kajian persediaan barang dagang ditinjau dari - AKBP

Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
Jurnal KBP
Volume 1 - No. 2, September 2013
KAJIAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG
DITINJAU DARI PENGENDALIAN INTERN
PADA UTAMA SERVICE STATION
Muhammad Tahir
STIE”KBP” Padang
([email protected])
ABSTRAK
Tujuan penulisan ini adalah 1) untuk mendapatkan gambaran yang jelas
mengenai aplikasi dari pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan
oleh Utama Service Station. 2) untuk mengetahui apakah pengendalian intern
persediaan barang dagang yang diterapkan sudah cukup efektif bagi perusahaan.
Penulisan ini menggunakan studi kasus dengan teknik pengumpulan data berupa
observasi dan wawancara, selanjutnya data yang terkumpul dianalisis dengan
membandingkan antara data lapangan dengan persediaan barang dagang pada Utama
Service Station sesuai dengan landasan teori. Hasil penelitian ini adalah 1) sebagai
pelaksanaan pengendalian intern barang dagang sesuai dengan teori. 2) Pengendalian
internal persediaan barang dagang Utama Service Station. Untuk itu disarankan
Melakukan pemisahan tugas sesuai dengan tugas pokok masing – masing dan
memperketat keamanan persediaan barang dagang.
Kata kunci : Sistem pengendalian intern, prosedur penerimaan barang, prosedur
pengeluaran barang, Utama Service Station.
perusahaan-perusahaan dagang baru,
yang mana perusahaan saling bersaing
untuk
mendapatkan
laba
yang
PENDAHULUAN
Secara
umum,
perusahaan
maksimal, karena penghasilan laba
dagang dapat didefenisikan sebagai
menjadi suatu hal yang sulit diperoleh
organisasi yang melakukan kegiatan
usaha dengan membeli barang dari
pihak atau perusahaan lain kemudian
dalam hidup perusahaan. Untuk
menjualnya
kembali
kepada
menghasilkan laba yang maksimal
masyarakat. Setiap perusahaan pasti
tersebut, perusahaan harus mau dan
bertujuan untuk menghasilkan laba
mampu untuk memanfaatkan peluangoptimal agar dapat mempertahankan
peluang bisnis yang ada dan bersaing
kelangsungan hidupnya, memajukan,
dengan menggunakan segala sumber
serta mengembangkan usahanya ke
daya yang dimilikinya dengan efektif
tingkat yang lebih tinggi.
dan efisien.
Persaingan dalam dunia usaha
Salah satu unsur aktiva lancar
yang semakin pesat pada saat ini,
yang berpengaruh dalam neraca suatu
menjadi faktor utama yang mendorong
perusahaan adalah persediaan barang
muncul
dan
berkembangnya
dagang. Pada perusahaan, dimana
139
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
kegiatan utamanya adalah membeli dan
menjual barang dagang maka dalam
laporan tersebut persediaan biasanya
mempunyai nilai yang besar. Dengan
demikian persediaan barang dagang
merupakan unsur yang paling aktif
sebagai sumber utama bagi perusahaan,
baik perusahaan dagang maupun
manufaktur. Selain itu persediaan
sangat rentan terhadap kerusakan
maupun pencurian. Kesalahan dalam
penentuan jumlah persediaan akhir pun
akan
mengakibatkan
kesalahan
penyajian informasi dalam laporan
keuangan seperti kesalahan dalam
perhitungan harga pokok penjualan,
laba kotor dan laba bersih, jumlah
pajak penghasilan dan laba ditahan.
Untuk menganalisis hal – hal
tersebut di atas, perusahaan perlu
mengadakan evaluasi pengendalian
barang dagang. Pengendalian yang
dimaksud adalah suatu cara atau sistem
yang mampu mencegah terjadinya
penyimpangan – penyimpangan yang
terjadi dalam perusahaan. Pengendalian
intern pada suatu perusahaan dapat
meliputi struktur perusahaan dan semua
cara serta alat yang digunakan dengan
tujuan untuk menjaga keamanan harta
perusahaan, meningkatkan efisiensi
dalam operasional kegiatan perusahaan.
Mengingat bahwa pengendalian
intern persediaan sangat penting bagi
perusahaan dalam mencapai efisiensi
dan efektifitas, maka penulis tertarik
untuk mengangkat hal tersebut dalam
sebuah karya tulis ilmiah dalam bentuk
skripsi
dengan
judul
“Analisis
Pengendalian Intern Persediaan Barang
Dagang pada Utama Service Station”.
TINJAUAN PUSTAKA DAN
HIPOTESIS
Pengertian dan Jenis–jenis Persediaan
Berdasarkan PSAK No. 14
(SAK;2007) persediaan adalah aktiva
140
yang tersedia untuk dijual dalam
kegiatan usaha normal.
Menurut
prasetyo
(
2006:65)
Persediaan adalah suatu aset yang
meliputi: barang – barang milik
perusahaan dengan maksud untuk
dijual dalam satu periode usaha normal,
termasuk barang dalam pengerjaan atau
proses produksi menunggu masa
penggunaannya pada proses produksi.
Menurut
Warren
Reeve
(2005:452)
persediaan
juga
didefenisikan sebagai aset yang
tersedia untuk dijual dalam kegiatan
usaha normal dalam proses produksi
atau yang dalam perjalanan.
Berdasarkan defenisi di atas dapat
disimpulkan bahwa Persediaan adalah
suatu aktiva yang harus tersedia dalam
perusahaan pada saat diperlukan untuk
menjamin
kelancaran
dalam
menjalankan perusahaan.
Metode Pencatatan Persediaan
Ada 2 metode yang dapat
digunakan dalam pencatatan persediaan
(Zaki baridwan, 2002: 151):
1. Metode Physical
Pada metode ini persediaan barang
dagang tidak dimuat dalam buku
yang digunakan, setiap pembelian
persediaan dicatat dalam rekening
pembelian.
Pada sistem ini, Harga Pokok
Penjualan ( cost of goods sold ) baru
dihitung dan dicatat pada akhir
periode akuntansi. Cara yang
dilakukan
adalah
dengan
menghitung kuantitas barang yang
ada di gudang di setiap akhir
periode, kemudian mengalikannya
dengan harga pokok per unitnya.
Dengan cara ini maka jumlahnya,
baik fisik maupun harga pokoknya,
tidak dapat diketahui setiap saat.
Konsekuensinya, jumlah barang
yang hilang tidak dapat dideteksi
oleh sistem ini.
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
2. Metode Perpectual
Pada metode ini setiap jenis
persediaan
dibuatkan
rekening
tersendiri yang merupakan buku
pembantu persediaan. Sehingga
mutasi persediaan dapat dilihat
setiap periode. Dalam sistem ini
setiap pembelian dan penjualan dari
barang dagang dicatat dalam suatu
akun persediaan. Dengan cara ini,
saldo dan jumlah pembelian serta
penjualan dapat diketahui dari
catatan persediaan setiap saat.
Penghitungan fisik barang yang juga
dalam sistem ini, di samping
bertujuan
menentukan
saldo
persediaan yang benar, juga
melakukan pengecekan atas sistem
perpectual
tersebut
dengan
membandingkan antara barang
dagang yang dihitung dengan
catatan persediaan.
Metode Penentuan Harga Pokok
Persediaan
Nilai persediaan barang dagang
ditentukan oleh gabungan dua faktor,
yaitu kuantitas dan harga pokok.
Kuantitas persediaan dapat diperoleh
melalui perhitungan secara fisik. Harga
pokok persediaan adalah harga pokok
untuk memperoleh persediaan tersebut.
Di samping harga beli, termasuk dalam
harga pokok persediaan adalah semua
biaya yang terjadi sampai dengan
persediaan siap dijual.
