutkan di atas, Public Relations juga memiliki tugas seperti :31 1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi atau pesan secara lisan, tertulis, atau melalui gambar (visual) kepada publik, sehingga publik mempunnya pengertian yang benar tentang ikhwal atau lembaga, dan segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan. 2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. 3. Mempelajari dan melakukan analisis reaksi publik terhadap kebijakan perusahaan maupun segala macam pendapat (public acceptance and non accpetance) 4. Menyelenggarakan hubungan baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh simpati publik, publik good opinion, dan terjadi perubahan sikap 2.5.3 Peran Public Relations Ada empat peran utama PR yang mendeskripsikan sebagian besar praktik PR yaitu :32 1. 31 32 Teknisi Komunikasi Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan Praktek.Jakarta:PT. Gramedia Pustaka Utama.1994 hal 22 Ibid.46-47 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 37 Teknisi Komunikasi memiliki fungsi untuk menulis dan mengedit news letter karyawan , menulis news release dan feature, mengembangkan isi website dan menangani kontak dengan media. Praktisi yang melakukan peran ini biasanya tidak hadir saat manajemen mendefinisikan problem dan memilih solusi. Mereka baru bergabung untuk melakukan komunikasi dan mengimplementasikan program. 2. Expert Prescriber Ketika para praktisi mengambil peran sebagai pakar / ahli, orang lain akan menganggap mereka sebagai otoritas dalam persoalan PR dan solusinya. Manajemen PR menyerahkan PR di tangan para ahli dan manajemen biasanya mengambil peran pasif saja. Praktisi yang beroperasi sebagai praktisi pakar bertugas mendefinisikan problem, mengembangkan program dan bertanggung jawab penuh atas implementasinya. 3. Fasilitator Komunikasi Peran Fasilitator Komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar yang peka dan perantara komunikasi. Fasilitator komunikasi bertindak sebagai perantara (liaison), interpreter, dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan http://digilib.mercubuana.ac.id/ 38 dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen atau publik untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama. 4. Fasilitator Pemecah Masalah (Problem Solver) Ketika praktisi melakukan peran fasilitator pemecah masalah mereka berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dari tim perencanaan strategis. Kolaborasi dan musyawarah dimulai dengan persoalan pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Praktisi pemecah masalah membantu manajer lain dan organisasi untuk mengaplikasikan PR dalam proses manejemen PR bertahap yang juga dipakai untuk memecahkan problem organisasional lainnya. 2.5.4 Peran Public Relations terhadap Stakeholder Menurut Arif Budimanta , Stakeholder merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau masyrakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap perusahaan, individu, kelompok, maupun komunitas dan masyrakat. Dapat dikatakan sebagai stakeholder apabila memiliki karakteristik seperti mempuyai kekuasaan, legitimasi, dan kepentingan terhadap perusahaan.33 33 Arif Budimanta, Adi Prasetijo, dan Bambang Rudito.Corporate Social Responsiblity Alternatif bagi Pembangunan Indonesia.Jakarta:Indonesia Center for Sustainable Development (ICSD). 2008 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 39 Menurut Rumanti dalam penerapannya stakeholder dibagi menjadi beberapa bagian yaitu sebagai berikut : 34 1. Stakeholder Internal (internal publik) Publik internal adalah orang-orang yang berada di dalam atau yang tercangkup dalam suatu organisasi, yaitu seluruh karyawan dari staf sampai dengan karyawan terbawah. Misalnhya, top manajemen, pemegang saham, dan keluarga karyawan. 