pentingnya analisis jabatan untuk rekrutmen dan seleksi

PENTINGNYA ANALISIS JABATAN UNTUK
REKRUTMEN DAN SELEKSI
A. Latar Belakang
Setiap organisasi tetunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut
diraih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada. Kendati berbagai sumberdaya
yang ada penting bagi organisasi, satu-satunya faktor yang menunjukkan keunggulan kompetitif
potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola (Henry
Simamora, 2006;4)
Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tantang analisa jabatan mengatakan bahwa salah
satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumber daya manusia yang dimilki secara
optimal. Pendayagunaan ini sering berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu
dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mau dan
mampu untuk bekerja dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang
sesuai menurut minat dan kemampuanya serta bilamana ia bisa memenuhi kebutuhannya dengan
melakukan pekerjaan itu.
Tanpa pengatahuan yang memadai tetang apa yang dilakukan oleh para karyawan atas
pekerjaannya, organisasi tidak akan dapat membentuk prosedur seumber daya manusia yang
efektif untuk memilih, mempromosikan, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada
karyawan (Henry Simamora, 2006; 77). Hal ini mengakibatkan pengkajian dan pemahaman
pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap
program manajemen sumber daya manusia.
Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan orang pada suatu
jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada organisasi yang tidak merasa perlu untuk
membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahawa semua karyawan
pasti tahu apa yang harus dikerjakan. Hal ini terkadang memebuat kegundahan yang sangat
mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa
yang dibayangkan, selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara
pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi kenirjanya juga menunjukan hasil yang tidak
mengembirakan.
Kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini mengkin dianggap wajar mengingat
bahwa dimasa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang melakuana efisiensi dengan
mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat
uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi
ditambah kenyataan yang menunjukan bahwa perusahaan masih tetap bisa survive meskipun
tanpa uraian jabatan secara tertulis.
B. Permasalahan
Dari latar belakang diatas terdapat permasalahan yang menarik untuk dikaji adalah:
1. bagaimana menentukan orang yang tepat untuk mengisi suatu jabatan jika jabatan tersebut
tidak dibuat dalam suatu batasan yang jelas yang menyangkut ruang lingkup jabatan dan
spesifikasi si pemegang jabatan?.
2. Lalu apa yang bisa dijadikan dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan
karyawan.
BAB II
PEMBAHASAN
Permasalahan yang diungkapkan diatas yang mendasari adanya suatu analisis jabatan sebagai
alat untuk menghasilkan uraian jabatan dan spesifikasi jabatan yang sangat bermanfaat bagi
proses pengembangan SDM secara keseluruhan karena sangat sulit mementukan orang untuk
mengisi suatu jabatan dimana jabtan tersebut tidak dibuat dalam suatu batasan yang jelas yang
menyangkut ruanglingkup jabatan dan spesifikasi jabatan. Seperti yang diungkapkan Robert S.
Redmond (1997; 12) bahwa tidak seorangpun dapat menjamin keberhasilan dalam rekrutmen
jika tidak adanya analisa pekerjaan yang memadai namun risiko kegagalan akan senantiasa
berkurang jika terdapat gambaran yang jelas mengenai setiap segi dari suatu jabatan.
A. Rekrutmen dan Seleksi
Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari
dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan kreteria tertentu seperti
yang telah ditietapkan dalam perencanaan sumberrdaya manusa. Hasil yang didapatkan dari
peoses rekrutmen adalah sejumlah tanaga kerja yang akan memasuki proses seleksi, yakni proses
untuk menentukan kandidat yang paling layak untk mengisi jabatan yang tersedia di perusahaan
(Sadili Samsudin, 2006; 89)
Rekrutmen adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk
jabatan/pekerjaan tertentu delam suatu organisasi atau perusahaan. Menurut Sadili Samsudin
(2006; 81) yang dikutip dari Stoner (1995) mendifinisikan rekrutmen sebagai berikut ”The
recruitment is the development of a pool of job candidates in accordance with a human resource
plan” artinya rekrutmen adalah proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang sesuai dengan
rencana sumber daya manusia untuk menduduki suatu jabatan tertentu.
Tujuan dari rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga
memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan
kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan
maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik akan semakin
besar. Proses pemilihan atau penyeleksian karyawan/pegawai disebut dengan proses seleksi.
Definisi tersebut dikemukakan oleh Sadili Samsudin (2006; 81) yang dikutip dari Koontz &
Weihrich (1990) sebagai berikut: “Selection is the process of choosing from among candidates,
from within the organization or from the outside, the most suitable person for the current position
or for the future positions” .
