1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Aset tetap merupakan

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Aset tetap merupakan investasi yang dilakukan oleh perusahaan dalam jangka panjang
untuk mendukung kegiatan operasionalnya, sehingga keberadaannya sangat penting untuk
ditelusuri dan dipelihara.
Pentingnya aset tetap juga diungkapkan oleh (Domeika, 2008). Pada artikel jurnalnya
ia mengungkapkan: “Accounting of enterprise fixed asset encompassing 5.1 % in the structure
of accounting information is of importance when making economic management decisions.”
Akuntansi aset tetap perusahaan mencakup 5,1% dari struktur informasi akuntansi yang
penting sehingga harus dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen ekonomi
Mengingat pentingnya aset tetap bagi suatu organisasi maka diperlukan manajemen
aset tetap. Terkait dengan pengertian manajemen aset tetap, Mohamed Zied beserta kawankawannya dalam jurnal mereka (OUERTANI, PARLIKAD, & MCFARLANE, 2008)
mendefinisikan manajemen aset tetap sebagai “Asset management is the process of
organising, planning and controlling the acquisition, use, care, refurbishment, and/or
disposal of physical assets to optimise their service delivery potential and to minimise the
related risks and costs over their entire life through the use of intangible assets such as
knowledge based decision-making applications and business processes.” Manajemen aset
adalah proses dari mengatur, merencanakan, serta mengontrol perolehan, penggunaan,
pemeliharaan, perbaikan, ataupun pembuangan dari aset berwujud (aset tetap) untuk
mengoptimalisasi potensi kegunaannya dan untuk meminimalisasi resiko terkait beserta
biayanya selama umur manfaatnya dengan menggunakan aset tak berwujud seperti aplikasi
pendukung pengambilan keputusan dan proses bisnis.
Manajemen aset tetap juga bertujuan untuk melacak status aset perusahaan, termasuk
lokasi, kondisi dan karakteristik pembeda lainnya dari setiap aset serta mengontrol biaya
pemanfaatan ataupun penggunaan aset dalam kaitan mendukung operasionalisasi sebuah
organisasi.
.
1
2
Pengelolaan / manajemen aset tetap ini akan berjalan lebih efektif bila didukung oleh
pencatatan perusahaan / organisasi yang diperbaharui secara real-time untuk mencerminkan
status aktual dari semua aset tetap dalam hal nilai saat ini. Ada beberapa cara yang dapat
digunakan dalam pengelolaan aset tetap, salah satunya adalah dengan penggunaan teknologi
sistem informasi untuk mengidentifikasi aset, melacak gerakan aset tersebut dari satu lokasi
ke lokasi lain, dan menghitung depresiasi yang terkait dengan setiap aset tetap.
Disamping fungsi-fungsi yang sudah disampaikan di atas, terdapat dampak positif
dari penerapan sistem informasi terhadap pengelolaan aset tetap. Dampak positif tersebut
diungkapkan Galiano Patricia dalam artikel jurnalnya (Yépez, 2011) “By having the
management and control system of fixed assets, improve the productivity of activities
concerning the management of these assets, by providing an automated tool that provides
enhancements to the traditional method of management. This is expected to decrease the time
that income is inventory and eliminate data transcription process performed by the staff.”
Dengan menerapkan manajemen dan sistem kontrol terhadap aset tetap dapat meningkatkan
produktivitas aktivitas manajerial dari aset tersebut dan dengan menyediakan alat
terotomatisasi dapat menyempurnakan metode tradisional manajemen. Hal ini diharapkan
dapat mempersingkat waktu aktivitas inventori dan mengeliminasi proses pencatatan manual
yang biasa dilakukan oleh staff.
Salah satu elemen penting dari manajemen aset tetap adalah selalu mengetahui berapa
banyak unit dan posisi aset tetap yang dimiliki perusahaan. Tergantung pada sifat dari bisnis,
aset tetap dapat berpindah tempat, lokasi, atau dipindahkan dari satu departemen ke
departemen lain. Penggunaan teknologi modern juga bermanfaat bila aset tetap berpindah
tempat, Misalnya, dengan menggunakan scanner memungkinkan untuk melacak waktu dan
tanggal setiap pergerakkan aset tetap, serta menyediakan data penting untuk pihak manajemen
organisasi. Dewasa ini banyak organisasi yang ingin & sedang menerapkan penggunaan
teknologi untuk pengelolaan asetnya, Universitas Bina Nusantara contohnya.
