laporan penelitian pengelolaan manajemen berkas dan sistem

advertisement
PENELITIAN IPTEKS
LAPORAN PENELITIAN
PENGELOLAAN MANAJEMEN BERKAS DAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP
AKADEMIS DAN UMUM
DI FAKULTAS KESEHATAN UDINUS
MENYONGSONG STANDAR MUTU ISO-9001:2000
Oleh:
RETNO ASTUTI S.,SS,MM
ARIF KURNIADI,M.KOM
FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
NOVEMBER, 2008
i
LEMBAR IDENTITAS DAN PENGESAHAN USUL PENELITIAN
1. a. Judul Penelitian
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
: PENGELOLAAN MANAJEMEN BERKAS DAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP
AKADEMIS DAN UMUM DI FAKULTAS
KESEHATAN
UDINUS
MENYONGSONG
STANDAR MUTU ISO-9001:2000
b. Bidang Ilmu
: Teknologi
c. Kategori Penelitian
: Penelitian Pengembangan IPTEKS
Ketua Peneliti
:
a. Nama Lengkap dan Gelar : Retno Astuti Setijaningsih,SS,MM
b. Jenis Kelamin
: Perempuan
c. Golongan Pangkat & NPP: IIIB/ Asisten Ahli /0686.11.1998.149
d. Jabatan Fungsional
: Staf Edukatif
e. Jabatan Struktural
: Ka Lab.Rekam Medis
f. Fakultas/Program Studi : Kesehatan/S1 Kesehatan Masyarakat
Alamat Ketua Peneliti
:
a. Alamat Kantor/Telp
: Jl.Nakula I/5 Gedung C lantai 5 Semarang.
(024) 3549 948
b. Alamat Rumah/Telp
: Perum Klipang Pesona Asri I No.22 Semarang
(024) 76738719
Jumlah Anggota Peneliti
: 1 orang
a. Nama Anggota Peneliti I : Arif Kurniadi,M.Kom
Lokasi Penelitian
: Fakultas Kesehatan UDINUS
Lama Penelitian
: 5 bulan
a. Mulai Bulan/Tahun
: Januari 2008
b. Selesai Bulan/Tahun
: Juni 2009
Biaya Penelitian
: Rp. 3.000.000,(Tiga Juta Rupiah)
Sumber Biaya Penelitian
: Universitas Dian Nuswantoro
Semarang, 20 November 2008
Mengetahui,
Dekan Fakultas
Ketua Peneliti
Dr.dr.Sri Andarini I,M.Kes
NPP. 0686.20.2007.346
Retno Astuti Setijaningsih,SS,MM
NPP.0686.11.1998.149
Menyetujui,
Ketua LP3M
Y.Tyas Catur Pramudi,SSi,M.Kom
NPP.0686.11.1994.046
RINGKASAN
Fungsi administrasi akademik dan kemahasiswaan adalah sarana pelaksanaan
teknis dan administratif dalam pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat, serta kemahasiswaan. Sedangkan administrasi umum
merupakan sarana pelayanan staf di bidang administrasi umum. Dengan adanya kedua
fungsi tersebut, maka penyelenggaraan kearsipan fakultas pada khususnya, serta
universitas pada umumnya menjadi sangat kompleks. Akan tetapi, pada kenyataannya
bhwa tata kearsipan belum dikelola secara serius.
Oleh sebab itu, peneliti kemudian melakukan penelitian kualitatif untuk
mengetahui sistem pengelolaan manajemen arsip. Selanjutnya, pendekatan yang
digunakan adalah metode waterfall. Yakni, mengumpulkan dan menetapkan kebutuhan,
design, koding, serta testing. Objek penelitiannya adalah pengelolaan manajemen berkas
arsip akademis dan umum di Fakultas Kesehatan UDINUS. Sedangkan subjek
penelitiannya ialah pihak-pihak yang terlibat dalam sistem pengelolaan manajemen
berkas arsip. Data dikumpulkan dengan metode wawancara dan observasi. Selanjutnya,
data dianalisis dan hasilnya dibandingkan dengan teori yang ada. Kemudian dibuatkan
system informasinya secara elektronis untuk monitoring pengelolaan guna mempermudah
penemuan kembali arsip.
Pola klasifikasi arsip yang bias diterapkan berdasarkan fungsi suatu unit kerja.
Sedangkan perinciannya menurut hubungan yang logis dan kronologis. Sistem
pemberkasan yang ideal adalah terminal digit filing (TDF). Fakultas juga harus
menyediakan sarana berupa (kartu indeks utama berkas) KIUB, card index (cardex),
guide, tracer dan kartu peminjaman dokumen (KPD), serta jadual retensi arsip (JRA).
JRA ini untuk kepentingan penyelenggaraan penyusutan arsip .di lingkungan
fakultas/universitas.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah SWT karena atas rahmat-Nya kami dapat
menyelesaikan penelitian di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi dengan topik
PENGELOLAAN
MANAJEMEN
BERKAS
DAN
SISTEM
INFORMASI
MANAJEMEN ARSIP AKADEMIS DAN UMUM DI FAKULTAS KESEHATAN
UDINUS MENYONGSONG STANDAR MUTU ISO-9001:2000. Hasil penelitian ini
jauh dari sempurna, sehingga penyempurnaannya kami harapkan demi kemajuan ilmu
pengetahuan.
Kelancaran penelitian ini juga tidak lepas dari dukungan dan kerjasama pihakpihak yang terkait. Untuk itu kami ucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang
2. P3M Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah mendanai penelitian ini
3. Ibu Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah
mengijinkan melakukan penelitian di Fakultas Kesehatan
4. Bapak Kepala TU Fakultas Kesehatan beserta stafnya yang berkenan membantu.
Hasil dari penelitian ini tentunya juga perlu penyempurnaan, untuk itu minta
kepada beberapa pihak yang berkompeten di bidang ilmu rekam medis dan teknologi
untuk memberikan masukan demi kesempurnaan penelitian ini.
Semarang, November 2008
Peneliti
DAFTAR ISI
Halaman
Ringkasan .....................................................................................................................
ii
Lembar Identitas dan Halaman Pengesahan ....................................................... ........ iii
Kata Pengantar .................................................................................................... …..
iv
Daftar Isi .............................................................................................................
v
I. PENDAHULUAN ...........................................................................................
1
1.1 Latar Belakang ...........................................................................................
1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................
4
II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................
4
2.1 Pengertian Arsip ........................................................................................
5
2.2 Penggolongan Arsip ...................................................................................
5
2.3 Nilai dan Kegunaan Arsip ..........................................................................
6
2.4 Penataan Arsip Aktif ..................................................................................
7
2.5 Peminjaman dan Penemuaan Kembali Arsip Aktif ...................................
13
2.6 Pengorganisasian Arsip Aktif ....................................................................
14
2.7 Penyusutan Arsip Masa Inaktif ..................................................................
14
2.8 Panyimpanan Arsip Inaktif ........................................................................
15
III. TINJAUAN DAN MANFAAT PENELITIAN ............................................
13
3.1 Tujuan Penelitian .......................................................................................
23
3.2 Manfaat Penelitian .....................................................................................
23
IV. METODOLOGI PENELITAN .....................................................................
24
4.1 Jenis Penelitian...........................................................................................
24
4.2 Rancangan Penelitian .................................................................................
24
4.3 Obyek Penelitian ........................................................................................
24
4.4 Subyek Penelitian.......................................................................................
24
4.5 Cara Pengumpulan data .............................................................................
24
4.6 Alat Pengumpulan data ..............................................................................
25
4.7 Pengolahan data .........................................................................................
25
4.8 Analisis Data ..............................................................................................
25
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................
27
5.1 Jenis-jenis arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS .....................................
27
5.2 Pola Klasifikasi arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS .............................
27
5.3 Sistem Pemberkasan (filling System) Arsip di FKES UDINUS ...............
30
5.4 Ketersediaan dan Kondisi Sumberdaya untuk pengelolaan arsip di FKES
31
5.5 Rancangan Model Pengelolaan Manajemen Berkas Arsip di FKES UDINUS
33
5.6 Sistem Informasi Manajemen Arsip di FKES UDINUS ...........................
41
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN .................................................................
51
6.1 Kesimpulan ................................................................................................
51
6.2 Saran ..........................................................................................................
51
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH
Setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, pengembangan,
perumusan
kebijaksanaan,
pertanggungjawaban,
pengambilan
penilaian,
serta
keputusan,
pengendalian
pembuatan
yang
laporan,
setepat-tepatnya
memerlukan kearsipan. Baik organisasi pemerintahan maupun swasta selalu berkaitan
dengan masalah arsip. Arsip berperan penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu,
untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar, maka harus ada
sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Akan tetapi, kenyataannya bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan
perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut. Oleh sebab itu, dipandang
perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang pengelolaan
arsip-arsip tersebut.
Tujuan kearsipan sebagaimana dirumuskan dalam pasal 3 Undang-undang
No. 7 Tahun 1971 adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional. Yakni, tentang perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban tersebut
bagi kegiatan pemerintahan. Artinya, arsip merupakan alat untuk membantu daya
ingatan manusia. Selain itu, untuk membantu kegiatan pemerintahan dan palaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usahausaha penelitian akan lebih mudah jika bahan-bahan kearsipan terkumpul dan
tersimpan secara baik dan teratur (1).
Mengingat
peranan kearsipan seperti penjelasan di atas, maka untuk
melaksanakan tugas pemerintahan dan pembangunan dengan baik, maka perlu
diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal. Hal ini
dimaksudkan agar arsip dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna, serta tepat guna.
Perguruan tinggi ialah semua perguruan tinggi yang berada dalam
1
lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Sedangkan fakultas merupakan
unsur pelaksana universitas/institut dalam satu atau sekelompok bidang ilmu tertentu
untuk program sarjana. Program sarjana meliputi sarjana muda, sarjana, pasca
sarjana, serta doktor. Tentunya termasuk juga Fakultas Kesehatan Universitas Dian
Nuswantoro Semarang yang saat ini memiliki 2 (dua) program studi (progdi), yaitu
S1 Kesehatan Masyarakat (S1 Kesmas) dan DIII Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan (DIII RMIK).
Fakultas Kesehatan sendiri memiliki subunit tata usaha. Subunit ini
berfungsi mengelola surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima),
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, serta menyimpan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha sendiri terdiri atas fungsi
administrasi akademik dan kemahasiswaan dan administrasi umum yang dipusatkan
pada biro administrasi akademik dan kemahasiswaan (BIAK) dan biro administrasi
umum (BIUM) universitas.
Fungsi administrasi akademik dan kemahasiswaan adalah sarana
pelaksanaan teknis dan administratif dalam pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan pengabdian pada masyarakat, serta kemahasiswaan. Sedangkan
administrasi umum merupakan sarana pelayanan staf di bidang administrasi umum.
Dengan adanya kedua fungsi tersebut, maka penyelenggaraan kearsipan
fakultas pada khususnya, serta universitas pada umumnya menjadi sangat kompleks.
Akan tetapi, kenyataannya bahwa tata kearsipan sendiri belum dikelola secara serius.
