analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus kredit

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS KREDIT
PINJAMAN PADA KOPERASI PT. PLN
PERSERO
P3B JAWA-BALI
Erbet Markus Simeon, Yohannes Kurniawan, Hery Gunawan
Jl. PLN No 34 RT 12/03 Depok Cinere Gandul 16512, 08567921762,
[email protected]
Abstrak
Tujuan penelitian ialah Menganalisis siklus kredit pinjaman anggota yang sedang berjalan,
mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan informasi yang diperlukan sehingga dapat
memenuhi kebutuhan penggunanya, membantu mengatasi masalah yang terjadi di dalam siklus
kredit pinjaman anggota agar dapat meningkatkan kinerja koperasi, dan merancang sistem
informasi akuntansi siklus kredit pinjaman anggota yang diharapkan dapat mengatasi masalah –
masalah yang terjadi pada koperasi.. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode
pengumpulan data dengan melakukan studi kepustakaan dan studi lapangan dengan cara
melakukan wawancara dan dokumentasi lalu untuk metode analisis dan perancangan yang
digunakan adalah analisis dan perancangan berbasis objek (Object Oriented Analysis and
Design/OOAD), dan metode perancangan yang digunakan dibagi menjadi tiga bagian yaitu
inception, elaboration dan construction. Hasil yang dicapai adalah koperasi memahami kebutuhan
informasi yang diperlukan sehingga dapat memenuhi kebutuhan penggunanya terutama dalam
transaksi pinjaman anggota, memahami cara mengatasi masalah yang terjadi agar dapat
meningkatkan kinerja koperasi yang terintegritas dengan baik, serta menghasilkan suatu
rancangan sistem informasi akuntansi yang diharapkan dapat mengatasi masalah didalam
koperasi. Simpulan yang didapatkan adalah sistem informasi akuntansi yang terintegritas dengan
siklus kredit pinjaman dan simpanan sehingga dapat meningkatkan kinerja koperasi menjadi lebih
cepat, serta menjamin keakuratan data dalam pembuatan laporan yang dapat menjamin kualitas
informasi yang tersaji. (EMS)
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Object Oriented Analysis and Design, Kredit
Pinjaman, Deposito, Koperasi
Abstract
The purpose of the study is to analyze the credit cycle loans member who is running, identify and
analyze the needs of the necessary information so as to meet the needs of its users, help
troubleshoot problems that occur in the credit cycle loans in order to improve the performance of
members of the cooperative, and accounting information systems design cycle loan members are
expected to tackle the problem - a problem that occurs in cooperative .. the research methodology
used is the method of collecting data by conducting library research and field study by interviewing
and documentation and to methods of analysis and design that is used is the analysis and design of
object-based (object Oriented Analysis and Design / OOAD), and a design method that is used is
divided into three parts: inception, elaboration and construction. The results achieved are
cooperative information necessary to understand the requirements so as to meet the needs of its
users, especially in a loan transaction members, understand how to troubleshoot problems that
occur in order to improve the performance of the integrated cooperative properly, and to produce a
design of accounting information systems are expected to tackle the problem within the
cooperatives. Conclusion obtained is that the integrated system of accounting information with the
credit cycle loans and deposits so as to improve the performance of the cooperative to be faster, and
to ensure data accuracy in making statements that can guarantee the quality of the information
presented. (EMS)
Keywords: Accounting Information System, Object Oriented Analysis and Design, Cycle Loan,
Deposits, Cooperative
PENDAHULUAN
Pada zaman sekarang ini, terjadi krisis ekonomi global yang hampir terjadi di berbagai belahan dunia,
termasuk Indonesia. Salah satu penyebab terjadinya krisis ekonomi global yang terjadi adalah warga negara
mengalami kesulitan dalam mendapatkan pekerjaan sehingga terjadi banyak pengangguran dimana-mana. Hal
ini juga berpengaruh terhadap kondisi perekonomian warga sehingga ada beberapa warga yang kurang
menerima penghidupan yang layak serta kurangnya kesejahteraan hidup yang dialami oleh mereka.
Pemerintah pun berupaya untuk meminimalisir tingkat krisis ekonomi yang terjadi di Indonesia. Salah
satu bentuk upaya pemerintah adalah dengan menggalakkan usaha perkoperasian sesuai dengan UU no. 25
tahun 1992.
