Chapter 7

Disampaikan Oleh:
Didi Supriyadi
Catatan:
Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology
Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat
ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.
2
Learning Objectives
• Memahami pentingnya manajemen biaya
proyek
• Mampu menjelaskan dasar prinsip-prinsip
manajemen biaya proyek, konsep, dan
istilah
• Diskusikan berbagai jenis perkiraan biaya
dan metode untuk mempersiapkan
estimasi biaya
3
Learning Objectives
(continued)
• Memahami proses yang terlibat dalam biaya
anggaran dan mempersiapkan perkiraan biaya
dan anggaran untuk proyek teknologi informasi
• Memahami nilai manfaat dari manajemen yang
diperoleh dan manajemen proyek portofolio
untuk membantu dalam pengendalian biaya
• Mampu menjelaskan bagaimana perangkat
lunak manajemen proyek dapat membantu
dalam manajemen biaya proyek
4
The Importance of Project Cost
Management
• Proyek TI memiliki track record yang buruk
untuk memenuhi tujuan anggaran
• Studi CHAOS menemukan overrun biaya
rata-rata (persentase tambahan atau
jumlah dolar dimana biaya aktual melebihi
perkiraan) berkisar antara 180 persen
pada tahun 1994 menjadi 56 persen pada
tahun 2004; penelitian lain menemukan
overruns menjadi 33-34 persen
5
What is Cost and Project Cost
Management?
• Project cost management includes the processes
required to ensure that the project is completed within an
approved budget
• Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan terlebih
dahulu untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu
yang diberikan dalam pertukaran
• Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti
dolar
• Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses
yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek
selesai dalam anggaran yang disetujui
6
Project Cost Management Processes
• Estimating costs/Memperkirakan biaya:
mengembangkan perkiraan atau estimasi dari
biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek
• Determining the Budget/Menentukan anggaran:
mengalokasikan biaya perkiraan keseluruhan
untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan
data dasar untuk mengukur kinerja
• Controlling cost/Mengendalikan biaya:
pengendalian perubahan untuk anggaran proyek
7
Figure 7-1. Project Cost Management
Summary
8
Hal dasar pada Manajemen Biaya Proyek
• Sebagian besar anggota dewan eksekutif lebih memahami dan lebih
tertarik dalam hal keuangan dari segi IT, sehingga manajer proyek
TI harus berbicara dengan bahasa mereka
– Keuntungan adalah pendapatan dikurangi pengeluaran
– profit margin adalah rasio pendapatan terhadap laba
– siklus hidup costing mempertimbangkan total biaya kepemilikan,
atau pengembangan plus dukungan biaya, untuk sebuah proyek
– analisis arus kas menentukan estimasi biaya tahunan dan
manfaat untuk proyek dan arus kas tahunan yang dihasilkan
9
Table 7-1. Cost of Downtime for IT
Applications
10
Basic Principles of Cost Management
• Tangible costs/biaya yang nyata atau benefits adalah biayabiaya atau manfaat yang suatu organisasi dapat dengan
mudah yang diukur dalam dolar
• Intangible costs/Biaya tidak berwujud atau benefits adalah
biaya atau manfaat yang sulit untuk diukurdalam istilah
moneter
• Direct costs/Biaya langsung adalah biaya yang dapat
langsung berhubungan dengan memproduksi produk dan jasa
proyek
• Indirect costs/Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak
berhubungan langsung dengan produk atau jasa proyek,
tetapi secara tidak langsung terkait dengan kinerja proyek
• sunk cost adalah uang yang telah dihabiskan di masa lalu;
ketika memutuskan proyek apa untuk berinvestasi dalam atau
melanjutkan, Anda tidak harus mencakup biaya hangus
11
Basic Principles of Cost Management
• Learning curve theory/Teori belajar kurva
menyatakan bahwa ketika banyak item
yang diproduksi berulang-ulang, biaya unit
barang-barang menurun dalam pola yang
teratur karena lebih banyak unit yang
diproduksi
• Reserves/Cadangan adalah dolar
termasuk dalam perkiraan biaya untuk
mengurangi risiko biaya dengan
memungkinkan untuk situasi masa depan
yang sulit untuk memprediksi
12
Estimating Costs
• Manajer proyek harus mengambil
perkiraan biaya secara serius jika mereka
ingin menyelesaikan proyek-proyek dalam
keterbatasan anggaran
• Sangat penting untuk mengetahui jenis
perkiraan biaya, bagaimana
mempersiapkan perkiraan biaya, dan
masalah-masalah khas yang terkait
dengan biaya perkiraan IT
13
Table 7-2. Types of Cost Estimates
14
Cost Management Plan
• Cost management plan/Sebuah rencana
manajemen biaya adalah dokumen yang
menjelaskan bagaimana organisasi akan
mengelola varians biaya pada proyek
• Sebagian besar dari total biaya proyek
adalah biaya tenaga kerja, sehingga
manajer proyek harus mengembangkan
dan melacak perkiraan tenaga kerja
15
Cost Estimation Tools and
Techniques
• Alat dasar dan teknik untuk perkiraan
biaya:
– estimasi analog atau top-down: menggunakan biaya
