pemodelan sistem e-recruitment karyawan baru berbasis web studi

JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
PEMODELAN SISTEM E-RECRUITMENT KARYAWAN
BARU BERBASIS WEB STUDI KASUS PT.XYZ
Oleh :
Mashudi
Manajemen Informatika, Politeknik LP3I Jakarta
Gedung Sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450
Telp. 021-31904598 Fax. 021-31904599
Email : [email protected]
ABSTRACT
Recruitment of employees within an organization is important because it has a
function to gather the human resources in an organization, the growing
technological advances have been demanding the company to apply the name of
e-recruitment is the recruitment system that utilizes the Internet. There are some
differences in this system than if the company applying traditional recruitment
system, but the difference is not a problem because the company can obtain
many benefits from this online system, the cost savings, ease of use for the
candidate, the ease of use for the organization, increasing the speed of the
recruitment process and success in finding a potential job candidates. Although
the application of the company no one has been successful, but some large
companies such as MICROSOFT or ORACLE has implemented an e-recruitment
system.
Keyword : E- Recruitment, online, web
PENDAHULUAN
Dalam Perkembangan teknologi informasi telah mengubah dunia menjadi
serba mudah, dengan dukungan teknologi komputer terbukti mekanisme kerja
yang panjang menjadi efektif dan efisien. Komputer memegang peran penting
dalam menunjang kelancaran aktivitas pekerjaan di dalam suatu informasi,
pengelolaan data dengan menggunakan sistem basis data yang selama ini telah
mendukung kinerja banyak instansi.
Sistem penerimaan karyawan baru di PT XYZ masih tergolong manual atau
masih menggunakan teknologi yang sederhana yaitu dengan memanfaatkan
Microsoft Office, dimana segala prosesnya dari menginput data, pencarian data
dan penyimpanan data secara manual dengan memanfaatkan Microsoft Office,
pada PT XYZ ini sistem yang sedang berjalan dalam penerimaan karyawan baru
nya masih dengan mencatat setiap data secara manual ke dalam Microsoft Office
dan itu akan memperlambat pencarian sewaktu data tersebut diperlukan.
30
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Tujuan dari penulisan paper, memodelkansistem e-recruitment karyawan
baru berbasis web. Pada penulisan ini tidak sampai pada tahap testing dan
implementasi.
LANDASAN TEORI
Sistem
Al-Bahra Bin Ladjamudin mengungkapkan : “pemahaman sistem ada dua
pendekatan, yakni pendekatan prosedur dan pendekatan komponen atau elemen.
Pendekatan prosedur, yaitu suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan pendekatan
komponen/elemen, yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
E-Recruitment
E-rekrutmen adalah penggunaan internet untuk menarik karyawan yang
potensial kedalam suatu organisasi, termasuk di dalamnya adalah penggunaan dari
situs perusahaan itu sendiri, organisasi dan penggunaan papan pengumuman
lowongan pekerjaan komersial secara online (Parry, 2006).
Web
Web merupakan merupakan salah satu sumber daya internet yang
berkembang pesat. Informasi web didistribusikan melalui pendekatan hypertext,
yang memungkinkan suatu teks pendek menjadi acuan untuk membuka dokumen
yang lain. Dengan pendekatan hypertext ini, seseorang dapat memperoleh
informasi dari suatu dokumen kedokumen yang lain, sehingga tidak harus
membaca isi dokumen secara berurutan.
Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
Menurut Dennis, analisis sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan
oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Analisis sistem akan
menjawab pertanyaan siapa yang akan menggunakan sistem, apa yang akan
dikerjakan oleh sistem, dan dimana serta kapan sistem tersebut akan digunakan.
Sedangkan perancangan sistem menentukan bagaimana sistem akan memenuhi
tujuan tersebut, dalam hal ini: perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur
jaringan, antarmuka pengguna, formulir dan laporan, serta program – program
khusus, database, dan file yang akan dibutuhkan.
Objek adalah kombinasi antara struktur data dan prilaku dalam suatu entitas
dan mempunyai nilai tertentu yang membedakan entitas tersebut. Pengertian
berorientasi objek berarti pengorganisasian perangkat lunak sebagai kumpulan
dari objek tertentu yang memiliki struktur data dan prilakunya. Konsep
fundamental dalam analisis sistem berorientasi objek adalah objek itu sendiri.
31
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Unified Modeling Language (UML)
UML adalah sintaks umum untuk membuat model logika dari suatu sistem.
Dan digunakan untuk menggambarkan sistem agar dapat dipahami selama fase
analisis dan desain. Sintaks yang didesain bersifat independen dari bahasa target
dan proses perangkat lunak/tool, tapi cukup umun dan fleksibel karena dapat
dimodifikasi dengan menggunakan definisi perluasan dan mengakomodasi hampir
semua bahasa. Sintaks yang didefinisikan mudah dipahami, dan diaplikasikan ke
dalam proyek. Ini memerlukan definisi himpunan semantik yang sesuai untuk
proses arsitektur atau perangkat lunak. UML akan digunakan pada tahap analisa
dan desain. Desain yang dihasilkan berupa diagram-diagram UML yang akan
diterjemahkan menjadi kode program pada tahap implementasi.
