BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan
advertisement
1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap menjalankan kegiatan di suatu organisasi, lembaga atau instansi tidak mungkin dapat terlepas dari dokumen sebagai hasil dari pelaksanaan kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen yang dijalankan, baik dari dokumen yang diciptakan maupun dokumen yang diterima oleh organisasi tersebut. Dokumen hasil dari kegiatan administrasi dalam berbagai bentuk dan jenis media tersebut yang sering disebut dengan arsip. Oleh karena itu, muncullah istilah arsip sebagai by produk organisasi.1 Dengan perkembangan teknologi yang pesat seperti saat ini, semua instansi atau organisasi dituntut untuk melaksanakan pembenahan dalam memenuhi informasi yang cepat dan akurat. Informasi terdapat pada berbagai macam media dan salah satunya adalah arsip.2 Berbicara arsip bukan hanya berarti tumpukan kertas, surat masuk, surat keluar, buku ekspedisi dan lainnya. Semuanya adalah bagian terkecil dari pekerjaan arsip. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa: 1 Burhanudin Dwi Rokhmatun, Profesi Kearsipan (Yogyakarta: Panduan, 2013),hlm 12. 2 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2001),hlm 6. 2 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.3 Dari pengertian tersebut jelas bahwa arsip merupakan salah satu bukti dan rekaman kegiatan suatu organisasi dalam berbagai bentuk dan media. Arsip mempunyai peranan penting yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi, sebagai alat pengawasan dan arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintahan maupun swasta.4 Seiring berkembangnya organisasi akan berbanding lurus dengan semakin bertambahnya volume arsip yang dihasilkan dari kegiatan administrasinya. Arsip sebagai data yang diolah secara manual maupun dengan komputer menjadi informasi yang sangat penting bagi organisasi.5 Menurut Basir Barthos dalam buku Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis di bagi menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih terus-menerus digunakan dalam penyelenggaraan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1. 3 4 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara,Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2012), hlm.2. 5 Zulkifli Amsyah, op.cit, hlm 14. 3 administrasi sehari-hari dan dikelola oleh unit pengolah. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang penggunaanya sudah menurun dalam penyelenggaraan administrasi dan dikelola oleh pusat arsip.6 Dengan kata lain arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi dalam kegiatan organisasi, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang jarang digunakan oleh organisasi tersebut. Mengingat keberadaan arsip yang penting bagi kehidupan berorganisasi, maka diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Sistem pengelolaan arsip disebut manajemen kearsipan.7 Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono dalam buku Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer menyebutkan bahwa manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan.8 Manajemen kearsipan yang berjalan baik nantinya dapat mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan informasi guna meningkatkan produktivitas dan mewujudkan tercapainya tujuan organisasi. Kenyataanya pada saat ini banyak instansi pemerintah maupun swasta yang belum memberikan perhatian yang semestinya terhadap manajemen kearsipan, khususnya manajemen arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif 6 Basir Barthos, op.cit, hlm 4. 7 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta:Gava Media, 2005), hlm 9. 8 Ibid., hlm 15. 4 sering dianggap sebagai barang yang sudah tidak bernilai guna lagi bagi suatu instansi atau organisasi. Hal ini dapat diketahui dengan adanya tumpukan arsip inaktif di gudang ataupun ruang simpan arsip yang telah dipindahkan dari unit kerja. Arsip yang retensi aktifnya habis hanya dipindahkan dan dimasukkan ke dalam karung tanpa adanya perawatan ataupun penataan. Dalam kondisi demikian terdapat tumpukan kwitansi, surat-surat, dan laporan tidak menutup kemungkinan bercampur dengan bahan-bahan non arsip seperti amplop, formulir kosong, dan lainnya sehingga dimungkinkan arsip tersebut bisa hilang, sulit ditemukan kembali dan dapat mengalami kerusakan baik dari segi