Ada 3 metode penentuan harga
pokok persediaan (Zaki Baridwan,
2002:158-165), yaitu :
1. Identifikasi khusus
Metode ini didasarkan pada
anggapan bahwa arus barang harus
sama dengan arus biaya. Untuk itu
perlu dipisahkan tiap – tiap jenis
berdasarkan harga pokoknya dan
untuk masing – masing kelompok
dibuatkan kartu persediaan sendiri,
sehingga masing – masing harga
pokok bisa diketahui.
2. First In first out (FIFO)
Harga pokok persediaan akan
dibebankan sesuai dengan urutan
terjadinya. Apabila ada penjualan
atau pemakaian barang – barang
maka harga pokok yang dibebankan
adalah harga pokok yang paling
terdahulu, diikuti yang masuk
berikutnya.
3. Rata – rata tertimbang
Dalam metode ini barang – barang
yang dipakai untuk produksi atau
dijual akan dibebani harga pokok
rata- rata. Perhitungan harga pokok
rata – rata dilakukan dengan cara
membagi jumlah harga perolehan
dengan kuantitasnya.
Syarat pengiriman persediaan
Syarat pengiriman persediaan (
Zaki baridwan, 2002:153) terdiri atas :
1. FOB Shipping Point
Hak atas barang yang dikirim
berpindah pada pembeli ketika
barang- barang tersebut diserahkan
pada pihak pengangkut.
2. FOB Destination
Hak atas barang baru berpindah
pada pembeli jika barang yang
dikirim sudah diterima oleh
pembeli.
Adapun sifat –sifat persediaan (
Sukrisno agoes, 2004:205), sebagai
berikut :
a. Biasanya merupakan aktiva lancar
(current asset) karena masa
perputaran biasanya kurang atau
sama dengan satu tahun.
b. Memiliki nilai yang besar, terutama
perusahaan dagang dan industri.
c. Mempunyai pengaruh yang besar
terhadap neraca dan perhitungan
laba rugi, karena kesalahan dalam
jumlah aktiva lancar dan total
aktiva, harga pokok penjualan, laba
kotor dan laba bersih, taksiran pajak
141
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
penghasilan, pembagian dividen dan
laba ditahan, kesalahan tersebut
akan terbawa ke laporan keuangan
berikutnya.
d. Persediaan dalam laporan keuangan.
Dalam laporan keuangan, persediaan
barang disajikan baik di neraca
maupun
laporan
laba
rugi.
Persediaan barang yang tercantum
dalam neraca mencerminkan nilai
barang dagang yang ada pada
tanggal neraca, yang biasanya
merupakan persediaan akhir dari
suatu periode akuntansi.
Persediaan pada neraca mempunyai
hubungan dengan laporan laba rugi.
Pada posisi neraca persediaan
terletak pada pos aktiva sedangkan
dalam laporan laba rugi, persediaan
terletak pada pos harga pokok
penjualan. Harga pokok penjualan
dihitung dengan cara, persediaan
barang dagang awal periode
ditambah pembelian bersih selama
periode dikurangi persediaan barang
dagang akhir periode. Dengan
hubungan
tersebut
terlihat
pentingnya persediaan ini dalam
menentukan laba rugi dan posisi
keuangan perusahaan. Kesalahan
dalam menentukan nilai persediaan
barang dagang tidak akan saja
mempengaruhi laba rugi dan neraca
tahun berjalan bahkan untuk laporan
yang akan datang.
Jenis persediaan barang dagang
Jenis persediaan barang dagang dapat
digolongkan menjadi dua yaitu sebagai
berikut:
1. Perusahaan dalam perusahaan
dagang
Dalam
perusahaan
dagang
persediaan barang dagang diartikan
sebagai seluruh barang yang dibeli
dari pemasok, disimpan dalam
gudang
dan
dijual
kepada
konsumen. Jadi persediaan barang
142
dalam perusahaan dagang tidak
mengalami proses pengolahan
barang,
perlakuan
persediaan
barang dalam perusahaan dagang
hanya dibeli, disimpan dan dijual.
2. Jenis persediaan barang dalam
perusahaan manufaktur
Dalam perusahaan manufaktur
persediaan barang diartikan sebagai
persediaan bahan baku, barang
dalam proses dan barang jadi yang
diperuntukan untuk diolah dan
dijual kepada konsumen. Jadi
persediaan barang dagang dalam
perusahaan manufaktur mengalami
proses produksi atau pengolahan
barang sampai barang tersebut
menjadi barang jadi yang siap
dijual.
Secara lebih jelas persediaan
barang dalam perusahaan manufaktur
terdiri dari 3 (tiga) jenis yaitu sebagai
berikut:
1. Persediaan barang baku (raw
material
inventory)
yaitu
persediaan barang yang masih
berwujud bahan baku yang akan
diproses menjadi barang setengah
jadi atau barang jadi.
2. Persediaan barang dalam proses (
work in proses inventory) yaitu
persediaan barang yang berwujud
bahan yang telah mengalami
pengolahan atau telah diproses
tetapi belum menjadi produk jadi.
3. Persediaan barang jadi (finished
goods inventory) yaitu persediaan
barang yang berwujud produk jadi
dan siap untuk dijual atau
dipasarkan.
Sistem informasi persediaan
barang adalah struktur interaksi metode
– metode dan kontrol – kontrol yang
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
disusun untuk mencapai tujuan berikut
:
a. Mendukung rutinitas kerja dalam
suatu bagian di dalam suatu
perusahaan.
b. Mendukung pembuatan keputusan
gedung dan untuk personil –
personil yang mengatur gedung dan
bagian control persediaan.
c. Mendukung persiapan laporan –
laporan internal dan laporan
eksternal.
Sistem persediaan mendukung
rutin kerja dalam bagian control
persediaan, yaitu menangkap dan
mencatat, yang berhubungan dengan
sistem persediaan, yaitu : transaksi
penerimaan barang dan pengeluaran
barang.
Transaksi
penerimaan
barang
(Sistem pembelian )
Sistem pembelian digunakan
dalam perusahaan untuk pengadaan
barang dagang yang diperlukan oleh
perusahaan.
Fungsi yang terkait :
a. Fungsi gudang
Fungsi gudang ini bertanggung
jawab
untuk
mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di
gudang dan untuk menyimpan
barang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung
jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan
pemasok yang dipilih dalam
pengadaan
barang
dan
mengeluarkan order pembelian
kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam
transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang dan fungsi pencatat
persediaan.
Dalam
sistem
pembelian, fungsi pencatat utang
bertanggung munculnya hutang.
Secara garis besar transaksi
pembelian
mencakup
prosedur
berikut ini :
1. Fungsi
gudang
mengajukan
permintaan pembelian ke fungsi
pembelian.
2. Fungsi
pembelian
meminta
penawaran harga dari berbagai
pemasok.
3. Fungsi
pembelian
menerima
penawaran harga dari berbagai
pemasok dan melakukan pemilihan
pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order
pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan
menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan
barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan
7. Fungsi penerimaan melaporkan
penerimaan barang kepada fungsi
akuntansi
8. Fungsi akuntansi menerima faktur
tagihan dari pemasok dan atas dasar
faktur pemasok tersebut, fungsi
akuntansi mencatat kewajiban yang
timbul dari transaksi pembelian.
Dokumen yang digunakan
dalam sistem akuntansi pembelian
adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir
yang diisi oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai barang untuk
meminta
fungsi
pembelian
melakukan
pembelian
barang
dengan jenis, jumlah, dan mutu
seperti yang tertera dalam surat
tersebut.
Surat
permintaan
pembelian ini biasanya dibuat 2
lembar untuk setiap permintaan, satu
lembar untuk fungsi pembelian, dan
tembusannya untuk arsip.
143
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
2. Surat permintaan penawaran
Dokumen ini digunakan untuk
meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak
bersifat berulangkali terjadi (tidak
repetitif), yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk
memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi
penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari
pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam surat
order pembelian.
5. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi
akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian.
