Manajemen Waktu Proyek

1





Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen
waktu proyek yg baik
Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyek
Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan
diagram jaringan dan ketergantungan utk menentukan
urutan aktivitas
Memahami hubungan antara estimasi sumber daya dan
jadwal proyek
Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt membantu
manajer proyek utk melakukan estimasi durasi aktivitas
2
Tujuan Pembelajaran



Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan
melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis proyek,
dan menjelaskan bgmn critical chain scheduling dan PERT
(Program Evaluation and Review Technique)
mempengaruhi pembuatan jadwal
Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt
membantu dlm manajemen waktu proyek
Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan
manajemen perubahan pd jadwal proyek
3
Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil
tepat pada waktunya adl tantangan yg plg besar
 Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya konflik
dlm proyek, khususnya pd paruh kedua jalannya proyek
 Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu akan
berlalu apapun yg terjadi pada proyek

4
5

Penyebab konflik:
 Individual work style
 Perbedaan budaya



Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu
terhadap struktur dan tengat (deadline)
Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan
memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain tidak
Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan
mempunyai perilaku yg berbeda terhadap jadwal
6






Definisi aktivitas: identifikasi aktivitas khusus yg hrs dilakukan
oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk menghasilkan
deliverables
Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi dan
dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek
Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas
Estimasi durasi aktivitas
Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis estimasi
sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas
utk membuat jadwal proyek
Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan perubahan
jadwal proyek
7


Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya
ditemukan pd WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan
sumberdaya
Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg mengawali
proyek
 Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek,
juga mengenai informasi anggaran
 Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan
dilaksanakan

Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg lbh
rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian ttg bgmn
pekerjaan akan dilakukan, shg dpt dibuat estimasi biaya
dan durasi pekerjaan yg realistis
8

Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan ke
jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup:
 Nama aktivitas
 Nomor atau identitas aktivitas
 Deskripsi singkat ttg aktivitas

Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg setiap
aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, aktivitas
sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatanhambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas
9
Milestone adl kejadian penting yang biasanya tdk mpy
durasi
 Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan
utk menyelesaikan sebuah milestone
 Milestone mrpk tool yg sangat berguna utk membuat
tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress)
 Misalnya:

 Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh
customer
 Penyelesaian produk-produk spesifik
10



Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg harus
dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dgn
yg lain
Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait
dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek
Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk
kepentingan critical path analysis
11



Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat pekerjaan
yg akan dilakukan dlm proyek; sering disebut jg hard logic
Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim
proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan dgn
hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan
penjadwalan yg sesudahnya
Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan antara
aktivitas proyek dan aktivitas non proyek
12



Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk
memperlihatkan pengurutan aktivitas
Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis mengenai
hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau
urutan antara aktivitas-aktivitas proyek
Terdapat dua format utama, yaitu:
 Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)
 Precedence Diagramming Method (PDM)
13
Asumsikan bahwa semua durasi adl dlm satuan hari; A=1 berarti
aktivitas A mpy durasi 1 hari
14
Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow)
Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow)
Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan
ujung akhir aktivitas
 Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-tostart



15
Temukan semua aktivitas yg berawal dr node 1. Gambarkan
node selesainya dan kmd gambarkan anak panah antara kedua
node tsb. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi utk
aktivitas ybs
 Lanjutkan dgn menggambar diagram dr kiri ke kanan.
Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst tjd jk node tunggal
diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge tjd jk dua atau lebih
node mendahului sebuah node tunggal
 Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mpy ketergantungan satu
sama lain telah dimasukkan ke dlm diagram
 Semua anak panah mengarah ke kanan dan tdk ada anak
panah yg menyilang digram jaringan AOA

16




Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes)
Anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitasaktivitas
PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakan oleh
perangkat lunak manajemen proyek
Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe
ketergantungan yg berbeda
17
A
FS (Finish-to-Start) : Task B can’t
start until task A finishes
B
A
SS (Start-to-Start) : Task B
can’t start until task A start
B
A
FF (Finish-to-Finish) : Task B
can’t finish until task A finished
B
A
SF (Start-to-Finish) : Task B
can’t finish until task A start
B
18
19
Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu
mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan setiap
aktivitas
 Isu penting:
 Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu
dalam proyek ybs?
 Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm mengerjakan
aktivitas yg serupa?
 Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?

