PETUNJUK PENGGUNAAN PORTAL E

PETUNJUK PENGGUNAAN
PORTAL E-JOURNAL
UNDIKSHA
Oleh
TIM PENGEMBANG
UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
SINGARAJA
2012
PEDOMAN PENGGUNAAN E-JOURNAL UNDIKSHA
Jurnal ini menggunakan software Open Journal System (OJS) untuk mendukung pengaturan dan
penerbitan. OJS merupakan solusi sumber terbuka untuk mengatur dan menerbitkan jurnal ilmiah
secara online. OJS merupakan sistem pengaturan dan penerbitan jurnal dengan tingkat
pengoperasian yang sangat mudah dan dapat didownload secara gratis dan diinstal ke penyedia
web lokal. OJS telah dirancang untuk mengurangi waktu dan tenaga yang disediakan untuk
tugas-tugas penulisan dan pengelolaan yang berhubungan dengan mengedit sebuah jurnal
sementara menungkatkan record-keeping dan efisiensi proses pengeditan. OJS dimaksudkan
untuk meningkatkan kualitas keilmiahan dan kualitas umum dalam penerbitan jurnal melalui
sejumlah inovasi, dimulai dari pembuatan polis jurnal yang lebih transparan untuk meningkatkan
indeks.
1.
JOURNAL MANAGER
Jurnal Manager bertugas untuk mengelola keseluruhan sistem dalam penerbitan jurnal ini dan
pengelolaan user/penguna. Jurnal Manager juga memiliki tugas untuk mengatur fungsi staf editor
(bisa juga berperan sebagai editor).
Untuk melakukan tugas sebagai jurnal manager, sebelumnya harus melakukan login dengan
memasukkan username dan password pada form Log In sehingga ditampilkan Gambar 1.
Gambar 1. Tampilan penguna dengan peran Journal Manager
1|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
Pada halaman ini, user dapat melakukan edit profile, mengubah password dan log out. Untuk
menampilkan halaman journal manager, pada gambar 1, silakan klik link Journal Manager,
sehingga muncul halaman pengelolaan jurnal seperti berikut :
Gambar 2. Halaman penggunan sebagai journal manager
Pada halaman ini, seorang manager dapat melakukan pengelolaan halaman jurnal, user/pengguna
dan aturan.
1.1
Peran Jurnal Manager dalam Pengelolaan User
Peran-peran jurnal manajersebagai pengelola user/pengguna dapat dilihat pada baian “user” pada gambar
2 di atas. Pada halaman tersebut, jurnal manajer dapat hal-hal sebagai berikut :

Users Enrolled in this Journal,
2|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
Melihat pengguna yang telah terdaftar pada jurnal yang dikelolanya. Pada bagian ini,
pengelola dapat juga melalukan melihat/pengeditan profil pribadinya, dengan cara klik
tombol edit yang tampil di sebelah kanan username.

Enroll a User from this Site in this Journal
Jurnal manajer dapat mendaftarkan pengguna di OJS ke jurnal yang dikelolanya (Gambar 3).
Gambar 3. Tampilan halaman pendaftaran user yang ada untuk peran tertentu oleh jurnal
manager
Cara mendaftarkan user yang ada sesuai dengan peran (apakah sebagai editor, section
editor, reviewer dll) oleh jurnal manager adalah sebagai berikut :
1. Pilih peran user yang akan didaftarkan pada Enroll user as
2. Pilih nama user dengan memberikan tanda centang pada bagian kiri lalu klik “Enroll
User” pada bagian kanan.

