alasan melakukan outsource no 4

Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing
Pengembangan sistem informasi di suatu organisasi diperlukan dalam
rangka mencapai keungulan kompetitifnya. Melihat persaingan yang begitu
ketatnya di era globalisasi saat ini, maka suatu organisasi perlu melakukan
pengembangan sistem informasi untuk dapat bertahan (survive). Pekerjaan
pengembangan sistem informasi ini dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan atau
dengan outsourcing. Outsourcing atau alih daya ini merupakan suatu tindakan
mengalihkan suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh
pihak lain yang mempunyai kompetensi pada pekerjaan tersebut.
Alasan Organisasi Melakukan Outsourcing dalam Pengembangan Maupun
Penerapan Sistem Informasi di Organisasi
Organisasi saat ini sering melakukan outsorcing dalam pengembangan
maupun penerapan sistem informasi di organisasinya karena beberapa alasan,
antara lain:
 Meningkatkan fokus bisnis.
Perusahaan melakukan outsourcing karena perusahaan merasa dapat lebih
fokus pada bisnis utamanya (core bisnisnya) dan menyerahkan sebagian
operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain. Sebagai contoh, suatu bank
memberikan kesempatan kepada pihak lain (outsource) untuk menangani
sistem penyimpanan data nasabah dan juga teknologi komunikasi antar
cabang serta sistem anjungan tunai (ATM).
 Membagi risiko operasional
Melalui outsourcing, maka perusahaan menyerahkan tanggungjawab suatu
pekerjaan kepada pihak ketiga. Dengan demikian risiko operasional
perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
 Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan
yang lainnya yang lebih bermanfaat.
Perusahaan dapat memanfaatkan sumberdayanya untuk mengerjakan
pekerjaan yang lain karena pekerjaan untuk mengembangkan suatu sistem
sudah diambil alih oleh pihak ketiga (outsource). Hal ini dapat diberikan
contoh pada suatu bank dengan beberapa staf TI yang dimilikiya tidak perlu
dibebani pekerjaan mengembangkan suatu sistem informasi atau membuat
program perbankan dan juga mengurusi teknologinya dari awal, tetapi
perusahaan bisa melakukan outsourcing teknologi dengan pihak lain. Staf
TI yang ada bisa dimanfaatkan oleh bank untuk kebutuhan yang lebih
strategis atau yang lain.
 Mengurangi biaya
Dengan outsourcing, biaya yang sebelumnya dianggarkan untuk digunakan
sebagai investasi dalam membangun infrastruktur sistem informasi dapat
dialihkan untuk digunakan sebagai biaya operasional lainnya.
 Mengubah aset yang tidak diperlukan
Misalnya suatu bank sebelumnya harus memiliki sendiri datacenter untuk
menyimpan semua transaksinya, maka dengan outsourcing, bank tersebut
bisa menggunakan jasa datacenter untuk melakukan proses penyimpanan
data dan juga menyediakan datacenternya.
 Perusahaan tidak memiliki sumber daya yang berkompeten
Keterbatasan sumberdaya yang kompeten dalam pengembangan suatu
sistem informasi juga menjadi salah satu alasan mengapa suatu organisasi
melakukan outsourcing. Contohnya dapat ditunjukkan ketika perusahaan
tidak melakukan outsourcing TI dan memilih melakukan investasi
infrastruktur TI sendiri, maka secara otomatis perusahaan tersebut harus
memiliki sumber daya manusia yang handal dan itu berarti suatu biaya
yang tidak sedikit. Perusahaan akan lebih memilih untuk melakukan
outsourcing dibandingkan jika perusahaan melakukannya sendiri, karena
selain biaya yang tidak sedikit yang harus dikeluarkan perusahaan,
perusahaan juga memiliki resiko jika sumberdaya yang diperoleh nantinya
ternyata tidak sesuai dengan harapan perusahaan atau organisasi.
 Kontrol yang lebih baik
Dengan adanya outsourcing maka perusahaan bisa lebih optimal dalam
mengontrol operasional perusahaannya. Sehingga diharapkan hasil yang
dipeoleh akan membuat bisnis perusahaan berjalan lancar, efektif dan
efisien.
Keuntungan dan Kelemahan Pengembangan Sistem Informasi secara
Outsourcing dibandingkan dengan insourcing
Outsourcing adalah suatu teknik pengembangan sistem informasi dalam
perusahaan, dengan menggunakan sumber daya dari pihak ketiga untuk
mengerjakan layanan tertentu dalam perusahaan. Kegiatan perusahaan yang
berupaya fokus dalam menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core
business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain yang
disebut dengan outsourcing. Beberapa keuntungan dan kelemahan penggunaan
outsourcing dalam pengembangan sistem informasi dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Keuntungan dan kelemahan Outsourching
Keuntungan
Kelemahan
 Biaya lebih murah karena perusahaan  Memungkinkan terjadinya konflik antara
tidak
berinvestasi
tetapi perusahaan dan pihak ketiga (perancang
sistem informasi) karena perbedaan persepsi
menyerahkannya kepada pihak ketiga.