fisik maupun informasinya.9 Pada dasarnya frekuensi penggunaan arsip inaktif sudah menurun tetapi sewaktu-waktu dapat digunakan kembali oleh organisasi yang bersangkutan. Arsip dinamis inaktif yang tidak ditangani secara cepat dan tepat akan menimbulkan masalah yang berkelanjutan dalam penyelenggaraan kearsipan di suatu instansi atau organisasi. Selain itu, akan memberikan kesan yang semrawut dan kotor pada ruang kerja atau gudang bahkan dapat mengganggu kenyamanan kerja serta rentan dengan kesehatan.10 Menumpuknya arsip inaktif sebagai akibat dari manajemen arsip dinamis inaktif yang tidak berjalan lancar maupun tidak sesuai prosedur kearsipan, khususya pada pengolahan arsip dinamis inaktif. 9 Heri Santosa, Manajemen Arsip Inaktif sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif Tidak Teratur dalam http://arsip.ugm.ac.id/wpcontent/uploads/2014/08/Manajemen-Arsip-Inaktif-HeriSantosa.pdf, (diakses pada tanggal 12 November 2015 pukul 20.15 WIB). 10 Machmoed Effendhie, dkk. Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan Universitas Gadjah Mada (Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011), hlm 1. 5 Pengolahan arsip dinamis inaktif merupakan salah satu aktifitas dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Pengolahan arsip dinamis inaktif menjadi bagian yang penting dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Pengolahan arsip inaktif lebih spesifik pada proses mengolah dan menata arsipnya. Pada intinya, kegiatan pengolahan arsip inaktif fokus terhadap bagaimana cara menangani/ mengolah arsip dinamis inaktif yang sudah menjadi tanggung jawab organisasi sesuai dengan prosedur yang ada, agar arsip-arsip inaktif dapat tersimpan dan tertata dengan sistematis, tidak memakan banyak tempat, dan memudahkan proses temu balik ketika suatu saat arsip tersebut dibutuhkan kembali. Namun, pada saat ini masih banyak organisasi/ instansi yang belum melaksanakan pengolahan arsip dinamis inaktif secara baik dan benar sesuai prosedur yang ada. Pengolahan arsip inaktif yang baik dan benar sudah seharusnya dilaksanakan di setiap instansi. Salah satunya ialah PSTA-BATAN Yogyakarta. PSTA-BATAN (Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-Badan Tenaga Nuklir Nasional) Yogyakarta merupakan institusi dari BATAN yang yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan dan pemanfaatan tenaga nuklir sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. PSTA-BATAN Yogyakarta terdiri dari Bagian Tata Usaha, Bidang Fisika Partikel, Bidang Teknologi Proses, Bidang Reaktor, Bidang Keselamatan Kerja dan Keteknikan, Unit Jaminan Mutu, dan Unit Pengamanan Nuklir.11Arsiparsip yang dihasilkan oleh masing-masing bidang pun beragam bentuk dan jenis medianya. 11 http://www.batan.go.id/index.php/id/profil-psta (diakses pada 24 Maret 2016 pukul 13.00 WIB) 6 Di PSTA-BATAN Yogyakarta masih terlihat tumpukan arsip dinamis inaktif di unit kerja. Salah satunya pada Bidang Tata Usaha pada Sub Bagian Persuratan, Kepegawaian, dan Dokumentasi Ilmiah. Sub Bagian tersebut melaksanakan kegiatan administrasi umum meliputi kegiatan persuratan, kepegawaian, dan dokumentasi ilmiah di PSTA-BATAN Yogyakarta, sehingga arsip yang dihasilkan sebagian besar yaitu arsip tekstual seperti surat ijin cuti, surat perintah perjalanan dinas, berkas proses kenaikan gaji berkala dan lainnya. Masih banyak arsip inaktif yang menumpuk tidak teratur di unit kerja dan belum dilaksanakan pengolahan. Belum adanya daftar pertelaan arsip menghambat proses temu balik. Arsip-arsip dinamis inaktif yang seharusnya musnah pun masih mengalami penumpukan. Untuk mengatasi persoalan tersebut maka perlu dilakukan pengolahan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar agar nantinya arsip tersebut dapat bernilai guna dan tidak menjadi beban organisasi.12 Dalam upaya pengolahan arsip inaktif secara optimal tentunya perlu adanya faktor-faktor pendukung. Faktor pendukung tersebut diantaranya SDM Kearsipan yang mampu mengelola arsip tersebut, sarana dan prasarana yang memadai untuk pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif. Memang tidak mudah mengolah arsip khususnya arsip dinamis inaktif. Perlu adanya sumber daya manusia yang kreatif dan memiliki daya kritis serta dilandasi 12 Heri Santosa, Manajemen Arsip Inaktif sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif Tidak Teratur dalam http://arsip.ugm.ac.id/wpcontent/uploads/2014/08/Manajemen-Arsip-Inaktif-HeriSantosa.pdf, (diakses pada tanggal 12 November 2015 pukul 21.48 WIB). 