Padahal arsip-arsip tersebut memiliki arti penting ke dalam, yakni bagi institusi atau
perguruan tinggi itu sendiri, dan keluar, yaitu bagi para relasinya. Hal ini dapat dilihat
dari banyaknya kasus yang terjadi di Fakultas Kesehatan Universitas Dian
Nuswantoro. Berbeda dengan arsip-arsip aktif yang disimpan berdasarkan sistem
baku dan tempat-tempat penyimpanan tertentu, maka arsip-arsip inaktif dan abadi
tidak mendapatkan perhatian khusus. Arsip inaktif dan abadi hanya ditumpuk tanpa
menggunakan sistem baku pada rak logam dalam gudang arsip. Selain itu, kebijakan
sistem penjagaan dan pemeliharannya juga belum dirumuskan ataupun diterapkan.
Dengan demikian, wajar apabila gudang arsip tidak terawat, tidak rapi, cenderung
kotor, pengap, seringkali dikunjungi hama tikus dan kecoa, serta kadangkala lembab.
Gudang tersebut tidak hanya menyimpan berkas-berkas arsip, tetapi juga
dimanfaatkan sebagai sarana penyimpanan barang-barang lainnya.
Akibatnya, saat arsip-arsip yang bersangkutan dibutuhkan kembali untuk
kepentingan-kepentingan tertentu, maka tidak dapat ditemukan sewaktu-waktu (tidak
memenuhi prinsip retrievable) atau bahkan ditemukan dalam kondisi yang sudah
rusak/tidak terbaca. Misalkan, pada saat fakultas akan mempersiapkan berkas-berkas
untuk kepentingan akreditasi setiap program studi (progdi), bendel-bendel akreditasi
yang lalu sebagian ditemukan dalam kondisi hancur dimakan hama rayap. Sementara
itu, arsip yang disimpan berupa copy file dalam hardisk atau flashdisk juga sulit
ditemukan. Selain karena pengarsipannya yang tidak tertib, juga karena komputer
tidak dirawat secara berkala. Dengan demikian, seringkali beberapa komputer
mengalami kerusakan. Pada saat komputer rusak, maka sebagian/seluruh data tidak
dapat diselamatkan keberadaannya. Hal ini berakibat beban pekerjaan karyawan yang
tergabung dalam keangootaan tim akreditasi bertambah karena harus menyiapkan
semua berkas dari awal kembali.
Sebenarnya, Fakultas Kesehatan memiliki potensi yang cukup dari aspek
sumber daya manusia, baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya. Terdapat 6
(enam) orang karyawan di unit tata usaha yang menempati tugas pokok dan fungsi
masing-masing. Selain itu, disiplin ilmu yang berbeda, tetapi sesuai untuk setiap
bagian dapat menunjang pekerjaan masing-masing dan memperkuat unit tersebut.
Akan tetapi, untuk mengelola berkas-berkas inaktif dan abadi memang belum
ditunjuk karyawan tertentu dan belum ditetapkan kebijakan khusus penjagaan dan
pemeliharaannya. Dengan demikian, perlu pembenahan dalam pengarsipannya. Hal
ini dapat didahului dengan rancangan sistem pengarsipannya, baik secara manual
maupun elektroniknya.
Selain itu, saat ini sistem penjaminan mutu universitas sedang
mengupayakan pembenahan manajemen perguruan tinggi berdasarkan ISO 9001 :
2000. Sedangkan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi tentunya dilakukan
berdasarkan penjaminan mutu internal, penjaminan mutu eksternal, serta perizinan
penyelenggaraan program. Penjaminan mutu internal adalah penjaminan mutu yang
dilakukan oleh institusi perguruan tinggi dengan cara yang ditetapkan perguruan
tinggi pelaksana. Parameter dan metode mengukur hasil yang ditetapkan oleh
perguruan tinggi harus sesuai dengan visi dan misinya. Dengan menjalankan
penjaminan mutu internal, maka institusi pendidikan tinggi sebaiknya melakukan
evaluasi internal yang disebut evaluasi diri secara berkala. Evaluasi tersebut
dimaksudkan untuk mengupayakan peningkatan kualitas berkelanjutan (2).
Oleh sebab itu, sistem pengelolaan arsip yang merupakan data pendukung
penjaminan mutu harus dirancang dan dibakukan supaya dapat dilaksanakan secara
berkesinambungan. Selain itu, jika sistem pengelolaannya, baik secara manual
maupun elektroniknya sudah baku, maka akan dapat dilaksanakan oleh semua
karyawan. Jadi, pengelolaannya tidak hanya bergantung pada orang-orang tertentu
saja. Hal ini terkait dengan restrukturisasi yang seringkali terjadi dalam sebuah
organisasi, termasuk Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Dengan demikian, jika sistem yang diselenggarakan sudah diseragamkan dan
ditetapkan, maka pergantian karyawan tidak akanmenimbulkan masalah baru,
khususnya dalam pengelolaan arsip suatu fakultas.
1.2 PERUMUSAN MASALAH
Bagaimana model pengelolaan manajemen berkas dan sistem informasi
manajemen arsip akademis dan umum di Fakultas Kesehatan UDINUS menyongsong
standar mutu ISO-9001:2000?
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office wok).
Sedangkan formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk
yang seragam. Digunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, serta
mengirim informasi. Ataupun formulir ialah surat permintaan pengumpulan atau
penerusan informasi atau surat yang diseragamkan (1). Yang termasuk arsip
(record; warkat) antara lain surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji,
daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, serta berbagai foto (2).
Pengertian surat ialah suatu alat penyampaian informasi atau keteranganketerangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, serta permintaan) secara
tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Pengertian lainnya, surat
merupakan helai kertas yang ditulisi atas nama pribadi penulis atau kedudukannya
dalam organisasi yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu dan memuat bahan
komunikasi.
Sedangkan laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan
informasi. Selain itu, pengertian laporan ialah suatu bahan informasi yang
diperoleh dari hasil pengolahan data atau hasil suatu penelitian atau penyelidikan
terhadap suatu masalah (1).
2.2 Penggolongan Arsip
Berdasarkan fungsinya terbagi atas :
2.2.1
Arsip Dinamis
Adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara. Meliputi :
a. Arsip Aktif
Merupakan arsip yang secara langsung dan terus-menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
serta masih dikelola oleh unit pengolah.
b. Arsip Inaktif
Merupakan arsip yang tidak secara langsung dan tidak terusmenerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
2.2.2
Arsip Statis
Ialah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,
pelaksanaan, serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini
berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah (2).
Selain itu, arsip dapat digolongkan menurut aspek tinjauannya, yakni
menurut:
1. subjek atau isinya
2. bentuk atau wujudnya
3. nilai atau kegunaannya
4. sifat kepentingannnya
5. keseringan penggunaannya
6. fungsinya
7. tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
8. keasliannya (1)
2.3 Nilai atau Kegunaan Arsip
Beberapa kemungkinan nilai atau kegunaan arsip menurut Milton
Reitzfeld, yaitu :
1. administrasi (values for administrative use)
2. hukum (values for legal use)
3. keuangan (values for fiscal use)
4. kebijaksanaan (values for policy use)
5. pelaksanaan kegiatan (values for operating use)
6. sejarah (values for historical use)
7. penelitian (values for research)
Sedangkan Gibony mengemukakan enam nilai guna arsip, yakni :
1. administrasi (administrative value)
2. hukum (legal value)
3. keuangan (fiscal value)
4. penelitian (research value)
5. pendidikan (educational value)
6. dokumentasi (documentary value)
Untuk mempermudah mengingat, maka enam nilai arsip tersebut disingkat oleh
The Liang Gie dengan akronim ALFRED . Selain itu, arsip juga memiliki nilai
informasi (1).
2.4 Penataan Arsip Aktif
2.4.1
Sistem Pemberkasan
a. Atas Dasar Angka (Numerical Filing):
1) angka urut (straight numerical)
2) angka akhir (terminal digit)
3) angka tengah (middle digit)
b. Atas Dasar Abjad (Alphabetic Filing)
c. Atas Dasar Masalah(Subject Filing)
2.4.2
Peralatan
Pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan berkas arsip aktif
harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip dan kebutuhan untuk penemuan
kembalinya.
Dalam
menentukan
peralatan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
yang
digunakan
perlu
a. Arsip harus dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada
lokasinya.
b. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip,
misalnya surat.
c. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang
disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk
menyimpan arsip yang bernilai guna, rahasia, sangat rahasia, dan
sebagainya.
d. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau
akumulasi yang tercipta, seperti surat perjalanan dinas.
Peralatan yang dibutuhkan ialah :
a. Folder
b. Guide
c. Rak lemari terbuka
d. Filing cabinet
e. Rotary (alat penyimpanan berputar)
2.4.3
Arsip Korespondensi
Pada umumnya masalah utama yang dihadapi oleh setiap organisasi
berkaitan dengan penyimpanan arsip korespondensi. Hal ini disebabkan
karena arsip korespondensi memiliki tingkat akumulasi tinggi. Selain itu,
jenis arsip ini merupakan salah satu aspek yang paling rumit.
Sedangkan pengiriman surat secara elektronik, seperti facsimile dan
email, pengaruhnya telah meluas di bidang perkantoran. Akan tetapi, berkasberkas arsipnya tetap saja harus disimpan. Dengan demikian, perkembangan
teknologi meningkatkan terciptanya arsip korespondensi. Hal ini juga akan
meningkatkan masalah dalam penyimpanannya.
Menurut Martin Richelsoph, bahwa dengan adanya komputer
diharapkan dapat menggantikan berkas. Akan tetapi, kenyataannya
sebaliknya. Adanya komputer malah menciptakan berkas baru. Arsip kertas
masih dominan dalam kehidupan perkantoran. Jadi, arsip kertas masih
merupakan kebutuhan utama dalam organisasi. Oleh karena itu, subject filing
(sistem penyimpanan masalah) semakin menduduki peranan penting.
Arsip korespondensi hanya dapat disimpan berdasarkan sistem
masalah. Sistem tersebut dipilih karena umumnya subjek yang paling mudah
diingat manusia. Alasan ini juga dikemukakan oleh Martin Richelsoph,
bahwa sistem penyimpanan arsip surat berdasarkan masalah digunakan
karena umumnya paling mudah diingat menurut masalah. Arsip yang
menunjuk secara langsung pada project file (suatu proyek) atau case file
(suatu kasus) akan diberkaskan berdasarkan masalahnya.
Agar memperoleh hasil yang baik dalam menyimpan arsip
korespondensi, diperlukan suatu bagan atau rancangan. Bagan atau
rancangan tersebut berupa pola klasifikasi arsip. Pola tersebut mutlak disusun
dan dilaksanakan dalam praktik penyimpanan supaya tujuan penataan berkas
dapat tercapai. Jika system pemberkasan telah berjalan mantap, maka
penghematan akan dapat diperoleh. Alasannya adalah beberapa hal sebagai
berikut :
a. Kemudahan menyimpan arsip dan mencari kembali letakknya, sehingga
memudahkan pengendalian dan pengawasannya.
b. Pemberkasan arsip tidak hanya bergantung pada seseorang tertentu saja
karena adanya sistem penyimpanan arsip yang pasti. Sistem tersebut
hendaknya dituangkan dalam petunjuk teknis. Dengan demikian, apabila
terjadi pemindahan atau promosi karyawan tidak akan menimbulkan
masalah.
c. Terciptanya keseragaman penataan berkas akan menjamin prosedur
penyimpanan
seluruh
organisasi.
Jadi,
keseragamanndari
sebuah
organisasi akan tercapai pula.
Sistem penataan berkas akan dianggap baik jika semua karyawan
dapat melakukan pekerjaan tersebut. Kerjasama antara pengguna dengan
petugas arsip akan menjamin ketepatan penyimpanan dan integritas arsip.
