1 SISTEM SUPPLY MARKETING PADA PT. CARREFOUR
advertisement
SISTEM SUPPLY MARKETING PADA PT. CARREFOUR PALEMBANG MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL. SERVER 2008 Teguh Aries Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Seiring teknologi informasi yang semakin canggih dan persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat, hal ini dapat dilihat dari kebutuhan akan suatu sistem informasi penyediaan barang atau jasa (operasional) dari supplier pada suatu perusahaan sehingga salah satu cara untuk mengatasinya ialah dengan membangun suatu sistem supply marketing berbasis pemrograman pada PT. Carrefour palembang. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat managerial.Jenis data yang di gunakan adalah data primer dan data sekunder, teknik pengumpulan data yaitu wawancara dan observasi, alat pengembangan sistem menggunakan DFD sebagai salah satu alat bantu yang digunakan dalam desain sistem, flowchat mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanankan oleh komputer dalam menjalankan sebuah program, dan ERD sebagai diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya. Metode yang digunakan adalah SDLC yang merupakan metodologi umum dalam pengembangan sistem analisi, desain, implementasi, dan pemeliharaan. Dengan data yang ada, terdiri dari 14 tabel dan form yaitu data divisi, barang, supplier, barang supplier, pemesanan, RF, PO, DO, RR, retur, invoice, faktur pajak, IR, bank payment dan menghasilkan 8 laporan yaitu laporan pemesanan, RF, PO, IR, DO, RR, retur, dan bank payment. Dengan adanya data tersebut dan metode yang di gunakan maka di dapat suatu sistem supply marketing, Hasil dari perancangan sistem ini diharapkan mampu memberikan kemudahan pada perusahaan untuk melakukan proses pemesanan dengan cepat, tepat dan akurat. Kata kunci: Sistem, supply, Marketin. PENDAHULUAN Seiring teknologi informasi yang semakin canggih dan persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat, tak terkecuali perkembangan teknologi komputer. Dunia kerja merupakan salah satu dunia yang butuh akan sentuhan teknologi komputer yang sangat besar. Penggunaan komputer dalam dunia kerja sudah tidak dapat dipisahkan lagi. Dengan bantuan komputer semua pekerjaan yang dahulunya dikerjakan secara manual sekarang sudah dapat di kerjakan dengan bantun komputer. Kecepatan, kerapihan kemudahan, keefektifan dan keefisienan menjadi sisi positif teknologi komputer. Perkembangan suatu perusahaan di kota Palembang sangatlah pesat, ini dapat terlihat dari kebutuhan akan suatu sistem informasi penyediaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh berbagai perusahaan yang berada di kota Palembang. Perusahaan di kota Palembang ini sangat membutukan suatu sistem informasi penyediaan barang atau jasa dari supplier kepada suatu perusahaan. PT. Carefour Palembang sebagai salah satu perusahaan retail di kota Palembang, yang beralamat di jalan Angkatan 45 No.1 Komplek Palembang square dan bergerak di bidang perdagangan.Dalam kegiatan penjualan dan pemasaran produk PT. Carrefour Palembang banyak menggunakan sarana dan prasarana yang dapat membantu untuk menunjang jalannya perusahaan. Dalam proses administrasi pengolahan sistem penyediaan barang atau jasa dari supplier yang di proses oleh marketing pada PT. Carrefour Palembang masih menggunakan email dalam melakukan request barang atau jasa kepada supplier dan untuk 1 penyimpanan dan penginputan data dari divisi yang melakukan request barang atau jasa kepada marketing masih menggunakan Ms. Office excel 2003, serta dalam proses request barang atau jasa dari divisi ke admin masih mencatat di buku. Sehingga dengan sistem tersebut seringkali data yang diolah dan dihasilkan sering tidak update, pembuatan laporan sering salah dan terlambat, lamanya pencarian dan penyesuaian data, sering terjadi kesalahan dalam pencatatan jumlah barang yang di pesan dengan barang yang di antar sehingga adanya selisih perbulan yang tidak di ketahui jumlanya. Tentu saja semua permasalah diatas secara tidak langsung merugikan PT Carrefour Palembang yang selalu melebihi anggaran biaya yang telah di tentukan dari carrefour pusat. LANDASAN TEORI Sistem Fatta (2007:3) Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut ini definisi sistem secara umum. 1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama. 2. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksiserta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Informasi Tata (2005:23-24) Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Sistem Informasi Sutabri (2005 : 42) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Delphi 2007 Program Delphi menurut pendapat Madcoms (2006:1), adalah sebuah program untuk membuat aplikasi-aplikasi berbasis Windows. Aplikasi berbasis Windows merupakan aplikasi yang dijalankan pada sistem operasi Microsoft Windows, contohnya program Calculator, Winamp, PowerDVD, Microsoft Word, aplikasi-aplikasi database dan lain sebagainya. SQL Server Menurut Nugroho (1:2008) SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database Management System) yang handal dalam mengolah data dengan disertai User Interface yang cukup mudah untuk digunakan. Microsoft sebagai vendor dari SQL Server terus mengembangkan produk mereka yang satu ini untuk menjadikannya sebagai Tools database terbaik. SISTEM YANG DIUSULKAN Adapun gambaran secara menyeluruh, yang dapat di analisis Penulis dari Sistem supply marketing pada PT. Carrefour Palembang, sistem kerja yang ditawarkan software tersebut antara lain, tentang data divisi, data barang, data pemesanan, data marketing, data supplier, data receiving, data store control local, data store control HO, serta rancangan sistem sampai menghasilkan laporan atau informasi yang digambarkan dengan menggunakan alat bantu dalam perancangan sistem, yaitu dengan diagram Data Flow Diagram (DFD), Diagram Konteks (Contex Diagram), dan Data Entity Relationship (ERD). 2 Gambar 1. flowchart Alur Proses sistem supply marketing yang diusulkan pada PT. Carrefour Palembang Data Flow Diagram (DFD) Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem baru. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam desain sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru. Salah satu alat bantu yang digunakan dalam desain sistem yaitu DFD (Data Flow Diagram). 3 Gambar 2. Diagram Konteks Diagram Level Nol Diagram level nol adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 4 Gambar 2. Diagram Level 0 Diagram Level 1 Diagram rinci diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 5 Admin Data pemesanan 15.1.P Data pemesanan Laporan data pemesanan Data pemesanan 15.2.P Data RF Laporan RF(requisition form) Data PO (Purchase order) 15.3.P Data PO Data DO (delivery order) 15.4.P Data DO Marketing Supplier Laporan data PO Laporan DO Store manager Data IR (invoice receipt) Store Control local Data Bank payment Receiving Data RR (Receiving report) Data Return 15.5.P Data IR 16.6.P Data Bank payment Laporan IR Laporan data Bank payment 15.7.P Data RR Laporan data RR 15.8.P Data Return Laporan data Return Gambar 3. Diagram Level 1 Model data Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Fatta (2007:121), Entity Relationship Diagram gambaran atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Berdasarkan uraian di atas, Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya. Entity Relationship Diagram (ERD) diperlukan dalam perancangan file yang digunakan dalam sistem, karena dari Entity Relationship Diagram (ERD) dapat diketahui berapa file yang digunakan dalam sistem. Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam ERD. 6 Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) HASIL RANCANGAN Tampilan Form Login Form ini adalah form login dimana form ini berfungsi untuk masuk ke form menu, yang terlebih dahulu harus mengisi username dan password khusus pengguna aplikasi, adapun tampilan form login seperti pada Gambar 5. dibawah ini : Gambar 5. Tampilan Form Login Tampilan Form Menu Utama Form menu adalah tampilan untuk menampilkan list-list menu yang akan digunakan oleh user. Adapun tampilan form menu seperti pada gambar 6. dibawah ini : 7 Gambar 6. Tampilan Menu Utama Tampilan Divisi Form input data divisi adalah tampilan untuk mamasukkan data divisi. Adapun tampilan form input data tertanggung seperti pada gambar 7 dibawah ini : Gambar 7. Tampilan Form Input Data Divisi Tampilan Form Data Barang Form input data barang adalah tampilan untuk mamasukkan data barang. Adapun tampilan form input data barang seperti pada gambar 8. dibawah ini : 8 Gambar 8. Tampilan Form Browse Data Divisi Tampilan Form Data Supplier Form input data supplier adalah tampilan untuk mamasukkan data supplier. Adapun tampilan form input data supplier seperti pada gambar 9. dibawah ini : Gambar 9. Tampilan Form Input Data Supplier Tampilan Form Data Barang Supplier Form input data barang supplier adalah tampilan untuk mamasukkan data barang supplier. Adapun tampilan form input data barang supplier seperti pada gambar 10 dan 11 dibawah ini : 9 Gambar 10. Tampilan Form Input Data Barang Supplier Tampilan Form Data Pemesanan Form input data