Koperasi adalah badan usaha yang bertujuan untuk mengembangkan potensi ekonomi dan
kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Hal ini dapat menjadi salah satu
jawaban bagi keresahan kondisi ekonomi masyarakat, sebab koperasi bertujuan untuk membantu meningkatkan
kesejahteraan masyarakat terutama yang menjadi anggota koperasi serta masyarakat pada umumnya.
Sejak pertama kali didirikan koperasi telah memfokuskan dalam bidang usaha simpan pinjam, dimana
hasil dari simpanan para anggota koperasi dapat dipinjamkan kembali kepada para anggotanya. Selain sebagai
media untuk simpan pinjam pegawai, koperasi juga memiliki usaha perdagangan untuk para anggota dan umum
sebagai tambahan pendapatan yang dikelola agar dapat memberikan keuntungan tambahan bagi kesejahteraan
koperasi dan anggotanya.
Dalam menjalankan kegiatan koperasi diperlukan suatu sistem informasi untuk mendukung kelancaran
kegiatan operasional koperasi, sehingga semua transaksi yang terjadi dapat berjalan secara lancar serta
terkomputerisasi. Seperti dikatakan oleh Jones (2000) bahwa “governing boards that understand and can
monitor the revenue cycle hold an important key to organizational success”. Oleh karena itu Koperasi PT PLN
Persero P3B Jawa – Bali membuat suatu sistem informasi akuntansi pendapatan untuk mendukung kegiatan
perkoperasian, dimulai dari proses permohonan menjadi anggota, prosedur permohonan pembukaan simpanan,
prosedur setoran simpanan, prosedur penarikan simpanan, prosedur permohonan kredit pinjaman, prosedur
penambahan nilai kredit pinjaman, prosedur pembayaran angsuran pinjaman, dan prosedur pelunasan pinjaman.
Semua proses transaksi yang terjadi di dalam koperasi dapat di input dan di proses melalui sistem informasi ini.
Secara umum, sistem koperasi sudah berjalan dengan baik, akan tetapi terdapat beberapa kendala
yang masih menjadi hambatan di dalam sistem tersebut. Salah satu kendalanya adalah belum beroperasinya
menu pinjaman di dalam sistem koperasi secara optimal, yang mana user harus melakukan proses manual
dalam melakukan pemrosesan permohonan kredit anggota terlebih dahulu kemudian apabila telah disetujui
barulah user melakukan input ke dalam sistem tersebut. Sehingga dalam hal ini sistem koperasi dianggap masih
belum optimal dalam menjalankan kinerjanya. Selain itu, di dalam mengoperasian sistem koperasi, koperasi
juga masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk melakukan proses analisa kredit bagi anggota yang
akan melakukan permohonan kredit serta belum terintegrasinya sistem analisa kredit tersebut dengan menu
pinjaman di dalam sistem koperasi . Hal ini turut menjadi kendala bagi koperasi sebab koperasi harus
membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memproses permohonan kredit para anggota koperasi serta para
anggota koperasi juga harus menunggu beberapa waktu untuk mengetahui pengajuan permohonan kredit mereka
disetujui atau tidak sehingga proses operasional koperasi khususnya dalam pemrosesan kredit anggota berjalan
kurang efisien. Sebaiknya koperasi membuat suatu sistem informasi akuntansi siklus kredit pinjaman untuk
menangani transaksi – transaksi permohonan kredit pinjaman para anggota secara terkomputerisasi agar dapat
tercipta efisiensi waktu dalam pemrosesan kredit anggota koperasi.
Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali berusaha untuk menjalankan fungsinya dengan baik melalui
pembuatan suatu aplikasi sistem informasi sistem koperasi serta aplikasi sistem informasi akuntansi – koperasi.
Akan tetapi beberapa fungsi di dalam aplikasi tersebut masih belum berjalan secara optimal dan belum
terintegrasi dengan baik terutama di dalam siklus kredit pinjaman para anggota koperasi, sehingga diambil judul
skripsi yaitu “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Kredit Pinjaman pada Koperasi PT
PLN Persero P3B Jawa - Bali”.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data penelitian ini meliputi :
1. Metode Pengumpulan dan Analisis Data
i. Studi Kepustakaan Literatur (Library Research)
Penulis menggunakan beberapa buku sebagai sumber untuk referensi yang mendukung
keperluan penelitian.
ii. Studi Lapangan (Field Research)
Dalam studi lapangan dilakukan peninjauan secara langsung ke perusahaan dengan
beberapa metode diantaranya :
a. Wawancara (Interview)
Dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung kepada Manajer Umumm
koperasi yaitu Sambudi dan karyawan koperasi yaitu Sari dan bertanggung jawab
dalam proses pendapatan pada koperasi
b. Dokumentasi (Documentation)
Dilakukan dengan penelusuran bukti-bukti atau dokumen-dokumen yang dimiliki dan
digunakan perusahaan terkait dengan aktivitas koperasi.
