petunjuk operasional - Kementerian Pertanian

KEMENTERIAN PERTANIAN RI
PETUNJUK OPERASIONAL
Mengirim, Menerima, Membalas dan
Meneruskan e-Mail Menggunakan
OWA (Outlook Web App)
Pusat Data dan Sistem Informasi Pertanian
2014
-- 1 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
Mengirim, Menerima, Membalas
dan Meneruskan e-Mail
Menggunakan OWA
(Outlook Web App)
Email telah menjadi bagian penting dari pola hidup masyarakat sekarang. Di tengah perputaran
dunia komunikasi yang kian dinamis dalam perkembangannya, terutama di dunia internet,
email telah menjelma menjadi kebutuhan tak terhindarkan bagi setiap orang.
Email singkatan dari elektronik-mail yang artinya surat elektronik adalah sarana kirim mengirim
surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet). Email digunakan untuk mengirim file
dokumen seperti word, foto, gambar bahkan untuk mengirim file multimedia seperti MP3 dan
Video. Dokumen tersebut dimasukkan dalam email dalam bentuk attachment atau lampiran
email.
Kementerian Pertanian menggunakan sistem email exchange server 2013, dengan domain
pertanian.go.id (contoh : [email protected]).
Salah satu cara untuk dapat mengakses
email Kementerian Pertanian adalah dengan menggunakan Outlook Web App (OWA). Outlook
Web App (OWA) adalah suatu fasilitas yang memungkinkan pengguna untuk mengakses mailboxnya yang berada pada Exchange Server 2013 melalui browser, seperti Internet Explorer.
Pengguna dapat mengakses semua fasilitas email yang terdapat pada Exchange server seperti
halnya bila menggunakan Microsoft Outlook.
Sebagai contoh dalam Petunjuk Operasional ini kami menggunakan Browser Internet Explorer
(IE). Adapun cara untuk mengakses email Kementerian Pertanian melalui Outlook Web App
(OWA) ikuti petunjuk dalam Manual/petunjuk operasional ini.
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK
-- 2 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
1.1 Memulai Outlook Web App (OWA)
Untuk mengakses email melalui fasilitas Outlook Web App (OWA) ikuti petunjuk dibawah
ini :
1.
Klik Start  All Program  Internet Explorer
2.
Pilih salah satu cara :
a) Klik alamat website Kementerian Pertanian: www.pertanian.go.id, setelah
halaman web Kementerian terbuka pada menu sebelah kanan  Klik menu Web
Mail Kementan
Atau
b) Pada Address ketik alamat url : http ://mail.pertanian.go.id
1
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK
-- 3 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
2
1
3. Setelah klik menu Web Mail Kementan akan tampil halaman Outlook Web App 
Ketikan alamat email dan password Anda pada tab username dan password  Klik
Sign in  maka akan tampilan halaman outlook web app user
Contoh :
Nama Pengguna (alamat email )
= user1
Password
= 
3
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK
-- 4 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
1.2 Tampilan Outlook Web App (OWA)
Dashboard/Tampilan Outlook Web App sebagai berikut :
Fasilitas menu
email OWA
lainnya
Salaha satu isi
email dari menu
inbox
Fasilitas Menu
email OWA
1.3 MENGIRIM (SEND) EMAIL
Untuk mengirim email ikuti petunjuk dibawah ini :
1) Klik menu New  pilih Message
1
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK
-- 5 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
2) Maka akan tampil halaman new message  kemudian pada to
alamat email tujuan  cc
:
untuk
memasukan
: untuk memasukan alamat email tujuan lain sebagai
(sebagai tembusan) jika diperlukan  subject : untuk memasukan judul email/surat
Anda  kemudian ketikkan isi surat Anda  klik Send
2
1.4 MENGIRIM EMAIL DENGAN LAMPIRAN (ATTACHMENT)
Untuk mengirim email dengan attachment ikuti petunjuk dibawah ini :
1) Klik menu New  pilih Message
1
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK
-- 6 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
2) Maka akan tampil halaman new message  kemudian pada to
alamat email tujuan  cc
:
untuk
memasukan
: untuk memasukan alamat email tujuan lain sebagai
(sebagai tembusan) jika diperlukan  subject : untuk memasukan judul email/surat
Anda  kemudian ketikkan isi surat Anda  klik insert  klik attachment
2
3) Pilih file/dokumen yang akan anda kirimkan sebagai lampiran (attachment)  setelah
file/dokumen yang akan di kirim masuk kemudian klik Send
3
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK
-- 7 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
1.5 MENERIMA / MEMBACA EMAIL
Untuk membaca email ikuti petunjuk dibawah ini :
1) Secara default email masuk ke folder Inbox dan email yang baru masuk dan belum di
baca oleh Anda akan berwarna lebih gelap (bold), untuk membaca email tersebut
cukup klik pada email tersebut
1
1.6 Membalas Email (Reply)
Untuk membalas/reply email ikuti petunjuk dibawah ini :
1) Untuk membalas email yang Anda terima klik menu Reply (untuk membalas ke satu
tujuan/alamat email pengirim) atau klik Reply All (untuk membalas lebih dari satu
tujuan/alamat email pengirim)
2) Pada To otomatis sudah tertulis alamat email tujuan tanpa perlu kita ketikkan alamat
emailya  Tuliskan balasan email Anda pada body surat  kemudian klik Send
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK
-- 8 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
1
2
1.7 Meneruskan Email (Forward)
Forwad email merupakan fasilitas yang memungkinkan anda untuk mengirim copy setiap
email yang diterima dari suatu email address ke email address yang lain. Untuk
meneruskan email/forward email ikuti petunjuk dibawah ini :
1) Pilih email yang akan Anda teruskan/forward ke rekan Anda  kemudian klik Forward
2) Pada to masukan alamat email tujuan  cc
:
untuk
memasukan
alamat
email
tujuan lain sebagai (sebagai tembusan) jika diperlukan  subject : untuk memasukan
judul email/surat  pada body message ketikkan berita yang diinginkan  klik Send
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK
-- 9 -- | M e n g i r i m , M e n e r i m a , M e m b a l a s d a n M e n e r u s k a n e M a i l ( O W A )
1
2
Petunjuk Operasional TA. 2014 | PUSDATIN-Sub SJK