KONSEP SISTEM INFORMASI

advertisement
KUMPULAN PRESENTASI
KONSEP SISTEM INFORMASI
(KSI)
STMIK JAYAKARTA
2012
Gambaran Umum
Sistem Informasi Manajemen
1
Definisi SIM
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
sebuah sistem manusia / mesin yang
terpadu (integrated) untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajemen dan pengambilan keputusan
dalam organisasi
2
Komponen Pembangun SIM
Hardware
„ Software
„ Prosedur
„ Model Manajemen & Pengambilan
Keputusan
„ Database
„
3
Komponen Pembangun SIM
Hardware
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi
atas komputer
CPU
CONTROL
UNIT
INPUT
DEVICE
OUTPUT
DEVICE
ALU
INTERNAL
MEMORY
EKSTERNAL
MEMORY
4
Komponen Pembangun SIM
Software
„
Software Sistem
… Sistem operasi
… Penerjemah bahasa
… Program utility
„
Software Aplikasi
… Software aplikasi pemrograman sendiri
… Software aplikasi paket jadi
5
Komponen Pembangun SIM
Prosedur / Pedoman
Prosedur merupakan komponen fisik krn
prosedur disediakan dalam bentuk fisik
seperti : buku panduan dan instruksi.
3 jenis prosedur yg dibutuhkan :
„
instruksi untuk pemakai
„
instruksi untuk penyiapan masukan
„
instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat
komputer
6
Manajemen Informasi sebagai Sumber
Daya yg dibutuhkan Perusahaan
„
Kegiatan bisnis yg semakin kompleks
… Pengaruh
ekonomi internasional
… Persaingan dunia
… Kompleksitas teknologi yg semakin meningkat
… Batas waktu yg singkat
… Kendala-kendala sosial
„
Meningkatnya kemampuan kamputer sebagai
alat bantu dalam perusahaan
7
Subsistem dari SIM
1.
Fungsi Organisasi
„
Fungsi keuangan
„ Fungsi SDM
„ Fungsi Jasa Informasi
„ Manufaktur
„ Pemasaran
8
Hubungan Tingkat Manajerial
& Fungsi Organisasi perusahaan
Perencanaan
Strategis
Pengendalian
Manajemen
Pengendalian
operasional
Keu.
SDM
Jasa
Inform.
Manufaktur Pemasaran
9
Subsistem dari SIM
2.
Aktifitas manajemen
„
„
„
„
Perencanaan strategis
perumusan sasaran & rencana strategis
Pengendalian manajemen
perumusan anggaran & alokasi sember daya
Pengendalian operasional
penjadualan aktifitas & laporan prestasi
Pengolahan transaksi
pengolahan pesanan, pengiriman, penerimaan
10
Peranan Manajer sebagai
Pengguna SIM
SIM utk Perencanan strategis dan
kebijakan & pengambilan keputusan
Informasi Manajemen utk
perencanaan taktis dan
pengambilan keputusan
Informasi manajemen utk
perencanaan operasional,
pengambilan keputusan
TOP
MANAGER
MIDDLE
MANAGER
LOW
MANAGER
Proses Transaksi &
inquiry response
11
Pengaruh Tingkatan Manajemen Terhadap
Sumber & Bentuk Penyajian Informasi
Lingkungan
Perencanaan
Strategis
Ringkas
Pengendalian
Manajemen
Internal
Pengaruh pada
Sumber informasi
Pengendalian
Operasional
Rinci
Pengaruh pada
Bentuk informasi
12
Evolusi Sistem Informasi Barbasis
Komputer
1.
EDP / SIA
Electronic Data Processing / Sistem Informasi
Akuntansi, melaksanakan aplikasi akuntansi, aplikasi
ini ditandai dgn pengolahan data yg tinggi
„
Mengumpulkan data yg menjelaskan tentang
perusahaan
„
Mengubah data tsb menjadi informasi
„
Menyediakan informasi bagi pemakai di dalam
maupun di luar perusahaan
13
Evolusi Sistem Informasi Barbasis
Komputer
2.
SIM (Sistem Informasi manajemen)
Integrasi manusia dan mesin guna menyediakan
informasi untuk mendukung fungsi operasional,
manajemen & pengambilan keputusan dalam
organisasi
3.
SPK (Sistem Penunjang Keputusan)
sistem komputer yg interaktif yg membantu pembuatan
keputusan dalam menggunakan & memanfaatkan data
& model untuk memecahkan masalah yg tidak
terstruktur
14
Evolusi Sistem Informasi Barbasis
Komputer
4.
OA (Office Automation)
Semua sistem elektronik formal & informal terutama yg
berkaitan dengan komunikasi informal ke dan dari
orang-orang di dalam maupun luar perusahaan
5.
Sistem Pakar
Merupakan program komputer yg berfungsi seperti
manusia yaitu memberi konsultansi kepada pemakai
mengenai cara pemecahan masalah
15
Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu
lain
„
Akuntansi manajemen
… Akuntansi
keuangan, berhubungan dgn pengukuran
pendapatan dalam suatu periode tertentu
… Akuntansi manajerial, berhubungan dgn perilaku
biaya & analitss lain yg bermanfaat untuk keputusan
manajerial
16
Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu
lain
„
Riset Operasional
… Penekanan
pada pendekatan sistematis untuk
penyelesaian masalah
… Memakai model & prosedur matematik serta statistik
dalam analisis
… Bertujuan mencari keputusan atau kebijakan secara
optimal
17
Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu
lain
„
Manajemen dan Teori Organisasi
… Sifat
dari teori keorganisasian & pengambilan
keputusan secara pribadi / perorangan
… Motivasi dari setiap pribadi
… Bagian proses & pengambilan keputusan
… Teknik kepemimpinan
… Keorganisasian yg mengubah proses
… Struktur & desain keorganisasian
18
Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu
lain
„
Pengetahuan Komputer
Pengetahuan komputer meliputi :
… Algoritma
… Komputasi
… Software
… Stuktur data
19
KOMPUTER SEBAGAI
ALAT BANTU
PADA SISTEM INFORMASI
Komputer sebagai alat bantu pada
sistem informasi
1
HARDWARE
Komponen Pokok Hardware Komputer :
1. Input
2. Pemrosesan (CPU)
3. Penyimpanan
4. Output
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
2
INPUT DEVICE
peralatan yang berfungsi untuk memasukkan data
kedalam komputer.
Alat masukan dapat digolongkan ke dalam beberapa
golongan yaitu :
1. keyboard
2. pointing device
3. scanner
4. sensor
5. voice recognizer
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
3
INPUT DEVICE
„
Visual display Terminal (VDT) = Visual display unit
terdiri dari : keyboard, monitor
„
Pointing Device
mouse, touch screen, light pen, digitizer graphic tablet
„
Scanner
… magnetic Ink character recognition (MICR)
… Optical Data reader
„
„
OCR (Optical Char. Reader), Barcode, OMR (optical Mark
Reader)
Sensor
Camera Digital, Camera Recorder (Camcorder)
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
4
CPU / CENTRAL PROCCESING UNIT
„
Internal Memory/Main Memory
berfungsi untuk menyimpan data dan program.
„
ALU (Arithmatic Logical Unit)
untuk melaksanakan berbagai macam perhitungan
aritmatik & logika yg terjadi sesuai dengan instruksi
program
„
Control Unit
bertugas untuk mengatur dan mengendalikan seluruh
peralatan yang ada pada sistem komputer.
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
5
MEMORY
„
Internal Memory /primary storage
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
6
MEMORY
„
External Memory / secondary storage
Data-data yang tersimpan didalam external memory bersifat tetap,
artinya data tersebut tidak akan hilang walaupun tidak ada listrik
yang mengalirinya (non Volotile).
Magnetic Tape
Disket
Hard Disk
Compact Disk
Flash Disk
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
7
OUPUT DEVICE
Peralatan yang berfungsi untuk mengeluarkan hasil
pemrosesan ataupun pengolahan data yang berasal dari
CPU kedalam suatu media yang dapat dibaca oleh
manusia ataupun dapat digunakan untuk penyimpanan
data hasil proses.
Ouput yang dihasilkan dari pengolahan data dapat
digolongkan ke dalam 3 bentuk : tulisan, image, suara
Alat keluaran berbentuk :
- hard copy device
- soft copy device
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
8
OUPUT DEVICE
ƒ hard copy device
dot matrix
ƒ
Ink-Jet
Plotter
Laser Jet
soft copy device
Speaker
cathode ray tube
(CRT).