pemesanan adalah tampilan untuk mamasukkan data pemesanan. Adapun tampilan form input data pemesanan seperti pada gambar 11. dibawah ini : Gambar 11. Tampilan Form Input Data Pemesanan Tampilan Form Data Requisition Form Form input data requisition form adalah tampilan untuk mamasukkan data requisition form. Adapun tampilan form input requisition form seperti pada gambar 12. dibawah ini: 10 Gambar 12. Tampilan Form Input Data Requisition form Tampilan Form Data Purchase Order Form input data purchase order adalah tampilan untuk mamasukkan data purchase order. Adapun tampilan form input purchase order seperti pada gambar 13. dibawah ini : Gambar 13. Tampilan Form Input Data Purchase Order Tampilan Form Data Delievery Order Form input data delivery order adalah tampilan untuk mamasukkan data delivery order. Adapun tampilan form input delivery order seperti pada gambar 14. dibawah ini : 11 Gambar 14. Tampilan Form Browse Data Purchase Order Tampilan Form Data Receiving Report Form input data receiving report adalah tampilan untuk mamasukkan data receiving report. Adapun tampilan form input receiving report seperti pada gambar 15. dibawah ini : Gambar 15. Tampilan Form Input Data Receiving Report Tampilan Form Data Retur Form input data retur adalah tampilan untuk mamasukkan data retur. Adapun tampilan form input retur seperti pada gambar 16. dibawah ini : 12 Gambar 16. Tampilan Form Input Data Retur Tampilan Form Data Invoice Form input data invoice adalah tampilan untuk mamasukkan data invoice. Adapun tampilan form input invoice seperti pada gambar 17. dibawah ini : Gambar 17. Tampilan Form Input Data Invoice Tampilan Form Data Faktur Pajak Form input data faktur pajak adalah tampilan untuk mamasukkan data faktur pajak. Adapun tampilan form input faktur pajak seperti pada gambar 18. dibawah ini : 13 Gambar 18. Tampilan Form Input Data Faktur Pajak Tampilan Form Data Invoice Receipt Form input data invoice receipt adalah tampilan untuk mamasukkan data invoice receipt. Adapun tampilan form input invoice receipt seperti pada gambar 19. dibawah ini : Gambar 19. Hasil Tampilan Form Input Data Invoice Receipt Tampilan Form Data Bank Payment Form input data bank payment adalah tampilan untuk mamasukkan data bank payment. Adapun tampilan form input bank payment seperti pada gambar 20. dibawah ini : 14 Gambar 20. Tampilan Form Input Data Bank payment PENUTUP Berdasarkan hasil pemecahan masalah dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan, bahwa sistem supply marketing pada PT.Carrefour Palembang telah menggunakan sistem komputerisasi namun belum maksimal. Maka penulis membuat suatu aplikasi khusus yaitu sistem supply marketing yang nantinya dapat mempermudah bagi user dalam melakukan pemesanan barang atau jasa kepada supplier yang diproses oleh marketing, dan dapat membantu dan mempermudah bagian administrasi dalam pengolahan data manager, admin, marketing, receiving, supplier, store control local dan store control HO(head office), yang langsung terhubung ke database sehingga proses input data divisi, barang, supplier, barang supplier, pemesanan, RF(requisition form), PO(purchase order), DO(delivery order), RR(receiving report), retur, invoice, faktur pajak, IR(invoice receipt), dan bank payment akan lebih mudah serta menghasilkan laporan-laporan yaitu laporan pemesanan, RF(requisition form), PO(purchase order), IR(invoice receipt), DO(delivery order), RR(receiving report), retur, dan bank payment dengan cepat sesuai yang diinginkan. Oleh karena itu sistem supply marketing ini sangat bermanfaat untuk menunjang pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi: Penerbit Andi: Yogyakarta. Andi Staven, Pascal, 2007, Tips & Trik Microsoft Office 2007: PT. Elex Media Komputendo: Jakarta. Agusli Rachmat, 2008, Panduan Koneksi Internet di Laptop: Media Kita: Jakarta. Diredja, Tjahja Gunawan, 2012, Chairul Tanjung Si Anak Singkong, Carrefour Kini Dimiliki Orang Indonesia, PT.Gramedia, Jakarta. Daryanto, 2007, Memahami Kerja Internet: Yrma Widya: Bandung. 15 Hendrayudi, 2008, Pemograman Delphi 8.0, CV.Yrama Widya: Bandung. Institut Teknologi Bandung, 2006, Sistem Informasi Dalam Berbagai Perspektif, Informatika Bandung. Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan, 2005, Manusia Dan Sistem Informasi, Organisasi Dan Sistem Informasi, Teknologi Dan Sistem Informasi, Informatika Bandung. Supriyanto, Wahyu dan Mushin Ahmad, 2008, Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital, Kanisius: Yogyakarta. Siagian, Sondang P, 2006, Sistem Informasi Manajemen, Bumi Aksara: Jakarta. 16