Untitled - Kementerian Sosial

Kata Pengantar
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmatNYa, kami dapat menyusun Modul Bimbingan Teknis Jabatan Fungsional Pranata
Komputer.
Penyusunan modul ini merupakan bagian dari Kegiatan Bimbingan Teknis Jabatan
Fungsional Pranata Komputer yang diselenggarakan oleh Pusat Data dan Informasi
Kesejahteraan sosial Kementerian Sosial RI. Kami sadar bahwa modul ini masih jauh dari
sempurna oleh karena itu kami berharap adanya saran dan masukan yang membangun
untuk perbaikan modul di masa yang akan datang.
Demikian penyampaian pengantar dari kami dan kepada pihak-pihak yang telah
berpartisipasi dalam penyusunan modul ini, kami mengucapkan terima kasih. Semoga
modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya peserta Kegiatan Bimbingan Teknis
Jabatan Fungsional Pranata Komputer.
Jakarta,
Maret 2012
Tim Penyusun
i|Bintek Pranata Komputer
Daftar ISI
Kata Pengantar ......................................................................................................................................... i
Daftar ISI .................................................................................................................................................. ii
BAB I Pendahuluan .................................................................................................................................1
A.
Latar Belakang .............................................................................................................................1
B.
Maksud dan Tujuan .....................................................................................................................1
C.
Ruang Lingkup .............................................................................................................................1
BAB II Installasi .......................................................................................................................................2
A.
Installasi Oracle VM VirtualBox ...................................................................................................2
B.
Installasi Linux Ubuntu 11.10 ......................................................................................................8
BAB III Leto DMS ...................................................................................................................................12
A.
Apa itu DMS ? ............................................................................................................................12
B.
Tentang LetoDMS ......................................................................................................................17
C.
Menjalankan LetoDMS ..............................................................................................................18
Sumber Referensi ................................................................................................................................... iii
ii | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
BAB I Pendahuluan
A. Latar Belakang
Pusat Data dan Informasi Kesejahteraan Sosial (Pusdatin Kesos) selaku Unit Kerja
Pembina Jabatan Fungsional Pranata Komputer (JFPK) di Lingkungan Kementerian Sosial
berkewajiban melaksanakan tugas dan fungsinya untuk memberikan pembinaan,
pemantapan, penilaian angka kredit bagi Fungsional Pranata Komputer dan sosialisasi
bagi calon-calon Fungsional Pranata Komputer.
Dengan
terbitnya
Surat
Keputusan
Badiklit
Kesos
No.05/badiklit
kesos/pusdatin/SK/II/2011 tentang Tim Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional
Pranata Komputer, Pusdatin wajib melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan
dengan Pranata Komputer.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dilaksanakan kegiatan ini adalah sebagai berikut :
1. Mensosialisasikan Jabatan Fungsional Pranata Komputer
2. Meningkatkan kompetensi di bidang teknologi informasi bagi Fungsional Pranata
Komputer di Lingkungan Kementerian Sosial.
3. Meningkatkan pemahaman tentang Sistem Manajemen Dokumen atau Document
Management System
4. Dapat mengarsipkan dokumen secara digital
5. Dapat saling tukar-menukar informasi antar Fungsional Pranata Komputer
6. Dapat melakukan Sharing Arsip Digital antar unit kerja
C. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup Kegiatan ini adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
Tata cara pengajuan Angka Kredit Jabatan Fungsional Pranata Komputer
Pengetahuan umum tentang Sistem Manajemen Dokumen
Pembahasan materi kearsipan secara digital
Sharing kerasipan dokumen digital antar unit kerja
1|Bintek Pranata Komputer
BAB II Installasi
A. Installasi Oracle VM VirtualBox
Tentang Oracle VM VirtualBox
Oracle VM VirtualBox adalah perangkat lunak virtualisasi, yang dapat digunakan untuk
mengeksekusi sistem operasi "tambahan" di dalam sistem operasi "utama". Sebagai
contoh, jika seseorang mempunyai sistem operasi MS Windows yang terpasang di
komputernya, maka seseorang tersebut dapat pula menjalankan sistem operasi lain
yang diinginkan di dalam sistem operasi MS Windows.
