pamiol auditee dan auditor

24/10/2014
PELATIHAN “PAMIOL”
BAGI AUDITOR
OLEH:
DR. I GEDE RASAGAMA, S.SI., M.PD.
SEKRETARIS BIDANG PROGRAM
BADAN PENJAMINAN MUTU
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
A. PROSES LOGIN AUDITOR:
1. Masukan
username
2. Masukan
password
3. Klik tombol
login untuk
menggunakan
fitur PAMIOL.
1
24/10/2014
B. MENU UTAMA PAMIOL AUDITOR
1. AUDIT
2. LAP. KUNJ. AUDIT
3. LAP. FINAL AUDIT
Melihat daftar Dep./Prodi/ Unit Kerja/
Sub Unit Kerja yg akan diaudit, dan
Borang yg sdh diisi auditee untuk
diaudit
Melihat daftar hasil kunjungan audit;
Mengisi laporan kunjungan audit; dan
Melakukan Validasi
Melihat daftar laporan final audit;
Mengisi laporan final audit; dan
Melakukan Validasi.
4. SARAN
Melihat daftar saran sesuai tahun
audit; dan Menulis saran.
5. LOGOUT
Keluar dari tampilan menu utama dan
kembali ke tampilan login PAMIOL.
C. DESK EVALUASI DENGAN PAMIOL
(MENGAUDIT)
Langkah 1:
Klik menu “Audit” shg tampil Gambar sbb:
ke hal.
utama
Untuk mengaudit
butir borang atau
melihat hasil
pekerjaan setelah
melakukan
validasi.
Untuk proses
Edit dan
Validasi.
2
24/10/2014
Langkah 2:
Klik nama borang pada menu Audit maka didapat bbrp
informasi sbb:
Butir borang (Pertanyaan Audit)
Dokumen template
Deskripsi butir borang
Jawaban auditee
Nama PIC butir borang terkait.
LANGKAH KE-3:
 Membaca pertanyaan butir borang!,
 Membaca jawaban auditee terkait!
 Mengunduh dan Membaca dokumen penduk. auditee, jika ada!
 Menilai dokumen yg diunggah auditee: MENDUKUNG atau
TIDAK MENDUKUNG jawaban auditee. Jika TIDAK maka
klik Radio Button “TIDAK” pada bagian dokumen pendukung
3
24/10/2014
Langkah 4:
Menilai butir borang. Disajikan satu dari 2 tipe penilaian.
(a) Tipe 1: Skor sudah ditetapkan sistem. Klik pada Radio Button di sebelah
nilai yg diinginkan.
(b) Tipe 2: Skor ditetapkan Auditor. Ketik nilai langsung pada ruas yg sudah
disediakan
LANGKAH 5:
MEMUTUSKAN STATUS JAWABAN BUTIR BORANG TERKAIT AUDITEE:
“PERLU TINDAKAN KOREKSI OR TIDAK”.
Jika “YA” maka Klik Radio Button “YA” dan ketik komentar-nya pada
ruas yg disediakan!
Jika “TIDAK” maka Klik Radio Button “TIDAK” dan tidak perlu menulis
komentar!!
Jangan Lupa:
Setiap butir borang mendapat perlakuan sama spt pada langkah 3, 4, 5!
4
24/10/2014
LANGKAH 6:
PINDAH KE BUTIR BORANG YANG LAINNYA!
Cara I: Pindah ke butir borang berikutnya (berurutan) maka Klik butir
berikutnya!
Cara II: Gunakan navigasi untuk langsung pindah ke butir borang
yg diinginkan!
Untuk cara II, jika proses penilaian suatu butir borang telah selesai,
maka JANGAN LUPA GUNAKAN/KLIK FITUR SIMPAN SEMENTARA!
LANGKAH 7:
KHUSUS SETELAH BUTIR BORANG TERAKHIR, KLIK
TOMBOL”SELESAI” MAKA LANGSUNG DIARAHKAN KE DAFTAR
BUTIR BORANG KEMBALI.