Show users with no role
Melihat pengguna yang belum memiliki peran tertentu

Create New User
Pada bagian ini, jurnal manager juga bisa mendaftarkan seseorang menjadi user pada OJS
(Gambar 4).
3|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
Gambar 4. Halaman pendaftaran user baru oleh jurnal manajer
Halaman di atas merupakan tampilan halaman register , untuk mendaftarkan user baru
oleh jurnal manager. Trik untuk mempercepat pengisian dalam mendaftar sebagai user
baru ialah isi hanya pada kolom yang diberi tanda bintang (*). Setelah selesai, user yang
telah bisa melakukan peran sesuai yang diinginkan atau yang disetujui oleh “Journal
Managers”
1.2
Peran Jurnal Manager dalam pengelolaan jurnal
1.2.1 Menulis Detail Jurnal
Jurnal manager dapat mengisi informasi umum tentang jurnal, termasuk nama jurnal, singkatan, alamat,
nomor ISSN, dan DOI. Caranya adalah sebagai berikut :
- Pilih SETUP pada tampilan gambar 2, lalu klik DETAILS sehingga ditampilkan Gambar 5.
4|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
Gambar 5. Tampilan form detil jurnal
- Pada halaman ini, ada beberapa data yang harus diinputkan berkaitan dengan informasi
umum tentang jurnal, yaitu :

General information (Isikan dengan informasi umum tentang jurnal, antara lain:
nama, singkatan, alamat ISSN online (jika ada) dan print out dan alamat.

Principal contact (Isikan dengan data kontak utama jurnal, data ini akan nampak
pada halaman depan situs jurnal)

Technical support (Isikan dengan data staf teknis/pengelola jurnal, data ini akan
nampak pada halaman depan situs jurnal)

Email identification (Isikan dengan email yang merupakan email resmi pengelola
jurnal)

Publisher (Isikan dengan nama lembaga penerbit jurnal, jurusan atau lembaga
yang menangani jurnal tesebut serta alamat/url lembaga )

Sponsoring Organization (Jika ada, organisasi yang mensposori jurnal)

Sources of Support (Lembaga yang memiliki sumber daya yang mendukung
jurnal terutama berkaitan dengan review jurnal)
1.2.2 Mengatur tampilan jurnal
Jurnal manajer dapat mengatur tampilan jurnal agar terlihat menarik.
Caranya adalah sebagai berikut :
5|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
- Pilih SETUP pada tampilan gambar 2, lalu klik THE LOOK sehingga ditampilkan halaman
untuk pengaturan tampilan jurnal. Bagian informasi yang perlu diisi adalah :

Journal Homepage headers. Berguna untuk memberikan pengaturan tampilan header
untuk halaman depan homepage, termasuk logo yang spesifik untuk jurnal)
Caranya :
 Isilah data sesuai ketentuan form. Jika ingin menambahkan gambar pada
header, silakan browse ke lokasi gambar lalu klik upload pada bagian title
image (Gambar 6).
 Hasilnya akan terlihat pada header untuk halaman depan homepage jurnal
Gambar 6. Halaman untuk pengaturan tampilan Header jurnal