Liquid Cristal Display
(LCD)
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
9
SOFTWARE
SOFTWARE
KOMPUTER
SYSTEM SOFTWARE
APPLICATION SOFTWARE
SISTEM
OPERASI
PEMROGRAMAN
SENDIRI
TRANSLATOR /
COMPILER
APLIKASI
PAKET JADI
PROGRAM
UTILITY
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
10
SOFTWARE
Bahasa Penterjemah
„
Bahasa Generasi Pertama – Bahasa mesin
„
Bahasa Generasi Kedua – Assemblers
„
Bahasa Generasi Ketiga – Compiler dan
Interpreter
„
Bahasa Generasi Keempat – Natural language
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
11
DATABASE & FILE AKSES
Era sebelum database
„
Menggunakan file tradisional
„
Data belum terintegrasi
„
Terdapat duplikasi
„
Tidak konsisten
„
Keamanan data kurang terjamin
„
Tidak Standard
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
12
DATABASE & FILE AKSES
MODEL DATA
I.Model data Logik
„
Hirarki data
Hirarki data tradisional :
FILE Æ RECORD Æ ELEMEN DATA
„
Urutan data
Urutan tampilan data logik bergantung pada
maksud laporan yg disiapkan, hal ini tdk
mempunyai hubungan yg penting dengan urutan
fisik dimana record disimpan.
contoh :
- urut berdasarkan NPM
- urut berdasarkan NAMA, ALAMAT
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
„
13
Jenis-jenis file
… File Utama
File informasi yang tetap. Digunakan sebagai sumber data
referensi untuk pemrosesan transaksi-transaksi &
beberapa pengumpulan informasi berdasarkan data
transaksi
…
File Transaksi
kumpulan record-record yang menuliskan aktivitas /
transaksi dari organisasi
…
File Laporan
sebuah file buatan dari pengutipan data untuk
mempersiaokan laporan
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
14
„
Komponen database
Database adalah
Suatu koleksi data komputer yg ter integrasi, di
organisasikan & disimpan dalam suatu cara yg
memudahkan pengambilan kembali
Hirarki data :
Database Æ File Æ Record Æ Fields
Konsep database
Integrasi logis dari record-record dalam banyak
file
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
15
2. Model data Fisik / Penyimpanan Sekunder
„
Penyimpanan Sequential (berurut)
Suatu organisasi / penyusunan data di suatu media
penyimpanan yg terdiri dai 1 record mengikuti 1
record lain dalam urutuan tertentu
contoh : SASD (punched card, pita magnetik)
„
Penyimpanan Direct (langsung)
suatu cara mengorganisasikan data yg
memungkinkan record-record ditulis & dibaca tanpa
pencarian secara berurutan
contoh : Direct Access Storage Device (DASD)
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
16
ORGANISASI FILE
„
Organisasi file secara sequential
Pengaksesan dilakukan secara berurutan
berdasarkan suatu kunci tertentu
„
Organisasi file secara random
Pengaksesan dilakukan berdasarkan posisinya
(alamat) tiap lokasi dapat dibaca tanpa pembacaan
lokasi yg mendahuluinya. Ini berarti bahwa data yg
disimpan dalam file dapat diperoleh langsung jika
alamat dari rekaman telah diketahui
„
Organisasi file indeks
Pengaksesan dilakukan berdasarkan indeksnya.file
indeks dibuat dari suatu field tertentu
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
17
KOMUNIKASI DATA
Komunikasi Data
Pergerakan data & informasi yg dikodekan dari satu
titik ke titik lainmelalui perlatan listrik atau
elektromagnetik, kabel serta optik atau sinyal
gelombang mikro
Istilah lain komunikasi data :
… Teleprocessing
… Telekomunikasi
… Telecom
… Datacom
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
18
Skema Dasar Komunikasi Data
Terminal
Modem
saluran
Modem
Komputer
19
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
Jaringan Komunikasi Data
Yang diperluas
Terminal
Multiplexer
Printer
Cluster
control
unit
Modem
Terminal
Jenis lain
Media transmisi
Multiplexer
Modem
Front-end
processor
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
Host
komputer
20
Perangkat Keras Komunikasi
„
Cluster control unit
membangun hubungan antara terminal yg dikendalikan dgn
peralatan-peralatan & saluran. Alat ini memungkinkan beberapa
terminal berbagi printer / mengkases beberapa komputer melalui
saluran-saluran yg berbeda
„
Modem
peratan khusus yg digunakan agar sirkuit telepon dapat
digunakan sebagai komunikasi data. Modem mengubah sinyalsinyal elektronik dari peralatan komputer menjadi sinyal-sinyal
elektronik dari sirkuit telepon dan sebaliknya
„
Multiplexer
alat yg memungkinkan pengiriman dan penerimaan pesan
secara serentak
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
21
Perangkat Keras Komunikasi
„
Media Transmisi
melaksanakan fungsi transmisi dalam berbagai cara
contoh : kabel, fiberoptik
„
Front -End Processor
menangani lalu lintas data yg masuk & keluar bagi host
komputer. Berfungsi sebagai unit input/output dari host dengan
menerima pesan-pesan dari terminal
„
Host
mengerjakan pemrosesan data untuk jaringan
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
22
Software Komunikasi Data
Perangkat lunak memungkinkan semua unit
hardware datacom bekerja sebagai suatu sistem.
macam-macam software berdasarkan lokasinya :
…
Software dalam Host (telecommunications monitor or TCM)
… Software dalam Front-end processor (network control
program)
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
23
Arah Transmisi
Arah transmisi menyatakan arah isyarat dalam media transmisi
Mode Transmisi dapat berupa :
… Simplex
Isyarat berjalan satu arah
… Half Duplex
Mendukung pengiriman istarat dengan dua arah, tetapi
tidak dalam waktu bersamaan
… Full Duplex
Memungkinkan isyarat berjalan dalam 2 arah dalam
waktu yg bersamaan
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
24
Jaringan
„
LAN (local area network)
… Jaringan komputer yg mencakup area terbatas seperti dalam
satu ruang, gedung, atau beberapa gedung yg berdekatan
… Umumnya menggunakan media transmisi kabel, wireless
LAN
„
MAN (metropolitan area networks)
… Areanya mencakup area satu kota (10-45km)
… Umumnya menggunakan media transmisi gelombang radio,
leased line )jalur sewa)
„
WAN (wide area network)
… Meliputi area geografis yang luas mencakup antarkota,
antarnegara
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
25
Pendekatan Dasar Jaringan pada
Pemrosesan
„
Timesharing
…
„
Distribusi Pemrosesan
…
„
Terdiri dari 1 komputer tunggal yg dipakai bersama oleh
beberapa pemakai yg memperoleh akses melalui terminalterminal
Jaringan yg mendistribusikan komputer-komputer mini dan mikro
diseluruh organisasi
Client/server computing
…
Client adalah pemakai, umumnya yang mengakses jaringan
melalui komputer workstation
…
Server dapat berukuran apapun seperti mainframe, mini, bahkan
mikro
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
26
Topologi Jaringan
Topologi jaringan menyatakan susunan komputer secara
fisik dalam suatu jaringan
Secara garis besar terbagi 3 : BUS, RING, STAR
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
27
Protokol
suatu tata cara yg digunakan
untuk melaksanakan
pertukaran data antara 2 buah
sistem dalam jaringan
zOSI
(Open System Interconnection)
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
28
Sistem Operasi Jaringan (NOS)
„
„
„
Windows NT, 2000 server, 2003 server
Novell Netware
Unix (FreeBSD, Linux, Solaris, HP-UX,..)
29
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
Alat – Alat Jaringan
Konektor UTP
(RJ 45)
SWITCH
NIC
HUB
ROUTER
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
30
KABEL
UTP
(UnshieldedTwistedPai)
Coaxial
STP
(Shielded Twisted Pair)
Fiber Optic
Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi
31
Konsep Sistem dan Sistem
Informasi pada Organisasi
dan Manajemen Perusahaan
1
Definisi SISTEM
z
Sekumpulan elemen yang saling berkaitan & saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama
untuk mencapai suatu tujuan.
z
SUBSISTEM adalah Sistem didalam suatu sistem
dimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat
z
Suatu sistem adalah bagian dari sistem yg lebih
besar, sistem yg lebih besar itu adalah
SUPERSISTEM
2
Karakteristik Sistem
Karakteristik Sistem terdiri dari :
z Komponen (Elemen)
z Batasan sistem (Boundary)
z Lingkungan luar (Environment)
z Penghubung sistem (Interface)
z Masukan (Input)
z Keluaran (Output)
z Sasaran sistem (Objective)
3
Karakteristik Sistem
z
Komponen (Elemen)
Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai subsistem
z
Batasan (Boundary)
daerah yg membatasi antara sistem yg satu dgn yg
lainnya / dgn lingkungan luar
z
Lingkungan luar sistem (environment)
segala sesuatu di luar dari batas sistem yg
mempengaruhi operasi dari suatu sistem.
contoh : Vendor, Pelanggan, Pemilik, Pemerintah, Bank,
Pesaing
4
Karakteristik Sistem
z
Penghubung Sistem (interface)
suatu media penghubung antara 1 subsistem dgn
subsistem lainnya.
z
Masukan (Input)
energi yg dimasukkan ke dalam sistem. Pada sistem
informasi, masukan dapat berupa :
z Data transaksi
z Data non transaksi (misal : surat pemberitahuan)
z instruksi
5
Karakteristik Sistem
z
Keluaran (Output)
z hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yg
berguna (informasi, produk) atau keluaran yg tidak
berguna (limbah)
z Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :
z Informasi
z Saran
z Cetakan laporan
z
Sasaran sistem (objective)
suatu tujuan yg ingin dicapai oleh suatu sistem
6
Model Umum Sistem
masukan
SISTEM
keluaran
Konfigurasi Komputer sebagai sistem
interface
Subsistem pengolah
INPUT
CPU
OUTPUT
Subsistem output
Subsistem input
STORAGE
Subsistem penyimpanan
7
Klasifikasi Sistem
Sistem Abstrak
sistem yg berisi gagasan atau konsep
contoh : sistem teologi
Sistem Fisik
sistem yg secara fisik dapat dilihat
contoh : sistem komputer, sistem transportasi
8
Klasifikasi Sistem
Sistem Deterministik
sistem yg operasinya dapat diprediksi secara tepat
contoh : program komputer
Sistem Probabilistik
sistem yg tidak bisa diramal dgn pasti karena
mengandung unsur probabilitas
contoh : arisan, stok barang
9
Klasifikasi Sistem
Sistem Tertutup
sistem mandiri, sistem yg tidak bertukar materi,
informasi, atau energi dgn lingkungan(tidak dipengaruhi
oleh lingkungan)
contoh : reaksi kimia dlm sebuah tabung tertutup
Sistem Terbuka
sistem yg berhubungan dgn lingkungan dan dipengaruhi
oleh lingkungan
contoh :sistem keorganisasian, sistem penawaran
10
Klasifikasi Sistem
Sistem alamiah
sistem yg terjadi karena alam (tidak dibuat oleh
manusia)
contoh : sistem tata surya
Sistem buatan manusia
sistem yg dibuat oleh manusia
contoh : sistem komputer, sistem mobil
11
Pembentukan Subsistem
z
Pengunsuran (Factoring)
Perancangan sistem menuntut keseluruhan sistem.