2. Stakeholder External (publik luar) Publik eksternal (luar) adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang berhubungan dengan perusahaan atau organisasi dan memiliki timbal balik di dalam aktifitasnya. Misalnya konsumen, pesaing, pemasok, distributor, kalangan perbankan, komunitas, pemerintah, dan pers. 2.5.5 Hubungan PR dengan Publik Internal PR menanangani hubungan-hubungan antara oragnisasi dan semua tipe publik. PR dapat diupayakan untuk berkomunikasi dengan publik eksternal. Namun, publik internal seperti karyawan merupakan publik yang penting bagi semua organisasi.35 34 35 Maria Assumpta Rumanti.Dasar-Dasar Public Relations. Jakarta:Grasindo.2008 hal 89 Ibid.254 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 40 Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungan dengan karyawan di semua level. Istilah publik internal dan publik karyawan mengacu pada manajer atau orang-orang yang menjadi bawahannya. Publik ini merupakan sumber daya terbesar dari organisasi. Menurut Alvie Smith, mantan Direktur Komunikasi Korporat General Motors, ada dua faktor yang mempengaruhi komunikasi internal dengan karyawan dan menambah rasa hormat manajemen terhadap salah satu fungsi PR ini : 36 1. Manfaat dari pemahaman, teamwork, dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunikasi interaktif yang efektif di seluruh organisasi. 2. Kebutuhkan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat, yang membuat setiap supervisor di semua level dapat melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawannya. Kebutuhan ini lebih dari sekedar menciptakan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan tetapi juga harus memuat informasi bisnis dan isu publik yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Organisasi akan kehilangan sebagian besar potensi sumber daya manusianya karena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif 36 Ibid.254-255 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 41 yang mana merupakan landasan untuk hubungan manajemen dengan karyawan secara keseluruhan.37 Hubungan kerja sehari-hari melibatkan banyak kontak, tapi komunikasi karyawan yang efektif akan bekembang dalam iklim yang jujur dan dapat dipercaya. Idealnya, hubungan kerja itu dicirikan dengan tujuh kondisi sebagai berikut : 38 1. Keyakinan dan kepercayaan antara karyawan dan atasan 2. Informasi yang jujur dan transparan bebas mengalir ke atas bawah dan samping di dalam organisasi 2.5.6 3. Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang 4. Kontinuitas kerja tanpa perselisihan 5. Lingkungan yang sehat dan aman 6. Keberhasilan usaha, dan 7. Optimisme tentang masa depan Hubungan PR dengan Publik Eksternal Terkait dengan hubungan organisasi dengan Publik Eksternal, Crable dan Vibbert berpendapat bahwa, Most Organization communicate outwardly to solicit business, raise funds, notify members of community, and resolve conflicts. As organizations communicate outwardly, they provide information and influence aimed at shaping judgements and behavior of people who are not that members, informational and persuasive campaign often involve the use of mass mediated communication, such as print or electronic ads regarding products or services. The exent to which the organization is in harmony with key stakeholder in its environment can affect its operations. For 37 Ibid.255 Paul Holmes.Employers Must Be Up Front with Employees,Who are Well Equipped to Cut through the Spin.PR Week, 19 Januari 2004, hal 9 38 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 42 instance, at one time , air pollution was virtually uncontrolled. The Scientist governmental efforts lead to clean air standards. Thus, issue managers may need to observe early in public policy debate tha activist and governmental efforts are being made to change the wat the oragnization is allowed to function. Yang dapat diartikan bahwa sebagian besar organisasi berkomunikasi ke luar organisasi untuk mencari usaha, mengumpulkan dana, memberitahukan anggota masyarakat , dan menyelesaikan konflik. Sebagai organisasi yang berkomunikasi keluar mereka memberikan informasi dan pengaruh yang ditujukan untuk membentuk penilaian dan perilaku orang-orang yang bukan anggota mereka. Kampanye informatif dan persuasif sering melibatkan penggunaan komunikasi media massaa seperti media cetak atau iklan elektronik mengenai produk atau jasa. Sejauh mana organisasi ini menjadi selaras dengan pemangku kepentingan kunci dalam lingkungannnya dapat mempengaruhi beroperasinya organisasi. Misalnya, ketika polusi udara hampir tidak terkendali, maka ilmuan mengakui resiko kesehatan yang terkait dengan polusi udara. Usaha-usaha dari kelompok aktivis dan pemerintah mendorong ditetapkannya standar (kualitas) udara. Dengan demikian menurut Crable dan Vibbert, manajer