BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL WONOGIRIKAB.GO.ID 2013

BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
1. PENDAHULUAN
Dalam
rangkat
meningkatkan
kinerja
Pemerintahan
Daerah
Kabupaten Wonogiri dalam berkordinasi dan berkomunikasi menjadi lebih
cepat dan efisien sekarang ini sudah tersedia layanan webmail
wonogirikab.go.id. Setiap SKPD mendapatkan alamat email resmi sebagai
sarana berkomunikasi, berkirim surat/email antar SKPD maupun dengan
pihak di luar instansi pemerintah. Berikut ini adalah Panduan operasional
untuk pengguna webmail.
2. MEMBUKA WEBMAIL
(1). Cara Pertama Masuk Ke Halaman Webmail : Untuk membuka
webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer atau Firefox)
dan mengetikkan alamat http://www.wonogirikab.go.id. Berikut ini
adalah gambar tampilan awal untuk webmail wonogirikab.go.id Klik
Webmail (menuju ke halaman webmail Wonogiri)
Halaman 1
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
(2). Cara Kedua Untuk Masuk Ke Halaman Webmail : Untuk membuka
webmail, kita menggunakan browse (Internet Explorer atau Firefox)
dan mengetikkan alamat http://mail.wonogirikab.go.id. Berikut ini
adalah gambar tampilan awal untuk webmail wonogirikab.go.id
(3). Masukkan Email Address dan password pada form isian
(4). Berikut ini adalah gambar contoh pengisian Email Address dan
password untuk log in
Halaman 2
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
(5). Setelah itu klik Log In, kita akan menjumpai layar utama webmail
(untuk login webmail ini harus menggunakan username lengkap)
• Change Password
(1). Klik Change Password Untuk ubah/ edit password, lihat
tampilan dibawah ini :
Halaman 3
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
(2). Isikan data pada (New Password, Password Again)
(3). Kemudian klik Change Password
• Pada buku manual ini sebagai default yang digunakan untuk
membuat buku panduan adalah SquirrelMail (didalam webmail ini
ada 3 pilihan untuk melihat email yaitu SquirrelMail, Horde,
Roundcube)
Halaman 4
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
(6). Klik SquirrelMail, untuk masuk ke halaman email, lihat gambar
dibawah ini :
(7). Layar webmail (halaman email) terbagi dalam beberapa bagian, antara
lain :
a. Bagian Kiri
:
Berisi Pilihan Check Email (untuk mengecek
email),
Inbox
(untuk
melihat
email
yang
masuk), Draft (untuk menyimpan data email),
Sent (untuk melihat item email yang dikirim
tersimpan dalam menu sent), Trash (untuk
menyimpan data) , Junk (untuk menandai email
sebagai spam)
b. Bagian Atas :
Berisi
Pilihan
Compose
(untuk
menulis/
membuat email), Addresses (untuk menyimpan
alamat email), Folders (untuk membuat folder
baru), Options (untuk pilihan Informasi Pribadi,
Pesan Highlighting, Indek Urutan Pesan, megubah
tampilan,
mengubah
ditampilkan),
Search
folder
(untuk
yang
akan
melakukan
pencarian data email yang ada didalam folder
inbox, draft, sent, trash, junk, ),
Help (untuk
Halaman 5
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
bantuan tentang webmail), Sign Out (untuk
keluar dari webmail), SquirrelMail (link yang
berisi tentang SquirrelMail)
3. MEMBACA EMAIL
(1). Klik pada menu Email untuk menampilkan daftar pesan dalam folder
itu.
(2). Klik pada bagian Subjek (sesuai pesan email yang akan dibaca)
untuk membaca pesan tersebut
(3). Pada menu inbox yang berisi tiga bagian (Form, Date, dan Subject)
(4). Pada menu inbox bagian Form tersebut kita dapat mengetahui siapa
yang mengirim anda pesan, atau setidaknya alamat email itu berasal
dari siapa, Date menunjukkan hari yang email itu dikirim. Subject
menampilkan apa yang dikirim dimasukkan sebagai subjek.