Tetapi hal ini terlalu besar utk dianalisa secara rinci,
maka diuraikan/dibagi atas subsistem. sistem hasil
proses pengunsuran membentuk struktur.
Contoh :
Subsistem
Penjualan
Sistem
Pengolahan Informasi
Subsistem
Persediaan barang
Subsistem
Personalia
Subsistem
Penyiapan Data Masukan
Subsistem
Produksi
Subsistem
Daftar Gaji Harian
12
Pembentukan Subsistem
Penyederhanaan (Simplikasi)
Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan,
keluaran, dan interface dengan subsistem-subsistem
lainnya, sehingga akan menyebabkan banyak interface
yg harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan suatu
penyederhanaan pada penggambaran interface
Contoh :
4 subsistem berinteraksi akan memiliki 6 interface, 20
subsistem akan memiliki 190 interface.
Rumusnya : ½ n (n-1) n= banyaknya subsistem
z
13
Pembentukan Subsistem
setiap jalinan adalah inteface yg berpotensi untuk
komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur
informasi. Proses penyederhanaan dapat dilakukan
dengan :
z
Gugus (cluster) subsistem ditentukan mana yg
berinteraksi dg lainya kemudian dibuat sebuah jalur
interface dari gugus menuju subsistem lainnya.
z
Metode untuk sistem pemisahan (decoupling)
diadakan agar tidak memerlukan analisis interaksi yg
tepat.
14
Pembentukan Subsistem
z
Pemisahan (Decoupling)
z dua subsistem yg berhubungan sangat erat membutuhkan suatu
koordinasi & penjadwalan waktu yg ketat
Contoh :
seandainya bahan baku langsung diproduksi pada saat ia tiba di
pabrik, maka dikatakan sistem bahan baku digandeng erat dg
sistem produksi. Pengaturan waktunya harus tepat untuk
menghindari penundaan dalam produksi atau terlalu cepat
kedatangan sehingga tidak ada tempat untuk penyimpanan.
Proses produksi dapat mengalami penundaan tak terduga atau
tak terencana.
z
pemecahannya adalah dgn memisahkan atau mengendorkan
hubungan tersebut sehingga kedua sistem dapat beroperasi
sejenak secara bebas.
15
Pengendalian dalam Sistem
z
Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik
(feedback)
z
Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan
tujuan
z
Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistem
dengan keluaran yang diinginkan
16
Umpan Balik
z
z
Umpan balik negatif (negatif feedback)
z Menyesuaikan penyimpangan terhadap standar
Contoh : penerapan thermostat pada sistem
pendingin (AC)
Umpan balik positif (positive feedback)
z Untuk menambah kekuatan atau mendorong proses
supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus
menunggu terjadinya penyimpangan
Contoh : peramalan arus saldo kas di masa
mendatang dengan membuat sistem anggaran kas
pada sistem perencanaan kas
17
Perancangan Sistem
ANALISIS SISTEM
penguraian dari suatu sistem yg utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dgn maksud utk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yg terjadi dan
kebutuhan yg diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan
z
Tugas Utama Analis Sistem
z Menentukan lingkup sistem
z Mengumpulkan fakta
z Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan
analisis sistem
18
Perancangan Sistem
z
Langkah – langkah dasar yg dilalui dalam Analisis Sistem
z Identify, mengidentifikasi masalah
z Understand, memahami kerja sistem yg ada
z Analize, menganalisa sistem
z Report, membuat laporan
z
SISTEM ANALIS merupakan individu kunci dalam proses
pengembangan sistem. Meskipun demikian, sistem analis bekerja
dalam sebuah tim yg berbasis proyek. Tim ini terdiri dari
z manajer sistem informasi
z Programmer
z user
z spesialis lainnya.
19
Perancangan Sistem
MANAJEMEN PROYEK
z Memiliki 2 tujuan :
z Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yg ditetapkan
(terlambat)
z Mencegaj proyek kelebihan anggaran
z Membantu manajemen dalam memantau kemajuan proyek
20
Konsep Organisasi dan
Manajemen
z
ORGANISASI merupakan alat yang digunakan manusia untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan
gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis
para pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitan
dengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi pada
umumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku
organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat
saling berhubungan secara lebih efektif.
z
MANAJEMEN merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang
lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah
yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat
situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari
organisasi yang memakainya.
21
Konsep Organisasi dan Manajemen
sehubungan dgn Sistem Informasi
Teori Manajemen
FungsI Manajemen
z
VarIabel Prestasi
Pengambilan
Kegiatan
Pengstrukturan Keputusan
Interaksi
Manusia
Perencanaan
Pengorganisasian
Penyusunan staff
Pengkoordinasian
Pengarahan
Pengendalian
Gambar. Kerangka Kerja utk Teori Manajemen
22
Konsep Organisasi dan Manajemen
sehubungan dgn Sistem Informasi
PERENCANAAN
Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan,
prosedur & program-program utk mencapainya
PENGORGANISASIAN
Pengelompokan kegiatan-kegiatan yg harus
dilaksanakan & menetapkan bentuk serta
hubungan keorganisasian utk menjalankan
kegiatan.
PENYUSUNAN
STAFF
Pemilihan & pelatihan orang utk bekerja dalam
organisasi
PENGKOORDINASIAN
Penjadualan kegiatan-kegiatan dalam urutan yg
tepat & pengkomunikasian perubahan
kebutuhan
PENGARAHAN
Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan &
pemotivasian orang dalam organisasi
PENGENDALIAN
Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari
rencana. Pengaturan & pembetulan kegiatan
23
atau kebijakan-kebijakan
Struktur Keorganisasian
MODEL DASAR
z Struktur Hirarki
Riset
Manufaktur
Personalia
Pemasaran
Produksi
Keuangan
Keuangan
Gambar. Organisasi hirarki dasar dgn spesialisasi
Fungsional dan Hubungan Lini & Staff
24
Struktur Keorganisasian
z
z
z
z
Spesialisasi
Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam
organisasi
Hubungan Lini & staff
LINI menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsifungsi dalam organisasi
STAFF berhubungan dgn kegiatan-kegiatan pendukung
seperti analisis & konsultasi
Wewenang & tanggung jawab
WEWENANG adalah hak utk memerintah dari atas ke bawah
TANGGUNG JAWAB adalah pertanggungjawaban ke atas
Rentang Kendali
Menunjukkan banyaknya bawahan yg diawasi oleh seorang
atasan
25
Struktur Keorganisasian
MODEL VARIASI
z Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri
Kel. A
Manufaktur
Kel. B
Pemasaran
Kel. C
Keuangan
Stuktur organisasi ini menghasilkan orang yg lebih
diarahkan pada output dibandingkan pengolahannnya
26
Struktur Keorganisasian
MODEL VARIASI
z Organisasi Matriks
Stuktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral, yaitu
menggabungkan organisasi fungsional dgn produk & jasa.
z Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus….
z Produk & Jasa dipandang sebaga aliran melalui organisasi
fungsional
Manajemen
Jalur Produk
Manufaktur
Jalur produk
Jalur produk
A
A
A
B
B
Pemasaran
B
27
Struktur Keorganisasian
Dalam Organisasi proyek, sumber-sumber daya
adalah proyek-proyek yg ditugaskan dgn dikepalai
oleh seorang direktur proyek
Kepala
Proyek
Proyek
Pembelian
Proyek
Proyek
Manufaktur
Teknik
Personalia
Keuangan
28
Model Pengolahan Informasi Pada
Struktur organisasi
z
z
Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor :
z Ketidakpastian tugas
z Banyaknya unsur relevan utk pengambilan keputusan
z Saling ketergantungan unit organisasi
Tanggapan Keorganisasian atas kebutuhan pengolahan
Informasi :
1. Prosedur P’operasian & Aturan keputusan
Mekanisme
2. Hirarki wewenang
P’koordinasian
3. Subsistem mandiri
Mengurangi kebutuhan
4. Sumber daya lentur
Pengolahan informasi
5. Struktur mandiri
6. Sistem Informasi manajemen
Meningkatkan kapasitas
7. Bentuk organisasi lateral
Pengolahan informasi
29
Peranan Manusia dalam Organisasi
z
Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar manusia
yg terendah s/d tertinggi
Rendah
Fisiologis
Keamanan
Perlindungan thd bahaya
Perhatian
Kepuasana dlm keikutsertaan dlm
suatu kelompok &menerima
persahabatan
Penghargaan
Tinggi
Kebutuhan fisik seperti rasa lapar,
haus
Menghargai diri & dihargai
Perwujudan Diri Pemenuhan diri, mencari kreativitas
30
Peranan Manusia dalam Organisasi
z
Dinamika Kelompok
Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yg mempengaruhi
antara individu dgn organisasi
z
Gaya kepemimpinan
Teori x Æ mendukung gaya autorizer
z
Manajemen bertanggung jawab utk mengorganisasi unsurunsur produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan
ekonomis
z
Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan
upaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan
menjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhan
perusahaan
z
Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi
pasif dan menolak terhadap kebijakan perusahaan.