 Mengurangi waktu proses, karena  Kebocoran sistem, perusahaan kehilangan
beberapa outsourcer dapat dipilih untuk kendali terhadap sistem. Karena bisa saja
bekerja bersama-sama menyediakan pihak outsourcer menjual data ke pesaing
jasa ini kepada perusahaan.
yang menjadi kliennya.
 Jasa yang diberikan oleh outsourcer  Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi
lebih
berkualitas
dibandingkan ketika vendor menjanjikan banyak hal pada
dikerjakan sendiri secara internal, awal perjanjian, namun tidak dapat
direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.
karena outsourcer memang spesialisasi
dan ahli dibidang tersebut.
 Perusahaan
tidak
mempunyai  Besar kemungkinan terjadi ketidak puasan
pengetahuan tentang sistem teknologi pada pihak klien (perusahaan) akan sistem
ini
dan
pihak
outsourcer informasi yang telah dikembangkan oleh
mempunyainya.
outsourcer disaat terjadi diskomunikasi,
 Meningkatkan
fleksibilitas
untuk  Kontrak jangka panjang, dengan biaya yang
melakukan atau tidak melakukan mahal dan penalti pemutusan kontrak yang
investasi.
menyebabkan perusahaan tidak memiliki
pilihan selain menjalankan kontrak sampai
selesai.
 Mengurangi resiko kegagalan investasi  Tidak terjadi transfer Knowledge di dalam
yang mahal.
perusahaan yang optimal.
 Penggunaan sumber
informasi optimal.
daya
sistem  Pengambilan keputusan hanya dikuasai oleh
pihak eksekutif perusahaan dan karyawan
hanya sebagai input dalam sistem.
 Perusahaan dapat menfokuskan pada 
pekerjaan lain yang lebih penting.
Jika pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak ketiga
mempunyai kelebihan dan kekurangan maka pengembangan sistem informasi yang
dilakukan sendiri oleh suatu perusahaan atau organisasi tentunya juga mempunyai
kelebihan dan kekurangan. Berikut pada tabel 2 ditunjukkan kelebihan dan
kekurangan pengembangan sistem informasi yang dilakukan sendiri oleh
perusahaan atau organisasi (insourcing).
Tabel 2. Keuntungan dan kelemahan Insourcing
Kelebihan
Kelemahan
 Requirement dapat dipahami secara  Keterbatasan
jelas.
kemampuan
 Penerapan software/hardware relatif
lebih
sesuai
dengan
kebutuhan
teknologi
jumlah
SDM
informasi
dan
yang
tingkat
menguasai
mungkin
tidak
mencukupi untuk membangun sistem yang
sesuai.
perusahaan.
 Meningkatkan partisipasi user dan  Tidak ada batasan biaya dan waktu yang
rasa memiliki pada infrastruktur yang
jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun
dikembangkan.
ada target, tidak ada punishment yang jelas
ketika target tidak tercapai.
 Relatif
mempercepat
pengembangan
karena
tahapan  Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan
knowledge
oleh personel intern.
transfer yang lebih mudah.
 Respon yang cepat ketika terjadi
masalah dalam sistem.
 Kebocoran data mungkin dapat terjadi,
dikarenakan
tidak
ada
reward
dan
punishment yang jelas khususnya kepada
karyawan yang menangani proyek SI.
 Keamanan data relatif terjamin.
 Pengembangan sistem dengan teknik SDLC
cenderung lambat dan mahal.
 Cocok untuk pengembangan sistem
dan proyek yang bersifat kompleks
 Resiko
kerusakan
software/hardware
ditanggung oleh perusahaan, begitu juga
dengan peralatan yang sudah lanjut usia.
 Pengambilan
keputusan
dapat
 Perubahan kultur perusahaan relatif lebih
dikendalikan oleh perusahaan, tanpa
sulit
dilakukan
intervensi dari pihak luar.
karyawannya sendiri.
jika
diatur
oleh
Berdasarkan riset yang dilakukan oleh PPM Manajemen pada bulan Agustus
2008 terhadap 44 perusahaan, diperoleh bahwa urutan faktor keberhasilan proses
outsourcing sangat dipengaruhi oleh komitmen pihak yang terlibat, detail aturan
yang didefinisikan dalm kontrak kerja, kejelasan proses outsourcing yang ingin
dilakukan, update perjanjian antar pengguna dan penyedia tenaga outsource, ada
atau tidaknya prosedur formal dalam proses tender (bidding) calon perusahaan
outsourcing dan yang terakhir adalah faktor jangka waktu penyelenggaraan
outsourcing.
n = 44
Gambar 1. Faktor Keberhasilan Proses Outsourcing
Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008
Keputusan melakukan outsourcing untuk pengembangan sistem informasi
perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa hal penting agar keputusan tersebut
memberikan manfaat lebih besar daripada kerugian yang akan diperoleh
perusahaan. Perusahaan yang memutuskan melakukan outsource harus mengetahui
dengan jelas mengenai kebutuhan (requarement) untuk suatu project dalam hal ini
mengenai pengembangan suatu sistem informasi perusahaan. Perusahaan harus
benar-benar mengerti project yang akan dibangun, termasuk requirement, metode
implementasi, bahan yang dibutuhkan dan economic benefit yang dihasilkan.