yang menangani isu ini mungkin perlu untuk mengamati debat awal terkait dengan kebijakan publik dan usaha aktivis serta pemerintah untuk merubah bagaimana organisasi diperbolehkan berfungsi.39 39 Rob L. Heath & Jennings Bryant. Human Communication Theory and Research.Concepts,Contexts, dan Challenges.New York,USA:Routledge.2012 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 43 Grunig mengidentifikasi Public Relations yang menganut Two Way Symetrical Communication adalah memiliki karakter :40 1. Adanya saling ketergantungan dan pembinaan hubungan 2. Ketergantungan dan pembinaan hubungan tersebut memunculkan kurangnya konflik, perjuangan, dan saling berbagi misi 3. Adanya keterbukaan, saling percaya, dan saling memahami 4. Konsep kunci mengenai negoisasi, kolaborasi dan mediasi 5. Perlu dikembangkan suatu aturan bagi proses dan strategi. 2.6 Kinerja 2.6.1 Kinerja Pegawai atau Pekerja Pada dasarnya seorang pekerja di dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya diharapkan untuk menunjukkan suatu performance atau kinerja terbaik yang bisa ditunjukkan oleh para pekerja, selain itu kinerja ini perlu diukur oleh pimpinan agar dapat diketahui sampai sejauh mana perkembangan kinerja dari seorang pekerja pada khususnya organisasi pada umumnya. Pengertian kinerja yang dikemuka kan oleh Mangkunegara adalah “hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai 40 Rosady Ruslan.Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi.Jakarta:Edisi Revisi, Gravindo Persada.2002 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 44 dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan”.41 Pendapat lain mengenai definisi kerja diberikan oleh Veithzal adalah “ketersediaan seseorang atau kelompok orang untuk melakukan sesuatu kegiatan dan menyempurnakannya sesuai dengan tanggung jawabnya dengan hasil seperti yang diharapkan”.42 Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson, faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga-tenaga kerja yaitu :43 1. Kemampuan Mereka Karyawan diberikan jabatan dalam suatu perusahaan harus sesuai dengan kemampuan mereka. Oleh karena itu perusahaan harus selektif dalam hal penerimaan dan penempatan karyawan untuk suatu jabatan. 2. Motivasi Pemberian motivasi dikatakan sangat penting karena mempunyai pengaruh atau dampak yang sangat besar terhadap keberhasilan dan kesuksesan suatu organisasi. 3. Dukungan yang diterima Karyawan dalam mengerjakan suatu pekerjaan sebaiknya diberikan kepercayaan penuh oleh pimpinan dikarenakan dengan memberikan 41 42 43 Mangkunegara Anwar Prabu. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2004. 67 Rivai Veithzal. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Raja Grafindo Persada. 2005. 15 Robert L. Mathis dan John Harold Jackson, Human Resources Mangement. Jakarta: Salemba Empat. Hal 82 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 45 kepercayaan karyawan mersa didukung oleh manajemen untuk berkembang dan berkreatifitas. 4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan Setiap karyawan menerima pekerjaan yang akan dilakukan sesuai dengan Job Description yang sesuai agar pekerjaan yang dikerjakan oleh karyawan maksimal 5. Hubungan mereka dengan organisasi Karyawan adalah asset milik organisasi sehingga keberadaan mereka sangat dibutuhkan oleh manajemen. Perusahaan dapat mewujudkan visi dan misinya dikarenakan karyawan yang memiliki kinerja yang baik , dan agar kinerja mereka semakin meningkat manajemen pun harus meperhatikan keberadaan karyawan. 2.6.2 Dimensi Kinerja Dimensi kerja bagi suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya, bergantung pada karakteristik bisnisnya. Penentuan dimensi kerja sangat penting ditetapkan, seluruh elemen organisasi harus berkomitmen untuk mencapai tujuan yang dimensinya telah ditetapkan tersebut. Prestasi kerja mereka tidak bisa diukur dengan dimensi lain diluar yang telah ditetapkan.44 Kinerja karyawan dikualifikasikan dalam penelitian sebagai berikut : 1. Kualitas pekerjaan, adalah sejauh mana karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan kualitas baik. 44 Ibid.84 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 46 2. Kejujuran dan Tanggung Jawab , meliputi sejauh mana karyawan dapat mengungkapkan keinginannya terhadap pekerjaan yang diberikan kepadanya dan kesulitan yang dihadapi dalam menyelesaikan setiap tanggung jawab tersebut. 