Catatan yang digunakan sebagai
berikut :
a. Bukti kas keluar
Jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah
register bukti kas keluar.
b. Jurnal pembelian
Jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah
jurnal pembelian.
c. Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang,
perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu
yang digunakan untuk mencatat
utang kepada pemasok adalah kartu
utang.
d. Kartu persediaan
Dalam sistem pembelian, kartu
persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan
yang dibeli.
Transaksi
Pengeluaran
dagang ( Sistem penjualan)
144
Barang
Kegiatan penjualan terdiri dari
transaksi penjualan barang dan jasa,
baik secara kredit maupun tunai. Dalam
transaksi penjualan kredit , jika order
dari pelanggan dipenuhi dengan
pengiriman barang atau penyerahan
jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada
pelanggannya.
Fungsi yang terkait :
a. Fungsi penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab
untuk menerima surat order dari
pembeli, mengedit order dari
pelanggan untuk menambahkan
informasi yang belum ada pada surat
order tersebut ( seperti spesifikasi
barang dan rute pengiriman),
meminta
otorisasi
kredit,
menentukan tanggal pengiriman dan
dari gudang mana barang akan
dikirim.
b. Fungsi kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi
keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit, bertanggungjawab
untuk
meneliti
status
kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi
pemberian kredit kepada pelanggan.
Jika penolakan, pemberian kredit
seringkali terjadi, pengecekan status
kredit perlu dilakukan sebelum
fungsi penjualan mengisi surat order
penjualan. Untuk mempercepat
pelayanan kepada pelanggan, surat
order pengiriman dikirim langsung
ke fungsi pengiriman sebelum
fungsi
penjualan
memperoleh
otorisasi kredit dari fungsi kredit.
c. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyimpan barang dan menyiapkan
barang
yang
dipesan
oleh
pelanggan,
serta
menyerahkan
barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyerahkan barang atas dasar surat
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
order pengiriman yang diterimanya
dari fungsi penjualan. Fungsi ini
juga bertanggungjawab menjamin
bahwa tidak ada barang yang keluar
dari perusahaan tanpa ada otorisasi
dari yang berwenang. Otorisasi ini
dapat berupa surat order pengiriman
yang telah ditandatangani oleh
fungsi penjualan.
e. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk
membuat dan pengirimkan faktur
penjualan kepada pelanggan, serta
menyediakan copy faktur bagi
kepentingan pencatatan transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi.
f. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk
mencatat munculnya piutang yang
timbul dari transaksi penjualan
kredit
dan
membuat
serta
mengirimkan pernyataan piutang
kepada para debitur, serta membuat
laporan penjualan.
Dokumen yang digunakan:
a. Surat order pengiriman merupakan
dokumen pokok untuk memproses
penjualan kredit kepada pelanggan.
b. Faktur penjualan
Dokumen ini merupakan dokumen
yang dipakai sebagai dasar untuk
mencatat munculnya piutang.
c. Bukti memorial
Merupakan dokumen sumber untuk
dasar pencatatan ke dalam jurnal
umum.
Catatan yang digunakan :
a. Jurnal penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan
untuk mencatat transaksi penjualan.
Baik secara tunai maupun kredit.
Jika perusahaan menjual beberapa
macam produk dan manajemen
memerlukan informasi penjualan
menurut jenis produk, dalam jurnal
penjualan dapat disediakan kolom –
kolom untuk mencatat penjualan
menurut jenis produk tersebut.
b. Kartu piutang
Catatan ini merupakan buku
pembantu yang berisi rincian mutasi
piutang perusahaan kepada tiap –
tiap debiturnya.
c. Kartu persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan
buku pembantu yang berisi rincian
mutasi setiap jenis persediaan.
d. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh
fungsi gudang untuk mencatat
mutasi dan persediaan fisik barang
yang disimpan di gudang.
e. Jurnal Umum
Catatan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok produk yang
dijual selama periode akuntansi
tertentu.
Pengertian dan Unsur – unsur
pengendalian intern
Pengendalian
intern
harus
dilaksanakan seefektif mungkin dalam
suatu perusahaan untuk mencegah dan
menghindari terjadinya kesalahan,
kecurangan, dan penyelewengan. Di
perusahaan kecil, pengendalian masih
dapat
dilakukan
langsung oleh
pimpinan perusahaan. Namun semakin
besar perusahaan, dimana ruang gerak
dan tugas – tugas yang harus dilakukan
semakin kompleks, menyebabkan
pimpinan perusahaan tidak mungkin
lagi melakukan pengendalian secara
langsung, maka dibutuhkan suatu
pengendalian intern yang dapat
memberikan
keyakinan
kepada
pimpinan bahwa tujuan perusahaan
telah tercapai.
Pengertian Pengendalian Intern
Ikatan Akuntan Indonesia (IAI)
(2001:319)
mendefenisikan
pengendalian intern sebagai suatu
proses yang dijalankan oleh dewan
komisaris, manajemen dan personel
lain entitas yang didesain untuk
145
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
memberikan
keyakinan
memadai
tentang pencapaian tiga golongan
tujuan berikut ini:
1. Keandalan pelaporan keuangan
Pengendalian yang berkaitan dengan
masalah audit kewajaran laporan
keuangan yang disajikan untuk
pihak – pihak luar. Penyajian
laporan keuangan tersebut harus
sesuai dengan prinsip akuntansi
yang berlaku umum, manajemen
bertanggungjawab atas laporan
keuangan untuk meyakinkan pihak –
pihak yang terkait bahwa laporan
keuangan yang disajikan wajar.
2. Efektivitas dan efisiensi operasi
Pengendalian disuatu organisasi
dimaksudkan untuk mendorong
kefektifan dan keefisienan sumber
daya termasuk masalah personalia
untuk
mengoptimalkan
tujuan
perusahaan. Bagian penting dari
pengendalian
adalah
informasi
akurat untuk membuat keputusan
seperti untuk mengamankan aktiva
dan catatan. Aktiva fisik perusahaan
dapat dicuri, disalahgunakan, atau
rusak, baik yang disengaja maupun
tidak disengaja. Oleh karena itu
harus
dilindungi
dengan
pengendalian yang cukup.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku.
Banyak aturan yang berlaku pada
suatu
organisasi.
Beberapa
diantaranya tidak berhubungan
dengan aktiva seperti manajemen.
Pengendalian intern dimaksudkan
untuk memastikan bahwa peraturan
dan kebijakan yang telah ditetapkan
manajemen untuk mencapai tujuan
itu
ditaati
oleh
karyawan
perusahaan.
Unsur – unsur pengendalian intern
Menurut AICPA ( American
Institute
of
Certified
Public
Accountants) dalam SAS ( Statement
146
on auditing standards) no.78 yang
terdapat dalam Standar Profesi
Akuntan Publik menyatakan bahwa “
komponen pengendalian internal terdiri
dari:
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian intern
adalah hal yang mendasar dalam
komponen pengendalian intern.
Lingkungan pengendalian terdiri
dari tindakan, kebijakan, prosedur
yang
mencerminkan
sikap
menyeluruh manajemen puncak,
direktur dan dewan komisaris, dan
pemilik suatu satuan usaha tersebut (
Alvin A Arens dan James K.
Loebbecke
2000:261).
Dari
pengertian lingkungan pengendalian
intern tersebut, dapat diketahui
bahwa efektifitas pengendalian
dalam suatu organisasi terletak pada
sikap manajemen. Lingkungan
pengendalian merupakan landasan
untuk semua unsur pengendalian
intern lainnya yang membentuk
disiplin
dan
struktur
dalam
organisasi.
Menurut Hall Singleton (2007:28),
lingkungan pengendalian memiliki
beberapa
elemen
penting
diantaranya yaitu:
1. Struktur organisasi
Menurut George H. Bodnar dan
William S. Hopwood dalam buku
sistem
informasi
akuntasni
(2003;174) struktur organisasi
didefenisikan
sebagai
pola
otoritas dan tanggung jawab yang
terdapat dalam perusahaan”.