Petugas mempunyai tanggung jawab penuh untuk menyimpan dan
menemukan kembali arsip. Selain itu, petugas juga memiliki kemampuan
untuk melakukan tugas-tugas kearsipan lainnya, seperti memelihara arsip dan
melakukan penyusutan arsip yang telah mencapai masa inaktif. Masa inaktif
suatu arsip dapat diketahui dari jadual retensi arsip yang ada. Pengguna arsip
juga harus tunduk pada aturan-aturan yang telah ditetapkan. Antara lain,
menyerahkan dengan segera arsip yang telah selesai diproses untuk segera
disimpan.
Merencanakan
penataan
berkas
berarti
menghindari
juga
penyimpanan bahan-bahan yang tidak bernilai guna. Bahan-bahan ini jika
disimpan hanya akan menimbulkan pemborosan, baik tenaga maupun tempat.
Bahan-bahan tersebut harus dibatasi jumlahnya. Upaya-upaya yang dapat
dilakukan untuk mengurangi pemborosan tersebut :
a. Mengurangi penyimpanan bahan publikasi. Bahan-bahan tersebut dapat
disimpan di unit perpustakaan.
b. Menghindari penyimpanan surat-surat yang bersifat rutin. Jika akan
disimpan,
maka
masa
penyimpanan
menurut
jadual
retensinya
diperpendek.
c. Mengurangi penyimpanan duplikasi yang relatif mahal.
d. Membatasi distribusi. Mengirimkan hanya kepada yang memerlukan.
Penggandaan dan distribusi menimbulkan biaya. Jadi, tidak bijaksana
apabila
diduplikasi
dan
didistribusi
melebihi
kebutuhan
yang
sesungguhnya.
Untuk melindungi arsip korespondensi yang bersifat rahasia harus
ditandai dengan pesan, seperti “sangat rahasia”, “penting”, “pribadi”. Dalam
memaparkan isi atau menyediakan berkasnya, petugas harus meminta
izin/persetujuan terlebih dulu kepada yang berwenang/pemiliknya. Bahkan
tempat penyimpanan arsip yang bernilai guna tinggi dan bersifat rahasia
harus dalam tempat atau lemari khusus.
Langkah-langkah untuk pemberkasan arsip korespondensi ialah sebagai
berikut:
Bagan 2.1. Pokok-pokok Proses Pemberkasan
Meneliti, membaca arsip yang akan diberkaskan
Menentukan indeks dan titel berkas
Menentukan kode klasifikasi
Membuat tunjuk silang
Mempersiapkan guide, folder, dan menulis kode, titel
pada tab folder
Menetapkan retensi arsip pada folder sesuai dengan
jadual retensi
Memasukkan arsip dalam folder dan menempatkannya
dalam filing cabinet
Bagan 2.1. Pokok-pokok
Proses Pemberkasan
2.4.4
Arsip Nonkorespondensi
Lahirnya sebuah organisasi menciptakan pula arsip nonkorespondensi,
seperti foto, cek, voucher, microfilm, dan sebagainya. Penyimpanan jenis
arsip ini agak sukar dilakukan mengingat bentuk dan ukurannya beraneka
ragam. Oleh karena itu, memerlukan peralatan yang berbeda-beda juga.
Dengan demikian, selain merencanakan sistem penyimpanannya juga harus
merencanakan peralatannya.
a. Cek dan Voucher
Disimpan
dalam
laci
yang
berdasarkan sistem angka atau abjad.
didesain
khusus.
Pemberkasan
b. Microfilm
Penggunaannya untuk kepentingan komersial diterapkan pertama
kali pada bidang perbankan, khususnya untuk merekam cek (cheque).
Sesudahnya kemudian digunakan secara luas. Untuk menerapkan
microfilm dalam pengarsipan memerlukan persiapan yang matang karena
arsip tidak dapat direkam, diproses, serta disimpan begitu saja. Syarat
utama agar arsip setelah direkam dapat digunakan adalah :
1) sudah
dalam
bentuk
tatanan
teratur
sesuai
dengan
sistem
pemberkasannya,
2) sudah dipilih yang mempunyai nilai informasi tinggi
3) nilai informasinya sebanding dengan biaya perekaman.
Jika organisasi atau perusahaan telah memiliki jadual retensi arsip yang
baku, maka dapat digunakan sebagai sarana untuk menyeleksi arsip yang
bernilai tinggi dan memiliki jangka simpan lama bahkan permanen
(abadi). Selain itu, perlu dipersiapkan kamampuan perangkat kerasnya.
Micro reader yang dipilih hendaknya yang bias digunakan untuk
berbagai format. Juga harus disediakan beberapa tipe film carrier (rol
microfilm dan cartridge).
c. Foto
Disimpan dalam sampul transparan, sehingga saat melihat tanpa
harus memegang foto. Jadi, foto tidak kotor oleh minyak atau lemak.
Ditata secara vertical dalam kotak khusus menurut informasinya. Arsip
foto dapat diatur berdasarkan urutan abjad, wilayah, nomor, ataupun
masalahnya. Untuk memudahkan penemuannya kembali, perlu dibuatkan
kartu-kartu indeks. Foto yang merupakan bagian dari berkas, foto
hendaknya diberi pelindung dengan memasukkannya dalam sampul
transparan.
d. Kliping
Jika merupakan bagian dari berkas korespondensi, berkas kasus, dan
sejenisnya, maka termasuk arsip. Bisa dilekatkan pada kertas seukuran
surat. Nama dan tanggal publikasi tempat kliping tersebut diperoleh
diketik pada lembaran tersebut sebagai referensi.
e. Bahan Pelajaran/Kursus
Jika tidak diorganisir seringkali menimbulkan kesulitan, khususnya
dalam penemuannya. Bahan-bahan pelajaran/kursus dapat diberkaskan
berdasarkan masalahnya ataupun jenis kursus/latihannya.
2.5 Peminjaman dan Penemuan kembali Arsip Aktif
2.5.1
Peminjaman
Ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan
dipengaruhi :
1) Kejelasan materi yang diminta pengguna
2) Ketepatan sistem pemberkasan arsip yang digunakan
3) Ketepatan dan kemantapan sistem klasifikasi
4) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang
memadai
Pengguna dapat menyebutkan nama masalah, orang, badan, tempat,
barang,
atau
nomor
sesuai
dengan
kepentingannya.
Petugas
dapat
mengidentifikasikan informasinya secara cepat guna menetapkan indeks dan
sistem penataannya. Jika sistem penataan berkas berdasarkan masalah, maka
harus secara cepat mencari kode pada pola klasifikasi melalui relatif indeks.
Selanjutnya, arsip dapat dicari dalam filing cabinet.
Jika arsip tidak ditemukan dapat ditelusuri melalui kartu indeks,
kartu tunjuk silang, ataupun tickler file. Setiap permintaan harus dicatat pada
formulir atau kartu rangkap tiga (untuk keperluan peminjam, pengganti arsip
pada folder, serta disimpan pada tickler file sebagai sarana pengendalian
peminjaman). Formulir yang disimpan pada tickler file diatur berdasarkan
tanggal pengembalian. Untuk kemudahan pengawasan terhadap arsip yang
dipinjam perlu dibuatkan juga folder pengendalian. Folder ini dibuat dengan
warna yang berbeda dari folder arsipnya, sehingga mudah diketahui letaknya.
Pada daun folder diberi garis-garis dan kolom-kolom untuk keterangan
tentang subjek, titel/indeks, tanggal peminjaman, serta pengembaliannya. Pada
tab folder diberi judul “keluar.”
Setiap kali terjadi peminjaman, tempat folder dipinjam digantikan
dengan folder pengendalian. Lembar peminjaman dimasukkan ke dalamnya
dan keterangan-keterangan tentang arsip yang dipinjam dicatat pada kolomkolom folder. Jika telah dikembalikan, folder pengendalian dapat ditarik dan
folder berkas dikembalikan pada tempat semula. Keterangan-keterangan pada
folder pengendalian dicoret, sehingga dapat digunakan berulang-ulang selama
kolom-kolomnya masih memungkinkan untuk pencatatan.
2.5.2
Penemuan kembali
Retrieval (penemuan kembali arsip)dapat dilakukan, baik secara
manual/konvensional ataupun secara mekanik/inkonvensional. Pada dasarnya,
proses penemuan kembali arsip erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya
sebagaimana di bidang perpustakaan. Pada hakikatnya indeks merupakan
kunci utama penemuan kembali suatu berkas yang bersangkutan.
Adapun penemuan kembali arsip secara mekanik cenderung untuk
menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik/komputer.
Arsip aslinya diambil secara manual dari filing cabinet/rak filenya. Apabila
yang dibutuhkan hanya informasinya bukan arsip orisinilnya, maka untuk
keperluan tersebut dapat dibuatkan abstraksi dari arsip-arsip yang sudah
dipilih. Selanjutnya, disimpan antara lain dalam pita magnetik.
2.6 Pengorganisasian Arsip Aktif
Untuk pengorganisasian arsip aktif, terdapat beberapa tipe organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan, yakni :
a. Sentralisasi (penyimpanan secara terpusat)
b. Desentralisasi (penyimpanan secara terpencar)
c. Desentralisasi Terkendali (penyimpanan yang diawasi)
2.7 Penyusutan Arsip Masa Inaktif
Kegiatan penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi arsip-arsip yang
tercipta dengan cara :
a. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
b. Memindahkan arsip yang telah mencapai masa inaktif ke pusat arsip atau file
inaktif.
Dengan demikian, dalam kegiatan penyusutan arsip, terdapat pula kegiatan
penilaian untuk menentukan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang layak untuk
dipindahkan.
2.8 Penyimpanan Arsip Inaktif
2.8.1
Sistem Penyimpanan
Supaya efisiensi antara arsip dinamis aktif (current records) dengan
arsip dianamis inaktif (dormant records) disimpan secara terpisah. Apapun
jenis dan tipe organisasinya, arsip inaktif akan lebih berdaya guna jika
disimpan secara terpusat di pusat arsip (records centre). Pelaksananya adalah
unit kearsipan suatu organisasi.
Keuntungan yang diperoleh dengan adanya pusat arsip :
a. Menghindari penumpukan arsip inaktif di masing-masing unit kerja.
b. Menghindari bercampurnya arsip aktif dan inaktif.
c. Menetapkan arsip yang bernilai permanen sebagai arsip statis.
d. Menghemat penggunaan ruang, alat, tenaga, serta waktu pencarian
kembali arsip.
2.8.2
Pusat Arsip dan Penempatannya
Untuk suatu organisasi yang sedang atau kecil dengan jumlah arsip
yang relative kecil, umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan
gedung kantor. Untuk gedung yang bertingkat, ditempatkan di lantai bawah
(basement) agar tidak membebani konstruksi gedung kantor. Sedangkan bagi
gedung kantor yang tidak bertingkat, ditempatkan di tengah dan terhindar
dari lalu lintas pegawai dari unit yang lain. Selain supaya lebih mudah dalam
melayani pengguna arsip juga untuk menjaga keamanan informasinya dari
pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Ruangan juga harus dilengkapi
dengan alat pemadam kebakaran, dihindarkan dari saluran air, serta
dipelihara dari kerusakan atau kemusnahan yang disebabkan oleh faktorfaktor internal ataupun eksternal yang lain (2).
Bagi organisasi yang relatif besar umumnya memerlukan gedung
tersendiri karena arsip yang tercipta juga besar jumlahnya. Kecenderungan
organisasi yang kompleks akan mendesain pembagian gedung sesuai dengan
kompleksitas tugas dan fungsinya pula.
2.8.3
Penataan Arsip Inaktif
Ruang atau pusat penyimpanan arsip inaktif bukan tempat kerja, tetapi
berfungsi untuk menyimpan dan memelihara arsip. Jadi, konstruksi dan
kelengkapannya harus memiliki persyaratan, yaitu yang terpelihara dan
terkendali dari berbagai faktor internal dan eksternal (2).
2.8.4
Penemuan kembali Arsip
Untuk kemudahan penemuan kembali suatu arsip, perlu dibuatkan
kartu indeks sebagai sarananya (finding aid). Kecepatan penemuan kembali
sangat bergantung pada ketepatan pembuatan indeks. Kartu indeks
hendaknya memuat :
a. Judul seri berkas
b. Tanggal pemindahan
c. Penerima arsip pada waktu pemindahan
d. Nomor boks
e. Tanggal pemusnahan atau penyerahan arsip ke Arsip Nasional dengan
mengacu pada jadual retensi arsip.
Selain sebagai sarana penemuan arsip, kartu indeks juga berfungsi
sebagai sarana seleksi arsip guna penyusutan arsip. Melalui kartu indeks
dapat diketahui arsip yang telah siap dimusnahkan atau diabadikan
(diserahkan pada arsip Nasional). Agar lebih cepat melayani pengguna,
indexing dapat dilakukan melalui komputer. Dengan sistem otomatis seperti
ini akan memberikan banyak keuntungan :
a. Ketepatan dan kecepatan dalam pencarian dan penyajian arsip.
b. Kecepatan penentuan arsip yang siap untuk dimusnahkan sesuai dengan
jadual retensi arsip. Secara cepat dapat dilakukan pendaftarannya (diprint out)
c. Kemudahan bagi pengguna untuk mengetahui khasanah arsip di pusat
arsip
d. Penerapan sistem tunjuk silang akan lebih mudah dengan sistem computer
e. Jenis-jenis arsip simpan permanen yang akan diserahkan pada Arsip
Nasional akan lebih cepat pula diketahui
f. Kemudahan
pembuatan
laporan
sehubungan
dengan
peningkatan
akumulasi arsip. Jadi, akan memudahkan dalam memproyeksikan
kebutuhan personalia, ruangan, serta peralatannya.
2.8.5
Pengukuran Efisiensi Pelayanan Arsip
Untuk mengukur efisiensi pelayanan arsip, setiap periode tertentu
perlu dievaluasi dengan menggunakan formula :
Jumlah arsip yang tidak ditemukan
x 100% = % arsip tidak ditemukan
Jumlah arsip yang ditemukan
Apabila jumlah arsip yang tidak ditemukan lebih dari 3%, maka hal ini
menunjukkan adanya suatu masalah.
2.8.6
Penyusutan Arsip Inaktif
Berikut adalah langkah-langkah penyusutan artip tertib
Bagan 2.2. Pokok-pokok Proses Penyusutan Arsip Tertib
Menyiangi arsip yang telah melampaui masa inaktif
sesuai dengan jadual retensi
Menyisihkan dari berkas inaktifnya dan
menempatkannya pada rak yang tersedia
Menyortir/memilahkan antara arsip yang akan
dimusnahkan dengan yang akan
diabadikan/diserahkan berdasarkan jadual retensi arsip
Memisahkan antara arsip yang akan dimusnahkan
dengan yang akan diserahkan pada Arsip Nasional
Membuat daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan
dan yang diserahkan/diabadikan
Membuat daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan
dan yang diserahkan/diabadikan
Melaksanakan pemusnahan dan
penyerahan/pengabadian sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
2.8.7
Metodologi Pengembangan Sistem
Menurut Kendall and Kendall, dalam merancang sistem informasi dapat
menggunakan tahapan siklus hidup pengembangan sistem (SDLC = Systems
Development Life Cycle) yang meliputi langkah – langkah sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
2. Menentukan syarat – syarat informasi
3. Menganalisis kebutuhan – kebutuhan sistem
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
6. Menguji dan mempertahankan sistem
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
SDLC merupakan pengembangan bersifat daur hidup karena setelah
selesai tahapan implementasi maka sistem tersebut akan memberikan umpan
balik ke analisis sistem lagi untuk perbaikan dan pengembangan sistem yang
telah di rancang. Sehingga tahapan pengembangan diatas terus – menerus di
lakukan guna penyempurnaan sistem.
2.8.8
Alat bantu Pengembangan Sistem
a. Bagan Alir Sistem (Systems Flowchart) merupakan bagan yng menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut –
urutan dari prosedur – prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir sistem
menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambarkan
dengan menggunakan simbol - simbol yang tampak sebagai berikut ini :
Nama Simbol
Simbol Dokumen
Keterangan
Menunjukkan
dokumen
input
dan
output baik untuk proses manaual,
mekanik maupun komputer.
Simbol Kegiatan
Menunjukkan pekerjaan manual
Manual
Simbol Kartu Plong
Menunjukkan input / output yang
menggunakan kartu plong
Simbol Proses
Menunjukkan
kegiatan
proses
dari
operasi program komputer
Simbol Simpanan
N
A
C
- File komputer yang diarsip urut
angka (Numerical)
- File non komputer yang diarsip urut
huruf (Alphabetical)
- File non komputer yang diarsip urut
tanggal (Chronological)
Simbol Operasi Luar
Menunjukkan operasi yang dilakukan
diluar proses operasi komputer
Simbol Pengurutan
Offline
Simbol Pita Magnetic
Menunjukkan proses pengurutan data
diluar proses komputer
Menunjukkan
input
menggunakan pita magnetic
/
output
Simbol Hard Disk
Menunjukkan
input
/
output
/
output
/
output
menggunakan Hard Disk
Simbol Disket
Menunjukkan
input
menggunakan disket
Simbol Drum Magnetik
Menunjukkan
input
menggunakan drum magnetic
Simbol Pita Kertas
Berlubang
Simbol Keyboard
Menunjukkan
input
/
output
menggunakan pita kertas berlubang
Menunjukkan
input
menggunakan
online keyboard
Simbol Display
Menunjukkan output yang ditampilkan
di monitor
Simbol Pita Kontrol
Menunjukkan penggunaan pita kontrol (
kontrol tape ) dalam batch kontrol total
untuk
pencocokan
processing
diproses
batch
Simbol Hubungan
Komunikasi
Menunjukkan proses transmisi data
melalui chanel komunikasi
Simbol Garis Alir
Menunjukkan arus dari proses
Simbol Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu
proses
Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman
yang masih sama atau ke halaman lain
Sumber : HM. Jogiyanto, Buku Analisis dan Desain Sistem Informasi
Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Bisnis. 1995
b.
Diagram Alir Data / Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram / diagram alir data adalah suatu model logika data
atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan
kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa
yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan
proses
yang
dikenakan
pada
data
tersebut.
DFD
menggambarkan
penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD
menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. Ada
2 tehnik dasar DFD yang umum dipakai yaitu Gane and Sarson dan Yourdon
and De Marco.
Keterangan
Nama Simbol
Merupakan sumber atau tujuan dari aliran data
dari atau ke sistem
Simbol aliran data dari satu proses ke proses
lainnya
Proses atau fungsi yang mentransformasikan
data secara umum
Berkas atau tempat penyimpanan
Sumber : Andri Kristanto, Buku Perancangan Sistem
Aplikasinya, 2003.
Informasi dan
BAB III
TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
3.1 Tujuan Penelitian
Tujuan Umum:
Membuat model pengelolaan manajemen berkas dan sistem informasi manajemen
arsip akademis dan umum di Fakultas Kesehatan UDINUS yang sesuai standar
mutu ISO-9001:2000
Tujuan Khusus:
a. Mengetahui jenis-jenis arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS
b. Mengetahui pola klasifikasi arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS
c. Mengetahui sistem pemberkasan (Filling Systems) arsip di Fakultas Kesehatan
UDINUS
d. Mengetahui ketersediaan dan kondisi sumberdaya untuk pengelolaan arsip di
Fakultas Kesehatan UDINUS
e. Merancang model pengelolaan manajemen berkas arsip di Fakultas Kesehatan
f. Membuat Sistem Informasi Manajemen Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS
3.2 Manfaat Penelitian
Sistem pengelolaan arsip yang merupakan data pendukung penjaminan mutu
harus dirancang dan dibakukan supaya dapat dilaksanakan secara berkesinambungan.
Selain itu, jika sistem pengelolaannya, baik secara manual maupun elektroniknya
sudah baku, maka akan dapat dilaksanakan oleh semua karyawan. Jadi,
pengelolaannya tidak hanya bergantung pada orang-orang tertentu saja. Dengan
demikian, jika sistem yang diselenggarakan sudah diseragamkan dan ditetapkan,
maka pergantian karyawan tidak akan menimbulkan masalah baru, khususnya dalam
pengelolaan arsip suatu fakultas.
BAB IV
METODE PENELITIAN
4.1.Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif yaitu untuk
mengetahui sistem pengelolaan manajemen arsip .
4.2.Rancangan Penelitian
Pendekatan metode yang digunakan adalah metode waterfall, dengan mengawali
pengumpulan dan penetapan kebutuhan, analisis kebutuhan, design, koding,
testing.
4.3.Obyek Penelitian
Obyek penelitian ini adalah sistem pengelolaan manajemen berkas arsip akademis
dan umum di Fakultas Kesehatan UDINUS.
4.4.Subyek Penelitian
Sedangkan Subyek penelitiannya adalah pihak-pihak yang terlibat dalam sistem
pengelolaan manajemen berkas arsip di fakultas kesehatan yang meliputi Kepala
Tata Usaha dan Karyawannya, Sekretaris Dekan, Para Ketua Program Studi, serta
Kepala Laboratorium Kesehatan
4.5.Cara Pengumpulan Data
a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh secara langsung, diperoleh dengan cara :
1)
Wawancara kepada responden (Kepala Tata Usaha dan Karyawannya,
Sekretaris Dekan, Para Ketua Program Studi, serta Kepala Laboratorium
Kesehatan) jenis dan pengklasifikasian berkas arsip di Fakultas
Kesehatan UDINUS .
2)
Observasi yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung
terhadap sistem pengelolaan berkas arsip.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh dari dokumen, arsip,kebijakan, protap (jika ada)
4.6.Alat Pengumpulan Data
Alat dan metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
a. Pedoman observasi,
b. Pedoman wawancara,
4.7.Pengolahan Data
Diedit, yaitu editing yang dilakukan untuk meneliti kelengkapan dan kejelasan
data.
4.8.Analisis Data
Data-data yang telah diperoleh dianalisis untuk dijadikan sumber
pengklasifikasian berkas arsip dan penentuan jenis pengelolaannya,kemudian
dibuatkan sistem informasi arsip secara elektronis untuk monitoring pengelolaan
guna mempermudah penemuan kembali arsip.
Pendekatan metode yang digunakan adalah metode waterfall, dengan
tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. rekayasa perangkat lunak (System Enginering), melakukan pengumpulan data
dan penetapan kebutuhan semua elemen sistem meliputi, jenis pola klasifikasi
arsip, serta model pemberkasan di Fakultas Kesehatan UDINUS
b. Analisa Kebutuhan (Requirements Analysis) , melakukan analisis terhadap
permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak,
fungsi performasi dan interfacing, dengan tujuan :
1) Menjelaskan sistem pengelolaan arsip saat ini.