Outsource yang baik adalah dimana perusahaan seharusnya dapat mengerjakan
sendiri proyek itu, tapi terhalang oleh waktu atau tenaga kerja.
n = 44
Gambar 2. Faktor-faktor Pemilihan Partner Outsourcing
Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008
Proyek yang besar sebaiknya dibagi menjadi proyek kecil, untuk
menghindari resiko kegagalan yang besar. Perusahaan hendaknya melakukan
pembayaran disesuaikan dengan detail pekerjaan yang dilakukan oleh vendor,
sehingga harga dan hasil seimbang. Selain itu, hal yang perlu dipertimbangkan
dalam melakukan outsource adalah melakukan kontrak dala jangka pendek (5-10
tahun), karena teknologi berkembang sangat cepat. Jika harus membuat kontrak
jangka panjang, sebaiknya dibuat kontrak yang dapat dinegosiasikan setiap saat.
Perusahaan juga harus selektif dalam pemilihan vendor termasuk menyelidiki latar
belakang vendor, karena ada kemungkinan vendor menyerahkan pengerjaan
proyek ke vendor lain, dan hal ini harus diketahui oleh klien.
Dalam pemilihan vendor hendaklah disesuaikan dengan kebutuhan sistem
yang akan dikembangkan. Pemilihan vendor yang tepat yang mempunyai reputasi
baik dapat membantu keberhasilan strategi outsourcing yang dilakukan
perusahaan. Beberapa faktor pemilihan partner outsourcing dapat dilihat pada
gambar 2. Outsourcing TI terbagi menjadi beberapa bagian, seperti software,
hardware, jaringan dan lain-lain. Sebaiknya perusahaan tidak meletakkan
keseluruhan kebutuhan itu pada vendor yang sama, dan mencari vendor yang ahli
di bidang tertentu, seperti Cisco untuk jaringan, IBM untuk hardware, SAP untuk
software dan lain sebagainya. Selain itu, profil vendor harus benar-benar jelas, agar
tidak muncul masalah dikemudian hari. Pada gambar 3 dapat dilihat langkahlangkah dalam proses outsourcing.
Gambar 3. Langkah-langkah dalam outsourcing
Menurut Turban, 2007 Jenis-jenis outsourcing antara lain:
 Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan
tertentu dalam perusahaan, dalam bidang IT, vendor menyediakan personel,
hardware dan software.
 Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu
pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian
vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware.
 De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar
dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan
hasil evaluasi objektif. Misalnya dikarenakan salah seorang eksekutif memiliki
perusahaan IT diluar jabatannya, maka perusahaan diarahkan untuk melakukan
outsource pada perusahaan IT miliknya.
Referensi:
Indrajit, Richardus Eko. 2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem
Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Komputindo. Jakarta
Turban, E., Leidner, D., McLean, E., Wetherbe, J. 2007. Information Technology
for Management. John Wiley.
http://bpadjogja.info/file/79ff87675947f2ff36419ef6213c6e01.pdf
http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masadepan.bwi
http://iqbalfajar.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-kelebihan-dankelemahan-dalam-pengembangan-sistem-informasi-manajemen/#comment-13
mia says: on December 27, 2010 at 3:49 am
pemaparan anda tentang outsourcing dalam pengembangan sistem informasi cukup
lengkap. penggunaan outsourcing memang sudah banyak dilakukan oleh
perusahaan dengan alasan yang telah anda jelaskan dengan baik.
menurut saya outsourcing jauh lebih menguntungkan ketika perusahaan tidak
memiliki sumberdaya yang kompeten karena tidak ada pilihan lain selain bekerja
sama dengan pihak ketika atau menyerahkan sepenuhnya kepada pihak ketiga dari
pada perusahaan harus memulai dari awal dengan set up cost yang sangat besar.
http://zicohernawan.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/08/01/pendahuluan-keuntungandan-kelemahan-sistem-informasi-outsourcing-dibandingkan-insourcing/#comment-6
mia said: On December 27, 2010
Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat
hubungan jangka panjang (long term relationship), tidak hanya kepada proyek
jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami
proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung
kepada outsourcer.”
oleh karena itu, perusahaan harus pandai-pandai dalam mengidentifikasi
kebutuhannya terhadap hadirnya pihak ketiga yang akan membantu perusahaan.
perusahaan dapat memilih salah satu bentuk outsourcing seperti yang dijelaskan
oleh saudara zico yang memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.