2.
Metode Analisis dan Perancangan
Dalam melakukan analisis metode yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design
(OOAD) berdasarkan pendekatan Satzinger (tahun 2009). Terdapat fase – fase sebagai berikut:
1. Inception
Pada fase ini menjelaskan bagaimana menganalisa ruang lingkup dari proyek dengan
menetapkan use case untuk setiap aktivitas
2. Elaboration
Fase ini berfokus pada beberapa pengulangan yang mengambil bagian dari sistem dan
mendefinisikan persyaratan, mendesain solusi, dan mengimplementasi solusi tersebut
3. Construction
Pada fase ini, analis sistem membangun sistem baru dengan menggunakan pengulangan
tambahan yang termasuk mendesain, mengimplementasi, dan menguji sistem baru.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tugas akhir yang angkat membahas tentang Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Siklus kredit Pinjaman Pada Koperasi PT. PLN PERSERO P3B Jawa - Bali. Berikut adalah bahasan dan hasil
dari ruang lingkup yang saya bahas di tugas akhir saya,
No
Masalah
Solusi
1
Apabila Admin yang berhalangan
datang, form pendaftaran Anggota
baru, permohonan pinjaman tidak
dapat langsung diproses.
Dibuatnya suatu Sistem Informasi
Akuntansi yang memungkin karyawan
lain yang telah diberi wewenang untuk
menggantikan peran Admin yang
berhalangan hadir.
2
Kesalahan dalam perhitungan jumlah
tagihan pembayaran angsuran oleh
Admin karena masih menggunakan
sistem manual.
Koperasi harus menggunakan sebuah
Sistem Informasi Akuntansi yang
telah terkomputerisasi yang dapat
menjamin keakuratan data.
3
Keterlambatan penagihan iuran wajib
dan pembayaran angsuran oleh admin.
Menerapkan sebuah Sistem Informasi
Akuntansi yang dapat mengeluarkan
notifikasi secara otomatis pada saat
periode penagihan.
4
Adanya kemungkinan manipulasi data
yang dilakukan oleh Admin.
Menerapkan sebuah Sistem Informasi
Akuntansi yang telah terkomputerisasi
dimana terdapat database yang apabila
terjadi perubahan data harus melalui
persetujuan manager.
5
Kesalahan pencatatan data sehingga
laporan yang kurang akurat dan tidak
tepat waktu.
Koperasi harus menggunakan sebuah
Sistem Informasi Akuntansi yang
telah terkomputerisasi yang dapat
menjamin keakuratan data. Ditambah
dengan adanya sistem yang telah
terkomputerisasi dapat membantu
pembuatan laporan menjadi lebih
cepat.
Gambar 1 Form Login
Pada masalah no 1 diatas, maka dibuatkan lah form login yang dapat memungkinkan Manajer Simpan
Pinjam atau orang berwenang lainnya untuk menggantikan peran Admin yang berhalangan hadir dan dapat
mengetahui siapa pegawai yang menggantikan perannya berdasarkan NIP nya.
Gamber 2 Form Tagihan Pembayaran
Pada masalah no 2, maka dibuatkan lah form untuk melakukan tagihan pembayaran terhadap anggota
koperasi. Dimana dalam form ini tagihan sudah berdasarkan tanggal yang ingin dicari dan jumlah tagihan sesuai
databse koperasi . sehingga kesalahan tagihan dapat ditanggulangi.
Gambar 3 Form Notifikasi Tagihan
Pada masalah no 3 terdapat masalah dalam keterlambatan penagihan, maka dibuatkan suatu form yang
akan muncul sebua form notifikasi ketika Admin atau pihak berwenang yang mengakses aplikasi simpan
pinjam. Form ini akan berisi sebuah Notifikasi tagihan pembayaran terhadap anggota koperasi sesuai dengan
tanggal tersebut. Admin dapat memproses langsung dengan menekan tombol Proses dan akan langsung masuk
kedalam form Tagihan Pembayaran.