yang sebenarnya dari proyek serupa sebelumnya
sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini
– Bottom-up perkiraan: melibatkan memperkirakan item
pekerjaan individu atau kegiatan dan menjumlahkan
mereka untuk mendapatkan total proyek
– pemodelan parametrik menggunakan karakteristik
proyek (parameter) dalam model matematika untuk
memperkirakan biaya proyek
16
Typical Problems with IT Cost
Estimates
•
•
•
•
Perkiraan dilakukan terlalu cepat
Kurangnya pengalaman mengestimasi
Manusia condong meremehkan
Keinginan manajemen akurasi
17
Figure 7-2. Surveyor Pro Project Cost Estimate
18
Determining the Budget
• penganggaran biaya melibatkan pengalokasikan
perkiraan biaya proyek untuk item pekerjaan
individu dari waktu ke waktu
• CBS adalah masukan yang diperlukan untuk
proses penganggaran biaya karena
mendefinisikan item pekerjaan
• Tujuan penting adalah untuk menghasilkan
dasar biaya
– Waktu penganggaran adalah bertahap bahwa manajer proyek
digunakan untuk mengukur dan memantau kinerja biaya
19
Figure 7-4. Surveyor Pro Project Cost
Baseline
20
Controlling Costs
• pengendalian biaya proyek meliputi:
– Monitoring kinerja biaya
– Memastikan bahwa hanya perubahan proyek
yang tepat saja yang masuk dalam revisi
biaya awal
– Menginformasikan stakeholder proyek yang
berwenang jika ada perubahan proyek yang
akan mempengaruhi biaya
• Banyak organisasi di seluruh dunia
memiliki masalah dengan pengendalian
biaya
21
Earned Value Management (EVM)
• EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang
mengintegrasikan lingkup, waktu, dan data biaya
• Mengingat dasar (rencana semula ditambah perubahan
disetujui), Kita dapat menentukan seberapa baik proyek
memenuhi tujuan-nya
• Kita harus memasukkan informasi aktual secara berkala
menggunakan EVM
• Semakin banyak organisasi di seluruh dunia
menggunakan EVM untuk membantu biaya proyek
pengendalian
22
Earned Value Management Terms
• Planned Value/nilai direncanakan (PV), biasanya disebut biaya yang
dianggarkan dari pekerjaan yang dijadwalkan/budgeted Cost of
Work Schedule (BCWS), juga disebut anggaran, adalah bahwa
sebagian dari total perkiraan biaya yang disetujui direncanakan
akan dihabiskan untuk kegiatan selama periode tertentu
• Actual Cost/biaya aktual (AC), biasanya disebut biaya aktual dari
pekerjaan yang dilakukan/Budgeted Cost of Work Performed
(BCWP), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang
dikeluarkan dalam melaksanakan pekerjaan pada kegiatan selama
periode tertentu
• Earned Value/nilai yang diperoleh (EV), biasanya disebut biaya
yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan (BCWP), adalah
nilai perkiraan nilai fisik benar-benar selesai dikerjakan
• EV didasarkan pada biaya asli yang direncanakan untuk proyek
atau kegiatan dan tingkat di mana tim ini menyelesaikan pekerjaan
pada proyek atau kegiatan untuk tanggal tertentu
23
Rate of Performance
• Tingkat kinerja/Rate of Performance (RP) adalah rasio
pekerjaan yang sebenarnya diselesaikan dengan
persentase pekerjaan yang direncanakan telah selesai
pada waktu tertentu selama hidup proyek atau kegiatan
• Brenda Taylor, Project Manager Senior di Afrika Selatan,
menunjukkan istilah ini dan pendekatan untuk
memperkirakan nilai yang diperoleh
• Misalnya, instalasi server ini separuh selesai pada akhir
minggu 1: tingkat kinerja akan menjadi 50% karena pada
akhir minggu 1, jadwal yang direncanakan
mencerminkan bahwa tugas harus 100 persen lengkap
dan hanya 50 persen pekerjaan yang telah selesai
24
Table 7-4. Earned Value Calculations for
One Activity after Week One
25
Table 7-5. Earned Value Formulas
26
Figure 7-5. Earned Value Chart for Project
after Five Months
27
Project Portfolio Management
• Banyak organisasi mengumpulkan dan mengontrol
seluruh paket proyek atau investasi sebagai satu set
kegiatan yang saling terkait dalam portofolio
• Lima tingkat untuk manajemen portofolio proyek
1. Menempatkan semua proyek Anda dalam satu database
2. Memprioritaskan proyek-proyek dalam database Anda
3. Membagi proyek menjadi dua atau tiga anggaran berdasarkan
jenis investasi
4. Mengotomatisasi repositori
5. Menerapkan teori portofolio modern, termasuk alat risk-return
yang memetakan risiko proyek pada kurva
28
Using Software to Assist in Cost
Management
• Spreadsheets are a common tool for resource planning,
cost estimating, cost budgeting, and cost control
• Many companies use more sophisticated and centralized
financial applications software for cost information
• Project management software has many cost-related
features, especially enterprise PM software
• Portfolio management software can help reduce costs
29
Chapter Summary
• Project cost management is a traditionally weak
area of IT projects, and project managers must
work to improve their ability to deliver projects
within approved budgets
• Main processes include:
– Estimate costs
– Determine the budget
– Control costs
30