3. Inisiatif, yaitu karyawan mampu mengembangkan pikiran dan melaksanakan suatu pekerjaan tanpa diberi perintah. 4. Kehadiran, meliputi kedisiplinan karyawan yang berkaitan dengan absensi 5. Sikap dan Etika kerja, mengacu pada kemampuan terhadap pemahaman tugas dalam hubungan kerja dengan lingkungan kerja. 6. Kerjasama, adalah kemampuan dalam menjalin hubungan yang baik dengan rekan kerja dalam melaksanakan dan menyelesaikan secara bersama-sama. 7. Kehandalan dan Pengetahuan, adalah kemampuan dalam menjalankan setiap tugas yang diberikan berdasarkan pemahaman tentang prosedur yang diperlukan untuk menunjang keberhasilan suatu pekerjaan. 8. Pemanfaatan waktu, adalah sesuai tidaknya dengan waktu yang direncanakan perusahaan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepada karyawan. 2.6.3 Hambatan dan Cara Mengatasinya Karyawan juga sering mengalami hambatan-hambatan dalam meningkatkan kualitas kinerja yang mereka miliki. Hambatan-hambatan http://digilib.mercubuana.ac.id/ 47 tersebut antara lain hilangnya kesetiaan pada diri karyawan terhadap perusahaan, hilangnya motivasi kerja yang dimiliki oleh karyawan, timbulnya banyak kesalahan pada saat menyelesaikan pekerjaan, lambat dalam menyelesaikan pekerjaan, banyak absen, menyatakan ketidaksetujuan dalam bentuk protes yang disampaikan dengan cara yang tidak tepat, atau yang lebih ekstrim lagi dalam bentuk demonstrasi. Umpan balik yang efektif perlu dikomunikasikan secara efektif. Semenarik apa pun sebuah bingkisan, jika penyampaiannya tidak dilakukan dengan sopan dan simpatik, kemungkinan besar bingkisan itu tidak akan diterima. Begitu pula dengan umpan balik yang efektif. Meskipun memiliki isi yang positif, namun jika penyampaiannya dilakukan dengan cara yang tidak pas, bisa jadi umpan balik itu tidak akan diterima dengan baik seperti yang lainnya. Berikut ini adalah model bimbingan yang bisa diterapkan pada saat hendak menyampaikan umpan balik yang diarahkan untuk meningkatkan kinerja:45 1. Amati dan Dokumentasikan Perilaku atau Kinerja Anak Buah Anda harus mendasarkan bimbingan kinerja anda pada data data yang objektif. Bukan pada persepsi dan penilaian anda sendiri, atau dari informasi pihak ketiga. Bimbingan kinerja yang hendak anda sampaikan adalah sesuatu yang memang anda amati sendiri dilakukan atau 45 Adryanto dan Michael.Tips and Trick for Driving Productivity.Jakarta:PT.Gramedia Pustaka Utama. Hal 91-93 http://digilib.mercubuana.ac.id/ 48 ditampilkan oleh anak buah anda. Dalam hal ini tanpa bermaksud merendahkan kekuatan daya ingat akan lebih membantu jika hasil pengamatan tersebut senantiasa anda dokumentasikan. 2. Diskusikan dan Dapatkan Kesepakatan Anaka Buah Tentang Keberadaan Masalahnya Proses bimbingan hanya akan berjalan di “rel”nya jika pihak-pihak yang terlibat mengakui adanya masalah yang dijadikan inti pembicaraan. Dalam hal ini, anda maupun anak buah anda harus memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang terjadi dan bagaimana konsekuensinya jika situasi itu terus berlanjut. 3. Bahas Bersama Alternatif Pemecahan Masalah Segera setelah semua penyangkalan dan perdebatan teratasi, anda dan anak buah anda harus mencari sejumlah gagasan mengenai bagaimana cara mengatasi masalah-masalah tersebut. Diskusikan pro dan kontra dari setiap gagasan, sehingga anda berdua memperoleh gambaran yang kompreherensif tentang alternatif solusinya. 4. Sepakati Bersama Tindakan yang Akan di Ambil Dapatkan kesempatan tentang alternatif tindakan yang hendak dipilih. Jika perlu, sepakati alternatif solusi yang diprioritaskan dan alternatif daruratnya. Setelah itu diskusikan rencana tindakannya, dan identifikasi dukungan serta sumber daya apa yang dia butuhkan untuk http://digilib.mercubuana.ac.id/ 49 melaksanakan tindakan tersebut, kemudian sepakati juga ukuran kemajuannya 5. Tindaklanjuti , Amati Hasilnya , dan Berikan Umpan Balik (Feedback) Kumpulkan data yang objektif tentang perilaku atau kinerja anak buah. Jika anak buah berhasil mencapai kemajuan, maka berikan apresiasi kepadanya. Sebaliknya, jika dia gagal menunjukan perkembangan yang diharapkan, anda harus membimbingnya lagi dengan mengulangi langkahlangkah di atas. http://digilib.mercubuana.ac.id/