Struktur
organisasi
formal
biasanya digambarkan dalam
suatu bagan organisasi. Bagan
organisasi ini menunjukkan garis
arus
komunikasi
dalam
organisasi.
Menurut Richard L. Daft yang
diterjemahkan
oleh
Edward
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
Tanujaya ( 2007:19), struktur
organisasi yang baik harus
memenuhi hal-hal sebagai berikut
:
a) Spesialisasi aktivitas
b) Standarisasi aktivitas
c) Koordinasi aktivitas
d) Sentralisasi aktivitas
e) Ukuran unit kerja
2. Falsafah dan Gaya Manajemen
operasi
Falsafah
manajemen
adalah
seperangkat
parameter
bagi
perusahaan
dan
karyawan.
Falsafah merupakan apa yang
seharusnya dikerjakan dan apa
yang tidak dikerjakan oleh
perusahaan.
Gaya manajemen mencerminkan
ide manajer tentang bagaimana
kegiatan
operasi
suatu
perusahaan harus dikerjakan.
3. Fungsi audit intern
Fungsi audit intern dibuat dalam
satuan usaha untuk memantau
efektivitas
kebijakan
dan
prosedur lain yang berkaitan
dengan pengendalian. Untuk
meningkatkan keefektifan fungsi
audit intern, adanya staf audit
yang independen dari bagian
operasi dan akuntansi menjadi
penting, dan melapor kepada
tingkat manajemen yang lebih
tinggi dalam organisasi, baik
manajemen puncak atau komiter
audit dari dewan direksi dan
komisaris.
4. Penetapan
Wewenang
dan
tanggung jawab
Di samping aspek komunikasi
informal, metode komunikasi
formal mengenai wewenang dan
tanggung jawab dan masalah
sejenis yang berkaitan dengan
pengendalian
juga
sama
pentingnya. Hal ini mencakup
cara – cara seperti memo dari
manajemen tentang pentingnya
pengendalian dan masalah yang
berkaitan dengan pengendalian,
organisasi formal dan rencana
operasi, deskripsi tugas pegawai
dan kebijakan terkait, dan
dokumen
kebijakan
yang
menggambarkan
perilaku
pegawai
seperti
perbedaan
kepentingan dan kode etik
perilaku formal.
5. Metode
Pengendalian
Manajemen
Metode pengendalian manajemen
merupakan
metode
yang
digunakan manajemen untuk
memantau aktivitas setiap fungsi
dan anggota organisasi. Menurut
George H. Bodnar dn William S
Hopwood ( 2003:178), metode –
metode pengendalian manajemen
terdiri dari teknik – teknik yang
digunakan oleh manajemen untuk
menyampaikan instruksi dan
tujuan – tujuan operasi kepada
bawahan dan untuk mengevaluasi
hasil – hasilnya”.
6. Komite audit
Dewan komisaris yang efektif
adalah yang independen dari
manajemen dan anggota –
anggotanya aktif menilai aktivitas
manajemen.
Komite
audit
biasanya dibebani tanggung
jawab
mengenai
laporan
keuangan, mencakup struktur
pengendalian intern, dan ketaatan
terhadap peraturan dan undang –
undang. Komiter audit harus
memelihara komunikasi langsung
yang terus menerus, baik antara
dewan komisaris dengan auditor
internal maupun eksternal, agar
pengendalian intern menjadi
lebih efektif.
7. Praktek dan Kebijakan Karyawan
Tujuan pengendalian intern dapat
dicapai melalui serangkaian
147
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
tindakan
manusia
dalam
organisasi,
maka
anggota
organisasi merupakan elemen
yang paling penting dalam
struktur
pengawasan
intern.
Tujuan pengendalian intern harus
dipandang
relevan
dengan
individu
yang
menjalankan
pengendalian tersebut. Oleh
karena pentingnya perusahaan
memiliki pegawai yang jujur dan
komptern, maka perusahaan perlu
memiliki kebijakan dan prosedur
yang baik dalam penerimaan
pegawai,
pengembangan
kompetensi karyawan, penilaian
prestasi,
dan
pemberian
kompensasi
atas
presetasi
mereka.
8. Pengaruh Ekstern
Pengaruh
ekstern
adalah
pengaruh yang ditetapkan dan
dilakukan oleh pihak luar suatu
perusahaan , yang mempengaruhi
suatu operasi dan prektek
perusahaan. Hal ini meliputi
pemantauan
dan
kepatuhan
terhadap
persyaratan
yang
ditetapkan bagan legislatif dan
instansi yang mengatur. Pengaruh
ekstern biasanya merupakan
wewenang di luar perusahaan.
Pengaruh ini dapat meningkatkan
kesadaran dan sikap manajemen
terhadap perilaku dan pelaporan
operasi perusahaan, serta dapat
juga mendesak manajemen untuk
menetapkan
kebijakan
dan
prosedur pengendalian intern.
b. Penilaian Resiko
Penaksiran resiko untuk tujuan
laporan
keuangan
adalah
identifikasi, analisis dan pengelolaan
resiko entitas yang berkaitan dengan
penyusunan
laporan
keuangan
sesuai dengan prinsip akuntansi
yang diterima umum. Penaksiran
resiko manajemen untuk tujuan
148
laporan keuangan adalah penaksiran
resiko yang terdapat dalam asersi
tertentu dalam laporan keuangan
untuk mengurangi resiko tersebut
pada
titik
minimum
dengan
mempertimbangkan
biaya
dan
manfaat
. Penaksiran resiko
manajemen
harus
mencakup
pertimbangan
khusus
terdapat
peristiwa yang dapat timbul dari
perubahan keadaan seperti :
1. Bidang dari bisnis (transaksi)
yang
memerlukan
prosedur
akuntansi yang belum pernah
dikenal.
2. Perubahan standar akuntansi
3. Hukum dan peraturan baru
4. Perubahan yang berkaitan dengan
revisi sistem dan teknologi baru
dan digunakan untuk pengelolaan
informasi.
5. Pertumbuhan pusat entitas yang
menuntut
perubahan
fungsi
pengelolaan
dan
pelaporan
informasi personel yang terlibat
dalam fungsi tersebut.
c. Informasi dan Komunikasi
Menurut Mulyadi dalam bukunya
Auditing ( 2008:179-180), “ sistem
akuntansi yang efektif adalah sistem
akuntansi yang dapat memberikan
keyakinan yang memadai bahwa
transaksi dicatat atau terjadi adalah :
1. Sah
2. Telah diotorisasi
3. Telah dicatat
4. Telah dinilai secara wajar
5. Telah digolongkan secara wajar
6. Telah dicatat dalam periode
seharusnya
7. Telah dimasukkan ke dalam buku
pembantu dan telah diringkas
dengan benar.
Komunikasi
menyangkut
penyampaian informasi kepada
semua yang terlibat dalam pelaporan
keuangan agar mereka memahami
bagaimana
aktivitasnya
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
berhubungan dengan pekerjaan
orang lain, baik dalam organisasi
maupun diluar organisasi. Menurut
Mulyadi (2008:180), “ Pedoman
kebijakan, pedoman akuntansi dan
pelaporan
keuangan,
daftar
akuntansi
dan
memo
juga
merupakan bagian dari komponen
informasi dan komunikasi dalam
struktur pengendalian intern.
d. Aktivitas Pengendalian
Hall Singleton (2007:32)” Aktivitas
pengendalian (control activity)
adalah berbagai kebijakan dan
prosedur yang digunakan untuk
memastikan bahwa tindakan yang
tepat
telah
dilakukan
untuk
menangani memastikan
bahwa
tindakan yang tepat dilakukan untuk
menangani berbagai resiko yang
telah diidentifikasi perusahaan”.
