SNIPTEK 2015 ISBN: 978-602-72850-6-4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI RAWAT JALANx BERBASIS WEB PADA KLINIK HEWAN PURI KEMBANGAN KEDOYA Hardiyan Prodi Manajemen Informatika, AMIK BSI Tangerang, [email protected] ABSTRAK ―Klinik Hewan Puri Kembangan merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan pada hewan yang berada di Kedoya, Jakarta Barat. Dalam proses pelayanan rawat jalan, Klinik Hewan Puri Kembangan masih menggunakan sistem secara manual, seperti dalam pendaftaran data pasien baru, perhitungan data obat yang dilakukan setiap hari untuk mengetahui stok obat, pencatatan rekam medis pada kartu pasien dan kemudian menulis kembali pada buku besar pelayanan yang berfungsi sebagai laporan pemasukan pada klinik. Terdapat beberapa kekurangan dengan menggunakan sistem manual, yakni: lamanya proses pencarian data rekam medik pasien lama, kurangnya informasi stok obat, terjadinya selisih nominal dalam pelaporan, data rekam medic pasien ada yang rusak dan hilang dikarenakan data yang tertumpuk di dalam lemari dan factor bencana (banjir). Begitu pentingnya data rekam medic pasien yang digunakan pada saat rawat jalan maka diperlukan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi untuk mengurangi kesalahan. Kata Kunci: Sistem Informasi, Rawat Jalan, Klinik Hewan. ABSTRACT ― Puri Kembangan Animal Clinic is one of the health care facilities in animals that are in Kedoya, West Jakarta. In the process of outpatient services, Veterinary Clinic Puri Kembangan still using manual systems, such as the registration of patient data is new, the calculation of drug data is done every day to determine the drug stock, record-keeping on the patient's card and then write it back to the general ledger services functioning as the income statement at the clinic.There are some drawbacks to using conventional systems such as these, namely: the length of the search process medical records older patients, the lack of information about drug stocks, the difference between nominal reporting, medical records of patients are damaged and lost because the data are stacked in the closet and factors( floods). Once the importance of patient medical record data that is used when it is necessary to outpatient computerized system to reduce errors that often occur using conventional systems. Keywords: Information Systems, Out patient , the Animal Clinic. Ayu Chentia Kusuma Devi Prodi Sistem Informasi STMIK Nusa Mandiri, [email protected] PENDAHULUAN Pelayanan rawat jalan dan rawat inap adalah salah satu bentuk dari pelayanan kedokteran.Secara sederhana, yang dimaksud rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien, bukan dalam bentuk rawat inap (hospitalisasi)” (Syafrudin&Hamidah, 2007). Pelayanan berasal dari kata layan atau melayani yang berarti menolong, menyediakan segala sesuatu yang diperlukan orang lain (AGA, 2010). Saat ini pelayanan administrasi pasien masih dilakukan secara manual (Susilowati & Riasti, 2012), sehingga kurang efektif dan memerlukan banyak waktu. Untuk meningkatkan kinerja dalam hal pelayanan terhadap pasien khususnya rawat jalan dan pembuatan laporan (Fajarita, Bekti, Syakir& Brainada, 2014). Bagian pendaftaran, ditemukan permasalahan antara lain pasien berobat tidak membawa kartu, namun database yang ada di komputer belum lengkap sehingga sebagian data harus dicari dengan menggunakan buku register pendaftaran pasien baru” (Khasanah&Rosyidah, 2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis BAB I mengenai ketentuan umum pasal 1 menyatakan bahwa “rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien”. Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. (Mauren, 2011). Sama halnya dengan manusia, hewan sebagai makhluk hidup juga memerlukan suatu kondisi yang sehat. Tidak menutup kemungkinan hewan juga bisa terkena penyakit layaknya yang terjadi pada manusia (Indrawan, Gunawan & Alhamdani, 2014). Sistem informasi rawat jalan ini sangat berperan penting dalam meningkatkan mutu pelayanan terhadap pasien dan meningkatkan kinerja klinik menjadi lebih baik lagi (Fajarita, Bekti, Syakir&Brainada, 2014). Berdasarkan penjelasan diatas, Klinik Hewan Puri Kembangan termasuk dalam klinik yang Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer INF-1 ISBN: 978-602-72850-6-4 SNIPTEK 2015 membutuhkan sistem informasi rawat jalan , seperti dalam pendaftaran data pasien baru, perhitungan data obat yang dilakukan setiap hari untuk mengetahui stok obat, pencatatan rekam medis pada kartu pasien. BAHAN DAN METODE Metode Penelitian Dalam melakukan penelitian ini, penulis mengunakan Metode Research and Development (R&D), karena adanya masalah yang terkait dengan perangkat yang kurang lengkap dalam pelayanan pada Klinik Hewan Puri Kembangan. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data sangatlah penting dilakukan mengingat permasalahan yang terjadi tidaklah mungkin diselesaikan secara langsung tanpa melakukan pengumpulan data-data dan informasi terlebih dahulu guna untuk memperoleh kebenaran dan sebagai acuan dalam penulisan ini, serta perancangan sistem informasi yang akan dibangun. Cara atau metode yang dilakukan dalam proses pengumpulan data sebagai berikut: A. Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung di Klinik Hewan Puri Kembangan, Kedoya Jakarta Barat dalam proses rawat jalan pasien, seperti pendaftaran, pencatatan rekam medik pasien, dan perhitungan stok obat. B. Wawancara Wawancaradilakukan kepada Bapak drh.I Dewa Made Suwardana beserta istrinya Ibu drh. Ida Aryani H yang merupakan dokter hewan sekaligus pemilik dari Klinik Hewan Puri Kembangan untuk mendapatkan informasi. C. Studi Pustaka Selain itu, studi pustaka juga dilakukan dengan memanfaatkan fasilitas-fasilitas seperti perpustakaan dan media internet untuk mendapatkan referensi-referensi yang berhubungan dengan penulisan dan perancangan sistem informasi yang akan dibangun. Model Pengembangan Sistem Dalam pengembangan sistem ini menggunakan waterfall model, yang terdiri dari: Analisa kebutuhan perangkat lunak, Desain, Code, Testing, Support dan Maintenance. Analisa Sistem Berjalan Pemilik pasien datang ke Klinik Hewan Puri Kembangan dengan membawa hewan peliharaannya (pasien). Jika kondisi di klinik sedang ramai pasien maka pemilik dan hewan peliharaannya (pasien) yang datang harus menunggu, jika tidak ada pasien INF-2 maka pemilik pasien langsung bertemu dokter hewan yang bertugas. Dokter hewan akan bertanya kepada pemilik pasien, apakah pasien tersebut sebelumnya sudah pernah berobat di Klinik Hewan Puri Kembangan. Apabila pasien sudah pernah berobat sebelumnya maka dokter hewan akan menyuruh paramedis untuk mencari riwayat kartu pasien, jika belum pernah berobat maka dokter langsung mencatat data pasien ke kartu pasien yang baru. Dokter hewan akan memeriksa kondisi pasien, kemudian mencatat hasil diagnosa, tindakan serta obat yang diberikan oleh dokter ke pasien di kartu pasien sebagai data rekam medik pasien. Setelah pasien ditangani oleh dokter hewan yang dibantu oleh paramedis maka pemilik pasien melakukan pembayaran langsung ke dokter hewan yang bertugas. Selanjutnya dokter hewan yang bertugas akan mencatat nama pasien dan pemilik yang berobat beserta tindakan, obat dan biaya yang dibayar oleh pemilik yang datang dalam sehari ke dalam buku besar sebagai laporan harian. Untuk lebih jelasnya, proses rawat jalan yang terjadi di Klinik Hewan Puri Kembangan akan digambarkan dalam activity diagram proses bisnis sistem berjalan berikut ini: Pemilik dan Pasien Dokter Hewan Praktek Paramedis Dokter Hewan Penanggung Jawab Datang ke klinik Pernah berobat Mencari kartu pasien (rekam medik) Belum pernah berobat Mendata pasien ke dalam Kartu pasien yang baru Tidak ada ada Memberikan kartu pasien (rekam medik) Memeriksa pasien Mencatat hasil diagnosa, tindakan, dan obat yang diberikan ke pasien Melakukan pembayaran