(5). Jika email berisi lampiran, itu akan tercantum di bagian bawah email
ketika anda membaca pesan
(6). Untuk melihat lampiran, anda harus memiliki sebuah program yang
dapat membuka jenis file
Halaman 6
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
4. MENGIRIM EMAIL
(1). Untuk mengirim pesan baru, klik pada link compose di bagian atas
layar. Untuk membalas, klik pada jawaban atau membalas Semua di
kanan atas pesan
(2). Kemudian Isikan pada bagian To, CC, BCC, Subject (isikan sesuai
dengan konfigurasi yang anda kehendaki)
Isikan data berikut :
To :
Alamat email yang dituju
CC :
Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email
yang dikirimkan
Bcc :
Klik pada pilihan Show Bcc. Bcc merupakan singkatan
dari Blind Carbon Copy, artinya penerima pada posisi
To dan Cc tidak akan tahu kalau email tersebut
dikirimkan pada bcc
Subject :
Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi
email hindari penggunaan subyek email yang tidak
jelas
Halaman 7
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
Contoh kasus :
Santoso mengirim email ke (to) [email protected], di cc-kan ke
[email protected] dan di bcc ke [email protected], maka
friend akan menerima email sebagai penerima asli, admin akan
menerima email sebagai penerima email salinan atau tembusan
sedangkan kepala akan menerima salinan email tanpa diketahui oleh
friend dan admin. Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim email
kategori rahasia dan antara penerima yang satu dengan penerima
yang lain diharapkan tidak tahu bahwa email yang sama dikirimkan
kepada pihak lain.
(3). Apabila ingin melampirkan dokumen, untuk mengirim lampiran, anda
harus menulis pesan
(4). Di bagian bawah jendela compose, harus ada bentuk tombol berlabel
Attach dan tombol Add sebelahnya
(5). Klik tombol Browse, Cari file di komputer anda yang ingin anda
lampirkan. Pilih dan klik OK
(6). Berisi lokasi file, serta nama file, Klik Add untuk mentransfer file ke
server SquirrelMail
(7). Anda juga dapat menambahkan lampiran sebagai banyak pesan yang
anda inginkan. Namun, file harus memiliki nama yang berbeda
(8). Selanjutkan klik pada tombol Send, maka email sudah terkirim
Halaman 8
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
5. MENJAWAB EMAIL
(1). Klik pada bagian daftar Subject Email yang akan dibaca
(2). Akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini (tampilan inbox
email yang sedang dibaca) :
Halaman 9
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
(3). Klik Replay untuk menjawab/ membalas email, maka akan muncul
tampilan seperti pada gambar dibawah ini :
(4). Kemudian isi/ tulis email yang telah disediakan klik Send
6. MENHAPUS EMAIL
(1). Klik pada bagian check box yang akan dihapus
(2). Kemudian klik tombol Delete, maka email akan terhapus
Halaman 10
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
7. MENYIMPAN ALAMAT EMAIL (ADDRESSES)
(1). Klik pada Addresses
(2). Pada Add to Personal Address Book isikan data alamat email yang
akan disimpan dalam Addresses (Nickname, Email Address, First
Name, Last Name, Additional Info), sebgai contoh alamat email bagus
sukendro sudah tersimpan dalam Addresses
(3). Klik Add Address, Maka alamat email tersebut akan tersimpan pada
Addresses
Halaman 11
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
Add Address Untuk menambahkan alamat email yang akan
disimpan dalam Addresses
Edit Selected Untuk mengedit alamat email
Delete Selected Untuk menghapus alamat email
Compose To Selected Untuk selected kirim email
8. MEMBUAT FOLDER (FOLDERS)
(1). Klik pada Folders
(2). Isikan nama folder pada Create Folder Klik Create
(3). Maka pembuatan folder berhasil (Deleted folder successfully Klik
Refresh Folder List maka folder akan tampil sebelah kiri)
Halaman 12
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
Create Untuk membuat folder baru
Rename Untuk mengedit atau mengubah nama folder
Delete Untuk menghapus folder
9. OPTIONS (PERSONAL INFORMATION)
(1). Klik pada Options, akan muncul tampilan sepeti dibawah ini :
(2). Isikan data untuk Personal Information
(3). Klik Submit
Halaman 13
BUKU MANUAL PENGGUNA WEB MAIL
WONOGIRIKAB.GO.ID
2013
10. SEARCH
(1). Klik pada Search Untuk mencari daftar email yang ada diinbox
muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini :
(2). Klik Search email
11. LOGOUT
(1). Klik Sign Out untuk keluar dari email
Halaman 14