Karenanya mereka harus dihukum / diberi sanksi
31
Peranan Manusia dalam Organisasi
Teori Y Æ mendukung gaya partisipasif / Supportif
z
Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam organisasi
z
Motivasi, potensi utk perkembangan, kapasitas utk menerima
z
Kesediaan utk mengarahkan perilaku kepada tujuan
organisasi
32
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
MODEL DASAR PENGOLAHAN INFORMASI
terdiri dari indera penerima (mata, telinga, hidung dsb) yg
menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah
(otak). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluar (secara fisik,
ucapan, tulisan dsb)
Masukan
dari indera
penerima
saluran
Pengolahan
mental
saluran
Hasil
keluaran
penyaring
ingatan
33
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
z
Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan
menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila
sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. tingkat
tanggapannya akan berkurang
z
Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah
yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi
z
Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan
pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :
z
Kerangka acuan individual
z
Prosedur keputusan normal
z
Keputusan dalam keadaan tertekan
z
Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan
pengalaman, latar belakang, kebiasaan dll
34
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
Allen Newell dan Herbert. A. Simon
membuat model pengolahan sistem informasi
manusia yang dianalogikan dengan sistem
informasi komputer, model tersebut dikenal dengan
“model Newell-Simon”.
Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada
manusia yang terdiri dari:
z
z
z
ingatan jangka pendek,
pengolahan dasar,
penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatan
luar.
35
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
Penerima
Lingkungan
Pengolah
Ingatan
Penghasil
Gambar. Struktur umum sistem pengolah informasi manusia
Penyimpanan
Masukan
Pengolah
Keluaran
Gambar. Model umum sistem informasi komputer
36
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
SISTEM PENGOLAH INFORMASI MANUSIA
z
Sistem pengolah informasi manusia terhadapa sebuah
pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis
ingatan yaitu :
z
Ingatan jangka panjang
z
Ingatan jangka pendek
z
Ingatan luar
z
Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan
yang cepat dan banyak, serta cepat dalam
menampilkannya kembali.
z
Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap
rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam
37
menyimpan ingatannya.
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
z
z
z
z
Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat
disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer,
ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem
pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).
Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial,
sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa
serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap
lebih mampu daripada manusia.
Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya
manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah).
Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon
disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi
persoalan disebut ruang persoalan (problem space)
Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi
persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan,
dan sikap mental
38
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
Ingatan dalam
Ingatan jangka panjang
pengolah
Ingatan jangka pendek
masukan
Pengolah baku
keluaran
Interpreter
Ingatan luar
kertas
Papan tulis
Tabung gambar
Gambar. Ingatan dalam model Newell Simon
39
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
BATAS-BATAS SEMENTARA PENGOLAH MANUSIA
z
Pengolahan data & berhubungan langsung dgn ingatan jangka
pendek
z
Kemampuan manusia utk menemukan perbedaan-perbedaan yaitu
menemukan perbedaan data benar dgn data salah juga dalam
reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima.
z
Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :
z
Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap
penyimpangannya
z
Kurang kemampuan intuitif utk mengenal korelasi & causality
z
Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dan
kemungkinan
40
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
z
Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat
bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia,
maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan
data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi
keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa
kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.
z
Para pengambil keputusan kadang-kadang
mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya,
padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk
pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini
cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada
ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian
hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan
pengolahan yang sia-sia.
.
41
KONSEP INFORMASI
1
DATA dan INFORMASI
z
DATA
benda, kejadian,aktivitas, dan transaksi, yg tidak
mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara
langsung kepada pemakai
z
INFORMASI
data yg telah diproses sedemikian rupa sehingga
meningkatkan pengetahuan seseorang yg menggunakana
data tersebut (Mc Fadden,dkk)
z
Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin berupa informasi
bagi tingkat lainnya
z
Nilai informasi berhubungan dgn keputusan. Bila tidak ada
pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan
2
Ciri – Ciri INFORMASI
BENAR ATAU SALAH
Informasi berhubungan dgn kebenaran terhadap
kenyataan
BARU
Informasi benar-benar baru bagi si penerima
TAMBAHAN
Informasi dapat memperbaharui / memberikan perubahan
terhadap informasi yg telah ada
KOREKTIF
Informasi dapat digunakan utk melakukan koreksi terhadap
informasi sebelumnya yg salah /kurang benar
PENEGAS
Informasi dapat mempertegas informasi yg telah ada
sehingga keyakinan thd informasi semakin meningkat
3
Model Sistem Komunikasi
MODEL SHANNON & WEAVER
4
Model Sistem Komunikasi
Model ini terdiri dari lima elemen :
z
INFORMATION SOURCE
: adalah yang memproduksi pesan
z
TRANSMITTER
: yg menyandikan pesan dalam bentuk sinyal
z
CHANNEL
: adalah saluran pesan
z
RECEIVER
: adalah pihak yang menguraikan atau
mengkonstruksikan pesan dari sinyal
z
DESTINATION
: adalah dimana pesan sampai
z
DISTORSI
: disebabkan oleh suatu operasi yg diketahui
dan dapat dikoreksi oleh operasi lain
z
BISING
: adalah gangguan tidak menentu dan tidak
terduga
5
Redudansi
z
sesuatu yang bisa diramalkan atau diprediksikan (predictable)
dalam suatu pesan. Apabila prediktabilitasnya tinggi (high
predictable), maka informasinya rendah (low information).
contoh :
Jika saya berjumpa dgn seorang teman di jalan dan berkata
“Helo”, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa
diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly
redundant).
z
Redundansi membantu mengatasi kekurangan-kekurangan
dari saluran yang mengalami gangguan. (jalur komunikasi yang
noise)
contoh :
ejakata: copy Æc o p y, gift Æg i f t, dll.
6
Entropi
z
konsep acak (randomness), di mana terdapat keadaan
yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika
prediktabilitas / kemungkinannya rendah (low
predictable) dan informasi yang ada tinggi (high
information).
z
Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai
sarana untuk memperbaiki komunikasi, entropi
dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi.
Biasanya dikaitkan dgn khalayak yg mempunyai
tingkat homogenitas tinggi/spesifik.
7
Reduksi Data
•
Mengurangi data (banyaknya data) yang disimpan /disajikan
untuk dipakai manusia.
Reduksi data terdiri dari :
z
Klasifikasi data dan Kompresi
z
Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian
z
Inferensi (Pengambilan Keputusan )
Klasifikasi data dan Kompresi
Sistem dapat menggolongkan data utk mengurangi volume
data. Klasifikasi secara keseluruhan yg berbeda-beda
menyatakan pemampatan / kompresi data.
8
Reduksi Data
Klasifikasi data
z
Data Kualitatif : Berupa kategori yang tidak berbentuk angka
z
Nominal : perlu sub bagian utk mengelompokkan dan
mendeskripsikan data
z
Ordinal : perlu urutan peringkat
Data Kuantitatif : dinyatakan dengan angka
z
Diskrit : data dalam bilangan pasti (bulat), diperoleh dgn cara
mencacah
z
Kontinyu (continue) : data dalam bilangan decimal, diperoleh
dengan cara menghitung
Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian
ada banyak transaksi & peristiwa-peristiwa yg merupakan informasi
dalam pengambilan keputusan.
9
Reduksi Data
Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambil keputusan
misalnya :
DIREKTUR
: meringkas penjualan dgn total penjualan per daerah
MANAGER PENJUALAN : meringkas penjualan berdasarkan masing –
masing wiraniaga dan berdasarkan produk
Contoh :
Sikap pelanggan yg diterima wiraniaga, perubahan kebijakan
agen-agen & kondisi keuangan para pensuplai. Pesan-pesan ini
diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju
puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode
keorganisasian utk mendapatkan data & saluran komunikasi yg
tersedia
10
Reduksi Data
Inferensi (Pengambilan Keputusan )
mereduksi data dgn cara mengambil keputusan dari seperangkat
data & inferens ( bukan data yg resmi) utk dikomunikasikan dalam
organisasi
Contoh pesan inferensi :
Dugaan peranan lembaga antirust dalam merger pada periode
mendatang. Data ini tidak memiliki kepastian, tetapi penerima
inferensi mengandalkan data ini.
11
Mutu INFORMASI
Mengukur kualitas dari informasi, bisa dilihat dari 3 pilar yang harus
diperhatikan:
z
Akurat
Informasi dikatakan akurat yaitu informasi harus jelas
mencerminkan maksud yang disampaikan dan harus bebas
dari kesalahan-kesalahan serta tidak bias atau menyesatkan.
z
Tepat Waktu
Informasi yang dikirimkan dan sampai kepada penerima
informasi haruslah tepat waktu dan tidak boleh terlambat.
z
Relevan
Informasi dikatakan relevan apabila informas itsb harus
bermanfaat bagi si penerima informasi. Relevansi informasi
yang diterima oleh masing-masing penerima sangatlah
berbeda-beda.
12
Mutu INFORMASI
z
Nilai dari suatu informasi ditentukan dari 2 hal, yaitu:
1. Manfaat Informasi
2. Biaya mendapatkan informasi
z
Dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dgn biaya mendapatkannya.
z
Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dgn nilai
uang, akan tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya.
z
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dgn
analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.
13
Sumber – Sumber Kesalahan
•
Metode pengukuran & pengumpulan data yg salah
•
Tidak mengikuti prosedur pengolahan yg benar
•
Data hilang atau tidak terolah
•
Kesalahan batas atau mengkoreksi data
•
File historis / induk yg salah
•
Kesalahan dalam prosedur pengolahan (salah
program)
•
Kesalahan yg disengaja
14
Sumber – Sumber Kesalahan
Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diatasi dgn :
•
Pengendalian intern utk mengatasi kesalahan
•
Audit intern dan ekstern
•
Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data
•
Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran &
pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yg
mungkin terjadi
15
Usia INFORMASI
Menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan
hingga saat sekarang.