Menyebutkan total biaya yang harus dibayar Menerima pembayaran Mencatat nama pasien dan pemilik, tindakan, obat dan biaya ke dalam buku besar Menyerahkan buku besar sebagai laporan Menerima laporan per hari Sumber: Hasil analisa (2015) Gambar 1. Activity diagram sistem berjalan pada Klinik Hewan Puri Kembangan HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisa Kebutuhan Software Sistem Informasi rawat jalan yang terkomputerisasi memungkinkan peningkatan dokter yang bertugas untuk mengelola data rawat jalan dan pembuatan laporan dengan hasil yang lebih optimal. Data disimpan dalam database untuk memudahkan dalam pengorganisasian data. Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer ISBN: 978-602-72850-6-4 SNIPTEK 2015 Spesifikasi kebutuhan sistem (system requirement) dan fungsi-fungsi yang ada pada sistem informasi rawat jalan berbasis web pada klinik hewan puri kembangan Kedoya Jakarta Barat: A1. Admin log in untuk masuk ke sistem A2. Admin mengelola data pemilik dan pasien A3.Admin mengelola rekam medik/kartu pasien A4. Admin mengelola data obat A5. Admin mengelola laporan Admin System Pilih menu data pemilik dan pasien Tampil halaman data pemilik dan pasien Klik tombol pendaftaran pemilik baru Tampil Form Pendaftaran Input data pemilik Klik tombol save Data pemilik tersimpan Cari data pemilik berdasarkan kode/nama pemilik Tampil data pemilik Tampil data pemilik sesuai pencarian Pilih edit t y Tampil form edit Edit data pemilik Klik tombol update Data pemilik terupdate Pilih Hapus Data Terhapus merge Pilih peliharaan Dokter pada Klinik hewan puri kembangan bertindak sebagai admin yang dapat melakukan pengolahan data pada form yang nantinya akan dikirim ke database. Dalam hal ini admin bisa melakukan aksi menambah, menyimpan, mengedit, menghapus data, serta mencetak hasil pemeriksaan dan laporan.Admin harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat masuk ke aplikasi ini. B. Desain Perangkat Lunak 1. Desain Sistem dengan Use Case Diagram Hapus e>> Tampil Form untuk Edit Tambah Peliharaan > include> Hapus in << clu Simpan Batal ten de >> ded Edit Data Pemilik dan Pasien xte <<e nded >> <<exten <<extende ded>> <<extended>> <<in clud e>> Cetak Kartu <<extended>> <<extended >> <<e xten ded << >> ex ten de d> > ex << Tambah Kartu Berobat Tampil form edit Klik tombol update Pilih Hapus Tampil link berobat Gambar 3. Activity Diagram Sistem Usulan Pengolaan Data Pemilik dan Pasien b. Activity Diagram Usulan Pengelolaan Laporan Admin System <<include>> Hasil Pemeriksaan Tampil sub menu Laporan Pemasukan & sub menu Stok Obat Habis y Tampil laporan pemasukan Mencari laporan perhari dengan pilih tanggal, bulan dan tahun d>> >> tended <<ex <<ext ende <<extended>> >> nded>> <<extended <<exte t <<extended>> d>> Batal Simpan Pilih sub menu laporan pemasukkan Klik tombol GO Simpan inc << Data Obat Admin <<extend << ex te nd ed >> ed>> << Kategori Obat Data Laporan Tercetak Input Kategori Obat Input Data Obat >> lu inc te <<ex de Tampil laporan perhari Pilih cetak laporan Kartu Pasien e lud Data peliharaan terupdate Data Terhapus merge Pilih menu laporan Detail Batal >> tended <<ex y Tampil Form Kartu Pasien Cetak <<extended>> t Edit data peliharaan Hapus Data Peliharaan Simpan Tampil data pemilik dan data hewan peliharaan Klik tombol save Pilih edit >> de <<extended>> ten << <<exten ded>> <<e xten ded >> > d> x <<e << << << ex ext exte te en nd nd de ed > d> > ed > >> Data Peliharaan clud Menampilkan form pendaftaran Peliharaan baru Input data peliharaan Sumber: Hasil rancangan (2015) Tampil Form untuk Edit <<in Edit Login Tampil data pemilik dan kolom data peliharaan Pilih tombol tambah peliharaan >> Pilih sub menu stok obat habis Tampil stok obat yang habis Edit nded >> <<extended> > << in Pilih tambah clu de >> t Hapus y Tampil form untuk menambahkan jumlah obat Tampil Form untuk Edit Obat Input jumlah penambahan stok obat <<exten ded>> <<e xte