BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Arsip merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan suatu kegiatan
pemerintahan, hal ini mengingat arsip mencakup jangkauan informasi antara lain
sebagai rekaman sejarah berdirinya suatu organisasi atau pemerintahan, aktifitas
atau kegiatan yang sedang dilakukan oleh pemerintahan atau organisasi ataupun
mengenai kegiatan yang sedang dilakukan atau sedang berjalan baik di
pemerintahan tingkat pusat maupun daerah1.
Selama ini fungsi dari arsip yang sudah dimiliki oleh suatu daerah belum
begitu tampak di permukaan publik, hal ini disebabkan karena kurang gencarnya
promosi dari suatu pemerintah setempat terkait dengan pentingnya kehadiran
suatu lembaga, badan, maupun kantor arsip yang menjadi bukti fisik sebagai
tempat menyimpan dokumen-dokumen penting bukti dari suatu peritiwa sejarah
maupun kegiatan administrasi di masa lampau.
Di Indonesia urusan kearsipan di kelola oleh suatu lembaga di bidang
kearsipan yaitu ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) yang merupakan
lembaga pemerintahan non departemen yang di bentuk berdasarkan undangundang nomor 7 tahun 1971 mengenai ketentuan pokok-pokok kearsipan.
1
Maulana,M.N. 1979, “Administrasi Kearsipan”, Bharata Karya Aksara, Jakarta, hlm 5 Menurut data yang dihimpun oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, jumlah
lembaga arsip daerah yang ada di Indonesia per tahun 2003 ada 221 lembaga
kearsipan dari 386 lembaga arsip daerah di kabupaten atau kota. Dari jumlah
tersebut dengan rincian 60 lembaga arsip daerah berdiri sendiri, dan 161 lembaga
daerah yang masih bergabung dengan perangkat daerah lainnya. Dengan
demikian hanya 53% daerah yang mempunyai lembaga arsip daerah, dari 100%
kabupaten atau kota di Indonesia, dan dari 53% tersebut sisa 47% yang daerahnya
belum memiliki lembaga arsip daerah2.Di Indonesia kegiatan mengelola arsip
masih tergolong lemah, hal ini disebabkan adanya pemikiran yang salah mengenai
arsip, tidak menempatkan arsip sesuai dengan tempat dan prosedur yang ada,
bahkan tenaga yang ahli di bidang kearsipan masih sedikit.
Dengan tidak meratanya jumlah lembaga kearsipan daerah akan menyebabkan
pengelolaan arsip tidak optimal yang menyebabkan arsip-arsip berharga tidak
dapat tersimpan dan pada akhirnya arsip akan rusak. Indonesia mempunyai
banyak peristiwa bersejarah yang terekam di dalam arsip, akan tetapi sampai saat
ini masih banyak arsip baik di tingkat nasional maupun di daerah banyak yang
hilang3.Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, seperti arsip supersemar 11
Maret 1966, arsip-arsip politik, bahkan arsip-arsip di jaman orde baru juga belum
2
ANRI.2003. Pengkajian Efektifitas dan Percepatan pembentukan lembaga kearsipan daerah propinsi kabupaten/kota. Jakarta: ANRI 3
Arsip supersemar, http://www.antaranews.com/berita/424663/keberadaan‐supersemar‐asli‐
masih‐misterius, diakses 20 Januari 2015 banyak ditemukan.Selain itu banyak arsip naskah-naskah kuno milik Indonesia
yang sampai saat ini masih berada di Belanda.Ada beberapa factor yang
menyebabkan arsip tersebut sulit ditemukan : arsip tersebut musnah karena
bencana, arsip sengaja dihilangkan untuk menutupi penyimpangan suatu
pemerintahn dan dimusnahkan karena kurang sadar akan hukum dan peraturan4.
Hal ini akan berdampak dalam pengelolaan arsip di setiap daerah yang
mempunyai fungsi dalam mengelola arsip di setiap daerah, setelah adanya
kebijakan otonomi daerah mewajibkan di setiap daerah harus mempunyai
lembaga kearsipan agar setiap daerah mampu mengurusi arsip milik daerah
masing-masing, namun permasalahan yang selalu muncul terkait dengan sulitnya
menemukan arsip yang bernilai penting. Padahal arsip-arsip tersebut dapat
digunakan sebagai memori suatu bangsa untuk bahan pembelajaran, bahan
penelitian bahkan bisa dipakai dalam hal penyelidikan dalam penanganan masalah
hukum5.
Setiap ada pemerintahan pasti akan ada arsip, karena kegiatan dalam
pemerintahan di dalamnya pasti akan ada kegiatan pengadministrasian yang tanpa
disadari hasil dari kegiatan tersebut akan menghasilkan arsip, jadi arsip secara
otomatis akan terlahir sendiri bukan karena suatu hasil dari produk apapun.
