Manajemen Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Manajemen Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam
suatu organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan
aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya
perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri.
Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan
adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis.
Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang
perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari
Manajemen Kerja.
Tidak ada definisi yang sama tentang Manajemen Sumber Daya Manusia, 3 (tiga) definisi
sebagai perbandingan dapat dikemukakan sebagai berikut:
Bagaimana orang-orang dapat dikelola dengan cara yang terbaik dalam kepentingan
organisasi, Amstrong (1994).
Suatu metode memaksimalkan hasil dari sumber daya tenaga kerja dengan
mengintergrasikan MSDM kedalam strategi bisnis, Kenooy (1990).
Pendekatan yang khas, terhadap manajemen tenaga kerja yang berusaha mencapai
keunggulan kompetitif, melalui pengembangan strategi dari tenaga kerja yang mampu
dan memiliki komitmen tinggi dengan menggunakan tatanan kultur yang integrated,
struktural dan teknik-teknik personel, Storey (1995).
Dari ke-3 definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Manajemen Sumber Daya Manusia
berkaitan dengan cara pengelolaan sumber daya insani, dalam organisasi dan lingkungan
yang mempengaruhinya, agar mampu memberikan kontribusi secara optimal bagi
pencapaian organisasi.
Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Bambang Wahyudi (2002:1):
‘”Ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan atau mengembangkan dan
memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efisien dan ada kepuasan pada diri pribadi-pribadi
yang bersangkutan.”
Definisi lain menurut Edwin B.Flippo dalam buku Bambang Wajhudi Manajemen Sumber Daya
Manusia (2002:9):
“ Personnel Management is the planning, organizing, directing and controlling of
the procurement, development, competition, intergration, maintenance, and
separation of human resources to the end that individual, organizational, and
societal objectives are accomplished.”
Artinya :
“Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan daripada pengembangan, pemberian balas jasa,
pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahan sumber daya manusia ke suatu
titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan, organisasi dan masyarakat.”
1
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Selanjutnya Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2002:10)
“Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan
dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan
perusahaan, karyawan, dan masyarakat.”
Fungsi MSDM
Manajemen Sumberdaya Manusia terdiri dari dua fungsi, yaitu fungsi manajemen dan fungsi
operasional
Fungsi Manajemen (FM) terdiri atas:
1. Fungsi Perencanaan
2. Fungsi Pengorganisasian
3. Fungsi Pengarahan
4. Fungsi Pengkoordinasian
5. Fungsi Pengontrolan/Pengawasan
Fungsi Operasional (FO) terdiri atas:
1. Fungsi Pengadaan
2. Fungsi Pengembangan
3. Fungsi Pemberi Kompensasi
4. Fungsi Integrasi
5. Fungsi Pemeliharaan
Fungsi Manajemen
1. Fungsi Perencanaan
Menentukan terlebih dulu program yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang
telah ditetapkan
2. Fungsi Pengorganisasian\Organize
Merancang susunan dari berbagai hubungan antara jabatan, personalia, dan faktor-faktor
fisik
3. Fungsi Pengarahan
Melaksanakan pekerjaan, mengusahakan agar karyawan mau bekerjasama secara efektif
4. Fungsi Pengkoordinaasian
Silahkan lihat gambar di bawah ini:
2
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Tingkat kesiapan bawahan, penugasan dan kepemimpinan
5. Fungsi Pengontrolan/pengawasan
Mengamati dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya apabila
terjadi penyimpangan, atau kalau perlu menyesuaikan kembali rencana yang telah dibuat.
Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana
yang tersedia
Jumlah tenaga kerja yang akan ditarik
Fungsi Operasional (FO)
1. Fungsi Pengadaan
Penentuan jenis/mutu karyawan dan jumlah (menentukan keberhasilan rekruitmen melalui
prosedur yang tepat). Sewaktu menarik karyawan baru, manajemen haruslah
mempertimbangkan
Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana
yang tersedia
Jumlah tenaga kerja yang akan ditarik
Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai
informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu
jabatan, terdiri dari :
1. Deskripsi jabatan dan
2. Spesifikasi jabatan
DESKRIPSI JABATAN merupakan suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas
dan kewajiban suatu jabatan tertentu.
Indentifikasi jabatan,
Ringkasan jabatan,
Tugas yang dilaksanakan,
Pengawasan yang diberikan dan yang diterima,
Hubungan dengan jabatan-jabatan lain,
Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan,
3
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Kondisi kerja,
Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim,
Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas.
SPESIFIKASI JABATAN
Pada umumnya isi suatu spesifikasi jabatan terdiri dari:
Identifikasi jabatan :
o Nama :
o Kode :
o Bagian :
Persyaratan kerja :
o Pendidikan (SD, SLTP, SLTA, ataukah PT?).
o Tingkat kecerdasan minimal yang diperlukan,
o Pengalaman yang diperlukan,
o Pengetahuan dan ketrampilan,
o Persyaratan fisik,
o Status perkawinan,
o Jenis kelamin,
o Usia,
o Kewarganegaraan (Penduduk)
2. Fungsi Pengembangan
Untuk perbaikan efektivitas kerja dengan cara memperbaiki pengetahuan, ketrampilan
maupun sikap karyawan.
Metode Pelatihan Operasional
1. On-the job training . memberikan tugas kepada atasan langsung yang baru dilatih,
untuk melatih mereka.
2. Vestibule school . merupakan bentuk latihan dimana pelatihnya bukanlah atasan
langsung, tetapi pelatih-pelatih khusus ( Staff specialist ).
3. Apprenticeship (magang). Metode ini biasa dipergunakan untuk pekerjaan-pekerjaan
yang membutuhkan keterampilan yang relatif lebih tinggi.
4. Kursus Khusus. Merupakan bentuk pengembangan yang lebih mirip pendidikan dari
pada latihan. Kursus ini biasanya diadakan untuk memenuhi minat dari para
karyawan dalam bidang-bidang pengetahuan tertentu (diluar bidang pekerjaannya)
seperti kursus bahasa asing, komputer dan lain sebagainya.
3. Fungsi Pemberi Kompensasi
Balas jasa, berwujud uang atau yang lainnya sesuai pengorbanan/kontribusi karyawan.
Upah adalah bagian dari kompensasi, dapat pula berbentuk fasilitas-fasilitas yang dapat
dinilai dengan uang.
Perlu memperhatikan faktor-faktor berikut ini:
1. Memenuhi kebutuhan minimal
2. Dapat mengikat
3. Dapat menimbulakan semangat dan kegairahan kerja
4. Adil
5. Tidak boleh bersifat statis
4. Fungsi Integrasi
Tercapainya sinergi antara karyawan dan perusahaan untuk tujuan masing-masing yang
berbeda. (Teori kebutuhan Maslow dan motivasi XY Mc Gregor dan Mc Lelland)
5. Fungsi Pemeliharaan
4
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Perusahaan memelihara kemampuan dan sikap karyawan melalui program keselamatan,
kesehatan dan pelayanan. Setiap program keselamatan dapat terdiri dari salah satu atau
lebih elemen-elemen berikut ini:
1. Didukung oleh manajemen puncak (top management)
2. Menunjukkan seorang direktur keselamatan
3. Pembuatan pabrik dan operasi yang bertindak secara aman
4. Mendidik para karyawan untuk bertindak dengan aman
5. Menganalisa kecelakaan
6. Menyelenggarakan perlombaan atau keselamatan kerja
7. Menjalankan peraturan-peraturan untuk keselamatan kerja
Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap
tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi.
Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS).
•
•
•
Suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh,
manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau
perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia
atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department.
Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang
berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan
orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat
organisasi memerlukannya.
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support
System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukan satu unit yang bertanggung jawab
atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia
Kegiatan Utama SDM
Perekrutan dan Penerimaan
Pendidikan dan Pelatihan
Manajemen Data
Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Perekrutan dan Penerimaan
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
5
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian
kerja pegawai.
Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analisis sistem dalam melatih pemakai
selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.
Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan
seperti, rumah sakit, asuransi dokter gigi, dll. Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM
memproses kertas kerja yang diberlukan dan kadang melakukan wawancara keluar,
tujuannya untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih
baik bagi pegawainya dimasa mendatang. Setelah penghentian, SDM mengurus program
pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Fungsi SDM memudahkan Arus Sumber Daya Personil
Dukungan yang diberikan pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Ketenagaan
Pelatihan dan
Administrasi
Pengembangan
Kompensasi
Sistem
Strategis
Perencanaan Ketenagaan
Pelatihan Angkatan Kerja
Perencanaan suksesi
Sistem Taktis Analisis dan penganggaran
biaya buruh
Analisis turnover
Efektifitas pelatihan
Pemaduan karir
Sistem
Operasional
Recruiting
Perencanaan dan penjadwalan angkatan kerja
Penilaian keahlian
Evaluasi kinerja
Perhitungan biaya
kontrak
Prediksi gaji
Efektifitas
kompensasi dan
analisis ekuitas
Analisis preferensi
benefit
Kontrol gaji
Administratif
benefit
6
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Pemanfaatan Internet Sistem Informasi SDM
Rekruitmen melalui website
contoh : www.jobsdb.com; www.Karir.com, www.binuskarir.com
Layanan rekruitmen komersial
Akses ke database pelamar
Pengumuman melalui newsgroup, mailing list
Komunikasi melalui email dengan pelamar
Pemanfaatan Intranet
Layanan pegawai 24 jam
Dissiminasi informasi lebih efektif
Pengumpulan input dari pegawai
Partisipasi langsung pegawai dalam entri data manajemen SDM
Pegawai dapat mengakses berbagai informasi individual
Sebagai tempat pelatihan
Tempat HRIS dalam perusahaan
Sekitar 10% perusahaan HRSP (Human Resources System Profesionals) melaporkan
bahwa mereka tidak memiliki HRIS formal. Tapi bagi yang memilikinya, unit ini berada pada
berbagai tempat. Kebanyakan unit (73,5%) berada di SDM, tapi sebagian (8,4%)
merupakan bagian jasa informasi, sebagian (1,8%) berada dibagian gaji dari departemen
akuntansi, dan sebagian (4,9%) ditempatkan diluar perusahaan seperti di organisasi jasa
dan outsourcers.