Journal Homepage Content (Pengaturan informasi untuk halaman depan jurnal).
Pada bagian ini, jurnal menajer dapat memanipulasi tampilan depan jurnal dengan
mengisi deskripsi jurnal, gambar/logo untuk halaman depan jurnal, menampilkan
issue/volume dan catatan tambahan (Gambar 7).
6|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
Gambar 7. Halaman untuk manipulasi isi halaman depan jurnal
1.3
Peran Jurnal Manager dalam membuat form review
Jurnal manager dapat membuat form review yang akan digunakan oleh “peer review”
sebagai dasar untuk mereview artikel. Form review dapat didisain untuk bagian jurnal
tertentu, dan editor akan mempunyai pilihan untuk memilih bentuk form yang akan
digunakan untuk mereview.
Form review dapat dibuat dengan cara :
1. Klik “Review Form” pada tampilan gambar 2 pada bagian “Management Pages”
2. Klik “Create Review Form” sehingga ditampilkan Gambar 8.
7|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
Gambar 8. Halaman untuk membuat form review
3. Silakan isi judul dan ketentuan form, dilanjutkan dengan klik tombol “Save”.
1.4
Peran Jurnal Manager untuk Upload Artikel Siap (File PDF) Terbit dengan fasilitas
QuickSubmit Plugin
Jurnal manager juga dapat berperan sebagai editor, sehingga apapun pekerjaan editor juga
dapat dikerjakan oleh jurnal menager. Tetapi tidak berlaku untuk sebaliknya. Jurnal manager
dapat melakukan proses singkat untuk upload artikel ke jurnal dengan menggunakan fasilitas
plugin QuickSubmit melalui Import/Export Data pada bagian Management Pages.
Adapun caranya adalah sebagai berikut :
a. Klik “Import/Export Data” untuk menggunakan plugin QuickSubmit (one step
submission plugin) pada Gambar 2 di atas sehingga ditampilkan halaman pada gambar
9.
8|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
Gambar 9. Tampilan halaman import/export data
b. Selanjutnya klik pada “QuickSubmit Plugin” sehingga akan ditampilkan halaman pada
gambar 10.
Gambar 10. Tampilan halaman Quicksubmit Pluin (Submission Destination)
9|M a n ual E -j ou rn al Un dik sh a
c. Pilih Volume, Nomor, dan Tahun yang sesuai pada bagian “Add to an existing issue”
(sudah dibuat oleh Editor). Masukkan data bulan, tanggal, dan tahun publikasi pada
bagian “Published”. Selanjutnya di bagian Submission File, browse file PDF yang akan
diunggah, kemudian klik button “Upload”. (lihat Gambar 10)
Gambar 11. Tampilan halaman Quicksubmit Pluin (Author)
d. Di bagian Authors, masukkan data penulis, dimana field yang bertanda bintang wajib
diisi. Jika penulis lebih dari satu, maka tambahkan nama penulis kedua, ketiga, dan
seterusnya, dengan klik pada button “Add Authors”. (lihat Gambar 11)
10 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 12. Tampilan halaman Quicksubmit Pluin (Title and Abstract)
e. Di bagian Title and Abstract, masukkan data artikel yang meliputi Judul Artikel (Title),
dan kopikan teks abstraknya sekaligus kata kunci. (lihat Gambar 12)
f. Klik pada button “Save and Continue” dan proses mengunggah telah selesai, atau klik
pada button “Save and Create Another” untuk mengunggah file artikel lainnya.
Lihat hasilnya dengan klik “Browse by Issue” pada menu sebelah kanan sehingga ditampilkan
Gambar 13.
Gambar 13. Tampilan halaman arsip
11 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
2. EDITOR
Tugas utama Editor terbagi atas 2 yaitu Submission (Pengolahan naskah) dan Issue
(terbitan). Dalam hal Submission, Editor mengarahkan jurnal kepada section editor atau dirinya
sendiri, mereview atau mengarahan ke reviewer, dan melakukan proses pengeditan. Dalam hal
Issue, Editor melakukan Create Issue, yaitu menyiapkan sebuah terbitan jurnal dan mengirimkan
notifikasi ke pengguna tentang terbitnya sebuah jurnal.
Setelah user melakukan login sebagai editor, maka akan tertampil halaman yang
menunjukkan daftar dari kiriman artikel masuk yang terletak di bawah submission serta dib
agian bawah terdapat Issues (Gambar 18).
Gambar 18. Tampilan halaman Editor setelah Login
2.1
SUBMISSIONS
Setelah berhasil melakukan login sebagai editor, user dapat melakukan berbagai macam aktivitas
seperti yang ditampilkan pada Gambar 18.
Pada bagian ini terlihat status dari artikel-artikel yang sudah diupload ke sistem, yaitu unassigned
(Naskah yang telah masuk namun belum diarahkan untuk direview), in review (Naskah dalam proses
review), in editing (Naskah dalam proses editing) dan archieves (Naskah telah diterbitkan dan
tersimpan sebagai arsip). Angka dalam tanda kurung menunjukkan jumlah artikel yang berada