Menurut Hall Singleton (2007:3338), “ Aktivitas pengendalian dapat
dikategorikan
dalam
beberapa
aktivitas diantaranya:
1. Otorisasi Transaksi
Tujuan dari otorisasi transaksi
adalah untuk memastikan bahwa
semua transaksi material yang
diproses oleh sistem informasi
valid dan sesuai dengan tujuan
pihak
manajemen
(
Hall
Singleton,
2007:33).
Setiap
transaksi harus diotorisasi dengan
semestinya apabila perusahaan
menginginkan pengendalian yang
memuaskan. Dalam organisasi,
otorisasi untuk setiap transaksi
hanya dapat diberikan oleh orang
yang memiliki wewenang untuk
menyetujui terjadinya transaksi
tersebut.
Kebijakan otorisasi harus dibuat
oleh
manajemen
puncak.
Otorisasi
tersebut
dapat
berbentuk umum atau khusus.
Orang atau kelompok yang
menjamin otorisasi khusus untuk
2.
3.
4.
5.
suatu
transaksi
seharusnya
memegang posisi yang sepadan
dengan sifat dan besarnya
transaksi.
Pemisahan tugas
Tujuan utama pemisahan tugas
ini adalah untuk mencegah dan
agar dapat dilakukannya deteksi
segera atas kesalahan dan
ketidakberesan
dalam
pelaksanaan
tugas
yang
dibebankan kepada seseorang.
Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi (accounting
record)
tradisional
suatu
perusahaan terdiri dari dokumen
sumber, jurnal, dan buku besar.
Dokumen dan catatan adalah
objek fisik dimana transaksi
dimasukkan dan diikhtisarkan
dalam sebuah dokumen yang
disebut dengan formulir. Menurut
Mulyadi ( 2008:182), formulir
merupakan
media
yang
digunakan
untuk
merekam
penggunaan wewenang dalam
memberikan
otorisasi
terlaksananya transaksi di dalam
organisasi.
Pengendalian Akses
Tujuan dari pengendalian akses
adalah untuk memastikan hanya
personel yang sah saja yang
memiliki
akses
ke
aset
perusahaan (Hall Singleton,
2007:38). Cara yang paling baik
dalam
melindungi
aset
perusahaan dan catatan adalah
dengan
menyediakan
perlindungan
secara
fisik,
contohnya adalah penggunaan
gudang
untuk
melindungi
persediaan dari kemungkinan
kerusakan, penggunaan lemari
besi dan kotak tahan api untuk
melindungi uang tunai dan surat
berharga.
Verifikasi Independen
149
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
Prosedur verifikasi (verification
procedure) adalah pemeriksaan
independen terhadap
sistem
akuntansi untuk mendeteksi
kesalahan dan kesalahan penyajian (Hall Singleton, 2007:40).
e. Pemantauan
Pemantauan (monitoring) adalah
proses penilaian kualitas kinerja
struktur pengendalian intern secara
periodik dan terus – menerus.
Pemantauan dilaksanakan oleh
orang yang semestinya melakukan
pekerjaan tersebut, baik pada tahap
desain
maupun
pengoperasian
pengendalian pada waktu yang
tepat. Tujuannya adalah untuk
menentukan apakah pengawasan
intern telah beroperasi sebagaimana
yang telah diperbaiki sesuai dengan
perubahan keadaan.
METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan
adalah penelitian Deskriptif. Menurut
Sugiono
(2007:11),
Penelitian
deskriptif adalah penelitian yang
dilakukan untuk mengetahui nilai
variabel mandiri, baik satu variabel
atau lebih independen tanpa membuat
perbandingan atau menghubungkan
variabel lain.
Jenis data dan sumber data
Jenis data yang penulis gunakan
dalam penulisan skripsi ini yaitu:
a. Data primer
Merupakan data yang diperoleh
langsung dari perusahaan atau data
yang terjadi di lapangan yang
diperoleh dari teknik wawancara,
kemudian akan diolah oleh penulis
seperti : wawancara dengan staf
bagian gudang, Bagian pembelian
dan bagian penjualan serta bagian
pengiriman barang.
b. Data sekunder
150
Merupakan data yang diperoleh dari
perusahaan dalam bentuk yang
sudah jadi, seperti : struktur
organisasi, kartu gudang, kartu
persediaan.
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat
dilakukan dengan :
1. Teknik
Wawancara,
penulis
melakukan tanya jawab dan diskusi
secara langsung dengan pihak
perusahaan, khususnya dengan
bagian yang berhubungan dengan
objek penelitian.
2. Teknik Observasi, yaitu metode
pengumpulan
data
dengan
melakukan
pengamatan
langsung maupun tidak langsung
terhadap aktivitas yang berhubungan
dengan
pengendalian
intern
persediaan yang pada Utama Service
Station.
Metode Analisis Data
Metode yang digunakan untuk
menganalisis penelitian ini adalah
metode dengan pendekatan kualitatif
yaitu
analisis
deskriptif
yang
didasarkan pada penggambaran yang
mendukung analisa tersebut, analisis ini
menekankan
pada
pemahaman
mengenai masalah – masalah dalam
kehidupan sosial berdasarkan kondisi
realitas dan natural setting yang
holistis, kompleks, dan rinci yang
sifatnya menjelaskan secara uraian
dalam bentuk kalimat.
Responden
Responden pada penelitian ini
adalah pimpinan dan karyawan Utama
Service Station yang dianggap dapat
memberikan informasi atau masukan
data yang dapat memberikan informasi
atau masukan data yang dapat
dipergunakan dalam penulisan skripsi
ini.
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
Jadwal dan Lokasi Penelitian
Penelitian untuk penulisan
skripsi ini dimulai dari bulan Januari
2013. Penelitian ini dilaksanakan pada
Utama Service Station yang beralamat
di Jl. Veteran Padang.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
MASALAH
Dalam bab ini penulis akan
menguraikan masalah dan membahas
masalah tersebut. Pokok bahasan
pertama adalah Bagaimana aplikasi
dari pengendalian persediaan barang
dagang yang diterapkan oleh Utama
service station. Pokok bahasan yang
kedua adalah apakah pengendalian
intern persediaan barang dagang yang
diterapkan sudah cukup efektif bagi
perusahaan.
Sistem Persediaan barang dagang
Penulis akan menguraikan
sistem persediaan barang dagang yang
ada di Utama service station. Metode
pencatatan yang digunakan utama
service
station
adalah
metode
perpectual, dimana setiap jenis
persediaan
dibuatkan
rekening
tersendiri yang merupakan buku
pembantu persediaan. Sehingga mutasi
persediaan
dapat
dilihat
setiap
periodenya.
Sedangkan
syarat
pengiriman persediaan perusahaan ini
menggunakan FOB destination yaitu
hak barang baru berpindah pada
pembeli jika barang yang dikirim sudah
diterima oleh pembeli.
Untuk metode penentuan harga
pokok persediaan yaitu metode FIFO (
First In First Out) pada metode ini
harga
pokok
persediaan
akan
dibebankan sesuai dengan urutan
terjadinya. Apabila ada penjualan atau
pemakaian barang – barang maka harga
pokok yang dibebankan adalah harga
pokok yang paling terdahulu, diikuti
masuk berikutnya.
Dalam pelaksanaan persediaan barang
dagang pada utama service station
terdapat dua proses utama yaitu:
1. Proses penerimaan barang dalam
bentuk pembelian kredit
Di dalam sistem akuntansi, prosedur
pembelian
mengatur
cara-cara
dalam melakukan semua pembelian
yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Prosedur ini dimulai dari adanya
kebutuhan atas suatu barang atau
jasa sampai barang yang dibeli
diterima.
Divisi yang terkait pada proses ini
sebagai berikut :
a. Bagian Gudang
Fungsinya :
1) Memeriksa barang yang ada
digudang berdasarkan kartu
persediaan
2) Membuat surat permintaan
pembelian.