nde d>> Edit <<include>> Tampil Form untuk Edit Klik tombol update Data terupdate Hapus Laporan <<ex tended << >> ex ten de d> > Pilih hapus Laporan Pemasukan <<extended>> <<ex te Stok Obat Habis merge Hapus <<extended>> Log Out Edit Data obat terhapus Cetak nded >> <<include>> Input Stok Tambahan >> ded xten <<e <<extended>> Update Sumber: Hasil rancangan (2015) Batal Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi Rawat Jalan 2. Desain Sistem dengan Activity Diagram a. Activity Diagram Usulan Pengelolaan Data Pemilik dan Pasien Gambar 4. Activity Diagram Sistem Usulan Laporan 3. Desain Database a. Entity Relationship Diagram (ERD) 3 ISBN: 978-602-72850-6-4 SNIPTEK 2015 1 Mempunyai Jenis_hewan Id_hewan Id_pemilik id_jenis Id_periksa jenis_hewan Id_hewan Linux Server Windows/linux Id_pemilik 1 keluhan nama_hewan 1 MySQL 5.5.24 1 Mempunyai Pasien_hewan jenis Kartu_pasien tgl_periksa diagnosa ras M umur 1 Browser tindakan Apache 2.2.22 Tindak_lanjut gender Biaya_tambahan Memiliki warna memiliki tgl_daftar Style.css 1 1 Id_periksa Detail id_pemilik Id_produk Pemilik_hewan nama_pemilik Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 7. Component Diagram qty 1 no_hp harga alamat b. Memiliki Tgl_daftar M Id_produk Id_jenis M 1 Jenis Mempunyai Produk jenis Nama_produk Id_jenis harga stock Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 5. Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Rawat Jalan Deployment Diagram Deployment diagram menyediakan gambaran bagaimana sistem secara fisik akan terlihat. Sistem terdiri dari node-node dimana setiap node diwakili untuk sebuah kubus. Garis yang menghubungkan antara 2 kubus menunjukkan hubungan diantara kedua node tersebut. Berikut gambar Deployment diagram: Linux server b. Logical Record Structure (LRS) LRS menggambarkan hubungan struktur secara logic. (Frieyadie, 2007) Windows/linux MySQL 5.5.24 Browser pasien_hewan pemilik_hewan id_pemilik Id_hewan Id_pemilik Nama_hewan Id_jenis Ras Umur Gender Jenis_hewan id_jenis Warna Tgl_daftar Id_jenis id_pemilik nama_pemilik no_hp alamat tgl_daftar Jenis_hewan Produk jenis id_jenis jenis id_jenis id_produk nama_produk id_jenis harga stock Apache 2.2.22 kartu_pasien Id_hewan id_periksa id_hewan id_pemilik keluhan tgl_periksa diagnosa tindakan tindak_lanjut biaya_tambahan tanggal Style.css id_periksa Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 8. Gambar Deployment Diagram 5. Desain User Interface a. Tampilan Halaman Pengelolaan Data Pemilik dan Pasien detail id_produk id_periksa id_produk qty harga Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 6. Logical Record Structure Sistem Informasi Rawat Jalan 4. Desain Software Architecture a. Component Diagram Berikut gambar Component Diagram : Sumber: Hasil User Interface(2015) Gambar 9. Halaman Pendaftaran Pemilik Baru INF-4 Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer ISBN: 978-602-72850-6-4 SNIPTEK 2015 4 b. Tampilan Halaman Pengelolaan Laporan 5. 6 7 Sumber: Hasil User Interface(2015) Gambar 10. Halaman Laporan Stok Obat Habis C. Code Sistem informasi rawat jalan yang dibangun menggunakan bahasa script PHP dan database MySQL dalam merancangnya. D. Testing 1. Pengujian Terhadap Form MenuPengelolaan Data Pemilik dan Pasien Tabel 1. Hasil Pengujian Blackbox Testing Halaman pada Menu Pengelolaan Data Pemilik dan Pasien No 1 2 3 Skenario Pengujian Salah satu input box pada pendaftaran pemilik (nama pemilik, no telepon dan alamat) tidak diisi atau kosong kemudian klik tombol simpan Salah satu input box pada pendaftaran pasien (nama hewan, ras dan umur) tidak diisi atau kosong kemudian klik tombol simpan Mengedit data pemilik lalu klik tombol update Test Case Nama pemilik: (diisi/koso ng) No Telepon : (diisi/koso ng) Alamat : (kosong/di isi) Nama hewan: (diisi/koso ng) RAS : (diisi/koso ng) umur : (kosong/di isi) Nama pemilik : (ayu chentia), menjadi Nama pemilik : (cintya ayu) Hasil yang diharapkan