2 (dua) Aspek yang mempengaruhi :
•
Interval
Informasi dihasilkan secara periodik
•
Keterlambatan (delay)
lamanya waktu berlalu setelah akhir suatu interval
sampai informasi tersebut berada di tangan penerima.
16
Usia INFORMASI
Dibedakan 2 jenis data :
1. Data kondisi
yg berhubungan dgn sebuah titik waktu
contoh :
persediaan barang pada 31/12/1999.
2. Data operasi
yg mencerminkan perubahan dalam satu periode
tertentu
contoh :
sediaan barang yg dipakai selama sebulan / penjualan
selama seminggu.
17
Usia INFORMASI
i = interval informasi Æ interval antara laporan-laporan
d = waktu penundaan pengolahan antara akhir interval informasi &
terbitnya laporan utk manajemen
Informasi kondisi
Usia maksimum
Informasi operasi
d+i
d + 1.5 i
Usia rata-rata
d + 0.5i
d+i
Usia minimum
d
d + 0.5 i
18
Fungsi INFORMASI
z
Menambah pengetahuan / mengurangi ketidakpastian
pemakai informasi
z
Memberikan suatu dasar kemungkinan untuk
menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan
z
Memberikan standar-standar, aturan ukuran dan
aturan keputusan untuk penentuan & penyebaran
tanda-tanda kesalahan & umpan balik guna mencapai
tujuan.
19
Biaya INFORMASI
z
Biaya perangkat keras
z
Biaya Analisis, perancangan & pelaksanaan sistem
z
Biaya untuk tempat & faktor-faktor lingkungan
z
Biaya perubahan yang merupakan biaya perubahan
dari satu metode ke metode lain
z
Biaya operasi
20
Nilai INFORMASI
z
Mudah diperoleh
z
Luas & Lengkap
z
Ketelitiannya
z
Relevansinya
z
Tepat waktu
z
Kejelasan
z
Keluwesan
z
Dapat dibuktikan
z
Tidak ada prasangka
z
Dapat diukur
21
STRUKTUR
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
struktur SIM
1
UNSUR PENGOPERASIAN
KOMPONEN
FISIK
FUNGSI
PENGOLAHAN
OUTPUT
SISTEM
struktur SIM
2
KOMPONEN FISIK
z
Hardware
z
Software
z
Database
z
Prosedur
z
Operasi Kepegawaian
struktur SIM
3
z
z
z
z
z
HARDWARE
terdiri dari peralatan input, output, secondary storage, CPU
SOFTWARE
software sistem dan software aplikasi
DATABASE
semua data yg digunakan untuk aplikasi software
PROSEDUR
prosedur operasi secara formal misal :buku manual, brosur,
instruksi
z instruksi pemakai
z instruksi utk pengolahan input oleh pgawai pengolahan data
z instruksi pengoperasian utk operasi komputer
OPERASI KEPEGAWAIAN
operator komputer, sistem analis, programmer, pegawai
pengolahan data, manajemen sistem informasi, administrasi
data.
struktur SIM
4
FUNGSI PENGOLAHAN
z
Pengolahan Transaksi
z
Memelihara File Master
z
Menghasilkan Laporan
z
Pengolahan Pertanyaan
z
Pengolahan Interaktif yang Mendukung
Aplikasi
struktur SIM
5
FUNGSI PENGOLAHAN
Pengolahan Transaksi
suatu transaksi adalah suatu kegiatan (mengadakan pembelian
/penjualan suatu produk. Pelaksanaan transaksi menghendaki
dokumen utk :
1. Mengarahkan terjadinya transaksi
2. pencatatan, penegasan, menerangkan pelaksanaannya
3. Hubungan transaksi yg memerlukan record-record utk latar
belakang informasi / referensi.
FILE
TRANSAKSI
DOKUMEN
MENGOLAH
TRANSAKSI
TRANSAKSIstruktur SIM
6
FUNGSI PENGOLAHAN
Memelihara File Master
banyak kegiatan pengolahan yg membutuhkan penciptaan dan
pemeliharaan file master, yg menyimpan secara relatif permanen
atau pengorganisasian data secara historis (contoh . Pengolahan
daftar gaji)
FILE
MASTER
DATA
TRANSAKSI
PERBAHARUI
FILE MASTER
PERUBAHAN
FILE MASTER
struktur SIM
FILE MASTER
YG TELAH
DIREMAJAKAN
7
FUNGSI PENGOLAHAN
Menghasilkan Laporan
Laporan hasil kegiatan per periode tertentu.
FILE
SIAPKAN
LAPORAN
LAPORAN
struktur SIM
8
FUNGSI PENGOLAHAN
Pengolahan Pertanyaan
Berfungsi membuat record apa saja dalam database yg dapat
diakses dgn mudah utk personal yg diijinkan
PERTANYAAN
TANGGAPAN
PERTANYAAN
PERTANYAAN
JAWABAN ATAS
PERTANYAAN
JAWABAN ATAS
PERTANYAAN
struktur SIM
9
FUNGSI PENGOLAHAN
Pengolahan Interaktif yang Mendukung Aplikasi
Jenis pengoperasian interaktif dgn tanggapan pemakai atas
pertanyaan-pertanyaan dan kehendak-kehendak data penerimaan
hasil dgn segera.
PEMBUAT
KEPUTUSAN
ATAU ANALISA
MODEL MASUKAN
DAN KELUARAN
struktur SIM
MODEL
PENGOLAHAN
KEPUTUSAN
10
OUTPUT UTK PEMAKAI
z
Dokumen transaksi /screens
z
Laporan yg direncanakan sebelumnya
z
Jawaban atas pertanyaan yg direncanakan sebelumnya
z
Laporan dan jawaban atas pertanyaan yg sifatnya sementara
z
Hasil dialog antara manusia dan mesin
Contoh dokumen transaksi :
z
Faktur pembayaran
z
Berkas pembayaran gaji
z
Rekening pelanggan
z
Pesanan pembelian
struktur SIM
11
AKTIFITAS MANAJEMEN
z
Pengendalian Operasional
Proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan
secara efektif dan efisien
z
Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan utk mengukur
prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan
aturan keputusan baru utk diterapkan personalia operasional dan
mengalokasikan sumber daya.
z
Perencanaan Strategik
Perencanaan strategic mengembangkan strategi sebagai sarana
sebuah organisasi utk mencapai tujuannya.
struktur SIM
12
FUNGSI ORGANISASI
z
z
z
z
z
z
z
Pemasaran
Produksi
Logistik
Personalia
Keuangan dan Akuntansi
Pengolahan Informasi
Pucuk Pimpinan
struktur SIM
13
FUNGSI ORGANISASI
z
Pemasaran
Meliputi semua kegiatan yg berkaitan dgn promosi dan penjualan
produk dan jasa
z
Produksi
Meliputi teknik produksi, perencanaan fasilitas produksi,
penjadwalan & pengoperasian fasilitas produksi, penempatan &
pelatihan karyawan produksi, inspeksi dan pengendalian mutu.
z
Logistik
Meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, sediaan, dan
distribusi barang
z
Personalia
Meliputi penerimaan, pelatihan, pencatatan, Pembayaran dll..
struktur SIM
14
FUNGSI ORGANISASI
z
Keuangan dan Akuntansi
z
z
z
Keuangan meliputi pemberian kredit, proses penagihan,
manajemen dana, pengaturan pembelanjaan (bertanggung
jawab bagi pemastian sumberdana dgn biaya serendah mungkin)
Akutansi meliputi pengklasifikasian transaksi keuangan,
penyiapan anggaran & pengklasifikasian serta penganalisaan
data biaya.
Pengolahan Informasi
Pemrosesan informasi meliputi permintaan utk pengolahan,
permintaan utk perbaikan program, usulan proyek &
pengendalian hitungan
z
Pucuk Pimpinan
Manajemen puncak meliputi fungsi direktur yg bertindak dalam
kedudukan sebagai pimpinan puncak.
struktur SIM
15
PENGOLAHAN INFORMASI
PROSES TRANSAKSI / TRANSACTION PROCESSING CYCLE
perputaran proses pelaksanaan yang dimulai dengan suatu pelaksanaan (pekerjaan)
yang akan dicatat dengan cara apapun sampai dengan menghasilkan file induk yang
telah di update karena transaksi
Cara-Cara Untuk Proses Transaksi
1. Persiapan data berkala dan pemrosesan batch berkala
2. Pemrosesan segera (turn batch proccesing / online)
BATCH PROCESSING
mencakup susunan transaski sampai dengan jumlah yang cukup terkumpul untuk
membuat pemrosesan rapi atau sampai pertimbangan lain seperti lingkaran laporan
menunjukkan pemrosesan.
Contoh : Payroll (penggajian)
Dapat berupa harian, mingguan, bulanan atau tergantung yang diinginkan
Kerugian :
Penundaan dalam mengetahui dan mempernaiki kesalahan-kesalahan
ONLINE PROCESSING
mencakup transaksi yang segera masuk, langsung diproses dan prosesnya real time
Keuntungan :
Pengeluaran persiapan data periodik dan pemasukan data yang benar mungkin
segera berjalan sambil transaksi direkam, prosesnya lebih cepat.
Kerugian :
Dibutuhkan biaya yang besar dalam hal peralatan fisik, jaringan, SDM, dan lain-lain,
file master berubah-ubah.
1
PENGONTROLAN PADA PROSES TRANSAKSI
Pengawasan
•
•
•
•
•
Sumber
dokumen
sebelum
dinomorkan
Kontrol yang bersifat antisipasi
Dokumen dibuat sebagai hasil
transaksi
Aktivitas pembuatan transaksi
dilakukan dengan kontrol laporan
Hubungan transaksi sebagai total
kontrol.
Komentar dan Contoh
• Keseluruhan sumber dokumen dapat
dihitung
• Transaksi-transaksi yg pasti dapat
diantisipasi sejauh pada tanggal
pembayaran tertentu.
misal: pembayaran dengan credit
card dibuat sebagai dokumen
• Laporan kas masuk dan keluar
• Laporan
transaksi
(akuntansi)
balancing antara aktiva & pasiva
secara keseluruhan
PENGONTROLAN PADA SAAT PROSES BERLANGSUNG
Masalah
•
•
Transaksi hilang / disimpan di
komputer berlangsung pada waktu
proses
Kesalahan-kesalahan
dalam
pendataan
tidak
terdeteksi
sehingga koreksi file tertukar
Prosedur Pengendalian
•
•
Umpan balik pada terminal untuk
memeriksa pengolahan selain itu
juga pada pusat proses prosedur
transaksi
Membuat backup / copy dari file
untuk
pendataan
online
yang
digunakan
untuk
pengusutan
kesalahan.
PERSIAPAN DOKUMEN
− Pemroses Kata dan teks
pemroses kata dan teks dengan bantuan komputer
Contoh : word processing (Ms.Word, dll)
− Pengarsipan Dokumen
dokumen-dokumen diberi kode dalam formulir yang dapat dibaca oleh mesin dengan
processing data yang disimpan dalam memori komputer. Dapat menggantikan berkasberkas yang berdasarkan kertas dengan sistem pengarsipan yang didasarkan
komputer.
2
− Grafik Komputer
Ilustrasi grafik menurut angka perbandingan dan arah dalam bentuk tabel batang,
garis, lingkaran, dan lain-lain
Contoh : Ms.Excel
KOMUNIKASI DOKUMEN DAN PESAN
1. Penyaluran Dokumen
Penyaluran / distribusi dokumen melalui jaringan komunikasi
contoh : fax, mailbox, teleconfernce, videoteleconference,
2. Pelayanan Data Umum
Pelayanan data umum yang diberikan oleh suatu oranisasi perusahaan
contoh : online service 24 jam, internet
PROSES KONTROL INFORMASI
9 Prosedur pengontrolan secara terarah di desain untuk meyakinkan pelayanan
informasi memberikan penerangan untuk obyek organisasi dan politik dan informasi
disediakan dengan lengkap dan benar
9 Pengontrolan fungsi yang umum operasi-operasi sistem informasi meyakinkan
bahwa aplikasi-aplikasi dijalankan dengan benar dan bahwa fasilitas-fasilitas itu
adalah bersifat operasional.
Pengontrolan itu adalah sebagai berikut :
• Pengontrolan yg berskema
untuk pembagian waktu dalam komputer dan sistem golongan produksi
• Pengontrolan secara perpustakaan
untuk program, datafile dan dokumentasi
• Pengontrolan database
untuk updating, penggunaan database
• Access control physical
untuk terminal komputer
• Backup dan prosedur penemuan kembali
3
EVOLUSI DAN APLIKASI
SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
SIA /SISTEM INFORMASI AKUNTASI
Sistem informasi akuntansi melaksanakan akuntansi perusahaan, aplikasi ini
ditandai dengan penngolahan data yang tinggi.
Pengolahan data :
Manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan
meningkatkan kegunaannya
Tujuan Pengolahan Data :
mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data
tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam
maupun di luar perusahaan.
SIA melaksanakan 4 tugas dasar :
1. pengumpulan data
2. manipulasi data
pengklasifikasian, penyortiran, perhitungan, pengikhtisaran, penyiapan dokumen.
3. penyimpanan data
4. penyiapan data
Karakteristik SIA
5 karakteristik pengolahan data yang membedakan SIA dgn subsistem CBIS yang lain :
− melaksanakan tugas yang diperlukan
− berpegang pada prosedur yang relatif standar
− menangani data yang rinci
− terutama berfokus historis
− menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal.
Contoh Sistem Informasi Akuntansi :
Sistem terdistribusi yang digunakan perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang
mendistribusikan produk dan jasanya ke pelanggan (mis : perusahaan yang
berorientasi produk seperti : manufaktur, pedagang besar, pengecer dll).
1
SIM /SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Definisi :
− sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan
kebutuhan yang serupa (Raymond mcLeod, jr)
− integrasi manusia/mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi
operasional manajemen & pengambilan keputusan pada suatu organisasi (Gordon B.
Davis)
Elemen-elemen SIM :
Hardware, Software, Prosedur, Database, Model
Tujuan SIM :
Memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam
sub unit organisasional perusahaan (subunit dapat disasarkan pada area fungsional
atau tingkatan manajemen).
SPK /SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN
Definisi :
Sistem komputer yang interaktif yang membantu pembuat keputusan dalam
menggunakan & memanfaatkan data & model untuk memecahkan masalah yang tidak
terstruktur.
Tujuan :
− Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi/tidak
terstruktur.
− Memberikan dukungan pembuatan keputusan kepada manajer pada semua tingkat
untuk membantu integrasi antar tingkat.
− Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan & bukan
peningkatan efisiennya.
Karakteristik SPK :
ƒ Adaptability
ƒ Flexibility
ƒ user friendly
ƒ support intelligence
ƒ design
ƒ choice
ƒ effectiveness.
2
3 tingkatan teknologi SPK :
1. Specific DSS
Merupakan hardware/software yang memungkinkan seseorang/sekelompok orang
pengambil keputusan melakukan analitik terhadap suatu masalah tertentu
2. DSS Generator
Suatu paket hardware/software yang mampu secara cepat & mudah membuat
spesifik DSS
3. DSS Tools
Suatu hardware/software yang membantu pembuatan spesifik DSS dan
generator DSS.
Manfaat SPK :
1. meningkatkan jumlah alternative yang dipilih
2. pemahaman yang lebih baik tentang bisnis
3. respon yang cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan
4. Kontrol yang lebih baik.
PERBEDAAN SIM, SPK, EDP
SIM
− Fokus pada pengorganisasian informasi dari perusahaan
− Alur informasi terstruktur
− Aktifitas : tanya tawab & penyusunan laporan
SPK
− Mengkhususkan pada pengambilan keputusan dari para manajer tingkat atas
− Menekankan pada fleksibilitas, adaptibilitas & mampu memberi respon dengan cepat
− User memiliki kontrol penuh dalam berinteraksi
EDP
− Fokus pada data
− Proses transaksi yang efisien
− Mengintegrasi file-file dari pekerjaan sejenis
− Membuat ringkasan untuk laporan bagi manajemen.
OTOMATISASI KANTOR / OFFICE AUTOMATION / OA
Semua sistem elektronik formal & informal terutama yang berkaitan dengan
komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
3
Fungsi OA adalah :
Untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan &
menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
Tujuan otomatisasi Kantor :
1. penghindaran biaya
2. pemecahan masalah kelompok
3. sebagai pelengkap
aplikasi otomatisasi kantor :
1. word processing
2. email
3. voice mail
4. electronic calendering
5. audio conferencing
6. video conferencing
7. computer conferencing
8. facsimile transmission
9. video text
10. imaging
11. desktop publishing
SISTEM PAKAR
Definisi:
Program komputer yang berfungsi seperti manusia, yaitu memberi konsultasi
kepada pemakai mengenai cara pemecahan masalah.
Komponen sistem pakar :
1. user interface
memungkinkan pemakai untuk dapat berinteraksi dengan sistem pakar
2. knowledge base
menyeimpan pengetahuan gabungan yg digunakan untuk memecahkan masalah
tertentu.
3. inference engine
memberikan kemampuan penalaran yang menginterpretasikan isi dari
knowledge base
4. development engine
digunakan oleh ahli dan analisis system untuk menciptakan sistem pakar.
4
Output sistem pakar :
1. penjelasan pertanyaan
2. penjelasan pemecahan masalah
APLIKASI SISTEM INFORMASI
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF / EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM / EIS
Merupakan sistem yang dirancang khusus bagi manajer pada tingkat perencanaan
strategis.
Model EIS
− database perusahaan berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan email boxes
− perangkat lunak menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang disusun.
− Eksekutif memasukkan permintaan dan menerima tampilan.
− Dialog dilakukan dengan memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui menu.
− Informasi ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik, atau narasi.
Drilldown
Merupakan istilah kegiatan eksekutif dimana eksekutif mengambil informasi
dimulai dari gambaran sekilas kemudian bertahap mengambil informasi lebih rinci.
Dalam mempelajari struktur dasar dari subsistem informasi digunakan format yang sama
untuk semua subsistem berdasarkan fungsional dalam hal :
1. subsistem input
− mengumpulkan data dan informasi yang dimasukkan ke dalam database.
− data dan informasi diambil dari sumber-sumber internal dan lingkungan.
2. subsistem output
3.
− terdapat program-program komputer yang mengubah data menjadi informasi
bagai pemakai.
tiap box subsistem output dapat mewakili berbagai program komputer misal :
program untuk mencetak laporan periodik program untuk memudahkan database
query, program untuk model matematika.
SISTEM INFORMASI PEMASARAN/MARKETING INFORMATION SYSTEM
Merupakan subset dari SIM yang menyediakan informasi untuk memecahkan
masalah pemasaran perusahaan.
5
Marketing Mix (bauran Pemasaran) :
4P :
ƒ Product
ƒ Place
ƒ Promotion
ƒ Price
Subsistem Input
1. sistem informasi akuntasi
2. subsistem penelitian pemasaran
3. subsistem inteligen pemasaran
subsistem output :
1.
subsistem produk, software yang menginformasikan mengenai produk
2.
subsistem tempat, software yang menjelaskan mengenai cara produk
didistribusikan ke pelanggan
3.
subsistem promosi, software yang menjelaskan mengenai penjualan langsung dan
periklanan
4.
subsistem harga, software yang berisi semua informasi mengenai harga
5.
integrated mix, software yang mengembangkan strategi pemasaran yang
menggunakan campuran unsur-unsur secara gabungan.