7 ketekunan yang cukup tinggi dalam pelaksanaan pengolahan arsip dinamis inaktif dalam suatu instansi/organisasi.13 Berdasarkan latar belakang secara garis besar dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi arsip dinamis inaktif yang ada di PSTA-BATAN Yogyakarta? 2. Bagaimana pengolahan arsip dinamis inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta? 3. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta? 4. Apa kendala dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta? B. Keaslian Tugas Akhir PSTA-BATAN Yogyakarta merupakan institusi penelitian dan pengembangan dari Badan Tenaga Nuklir Nasional (BATAN) yang berlokasi di Yogyakarta. PSTA-BATAN Yogyakarta sejauh ini sudah menerima mahasiswa Program Studi Kearsipan UGM untuk tempat praktik kerja lapangan. Praktik kerja lapangan dilaksanakan oleh mahasiswa sebelumnya yaitu pada tahun 1998 membahas penanganan arsip dinamis di PATN BATAN Yogyakarta secara keseluruhan baik arsip korespondensi maupun arsip non korespondensi kaitannya 13 Burhanudin Dwi Rokhmatun, op.cit, hlm 12. 8 dengan kinerja organisasi meliputi pengurusan surat masuk dan surat keluar, pemberkasan, penataan arsip inaktif, dan penyusutan.14 Seiring berkembangnya waktu, kondisi arsip yang dihasilkan dan diolah pada tahun 1998 akan berbeda dengan tema yang akan diambil penulis pada periode sekarang ini. Tidak hanya terkait tahun praktik kerja lapangan tetapi juga batasan tema yang diambil. Tema pengolahan arsip dinamis inaktif yang akan penulis ambil lebih memfokuskan praktik pada pengolahan arsip dinamis inaktifnya sehingga berbeda dengan tema praktik kerja lapangan pada tahun 1998 yang membahas keseluruhan dari pengelolaan arsip dinamis. Selain itu, praktik kerja lapangan juga pada tahun 2016 ini oleh Maya Zulfa Kamila yang membahas tentang penataan arsip dinamis aktif di Sub Bagian PKDI PSTA-BATAN Yogyakarta.15 Dari tema yang diambil oleh mahasiswa pada tahun yang sama dengan penulis jelas berbeda pembahasanya dengan tema yang penulis ambil yaitu pengolahan arsip dinamis inaktif karena objek penelitianya juga berbeda. Tema pengolahan arsip dinamis inaktif sudah banyak digunakan dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan oleh mahasiswa pada tahun-tahun sebelumnya namun pada instansi yang berbeda. Sebagai contoh pelaksanaan praktik kerja lapangan dengan tema Tugas Akhir yang sama oleh mahasiswa Program Studi Widodo,dkk.“Penanganan Arsip Dinamis dan Peranannya dalam Menunjang Kinerja Organisasi di PATN BATAN Yogyakarta”, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada,1998. 14 Maya Zulfa Kamila. “Penataan Arsip Dinamis Aktif di Sub Bagian PKDI PSTA BATAN Yogyakarta”, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2016. 15 9 Kearsipan UGM pada tahun 2015 yaitu Cita Ardhiyana Widanenggar dengan judul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Kepolisisan DIY dan Lilo Prabowo dengan judul Pengolahan Arsip Inaktif di Kantor Kecamatan Seyegan Kabupaten Sleman. Dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan yang penulis lakukan di instansi tentu berbeda dengan mahasiswa pada tahun-tahun sebelumnya walaupun dengan tema yang sama. Hal tersebut dikarenakan arsip sebagai objek penelitian yang dihasilkan dari masing-masing instansi berbeda-beda sesuai dengan tugas, pokok dan fungsi masing-masing instansi. Kondisi arsip dan pelaksanaan pengolahan arsip dinamis inaktifnya di masing-masing instansi juga pasti berbeda. Oleh sebab itu, Laporan Tugas Akhir yang akan penulis buat asli dari hasil pemikiran didasarkan pada beberapa literatur buku, jurnal, modul dan sumber referensi lainnya. Sumber referensi yang penulis ambil tercantum dalam bentuk footnote dan daftar pustaka. Dengan praktik kerja lapangan yang akan penulis lakukan di PSTA-BATAN Yogyakarta diharapkan nantinya dapat memberikan sosialisasi tentang kearsipan khususnya pada pengolahan arsip dinamis inaktif. C. Tujuan Penulisan Tugas Akhir Tujuan dalam penulisan tugas akhir yang berjudul “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta” sebagai berikut: 10 1. Mengetahui bagaimana kondisi arsip inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta sesuai dengan tugas pokok dan fungsi lembaga tersebut. 