Universitas Bina Nusantara (BINUS University) adalah salah satu universitas swasta
terkemuka di Indonesia, berdiri pada 21 Oktober 1974 dengan nama Modern Computer
Course. Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang
berkesinambungan, lembaga pendidikan ini terus berkembang sampai sekarang & dikenal
nama BINUS University. Sesuai dengan pencitraaannya yang terkenal dengan lingkungan
berbasis IT, maka universitas bina nusantara berupaya meningkatkan kualitas, efisiensi,
3
beserta hal pengembangan organisasinya dengan menerapkan teknologi sistem informasi.
Salah satu penerapannya adalah di bidang pengelolaan aset tetap.
Terkait dengan pentingnya pengelolaan aset tetap pada universitas, (Pu & Chao, 2011)
pada pendahuluan jurnalnya menyatakan “University fixed assets are an important part of
stateowned assets, they are not only the material basis and necessary condition for teaching
and research, but also one of the important indicators to measure university scales, their
number and magnitude of value could fully reflect the university's school conditions and
school size.” Aset tetap universitas merupakan bagian penting dari aset yang dimiliki, aset
tersebut bukan hanya merupakan sekedar basis material dan kondisi vital yang diperlukan
dalam mengajar dan melakukan penelitian, tetapi juga salah satu indikator penting dalam
mengukur skala universitas, besarnya aset tetap yang dimiliki universitas dapat mencerminkan
kondisi & ukuran sebuah universitas.
Dan lalu berdasarkan penjabarannya ia berkesimpulan “With the advancement of
technology and development of higher education, university efficiency of management of fixed
assets needs to be improved; each manager is faced with severe challenges. Want to meet the
challenge, managers must continually updating management knowledge, learning new
management methods, Review and exploration, ongoing system innovation, management
innovation and technological innovation; this is the only way to improve the management
level of university fixed assets.”. Dengan kemajuan teknologi dan pengembangan dari
pendidikan yang lebih tinggi, efisiensi pengelolaan aset tetap pada universitas harus
ditingkatkan dimana untuk melakukan peningkatan tersebut setiap pengelola akan dihadapkan
pada beberapa tantangan. Untuk dapat menghadapi tantangan tersebut, manager harus
memperbaharui knowledge management terus menerus, mempelajari metode pengelolaan
yang baru, pengkajian ulang dan eksplorasi, inovasi sistem yang sedang trend, inovasi
manajerial dan inovasi teknologi; hanya ini cara yang dapat dipakai untuk meningkatkan
tingkat manajerial pengelolaan aset tetap universitas.
Penerapan teknologi sistem informasi pada pengelolaan aset tetap universitas pun
memiliki banyak keunggulan, seperti yang diungkapkan Ge Hua pada artikel jurnalnya (Hua,
2007) ”The information time arrived and the network technology fast developed, which raised
the universities fixed asset management level, also provided the possibility of strengthening
the fixed asset management for the universities, gradually realizing the fixed asset
management information, and fully displaying fixed asset using benefits. Implementing
network management is the important symbol of the modern management to the fixed assets,
4
which has a lot of advantages: realizing the entire process track management to the fixed
asset from the purchase, to the check and accept until the handling; recording property
change situations; deconcentrating foundational data input works to various departments to
strengthen their responsibilities to use and manage the properties.”Era informasi sudah tiba
dan teknologi jaringan berkembang pesat sehingga dapat dipergunakan untuk meningkatkan
level pengelolaan aset tetap universitas dan juga berkemungkinan untuk memperkuat
pengelolaan aset tetap untuk universitas, mulai dari merealisasikan informasi pengelolaan aset
tetap secara bertahap hingga menampilkan keseluruhan aset tetap dengan keunggulan.
Pengimplementasian pengelolaan jaringan merupakan simbol penting manajemen modern
terhadap aset tetap, dimana hal tersebut memiliki banyak keunggulan: realisasi secara
keseluruhan tahap manajemen aset tetap mulai dari pembelian, pengecekan, persetujuan
hingga penanganan aset, serta mencatat perubahan kondisi properti, pendistribusian data-data
yang diperlukan kepada berbagai departemen terkait untuk mendukung tanggung jawabnya
dalam penggunaan dan pengelolaan properti.