Gambar 4 Form penarikan Simpanan
Gamber 5 Form Simpanan Sukarela
Gambar 6 Form Hasil Permohonan Pinjaman
Pada permasalah no 4, gambar 4 , 5 dan 6 ini adalah contoh beberapa form yang dapat menanggulangi
manipulasi data, karena dalam form ini angka – angka tidak dapat dimanipulasi dan terdapat bukti cetak yang
dapat diprint dan diberikan terhadap anggota koperasi sebagai bill of control. Sehingga dengan bukti cetak
tersebut dapat memberitahukan informasi yang dibutuhkan.
Gambar 7 Form Laporan Simpanan Wajib
Gambar 8 Hasil Cetak Laporan Simpanan Wajib
Pada permasalahan no 5, maka dibuatkan form cetak laporan simpanan wajib dan hasil cetaknya.
Sehingga dapat membuat pembuatan cetak laporan menjadi lebih cepat dari sebelumnya yang sampai
membutuhkan bisa sampai 1 bulan dalam pembuatan laporan yang dilakukan oleh Admin koperasi. Data base
pembuatan laporan berhubungan langsung dengan class simpanan wajib sehingga data yang dibutuhkan sesuai
dengan database simpanan wajib.
SIMPULAN DAN SARAN
I. Simpulan
Setelah dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus kredit simpan pinjam
pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa – Bali, maka dapat diperoleh simpulan sebagai berikut:
1. Terkait dengan masalah bila Admin yang berhalangan datang, maka form pendaftaran
Anggota baru, permohonan pinjaman tidak dapat langsung diproses. Hal ini dapat
mengganggu proses bisnis koperasi dan mengganggu transaksi penting yang terdapat
dalam koperasi.
Oleh karena itu perlu dibuatkan nya suatu Sistem Informasi Akuntansi yang
memungkin karyawan lain yang telah diberi wewenang untuk menggantikan peran admin
yang berhalangan hadir sehingga tidak mengganggu proses bisnis koperasi dalam
mendapatkan pemasukan dari pendaftaran anggota baru, simpanan wajib, simpanan
sukarela, maupun penagihan angsuran.
2. Terdapat adanya kesalahan dalam perhitungan jumlah tagihan pembayaran angsuran oleh
admin koperasi karena masih menggunakan perhitungan manual, sehingga koperasi harus
menggunakan sebuah sistem informasi akuntansi yang telah terkomputerisasi yang dapat
menjamin keakuratan data. Sehingga hal tersebut tidak menimbulkan kerugian bagi
koperasi maupun anggota koperasi.
3. Adanya masalah berupa keterlambatan penagihan simpanan wajib maupun pembayaran
angsuran terhadap anggota koperasi yang dilakukan pihak koperasi. Dimana hal ini sangat
merugikan bagi koperasi yang berakibat tidak adanya pemasukan bagi koperasi.
Oleh karena itu sangat penting dibuatkannya sebuah sistem informasi yang dapat
mengeluarkan notifikasi secara otomatis pada saat periode penagihan dan pada akhirnya
tidak adanya kasus terlewatkannya periode penagihan terhadap anggota koperasi.
4. Dalam kegiatan proses bisnis yang terjadi dalam koperasi sangat memungkinkan adanya
data yang dapat dimanipulasi karena hampir setiap proses bisnis melalui admin koperasi.
Berdasarkan masalah tersebut sangan penting dibangunnya sebuah sistem informasi
akuntansi yang telah terkomputerisasi dimana terdapat databse yang apabila terjadi
perubahan data harus melalui persetujuan Manajer Simpan Pinjam.
5. Didalam proses bisnis koperasi sehari – hari sering terjadinya kesalahan pencatatan data,
karena masih adanya melakukan entry data masih secara manual. Sehingga hal tersebut
dapat mempengaruhi keakuratan data. Terutama dalam pembuatan laporan yang bias
membuat informasi yang tersaji menjadi tidak bisa dipercaya.
Oleh karena itu, koperasi sangat diusulkan menggunakan sistem informasi akuntansi yang sudah
terkomputerisasi yang dapat menjamin keakuratan data yang berdampak meningkatkan keakuratan dalam
pembuatan laporan dan proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dibandingkan sebelumnya.