dalam status tersebut, yaitu ada satu artikel yang belum digarap, satu artikel yang sedang diedit.
12 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Pada halaman ini editor bisa melakukan pencarian terhadap artikel tertentu berdasarkan kriteria
title, author, editor, reviewer, copyeditor, layout editor, proofreader, tanggal submit.
Proses Unassigned ke In Review dilakukan oleh editor
Klik pada link unassigned apabila didepannya terdapat angka yang bukan 0. Angka 0
menunjukkan tidak ada naskah yang harus diolah. Ketika user memilih “Unassigned” maka layar
akan menampilkan daftar kiriman artikel (Gambar 19).
Gambar 19. Tampilan daftar kiriman artikel
Untuk melihat summary (rangkuman) tentang daftar artikel yang ada, klik pada judul artikel
yang diinginkan. Setelah itu akan muncul layar berisikan rincian file yang dikirimkan oleh author
beserta daftar file pendukungnya (Supplementary File). Selain itu di bagian tengah, editor
13 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
memiliki kewenangan untuk memberikan tugas kepada user lain atau memberikan tugas kepada
dirinya sendiri sebagai “editor” artikel tersebut (Gambar 20).
Gambar 20. Tampilan detail rincian file yang dikirim
Untuk memulai menggarap artikel ini, pada bagian editors bisa mengklik menu add editor. Jika
diklik menu ini tampilan yang muncul seperti terlihat pada Gambar 21. Pada tampilan ini bisa
dipilih nama-nama editor yang bertugas menggarap artikel ini. Hal ini bisa dilakukan dengan
mengklik link assign di belakang nama editor.
14 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 21. Tampilan daftar user editor yang tersedia
Setelah editor dipilih, akan muncul tampilan seperti pada Gambar 22. Pada halaman ini terlihat
nama editor dari artikel tersebut dan status dari artikel tersebut.
15 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 22. Tampilan setelah editor dipilih (Summary)
Editor bisa langsung melakukan proses editing terhadap suatu artikel. Hal ini bisa dilakukan
dengan mengklik menu editing yang ada pada sub menu bar di atas. Setelah link editing diklik,
muncul tampilan seperti pada Gambar 23.
16 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 23. Tampilan memulai editing
Pada bagian copyediting, kolom review metadata dengan isi initial copyedit dan final copyedit
harus diklik pada bagian link complete. Setelah link complete diklik, tulisan complete akan
diganti dengan tanggal selesai editor mereview meta datanya. Tampilannya seperti terlihat pada
Gambar 24.
17 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 24. Tampilan setelah review meta data selesai
Setelah itu artikel bisa diatur kapan diterbitkan dengan memilih issue pada bagian scheduling.
Setelah memilih issue, tekan tombol record di sampingnya. Contoh tampilan seperti terlihat pada
Gambar 25.
18 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 25. Tampilan scheduling
Setelah itu, artikel harus dikoreksi. Pada bagian proofreader, pada kolom request bisa diklik link
initiate untuk proofreader dan layout editor. Selanjutnya proof reader dan layout editor bisa
mengklik link complete jika sudah selesai mengerjakan tugas mengkoreksi artikel. Tampilan
seperti terlihat pada Gambar 26.
19 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 26. Tampilan koreksi
Setelah selesai koreksi, editor bisa mengupload file artikel yang sudah dikoreksi. Caranya pada
bagian layout, klik radio galley kemudian klik browse, pilih file yang akan diupload, kemudian
tekan tombol upload. Tampilan seperti terlihat pada Gambar 27 dan Gambar 28. Jika tidak ada
yang perlu diedit lagi, Editor bisa mengklik tombol save.
20 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 27. Tampilan untuk mengupload file artikel yang sudah dikoreksi
21 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 28. Tampilan layout galley
Setelah sukses, artikel yang sudah diupload oleh editor akan muncul pada bagian arsip. Setelah
klik menu archieves, akan muncul tampilan seperti terlihat pada Gambar 29.
22 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 29 Tampilan arsip artikel
Editor bisa menunjuk reviewer untuk melakukan review terhadap suatu artikel beserta form
penilaian artikelnya. Tampilan seperti terlihat pada Gambar 30 dan Gambar 31.
23 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 30. Memilih reviewer form
24 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 31. Memilih review form
2.2
CREATE ISSUE
Issue bisa dianalogikan sebagai terbitan yang nantinya akan dikeluarkan secara berkala dalam