LANGKAH 8: VALIDASI KESELURUHAN
HASIL
KEGIATAN AUDIT
3: Meyakinkan proses Validasi!
4: Ke-2
Auditor
harus
melakukan
Validasi!
1: Gambar Pencil untuk
Edit Audit tiap butir
borang yang mau
dilakukan!
2: Gambar Kunci untuk mengakhiri
seluruh rangkaian kegiatan audit
sehingga borang tsb tidak bisa
diubah lagi, kecuali diunduh!
5
24/10/2014
D. MEMBUAT LAP. KUNJ. AUDIT.
Langkah 1:
Tampilkan menu utama PAMIOL dan klik menu Lap. Kunjungan Audit
LANGKAH 2:
KLIK NAMA BORANG PADA DAFTAR HASIL KUNJUNGAN
AUDIT!
Beberapa Info atl: Tampilan ...
1) Butir2x pd set borang yg telah diberi tanda permohonan tindakan koreksi.
2) Komentar disertai checkbox yang menentukan butir tsb akan ditunjukkan
ke auditee atau tidak?
Pilih butir-butir borang yang ingin dilihat bersama auditee!
Setelah selesai memilih butir-butir
borang yang ditunjukkan, Klik Tombol
“SIMPAN” maka otomatis diarahkan ke
halaman daftar kunjungan Audit, untuk
dilakukan proses VALIDASI!
6
24/10/2014
Langkah 3:
Melakukan Proses Validasi, setelah mengKlik Tombol
SIMPAN.
Perhatikan:
Kedua Auditor harus melakukan proses VALIDASI untuk dapat menuju ke
proses selanjutnya (Mencetak Laporan Kunjungan Audit)!
LANGKAH 4:
PRINT DAN TANDA-TANGAN LAPORAN KUNJUNGAN AUDIT!
Gambar
Printer muncul
jika ke-2
auditor
melakukan
validasi!
Ruas tempat ke-2 auditor
membubuhkan Tanda-tangan!
Jangan lupa cantumkan
Tanggal, Bulan dan Tahun!
7
24/10/2014
E. MEMBUAT LAPORAN FINAL AUDIT.
Langkah 1:
Kembali ke menu utama PAMIOL, dan klik menu Lap. Final.
Langkah 2:
Klik nama borang & tulis tinjauan efektivitas rencana tindakan koreksi-nya pada
ruas yg disediakan!
Setelah mengisi ruas TERTK keseluruhan,
jangan lupa mengKlik Tombol Simpan!
Perhatikan: Tinjauan Efektivitas Rencana Tindakan Koreksi
adalah Kepatutan atau kelayakan Waktu Rencana Tindakan
Koreksi akan dilaksanakan oleh Auditee.
8
24/10/2014
LANGKAH 3:
PROSES VALIDASI LAPORAN FINAL AUDIT OLEH KE-2
AUDITOR
Validasi oleh ke-2 auditor harus diikuti proses Validasi oleh Admin
agar Laporan Final Audit bisa dibaca oleh Auditee.
LANGKAH 4:
MENCETAK LAP. FINAL AUDIT
Ada Tanda Tangan Auditor
Gambar
Printer
otomatis
muncul jika
kedua auditor
telah
melakukan
proses
Validasi,
tinggal
Gambar tsb
diKlik!
Ada Tanda Tangan Auditee
9
24/10/2014
F. MENULIS SARAN UNTUK KEGIATAN AUDIT
YANG DISELENGGARAKAN
Langkah 1:
Tampilkan menu utama PAMIOL dan Klik menu saran!
Langkah 2:
Klik perioda audit dan saran ditulis pada ruas yang
disediakan!
10
24/10/2014
Langkah 3:
Validasi Saran Anda!
G. LOGOUT DARI PAMIOL
Langkah 1:
Tampilkan menu utama PAMIOL!
Langkah 2:
Klik menu Logout!
PEKERJAAN AUDITOR
MENGAUDIT BORANG DENGAN
SISTEM PAMIOL TELAH SELESAI!
TERIMAKASIH.
11