Contoh sistem informasi pemasaran :
1.
analisis penjualan
penelitian kegiatan penjualan dalam hal : produk mana yg terjual, pelanggan mana
yg membeli, wiraniaga mana yg menjual produk
2.
laporan penjualan
menurut produk yaitu produk-produk didaftarkan berdasarkan urutan year to date
sehingga produk yang laku berada diatas.
SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR /MANUFACTURING INFORMATION
SYSTEM
Merupakan subsistem SIM yang menyediakan informasi untuk digunakan dalam
pemecahan masalah manufaktur.
Dalam area manufaktur telah menggunakan komputer secara fisik maupun secara
konseptual.
ƒ Komponen fisik : CAD, CAM
ƒ SI Konseptual : menjadwalkan produksi, mengatur persediaan, mengendalikan kualitas
produk, dll.
6
Subsistem Input
1. sistem informasi akuntansi
2. subsistem rekayasa industri (industrial enggineering)
3. subsistem intelijen manufaktur
subsistem output
1. subsistem produksi
2. subsistem persediaan
3. subsistem kulaitas
4. subsistem biaya
contoh SI manufaktur
1. subsistem produk menelusuri arus suatu pekerjaan, perusahaan merakit lampu sepeda,
senter ini dirakit dari beberapa bagian
2. jadual produksi, menentukan langkah-langkah proses produksi yang akan dilakukan
menentukan status sehingga pekerjaannya dapat ditanyakan.
Sistem Informasi Keuangan
Merupakan subsistem SIM yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai
arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan terurama para manager yang
menggunakan informasi tersebut untuk mengelola sumberdaya mereka.
Subsistem input :
1. subsistem audit internal, membantu SIA dalam menyediakan data & informasi dengan
penelitian khusus yang dilakukan oleh auditor internal
2. subsistem intelejen keuangan, mengumpulkan informasi dari elemen-elemen
lingkungan yang mempengaruhi arus uang seperti masyarakat keuangan, pemegang
saham, pemerintah.
Subsistem output :
1. subsistem peramalan (forecasting), melakukan peramalan jangka panjang sampai
dengan 10 tahun
2. subsistem manajemen dana (fund Management), berkaitan arus uang melalui
perusahaan, manajemen ingin mengetahui sebelumnya kelebihan & kekurangan sehingga
mereka dapat merencanakan cara menanganinya.
3. subsistem pengendalian, menyiapkan anggaran & kemudian menyediakan informasi
umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual yang
dibandingkan dengan anggaran.
7
Contoh sistem informasi keuangan :
Dow Jones News /Retrieval Service (DJNS) :
Informasi yang menyediakan intelejensi keuangan bagi para manajer dalam bentuk
database, yaitu mendapatkan informasi mutahir dari wall street journal dalam
bentuk tampilan layar.
8
Konsep Pengambilan Keputusan untuk Sistem
Informasi
1.
Pendahuluan
Banyak manajer yang bergantung pada metode penyelesaian masalah secara informal.
Percaya pada tradisi menyebabkan para manajer mengambil keputusan yang sama
dengan keputusan terdahulu untuk masalah atau kesempatan yang sama, meminta
saran kepada yang berwenang dan mengambil keputusan berdasarkan saran seorang
ahli atau manajer tingkat yang lebih tinggi. Manajer yang memakai pendekatan rasional,
cerdik dan sistematis akan mencapai solusi lebih baik.
Proses pengambilan keputusan yang didukung SIM telah dikemukakan oleh beberapa
ahli berikut ini:
Menurut Herbert A. ada 3 tahap pokok:
a. Penyelidikan: mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan.
Data mentah diperoleh, diolah, dan diuji untuk dijadikan petunjuk yang dapat
mengidentifikasi persoalan.
b. Perancangan: mendaftar, mengembangkan dan menganalisis arah tindakan
yang mungkin. Hal ini meliputi proses-proses untuk memahami, menghasilkan
pemecahan dan menguji kelayakan pemecahan tersebut.
c. Pemilihan : memilih arah tindakan tertentu dari semua yang ada. Pilihan
ditentukan dan dilakdanakan.
Menurut Rubeinstein dan Haberstroh langkah-langkah dalam mengambil keputusan:
a. Pengenalan persoalan atau kebutuhan
b. Analisis dan laporan alternatif-alternatif
c. Pemilihan alternatif yang ada
d. Komunikasi dan pelaksanaan keputusan
e. Langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan.
Newman, Summer, dan Warren merinci langkah pengambilan keputusan:
a. Pembuatan suatu diagnosis
b. Penemuan penyelasaian alternatif-alternatif
c. Penganalisaan dan pembandingan alternatif-alternatif
d. Pemilihan rencana yang diambil
Elbing menyatakan proses pengambilan keputusan dalam organisasi mencakup:
a. Identifikasi dan diagnosis masalah
b. Pengumpulan dan analisis data yang relevan
c. Pengembangan dan evaluasi alternatif-alternatif
d. Pemilihan alternatif terbaik
e. Implementasi keputusan dan evaluasi terhadap hasil-hasil
2.
Kerangka Kerja dan Konsep untuk Pengambilan Keputusan
Ada beberapa cara untuk mengklasifikasikan pengambilan keputusan. Pemahaman
terhadap kerangka kerja dan konsepnya akan bermanfaat untuk pembahasan
berikutnya.
Sistem Pengambilan Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil,
dapat tertutup ata terbuka.
sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukan yang
tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing
masing.
b. Memiliki metode yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua
alternatif.
c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume
penjualan/kegunaan.
sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagian berada dalam suatu
lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh
lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan.
Dibandingkan dengan ketiga anggapan model tertutup, model keputusan terbuka
menganggap bahwa pengambilan keputusan:
a.
Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil.
b.
Melakukan pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang
memuaskan.
c.
Mengambil suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya.
Pengetahuan Tentang Hasil
Suatu hasil menentukan apa yang akan terjadi bila sebuah keputusan diambil dan/atau
arah tindakan diambil. Dalam analisis pengambilan keputusan,
tiga jenis pengetahuan yang berhubungan dengan hasil, yaitu:
a. Kepastian yaitu pengetahuan yang lengkap dan akurat mengenai hasil tiap pilihan.
Hanya ada suatu hasil untuk setiap pilihan.
b. Resiko yaitu hasil yang mungkin timbul dapat diidentifikasi, dan suatu kemungkinan
peristiwa dapat dilekatkan pada masing-masing hasil.
c. Ketidakpastian yaitu beberapa hasil mungkin timbul dan dapat diidentifikasi, tetapi
tak ada pengetahuan mengenai kemungkinan yang dapat dilekatkan kepada
masing-masing hasilnya.
Tanggapan Keputusan
Keputusan dapat digolongkan sebagai terprogram atau tidak terprogram berdasarkan
kemampuan organisasi atau individu untuk mengadakan prarencana atas proses
pengambilan keputusan.
Keputusan terprogram adalah keputusan yang dapat dispesifikasikan sebelumnya
sebagai seperangkat aturan atau prosedur keputusan.
Keputusan tidak terprogram adalah keputusan yang terjadi hanya satu kali atau
berubah setiap saat diperlukan.
eputusan dalam suatu sistem keputusan terbuka adalah tidak terprogram karena tidak
mungkin menspesifikasikan sebelumnya semua faktor.
Uraian tentang Pengambilan Keputusan
Sebuah model pengambilan keputusan yang memberitahukan pengambil keputusan
bagaimana seorang dai harus mengambil segolongan keputusan disebut model
normatif atau perspektif. Sebuah model yang menguraikan bagaimana sesungguhnya
pengambil keputusan mengambil keputusan disebut model deskriptif. Model deskriptif
berusaha menjelaskan perilaku sebenarnya dan karena itu telah dikembangkan
terutama oleh para ilmuwan keperilakuan.
Kriteria untuk Pengambilan Keputusan
Kriteria untuk memilih di antara alternatif-alternatif didalam model normatif adalah
pemaksimalan/maksimisasi. Tujuan ini, bila dinyatakan dalam bentuk kuantitatif,
dianggap sebagai fungsi obyektif sebuah keputusan. Pandangan tradisional tentang
kriteria pengambilan keputusan yang mengandung resiko adalah memaksimalkan nilai
yang diharapkan. Sebuah pandangan altenatif pada kriteria pengambilan keputusan
adalah pemuasan.
Relevansi Konsep Keputusan terhadap Perancangan SIM
SIM berdasarkan komputer berguna baik dalam sistem tertutup maupun terbuka.
Dalam keputusan model tertutup, komputer bertindak sebagai sebuah alat
penghitung untuk bisa menghitung hasil optimum.
Dalam model terbuka, komputer bertindak sebagai pembantu bagi pengambilan
keputusan dalam menghitung, menyimpan, mencari kembali, menganalisis data dan
sebagainya. Perancangan tersebut memungkinkan manusia pengambil keputusan
mengalokasikan tugas bagi dirinya atau pada komputer.
Perbedaan dalam pengambilan keputusan untuk keputusan dalam keadaan kepastian,
resiko, dan ketidak pastian menunjukkan perlunya beberapa model keputusan bagi
SIM. Untuk setiap model, persyaratan datanya berlainan, penyajiannya juga berbeda,
dan masukan keputusan dari manusia pengambil keputusannya juga tidak sama.
