Solusi Komunikasi Project dengan BaseCamp

PROPOSAL
INNOVATIONAWARD2016
SolusiKomunikasiProjectdenganBaseCamp
Thursday,July28,2016at11:52:51AMWesternIndonesiaTime
Subject:
Date:
From:
To:
Re:ProposaluntukInnova2veAward2016
Thursday,July28,2016at11:45:03AMWesternIndonesiaTime
StephenWahyudiSantoso
StephenGregoriusKurnia
PakSGK,
BaseCampnyasudahdibeli?Dandipakaiya?
SilahkanPak.Sayasupportini2a2venya.
StephenSantoso
OnJul28,2016,at10:17,StephenGregoriusKurnia<[email protected]>wrote:
DearpakStephenSantoso,
SesuaidengananjuranBpkRektoruntukmengiku2innova2onaward,makakamidariBIDC
bermaksuduntukmengiku2peluangini.
AdapunusulanyangakankamisampaikanadalahpenggunaanalatbantuBaseCampdidalam
komunikasikegiatan,baikinternalBIDCmaupundenganunitterkait
Mohonpersetujuanbapakdalamusulaninidenganreplyemailiniterlebihdahulu.Hardcopy
ditandatangansaatbapakkembalikekantor.
Terimakasihatasperha2annya.
Salam,
StephenKurnia
BIDC|BINUSIns2tu2onalDevelopmentCenter
BINUSUniversity|Jl.KHSyahdanNo.9Room#L2E|JakartaBarat11480
Ph:+62-21-5345830ext2152|Fax:+62-21-5300244|Em:[email protected]
Mobile:+62-818480001
This email and its attachments may be confidential and are intended solely for the use of the individual to whom it is addressed. Any views or
opinions expressed are solely those of the author and do not necessarily represent those of Bina Nusantara.
If you are not the intended recipient of this email and its attachments, you must take no action based upon them, nor must you copy or show
them to anyone.
Please contact the sender if you believe you have received this email in error.
<Proposal-IEA-2016_bidc_r2sgk.docx>
This email and its attachments may be confidential and are intended solely for the use of the individual to whom it is addressed. Any views or opinions expressed
are solely those of the author and do not necessarily represent those of Bina Nusantara.
If you are not the intended recipient of this email and its attachments, you must take no action based upon them, nor must you copy or show them to anyone.
Please contact the sender if you believe you have received this email in error.
Page1of1
PENGESAHANPROPOSAL
(PROPOSALAPPROVAL)
INNOVATIONAWARD2016
BINANUSANTARA
1.
JudulProyek
(Projecttitle)
: SolusiKomunikasiProjectdenganBaseCamp
2.
Kategori
(Category)
:
3.
NamaTim
(TeamName)
AnggotaTim
4.
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Art&Design
Building&Environment
Business&Management
þ Other:ProjectManagement
: BIDCTeam
Humaniora
Science&Technology
Teaching&Learning
.......................................................................................................................................
:
(Teammembers)
No NamaAnggota
(MemberName)
1
StephenG.Kurnia
2
DelsiYunandia
3
JajatSudrajat
4
PiomaRebeccaTobing
5
ShintaDewiBoesjra
Division/BusinessUnit
Department/Unit
Position
BinusUniversity
BIDC
Manager
BinusUniversity
BIDC
ProgramDevelopmentSectionHead
BinusUniversity
BIDC
ProjectManagementOfficer
BinusUniversity
BIDC
ProgramDevelopmentOfficer
BinusUniversity
BIDC
ProjectManagementOfficer
Handphone
Ext
E-mail
0818480001
Ext.2152
[email protected]
081296331872
Ext.2136
[email protected]
087882366016
Ext.2105
[email protected]
081294465081
Ext.2105
[email protected]
08567831241
Ext.2104
[email protected]
Jakarta,27Juli2016
Mengetahui,
TeamLeader
(StephenG.Kurnia)
(StephenWahyudiSantoso)
DirectSupervisor*
*)minimalBinusianlevel13
RINGKASANPROYEK
(PROJECTSUMMARY)
Dalam pekerjaan sehari-hari, karyawan dihadapi dengan banyaknya pekerjaan yang berjalan
bersamaan.Halinimembutuhkanfokusdankonsentrasikepadaprogressmasing-masingpekerjaan.
BINUSsebagaiinstitusiberbasisteknologidapatmembantukaryawandidalamfokusdankonsentrasi
tersebutdenganalatbantuProjectManagement,sehinggasemuapihakyangterlibatdalamsebuah
project dapat fokus dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Usulan software BaseCamp adalah
sebagai solusi untuk efektivitas di dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. BaseCamp adalah alat
bantu project berbasis cloud, mengintegrasikan komunikasi antar team member dalam bentuk
diskusi,filesharing,danpenjadwalan.Basecampmembantupenyelesaianprojectdenganlebihcepat
dankomunikasilebihresponsive.