3) Melakukan pencatatan ke
kartu persediaan
4) Jika
sudah
ada
proses
pembelian bagian gudang
memeriksa
barang
serta
kecocokan dengan faktur,
jumlah, nomor dan otorisasi.
5) Menyimpan
barang
dan
mencatat ke kartu gudang.
6) Mengarsipkan
faktur
pembelian.
b. Bagian Pembelian
Fungsinya :
1) Membuat surat order atau
pesanan.
2) Mengirim surat order.
3) Meminta otorisasi kepada
manager operasional.
4) Menginput data dari faktur ke
database smile invent untuk
membuat faktur.
c. Manager Operasional mempunyai
fungsi memberikan otorisasi
terhadap surat pesanan
151
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
d. Bagian
Hutang
mempunyai
fungsi melakukan pencatatan ke
kartu utang
e. Bagian Pembukuan mempunyai
fungsi melakukan pencatatan ke
jurnal pembelian
Dokumen yang digunakan :
a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini digunakan oleh
bagian gudang untuk meminta
pembelian barang dagang kepada
fungsi pembelian, pada surat
permintaan ini terdapat jenis,
jumlah dan mutu barang dagang
tersebut. Pada Utama Service
Station
surat
permintaan
pembelian ini masih di buku
biasa belum berupa dokumen.
Nomornya dibuatkan oleh bagian
gudang berdasarkan buku bagian
gudang, belum nomor tercetak.
b. Surat pesanan
Dokumen
ini
digunakan
perusahaan
untuk
untuk
melakukan order pembelian.
c. Faktur Pembelian
Faktur yang diterima perusahaan
dari
pemasok
pada
saat
penerimaan persediaan.
d. Laporan stok barang
Dokumen yang digunakan bagian
gudang untuk mencatat rekap
barang yang ada.
Catatan yang digunakan :
a. Jurnal pembelian
Catatan yang digunakan untuk
mencatat munculnya pembelian.
b. Kartu Utang
Buku pembantu yang digunakan
untuk mencatat utang kepada
pemasok.
c. Kartu persediaan
Kartu persediaan ini digunakan
untuk mencatat harga pokok
persediaan yang dibeli.
2. Proses pengeluaran barang dalam
penjualan kredit
152
Dalam melaksanakan penjualan
Utama
service
Station
menggunakan transaksi penjualan
kredit dan tunai. Untuk transaksi
penjualan kredit biasanya diberikan
kepada pelanggan lama yang
reputasi pembayaran kreditnya baik
dan supplier-supplier besar. Selain
itu perusahaan ini akan melakukan
transaksi kredit kepada pelanggan
baru, hal ini dilakukan berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan
yang
telah dipikirkan oleh perusahaan.
Divisi yang terkait proses tersebut
adalah :
a. Bagian penjualan
1) Menerima surat pesanan dari
pelanggan.
2) Membuat
faktur
dengan
menggunakan program smile
invent.
3) Meminta
otorisasi kepada
manager operasional.
4) Menyerahkan faktur beserta
surat pesanan kepada bagian
gudang.
5) Mencatat
pada
jurnal
penjualan
b. Manager Operasional mempunyai
fungsi mengotorisasikan faktur
penjualan
c. Bagian
gudang
mempunyai
fungsi menyiapkan barang
d. Bagian pengiriman mempunyai
fungsi mengirimkan barang ke
customer
e. Bagian
piutang
mempunyai
fungsi
mencatat
munculnya
piutang ke buku piutang.
f. Bagian Pembukuan mempunyai
fungsi melakukan pencatatan ke
jurnal penjualan
Dokumen yang digunakan :
a. Surat pesanan
Dokumen
yang
diterima
perusahaan dari pemasok.
b. Faktur penjualan
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
Dokumen ini digunakan untuk
merekam transaksi penjualan
yang ada di perusahaan.
Catatan yang digunakan
a. Jurnal penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan
perusahaan
untuk
mencatat
transaksi penjualan baik secara
tunai maupun kredit.
b. Kartu piutang
Catatan akuntansi ini merupakan
buku pembantu yang digunakan
perusahaan
untuk
mencatat
mutasi
piutang
perusahaan
kepada tiap – tiap debiturnya.
Proses Penerimaan barang
Fungsi yang terlibat pada
prosedur pembelian kredit pada Utama
Service Station adalah Manager
Operasional, Bagian Pembelian, Bagian
gudang, Bagian Hutang dan bagian
pembukuan. Prosedur ini dimulai oleh
bagian gudang yang memeriksa
persediaan melalui kartu persediaan.
Setelah itu bagian gudang akan
membuat surat permintaan pembelian
barang dan langsung diserahkan ke
bagian pembelian. Berdasarkan surat
permintaan pembelian ini bagian
pembelian membuat surat order atau
pesanan yang nantinya akan diserahkan
ke
manajer
operasional
untuk
diotorisasi. Jika sudah disetujui oleh
manajer operasional maka surat ini
langsung dikirim ke pemasok oleh
bagian pembelian. Dan pada umumnya
pembelian untuk jumlah yang besar
dilakukan secara kredit, namun
pembelian untuk jumlah yang kecil
dilakukan oleh bagian pembelian ke
pemasok
terdekat
atau
yang
menyediakan barang yang dibutuhkan.
Persediaan yang diterima dari pemasok
disertai dengan faktur pembelian yang
berisikan harga dan jumlah produk
yang dikirimkan. Bagian gudang
sebagai pihak penerima akan langsung
memeriksa jumlah fisik sesuai dengan
faktur pembelian. Jika sudah dipastikan
benar maka barang akan langsung
dimasukkan
ke
gudang
dan
berdasarkan faktur dicatat bagian
gudang ke kartu persediaan dan
dilanjutkan ke kartu gudang, Jika
pencatatan sudah selesai pada bagian
gudang faktur pembelian diserahkan ke
bagian pembelian untuk diinput ke
komputer. Dari bagian pembelian
faktur
diserahkan
ke
bagian
pembukuan untuk dibuatkan jurnal
pembelian,dan bagian pembukuan akan
meneruskan ke bagian hutang untuk
mencatat munculnya hutang
Proses pengeluaran barang
Fungsi yang terlibat pada
prosedur penjualan kredit pada Utama
Service Station adalah Manager
Operasional, Bagian penjualan, Bagian
gudang, Bagian pembukuan dan Bagian
pengiriman.
Bagian
penjualan
menerima pesanan dari pelanggan.
Untuk itu dibuatkan faktur penjualan
yang berisikan nama dan jumlah barang
yang dipesan. Faktur beserta surat
pesanan ini diberikan kepada manajer
operasional
untuk
meminta
persetujuan. Jika sudah dapat otorisasi
dari manajer operasional, maka bagian
penjualan menyerahkan faktur ke
bagian gudang, berdasarkan faktur ini
lah bagian gudang
mempersiapkan
barang.
Jika barang sudah selesai oleh
bagian gudang maka akan dilanjutkan
ke bagian pengiriman memeriksa
barang berdasarkan faktur dan barang
siap untuk dikirim. Faktur asli beserta
barang di serahkan kepada customer
sedangkan faktur rangkap pertama
diserahkan ke bagian pembukuan untuk
mencatat munculnya penjualan dan
faktur rangkap ketiga diserahkan ke
bagian piutang untuk mencatat
munculnya piutang.
153
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
Unsur – unsur pengendalian intern
persediaan barang dagang
Lingkungan pengendalian intern
persediaan barang dagang
1. Struktur Organisasi
Pada perusahaan ini penyusunan
struktur organisasi berdasarkan
fungsi
sesuai
dengan
yang
dibutuhkan perusahaan sehingga
akan
terlihat
dengan
jelas
pembagian tugas dan wewenang
dari setiap fungsi yang ada di
perusahaan, sehingga pengendalian
dapat dilakukan dengan lebih baik.