II. Saran
Berdasarkan analisa dan perancangan sistem yang telah dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi
koperasi simpan pinjam, terdapat saran yang dapat diberikan kepada penulis yang selanjutnya untuk
memaksimalkan kinerja dari sistem yang akan dibangun:
Membuat suatu fitur seperti perincian perhitungan SHU secara detail agar dapat
memberikan informasi kepada anggota koperasi mengenai besarnya jumlah SHU yang akan
didapat oleh anggota koperasi bila melakukan simpanan pokok, simpanan wajib, simpanan
sukarela, maupun melakukan pinjaman terhadap koperasi. Dan juga menjadi lebih terbuka
terhadap anggota koperasi dalam perhitungan SHU yang dilakukan oleh koperasi.
Berdasarkan analisa dan perancangan sistem yang telah dilakukan terhadap sistem
informasi akuntansi koperasi simpan pinjam, terdapat saran yang dapat diberikan kepada
koperasi yang selanjutnya untuk memaksimalkan kinerja dari sistem yang akan dibangun :
1. Melakukan pelatihan kepada para petugas dalam menggunakan sistem informasi
koperasi simpan pinjam agar sistem yang diterapkan dapat berjalan dengan lancar dan
berfungsi secara maksimal;
2. Melakukan maintenance sistem secara berkala untuk menghindari apabila
terjadi kerusakan ataupun kehilangan data, selain itu tidak memberikan dampak yang
cukup besar bagi koperasi nantinya;
3. Melakukan back-up data untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diingikan
seperti data corrupt atau pun data hilang secara tiba-tiba;
4. Menggunakan fiture-fiture di dalam sistem secara tepat guna, dan sesuai dengan
kebutuhan, hal ini untuk menjaga keamanan data dan privasi data dari para
penggunanya serta menghindari adanya penyalahgunaan wewenang yang dimiliki
pengguna terhadap sistem;
5. Pengguna sistem diharapkan dapat saling bekerjasama dengan sistem secara baik, agar
sistem dapat bekerja lebih optimal dan sesuai dengan harapan bersama;
6. Mengevaluasi sistem secara berkala untuk mengetahui apakah segala kebutuhan dari
para penggguna sudah terjawab dengan adanya sistem ini, atau sistem ini
membutuhkan pengembangan guna kebutuhan di masa depan.
REFERENSI
Gelinas, Ulric J., Jr., Sutton, Steve., Hunton, & Janes E. (2005). Accounting Information System (6th Ed.).
Canada: South Western.
Gondodiyoto, Sanyoto dan Hendarti, Henny. (2006). Audit Sistem Informasi. Jakarta : Mitra Wacana Media.
Hartadi, Arief Dwi; Juwita, Oktalia. (2013). EVALUASI EFEKTIFITAS PENILAIAN KINERJA APLIKASI
DSS. Information Systems Department, School of Information Systems, Binus University .
Hussein, Ramlah, & Nor, S.A.K. (2007). The Impact of Technological Factors on Information Systems Success
in The Electronic – Goverment Context. Business Process Management Journal, Vol. 13 (5), pg. 613627, 16pgs.
Jones, J. D. (2004). Board Oversight of the Revenue Cycle: Tools for New Levels of Performance. 8-15.
Keiso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, & Terry D. (2007). Intermediate Accounting (12th Ed.). United
States : Wiley.
Ladjamudhin, bin Al-Bahra. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Ralona. (2006). Kamus Istilah Ekonomi Populer. Jakarta: Niaga Swadaya.
Rama, Dasaratha V. dan Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information Systems.
Canada : South-Western College Publishing.
Ravichandran, T., Yu, L., Shu, H., & Iftekhar, H. (2009). Diversification and Firm Performance : Exploring The
Moderating Effects of Information Technology Spending. Journal of Management Information
Systems, Vol. 25 (4), pg. 205-240, 37pgs.
Rivai, Veithzal, & Andria, P.V. (2006). Credit Management Handbook. Jakarta : Raja Grafindo Persada
th
Romney, Marshall B. dan Steinbart, P.J. (2006). Accounting information system, (10 Ed.). New Jersey :
Prentice Hall.
Satzinger, Jackson, & Burd. (2009). System Analysis & Design In A Changing World 5th Edition. Boston:
Cengage Learning.
So, Young Sohn, & Hyejin, J. (2010). Competing Risk Model for Technology Credit Fund for Small and
Medium – Sized Enterprises. Journal of Small Business Management, Vol. 48 (3), pg. 378-394, 18pgs.
RIWAYAT HIDUP
Personal Information
Name
Gender
Birth date
: Erbet Markus Simeon
: Male
: Jakarta, 30 Desember 1991
Education
October 2013 – February 2014
Pajak Brevet AB+e-SPT Depok, Indonesia