2. Mengetahui bagaimana pengolahan arsip dinamis inaktif di PSTABATAN Yogyakarta. 3. Mengetahui apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta. 4. Mengetahui berbagai kendala dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta. D. Manfaat Penulisan Tugas Akhir Penulisan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi masing-masing pihak yang bersangkutan. Manfaat tersebut meliputi: 1. Bagi Penulis a. Memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya bidang Kearsipan di Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. b. Menambah wawasan penulis tentang pengolahan arsip dinamis inaktif. c. Mampu mempraktikan secara langsung ilmu yang telah diperoleh dari bangku perkuliahan. 2. Bagi PSTA-BATAN Yogyakarta Adanya praktik kerja lapangan di PSTA-BATAN Yogyakarta yang digunakan untuk penulisan tugas akhir diharapkan mampu ikut serta 11 membantu dalam pengolahan arsip dinamis inaktif dan sebagai bahan evaluasi kegiatan kearsipan di PSTA-BATAN Yogyakarta. E. Sistematika Penulisan Dalam memahami Tugas Akhir yang berjudul “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator Badan Tenaga Nuklir Nasional (BATAN) Yogyakarta” , penulis membagi Tugas Akhir dalam 4 bab. Dari masing-masing bab tersebut menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berkaitan antara bab satu dengan bab selanjutnya. Bab I berisi pendahuluan yang di dalamnya terdiri atas 5 sub bab meliputi latar belakang dan permasalahan, keaslian Tugas Akhir, tujuan penulisan Tugas Akhir, manfaat penulisan Tugas Akhir, dan sistematika penulisan Tugas Akhir. Sub bab latar belakang dan permasalahan berisi hal-hal yang mendasari penulis dalam penulisan Tugas Akhir. Dari latar belakang tersebut kemudian dirumuskan dalam berbagai permasalahan yang timbul sesuai dengan tema penulisan Tugas Akhir yaitu pengolahan arsip dinamis inaktif. Sub bab keaslian menjelaskan bahwa Tugas Akhir yang berjudul “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator Badan Tenaga Nuklir Nasional (BATAN) Yogyakarta” adalah hasil karya sendiri, dan tanpa tindakan plagiarisme. Semua sumber yang telah dikutip maupun dirujuk akan dicantumkan dalam footnote dan daftar pustaka. Sub bab tujuan penulisan Tugas Akhir berisi tujuan dengan menjawab rumusan masalah yang terdapat pada sub bab sebelumnya. Manfaat penulisan Tugas Akhir berisi hal-hal positif yang diperoleh bagi penulis dan 12 PSTA-BATAN Yogykarta dengan adanya penulisan Tugas Akhir. Sub bab sistematika penulisan memaparkan secara singkat isi keseluruhan dari masingmasing bab dalam Tugas Akhir. Bab II berisi tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustaka membahas tentang kata-kata kunci dalam pengambilan judul penulisan Tugas Akhir berdasarkan sumber referensi yang relevan. Sehingga dalam penulisan Tugas Akhir diperoleh data-data yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan. Metode pengumpulan data menjelaskan tentang langkah/ cara yang dilakukan penulis dalam memperoleh data-data antara lain studi pustaka, observasi-partisipasi, dan wawancara. Ketiga metode tersebut saling melengkapi data yang ada. Bab III merupakan pembahasan dari judul penulisan Tugas Akhir. Dari bab ini terdiri atas tiga sub bab antara lain gambaran umum PSTA-BATAN Yogyakarta, gambaran arsip dinamis inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta, dan Pengolahan arsip dinamis inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta. Gambaran umum instansi menjelaskan tentang profil, struktur dan tupoksi, dan pengorganisasian kearsipan di PSTA-BATAN Yogyakarta. Gambaran arsip dinamis inaktif meliputi jenis, volume, dan kondisi arsip yang ada di PSTA-BATAN Yogyakarta. Pengolahan arsip dinamis inaktif merupakan substansi dari penulisan Tugas Akhir. Sub bab tersebut membahas bagaimana tahap pengolahan arsip dinamis inaktif, tahap penemuan kembali, sarana dan prasarana yang digunakan serta kendala-kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di PSTABATAN Yogyakarta. 13 Bab IV merupakan penutup yang terdiri atas kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi ikhtisar dari pembahasan dalam penulisan Tugas Akhir. Dalam menarik kesimpulan merujuk pada permasalahan dan tujuan penulisan Tugas Akhir. Sedangkan saran berisi usulan/ masukan untuk dipertimbangkan PSTABATAN Yogyakarta dalam pengolahan arsip dinamis inaktif.