Tinjauan Studi
Penelitian mengenai pengembangan sistem E-recruitment telah menarik
perhatian banyak peneliti, beberapa penelitian terdahulu adalah :
1. Tommy Septian Purnomo dengan judul “Rekrutment Online (ERecruitment) Sebagai Suatu Inovasi Dalam Perekrutan Perusahaan”.
2. Ferian Fauzi Abdulloh dengan judul “Analisis Dan Perancangan Aplikasi
E-Recruitment Berbasis Web Untuk Forum Asisten (Fa) Stmik Amikom
Yogyakarta”.
Kesimpulan yang didapatkan dari studi kasus di atas adalah telah banyak
penelitian di bidang sistem E-recruitment, namun belum ada pengembangan
sistem yang yang ideal pada perusahaan.
PEMBAHASAN
Analisis
Keadaan Sistem Saat Ini
Untuk menggambarkan secara umum tentang sistem penerimaan karyawan
baru pada PT XYZ yang sedang berjalan, penulis menggambarkannya dengan
Activity Diagram sebagai gambaran dari proses yang dipakai di PT XYZ.
32
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Analisis Sistem
Penelitian ini memodelkan aplikasi sistem informasi berbasis web erecruitment yang terdiri dari :
1. Info lowongan, Jadwal tes, Hasil Tes, Jadwal Interview, Hasil Interview
serta informasi umum lainnya
2. Data calon pelamar, Mengirim lamaran.
Dari uraian tersebut maka maka dapat dimodelkan menjadi activity diagram
sebagai berikut:
Activity Diagram Admin
Gambar 1 Actvity Diagram Admin
Deskripsi activity diagram admin adalah sebagai berikut:
Pada gambar diagram aktifitas login admin ini mengambarkan aktifitas admin
sebelum masuk ke halaman admin. Admin harus melakukan login dengan
memilih kolom login yang ada pada halaman utama. Setelah itu admin mengisi
username dan password. Sistem akan melakukan pengecekkan data, apakah data
yang di masukkan valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman
admin tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login.
Activity Diagram Calon Karyawan
Gambar 2 Activity Diagram Calon Karyawan Registrasi
33
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Deskripsi activity diagram informasi pesawat atau kereta adalah sebagai berikut:
Pada gambar diagram aktifitas calon karyawan baru ini mengambarkan
aktifitas calon karyawan saat melakukan registrasi user. Calon karyawan
diwajibkan harus melakukan registrasi terlebih dahulu dengan memilih kolom
registrasi yang ada pada halaman utama.
Pemilihan menu ini berlaku juga untuk menu lainnya yang bersifat umum
yang tidak memerlukan login.
Use Case diagram
Dari uraian proses bisnis yang ada maka kita bisa memodelkan usecase
diagram yang ada seperti gambar dibawah ini:
Gambar 4 Use case Diagram
Perancangan
Class Diagram
Dari penjelasan activity diagram dan use case diagram maka bisa dibuat
class diagram yang dibuat seperti gambar berikut ini:
34
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Gambar 5 Class Diagram
SIMPULAN
Berdasarkan pada uraian yang ada di pembahasan tinjauan studi, analisis dan
perancangan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Penggunaan perancangan sistem informasi penerimaan karyawan baru
secara online pada PT XYZ terbukti dapat membantu dalam penanganan
proses penerimaan karyawan baru dan pengelolaan hasil tes dan
interview.
2. Pemodelan sistem informasi penerimaan karyawan baru terbukti dapat
mempercepat proses hasil tes dan interview, sehingga waktu yang
dibutuhkan menjadi lebih cepat.
SARAN
Dari uraian kesimpulan maka bisa diperoleh saran sebagai berikut:
1. Dalam penerimaan karyawan baru data harus dilakukan seteliti mungkin
untuk mencegah terjadinya kesalahan yang membuat kekacauan laporan
penerimaan karyawan baru.
2. Perlu dibuat program password agar tidak semua pengguna komputer
dapat menggunakan sistem ini selain pengguna khusus yang menangani
sistem ini. Hal ini sangat perlu sekali, agar program yang ada didalamnya
dapat selalu terjaga dengan baik berikut datanya, karena unsur
kepercayaan di sini sangat penting sekali.
3. Perlu dibuat back up file agar data yang sudah ada tidak akan rusak atau
hilang karena virus.
35
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
DAFTAR PUSTAKA
Abdulloh, Ferian Fauzi, “Analisis Dan Perancangan Aplikasi E-Recruitment
Berbasis Web Untuk Forum Asisten (Fa) Stmik Amikom Yogyakarta”
Dennis, Alan, at.al. 2009. "Systems Analysis and Design with UML – 3rd
Edition". John Wiley & Sons, Inc.
Ladjamuddin, Al-Bahra. 2005. “Analisis dan Desain Sistem Informasi” : Edisi
Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Muawar. 2005. “Pemodelan Visual dengan UML”. Graha Ilmu, Jakarta.
Purnomo, Tommy Septian, “Rekrutment Online (E-Recruitment) Sebagai Suatu
Inovasi Dalam Perekrutan Perusahaan”,
Setiawan, Rony. 2010. “Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL For
Windows”, CV Lentera Ilmu, Jakarta.
36