Sistem akan memberikan peringatan “please fill out this field” di input box yang belum terisi. Sistem akan memberikan peringatan “please fill out this field” di input box yang belum terisi. Mengedit data pasien lalu klik tombol update Nama hewan : (Jodi), menjadi (bobby) - Menghapus data pemilik Menghapus data pasien - Mencari data pemilik dengan memasukkan kode pemilik dan penulisannya menggunakan huruf besar/huruf kecil Masukkan kode pemilik : (P-1/p-1) Nama hewan akan berubah menjadi bobby. Sesuai Setelah klik tombol hapus data pemilik akan terhapus Sesuai Setelah klik tombol hapus data pasien akan terhapus Sesuai Sistem akan menampilkan data pemilik hewan dengan kode p-1. Sesuai Sumber: Hasil pengujian (2015) 2. Pengujian Terhadap Form MenuPengelolaan Laporan Tabel 2. Hasil Pengujian Blackbox Testing Halaman pada Menu Pengelolaan Laporan Hasil No 1 Sesuai 2 Sesuai 3 Nama pemilik akan berubah menjadi cintya ayu. Skenario Pengujian Test Case Hasil yang diharapkan Pencarian laporan pemasukkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun. Lalu klik tombol GO. Tahun : 2015, bulan : Juli, tanggal : 20. Menampilkan data pemasukkan perhari pada tanggal 20 Juli 2015. Menghapus obat yang stoknya habis. - Setelah klik tombol hapus data obat yang stoknya habis akan terhapus. Menambahka n stok obat yang habis. Stok awal : 3 Stok tambahan : 50 Sesuai Hasil Sesuai Sesuai Sistem akan menjumlahkan stok awal obat yang habis + jumlah stok tambahan, dan hasilnya menjadi 53. Sesuai Sumber: Hasil pengujian (2015) 5 ISBN: 978-602-72850-6-4 SNIPTEK 2015 Pontianak. Jurnal Online Mahasiswa Arsitektur Universitas Tanjungpura, 2(1) E. Support dan Maintenance Tabel 3. Spesifikasi Hardware dan Software Kebutuhan Keterangan Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Processor Intel Pentium Dual Core 2.0 GHZ RAM 3 GB Harddisk 320 GB CD Rom DVD RW Monitor LCD '14' Keyboard 108 Key Printer Deskjet Mouse Standart Browser Mozilla Firefox, Google Chrome Software Adobe Dreamweaver, Photoshop Khasanah, Yuli Uswatun., & Rosydah. (2011). Perencanaan Sistem Rekam Medis Berdasarkan Input dan Proses di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul Tahun 2011. KES MAS, 5(1) Mauren, Ferlina. (2011). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Dilihat Dari Lokasi Penyimpanan DI RSJ Dr. Soeharto Heerdjan. Jakarta: FIKES-Universitas Esa Unggul Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. (2008). Jakarta: Depkes RI Sumber: Hasil implementasi (2015) KESIMPULAN Kesimpulan dari analisis dan perancangan sistem informasi rawat jalan berbasis web pada Klinik Hewan Puri Kembangan, sebagai berikut: 1. Sistem informasi rawat jalan ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL dalam merancangnya. 2. Sistem yang dirancang sudah terotomatisasi, sehingga memudahkan admin/dokter dalam melakukan pengolahan data yang terkait dengan proses rawat rawat jalan pada Klinik Hewan Puri Kembangan untuk meningkatkan pelayanan kepada pemilik dan pasien. Susilowati, S., & Riasti, B. K. (2012). Pembuatan Sistem Informasi Klinik Rawat Inap Prima Husada Widoro Pacitan Berbasis Website. Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi, 3(1). Syafrudin, SKM, & Hamidah. (2007). Kebidanan Komunitas. Jakarta: Buku Kedokteran EGC. REFERENSI AGA. Ilhaamie. (2010). Service Quality in Malaysian Public Service: Some Findings. International Journal of Trade, Economics and Finance, 1(1) Fajarita, Luci., Bekti, Andhis Susilo., Syakir, Habib Ahsan., & Brainada, Ruli. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Rawat Jalan Pada Klinik Waluya Sejati Abadi. Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia. Frieyadie. (2007). Belajar Sendiri Pemrograman Database Menggunakan FoxPro 9.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Indrawan, Wery., Gunawan, Ivan., & Alhamdani, M. Ridha. (2014). Rumah Sakit Hewan Di Kota INF-6 Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer