BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi Organisasi 2.1.1
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi Organisasi 2.1.1. Definisi Komunikasi Organisasi Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke orang lain. Pengirim mencoba untuk mengkodekan berita atau buah pikirannya ke dalam suatu bentuk yang dianggapnya paling tepat, kemudian ia kirimkan kode-kode buah pikirannya tadi, dan penerima berusaha memahami kode tersebut (decoding). Walaupun, banyak terdapat sejumlah kemungkinan penghalang (blocks) dan penyaring (filter) di dalam saluran komunikasi.7 Suatu organisasi pada dasarnya terdiri dari sejumlah kelompok dan masingmasing kelompok terdiri atas sejumlah individu. Max Weber mendefinisikan organisasi sebagai: “A system of purposeful, interpersonal activity designed to coordinate individual task” atau suatu sistem kegiatan interpersonal bertujuan yang dirancang untuk mengkoordinasikan tugas individu.8 Sedangkan, Goldhaber memberikan definisi komunikasi organisasi berikut: 7 8 Miftah Thoha. 2011. Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Hal 167 Morissan, 2009.Teori Komunikasi Organisasi.Bogor : Ghalia Indonesia. Hal 28 10 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 11 “organizational communications is the process of creating and exchanging messages within a network of interdependent relationship to cope with environmental uncertainty” atau dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubahubah.9 Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian seperti yang dikutip oleh Arni Muhammad.10 Masing-masing dari konsep kunci ini akan dijelaskan satu persatu secara ringkas. 1. Proses Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena, gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tidak ada henti-hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses. 2. Pesan Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu nama dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya, komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. 9 10 Khomsahrial Romi. 2011. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta : PT Grasindo. Hal 13 Arni Muhammad, 2009. Komunikasi Organisasi.Jakarta: Bumi Aksara. Hal 67 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 12 3. Jaringan Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau keseluruhan organisasi.Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor, antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan. 4. Keadaan Saling Tergantung Konsep kunci komunikasi organisasi yang keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnyadan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapi. Implikasinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh. 5. Hubungan Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain, jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan http://digilib.mercubuana.ac.id/z 13 oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari. 6. Lingkungan Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan menjadi lingkungan internal dan eksternal. Yang termasuk lingkungan internal adalah personalia (karyawan), staf, golongan fungsional dari organisasi, dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk dan sebagainya.Sedangkan lingkungan eksternal dari organisasi adalah langganan, leveransir, saingan dari teknologi. 7. Ketidakpastian Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk menukar ketidakpastian ini, organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, melakukan suatu penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi. 2.1.2. Prinsip-prinsip Organisasi Suatu organisasi bisa dikatakan solid dan baik jika memiliki sifat sebagai berikut11: 1. 11 Mempunyai tujuan yang jelas Manhalun Nasyi. 2011. Organisasi dan Administrasi. Jakarta : In Press. Hal 7-8 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 14 2. Tujuan organisasi harus diterima dan dipahami oleh setiap orang di dalam organisasi. 3. Kesatuan arah. 4. Kesatuan perintah/komando. 5. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin, dalam artian sesuai dengan kebutuhan dan koordinasi, pengawasan, dan pengendalian. 6. Pola dasar organisasi harus relatif permanen. 7. Penempatan orang harus sesuai dengan ahlinya. 8. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan. 9. Adanya pembagian tugas/kerja. 10. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggungjawab seseorang. 2.1.3. Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi Dimensi-dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi dibagi menjadi komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesama bawahan dan sebagainya. Proses komunikasi internal ini bisa berwujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer ataupun sekunder (menggunakan media nirmassa).12 Komunikasi internal lazim dibedakan menjadi dua sebagai berikut. 12 Khomsahrial Romi. 2011. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta : PT Grasindo. Hal 6-7 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 15 a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Dalam komunitas Pengusaha Kampus, komunikasi ini dari terjadi dari koordinator pusat Pengusaha Kampus kepada koordinator wilayah maupun kepada anggotanya dan begitupun sebaliknya. Dalam komunikasi vertikal, koordinator pusat memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasiinformasi kepada anggotanya. Sedangkan koordinator wilayah ataupun anggota memberikan laporan-laporan, pengaduan-pengaduan, dan sebagainya kepada koordinator pusat. b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari koordinator wilayah Tangerang Selatan kepada koordinator wilayah Jakarta Barat, anggota kepada anggota lain, dan sebagainya. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah, serta membangun semangat berorganisasi. Sedangkan komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi.Pada organisasi besar komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepada hubungan masyarakat daripada pimpinan sendiri. Seorang pimpinan tugasnya terbatas pada hal-hal yang dianggap sangat penting saja. a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan pada umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan. http://digilib.mercubuana.ac.id/z 16 b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. 2.1.4. Peranan Individu dalam Organisasi Manusia adalah salah satu dimensi yang amat penting, merupakan salah satu faktor dan pendukung organisasi. Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi. Untuk mengetahui jaringan komunikasi serta peranannya dapat digunakan analisis jaringan komunikasi. Dari hasil analisis ini dapat diketahui bentuk hubungan atau koneksi orangorang dalam organisasi serta kelompok tertentu (klik), keterbukaan satu kelompok dengan kelompok lainnya dan orang-orang yang memegang peranan utama dalam suatu organisasi. Ada enam peranan jaringan komunikasi13yaitu : 1. Opinion Leader adalah pemimpin informal dalam organisasi. Mereka tidaklah selalu orang-orang yang memiliki otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku anggota organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka. 2. Gate Keepers adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari 13 Arni Muhammad. 2009. Komunikasi Organiasi. Jakarta : PT Bumi Aksara. Hal 102-103 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 17 satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi. Gate keepersdapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinanm menghindari informasi yang terlamppau banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang penting-penting saja terhadap mereka. Dalam hal ini,gate keepers mempunyai kekuasaan dalam memutuskan apakah suatu informasi penting atau tidak. 3. Cosmopolites adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada di lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orangorang tertentu di lingkungannya. 4. Bridge adalah anggota kelompok dalam organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberikan informasi di antara kelompok-kelompok danmengkoordinasikan kelompok. 5. Liaison sama peranannya dengan bridge tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok dengan kelompok lainnya. Individu juga membantu alam membagi informasi yang relevan diantara kelompok-kelompok dalam organisasi. 6. Isolate adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya. http://digilib.mercubuana.ac.id/z 18 2.1.5. Elemen Organisasi Bentuk organisasi sangat bervariasi, ada yang sangat sederhana dan ada pula yang sangat kompleks. Ada lima elemen organisasi yang saling berkaitan satu elemen dengan elemen lainnya,14diantaranya : 1. Struktur Sosial Struktur sosial adalah pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan di dalam suatu organisasi.Struktur sosial menurut Davis (Scott, 1981) dapat dipisahkan menjadi dua komponen yaitu struktur normatif dan struktur tingkah laku. Struktur normatif mencakup nilai, norma, dan peranan yang diharapkan. Nilai adalah kriteria yang digunakan dalam memilih tujuan tingkah laku. Sedangkan norma adalah aturan umum mengenai tingkah laku yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengejar tujuan. Komponen yang kedua adalah struktur tingkah laku. Komponen ini berfokus kepada tingkah laku yang diharapkan dan bukan pada resep bertingkah laku. Tingkah laku yang diperlihatkan manusia dalam organisasi ini mempunyai karakteristik umum yang merupakan pola atau jaringan tingkah laku. 2. Partisipan Partisipan adalah individu-individu yang memberikan kontribusi pada masing-masing organisasi sangat bervariasi. Sifat kepribadian dari seorang partisipan organisasi juga akan bervariasi dari satu organisasi kepada organisasi lainnya, tergantung kepada tipe dan peranannya dalam organisasi tersebut. 