2) Membuatkan model sistem pengelolaan arsip yang ideal.
c. Perancangan (Design), menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak,
fungsi dan interfacing dengan digambarkan lewat permodelan sistem yaitu
Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship
Diagram (ERD), dan Data Dictionary (Kamus data)
d. Pengkodean ( Coding ), pengkodean yang mengimplementasikan hasil desain
ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin komputer dengan
menggunakan bahasa pemrograman dalam hal ini sistem arsip elektronis akan
dikembangkan dengan tool development Microsoft Visual Foxpro.
e. Pengujian (Testing) , kegiatan memastikan sistem berjalan sesuai fungsinya.
Pada kegiatan ini secara rinci terdiri dari beberapa tahapan yang digambarkan
dalam bagan ebagai berikut:
Unit
Testing
Modul
Testing
Component Testing
Sub-system
Testing
System
Testing
Acceptiance
Testing
Integration Testing
User Testing
BAB V
HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1. Jenis-jenis Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS
Ada 2 (dua) jenis atau tipe arsip di Fakultas Kesehatan,berdasarkan
fungsinya, yakni arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Sedangkan beberapa
klasifikasi arsip dinamis inaktif ini selanjutnya secara otomatis berfungsi juga
sebagai arsip statis tanpa adanya kegiatan retensi dan nilai guna arsip sebelumnya.
Arsip dinamis aktif diselenggarakan di berbagai unit kerja Fakultas
Kesehatan, yakni unit kesekretariatan, keuangan, akademi, laboratorium kesehatan
dan rekam medis, serta 2 (dua) program studi, yakni S1 Kesehatan Masyarakat dan
DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RMIK). Sementara arsip dinamis
inaktif yang terselenggara tanpa batas waktu penyimpanan, prosedur pemindahan,
serta tata cara penyimpanan tertentu disimpan di ruang filing (gudang) tata usaha
(TU) fakultas.
Arsip-arsip yang masuk dalam ruang filing abadi (gudang) tanpa melalui
prosedur penyusutan ini misalnya, arsip tanda terima dosen tidak tetap dari unit
kerja keuangan. Selain itu, dari unit kerja kesekretariatan diantaranya terdapat arsip
data nilai, pengumuman, data dan pernyataan dosen, serta absensi mahasiswa.
Sebenarnya, isi/resume beberapa arsip ini sudah terakomodasi dalam arsip yang
lain, yakni laporan-laporan yang umumnya melampirkan bukti-bukti, seperti
presensi, tanda terima honorarium, dan nota-nota pembelian. Arsip-arsip abadi
lainnya adalah bentuk surat (masuk) dan pertinggal/duplikasi surat (keluar) rutin,
proposal dan laporan berbagai kegiatan kepanitiaan, serta bank soal, serta
kumpulan dokumen/berkas-berkas dari berbagai klasifikasi arsip.
5.2. Pola Klasifikasi Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS
Baru ada 1 (satu) kelompok arsip di Fakultas Kesehatan yang terselenggara
secara tertib, yakni arsip korespondensi. Alur dan prosedur pelayanan arsip
korespondensi ini sudah dilaksanakan sesuai dengan standar operasional yang
ditetapkan. Arsip ini diselenggarakan oleh unit kerja kesekretariatan, keuangan,
serta akademi bagian TU fakultas.
Jadi, pelayanan arsip yang masuk dalam klasifikasi nonkorespondensi
belum terselenggara dengan alur dan prosedur tertentu. Meskipun kenyataannya
fakultas juga memiliki arsip-arsip dalam bentuk foto, kliping, serta bahan
ajar/kursus yang terselenggara di 2 (dua) program studi. Bahkan laboratorium
rekam medis juga menyimpan dan melayani peminjaman buku-buku referensi dan
karya tulis ilmiah, baik dalam bentuk laporan maupun CD sebagai perpustakaan
pribadi bagi pengembangan bahan edukasi dan penelitian staf edukatifnya.
Pola klasifikasi arsip di laboratorium rekam medis masih terbatas.
Contohnya, buku-buku referensi belum diklasifikasikan menurut standar
persepuluhan Dewey. Standar ini umumnya diterapkan bagi pengelompokan bukubuku perpustakaan. Demikian juga klasifikasi arsip dalam catatan mutu
laboratorium kesehatan dan rekam medis, belum dirumuskan dengan pola
klasifikasi yang terstandar.
Arsip korespondensi unit kerja ini juga hanya dikelompokkan dalam 1
(satu) jenis arsip saja, yakni surat keluar, baik untuk unit kerja kesekretariatan
maupun keuangan TU. Selanjutnya, jenis ini diklasifikasikan menjadi 6 (enam)
masalah (subjek), yakni pendidikan dan pengajaran, kepegawaian, keuangan,
perbekalan, hubungan masyarakat, umum, serta organisasi dan manajemen.
Masing-masing masalah dirinci lagi menjadi beberapa sub masalah. Misalnya,
subjek pendidikan dan pengajaran meliputi 39 (tiga puluh sembilan) perincian,
seperti :
a.
daftar ulang/her-registrasi
b.
daftar mahasiswa
c.
kalender akademik
d.
jadual kuliah
e.
kurikulum
f.
silabus
g.
yudisium
h.
hasil studi
i.
daftar lulusan
j.
ijazah
k.
upacara wisuda
l.
dies natalis
m.
legalisir ijazah
n.
dispensasi
o.
bantuan
p.
beasiswa
q.
mahasiswa asing
r.
mahasiswa teladan
s.
mutasi mahasiswa
t.
pekan orientasi studi
u.
pelaksanaan ujian
v.
penulisan buku
w.
perpustakaan
x.
mahasiswa pindahan
y.
praktikum
z.
skorsing mahasiswa
aa.
skripsi/PA
bb.
kuliah kerja lapangan
cc.
kuliah kerja nyata
dd.
kerja praktik
ee.
daftar dosen
ff.
penerbitan
gg.
kerjasama
hh.
perizinan
ii.
pelaksanaan penelitian
jj.
perjanjian penelitian
kk.
bantuan
ll.
ceramah
mm. kuliah kerja mahasiswa
Selanjutnya, setiap perincian tersebut dibagi lagi menjadi beberapa butir.
Contohnya, untuk perincian daftar mahasiswa mencakup butir masalah :
a.
mahasiswa aktif
b.
mahasiswa cuti
c.
mahasiswa mangkir
Contoh-contoh tersebut sebagaimana terlampir (lampiran ).
Sedangkan pola klasifikasi arsip yang terselenggara di laboratorium
kesehatan dan rekam medis masih terbatas pada perincian masalah/kegiatan yang
sedang berjalan di laboratorium. Belum ada inventarisasi pokok-pokok masalah
yang mungkin akan menciptakan arsip-arsip baru juga nantinya. Daftar catatan
mutu laboratorium adalah sebagai berikut :
a. formulir peminjaman alat laboratorium
b. formulir penggantian alat laboratorium
c. formulir pembelian alat, bahan, serta berkas
d. formulir berita acara pelaksanaan praktikum
e. formulir daftar presensi asisten praktikum
f. instuksi kerja kegiatan praktikum laboratorium
g. wewenang dan tanggung jawab kepala laboratorium
h. prosedur penggunaan peralatan laoratorium
Untuk berkas KTI dikelompokkan berdasarkan topik, seperti pengelolaan
sistem rekam medis (PSRM), ergonomi, desain formulir, quality assurance, hukum
kesehatan, koding, statistik rumah sakit, sistem informasi manajemen rumah sakit
(SIMRS), serta asuransi kesehatan. Sedangkan laporan skripsi dijajarkan menurut
topik peminatan, yakni manajemen kesehatan, epidemiologi, kesehatan dan
keselamatan kerja lingkungan industri (K3LI), promosi kesehatan, serta
manajemen informasi kesehatan.
Selain itu, program studi melalui berbagai panitia kegiatan juga
merumuskan pola klasifikasi arsip dalam catatan mutunya. Salah satu catatan mutu
kegiatan panitia skripsi/karya tulis ilmiah (KTI) adalah :
a. formulir pengajuan penyusunan skripsi/KTI
b. formulir surat persetujuan proposal
c. formulir pendaftaran seminar proposal/review
d. formulir penilaian seminar proposal/review
e. formulir berita acara seminar proposal/review
f. formulir perbaikan proposal
g. formulir surat persetujuan penelitian
h. formulir pendaftaran ujian skripsi/KTI
i. formulir penilaian ujian skripsi/KTI
j. formulir berita acara ujian skripsi/KTI
k. formulir pengesahan skripsi/KTI
l. formulir berita acara penyerahan skripsi/KTI
Dengan demikian, setiap koordinator panita kegiatan merumuskan catatan
mutunya sendiri secara terpisah antarkepanitiaan. Catatan mutu ini disimpan oleh
masing-masing koordinator.
5.3. Sistem Pemberkasan (Filling Systems) Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS
Pemberkasan yang diterapkan di setiap unit kerja, baik kesekretariatan,
keuangan, akademi, program studi, laboratorium, ataupun kepanitiaan ialah
pemberkasan atas dasar masalah. Oleh karena itu, pola klasifikasi arsipnya juga
berupa penggolongan arsip berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip.
Selanjutnya, klasifikasi arsip disusun secara berjenjang antara masalah
primer, sekunder, serta tersier. Masalah-masalah yang disusun secara berjenjang
memiliki hubungan logis dan kronologis. Contohnya, pendidikan dan pengajaran
sebagai masalah primer. Sekundernya adalah antara lain daftar mahasiswa.
Sedangkan masalah tersier ialah perincian berupa mahasiswa aktif, mahasiswa
cuti, serta mahasiswa mangkir.
Klasifikasi ini dilengkapi dengan kode untuk mengenali masalah primer
(utama) sampai dengan rinciannya (sekunder dan tersier). Misalnya, Kode A untuk
menunjukkan masalah pendidikan dan pengajaran. Kode angka 2 untuk
menunjukkan daftar mahasiswa. Sementara kode 01 untuk mengenali perincian
masalah tersier mahasiswa aktif, 02 untuk mahasiswa cuti, dan 03 untuk
mahasiswa mangkir. Jadi, kode yang digunakan adalah gabungan antara huruf
dengan angka.
Dengan demikian, arsip yang telah diketahui golongannya berarti sudah
diketahui juga tempat penyimpanannya. Setiap lembar/berkas dalam masingmasing map/folder dimasukkan dalam kotak/box yang diberi kode huruf. Kode
huruf sesuai dengan masalah primer. Akan tetapi, kode huruf untuk masalah
primer belum relevan dengan masalah primer yang dirumuskan dalam catatan
mutu. Contohnya, penyimpanan arsip pendidikan dan pengajaran masuk dalam
kotak berkode huruf A yang sesuai dengan klasifikasi dalam catatan mutu unit
kerja kesekretariatan (lampiran ). Sedangkan kode huruf masalah primer yang
ditempelkan pada kotak-kotak arsip yang ada sudah bisa mengakomodasi 7
masalah primer karena tertera huruf A-G. Sementara catatan mutu baru
mempunyai 1 (satu) masalah primer, yakni kode A untuk menunjukkan pendidikan
dan pengajaran.
5.4. Ketersediaan dan Kondisi Sumberdaya untuk Pengelolaan Arsip di Fakultas
Kesehatan Udinus
a. Men
Wewenang dan tanggung jawab pengelolaan arsip di Fakultas
Kesehatan berada di masing-masing unit kerja. Jadi, arsip-arsip kesekretariatan
dan keuangan menjadi tanggung jawab karyawan tata usaha bagian sekretariat.