Terbatasnya manusia pengambil keputusan dalam organisasi disamping efisiensi relatif
dari pengolahan manusia atas keputusan berarti bahwa SIM harus memprogram
sebanyak mungkin keputusan. Bila keputusan tidak dapat sepenuhnya diprogram,
maka yang mungkin adalah pemprograman sebagian. Dalam kasus ini aturannya telah
ditentukan sebelumnya digunakan sampai batas tertentu dan kemudian keputusan
lanjutannya diserahkan pada seorang manusia pengambil keputusan.
3. Model Keperilakuan pada Pengambilan Keputusan Keorganisasian
Teori keperilakuan pada pengambilan keputusan mencerminkan sebuah sistem
terbuka. Teori ini lebih bersifat deskriptif daripada normatif.
empat konsep pokok yang digunakan oleh Cyert dan March untuk menjelaskan
pengambilan keputusan keorganisasian adalah
9 pemecahan semu pada konflik
9 penghindaran ketidak pastian
9 pencarian problemistik
9 pembelajaran keorganisasian.
Pemecahan Semu pada Konflik
Sebuah organisasi merupakan koalisi para anggota yang memiliki tujuan-tujuan
berbeda dan kekuatan berlainan untuk mempengaruhi sasaran keorganisasian. Tujuan
keorganisasian berubah dengan masuknya anggota baru atau keluarnya anggota lama.
Terdapat konflik antara berbagai tujuan anggota keorganisasian. Sekalipun berbagai
tujuan pribadi diabaikan, tujuan sub-sub unit seperti produksi, penjualan, dan
pengendalian sediaan merupakan hal-hal yang saling bertentangan. Konflik-konflik
demikian itu dipecahkan dengan tiga metode:
a.
Rasionalitas akal yaitu subsistem diperkenankan menyusun sendiri.
b.
Aturan keputusan tingkat yang dapat diterima yaitu dengan keterbatasan
tertentu, subsistem diperkenankan mengambil keputusan sendiri berdasarkan
aturan keputusan dan prosedur keputusan yang telah disepakati.
c.
Perhatian berurutan terhadap tujuan yaitu organisasi satu tujuan dulu,
kemudian pada yang berikutnya sehingga setiap tujuan yang berkonflik
mendapat kesempatan untuk mempengaruhi perilaku keorganisasian. Dengan
memberikan perhatian berurutan terhadap tujuan yang berkonflik juga berarti
bahwa konflik tertentu tak pernah terpecahkan karena tujuan yang berkonflik
tak pernah ditanggapi secara bersamaan.
Penghindaran Ketidakpastian
Organisasi hidup dalam lingkungan yang tak menentu. Perilaku pasar, pensuplai
pemegang saham, pemerintah, dan sebagainya tidak dapat dipastikan. Model
keputusan dalam resiko menganggap bahwa pengambil keputusan akan
memaksimalkan nilai yang diharapkan. Teori keperilakuan pengambilan keputusan
keorganisasian
menganggap
akan
berusaha
menghindari
resiko
dan
keraguan/ketidakpastian dengan mengorbankan nilai yang diharapkan. Pada umumnya,
seorang pengambil keputusan bersedia menerima pengurangan dalam nilai yang
diharapkan suatu hasil demi meningkatnya kepastian hasil.
Beberapa metode legal yang digunakan untuk mengurangi atau menghindari
ketidakpastian adalah sebagai berikut:
a. Daur umpan balik dan reaksi jangka pendek yaitu sebuah daur umpan balik
jangka pendek memungkinkan seringnya keputusan baru dan karenanya
mengurangi kekhawatiran tentang ketidakpastian yang akan datang
b. Pengaturan
lingkungan
yaitu
organisasi
berusaha
mengendalikan
lingkungannya melalui praktek konvensional dalam lingkup industri melalui suplai
jangka panjang, kontak penjualan, dan sebagainya.
Pencarian Problemistik
Pencarian adalah stimulasi persoalan dan diarahkan pada penemuan sebuah
pemecahan atas persoalan. Teori keperlilakuan berdalil bahwa pencarian adalah
berdasarkan aturan-aturan yang agak sederhana :
a.
Pencarian secara lokal baik yang dekat pada gejala yang ada maupun yang dekat
pada pemecahan yang ada. Sebagai contoh, suatu kegagalan dalam mencapai
tujuan penjualan akan menyebabkan pencarian berawal pada departemen
penjualan dan program penjualan.
b.
Bila pencarian lokal gagal, kembangkan pencarian ke bidang-bidang
keorganisasian yang lemah adalah bidang yang sumberdayanya lentur atau
tujuannya sulit diperhitungkan.
Pemahaman Keorganisasian
Organisasi menunjukkan perilaku yang sanggup menyesuaikan dengan berjalannya
waktu. Mereka mengubah tujuan dan merevisi prosedur pencarian berdasarkan
pengalaman mereka. Tujuan-tujuan pada tingkat aspirasi nampaknya berubah dalam
menanggapi hasil yang dialami. Dalam keadaan mantap, tingkat aspirasi berada sedikit
diatas prestasi. Bila terjadi peningkatan prestasi; maka tingkat aspirasi akan berada
dibawah prestasi. Dan bila terjadi kemerosotan tingkat prestasi, tingkat aspirasi akan
menurun tetapi tetap berada diatas tingkat prestasi.
Penerapan Model keperilakuan Pengambilan Keputusan pada SIM
Teori keperilakuan adalah sebuah model deskriptif dari pengambilan keputusan
keorganisasian. Disini tekanannya adalah pada pemuasan, penghindaran
ketidakpastian untuk mengendalikan lingkungan, adanya tujuan yang tidak konsisten
berdasarkan persekutuan keorganisasian para anggota yang ada, pencarian persoalan,
dan perilaku penyesuaian keorganisasian dengan berjalannya waktu.
Nilai utama pola keperilakuan pada perancangan SIM adalah menyadarkan perancang
pada pertimbangan-pertimbangan keperilakuan.pemahaman keorganisasian dan
perilaku penyesuaian adalah penting dalam merancang prosedur informasi bagi sistem
perencanaan dan pengendalian karena adanya kebutuhan mengenal perubahan tujuan
dan aspirasi.
IV. Pengaruh Gaya Kognitif atas Pengambilan Keputusan oleh Individu
Strategi yang dipakai individu dalam upaya mencapai sebuah keputusan atau
memecahkan sebuah persoalan disebut gaya kognitif. Dan para individu berbedabeda dalam gaya kognitif mereka. Seorang periset mencirikan individu berdasarkan
pola komunikasinya dan berdasarkan cara penimbangnya. Pola komunikasi berkisar
dari preseptif sampai reseptif. Riset atau gaya kognitif secara langsung relevan bagi
perancangan sitem informasi manajemen. Sistem-sistem berdasarkan komputer
cenderung dirancang oleh individu yang analitis/sistematis yang menerima sifat
pengambilan
keputusan
sebagai
analitis/sistematis.
Para
manajer
yang
analitis/sistematis biasanya mau menggunakan sistem semacam itu karena mereka
lekat pada gaya keputusan mereka. Dengan kata lain, model keputusan tersedia untuk
menstruktur keputusan, tetapi manajer dapat meninggalkan model untuk menjelajahi
ancangan-ancangan alternatif.
V. Metode Memutuskan untuk Memilih Alternatif
Metode untuk memilih alternatif biasanya menganggap bahwa semua alternatif
diketahui. Tetapi bagi kebanyakan keputusan, proses pencariannya berhenti segera
setelah semua alternatif yang layak telah diuji.dengan berpegang pada pembatasan
praktis ini dalam proses keputusan, bagian uraian ini meninjau metode-metode untuk
memutuskan alternatif.
Teknik Omptimisasi dalam Kepastian
Teknik optimisasi menganggap sistem keputusan adalah tertutup dalam mana semua
alternatif dan hasil-hasilnya diketahui. Persoalan penghitungan adalah menghitung
alternatif mana yang optimal untuk fungsi sasaran yang ada.
Beberapa teknik untuk menggambarkan keanekaan teknik yang dipakai dapat diikuti
dibawah ini :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
System persaman (system of equations)
Pemprograman linier (linear programming)
Pemprograman integer (integer programming)
Pemprograman dinamis (dynamic programming)
Model antrian (queueing models)
Model sediaan(inventoryv models)
Analisis peranggaraan modal (capital budgeting analysis)
ƒ
Analisis impas (breakeven analysis)
Matriks Hasil dalam Teori Keputusan Statis
Istilah teori keputusan statis digunakan sehubungan dengan teknik mengevaluasi hasil
potensial dari tindakan-tindakan alternatif dalam sebuah situasi keputusan. Ini adalah
model sistem keputusan tertutup, sehingga semua alternatif dan hasil-hasilnya
dianggap diketahui. Pengambil keputusan memiliki suatu sasaran seperti misalnya
memaksimalkan laba. Metode penyajian data dalam teori keputusan adalah sebuah
matriks hasil atau pohon keputusan. Orientasi SIM pada informasi dan keputusan
berarti bahwa analisis/ perancang SIM perlu memahami teori keputusan da teknikteknik keputusan. SIM harus dirancang untuk memberikan dukungan keputusan dalam
bentuk berbagai teknik dan ancangan.
Pustaka :
1. __, Pengantar Sistem Informasi, Seri Diktat Kuliah, Gunadarma, 1993
2. E.S Margianti, D. Suryadi H.S, Sistem Informasi Manajemen, Gunadarma, 1994
3. McLeod Raymond, Sistem Informasi Manjemen (terjemahan) jilid 1, Prentice
Hall1996
4. McLeod Raymond, Sistem Informasi Manjemen (terjemahan) jilid 2, Prentice
Hall1996
5. Gordon B. Davis, Sister Informasi Manajemen, Jakarta, PPM&PT Pustaka
Binaman Pressindo, 1999, h. 126
Download