Evolusi HRIS
Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada
departemen personalia. Saat perusahaan memperoleh mesin punched-card, file dipindahkan ke
departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched-card. Saat komputer
menggantikan mesin punched-card, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.
Penempatan HRIS dalam SDM
Pengaturan yang populer adalah HRIS melapor langsung kepada direktur SDM (48,3%),
tapi ada kemungkinan yang lain.
Dibeberapa perusahaan, HRIS merupakan subunit dari kelompok SDM lain seperti
kompensasi dan tunjangan (20,1%) atau perencanaan SDM (2,5%)
Jumlah pegawai purna waktu dari unit HRIS berkisar 0 – 260. Rata-rata ada 5,87
programmer/analis, 4,28 operator pemasukan data, 4,20 analis sistem dan berbagai
personil manajemen dan pendukung sistem lainnya.
7
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Kegunaan Sistem Informasi SDM
Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yg diproyeksikan
Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan, akan pensiun atau akan
diberhentikan
Menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau jenis pekerjaan yang mempunyai tingkat
perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja dan masalah yang tinggi yang melebihi
kadarnormal
Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin, pendidikan, dll
Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi,pelatihan dan pengembangan
Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian dan promosi
Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi ttg pembayaran pada karyawan
Riset SDM
Penilaian kebutuhan pelatihan
Keterkaitan SI-SDM dengan Aktivitas SDM
Model Sistem Informasi SDM
8
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Diagram Arus Sistem Informasi SDM
Komponen Dasar Sistem Informasi SDM
Komponen Fungsional Utama :
- Fungsi Masukan (Input)
- Fungsi Pemeliharaan Data (proses)
- Fungsi Keluaran (Output)
Subsistem Informasi SDM
-
Informasi Akuntansi Penggajian
Informasi Riset SDM
Riset tentang Suksesi
Analisis dan evaluasi jabatan
Informasi Intelejen SDM
Komunitas/Masyarakat keuangan
Serikat Pekerja
Pemasok SDM
Pemerintah
-
Informasi Perencanaan Tenaga kerja
-
Informasi Penerimaan Pegawai
-
Informasi Kompensasi
-
Laporan Lingkungan
Sumber Informasi SDM
- Borang Lamaran
- Evaluasi kinerja
- Informasi Perubahan Karyawan
- Tindakan Indisipliner
- Data Daftar Gaji
9
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Kriteria Sistem Informasi SDM
- Pelatihan para pemakai
- Mengkaitkan strategi dan keputusan
Model merancang Sistem Informasi SDM
Pengamanan Sistem Informasi SDM
- Menggunakan password (untuk membatasi akses)
- Menggunakan kata sandi untuk bagian yang berbeda
- Memberikan akses informasi karyawan hanya kepentingan tertentu
Metode-metode Perancangan Sistem Informasi Manajemen (SDM)
1. Sistem Development Live Cycle (SDLC)
2. Metode Prototyping
3. Paket Software
4. Outsorcing
Sistem Development Live Cycle (SDLC)
Langkah-langkah:
- Melakukan survai dan menilai kelayakan proyek pengembangan SI
- Mempelajaridan menganalisis sistem berjalan
- Menentukan permintaan pemakai sistem
- Memilih solusi atau pemecahan masalah
- Menentukan Hardware dan software
- Merancang sistem informasi baru
- Membangun sistem informasi baru
- Mengkomunikasikan dan mengimplemantasikan sistem informasi baru
- Memelihara dan melakukan perbaikan sistem informasi baru
10
Shafira Adrizayani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1
Metode Prototyping
Paket Software
Pertimbangan-pertimbangan penggunaan metodologi
No Kriteria
SDLC
Prototip
1.
Teknik Pembuatan
Kompleks
2.
3.
4.
Sifat
Waktu
Biaya
Kaku/tidak
Lama
Tinggi
5.
Kapan dipakai
Proyek yang
memerlukan
desain
komplek dan
mainframe
basis
Kompleks
sd.sederhana
Fleksibel
Relatif cepat
Tinggi
–
Sedang
Ketika yang
diminta user
belum jelas
Paket
Software
Sederhana
Kaku
Cepat
Murah
Ketika
organisasi
tidak
punya
tenaga ahli
Outsorcing
Kompleks sd
sederhana
Fleksibel
Fleksibel
Tinggi
–
Sedang
Ketika
organisasi
tidak
punya
tenaga ahli
Sistem Informasi SDM dianggap berhasil bila memenuhi harapan :
- Biaya harus sejalan dengan ukuran dan kondisi financial
- Sistem ditetapkan dengan waktu yang baik
- Harus mampu dimodifikasi dan diperluas
- Penekanan pada aktivitas perencanaan harus terbukti
- Umpan balik harus berkelanjutan
- Arsip terintegrasi pada berbagai departemen
- Data kritis harus tersedia saat dibutuhkan
- Informasi kritis mencakup karyawan kunci, keahlian dll
11
Shafira Adrizayani, ST., MMSI