Fungsi ini sangat penting jika seseorang ingin melakukan ujicoba dan simulasi instalasi
suatu sistem tanpa harus kehilangan sistem yang ada. Aplikasi dengan fungsi sejenis
VirtualBox lainnya adalah VMware dan Microsoft Virtual PC.
Install Oracle VM VirtualBox
1. Masukkan DVD Bintek Fungsional Pranata Komputer Ke DVD Drive
2. Buka Folder Prakom > App > VirtualBox-4.1.12-77245-Win.exe
3. Klik 2 Kali VirtualBox-4.1.12-77245-Win.exe
4. Klik Next untuk melanjutkan
5. Klik Next untuk melanjutkan
2|Bintek Pranata Komputer
6. Klik Next untuk melanjutkan
7. Klik Next untuk melanjutkan
8. Klik Next untuk melanjutkan
9. Tunggu sampai proses selesai
3|Bintek Pranata Komputer
10. Klik Finish untuk menyelesaikannya
11. Program Oracle VM VirtualBox akan otomatis terbuka
Seting Bahasa Oracle VM VirtualBox
1. Klik 2 kali Oracle VM VirtualBox pada Desktop
2. Klik File > Preferensi > Bahasa > Ganti Menjadi English
3. Klik OK
4|Bintek Pranata Komputer
Membuat Virtual OS Linux Ubuntu 11.10 di Oracle VM VirtualBox
1. Klik Oracle VM VirtualBox pada Desktop
2. Klik New > Klik Next Untuk melnjutkan
3. Ketikkan Ubuntu pada Name > Klik Next untuk melanjutkan
4. Rubah Memory menjadi 1024 MB > Klik Next untuk melanjutkan
5. Klik Next untuk melanjutkan
5|Bintek Pranata Komputer
6. Klik Next untuk melanjutkan
7. Klik Next untuk melanjutkan
8. Klik Next untuk melanjutkan
9. Klik Create untuk melanjutkan
6|Bintek Pranata Komputer
10. Klik Create lagi untuk menyelesaikannya
11. Maka tampil gambar seperti di atas
12. Klik Setting > Network > Rubah Menjadi Host-only Adapter > Klik OK untuk
menyelesaikannya
13. Klik Setting > Storage > Pilih Host Drivenya Misalnya “Host Drive F” pada CD/DVD
Drive > Klik OK untuk menyelesaikannya
14. Langkah selanjutnya adalah kita Install Linux Ubuntu di Oracle VM VirtualBox
7|Bintek Pranata Komputer
B. Installasi Linux Ubuntu 11.10
Tentang Ubuntu
Ubuntu merupakan salah satu distribusi Linux yang berbasiskan Debian dan
didistribusikan sebagai software bebas. nama Ubuntu berasal dari filosofi dari Afrika
Selatan yang berarti "Kemanusiaan kepada sesama". Ubuntu didesain untuk
kepentingan penggunaan personal, namun versi server Ubuntu juga tersedia, dan telah
dipakai secara luas.
Proyek Ubuntu resmi disponspori oleh Canonical Ltd. yang merupakan sebuah
perusahaan yang dimiliki oleh pengusaha Afrika Selatan Mark Shuttleworth. Tujuan dari
distribusi Linux Ubuntu adalah membawa semangat yang terkandung di dalam Filosofi
Ubuntu ke dalam dunia perangkat lunak. Ubuntu adalah sistem operasi lengkap berbasis
Linux, tersedia secara bebas dan mempunyai dukungan baik yang berasal dari komunitas
maupun tenaga ahli profesional.
Install Ubuntu 11.10 di Oracle VM VirtualBox
1. Klik 2 kali Oracle VM VirtualBox pada Desktop
2. Klik Tombol Start
3. Pilih Prakom Kemsos Ubuntu GUI > Tekan Enter
8|Bintek Pranata Komputer
4. Klik Install pada desktop Ubuntu
5. Klik Continue untuk melanjutkan
6. Klik Continue untuk melanjutkan
7. Klik Continue untuk melanjutkan
9|Bintek Pranata Komputer
8. Klik Continue untuk melanjutkan
9. Pilih Regiaonnya Jakarta > Klik Continue untuk melanjutkan
10. Klik Continue untuk melanjutkan
11. Masukkan Nama dan passwordnya > Klik Continue untuk melanjutkan
10 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
12. Tunggu sampai proses Install selesai
13. Klik Restart Now untuk melanjutkan
14. Keluarkan DVDnya supaya boot langsung Ke Virtual Disk yang kita Install tadi
11 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
BAB III Leto DMS
A. Apa itu DMS ?
Sistem manajemen Dokumen / Document Managemen System (DMS) adalah sistem
komputer (atau set program komputer) yang digunakan untuk melacak dan menyimpan
dokumen elektronik dan / atau gambar dokumen kertas. Hal ini biasanya juga mampu
melacak berbagai versi dimodifikasi oleh pengguna yang berbeda (pelacakan sejarah).