Keyword:BaseCamp,Project,Management,Teamwork,Productivity
1. LatarBelakangProyek(Backgroundoftheproject)
PerkembanganBinusGroupsampaisaatiniyangdisampaikanolehYayasanpadaacara
HalalBihalal2016kemarinsangatmenginspirasikami,paraBinusianuntukberkarierdan
berkembang bersama BINUS. Perkembangan target intake 9000 mahasiswa di bulan
September 2016 akan membuat jumlah siswa dan mahasiswa dari tingkat pra-sekolah
hinggaprogramDoktormenjadi29.000Binusian.
Kampus Binus University terus berkembang di Jakarta dan daerah-daerah lainnya. Saat
ini tercatat sejumlah lokasi Kampus Binus yaitu Kampus Kemanggisan, Senayan, Alam
Sutera,danBekasididaerahJakartadansekitarnya;KampusMalangdanBandung,USBJJ
di Palembang, Semarang, dan Malang membuat BINUS dapat terus mengembangkan
pendidikanberkualitasdiNusantara.
Selain membangun gedung secara fisik, sarana dan prasarana (pembelajaran, IT, dan
lainnya) juga dikembangkan baik secara fisik, hardware maupun software. Namun
demikian keterbatasan sumber daya merupakan tantangan yang harus disiasati dan
menjadi motivasi bagi Binusian untuk menciptakan inovasi dan kreatifitas sehingga
kinerjatetapproduktifdanKPItetapdapattercapaisesuaitarget.
BINUS sebagai institusi yang berbasis Teknologi Informasi telah menciptakan dan
menggunakanberbagaipirantilunakberbasissolusiuntukmengatasiberbagaimasalah
dan meningkatkan komunikasi bisnis. Penggunaan perangkat Information and
CommunicationTechnology(ICT)saatinisudahmenjadikebutuhanbagisetiapBinusian
yangberkaryadiBINUS.Penggunaanemailsebagaisaranakomunikasiyangsebelumnya
terbatas kepada kebutuhan komunikasi 2 individu, saat ini menjadi komunikasi utama
baik secara individu maupun sekelompok individu. Penggunaan ICT yang produktif
menyebabkan karyawan menerima banyak informasi melalui email, wa, bb dan
perangkatlainnya,yangberisikanagendameetingbaiksecarainternalmaupuneksternal
(denganpartner),diskusiproject,pengaturanteam,dll.
Permasalahan pekerjaan yang terjadi setiap saat antara binusian dengan binusian
lainnya,salahsatunyakomunikasi,meskipunsudahmenggunakanperangkatICT,namun
masihadahambatandantantanganyangdihadapi,SaatiniberbagaiperangkatICTterus
berkembang sejalan dengan kebutuhan manusia yang membutuhkan kecepatan kerja
danmenyelesaikanpekerjaandanmendapatkanpeluang.
Denganmenyadariadanyapeluangdantantangantersebutdiatas,makadalamproposal
initeammengambiljudul“SolusiKomunikasiProjectdenganBaseCamp”.
2. RumusanMasalah(ProblemStatement)
Di dalam komunikasi bisnis, sering terjadi kita mengerjakan beberapa masalah secara
paralel. Komunikasi email yang sangat cepat antar unit dan individu menyebabkan
pengguna larut dalam berbagai komunikasi yang heterogen, sehingga fokus dalam
penyelesaian suatu masalah menjadi tidak jelas. Untuk itu diperlukan suatu alat bantu
komunikasi team yang dapat mengikat komunikasi dalam topik terinci sehingga
penyelesaianmasalahlebihfokusdanterlacakdenganbaik.
3. TujuandanManfaat(GoalandBenefit)
3.1. Tujuan
Penggunaan Basecamp sebagai piranti lunak berbasis project dibutuhkan di dalam
meningkatkan produktivitas bagi pekerjaan berbasis project. Tujuan penggunaan
basecampadalah:
1. Bagaimanasetiapuserdapatmengaturagendakerjasehinggaagendakerjadapat
dijalankansecaraefektifdanefisien.
2. Bagaimana menggunakan program Basecamp sebagai solusi komunikasi efektif,
sehingga solusi permasalahan dapat dilacak dengan cepat dan setiap member
dapatmengetahuiudpateprojectsecaracepat
3.2. Manfaat
Manfaat dari penggunaan basecamp ini adalah meningkatkan efektivitas komunikasi
project antar team member, melakukan monitoring dengan pelacakan yang lebih baik
danmemastikanpenyelesaianprojectonschedule.