14 Arni Muhammad. 2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : PT Bumi Aksara. Hal 25-28 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 19 3. Tujuan Konsep tujuan organisasi adalah yang paling penting dan sangat kontroversial dalam mempelajari organisasi. Ahli analisis mengatakan bahwa tujuan sangat diperlukan dalam memahami organisasi. Kemudian ahli tingkah laku menjelaskan bahwa hanya individu-individu yang mempunyai tujuan, sedangkan organisasi tidak. Bagi kebanyakan analis, tujuan merupakan suatu titik sentral petunjuk dalam menganalisis organisasi. Tujuan dibatasi sebagai suatu konsepsi akhir yang diingini, atau kondisi yang partisipan usahakan mempengaruhinya, melalui penampilan aktivitas, tugas-tugas mereka. 4. Teknologi Tiap-tiap organisasi mempunyai teknologi dalam melakukan pekerjaannya. Beberapa organisasi memproses materi input atau masukan dan membangun perlengkapan perangkat keras (hardware). Organisasi lainnya memproses orang, hasil produksinya berisikan individu-individu yang berpengetahuan, terampil atau individu yang lebih sehat. 5. Lingkungan Setiap organisasi berada pada keadaan fisik tertentu, teknologi kebudayaan dan lingkungan sosial, terhadap mana organisasi tersebut harus menyesuaikan diri. Tidak ada organisasi yang sanggup mencukupi kepentingan dirinya sendiri.Semuanya bergantung pada lingkungan sistim yang lebih besar untuk dapat terus hidup. http://digilib.mercubuana.ac.id/z 20 2.1.6. Fungsi Organisasi Organisasi mempunyai beberapa fungsi diantaranya adalah memenuhi kebutuhan pokok organisasi, mengembangkan tugas dan tanggung jawab, memproduksi hasil produksi, dan mempengaruhi organisasi. 1. Memenuhi Kebutuhan Pokok Organisasi Setiap organisasi mempunyai kebutuhan pokok masing-masing dalam rangka keberlangsungan hidup organisasi tersebut. 2. Mengembangkan Tugas dan Tanggung Jawab Kebanyakan organisasi bekerja dengan bermacam-macam standar etis tertentu. Ini berarti organisasi harus hidup sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun standar masyarakat di mana organisasi itu berada. 3. Memproduksi Barang atau Orang Fungsi utama dari organisasi adalah memproduksi barang atau orang sesuai dengan jenis organisasinya. Semua organisasi mempunyai produknya masingmasing. 4. Mempengaruhi dan Dipengaruhi Orang Sesungguhnya organisasi digerakkan oleh orang. Orang yang membimbing, mengelola, mengarahkan, dan menyebabkan pertumbuhan organisasi. Orang yang memberikan ide-ide baru, program baru, dan arah yang baru. Orang sebagai anggota organisasi maupun sebagai pemakai jasa organisasi, dipengaruhi oleh organisasi. Sebaliknya organisasi juga dipengaruhi oleh orang.Suksesnya suatu http://digilib.mercubuana.ac.id/z 21 organisasi tergantung kepada kemampuan dan kualitas anggotanya dalam melakukan aktivitas organisasi. 2.1.7. Pendekatan Komunikasi Organisasi Untuk melihat suatu komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan yaitu pendekatan makro, mikro, dan individual.15 Masingmasing dari pendekatan ini akan dijelaskan berikut ini. 1. Pendekatan Makro Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi ini organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi, melakukan integrasi dan menentukan tujuan organisasi. a) Memproses Informasi dan Lingkungan Agar organisasi tetap hidup perlu memproses informasi dari lingkungannya. Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah menyesesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi yang relevan dengan keadaan dalam organisasi, kemudian merumuskan suatu respon yang tepat terhadap input informasi tersebut. Informasi ini kemudian digunakan untuk melakukan identifikasi dan penentuan tujuan organisasi. 15 Khomsahrial Romli. 2011. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta : PT Grasindo. Hal 20-25 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 22 b) Identifikasi Proses penyesuaian diri dinamakan identifikasi. Misalnya suatu organisasi transportasi dari lingkungan mengetahui bahwa langganannya menyenangi transportasi yang cepat, selamat berdasarkan informasi ini organisasi berusaha untuk mengkoordinasikan segala kegiatan supaya dapat memenuhi kegiatan dari para langganannya. c) Integrasi dengan Organisasi Lain Tidak ada organisasi bergerak dalam keadaan terisolasi. Setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Organisasi mesti memonitor aktivitas ini, menentukan apa pengaruh aktivitas-aktivitas itu kepadanya. d) Penentuan Tujuan Dari semua kegiatan organisasi secara makro yang memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah menentukan tujuan organisasi. Organisasi seharusnya tidaklah menentukan tujuannya sebelum memperoleh informasi mengenai lingkungan, melakukan identifikasi dengan langganan yang potensial dan melakukan integrasi yang cukup dengan semua organisasi lain untuk memperjelas tujuannya. Informasi yang berasal dari semua interaksi ini kemudian dapat digunakan untuk menentukan tujuan organisasi. 2. Pendekatan Mikro Pendekatan ini terutama memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan subunit pada suatu organisasi.Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini http://digilib.mercubuana.ac.id/z 23 adalah komunikasi antar anggota kelompok, komunikasi untuk memberikan orientasi latihan, komunikasi untuk menjaga iklim organisasi, komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan serta komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi. a) Orientasi dan Latihan Kadang-kadang organisasi perlu memberikan orientasi dalam latihan untuk melatih orang-orang dalam suatu organisasi agar dapat melakukan suatu pekerjaan tertentu. Untuk melakukan aktivitas latihan ini memerlukan komunikasi. b) Keterlibatan Anggota Dalam organisasi sangat diperlukan keterlibatan anggota dalam unit masingmasing untuk menjaga kelancaran tugas organisasi. Sebab bila suatu unit kerja organisasi macet akan mempengaruhi kepada keseluruhan tugas-tugas organisasi. c) Penentuan Iklim Organisasi Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam faktor diantaranya tingkah laku pimpinan, tingkah laku teman sekerja, dan tingkah laku dari organisasi. Tetapi pada umumnya iklim organisasi ditentukan oleh tingkah laku komunikasi dari pimpinan kepada kelompoknya. Misalnya pimpinan yang tidak mau bicara dengan bawahannya dan tidak pula ambil pusing dengan apa yang dilakukan mereka mungkin akan menjadikan bawahannya malas bekerja dan tidak produktif. http://digilib.mercubuana.ac.id/z 24 d) Supervisi dan Pengarahan Tugas-tugas organisasi perlu diawasi, dikontrol, serta diarahkan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Tugas ini dilakukan oleh beberapa orang pimpinan organisasi terhadap orang-orang dibawah hierarki. e) Kepuasan Kerja Bila orang merasa tidak senang dengan situasi kerjanya biasanya mereka mengatakan bahwa tidak puas dengan pekerjaannya.Ada dua hal yang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya ini. Hal yang pertama, apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkannya untuk melakukan pekerjaannya. Yang kedua, apabila hubungan sesama teman kerja kurang baik, atau dengan kata lain kepuasan kerja ini berhubungan dengan masalah komunikasi. 3. Pendekatan Individual Pendekatan individual berpusat pada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada kedua pendekatan yang terdahulu akhirnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Komunikasi individual ini ada beberapa bentuknya di antaranya, berbicara dalam kelompok kerja, mengunjungi dan berinteraksi dalam rapat, menulis dan mengonsep surat, memperdebatkan suatu usulan dan sebagainya. a) Berbicara pada Kelompok Kerja Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja organisasi. Oleh karena itu, seseorang harus mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan orang lain http://digilib.mercubuana.ac.id/z 25 untuk mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok. b) Menghadiri dan Berinteraksi dalam Rapat-rapat Rapat adalah suatu cara kehidupan organisasi yang umum. Oleh karena itu, seorang anggota organisasi harus terampil dalam interaksi rapat-rapat yang mencakup keterampilan memberikan informasi bila diperlukan atau untuk membujuk anggota lain untuk menerima usulan dan mengarahkan rapat bila diperlukan. c) Menulis Organisasi banyak memerlukan materi cetak dan tertulis.Materi ini diantaranya didistribusikan dalam organisasi untuk luar organisasi. d) Berdebat untuk Suatu Usulan Orang dalam organisasi harus membuat suatu usulan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan. Agar usulan ini berhasil atau dapat diterima orang perlu keterampilan berkomunikasi untuk meyakinkan dan membujuk orang lain untuk menerima usulan atau programnya. 2.1.8. Kelompok dalam Organisasi Kelompok merupakan bagian dari kehidupan manusia. Tiap hari manusia akan terlibat dalam aktivitas kelompok. Demikian pula kelompok merupakan bagian dari organisasi. Dalam organisasi akan banyak dijumpai kelompok-kelompok ini. Hampir pada umumnya manusia yang menjadi anggota dari suatu organisasi besar atau kecil http://digilib.mercubuana.ac.id/z 26 adalah sangat kuat kecenderungannya untuk mencari keakraban dalam kelompokkelompok tertentu. Dimulai dari adanya kesamaan tugas pekerjaan yang dilakukan, kedekatan tempat kerja, seringnya berjumpa, dan barangkali adanya kesamaan kesenangan bersama, maka timbullah kedekatan satu sama lain. Mulailah mereka berkelompok dalam organisasi tertentu.16 Kelompok diterjemahkan dari kata group diartikan seara harfiah sebagai kumpulan dua orang atau lebih yang mengadakan interaksi baik secara fisik atau juga psikologi dengan konstan.Atau juga sebagai suatu kesatuan yang dibentuk untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Ada tiga elemen dalam sebuah kelompok yaitu : 1. Kegiatan Kegiatan terdiri dari tindakan-tindakan anggota kelompok yang berhubungan dengan tugas kelompok. 2. Interaksi Dalam melakukan tugas tersebut mereka terlibat dalam suatu interaksi yaitu memperlihatkan saling ketergantungan dan saling menanggapi dalam bertingkah laku. 16 Miftah Thoha. 2011. Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta:PT RajaGrafindo Persada. Hal 79 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 27 Perasaan 3. Interaksi akan melibatkan perasaan, yang terdiri dari perasaan negative dan positif yang dirasakan anggota kelompok terhdap aanggota lain, seperti perasaan suka dan tidak suka. 2.2. Public Relations dalam Organisasi Nirlaba Public relations menyangkut kepentingan setiap organisasi yang bersifat komersial maupun yang non-komersial. Menurut Institute of Public Relations, definisi Public Relations yaitu keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara satu organisasi dengan segenap khalayaknya.17 Komunitas Pengusaha Kampus adalah salah satu komunitas bisnis yang masuk dalam kategori organisasi nirlaba. Selama perjalanannya, sampai saat ini komunitas PK belum memproduksi suatu barang yang dapat menghasilkan pendapatan bagi komunitas, sehingga anggota cenderung mencari sendiri atau membangun sendiri bisnis yang ingin dijalani dengan serius. Pada dasarnya komunitas ini merupakan wadah yang dibuat untuk menyatukan minat dan kesukaan yang sama bagi para anggota yang senang berwirausaha. Komunitas Pengusaha Kampus berfokus pada usaha pemenuhan misi pendidikan dan kebaikan, sebagai organisasi nirlaba (nonprofit), Pengusaha Kampus harus tetap memelihara tujuan yang positif agar tetap eksis. Sebagai asosiasi keanggotaan yang menghimpun para pengusaha yang berasal dari berbagai kampus, maka perlu adanya sumber daya manusia yang mendukung 17 Frank Jefkins. Public Relations. Jakarta: Penerbit Erlangga. Hal9 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 28 keberhasilan dalam memperjuangkan kebutuhan komunitas. Jantung dari keberhasilan asosiasi keanggotaan ini adalah hubungan dan hal ini menjadi fokus dari kegiatan public relations. Salah satu yang menjadi tugas seorang praktisi public relations dalam suatu komunitas adalah berupaya untuk mencari cara baru dan efektif untuk membangun serta memelihara sense of community. Hal tersebut tidaklah mudah, karena luasnya cakupan demografis keanggotaan dan tekanan waktu, jadwal, teknologi, serta kedekatan. Terlebih keanggotaan komunitas Pengusaha Kampus terdiri dari berbagai regional yang berada di pulau Jawa dan di luar pulau Jawa. Sehingga untuk menyelesaikan hal tersebut, peran public relations adalah dengan mengombinasikan penggunaan teknologi “lama” seperti newsletter, majalah, dan brosur; dengan teknologi “baru” seperti email, situs web, chat room; serta komunikasi tatap muka pada pertemuan regional dan nasional. Tantangan bagi seorang praktisi public relations dalam suatu organisasi nirlaba adalah memperoleh pengakuan dalam lingkungan yang ramai. Banyaknya jumlah organisasi nirlaba menciptakan lingkungan persaingan yang sangat ketat. Pada saat penulisan buku yang berjudul Public Relations dan Praktik, dikatakan bahwa jumlah organisasi sosial tumbuh sebesar 74 persen antara tahun 1987 dan 1988 dengan jumlah keseluruhan adalah 1,6 juta organisasi.18 Organisasi nirlaba dari semua ukurannya ditantang untuk mendapatkan dukungan dan pengakuan yang signifikan atas kerja mereka dalam pasar yang ramai seperti itu. Hal tersebut tidaklah mudah apabila sense of community belum tumbuh dalam diri masing-masing anggota komunitas. Sehingga seorang praktisi public 18 Dan Lattimore, at all. Public Relations: Profesi dan Praktik. Jakarta: Salemba Humanika. Hal 383 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 29 relations diharapkan dapat membawa pencapaian yang nyata kepada organisasi nirlaba ini. 2.2.1. Hubungan Organisasi dan Komunitas Menurut Jefkins, komunitas sekitar lokasi kegiatan organisasi – seperti pabrik, bengkel atau kantor – diibaratkan sebagai tetangga. Bila diperlakukan baik maka akan menjadi kawan, dan bila diperlakukan tidak baik maka akan menjadi lawan. Tetangga yang baik tentu akan berperan dalam menunjang kebaikan.19 Organisasi apapun perlu menjalin hubungan baik dengan komunitas sehingga terbentuk sikap positif komunitas pada organisasi. Sikap positif komunitas itu ada pada gilirannya berpengaruh terhadap sikap karyawan terhadap organisasi tempatnya bekerja. Beberapa contoh konkret membangun hubungan dengan komunitas itu, misalnya: memberikan bantuan untuk keluarga-keluarga berpendapatan rendah dan sedang; memberikan pelatihan keterampilan pada masyarakat sekitar; atau menunjang kepentingan-kepentingan budaya, pendidikan, kesehatan dan kesejahteraan komunitas. Dengan memosisikan organisasi sebagai mitra dalam pandangan komunitas dan komunitas dipandang sebagai mitra oleh organisasi, dalam mencapai tujuannya masing-masing melalui sumber daya yang dimiliki, semakin menegaskan betapa banyak manfaat yang dipetik organisasi, seperti: nama baik, pencapaian tujuan organisasi, dan moral kerja karyawan. Konsekuensi lain dari mengembangkan kemitraan, membuat organisasi menjadi terlibat langsung dalam permasalahan sosial yang akan diatasi bersama-sama dengan komunitas. Melalui keterlibatan dalam komunitas itu berarti organisasi terlibat secara positif dan sukarela dengan komunitas.20 19 20 Yosal Iriantara. 2013. Community Rekations. Bandung: Simbiosa Rekatama Media. Hal 25 Ibid. Hal 33 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 30 Community relations pada dasarnya adalah kegiatan public relations(PR). Maka langkah-langkah dalam proses PR pun mewaranai langkah-langkah dalam community relations. PR disini lebih dimaknai sebagai kegiatan organisasi dan bukan proses komunikasi yang dilakukan organisasi dengan publiknya. Kalaupun ada sedikit perbedaan dalam pelaksanaan kegiatan, lebih disebabkan karena sifat kegiatan yang diselenggarakan dalam kegiatan community relations ini. Mengingat community relations berhadapan langsung dengan persoalanpersoalan sosial yang nyata yang dihadapi komunitas sekitar. Melalui pendekatan community relations itu, organisasi bersama-sama dengan komunitas sekitarnya berusaha mengidentifikasi, mencari solusi dan melaksanakan rencana tindak atas permasalahan yang dihadapi. Community relations bisa dipandang berdasarkan dua pendekatan. Pertama, dalam konsep PR lama yang memosisikan organisasi sebagai pemberi donasi, maka program community relations adalah bagian dari aksi dan komunikasi dalam proses PR. Adapun pendekatan kedua, yang memosisikan komunitas sebagai mitra, dan konsep komunitasnya sekedar kumpulan orang yang berdiam di sekitar wilayah operasi organisasi. Di sini organisasi menampilkan sisi dirinya sebagai satu lembaga sosial, yang bersama-sama dengan komunitas memecahkan permasalahan yang dihadapi komunitas. Berdasarkan pendekatan kedua itu, dengan menggunakan tahapan-tahapan dalam proses PR yang bersifat siklis maka program dan kegiatan community relations organisasi pun akan melalui tahapan-tahapan berikut: http://digilib.mercubuana.ac.id/z 31 1. Pengumpulan fakta Permasalahan sosial yang dihadapi masyarakat kita cukup banyak. Mulai dari masalah lingkungan, ekonomi, rendahnya sikap mental kewiraushaan atau tingkat produktivitas individu yang rendah. Maka, kita bisa mengumpulkan fakta tentang permasalahan sosial dari berbagai sumber, misalnya dari berita media massa, data statistik, obrolan warga, atau keluhan langsung dari masyarakat. 2. Perumusan Masalah Memang tidak semua masalah dapat diselesaikan dengan pendekatan community relations. Namun, dalam merumuskan masalah itu bisa kita mulai dengan memfokuskan pada komunitas organisasi. Bila komunitasnya dirumuskan secara sederhana, berarti komunitas berdasarkan lokasi yakni komunitas sekitar wilayah operasi organisasi. Namun, bila komunitasnya dipandang sebagai struktur interaksi, maka komunitas tersebut lepas dari pertimbangan kewilayahan, tetapi lebih pada pertimbangan kesamaan kepentingan. 3. Perencanaan dan Pemrograman Menurut pakar manajemen, bila kita membuat perencanaan yang baik kita sudah menyelesaikan separuh pekerjaan kita. Ungkapan itu digunakan untuk menunjukkan betapa pentingnya membuat rencana. Dalam membuat rencana kita berarti mengandaikan sesuatu akan terjadi pada kemudian hari. Sesuatu yang akan terjadi itu kemudian suatu hari adalah tujuan yang ingin dicapai. Dengan kata lain, rencana merupakan sebuah prakiraan yang didasarkan pada fakta dan informasi tentang sesuatu yang akan terwujud atau tejadi nanti. http://digilib.mercubuana.ac.id/z 32 4. Aksi dan Komunikasi Aspek aksi dan komunikasi inilah yang menjadi watak yang membedakan antara kegiatan community relations dalam konteks PR dan bukan PR. Watak PR-nya disampaikan melalui kegiatan komunikasi. Seperti kita ketahui, PR pada dasarnya merupakan proses komunikasi dua arah yang bertujuan untuk membangun dan menjaga reputasi dan citra organisasi di mata publiknya. Karena itu, dalam program community relations selalu ada aspek bagaimana menyusun pesan yang ingin disampaikan kepada komunitas, serta melalui media apa dan dengan cara bagaimana. Sedangkan aksi sebagai implementasi program sudah direncanakan, pada dasarnya sama saja dengan implementasi program apapun. 5. Evaluasi Evaluasi merupakan keharusan pada setiap akhir program atau kegiatan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi program. Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, bisa diketahui apakah program bisa dilanjutkan, dihentikan, atau dilanjutkan dengan beberapa perbaikan dan penyempurnaan. 2.3. Pola Baru Lalu Lintas Informasi Kemunculan media baru seperti whatsapp telah memberikan ruang terhadap pembentukan pola-pola baru dalam berkomunikasi.McQuail menjelaskan pola baru dalam aliran informasi telah dikembangkan oleh dua ahli telekomunikasi Belanda, yaitu J.L Bordewijk dan B. Van Kaam.Mereka mendeskripsikan empat dasar pola http://digilib.mercubuana.ac.id/z 33 lalu lintas informasi (information traffic) dan menunjukkan bagaimana pola-pola tersebut saling berelasi Van Kaam pada (1986).21 Bordewijk dan Van Kaam mengidentifikasi pola baru dalam lalu lintas informasi, yaitu alokasi (allocution), percakapan (conversation), konsultasi (consultation), dan registrasi (registration). a. Alokasi (Allocution) Allocution (kata yang berasal dari kata Latin untuk pidato jenderal Roma kepada pasukannya), informasi disebarkan dari pusat secara bersamaan kepada banyak penerima periferi dengan kesempatan umpan balik yang terbatas. Karakteristik lain adalah bahwa waktu dan tempat komunikasi ditentukan oleh pengirim atau di „pusat‟. Walaupun konsep ini berguna untuk membandingkan model-model alternatif, jurang antara komunikasi pribadi dan komunikasi massa yang nonpersonal sangat lebar dan tidak dapat dijembatani oleh satu konsep tunggal. Kasus „khalayak yang berkumpul‟ berbeda dengan „khalayak yang tersebar‟.Berikut gambaran arus informasi dengan pola alokasi. Gambar 2.1 Aliran informasi mengalir dari Centre (C) ke individu (i) (Sumber : Bordewijk dan Kaam, 1986) Pola alokasi juga memungkinkan adanya banyak penerima seperti gambar berikut. Dalam komunikasi konvensional, pola alokasi biasanya terjadi saat khotbah 21 Denis McQuail. 2008. McQuail’s Mass Communication Theory. Sage Publication: London. Hal 159-160 http://digilib.mercubuana.ac.id/z 34 atau pemberian materi oleh dosen saat perkuliahan. Karakteristik dari pola ini menempatkan „C‟ sebagai pusat sekaligus pemilik informasi sehingga berpeluang untuk menentukan bagian informasi yang akan didistribusikan kepada orang lain maupun khalayak. Misalnya, ketika pembawa berita di televisi menyampaikan informasi kepada khalayak otomatis informasi berasal dari satu sumber yang sama tanpa ada timbal balik langsung. Gambar 2.2 Pola umum alokasi (Sumber Bordewijk dan Kaam, 1986) b. Percakapan (conversation) Penggunaan pola percakapan, individu (dalam sebuah jaringan komunikasi potensial) berinteraksi secara langsung antara satu dan yang lain, melewati sebuah pusat atau perantara dan memilih rekan mereka sendiri, juga waktu, tempat, dan topik komunikasi. Pola ini berlaku pada beragam situasi di mana interaktivitas dimungkinkan, termasuk pertukaran surat pribadi atau surat elektronik. Percakapan yang dimediasi secara elektronis bagaimanapun biasanya membutuhkan sebuah pusat http://digilib.mercubuana.ac.id/z 35 atau penengah (misalnya telepon atau penyedia layanan), bahkan jika tidak ada peranan aktif atau pemula dalam peristiwa komunikasi. Karakteristik dari pola percakapan adalah fakta bahwa semua pihak setara dalam pertukaran. Pada prinsipnya lebih daripada dua pihak dapat terlibat (misalnya pertemuan kecil, konferensi telepon, atau kelompok diskusi yang diperantarai komputer). Bagaimanapun pada titik tertentu, skala partisipasi yang meningkat