Istilah ini memiliki beberapa tumpang tindih dengan konsep-konsep sistem manajemen
konten . Hal ini sering dilihat sebagai komponen dari manajemen perusahaan konten
(ECM) sistem dan terkait dengan manajemen aset digital , pencitraan dokumen , alur
kerja sistem dan manajemen catatan sistem.
1. Sejarah
Mulai tahun 1980-an, beberapa vendor mulai mengembangkan sistem perangkat lunak
untuk mengelola dokumen berbasis kertas. Sistem ini menangani dokumen kertas, yang
termasuk tidak hanya dokumen dicetak dan diterbitkan, tetapi juga foto, cetakan, dll.
Pengembang kemudian mulai menulis jenis kedua sistem yang dapat mengelola
dokumen elektronik, yaitu, semua dokumen-dokumen, atau file, dibuat pada komputer,
dan sering disimpan di lokal pengguna file sistem .Elektronik dokumen manajemen awal
(EDM) sistem dikelola baik jenis file proprietary, atau sejumlah format file .Banyak dari
sistem ini kemudian [ kapan? ] dikenal sebagai pencitraan dokumen sistem, karena
mereka berfokus pada penangkapan, penyimpanan, pengindeksan dan pengambilan
format file gambar . Sistem EDM berkembang ke titik di mana sistem dapat mengelola
semua jenis format file yang dapat disimpan pada jaringan. Aplikasi tumbuh untuk
mencakup dokumen elektronik, alat-alat kolaborasi , keamanan, alur kerja, dan audit
kemampuan.
Sistem ini memungkinkan organisasi untuk menangkap faks dan bentuk, untuk
menyimpan salinan dokumen sebagai gambar, dan untuk menyimpan file gambar dalam
repositori untuk keamanan dan pencarian cepat (pengambilan dimungkinkan karena
sistem ditangani ekstraksi teks dari dokumen dalam proses penangkapan, dan fungsi
teks-pengindeks disediakan teks-pengambilan kemampuan).
Sementara banyak dokumen EDM toko sistem dalam format file asli mereka (Microsoft
Word atau Excel, PDF), beberapa dokumen sistem manajemen berbasis web mulai
menyimpan konten dalam bentuk html. Sistem kebijakan manajemen ini membutuhkan
konten yang akan diimpor ke dalam sistem. Namun, setelah isi diimpor, perangkat lunak
bertindak seperti sebuah mesin pencari sehingga pengguna dapat menemukan apa yang
12 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
mereka cari lebih cepat. Format html memungkinkan untuk aplikasi yang lebih baik dari
kemampuan pencarian seperti teks lengkap pencarian dan berasal.
2. Komponen
Dokumen sistem manajemen umum menyediakan penyimpanan, versioning, metadata,
keamanan, serta kemampuan pengindeksan dan pengambilan. Berikut ini adalah
deskripsi dari komponen-komponen:
a) Metadata; Metadata biasanya disimpan untuk setiap dokumen. Metadata mungkin,
misalnya, termasuk tanggal dokumen itu disimpan dan identitas pengguna
menyimpannya. Para DMS juga dapat mengekstrak metadata dari dokumen tersebut
secara otomatis atau meminta pengguna untuk menambahkan metadata. Beberapa
sistem juga menggunakan pengenalan karakter optik pada scan gambar, atau
melakukan ekstraksi teks pada dokumen elektronik. Teks yang diekstrak dihasilkan
dapat digunakan untuk membantu pengguna dalam menemukan dokumen dengan
mengidentifikasi kata kunci atau memberikan kemungkinan untuk kemampuan
pencarian teks lengkap, atau dapat digunakan sendiri. Teks diekstrak dapat juga
disimpan sebagai komponen dari metadata, disimpan dengan gambar, atau secara
terpisah sebagai sumber untuk mencari koleksi dokumen.