RegistrasiBasecamp
CreateProject
MenggunakanBasecamp
PemeliharaanProject
SelesaiProject
EvaluasiBasecamp
2
3
4
5
6
7
SosialisasiBasecamp
1
No. Aktivitas(Activity)
X
Mei
X
X
X
X
Jun Jul
X
X
X
X
X
X
X
X
Aug Sep Oct Nov Dec
Bulan(Month)
4. RencanaPenerapanProyek(ProjectImplementationPlan)
CatatanPenggunnaan
Rekapitulasi
Add/RemoveUser
Discussion,Calendar,Files
BasecampName
UsernamedanPassword
Bahansosialisasi
Keluaran(Output)
5. PerkiraanEfisiensiSumberDaya(ResourceEfficiencyEstimation)
Sebelum(Before):
Keuntunganyangyangdifokuskandalampemaparaninovasiiniadalahkeuntunganyangbersifat
tangible(berwujud)danintangible(tidakberwujud).SebelummenggunakansoftwareBasecamp,
email menjadi satu-satunya sarana komunikasi tertulis. Banyaknya email yang diterima
bercampur dengan berbagai aktivitas dan project menyebabkan kita harus mengalokasikan file
ke dalam harddisk agar mudah terbaca. Media penyimpan secara individu juga menyebabkan
masing-masing user menyimpan file dengan versi yang berbeda sehingga terjadi ketidak
konsistensiandidalambekerjateam.Padasaatmembutuhkanfile,harusdilakukansinkronisasi
datasehinggawaktuterbuangdanpekerjaanlambatdiselesaikan.
Setelah(After):
Software Basecamp meminimalisasi penggunaan email. Email menjadi sarana untuk
menyampaikanpemberitahuan(alert)bilaseseorangmelakukanupdatekedalamprojectfile.
Keuntunganyangdidapatkanadalahefisiensikerjayanglebihbaik,dimanateambisamemantau
project dan berkomunikasi berdasarkan topik diskusi. Penataan file berdasarkan project secara
realtime(diletakkandicloudsystem)sehinggasetiapanggotadapatmenggunakansumberfile
yang sama. Karyawan juga dapat dengan cepat memantau dan mendapatkan sumber data
sehingga lebih efektif dalam bekerja, mendapatkan kepuasan dan menyelesaikan pekerjaan
denganlebihcepat.
ROI:
Adalahsalahsatubentukdarirasioprofitabilitasyangdimaksudkandapatmengukur
kemampuanperusahaandengankeseluruhandanayangditanamkandalamaktivayang
digunakanuntukoperasinyaperusahaanuntukmenghasilkankeuntungan.
BesarnyaROIdipengaruhiolehduafaktor:
A.Tingkatperputaranaktivayangdigunakanuntukoperasi
B.ProfitMargin,yaitubesarnyakeuntunganoperasiyangdinyatakandalamprosentasedan
jumlahpenjualanbersih.ProfitMargininimengukurtingkatkeuntunganyangdapatdicapaioleh
perusahaandihubungkandenganpenjualannya.
DalamhalpenggunaanBasecamp,totalinvestasiadalah:
1. PenggunaanalatICTyangsudahdifasilitasiolehYayasan:
a. Komputerbesertasistemoperasidanperangkatlunak
b. Jaringaninternet
2. PenggunaanalatICTyangdimilikikaryawan:
a. TeleponSeluler(smartphone)
b. Tablet
3. LisensiBasecamp
a. LisensiPerusahaan$3,000/tahunsudahmencakuppenggunaanseluruhunit
ROIdaripenggunaansoftwareinibagienterpriseadalahterciptanyasinergikerjayangdapat
dimonitordandipantauolehdivisiheadmasing-masingsehinggamemastikanmasing-masing
projectdapatmemenuhitenggatwaktuyangtelahditentukan.
6. ResikoProyek(ProjectRisk)
Resikoyangdapatterjadisaatmenggunakanbasecampadalah
1. Ketersediaan jaringan (up-time) yang berpengaruh kepada kinerja dan komunikasi team.
Untukitu,basecampmemberikanjaminan99,99%uptimebagiservernyauntukmendukung
kinerja pengguna. Sejak launch, data statistik adalah uptime 99,997% dimana sangat stabil
untukdigunakandalambisnis.
2. Komitmen pimpinan untuk menggunakan basecamp dalam setiap project. Penggunaan
basecamp membuat team member mendapatkan alert saat ada yang menulis di forum,
dengandemikianteammemberlainakandapatmemberikanresponyanglebihcepat.
3. Komitmen user untuk menggunakan basecamp dalam setiap komunikasi. Tanpa adanya
komitmen user maka basecamp tidak akan menjadi efektif. Penggunaan basecamp
mendorongsinergiteamuntuksalingberbagidanberkontribusi.
LAMPIRAN
(APPENDIX)
A.TampilanBaseCampBFKSIProjectPreparation
B.DiskusiTopik(permessage)
C.TampilanBasecampEnglishSpecialistJesseVisitArrangement