Universitas Bina Nusantara sudah memiliki sistem pengelolaan aset tetap namun
ternyata sistem yang sudah ada tersebut kurang lengkap untuk meningkatkan operasional
Universitas Bina Nusantara kedepannya. Sistem tersebut belum menyediakan fitur untuk
pencatatan transaksi mobilitas aset yang terjadi beserta kebutuhan baru pengelolaan aset tetap
lainnya.
Setelah mendapatkan gambaran tentang pentingnya aset tetap beserta cara
pengelolaannya bagi sebuah organisasi (universitas) dan untuk menjawab kebutuhan baru
sistem pengelolaan aset yang sesuai dengan kebutuhan terkini bagi Universitas Bina
Nusantara, maka tugas akhir ini dibuat dengan judul “PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI ASET TETAP BINUS UNIVERSITY (STUDI KASUS:
PEMELIHARAAN ASET TETAP DAN PENGHAPUSAN ASET TETAP)”.
1.2
Tujuan Penulisan
Tujuan yang hendak dicapai dari perancangan sistem ini:
1. Menganalisis masalah yang timbul dari sistem pemeliharaan & penghapusan aset yang
sudah ada;
5
2. Membuat solusi berupa sistem yang dapat mendukung (menutup kelemahan) sistem
pemeliharaan & penghapusan aset tetap berwujud yang sedang berjalan d BINUS
University;
3. Memfasilitasi pencatatan transaksi pemeliharaan aset & penghapusan aset yang terjadi
dengan sistem yang dirancang sehingga dapat menghasilkan data yang aktual &
efisien serta terintegrasi dengan departemen-departemen terkait. (Stakeholders);
4. Memfasilitasi permintaan transaksi mutasi aset & pertukaran aset komponen antara
user dengan departemen pengawas aset terkait sehingga permintaan tersebut dapat
dilakukan dengan mudah & efektif melalui sistem terintegrasi;
5. Menyediakan data historis dari setiap aset & transaksi yang telah diregistrasi dalam
sistem sehingga dapat membantu proses tracking (penelusuran) di kemudian hari jika
diperlukan;
6. Menyediakan informasi berupa laporan dari sistem yang dirancang sehingga dapat
membantu memenuhi kebutuhan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
1.3
Manfaat Penulisan
Manfaat yang hendak diperoleh dengan hasil perancangan / hasil tugas akhir ini:
1. Universitas Bina Nusantara dapat mengakses data / informasi yang dibutuhkan terkait
inventaris aset tetap yang ada di dalam BINUS University secara akurat, efisien, &
efektif serta terintegrasi antar departemen terkait.
2. Universitas Bina Nusantara, khususnya bagian Building Management, Direktorat IT,
General Affair & Legal (GAL) memiliki kontrol internal yang lebih kuat atas aset
berkategori sesuai dengan otoritas departemennya karena setiap jenis transaksi
pemeliharaan & penghapusan aset harus melalui pengawasan departemen mereka.
3. Departemen Building Management (BM) dapat melakukan inventarisasi aset tetap
berkategori furniture / fixture / bangunan dengan sistem ini secara mudah.
4. Departemen IT Asset Management (IT Dir.) mempunyai kontrol pengawasan yang
lebih baik atas transaksi pertukaran komponen aset komputer yang terjadi.
5. Universitas Bina Nusantara dapat melakukan transaksi mutasi aset & transaksi
pertukaran komponen jika dibutuhkan dengan cara yang lebih mudah & efektif.
6. Manajemen Universitas Bina Nusantara dapat mendapat informasi yang dibutuhkan
dalam pengambilan keputusan manajerial secara cepat, akurat, & efektif.
7. Kontrol pengawasan terhadap aset tetap di BINUS University menjadi lebih kuat.
6
1.4
Ruang Lingkup
Sebuah fokus / konsentrasi diperlukan dalam mengerjakan sebuah pekerjaan agar
pekerjaan tersebut membuahkan hasil yang optimal. Sebab itu muncul beberapa hal yang
menjadi fokus pembahasan tugas akhir ini. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan
berkaitan dengan pembuatan tugas akhir ini adalah:
1. Proses Bisnis Sistem Aset tetap yang dibuat dimulai dari titik dimana aset tetap sudah
tersedia & siap digunakan di dalam BINUS University, pemeliharaan aset tetap,
penggunaan aset tetap, mutasi / relokasi aset tetap, sampai pada proses pelepasan /
penghapusan aset tetap pada BINUS University.