b) Integrasi; Dokumen sistem manajemen Banyak mencoba untuk mengintegrasikan
pengelolaan dokumen secara langsung ke dalam aplikasi lain, sehingga pengguna
dapat mengambil dokumen yang ada langsung dari repositori manajemen dokumen
sistem, membuat perubahan, dan menyimpan dokumen diubah kembali ke
repositori sebagai versi baru, semua tanpa meninggalkan aplikasi. Integrasi sering
menggunakan standar terbuka seperti ODMA , LDAP , WebDAV dan SOAP untuk
memungkinkan integrasi dengan perangkat lunak lain dan kepatuhan terhadap
kontrol internal.
c) Capture; Pengambilan gambar terutama mencakup menerima dan pengolahan
gambar dokumen kertas dari scanner atau printer multifungsi . pengenalan karakter
optik (OCR) perangkat lunak sering digunakan, baik terintegrasi ke dalam perangkat
keras atau perangkat lunak yang berdiri sendiri, untuk mengubah gambar digital
menjadi teks yang dapat dibaca mesin. Optical mark recognition (OMR) perangkat
lunak kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak nilai-nilai check-kotak atau
gelembung. capture juga dapat melibatkan menerima dokumen elektronik dan
komputer berbasis file.
d) Pengideksan; Pengindeksan melacak dokumen elektronik. Pengindeksan mungkin
yang sederhana seperti melacak dokumen pengidentifikasi unik, tetapi sering
dibutuhkan bentuk yang lebih kompleks, memberikan klasifikasi melalui 'metadata
atau bahkan melalui indeks kata diambil dari dokumen' dokumen isinya.
13 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
Pengindeksan ada terutama untuk mendukung pengambilan. Salah satu bidang yang
sangat penting untuk pencarian cepat adalah penciptaan indeks topologi .
e) Penyimpanan; Menyimpan dokumen elektronik. Penyimpanan dokumen sering
mencakup pengelolaan dokumen-dokumen yang sama; di mana mereka disimpan,
untuk berapa lama, migrasi dokumen dari satu media penyimpanan yang lain
(manajemen penyimpanan hierarkis ) dan penghancuran dokumen akhirnya.
f) Retrieval; Ambil dokumen elektronik dari penyimpanan. Meskipun gagasan
memungut sebuah dokumen sederhana, pencarian dalam konteks elektronik bisa
sangat kompleks dan kuat. Secara sederhana Pengambilan dokumen individu dapat
didukung dengan memungkinkan pengguna untuk menentukan identifier dokumen
unik, dan memiliki sistem menggunakan indeks dasar (atau query non-diindeks di
toko datanya) untuk mengambil dokumen. Pengambilan lebih fleksibel
memungkinkan pengguna untuk menentukan istilah pencarian parsial melibatkan
identifier dokumen dan / atau bagian dari metadata yang diharapkan. Ini biasanya
akan kembali daftar dokumen yang cocok dengan istilah pencarian pengguna.
Beberapa sistem memberikan kemampuan untuk menentukan ekspresi Boolean
yang berisi beberapa kata kunci atau frase contoh diharapkan ada dalam isi
dokumen. Pengambilan untuk jenis permintaan mungkin tidak didukung oleh indeks
sebelumnya dibangun, atau dapat melakukan lebih memakan waktu pencarian
melalui isi dokumen 'untuk mengembalikan daftar dokumen yang berpotensi
relevan.
g) Distribusi; Sebuah dokumen yang diterbitkan untuk distribusi harus dalam format yang tidak
dapat dengan mudah diubah. Sebagai praktik umum dalam hukum diatur industri, salinan
master asli dari dokumen ini biasanya tidak pernah digunakan untuk distribusi selain
pengarsipan. Jika dokumen yang akan didistribusikan secara elektronik dalam lingkungan
peraturan, maka peralatan tasking pekerjaan harus berkualitas didukung DAN divalidasi.
Demikian pula kualitas didukung operator distribusi elektronik harus digunakan. Pendekatan
ini berlaku untuk kedua sistem di mana dokumen ini adalah untuk menjadi antardipertukarkan, jika integritas dari dokumen ini sangat laris.
h) Keamanan; Keamanan dokumen sangat penting dalam aplikasi manajemen dokumen
banyak. Kepatuhan persyaratan untuk dokumen-dokumen tertentu bisa sangat kompleks
tergantung pada jenis dokumen. Misalnya, di Amerika Serikat , para Undang Asuransi
Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas (HIPAA) persyaratan mendikte bahwa dokumen
medis memiliki persyaratan keamanan tertentu. Beberapa sistem manajemen dokumen
memiliki modul manajemen hak yang memungkinkan administrator untuk memberikan
akses ke dokumen berdasarkan jenis orang tertentu saja atau kelompok orang. Dokumen
menandai pada saat pencetakan atau PDF-penciptaan merupakan elemen penting untuk
mencegah perubahan atau penggunaan yang tidak diinginkan.
i) Workflow; Workflow adalah proses yang kompleks dan sistem manajemen dokumen
beberapa memiliki alur kerja modul built-in. Ada berbagai jenis alur kerja. Penggunaan
tergantung pada lingkungan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) diterapkan.
Pedoman alur kerja mengharuskan pengguna untuk melihat dokumen dan memutuskan
siapa yang mengirimkannya ke. Aturan berbasis alur kerja memungkinkan administrator
14 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
untuk membuat aturan yang mendikte aliran dokumen melalui suatu organisasi: misalnya,
faktur melewati proses persetujuan dan kemudian diteruskan ke bagian keuangan-hutang.
Aturan dinamis memungkinkan untuk cabang yang akan dibuat dalam suatu proses alur
kerja. Sebuah contoh sederhana akan memasukkan nilai tagihan dan jika jumlahnya lebih
rendah dari jumlah yang ditetapkan tertentu, maka rute yang berbeda melalui organisasi.
Mekanisme alur kerja canggih dapat memanipulasi isi atau sinyal proses eksternal
sementara aturan ini berlaku.
j) Kolaborasi; Kolaborasi harus melekat dalam EDMS. Dalam bentuk dasarnya, sebuah EDMS
kolaboratif harus memungkinkan dokumen yang akan diambil dan dikerjakan oleh pengguna
yang berwenang. Akses harus diblokir untuk pengguna lain sementara pekerjaan sedang
dilakukan pada dokumen. Bentuk-bentuk canggih lainnya kolaborasi memungkinkan
beberapa pengguna untuk melihat dan memodifikasi (atau markup) dokumen pada saat
yang sama dalam sesi kolaborasi. Dokumen yang dihasilkan harus dapat dilihat dalam bentuk
akhir, sementara juga menyimpan markup dilakukan oleh tiap individu selama sesi
kolaborasi.
k) Versioning; Versioning adalah suatu proses dimana dokumen diperiksa di atau keluar dari
sistem manajemen dokumen, memungkinkan pengguna untuk mengambil versi sebelumnya
dan untuk melanjutkan pekerjaan dari titik yang dipilih. Versioning berguna untuk dokumen
bahwa perubahan dari waktu ke waktu dan memerlukan update, tapi mungkin perlu untuk
kembali ke atau referensi salinan sebelumnya.
l) Pencarian; Pencarian menemukan dokumen dan folder menggunakan atribut template atau
pencarian teks penuh.
m) Penerbitan; Penerbitan dokumen melibatkan prosedur proofreading , rekan atau publik
meninjau, menyetujui, mencetak dan menyetujui dll Mereka memastikan langkah kehatihatian dan pemikiran logis. Setiap penanganan yang ceroboh dapat mengakibatkan ketidaktepatan dokumen dan karena itu menyesatkan atau kesal pengguna dan pembaca. Dalam
industri hukum diatur, beberapa prosedur harus diselesaikan yang dibuktikan dengan tanda
tangan yang sesuai dan tanggal (s) di mana dokumen itu ditandatangani. Dokumen yang
dipublikasikan harus dalam format yang tidak mudah diubah tanpa pengetahuan khusus
atau alat, namun itu adalah read-only atau portabel.
n) Reproduksi; Dokumen reproduksi / gambar adalah kunci ketika berpikir tentang pelaksanaan
sistem. Ini bagus untuk dapat menempatkan hal dalam, tapi bagaimana Anda akan membuat
mereka keluar? Contoh dari hal ini adalah membangun rencana. Bagaimana rencana
dipindai dan skala dipertahankan bila dicetak
3. Standarisasi
Banyak asosiasi industri mempublikasikan daftar mereka sendiri standar
pengendalian dokumen tertentu yang digunakan dalam bidang khusus mereka.
Berikut ini adalah daftar dari beberapa dokumen ISO yang relevan.
15 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
ISO juga telah menerbitkan serangkaian standar mengenai dokumentasi teknis ,
1. ISO 2709 Informasi dan dokumentasi - Format untuk pertukaran informasi
2. ISO 15836 Informasi dan dokumentasi - The Dublin Core metadata set
elemen
3. ISO 15489 Informasi dan dokumentasi - Kaset manajemen
4. ISO 21127 Informasi dan dokumentasi - Sebuah referensi ontologi untuk
pertukaran informasi warisan budaya
5. ISO 23950 Informasi dan dokumentasi - Informasi pengambilan (Z39.50) Aplikasi layanan definisi dan spesifikasi protocol
6. ISO 10244 manajemen Dokumen - Bisnis proses baselining dan analisis
7. ISO 32000 Dokumen manajemen - format dokumen portable
4. Kontrol Dokumen
Kepatuhan menambahkan persyaratan yang mengubah manajemen dokumen menjadi
masalah pengendalian dokumen. Pengendalian dokumen merupakan persyaratan regulasi
dalam akuntansi (misalnya, 8 EU Directive, Sarbanes-Oxley), keamanan pangan (misalnya,
Keamanan Pangan Modernisasi UU), ISO (disebutkan di atas), perangkat medis manufaktur
(FDA), pembuatan darah, sel manusia , produk tisu dan (FDA), Kesehatan ( JCAHO ), dan
teknologi Informasi ( ITIL ). Dokumen - prosedur, instruksi kerja, pernyataan kebijakan, dll memberikan bukti dokumen terkendali. Tidak menaati dapat menyebabkan denda,
hilangnya bisnis, atau merusak reputasi bisnis Anda.
Kebutuhan dasar untuk kontrol dokumen mengharuskan Anda membangun dan
mendokumentasikan prosedur untuk:
a)
b)
c)
d)
Meninjau dan menyetujui dokumen sebelum dikeluarkan
Ulasan dan persetujuan
Memastikan perubahan dan revisi secara jelas diidentifikasi
Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di mereka
"tempat penggunaan"
e) Memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan dapat diidentifikasi
f) Memastikan bahwa dokumen eksternal seperti dokumen pelanggan yang
disediakan atau manual pemasok diidentifikasi dan dikendalikan
g) Mencegah "tidak diinginkan" penggunaan dokumen using
5. Digitalisasikan Arsip dan Dokumen anda !!!
Dengan mengkonversikan dan menyimpan data dan dokumen anda dalam format
digital, masalah-masalah anda di atas dijamin akan hilang dan anda tidak perlu
khawatir lagi terhadap data-data penting anda, baik data pribadi maupun data bisnis
dan perusahaan anda.
16 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
Data dokumen anda akan mudah dikelola, mudah dicari letaknya dengan kata kunci
tertentu, hanya membutuhkan ruangan yang yang kecil untuk penyimpanannya,
dapat dicetak kembali dan banyak lagi manfaat yang dapat anda peroleh dengan
melakukan digitalisasi dokumen-dokumen anda.
6. Jangan Khawatir Dengan Faktor Biaya !!!
Document Management System dan Digital Filing adalah solusi yang tepat yang
sangat efektif dan efisien dalam segi biaya. Biaya investasi anda akan sangat minim,
apalagi jika dibandingkan dengan solusi sejenis dari vendor bertaraf internasional.
7. Mengapa Document Management System (DMS)?
Kehilangan dokumen dan tingginya biaya ruang penyimpanan dokumen merupakan
permasalahan utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi perusahaan pada
saat ini, terlebih lagi bagi mereka yang memiliki dokumen kertas dalam jumlah besar.
Oleh karena itu, diperlukan suatu solusi yang tepat dengan bantuan teknologi
informasi yang dikenal sebagai Document Management System (DMS). Dengan DMS,
dokumen-dokumen kertas tadi akan dikonversi dalam bentuk digital kemudian
disimpan dalam disk atau sarana penyimpanan digital lainnya.
Selanjutnya untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, pencetakan,
bahkan pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan
komputer. Kebijakan security juga dapat diterapkan secara ketat dalam manajemen
dokumen-dokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang berhak saja yang dapat
mengakses dokumen sesuai peruntukannya. Proteksi terhadap dokumen tersebut
dilakukan secara digital pula, sehingga relative lebih aman dan mudah dalam
penggunaannya.
B. Tentang LetoDMS
LetoDMS adalah open source dokumen-manajemen-sistem berbasis PHP dan MySQL diterbitkan
di bawah GPL . LetoDMS ini paketnya sudah terintegrasi dalam Ubuntu Software.
Dalam LetoDMS menawarkan fitur sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Upload file melalui web-interface
Membuat folder untuk mengelompokkan dokumen Anda
Mengedit dokumen dan properti folder secara online
Informasi rinci pada dokumen upload
Mengunci dan membuka dokumen
Memperbarui dokumen - versi lama disimpan
Ikon untuk individu yang berbeda Mime-Jenis
Set kedaluwarsa-tanggal untuk dokumen
17 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
9. Pengguna akan diberitahu tentang dokumen / diperbarui atau kedaluwarsa baru melalui
email
10. Men-download dokumen atau melihatnya online dalam Browser Anda
11. Kontrol akses melalui ACL rinci (akses daftar kontrol)
12. User-Group-dan Manajemen
13. Powerfule search-engine
14. Dukungan Multi bahasa
15. Template-System
16. Pengguna dapat memilih bahasa dan tema pada login
17. Intuitif Pengguna-Interface
18. Bisa bekerja dengan semua Browser
19. Mudah untuk menginstal
20. Auto-konversi ke HTML untuk melihat bahkan MS Word-Dokumen secara online
21. Mendukung beberapa database melalui ADOdb
LetoDMS menggabungkan semua fitur dengan antarmuka web yang bagus, memungkinkan
untuk mengakses dokumen Anda tidak hanya melalui intranet di kantor Anda tetapi di seluruh
dunia melalui MyDMS internet. Selama masih dalam pengembangan Anda dapat mengirim saya
saran untuk fitur Anda hilang atau yang mungkin umum interest. Berikut fitur ini direncanakan:
•
•
•
Meningkatkan mesin pencari
Mengedit file online tertentu (misalnya txt, html)
Meningkatkan pohon navigasi (seperti windows-explorer)
Persyaratan System
•
•
•
•
Apache web server
PHP versi 4.0 atau lebih
MySQL versi 4.0 atau lebih
ADODB database abstraction library
PHP dapat dikonfigurasi untuk menjalankan baik sebagai modul Apache atau CGI-mode, library
ADODB diperlukan untuk mengaktifkan koneksi database. Jika Anda ingin memberikan pengguna
anda kesempatan untuk meng-upload foto, andaharus mengaktifkan gd-library.
C. Menjalankan LetoDMS
A. Mengenal Menu-menu LetoDMS
1. Main Screen
Ketika Anda pertama kali login ke letoDMS, Anda akan disambut dengan Layar Utama yang
memungkinkan Anda untuk melihat folder root dan menavigasi di aplikasi. Format ini umum
juga digunakan di semua bagian dari aplikasi, dengan bagian-bagian hanya mengubah
menjadi "Tindakan Tersedia" dan "Konten" bagian.
18 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
2. Content
1. Folders
Folder adalah salah satu komponen utama organisasi dalam sistem manajemen
dokumen (DMS). Dalam LetoDMS, Anda dapat membuat hirarki folder yang sama
dengan yang Anda gunakan untuk menyimpan file pada hard drive Anda. Tingkat
paling atas folder dikenal sebagai folder root. Anda dapat menyimpan file pada
tingkat ini namun Anda juga dapat membuat subfolder yang memungkinkan Anda
untuk menjadi lebih terorganisir bersama juga dapat mengatur hak akses untuk
hanya memungkinkan pengguna tertentu akses ke folder tertentu.
Yang bisa kita lakukan pada content Folder ini adalah :
Add Subfolder
Add Document
Edit Folder
Edit Notification List
Move Folder
Remove Folder
Edit Access
2. Documents
Bagian ini adalah pusat utama bagi Anda untuk mengakses semua dokumen yang
langsung terkait dengan Anda. Berarti Anda dapat melihat semua dokumen yang
anda upload, status dokumen Anda ditinjau dan dokumen bahwa Anda adalah
pemberi persetujuan / resensi.
19 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
Yang bisa kita lakukan pada content Document ini adalah :
Update
Lock
Edit Document
Expires
Edit Notification List
Move Document
Remove Document
Edit Access
3. Calendar
4. My Documents
o Documents in Process
o All Documents
o Review Summary
o Approval Summary
5. My Account
o Edit User Details
o Users
o Groups
o Edit Notification List
B. Membuka Aplikasi/Software LetoDMS :
1. Linux Ubuntu 11.10 pada Oracle VM VirtualBox sudah dalam posisi running
2. Klik Terminal pada Menu Navigasi Ubuntu
20 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
3. Ketik
Ifconfig
Maka akan di dapat alamat IP “ 192.168.56.101” seperti gambar di atas, IP ini adlah
UNIK jadi tidak mungkin sama satu komputer dengan komputer lainnya.
4. Setelah di dapat IP tersebut, kita Ketikan di browser windows anda
http://192.168.56.101/letodms
Masukkan User ID
Password
Klik Sign in
: admin
: kemsos
C. Membuat User baru pada LetoDMS (Misalnya, Buatkan User sampai 4 Orang)
1. Setelah login sebagai admin pada LetoDMS
2. Klik Menu Admin-Tools > User Management > Pilih Add new user
21 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
3. Masukan Nama, Password, dan email dan Comment > Klik Add new user untuk
menambahkan
D. Membuat Group baru pada LetoDMS (Misalnya, Buatkan User sampai 2 Group)
1. Masih di login Admin LetoDMS
2. Klik Menu Admin-Tools > Group Management > Pilih Add new Group > Masukan Name
dan Comment > Klik Add New Group untuk menambahkan
3. Tambahkan di masing-masing Group membernya seperti gambar di atas
22 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
E. Edit Acces Folder Untuk Masing-Masing Group
Tujuannya adalah bahwa User dan Group tadi yang telah kita buat bisa mengupload sebuah
dokumen, berikut langkahnya :
1. Masih pada menu Admin
2. Klik Content > Klik Edit Access >
3. Untuk Default Acces Mode => Pilih Read-Write permission > Klik Save
Untuk Edit Acces List => Tambahkan Group Badiklit dan Pusdatin > Klik Save, seperti
Contoh gambar di atas
4. Klik Sign out untuk keluar dari modul Admin
F. Membuat Folder dan Mengaupload Dokumen dengan login sebagai User
1. Masukkan User ID dan Password anda > Klik Sign in / Enter
2. Klik Menu Add SubFolder
23 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
3. Masukkan Name dan Comment > Klik Add SubFolder untuk Membuatnya
4. Maka akan tampil gambar sebagai berikut
5. Langkah selanjunya kita akan mengaupload File Word ke dalam Folder Word tadi yang
kita buat
6. Klik Add Document > Klik Browse untuk mengupload file word yang kita inginkan >
Masukkan Isian-isian yang di perlukan seperti tertera pada gambar di bawah ini
24 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
7. Klik Add Document untuk mengupload, maka akan tampil sebagaimana tertera pada
gambar dibawah ini
8. Langkah-langkah selanjutnya bisa di ekplorasi sendiri untuk memperkaya pengetahuan
kita dalam mempelajari LetoDMS ini.
Terima Kasih !
25 | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r
Sumber Referensi
1. Document Management System,
http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system (diakses tanggal 18
Maret 2012)
2. Sistem Manajemen Dokumen, http://www.ims.web.id/sistem_kearsipan_dms.htm
(diakses tanggal 18 Maret 2012)
3. Wikipedia Indonesia “Oracle VM VirtualBox”, http://id.wikipedia.org/wiki/VirtualBox
(diakses tanggal 18 Maret 2012)
4. Wikipedia Indonesia “Ubuntu”, http://id.wikipedia.org/wiki/Ubuntu (diakses tanggal 18
Maret 2012)
5. User Guide “LetoDMS”,
http://www.letodms.com/doc/doku.php?id=manuals:userguide (diakses tanggal 18
Maret 2012)
iii | B i n t e k P r a n a t a K o m p u t e r