berujung pada penyatuan dengan situasi alokatif. Gambar 2.3 Percakapan : aliran informasi antarindividu (Sumber Bordewijk dan Kaam, 1986) Gambar2.4 Percakapan melalui pusat ‘c’ (Sumber Bordewijk dan Kaam, 1986) c. Konsultasi (consultation) Konsultasi mengacu pada serangkaian situasi komunikasi inividu (pada periferi) mencari informasi di pusat penyimpanan informasi – baik data, perpustakaan, karya rujukan, cakram komputer, dan sebagainya.Kemungkinan http://digilib.mercubuana.ac.id/z 36 semacam itu volumenya semakin meningkat dan jenisnya ssemakin beragam. Pada prinsipnya, pola ini juga diterapkan pada penggunaan surat kabar tradisional yang berbasis konsultasi dan topiknya ditentukan oleh penerima di periferi dan bukan oleh pusat. Gambar 2.5 Pola Konsultasi (Sumber: Bordewijk dan Kaam, 1986) Gambar2.6 Pola Umum Konsultasi (Sumber: Borewijk dan Kaam, 1986) d. Registrasi (registration) Pola lalu lintas informasi (information traffic) yang disebut sebagai „registrasi‟ (registration) sesungguhnya adalah pola konsultasi yang berkebalikan, di mana pusat meminta dan menerima informasi dari partisipan di periferi. Hal ini berlaku kapan pun pencatatan pusat disimpan oleh individu dalam sebuah sistem dan http://digilib.mercubuana.ac.id/z 37 pada semua sistem pertukaran panggilan telepon, dengan sistem alarm elektronik, dan dengan registrasi otomatis penggunaan perangkat televisi dalam penelitian khalayak „people-meter‟ atau dengan tujuan-tujuan membebankan biaya kepada konsumen. Secara khas dalam pola ini, pusat memiliki kendali yang lebih atas individu di periferi untuk mentukan konten terjadinya lalu lintas komunikasi. McQuail mempertegas bahwa, empat pola ini melengkapi dan membatasi (atau tumpang tindih) satu sama lain. Para pencipta model ini telah menunjukkan bagaimana pola-pola ini dapat dihubungkan berkaitan dengan dua variabel utama: dari kontrol informasi pusat versus individual; dan dari kontrol waktu dan pilihan topik sentral versus individual (lihat gambar 2.7). Tipologi aliran informasi dapat digambarkan dalam bagan berikut: Gambar 2.7 Tipologi Arus Informasi (Sumber: McQuail, 2008: 14) Pola allocution di sini berlaku pada media „lama‟ komunikasi massa pada umumnya, dan secara luas sama dengan model transmisi – khususnya penyiaran, di mana persediaan konten yang terbatas disediakan untuk khalayak massa. Pola http://digilib.mercubuana.ac.id/z 38 konsultasi telah dapat tumbuh tidak hanya karena telepon dan media telematika baru, tetapi karena penyebaran perlatan rekaman gambar dan suara semata-mata peningkatan jumlah saluran sebagai hasil dari kabel dan satelit. Media baru juga secara berbeda meningkatkan potensi „komunikasi percakapan‟ atau komunikasi interaktif antara individu-individu yang terpisah jauh. Seperti yang telah diperhatikan, „registrasi‟ menjadi lebih praktis sekaligus sering terjadi, meskipun hal ini bukan pengganti bagi jenis lalu lintas komunikasi lain. Hal tersebut dapat dipandang sebagai perpanjangan kekuatan pengawasan di era elektronik. Anak panah yang tertera pada Gambar 2.7 mencerminkan penyebaran ulang lalu lintas informasi dari pola allocury ke percakapan dan konsultatif. Secara umum, hal itu mengimplikasikan pergeseran luas keseimbangan kekuatan komunikatif dari pengirim ke penerima, meskipun hal ini dapat diimbangin dengan pertumbuhan registrasi dan perkembangan lebih jauh jangkauan dan daya tarik media massa. Media baru memberikan peluang adanya proses komunikasi baru sebagai sebuah konvergensi informasi. Konvergensi informasi menunjukkan adanya pertukaran informasi antara dua atau lebih partisipan dalam satu sistem hingga membentuk mutual understanding. Konvergensi memahami komunikasi sebagai sebuah proses pertukaran informasi yang akan terulang. Konvergensi mampu menjelaskan pola lalu lintas informasi (information traffic) dalam media baru dimana interaksi tidak hanya terjadi satu arah tetapi ada pertukaran informasi antara dua atau lebih partisipan. http://digilib.mercubuana.ac.id/z 39 Teori konvergensi dikembangkan oleh Lawrence Kincaid pada 1979, sebagai model umum dari komunikasi dalam mengatasi kritik dan kekurangan model yang telah ada, khususnya model komunikasi matematik Shannon dan Weaver. Model konvergensi mewakili komunikasi sebagai (a) proses daripada aksi tunggal; (b) pertukaran informasi daripada transmisi satu arah; (c) percakapan dua arah atau lebih partisipan; (d) sarana untuk memperjelas kebingungan antara informasi, pengetahuan, pesan, simbol, dan makna; dan (e) sebuah proses koreksi umpan balik, memungkinkan komunikator mengumpulkan pada satu tujuan. http://digilib.mercubuana.ac.id/z