2. Aset yang dibahas hanya aset tetap berwujud yang dikuasai oleh BINUS University
dengan kategori aset komputer, furniture/fixture, kendaraan, dan gedung.
3. Pemeliharaan aset hanya membahas pemeliharaan aset yang dilakukan / ditangani oleh
unit / karyawan internal BINUS University (bukan outsourcing).
4. Pemeliharaan Aset tetap yang dibahas meliputi renovasi fasilitas kampus, reparasi
komputer / furniture / fixture / kendaraan, perpindahan lokasi aset (mutasi aset),
transaksi tukar komponen aset.
5. Penghapusan Aset tetap yang dibahas meliputi Donasi Aset Tetap, Tukar Tambah Aset
Tetap, Penjualan Aset Tetap, atau Kehilangan / Kerusakan Aset Tetap oleh user.
6. Mutasi Aset yang dimaksud adalah relokasi aset tetap antar bagian / unit yang masih
berada di dalam lingkup BINUS University
7. Tidak membahas & tidak menangani proses pembelian & pembayaran atas invoice
yang timbul & terkait dengan prosedur-prosedur yang dibahas.
8. Tidak dibahas mengenai teknis pembuatan web beserta keamanan jaringan.
9. Tugas Akhir ini tidak membahas tentang pajak atas aset tetap.
1.5
Metodologi Perancangan
Metodologi Perancangan yang dipakai dalam penulisan ini adalah metode analisis dan
metode perancangan dengan pendekatan Unified Process yang terdapat pada buku Object
Oriented Analysis & Design with the unified process oleh John W. Satzinger. Penjabaran
metodenya sebagai berikut:
7
Metode Analisis
Metode analisis yang dilakukan dengan mempelajari profil perusahaan beserta
sistem proses pemeliharaan aset tetap & penghapusan aset tetap yang berjalan,
membuat visualisasinya ke dalam Activity Diagram, membuat paparan
masalahnya, baru kemudian membuat solusi atas permasalahan yang ditemukan.
Metode Perancangan
Metode Perancangan yang dipakai di tugas akhir ini mengikuti model yang ada
pada Unified Process. Model desain yang akan dirancang adalah sebagai berikut:
o Use case Diagram;
o Use case Description;
o Activity Diagram;
o Domain Model Class Diagram;
o Statechart Diagram.
o Updated Design Class Diagram
o Completed Three Layer System Sequence Diagram
o User Interface
1.6
Sistematika penulisan
Sistematikan penulisan tugas akhir ini terdiri dari:
Bab 1 PENDAHULUAN
Di dalam bab ini terdapat penjelasan mengenai latar belakang penelitian, tujuan
penelitian,
manfaat
penelitian,
ruang
lingkup
penelitian,
Metodologi
Perancangan, serta sistematika penelitian sehingga dapat memberikan
gambaran tentang latar belakang yang jelas dari pembuatan tugas akhir ini serta
ekspektasi dari hasil tugas akhir ini setelah selesai dibuat.
Bab 2 LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dijabarkan tentang teori-teori yang dipakai pembuatan tugas
akhir ini. Teori-teori tersebut mencakup teori-teori dasar yang menjadi
landasan pengertian dan teori-teori pendukung yang relevan dan disusun secara
sistematis disertai dengan kerangka berpikir untuk mempermudah pemahaman.
8
Bab 3 ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini berisi pembahasan tentang profil / sejarah organisasi, struktur
organisasi / pembagian tugas, beserta peran & fungsi masing-masing
bagiannya. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan mengenai analisa sistem
pengelolaan aset yang sedag diterapkan oleh organisasi.
Bab 4 PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
PENGELOLAAN ASET
Dalam bab ini diuraikan perancangan sistem informasi akuntansi yang
dikerjakan dan disajikan memakai metode Object Oriented Analysis and
Design dengan metode SDLC Unified Process dan memakai PSAK sebagai
pedoman prinsip pengelolaan aset tetapnya untuk menjawab kebutuhan
Universitas Bina Nusantara.
Bab 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari proses perancangan sistem informasi dan saran
untuk mengembangkan sistem informasi akuntansi yang merupakan hasil dari
pengerjaan tugas akhir ini.