4
5
Widjaja, A.W,1990. “Administrasi Kearsipan, Suatu Pengantar”,Rajawali Press, Jakarta, hlm 15 Media Indonesia , Banyak Arsip Nasional Hilang.htm, diakses 20 Maret 2015 Kegiatan apapun di semua bidang pemerintahan, baik di dalam pelayanan publik
jenis apapun akan tetap melahirkan arsip.
Pekerjaan mengelola arsip masih sering diabaikan bahkan sering ditinggalkan,
tidak salah di Indonesia sampai saat ini masih terdapat kekurangan pegawai yang
membidangi jabatan sebagai arsiparis. Menurut data yang dihimpun oleh Asosiasi
Arsiparis Indonesia jumlah arsiparis di Indonesia yang tersedia hanya ada 3.377
orang dengan tingkat pendidikan dari SMU, D3, maupun S1, padahal jumlah
arsiparis yang seharusnya tersebar di suruh lembaga arsip daerah berjumlah
15.000 orang6. Hal ini disebabkan karena banyaknya pemahaman masyarakat
tentang buruknya jabatan pengelola arsip, dimana arsiparis hanya sebagai penjaga
kertas yang bisa mengganggu kesehatan karena dalam mengelola arsip akan
selalu berhadapan dengan debu.
Dalam penyelenggaraan tertib kearsipan yang harus dipenuhi adalah
penggunaan penyimpanan yang tepat, adanya fasilitas kearsipan, dan harus ada
petugas yang memenuhi syarat. Penulisan hukum ini akan difokuskan pada
pengelolaan arsip di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, dimana Yogyakarta
mempunyai banyak riwayat sejarah. Pemerintahan di Kota Yogyakarta dibagi
menjadi dua, Pemerintah Kota Yogyakarta dan Pemerintah Provinsi Daerah
6
Tantangan arsiparis, http: //arsip.ugm.ac.id/ download/ 05121106ArsiparisIndonesia.pdf, diakses 25 Maret 2015 Istimewa Yogyakarta, yang akan menjadi pokok bahasan penulis adalah
Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
Pemerintah Provinsi DIY membawahi 33 bidang instansi atau dalam hal ini
disebut dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)7. Dalam melaksanakan
penyelenggaraan pemerintahan setiap hari pastinya akan bertemu dengan
dokumen berbentuk kertas, karena dalam aktifitasnya melaksanakan pekerjaannya
yang berbaur dengan kegiatan pengadministrasian. Tanpa disadari dari kegiatan
tersebut akan menciptakan arsip, dengan intensitas pekerjaan yang setiap hari
dilakukan akan menambah jumlah arsip. Dengan bertambahnya volume arsip
harus
memerlukan
sistem
untuk
mengelola
sesuai
dengan
prosedur
kearsipan.Berdasarkan observasi penulis di setiap SKPD DIY tidak mempunyai
ruangan khusus penyimpanan arsip sesuai dengan yang ada dalam ketentuan,
dalam hal ini tempat yang digunakan menyimpan arsip atau unit kearsipan adalah
gudang yang tidak terpakai8.
Banyak arsip yang sering dipakai berada ditumpukan meja di setiap staff, dan
seiring bertambahnya berkas kerja tersebut akan menambah tumpukan saja dan
jelas mengganggu pemandangan. Di setiap SKPD DIY memang mempunyai
ruang unit pengolah, akan tetapi ruangan ini hanya berfungsi sebagai ruang tata
usaha yang pada khususnya hanya untuk mengolah surat. Sementara itu
7
Anna Nunuk Nuryani, http://portal.jogjaprov.go.id, Persepsi arsip di Pemerintah DIY, diakses 20 Januari 2015 8
Wawancara dengan arsiparis bpad diy, pada tanggal 8 Juni 2015 penyimpanan arsip di lakukan di gudang, dan biasanya arsip tersebut dibungkus
dengan karung tanpa di klasifikasikan.
Hal yang menyebabkan tidak adanya pengelolaan arsip tersebut akan
berdampak besar dalam hal menjaga kelestarian arsip, selain itu di setiap SKPD
DIY belum mempunyai tenaga yang handal dan khusus di bidang kearsipan yang
nantinya akn bisa mengelola arsip. Selama ini pegawai yang ditempatkan di setiap
SKPD DIY disamakan dengan pegawai yang menjabat urusan dalam hal tata
usaha.Pegawai yang ditempatkan di unit kearsipan, termasuk mengurus suratmenyurat, di kalangan instansi pemerintah rata-rata merupakan pegawai yang
mengalami masalah dengan pekerjaannya atau mutasi.Pegawai tersebut biasanya
mempunyai kualitas yang rendah atau mempunyai pendidikan yang rendah.Selain
itu tidak adanya kemauan untuk mengani arsip dikarenakan setiap pegawai sudah
mempunyai pekerjaan masing-masing dan hal ini bisa menyita waktu.Hal ini
cenderung tidak proporsional sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Gubernur
DIY Nomor 1 Tahun 2011 bahwa setiap SKPD harus memiliki arsiparis sesuai
dengan kebutuhan. Hal ini jelas tidak sesuai dengan yang ada dalam peraturan.