Sebelum karyawan dapat direkrut untuk mengisi suatu jabatan tertentu, recruiter harus memiliki
gambaran yang jelas tentang tugas-tugas dan kewajiban yang dipersyaratkan untuk mengisi
jabatan yang ditawarkan. Oleh sebab itu analisis jabatan merupakan langkah pertama dalam
proses rekrutmen dan seleksi. Sekali suatu jabatan telah dianalisis, maka uraian atau pernyataan
tertulis tentang jabatan dan posisi jabatan tersebut dalam perusahaan/organisasi akan tertuang
dengan jelas. Uraian atau pernyataan tertulis tersebut dinamakan uraian jabatan (Job
Description). Jika uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka spesifikasi jabatan atau
disebut juga “hiring specification” akan mulai dikembangkan. “Hiring specification didefinisikan
sebagai suatu uraian tertulis tentang pendidikan, pengalaman, dan ketrampilan yang diperlukan
untuk dapat mengisi suatu jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif”. Job
Description dan Hiring Specification inilah yang seharusnya dijadikan informasi dasar untuk
memulai proses rekrutmen dan seleksi dan penempatan (Johanes Papu, 2008)
Dalam upaya rekrutmen tenaga kerja untuk kepentingan oeganisasi maka organisasi perlu
menentukan sifat dan keadaan jabatan yang akan dipangku oleh orang-orang yang diperlukan
oleh organisasi. Dengan kata lain, perlu dilaksanakan auatu analisis jabatan atau pekerjaan yang
akan menghasilkan diskripsi jabatan atau pekerjaan amaupun speseifikasi jabatan atau pekerjaan.
B. Analisis Jabatan
Tujuan dari rekrutment, seleksi dan penempatan adalah mencocokkan (to match) antara
karakteristik individu (pengetahuan, ketrampilan, pengalaman, dan lain-lain) dengan persyaratan
jabatan yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang suatu jabatan. Kegagalan dalam
mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan
kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang hal ini membuat individu dan organisasi
menjadi frustrasi. Dalam usaha mencari individu yang tepat dan sesuai untuk jabatan tertentu
maka pihak manajemen harus melakukan pengukuran (assessment) terhadap tuntutan-tuntutan
(demands) dan persyaratan-persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut. Proses pengukuran
kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu jabatan tersebut dinamakan Analisis Jabatan (Johanes
Papu, 2008).
Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia.
Tanpa adaya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis kemampuan
dan ketrampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk
menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi
sulit. Rekrutmen, seleksi dan penempatan akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang
memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu
juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.
Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan
secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin
dalam Johanes Papu (2008) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan
uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan
dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan,
dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara
efisien dan efektif.
Pengertian analisis jabatan atau pekerjaan meurut Sadili Samsudin (2006; 64) adalah sebagai
berikut
1. proses menghimpun informasi setiap jabatan atau pekerjaan yang berguna mewujudkan
tujuan bisnis sebuah perusahaan
2. proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi yang berhubungan dengan
pekerjaan secara operasional beserta tanggung jawabnya
3. kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan tugas, jenis pekerjaan dan
tanggung jawab yang bersifat khusus
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses
pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu
terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh si
pemegang jabatan. Termasuk disini adalah:
1. Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab
2. Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si
pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif
3. Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari
jabatan yang lain
4. Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.
Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan terhadap
jabatan (the job), bukan terhadap orang (person). Meskipun data diperoleh dari si pemegang
jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun kuestioner/angket, produk yang
menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi
jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).
Uraian Jabatan (Job description). Adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau
gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan
(jobholder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan-alasan mengapa
pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu
dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan dimana si
pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang
ditetapkan oleh divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan.
Spesifikasi Jabatan (Job specification). Adalah suatu pernyataan tentang kemampuan,
ketrampilan, pengetahuan dan sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif,
lengkap dengan kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan
pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi
jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan
mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.
C. Pentingnya Analisis Jabatan dalam Rekrutmen, Sekesi dan Penempatan
Gagalnya perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan dapat terlihat pada
iklan-iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah, surat kabar, website atau media online
yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut seringkali terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang
dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang
dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak
calon/pelamar yang tidak qualified. Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan
terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si pelamar.
Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan di
calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak
relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga
akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan
pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.
Kenyataan-kenyataan tersebut di atas menunjukkan betapa penting pemahaman terhadap
persyaratan-persyaratan jabatan guna mendapatkan karyawan yang tepat sehingga dapat bekerja
secara efektif. Semua informasi akurat yang memuat persyaratan jabatan hanya akan diperoleh
jika dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh. Dengan melakukan analisis jabatan
yang sungguh-sungguh maka akan diperoleh manfaat antara lain (Johanes Papu, 2008):
1. Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan
2. Penyusunan persyaratan jabatan
3. Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan
4.
5.
6.
7.
Bahan untuk pengembangan materi wawancara
Bahan untuk pengembangan alat test
Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi
Bahan orientasi bagi karyawan baru
BAB III
REKOMENDASI
Dari uraian-uraian tersebut dapat direkomendasikan bahwa untuk menetukan suatu standar
personal yang dibutuhkan suatu organisasi ditempuh dengan cara yang sistematis antara lain
dengan analisis jabatan yang pada dasarnya merupkan langkah-langkah untuk menuntaskan
penentuan standar personal yang berkualitas yang dimaksud.
Tidak juga bisa dipungkiri bahwa kesuksesan untuk memperoleh calon karyawan yang tepat
pada proses rekrutmen dan seleksi akan sangat ditentukan oleh keahlian dan pengalaman dari si
recruiter. Namun mengingat kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia yang seringkali tidak
menggunakan orang-orang ahli dan berpengalaman dalam proses rekrutmen dan seleksi, maka
panduan tentang persyaratan-persyaratan jabatan mutlak diterbitkan sebagai panduan bagi si
recruiter dan pihak manajemen agar sesuai dengan program pengembangan SDM yang telah
direncanakan (Johanes Papu, 2002).
Pada skema dibawah ini akan diperlihatkan hugungan antara analisis pekerjaan, perencanaan
pegawai, rekrutmen dan seleksi