jurnal online. Untuk membuat Issue, klik “Create Issue” pada halaman User home Editor
(Gambar 18). Setelah itu akan tertampil form berikut (Gambar 32) :
25 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 32. Tampilan create issue
Isilah informasi tentang Issue (Back Issues atau Future Issue), isi bagian Identification misalnya
Volume, Nomor, dan Year. Beri tanda check list untuk bagian Issues Identification (Volume,
Nomor, Title, Year. Di dalam menu create issue, editor juga dapat menambahkan cover / sampul
jurnal yang nantinya akan terbit pada halaman depan (Gambar 33).
26 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 33. Tampilan Upload Cover
Setelah form diisi dengan data yang sesuai, kemudian klik button “Save” di bagian bawah
sehingga ditampilkan Gambar 34.
Gambar 34. Tampilan halaman daftar issue yang telah dibuat
27 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Untuk mempublikasikan Issue tersebut, maka klik nama issue (contoh : “VOL 6, NO 2 :
EDISI JULI 2009”) di Gambar 34 sehingga akan muncul tampilan Gambar 35. Kemudian klik
button “Publish Issue”.
Gambar 35. Tampilan untuk publish issue
Proses membuat Volume/Issue jurnal sudah selesai, kemudian klik “user” di menu navigasi atas
untuk kembali ke user menu semula.
2.3
AUTHOR
Untuk menggugah artikel dapat dilakukan oleh penulis (author) langsung.
Penulis harus
memiliki account untuk melakukan log in supaya bisa mengirimkan artikelnya.
1. Register Penulis (Author) : Jika penulis belum memiliki account, maka penulis bisa
melakukan pendaftaran (registrasi) terlebih dahulu dengan cara berikut :
a. Buka website Portal E-Journal, selanjutnya pilih salah satu nama jurnal yang dimaksud dan
klik “Register” pada bagian bawah nama jurnal sehingga ditampilkan Gambar 36.
28 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 36. Tampilan form pendaftaran untuk penulis (Author)
b. Isi check/tandai bagian “Author: Able to submit items to the journal” seperti yang terlihat
pada Gambar 36. Setelah selesai silakan klik tombol “Register” sehingga akan ditampilkan
Gambar 37.
29 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 37. Tampilan halaman utama penulis (Author)
2. Log In Penulis.
a. Jika penulis telah memiliki account atau telah melakukan register/pendaftaran dengan klik
menu Log In lalu masukkan username, password dan tekan tombol login sehingga
ditampilkan Gambar 38.
Gambar 38. Tampilan halaman Active Submission penulis
30 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
3. Upload Artikel oleh Penulis.
a. Untuk proses upload artikel, dapat dilakukan dengan klik link “New Submission” pada
Gambar sehingga ditampilkan Gambar 39.
Gambar 39. Tampilan Submission Checklist (Langkah I proses upload artikel oleh penulis)
b. Tandai semua check list dan klik tombol “save and continue” pada bagian bawah Gambar
39 sehingga ditampilkan Gambar 40.
Gambar 40. Tampilan Uploading The Submission (Langkah II proses upload artikel oleh
penulis)
31 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
c. Pada Gambar 40, silakan klik “Browse” untuk memilih artikel yang akan di upload,
dilanjutkan dengan klik tombol “upload” sehingga ditampilkan Gambar 41.
Gambar 41. Tampilan Uploading The Submission setelah file di upload
d. Selanjutnya klik tombol “Save and Continue” sehingga ditampilkan Gambar 42 dan 43.
Gambar 42. Tampilan halaman pemasukan meta data untuk penulis
32 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 43. Tampilan halaman pemasukan meta data untuk Title and Abstract, serta Indexing.
e. Silakan isi form dengan data penulis yang sesuai untuk bagian Author Gambar 42), pada
bagian Title isikan judul artikel dan bagian Abstract isikan dengan abstrak serta kata
kuncinya. Selanjutnya klik tombol “Save and Continue” sehingga ditampilkan Gambar 44.
Gambar 44. Tampilan untuk upload file tambahan.
33 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
f. Jika ada file tambahan silakan upload melalui halaman ini (Gambar 44). Tetapi jika tidak
ada, silakan dilanjutkan dengan klik tombol “Save and Continue”, sehingga ditampilkan
Gambar 45.
Gambar 45. Tampilan terakhir untuk upload artikel.
g. Silakan klik tombol “Finish Submission” sebagai tanda berakhirnya proses upload artikel
sehingga ditampilkan Gambar 46.
Gambar 46. Tampilan konfirmasi kelengkapan proses upload
h. Jika di klik link “Active Submission” akan ditampilkan Gambar 38.
34 | M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a