Terdapat juga arsip presensi mahasiswa yang dikelola di suatu subunit
ketatausahaan. Selain itu, arsip kepanitiaan dikelola sendiri oleh masing-masing
koordinator panitia. Laboratorium juga mengelola arsip-arsipnya sendiri.
Sedangkan arsip-arsip korespondensi dan nonkorespondensi yang dikelola di
laboratorium menjadi tanggung jawab kepalanya. Misalnya, penyelenggaraan
KTI (berupa laporan dan CD) dan buku-buku referensi di laboratorium rekam
medis. Berkas-berkas program studi yang disimpan oleh masing-masing
program studi malah belum ditunjuk penanggung jawabnya. Contohnya, bukubuku referensi, bahan ajar, kliping, serta foto.
b. Money
Anggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana pengelolaan arsip
aktif kesekretariatan dan keuangan di fakultas diajukan melalui rencana
anggaran/proposal tahunan atau kas kecil bulanan. Demikian juga untuk arsip
aktif di laboratorium. Sedangkan arsip-arsip korespondensi aktif kepanitiaan
diusulkan melalui proposal kegiatan kepanitiaan yang bersangkutan.
Akan tetapi, untuk arsip korespondensi inaktif dan abadi, serta arsiparsip nonkorepondensi belum direncanakan anggaran untuk pengelolaannya.
Misalnya, berkas-berkas di gudang yang disimpan secara permanen untuk
keperluan dokumentasi, hukum, dan akreditasi perguruan tinggi. Juga berkasberkas nonkorespondensi yang tersimpan di program studi dan laboratorium
secara khusus belum direncanakan anggaran manajemennya.
d. Material
Sarana yang tersedia untuk peminjaman dokumen kesekretariatan dan
keuangan, serta daftar presensi mahasiswa ialah lembar peminjaman.
Demikian juga untuk peminjaman buku-buku laboratorium rekam medis,
arsip-arsip yang tercantum dalam catatan mutu kepanitian, seperti panitia
skripsi dan KTI, juga telah disediakan buku/lembar peminjaman. Akan tetapi,
untuk dokumen atau berkas nonkorespondensi yang juga penting, belum
disediakan buku/lembar peminjaman. Misalnya, buku-buku referensi dan
bahan ajar yang tersimpan di masing-masing program studi. Hanya buku-buku
referensi yang dikelola laboratorium rekam medis sudah menyelenggarakan
prosedur peminjaman dan pengembalian secara sederhana dan buku
peminjamannya.
e. Method
Dokumen-dokumen korespondensi aktif di fakultas, baik di bagian tata
usaha, program studi, kepanitiaan, serta laboratorium disimpan dalam map
dan dijajarkan dalam box. Selanjutnya, kotak berkas ditata dalam lemari arsip.
Sekretariat dan laboratorium memiliki lemari arsip kaca untuk menyimpan
arsip aktif. Subunit keuangan dan akademik (tata usaha) menyediakan lemari
kayu dengan beberapa kotak/section. Tiap kotak diberi simbol alphabet untuk
menunjukkan letak penyimpanan berkas berdasarkan kelompok masalah yang
sejenis.
Sedangkan subunit presensi mempunyai kotak kayu untuk penyediaan
daftar presensi mahasiswa per hari. Untuk arsip presensi mahasiswa yang lain
disimpan secara berjajar dalam kotak yang dikelompokkan menurut program
studi berdasarkan hari kuliah.
Sementara berkas-berkas nonkorespondensi, seperti buku, bahan ajar,
serta skripsi dan KTI disimpan dalam lemari kayu tanpa kaca/pintu. Berkas
skripsi dan KTI disusun secara berjajar. (MIK). Baik berkas laporan KTI
maupun skripsi, keduanya diberi koding warna sesuai dengan kelompok topik
atau peminatannya. Selain itu, beberapa tahun terakhir laporan KTI/skripsi
diserahkan kepada panitia dalam bentuk CD karena keterbatasan sumber daya.
CD disimpan dalam tempat CD dengan pelapis plastik untuk setiap CD.
Tempat-tempat CD disimpan dalam lemari kaca di ruang dosen.
f. Machine
Untuk membuat formulir-formulir pendukung pengarsipan tentunya
sudah tersedia komputer dan printer. Misalnya, mencetak catatan mutu,
lembar peminjaman, serta label yang ditempelkan pada map dan kotak
dokumen. Selain itu, sebenarnya laboratorium rekam medis mempunyai
hygrothermometer untuk mengukur suhu dan kelembaban ruang filing demi
keawetan berkas arsip. Akan tetapi, penggunaan alat tersebut masih terbatas
pada praktikum mahasiswa saja. Jadi, belum benar-benar dipasang dan
diterapkan di ruang laboratorium rekam medis yang juga merupakan ruang
filing untuk keamanan alat tersebut.
5.5. Rancangan Model Pengelolaan Manajemen Berkas Arsip di Fakultas
Kesehatan UDINUS
a. Pengelolaan Arsip Aktif
1) Pola Klasifikasi Arsip
Seiring dengan perkembangan teknologi, maka berkembang pula
kegiatan organisasi. Dengan demikian, berkembang kegiatan yang berakibat
pada perkembangan variasi informasi yang terkandung dalam arsip. Tentunya,
hal ini juga terjadi di Udinus, khususnya di Fakultas Kesehatan. Keragaman
informasi ini tidak dapat ditampung dalam pola klasifikasi desimal yang
membatasi pembagian masalah hanya dengan 10 (sepuluh) golongan.
Demikian juga dengan subjek/masalah yang menjadi dasar untuk pola
klasifikasi arsip yang diterapkan di Fakultas Kesehatan. Apabila tetap
menggunakan klasifikasi desimal akan terjadi pemaksaan penempatan
masalah tertentu pada golongan yang kurang tepat. Akibatnya, akan
mempersulit praktik pemberkasannya.
Masalah tersebut dapat diatasi dengan menggolongkan arsip menurut
fungsi dan kegiatan organisasi. Menurut TR Schellenberg, dasar pemikirannya
adalah bahwa arsip tercipta sebagai akibat pelaksanaan fungsi organisasi. Jadi,
masalah atau informasi yang terkandung di dalamnya selalu mencerminkan
fungsi organisasi. Hal ini mengingat bahwa arsip merupakan hasil samping
(by product) dari tindakan-tindakan. Berbagai tindakan mengandung segi-segi
fungsi, kegiatan, serta transaksi. Sedangkan fungsi menyangkut segala
tanggung jawab yang dibebankan pada organisasi untuk menyelenggarakan
pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Jadi, informasi atau
masalah (subject) yang terkandung dalam arsip akan selalu mencerminkan
fungsi dan kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Dengan demikian,
pola klasifikasi arsip yang disusun lebih sesuai jika berdasarkan fungsi dan
kegiatan setiap organisasi.
Oleh karena itu, pola klasifikasi arsip di suatu organisasi akan berbeda
dengan organisasi yang lain. Perbedaan pola ini disebabkan oleh berbedanya
tugas dan fungsi masing-masing. Terkecuali bagi arsip-arsip yang merupakan
hasil kegiatan yang bersifat penunjang (fasilitatif), seperti arsip pengurusan
kepegawaian, perlengkapan, serta keuangan.
Secara garis besar, pola klasifikasi arsip terdiri atas penggolongan yang
terkecil sampai dengan yang terbesar dan saling berhubungan. Dengan
demikian, pola klasifikasi tersebut akan mencerminkan luas lingkup dan
proses tahap-tahap transaksi dan kegiatan yang benar-benar dilakukan oleh
organisasi. Contohnya, pola klasifikasi arsip pada Arsip Nasional Republik
Indonesia (Anri) menurut tugas dan fungsinya. Hal tersebut meliputi
memelihara, menyimpan, merawat arsip statis, serta melaksanakan pendidikan
tenaga kearsipan. Jadi, polanya ialah sebagai berikut :
KS. Konservasi Arsip
00 Pengamanan Arsip
01 Penyerahan Arsip
02 Pemusnahan Arsip
(primer)
(sekunder)
(tersier)
(tersier)
(dan seterusnya)
01 Penyimpanan Arsip
(sekunder)
01 Pengolahan Arsip
(tersier)
02 Penataan Arsip
(tersier)
(dan seterusnya)
DL. Pendidikan dan Latihan
00 Perencanaan Program
01 Survei Kebutuhan Latihan
02 Program Latihan
(primer)
(sekunder)
(tersier)
(tersier)
(dan seterusnya)
Klasifikasi tersebut disusun secara berjenjang. Selanjutnya antara
masalah primer, sekunder, dan tersier berhubungan secara logis dan
kronologis.Pola klasifikasi mencerminkan luas lingkup, proses tahap-tahap
transaksi, serta kegiatan yang benar-benar dilakukan oleh Anri. (3).
2) Sistem Pemberkasan (Filling Systems)
Klasifikasi arsip dilengkapi kode untuk mengenali masalah utama
(primer) sampai dengan rinciannya (sekunder dan tersier). Selain itu, kode
klasifikasi merupakan alat untuk memelihara hubungan dan urutan masalah
dalam klasifikasi. Contohnya, KS 00 02 berarti arsip yang bersangkutan
mengandung informasi tentang pemusnahan arsip. Sedangkan arsip berkode
DL 00 02 menunjukkan arsip tentang program latihan. Kode yang digunakan
adalah gabungan antara huruf dengan angka. Mengingat bahwa gabungan
keduanya akan lebih mudah untuk diingat. Hal ini agak berbeda dengan
penggunaan 6 (enam) digit kode yang diterapkan pada arsip rekam medis
(medical record) yang seluruhnya terdiri atas angka.
Kode digunakan sebagai pedoman dalam rangka pengelompokan arsip
sesuai dengan isi keterangan arsip. Arsip yang telah diketahui golongannya
berarti telah diketahui pula tempat penyimpanannya, sehingga mudah untuk
dilacak kembali (retrievable). (3). Penjajaran yang diterapkan di rak
filing/lemari arsip berdasarkan kode digit yang telah ditetapkan. Sistem
penjajaran yang umum diterapkan adalah terminal digit filing (TDF) atau
middle digit filing (MDF). Sistem koding warna untuk menandai masalah
primernya juga akan dapat diterapkan untuk kedua sistem tersebut.
Misalnya, diterapkan sistem penjajaran arsip secara TDF untuk berkas
berkode KS 00 01 :
KS
00
01
(tertiary digits)
(secondary digits)
(primary digits)
TDF adalah sistem penjajaran dengan metode angka akhir atau penyimpanan
arsip berdasarkan urutan nomor arsip pada 2 (dua) angka kelompok akhir
secara berjajar. (4). Dengan demikian, pada waktu akan menyimpan arsip
berkode KS 00 01, petugas harus melihat angka-angka pertamanya terlebih
dulu (01). Kelompok angka pertama menunjukkan daerah kotak/box
penyimpanannya pada lemari/rak arsip (pada kotak/kelompok jajaran
pengamanan arsip). Urutan dokumen disesuaikan dengan angka kedua (pada
kelompok penyerahan arsip/kode 00). Sedangkan kode abjad (KS) yang
berlainan dengan kode abjad yang lain untuk menunjukkan perbedaan setiap
klasifikasi subjek/masalah pengarsipan.
3) Ketersediaan Sumber Daya untuk Pengelolaan Arsip
a) Relatif Indeks/Kartu Indeks Utama Berkas (KIUB)
Untuk kemudahan dan kecepatan pelacakan berkas diperlukan
sarana/formulir berupa relatif indeks. Relatif indeks adalah daftar
masalah yang terdapat pada klasifikasi arsip, termasuk sinonim yang
disusun berdasarkan abjad. Jadi, sebaiknya suatu institusi, seperti
universitas ataupun fakultas menyelenggarakan relatif indeks demi
kemudahan dan kecepatan pelayanan berkas, baik untuk penemuan
suatu arsip berdasarkan kode masalah maupun saat pengembaliaannya.
Relatif indeks ini bisa diberi istilah kartu indeks utama berkas
yang disingkat KIUB untuk mempermudah penyebutannya. KIUB
disimpan dalam lemari indeks/card indeks (cardex). (4). Cardex terdiri
atas beberapa laci yang mampu mengakomodasi 26 abjad, yakni huruf
A sampai dengan Z, karena indeks disimpan secara alfabetikal. Artinya,
penyimpanannya berdasarkan nama (tersier) setiap berkas yang tertera
pada KIUB. Misalnya, kode P E N (penyerahan arsip) disimpan dalam
kotak berinisial huruf P. Selanjutnya, akan dijajarkan pada urutan
berdasarkan 3 (tiga) huruf pertama nama berkas tersebut yang
dicantumkan pada 3 (tiga) kotak di sebelah kanan atas KIUB. Yakni, P
E N untuk koding urutan penjajaran KIUB tentang penyerahan arsip.
Rancangan KIUB sebagaimana terlampir.
KIUB bisa disebut juga Master Index File (MIF). Didesain
berukuran sekitar 17,5 x 10 cm. Bahan yang dipilih dari karton tipis.
Merupakan petunjuk bagi unit kerja untuk mempercepat pelacakan
kembali dokumen sewaktu-waktu dibutuhkan. Oleh karena itu,
sebaiknya disimpan di ruang sekretariat tata usaha setiap fakultas.
b) Card Index (Cardex)/Rotary Filing
Fakultas/universitas
bisa
merencanakan
pengadaan
cardex/rotary filing untuk menyimpan KIUB. Cardex adalah alat
penyimpan kartu(catalog) yang dilengkapi beberapa laci memanjang
yang dapat ditarik keluar. Pada sebelah kanan atas kartu ditandai
dengan 3 (tiga) huruf pertama nama arsip agar lebih mudah ditemukan.
Sedangkan rotary filing merupakan peralatan berputar untuk
menyimpan kartu. (3). Kelebihannya dibandingkan dengan cardex ialah
lebih praktis untuk menemukan kartu dengan cara memutar sebuah roda
dan menghemat tempat.
c) Guide
Guide/sekat adalah alat yang digunakan sebagai pembatas atau
petunjuk antara masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan
tersier). Bahannya dapat dipilih dari karton tipis atau plastik. Untuk
penataannya secara lateral tab pada sekat terletak di sebelah kanan
sebagaimana folder. (5)
d) Out Guide/Tracer dan Kartu Peminjaman Dokumen (KPD)
Out Guide/tracer/kartu petunjuk keluar ialah kartu yang
digunakan untuk pengganti dokumen yang diambil untuk berbagai
keperluan. (4). Out guide dilengkapi dengan KPD. KPD merupakan
kartu petunjuk peminjaman dokumen yang diselipkan pada tracer.
Yang harus dicatat pada tracer/KPD :
a. nomor arsip
b. tanggal pengambilan/peminjaman
c. nama penerima/peminjam
d. untuk apa, dan
e. di mana (unit kerja/pelayanan)
f. digunakan oleh
g. nomor surat izin (jika diperlukan)
Sesudah data pada tracer dilengkapi, maka diselipkan diantara
dokumen yang akan diambil dengan nomor dokumen tampak dari luar.
Selanjutnya, saat dokumen dikembalikan, maka akan lebih mudah dan
cepat melacak tempat/urutan dokumen yang bersangkutan. Tracer dan
KPD bisa diambil dan disimpan kembali.
Tracer digunakan untuk keperluan peminjaman lagi, sedangkan
KPD diarsip untuk menghitung tingkat penggunaan dokumen per
periode (misalnya per bulan). Selain itu, bermanfaat untuk menghitung
tingkat penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan atau unit pengguna.
Tingkat penggunaan tersebut berguna untuk mengukur aktivitas filing
sebagai dasar perencanaan tenaga administrasi dan sarana penyimpanan
dokumen di setiap institusi/fakultas.
b. Pelaksanaan Penyusutan Arsip
Demi efisiensi dan efektivitas sumber daya yang ada di setiap unit
kerja/institusi, maka perlu diadakan kegiatan penyusutan arsip. Penyusutan
arsip meliputi retensi dan penilaian guna arsip untuk menetapkan status arsip
inaktif, abadi/permanen, serta yang harus dimusnahkan karena sudah tidak
bernilai guna. Arsip-arsip dinamis aktif dan inaktif memiliki nilai guna
administration, legal, financial, research, education, and documentation
(ALFRED). Sementara dokumen statis/permanen sedikitnya masih bernilai
guna sekunder, yakni pembuktian dan sejarah.
Penyusutan ini diantaranya berguna untuk mengembalikan kapasitas
rak/lemari penyimpanan arsip, produktivitas karyawan pengelolanya, serta
mencegah/menekan tingkat kejadian misfile (salah letak dokumen).
1) Jadual Retensi Arsip (JRA)
Setiap arsip ditentukan retensinya berdasarkan nilai gunanya. Lama
penyimpanan arsip dituangkan dalam JRA. JRA ialah pedoman penentuan
nilai guna dan penyusutan arsip. JRA berupa daftar yang berisi sekurangkurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanan berdasarkan nilai
gunanya.
Semua unit kerja di Udinus sudah memiliki JRA yang diberi istilah
catatan mutu. Akan tetapi, klasifikasi arsip belum sesuai dengan pola
klasifikasi masalah yang sudah ada. Selanjutnya, penetapan jangka waktu
simpan berdasarkan nilai guna setiap arsip belum dianalisis dan disusun oleh
suatu tim. Masih disusun oleh masing-masing unit kerja/panitia kegiatan yang
sejenis.
2) Retensi Arsip
Retensi adalah kegiatan memisahkan antara arsip yang masih aktif
dengan yang dinyatakan inaktif. Prosedur yang bisa diterapkan adalah dengan
melihat jangka lama waktu simpan arsip yang telah dirumuskan dan
ditetapkan dalam JRA. Akan tetapi, jika belum menyusun JRA, maka
dasarnya ialah
penghitungan frekuensi pemakaian dokumen dari hasil
penghitungan peminjaman dokumen melalui KPD. Apabila suatu dokumen
hanya digunakan < 12 kali dalam setahun, maka dokumen tersebut sudah siap
untuk diretensi. (2)
Sarana untuk kemudahan dan kecepatan kegiatan ini ialah dengan
melihat tahun terakhir penggunaan dokumen pada KIUB (manual ataupun
komputerisasi) sesuai dengan ketetapan JRA. Kemudian nomor-nomor
dokumen yang siap diretensi dicatat untuk diambil berkasnya dari rak/lemari
file aktif. Selanjutnya, dokumen inanktif akan dianalisis dan dicatat pada
formulir pemindahan dokumen dan disimpan secara terpisah dari arsip
dinamis aktif di setiap unit kerja.
3) Penilaian Nilai Guna Arsip
Penilaian nilai guna arsip adalah kegiatan penilaian formulir-formulir
dokumen yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan.
Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnah dokumen yang
ditetapkan oleh direktur rumah sakit atau pimpinan institusi. Tim pemusnah
mempunyai tugas membantu direktur/pimpinan dalam penyelenggaraan
pemusnahan dokumen. Kegiatan ini dilakukan dengan memperhatikan nilai
guna menurut peraturan yang berlaku.
Tatacara penilaian formulir adalah berkas yang dinilai merupakan
berkas yang telah 2 (dua) tahun inaktif. Indikator yang digunakan untuk
menilai berkas inaktif, yaitu :
a. Frekuensi penggunaan dokumen untuk kepentingan pendidikan dan
penelitian
b. Nilai guna primer :
1) Administrasi
2) Hukum
3) Keuangan
4) Ilmu pengetahuan dan teknologi (Iptek)
c. Nilai guna sekunder
1) Pembuktian
2) Sejarah
Selanjutnya, dokumen-dokumen yang telah dinilai guna dibuatkan daftar
pertelaahan arsip. Sedangkan formulir-formulir sisa dan rusak tidak terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan melalui prosedur tertentu. (4)
3) Pengabadian dan Pemusnahan Arsip
Setelah menilai guna arsip dari dokumen inaktif, tim pemusnah akan
menyelenggarakan kegiatan pengabadian dan pemusnahan dokumen.
Dokumen yang diabadikan masih memiliki nilai guna, sedangkan yang
dimusnahkan yang sudah tidak bernilai guna dan rusak tidak terbaca.
Rangkaian kegiatan tersebut meliputi :
a) Membuat daftar pertelaahan, yakni suatu daftar telaah nilai guna dokumen
dengan mengelompokkan dokumen berdasarkan subjek/masalah/fungsi
dan kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan kebijakan
rumah sakit
b) Menyusun berita acara pemusnahan dokumen yang ditandatangani ketua
dan sekretaris, serta diketahui oleh direktur/pimpinan institusi yang
bersangkutan. Berita acara pemusnahan dokumen yang asli disimpan oleh
pihak institusi dan lembar kedua diserahkan kepada pihak pemilik institusi
c) Melaksanakan pemusnahan dengan cara :
-
Dibakar menggunakan incinerator/dibakar biasa
-
Dicacah memakai alat pencacah kertas
-
Dibubur untuk dibuat kertas daur ulang (biasanya dilakukan oleh pihak
ke-tiga). Jika dilakukan oleh pihak ke-tiga harus disaksikan oleh tim
pemusnah dengan dibuatkan berita acara tersendiri.
d) Dapat langsung memusnahkan formulir yang sudah rusak atau tidak
terbaca dengan adanya pernyataan pada kertas segel oleh pimpinan
institusi (4)
e) Menyimpan lembar-lembar dokumen yang diabadikan pada rak filing
khusus dokumen abadi. Sistem penyimpanannya sama dengan cara
penyimpanan dokumen inaktif, yakni dengan cara ditumpuk berdasarkan
subjek/masalah/fungsi. Urutannya disesuaikan dengan tanggal terciptanya
masing-masing arsip. Jadi, yang tertua berada pada urutan tumpukan yang
terbawah.
5.6. Sistem Informasi Manajemen Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS
a. Alur Sistem Informasi Penyimpanan Arsip
SEKRETARIAT TU
DEKAN FAKULTAS
UNIT KERJA
ARSIP
(Korespondensi, Non
Korespondesi)
B
ARSIP
(Korespondensi, Non
Korespondesi)
ARSIP
(Korespondensi, Non
Korespondesi)
A
A
Klasifikasi
arsip dan
entry
database
B
Gambar 4.1 Bagan alur model sistem informasi penyimpanan arsip
Entry
Arsip
Database
C
Dari bagan diatas dijelaskan bahwa arsip yang masuk lewat satu pintu yaitu
Sekretariat TU. Arsip digolongkan dalam arsip korespondensi dan arsip non
korespondensi kemudian akan diteruskan ke Dekan Fakultas untuk di disposisi
kes unit kerja yang dituju. Namun sebelum di disposisikan ke unit kerja bagian
secretariat TU melalukan entry data arsip ke system sebagai database arsip.
b. Alur Sistem Informasi Pelacakan / Penggunaan Arsip
SEKRETARIAT TU
UNIT KERJA
Entry Kata Kunci pencarian
berdasar Subyek Masalah
(Primary, Secondary,
Tertier)
Entry
Arsip
Database
Pencarian ke unit kerja sesuai
arsip yang dicari serta
menuliskan di bon pinjam
ARSIP
(Korespondensi, Non
Korespondesi)
Bon
Pinjam
Distribusi arsip
sesuai permintaan
Gambar 4.2 Bagan alur model sistem informasi Pelacakan/Penggunaan arsip
Untuk peminjaman arsip dilakukan dengan cara pencarian arsip dahulu
dengan memasukkan kata kunci sebagai pendarian dengan memasukkan Kunci
Primary (Fungsi Unit Kerja), Kunci Secondary (Perincian 1), dan Kunci Tertier
(Perincian 2) untuk mengetahui letak penyimpanan arsip. Setelah mengetahui letak
penyimpanan arsip, maka langkah selanjutnya adalah menghubungi unit kerja yang
terkait dengan arsip yang dimaksud. Sebelum meminjam, peminjam diwajibkan
mengisi buku Bon Pinjam sebagai bukti peminjaman arsip.
c. Context Diagram
Sekretariat
TU
• Informasi Penyimpanan
arsip
• Daftar Arsip Inaktif
• Klasifikasi arsip
• Arsip Masuk
• Pencarian arsip
Unit Kerja
• Informasi
Penyimpanan arsip
• Daftar Arsip Inaktif
0
Sistem Informasi
Pengelolaan Arsip
Gambar 4.3 Context Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
• Informasi Penyimpanan
arsip
• Daftar Arsip Inaktif
Dekan
Dari context diagram diatas menunjukkan bahwa data klasifikasi arsip
termasuk kode klasifikasi dan data arsip yang masuk ke fakultas di entry ke system
oleh Sekretariat TU. Berdasarkan data ini bisa dilakukan pengelolaan untuk bisa
menghasilkan informasi arsip inaktif dan informasi letak penyimpanan arsip secara
fisik di masing-masing unit kerja guna pelacakan/penggunaannya.
d. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
Sekretariat
TU
Daftar
klasifikasi
arsip
1
Entry
Klasifikasi
Arsip
Dt_klasifikasi
Dt_klasifikasi
Dt_klasifikasi
Arsip masuk
2
Entry Arsip
Masuk
Dt_arsip
Dt_arsip
Dt_klasifikasi
Pencarian arsip
3
Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Informasi
Arsip
Laporan Pengelolaan
Dt_arsip
Pengelolaan
Arsip
Dt_arsip
• Informasi Penyimpanan
Arsip
• Daftar arsip inaktif
• Informasi Penyimpanan
Arsip
• Daftar arsip inaktif
Unit Kerja
Dt_klasifikasi
Dekan
• Informasi Penyimpanan
Arsip
• Daftar arsip inaktif
Sekretariat
TU
e. DFD Level 1 Proses Laporan Pengeloaan Arsip
Unit Kerja
Dekan
Informasi
Penyimpanan Arsip
Sekretariat
TU
Informasi
Penyimpanan Arsip
Pencarian Arsip
Informasi
Penyimpanan Arsip
3.1
Informasi
Penyimpanan
Arsip
Dt_klasifikasi
Dt_arsip
Dt_klasifikasi
Dt_arsip
Dt_arsip
Gambar 4.5 DFD Level 1 Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Proses Laporan
3.2
Daftar arsip inaktif
Pengelolaan
Arsip
Info Daftar
Dt_arsip
Arsip inaktif
Dt_klasifikasi
Daftar arsip inaktif
Daftar arsip inaktif
Unit Kerja
Dekan
f. Desain Basisdata : table Primer (Klasifikasi utama)
No
Field Name
Type
1
Kd_primer
character
2
Nama_primer
character
Field Key : kd_primer (primary key)
Width
2
30
g. Desain Basisdata : table Sekunder (Perincian1)
No
Field Name
Type
1
Kd_primer
character
2
Kd_skunder
Character
3
Nama_skunder
character
Field Key : kd_primer + kd_skunder
Width
2
2
30
h. Desain Basisdata : table Tertier (Perincian2)
No
Field Name
Type
1
Kd_primer
character
2
Kd_skunder
Character
3
Kd_tertier
Character
4
Nama_tertier
character
Field Key : kd_primer + kd_skunder + kd_tertier
Width
2
2
2
30
i. Desain Basisdata : table dt_arsip (daftar penyimpanan arsip)
No
Field Name
Type
Width
1
nomormasuk
character
4
1
Kd_primer
character
2
2
Kd_skunder
Character
2
3
Kd_tertier
Character
2
4
Tglmasuk
Date
8
5
subyek
Character
30
6
perincian
Character
50
7
Instansi
Character
30
8
Alamat
Character
50
9
Telepon
Character
10
10
lokasi
Character
15
Field Key : kd_primer + kd_skunder + kd_tertier
j. Desain Input seting Kode Klasifikasi Arsip
Gambar 4.6 Desain input klasifikasi Primer
Gambar 4.7 Desain input klasifikasi Sekunder
Gambar 4.8 Desain input klasifikasi Tersier
k. Desain Input entry arsip masuk
Gambar 4.9 Desain input daftar arsip masuk
Gambar 4.10 Desain Input Pelacakan/Penggunaan Arsip
l. Desain output informasi penyimpanan arsip
Gambar 4.11 Desain Output Informasi Penyimpanan arsip
m. Desain output daftar arsip inaktif
Gambar 4.12 Desain Output Daftar arsip inaktif
Dari desain diatas sebagai langkah untuk implementasi adalah sebagai berikut :
a. Sistem informasi sebagai pendamping pemberkasan, dimana secara fisik arsip
disimpan secara desentralisasi pada masing-masing unit kerja tetapi informasi
digitalnya terpusat di bagian sekretariat TU.
b. Arsip yang masuk ataupun arsip yang yang akan digunakan (pelacakan arsip) bias
di ketahui dahulu dengan menjalankan system informasi, yang selanjutnya arsip
bisa diambil pada lokasi (unit kerja) dengan mengisi bon pinjam pada masingmasing penangung jawab arsip
c. Daftar arsip yang dianggap inaktif atau bahkan akan dimusnahkan bias dilihat
lewat system informasi setelah melwati batas umur penyimpanan arsip sesuai
dengan JRA (Jadual Retensi Aktif) yang sudah ditentukan sebelumnya.
INSTRUMEN PENELITIAN
A. Pedoman Wawancara (Responden : Kepala Tata Usaha dan Karyawannya,
Sekretaris Dekan, Para Ketua Program Studi, serta Kepala Laboratorium
Kesehatan)
1. Bagaimana jenis-jenis arsip yang ada di fakultas dan pola klasifikasinya?
2. Bagaimana sistem pemberkasan (filing systems) arsip aktif di fakultas?
3. Bagaimana sistem pemberkasan (filing systems) arsip aktif di masing-masing sub
unit fakultas?
4. Ada/tidak kebijakan dan prosedur tetap mengenai sistem pemberkasan yang
baku/pengelolaan arsip di fakultas, baik yang berlaku untuk filing aktif, inaktif,
ataupun abadi? Jika ada, bagaimana isinya?
5. Bagaimana pelaksanaan kebijakan dan prosedur tetap tersebut di unit arsip
maupun sub unit arsip fakultas?
6. Apakah fungsi manajemen diterapkan dalam mengelola arsip aktif?
7. Bagaimana gambaran sumber daya dalam rangka pengelolaan filing aktif?
8. Apakah sudah ada jadual retensi arsip yang baku yang diterapkan di fakultas?
9. Apakah sudah pernah dilaksanakan retensi arsip di fakultas?
10. Jika sudah pernah dilaksanakan retensi, maka wawancara berlanjut : apakah ada
ruang, tempat, tenaga, serta sumber daya lainnya untuk pengelolaan arsip inaktif?
11. Bagaimana sistem pemberkasan (filing systems) arsip inaktif di fakultas?
12. Apakah fungsi manajemen diterapkan dalam mengelola arsip inaktif?
13. Apakah sudah pernah dilaksanakan penilaian guna arsip di fakultas?
14. Jika sudah pernah dilaksanakan penilaian guna, maka wawancara berlanjut : apakah
ada ruang, tempat, tenaga, serta sumber daya lainnya untuk pengelolaan arsip
abadi?
15. Bagaimana sistem pemberkasan (filing systems) arsip abadi di fakultas?
16. Apakah fungsi manajemen diterapkan dalam mengelola arsip abadi?
17. Bagaimana gambaran sumber daya dalam rangka pengelolaan filing abadi?
18. Bagaimana prosedur dan tatacara penilaian guna di fakultas?
19. Bagaimana prosedur dan tatacara pemusnahan berkas di fakultas?
20. Siapa pelaksana pemusnahan dan apa cara pemusnahan berkas yang dipilih?
B. Pedoman Observasi
1. Mengobservasi jenis-jenis arsip dan pola klasifikasi arsip fakultas.
2. Mengobservasi kondisi berkas arsip aktif di bagian tata usaha fakultas.
3. Mengobservasi kondisi berkas arsip aktif di masing-masing sub unit fakultas.
4. Mengobservasi kebijakan dan prosedur tetap tentang pengelolaan arsip aktif di
fakutas (jika ada).
5. Mengobservasi prosedur pelaksanaan pemberkasan arsip aktif di bagian tata usaha
fakultas.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Mengobservasi kondisi sumber daya dalam rangka pengelolaan filing aktif.
Mengobservasi kondisi berkas arsip inaktif di fakultas.
Mengobservasi kondisi berkas arsip inaktif di masing-masing sub unit fakultas.
Mengobservasi kebijakan dan posedur tetap tentang pengelolaan arsip inaktif di
fakutas (jika ada).
Mengobservasi prosedur pelaksanaan pemberkasan arsip inaktif di bagian tata
usaha fakultas.
Mengobservasi prosedur pelaksanaan pemberkasan arsip inaktif di masing-masing
sub unit fakultas.
Mengobservasi kondisi sumber daya dalam rangka pengelolaan filing inaktif.
Jika sudah pernah dilaksanakan penilaian guna, maka observasi dilanjutkan :
mengobservasi kondisi berkas arsip abadi di fakultas.
Mengobservasi kebijakan dan posedur tetap tentang pengelolaan arsip abadi di
fakutas (jika ada).
Mengobservasi prosedur pelaksanaan pemberkasan arsip abadi di fakultas.
Mengobservasi kondisi sumber daya dalam rangka pengelolaan filing abadi di
fakultas.
DAFTAR PUSTAKA
1. Basir Barhos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi, Cetakan Keempat, Bumi Aksara, Jakarta, 2003.
2. Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Cetakan Kedua,
Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, 1993.
3. Ig. Wursanto, Kearsipan 1, Cetakan Pertama, Kanisius, Yogyakarta, 1991.
4. Bambang Shofari, Dasar-dasar Pelayanan Rekam Medis, Fakultas Kesehatan
Universitas Dian Nuswantoro Semarang (Tidak Dipublikasikan), 2008.
5. HM, Jogiyanto. Analisis dan Disain Sistem lnformasi Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. 1995.
6. Marlinda, Linda. Sistem Basis Data. Andi. Yogyakarta. 2004: Edisi 1.
Download