Unit kearsipan merupakan unit fasilitatif yang sejajar dengan bagian keuangan
dan kepegawaian.Fungsi fasilitatif disini untuk memberikan pelayanan agar tugas
pokok suatu instansi dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkualitas. Dengan
adanya ketidak sesuaian dalm menangani arsip tersebut akan berdampak buruk
terutama dalam hal pelayanan, maupun dalam pengambialn keputusan, maupun
dalam pencarian data. Selain itu pegawai-pegawai SKPD DIY dalam prakteknya
masih sulit menemukan arsip yang ingin dicari, bahkan banyak juga arsip yang
tidak ditemukan.
Dampak apabila arsip-arsip tersebut tidak ditangani akan menghilangkan
sumber informasi penting yang berasal dari arsip, rahasia-rahasia instansi
sewaktu-waktu bisa bocor, arsip-arsip tersebut akan menyusut dengan sendirinya
yang bisa disebabkan dari kerusakan kertas itu sendiri. Dampak-dampak yang
timbul tersebut ditangani dengan melakukan pengelolaan arsip.Pengelolaan
mengenai arsip ini menjadi perhatian pemerintah baik pemerintah pusat maupun
pemerintah daerah terutama bagi kota-kota besar yang intensitas penghasil
arsipnya tinggi. Kewajiban untuk mengatur pengelolaan arsip yang memiliki
dampak bagi kelestarian arsip menjadi tugas negara dalam hal ini pemerintah.
Pemerintah mendapatkan amanat dari negara untuk menjalankan tugas yakni
kewajiban negara untuk mewujudkan kepentingan masyarakat atau yang lebih
tepat dikatakan kepentingan umum,tidak peduli bentuk atau sistem pemerintahan
yang digunakan oleh negara yang bersangkutan9. Pengelolaan arsip yang tidak
mempergunakan metode dan teknikakan merusak nilai guna arsip sendiri.Untuk
itu diperlukan suatu lembaga khusus dalam menangani masalah arsip tersebut.
Dengan semakin meningkatnya jumlah arsip yang belum ditangani tersebut,
pemerintah mengambil langakah untuk membentuk lembaga kearsipan daerah,
9
Muchsan, 2007, “Sistem Pengawasan Terhadap Perbuatan Aparat Pemerintahan Dan Peradilan Tata Usaha Negara di Indonesia”, Liberty, Yogyakarta, hlm 2 yang mempunyai tugas dalam menyelamatkan arsip-arsip pemerintahan tersebut
agar nantinya asrip-arsip tersebut bisa dipilah sesuai dengan jenisnya dan
mempunyai nilai guna dalam memberikan informasi yang tentunya informasi
tersebut bisa dilayankan kepada masyarakat dan mempunyai manfaat.
Pemerintah Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta membentuk Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta (BPAD
DIY), yang mempunyai tugas membantu kepala daerah dalam mengelola arsiparsip daerah supaya arsip yang tersimpan di dalam suatu pemerintahan bisa
diselamatkan maupun ditangani sesuai dengan prosedur yanga ada. Dalam
menangani permasalahan arsip tersebut, BPAD DIY mengelompokkan arsip
menjadi arsip dinamis dan statis yang mempunyai kriteria yang berbeda dalam
pengelolaannya.Untuk arsip dinamis meliputi arsip-arsip yang masih digunakan
oleh suatu pemerintahan atau organisaasi, sedangkan untuk arsip statis merupakan
arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
pengadministrasian.
Dimana dalam menangani arsip-arsip tersebut BPAD DIY harus mempunyai
tenaga ahli yang menguasai arsip atau yang disebut arsiparis. Peranan BPAD DIY
dalam mengelola arsip-arsip daerah tersebut perlu ketelitian, dimana dalam
mengelola tersbut akan berdampak dalam arsip yang berhasil mereka olah.
Supaya arsip tersebut bisa dilayankan kepada masyarakat ataupun pengguna yang
ingin memakainya.
Permasalahan arsip sangat penting untuk ditangani, mengingat pentingnya
fungsi arsip untuk kehidupan berbangsa dan bernegara.Bagaimana jika arsip
bertambah setiap hari, dan tidak adanya penanganan yang memadai untuk
mengurusinya.dengan mengangkat tema terkait dengan peranan badan kearsipan
daerah terhadap pengelolaan arsip di Daerah Istimewa Yogyakarta dalam rangka
meningkatkan pelayanan arsip terhadap publik, maka penulis tertarik menulis
skripsi dengan judul “PERANAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA DALAM
PENGELOLAAN ARSIP DAERAH GUNA MENINGKATKAN PELAYANAN
ARSIP TERHADAP PUBLIK”