20
Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mengerjakan
suatu aktivitas ditambah waktu yg hilang (elapsed time)
 Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja yg dibutuhkan
utk menyelesaikan sebuah tugas
 Effort biasanya tdk sama dgn durasi
 Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu dlm
membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs ditinjau
ulang oleh seorang ahli

21
Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret,
misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk membuat
estimasi tiga-titik:
 Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis, ratarata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4
minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi
pesimis
 Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan simulasi
Monte Carlo

22



Gunakan hasil proses manajemen waktu utk menentukan
tanggal mulai dan selesainya proyek
Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg realistis
yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau kemajuan
proyek dlm dimensi waktu
Tool dan teknik yg terkait adl:
 Gantt Charts
 Critical Path Analysis
 Critical Chain Scheduling
 PERT Analysis
23


Gant chart menyediakan format standar utk
menampilkan informasi jadwal proyek dgn
menampilkan aktivitas proyek beserta tanggal
mulai dan selesainya dlm format kalender
Simbol-simbol yg digunakan:
 Black diamond : milestone
 Thick black bars : rangkuman tugas
 Lighter horizontal bars : durasi tugas
 Arrows : ketergantungan antar tugas
24
25
26
Jika diinginkan utk fokus pada tercapainya
milestones terutama utk proyek-proyek besar
 Milestones menekankan pd kejadian-kejadian
penting atau pencapaian-pencapaian dlm proyek
 Milestone dpt dibuat dgn memasukkan tugas yg
mpy durasi nol, atau dgn cara menandai suatu tugas
tertentu sbg sebuah milestone

27

Sebuah milestone harus:
 Specific (spesifik)
 Measureable (terukur)
 Assignable (dpt ditugaskan)
 Realistic (realistis)
 Time-framed
28
29
CPM adl teknik membuat diagram jaringan yg digunakan
utk memperkirakan durasi proyek total
 Critical path utk sebuah proyek adl serangkaian aktivitas
yg menentukan waktu tersingkat utk penyelesaian proyek
 Critical path adl jalur terpanjang mll diagram jaringan dgn
jumlah slack atau float plg sedikit
 Slack atau float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt
ditunda tanpa menunda aktivitas berikutnya atau tanpa
menunda tanggal penyelesaian proyek

30
Buatlah diagram jaringan yg baik
Tambahkan estimasi durasi utk semua aktivitas pd
setiap jalur mll diagram jaringan
 Jalur terpanjang mrpk critical path
 Jk satu atau lebih aktivitas pd critical path ternyata
membutuhkan waktu yg lbh panjang drpd yg
direncanakan, mk jadwal proyek akan mjd meleset
kecuali manajer proyek mengambil tindakan koreksi


31
32



Critical path tidak harus terdiri atas aktivitas
yg paling penting, krn critical path hanya
memperhitungkan waktu
Dimungkinkan ada lebih dari satu critical path
jika ada dua atau lebih jalur dgn panjang
waktu yg sama
Critical path dpt berubah sejalan dgn
perkembangan proyek
33
Free slack atau free float adl jumlah waktu sebuah
aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan
penundaan aktivitas berikutnya
 Total slack atau total float adl jumlah waktu sebuah
aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan
penundaan tanggal penyelesaian proyek
 Arah maju pd diagram proyek menentukan tanggal
early start (ES) dan early finish (EF)
 Arah mundur pd diagram proyek menentukan tanggal
late start (LS) dan late finish (LF)

34
35
36

Ada tiga cara:
 Memperpendek durasi aktivitas yang paling
penting dgn menambah sumberdaya atau
mengubah lingkup
 Melakukan kompresi jadwal
 Fast tracking aktivitas dgn melaksanakan
aktivitas-aktivitas scr paralel atau overlapping
37
Penjadwalan critical Chain adl metode penjadwalan
yg terkait dgn sumberdaya yg terbatas dlm
membuat jadwal dan mencakup buffer utk
menjamin tanggal penyelesaian proyek  teori TOC
(Theory of Contrains)
 Mengusahakan utk meminimalisasi multitasking
dimana satu sumberdaya digunakan pada lebih dari
satu tugas pada waktu yg sama

38
39


Buffer adl waktu tambahan utk menyelesaikan proyek
Orang seringkali menambah buffer pd tiap tugas dan
menggunakannya baik itu dibutuhkan atau tidak
 Murphy’s Law : if something can go wrong, it will
 Parkinson’s Law: work will expands to fill the time allowed

Penjadwalan critical chain menghilangkan buffer dr tugas
individual dan membuat:
 Buffer proyek atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm
waktu penyelesaian proyek
 Feeding buffer atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm
aktivitas pada critical path
40
41


PERT adl teknik analisis jaringan utk estimasi
durasi proyek dimana terdapat
ketidakpastian yg tinggi pada estimasi durasi
aktivitas individual
PERT menggunakan estimasi waktu
probabilistik
 Estimasi durasi berdasar estimasi durasi aktivitas
optimistik, kebiasaan (rata-rata), dan pesimistik,
atau estimasi tiga-titik
42
43
selesai
44