2. Falsafah dan Gaya Manajemen
Falsafah
manajemen
yang
diterapkan Utama Service Station
dalam melaksanakan transaksi
pembelian kredit dan penjualan
kredit sangat mendukung dan
menciptakan
lingkungan
pengendalian yang memadai. Hal
ini
terlihat
dengan
adanya
keseriusan manajemen perusahaan
dalam mengutamakan kepuasan
pelanggan.
Gaya
operasi
manajemen
menekankan pentingnya laporan –
laporan
yang
menunjukkan
informasi yang benar atau wajar
tentang transaksi yang berhubungan
dengan persediaan barang dagang.
3. Fungsi audit intern
Utama Service station mempunyai
audit intern, yang pada saat tertentu
akan
melakukan
pemeriksaan
terhadap
jalannya
operasional
perusahaan.
4. Penetapan wewenang dan tanggung
jawab
Merupakan pengembangan dari
struktur organisasi, yang secara
garis besar diwujudkan dalam
bentuk
pemisahan
fungsi.
Pemisahan
fungsi
untuk
penerimaan persediaan
pada
Utama Service Station telah
154
diadakan, yaitu : Bagian gudang,
bagian
pembelian,
manager
operasional, bagian hutang dan
bagian pembukuan. Sedangkan
untuk
pengeluaran
persediaan
fungsi yang bertugas yakni, Bagian
gudang, bagian penjualan, manager
operasional, bagian pengiriman,
bagian
piutang
dan
bagian
pembukuan.
5. Metode pengendalian manajemen
Utama
service
station
menggunakan metode pengendalian
manajemen dengan teknik:
a. Rasio perputaran persediaan
b. Pertimbangan manajemen
6. Praktek dan kebijakan karyawan
Penerimaan pegawai pada Utama
service station oleh bagian umum
dan pencatatan serta penyimpanan
data pegawai dikelola oleh bagian
administrasi.
7. Pengaruh Ekstern
Selain pengendalian di atas , Utama
service station mempertimbangan
pengaruh ekstern, yaitu melakukan
pembelian
persediaan
pada
perusahaan lain. Perusahaan juga
memperhatikan
peraturan
pemerintah.
Penilaian Resiko Persediaan Barang
Dagang
Utama Service Station menilai
persediaan berdasarkan masa pakainya.
Jadi apabila tiba masa kadaluarsanya,
maka
produk
tersebut
akan
mengakibatkan resiko berkurangnnya
penjualan dan menimbulkan kerugian
bagi perusahaan. Untuk mengatasi
resiko
tersebut,
perusahaan
ini
membuat kebijaksanaan stock opname
sekali dalam empat bulan. Kegiatan
perhitungan fisik ini dipimpin oleh
Manager Operasional, yang dilakukan
oleh bagian gudang dan pekerja.
Bagian gudang ini tidak hanya
memeriksa jumlah saja, tetapi juga
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
masa pakainya. Perusahaan ini juga
memperhatikan peraturan pemerintah
akan persediaan barang tertentu yang
dilarang oleh pemerintah untuk dijual.
Informasi
dan
Komunikasi
Persediaan Barang Dagang
Sistem informasi dan komunikasi
dalam
pelaksanaan
transaksi
pemesanan, penerimaan, perhitungan
dan pengeluaran persediaan dagang
melibatkan beberapa fungsi yang
terkait, prosedur yang harus diikuti,
dokumen dan catatan yang diperlukan
serta laporan
yang dihasilkan.
Pengendalian terhadap penerimaan
persediaan barang dagang biasanya
dianggap merupakan bagian dari siklus
pembelian
sedangkan
untuk
pengeluaran persediaan barang dagang
pada siklus penjualan.
Aktivitas Pengendalian
1) Otorisasi transaksi
Otorisasi atas transaksi dan aktivitas
dilakukan dengan pembubuhan
tanda tangan serta cap oleh manager
operasional.
2) Pemisahan tugas
Aktivitas pengendalian persediaan
barang dagang pada Utama Service
Station meliputi kebijakan dan
prosedur
yang
dibuat
oleh
perusahaan ini untuk memberikan
kemungkinan yang memadai bahwa
sistem pengendalian persediaan
barang dagang yang ditetapkan .
Pada pembelian kredit barang
dagang dilakukan pemisahan tugas
sebagai berikut :
a) Mengajukan
permintaan
pembelian oleh bagian gudang
b) Membuat surat pesanan oleh
bagian pembelian
c) Melakukan
pembelian
oleh
bagian pembelian
d) Memeriksa dan menerima barang
oleh bagian gudang
e) Mencatat pembelian oleh bagian
pembelian
Berdasarkan hal tersebut di atas
terdapat
adanya
tugas
yang
merangkap yakni menerima dan
memeriksa
barang
langsung
dilakukan oleh bagian gudang.
3) Catatan akuntansi
Utama Service Station telah
membuat dokumen – dokumen dan
catatan – catatan yang bertujuan
untuk
pengawasan
persediaan.
Dokumen – dokumen tersebut telah
mempunyai nomor urut tercetak.
4) Pengendalian akses
Utama Service Station telah sudah
tersedia gudang sebagai tempat
penyimpanan dan dikunci oleh
pegawai yang berwenang setelah
jam kerja selesai. Perlindungan fisik
terhadap dokumen dan catatan pun
sudah memadai yaitu: dengan
tersedianya blinder map sebagai
tempat penyimpanan dokumen.
Selain itu perusahaan juga telah
melakukan
pengawasan
fisik
terhadap komputer.
Pemantauan
Pemantauan yang dilakukan
oleh
Utama
Service
Station
sehubungan
dengan
pelaksanaan
transaksi penerimaan dan pengeluaran
barang
dagang
adalah
dengan
memantau dan memeriksa secara rutin
pelaksanaan kerja dan fungsi – fungsi
yang terkait, apakah telah sesuai
dengan metode dan prosedur .
Pemantauan atas persediaan barang
dagang secara khusus meliputi
penilaian dan penganalisaan laporan
stock opname setiap triwulan untuk
disesuaikan dengan perkembangan
permintaan konsumen.
Jika pihak manajemen perusahaan
menemukan penyimpangan dalam
pelaksanaan
transaksi
yang
berhubungan dengan barang dagang
155
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
sehingga dapat menimbulkan keluhan
dari konsumen, maka pihak manajemen
akan melakukan perbaikan seperlunya
yang disesuaikan dengan perubahan
kondisi. Hal ini dilakukan untuk
pengendalian intern yang memadai
dalam perusahaan.
Analisis
Analisis Unsur – unsur pengendalian
intern persediaan.
a. Lingkungan
pengendalian
persediaan barang dagang
Manajemen Utama Service Station
menganggap bahwa lingkungan
pengendalian atas persediaan barang
dagang itu penting. Lingkungan
pengendalian persediaan barang
dagang pada Utama Service Station
akan di analisa dan di evaluasi
berdasarkan faktor – faktor yang
menyusun lingkungan pengendalian
dari perusahaan.
1) Struktur Organisasi
Struktur
organisasi
Utama
Service Station telah dirancang
dan disusun dengan baik. Namun
berdasarkan pengamatan, penulis
menemukan kelemahan dalam
pengendalian
karena
belum
adanya pemisahan fungsi untuk
bagian gudang dengan bagian
penerimaan
barang.
Pada
perusahaan ini fungsi penerimaan
langsung dirangkap oleh bagian
gudang sehingga pemisahan
fungsi untuk proses ini belum
dilaksanakan.
2) Falsafah dan Gaya operasi
Falsafah
manajemen
yang
diterapakan
Utama Service
Station dalam melaksanakan
transaksi
penjualan
barang
dagang sangat mendukung dalam
menciptakan
lingkungan
pengendalian yang memadai. Hal
ini dapat dilihat dengan adanya
keseriusan
manajemen
156
perusahaan dalam mengutamakan
kepuasan perusahaan. Kondisi ini
sangat penting karena Utama
Service
Station
merupakan
perusahaan besar, sehingga harus
menciptakan hubungan bisnis
yang
baik
dengan
para
langganannya.
Gaya
Operasi
manajemen
menekankan pentingnya laporan
– laporan yang menunjukkan
informasi yang benar atau wajar
tentang
transaksi
yang
berhubungan dengan persediaan
barang
dagang, baik laporan
penjualan maupun pembelian
barang dagang. Dalam hal ini
laporan – laporan tersebut
dihasilkan melalui prosedur –
prosedur yang telah ditetapkan
serta di dukung oleh bukti – bukti
yang memadai.
3) Fungsi Audit Intern
Auditor intern pada perusahaan
ini sudah melaksanakan fungsi
untuk
memantau
efektivitas
kebijaksanaan serta prosedur
akuntansi yang berkaitan dengan
pengendalian persediaan barang
dagang.
Pada
prakteknya
pengendalian intern ini sudah
dilaksanakan. Menurut penulis
fungsi
auditor
ini
sudah
dilaksanakan
sesuai
dengan
prinsip pengendalian intern yang
baik.
4) Penetapan
wewenang
dan
Tanggung jawab
Pada penetapan wewenang dan
tanggung
ini
pengendalian
persediaan sudah cukup baik
dilakukan
oleh
manajemen
Utama service station. Hal ini
dapat dilihat dengan adanya
beberapa pemisahan fungsi dan
pendelegasian wewenang kepada
setiap anggota perusahaan sesuai
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
dengan
kemampuan
dan
keterampilan yang dimilikinya.
5) Metode
Pengendalian
Manajemen
Pada Utama Service Station
metode pengendalian manajemen
dilakukan
dengan
mengkombinasikan penggunaan
rasio
perputaran
persediaan
dengan
pertimbangan
manajemen.
Manajemen
menetapkan kebijakan ini dengan
memperhatikan
pertimbangan
atau keputusan manajemen bukan
pengalaman masa lalu, serta
mengaitkannya
dengan
kemungkinan perubahan pasar
pada masa yang akan datang.
Menurut
penulis,
metode
pengendalian manajemen ini
sudah
cukup
mendukung
terciptanya
lingkungan
pengendalian yang baik.
6) Praktek dan Kebijakan Karyawan
Kebijakan dan prosedur staf dan
kepegawaian di perusahaan ini
telah diterapkan cukup baik, hal
ini memegang peranan yang
penting
bagi
jalannya
pengawasan karena karyawan
merupakan
komponen
yang
penting
dalam
pelaksanaan
pengendalian intern perusahaan.
7) Pengaruh Ekstern
Dalam membuat kebijaksanaan
atas pengendalian persediaan
barang dagang, Utama Service
Station juga memperhatikan
pengaruh – pengaruh dari pihak
eksternal. Pengaruh dari pihak
eksternal dapat berupa peraturan
Pemerintah akan spare parts
maupun oli. Menurut penulis
tindakan yang dilakukan oleh
manajemen perusahaan sudah
cukup baik.
b. Penilaian resiko
Penilaian resiko yang dilakukan oleh
manajemen
agar
penyajian
informasi persediaan barang dagang
adalah wajar dan tepat waktu sudah
cukup baik. Manajemen telah
mengenali dan mempelajari resiko –
resiko yang ada, serta membentuk
aktivitas – aktivitas pengendalian
yang diperlukan untuk menghadapi
hal tersebut.
Untuk penentuan resiko perusahaan
mengadakan stock opname yang
memeriksa
kebenaran
dan
kewajaran jumlah dan masa pakai
dari setiap produk, supaya barang
yang
pertama
masuk
yang
seharusnya pertama keluar, sehingga
resiko kadaluwarsa dapat diperkecil.
Menurut penulis manajemen cukup
tanggap terhadap resiko – resiko
yang telah ditentukan dan perubahan
– perubahan yang harus dilakukan
untuk bisa bersaing di era
globalisasi ini, baik dari segi
teknologi,
sistem
informasi,
peraturan dan standar baru yang
harus diikuti.
c. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi
yang dilakukan oleh perusahaan ini
sudah cukup baik. Hal ini dapat
dilihat dari penyusunan prosedur
yang jelas di dalam perusahaan,
termasuk
dalam
prosedur
pengawasan persediaan barang
dagang yang melibatkan beberapa
fungsi yang terkait, dokumen dan
catatan yang diperlukan serta
laporan yang dihasilkan dan
pencatatan ke dalam catatan
akuntansi harus didasarkan atas
laporan sumber yang dilampiri
dengan dokumen pendukung yang
lengkap yang telah diotorisasi oleh
pihak yang berwenang.
157
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
d. Aktivitas Pengendalian
Analisis pengendalian intern pada
proses
penerimaan
barang (
pembelian kredit) dari segi aktivitas
pengendalian cukup efektif dapat
dilihat dari terdapat otorisasi
transaksi yang baik, dapat dilihat
dengan dibubuhkannya
jejak
otorisasi seperti tanda tangan dan
cap pada surat pesanan, faktur
pembelian,
surat
permintaan
pembelian yang digunakan sebagai
bagian alur proses pengendalian.
Selain itu terdapat kartu persediaan,
kartu gudang dan buku hutang
sebagai
catatan akuntansi yang
digunakan
untuk
merekam
penggunaan
wewenang
dalam
memberikan otorisasi. Pengendalian
akses yang baik juga dapat dilihat
dari penggunaan gudang untuk
melindungi persediaan gudang dari
kerusakan.
Namun dari segi pemisahan tugas
masih
terdapat
tugas
yang
merangkap hal ini terdapat pada
bagian gudang yang berfungsi
sebagai penerima barang sekaligus
penyimpan barang, dimana pada
perusahaan ini fungsi yang terlibat
untuk penerimaan barang dalam
proses pembelian kredit yaitu :
Bagian gudang, Bagian Pembelian,
Manager operasional,
bagian
Hutang dan bagian pembukuan.
Analisis
proses
pengeluaran
persediaan
Dari segi aktivitas pengendalian
Otorisasi transaksi pada proses
pengeluaran barang dagang sudah
berjalan dengan baik. Hal ini terlihat
dari faktur penjualan yang telah
diotorisasi oleh yang berwenang,
Penjumlahan dan perkaliannya pun
sudah diperiksa oleh fungsi yang
bersangkutan
dan
pengeluaran
persediaan dari gudang pun sudah
158
berdasarkan bukti penjualan yang
telah diotorisasi. Catatan dan
dokumen yang digunakan pun sudah
sesuai dengan yang dibutuhkan oleh
perusahaan ini sehingga kecurangan
dapat dihindari .
e. Pemantauan
Pemantauan dilakukan agar dapat
membantu
manajemen
untuk
mengetahui
ketidakefektifan
pelaksanaan
unsur
–
unsur
pengendalian yang lain. Utama Service
Station
melakukan
pemantauan
persediaan barang dagang dengan
melakukan stock opname sekali dalam
waktu empat bulan untuk disesuaikan
dengan perkembangan permintaan
konsumen,
serta
memperhatikan
keluhan – keluhan pelanggan. Jadi,
menurut penulis aktivitas pemantauan
yang dilakukan sudah cukup baik
dalam
mendukung
terciptanya
pengendalian intern yang memadai
dalam perusahaan.
SIMPULAN
DAN
IMPLIKASI
PENELITIAN
Setelah
menganalisis
dan
mengevaluasi sistem pengendalian
intern atas persediaan barang dagang
pada Utama Service Station, maka
penulis dapat mengambil kesimpulan:
1. Utama
service
stasion
adalah
perusahaan dagang sekaligus jasa yang
menyediakan suku cadang kebutuhan
mobil seperti spareparts, oli, ban, felex,
dan knalpot. Semua persediaan ini
disimpan dalam gudang yang terpisah.
Penjualan dan pembelian dilakukan
secara tunai dan kredit.
2. Penilaian resiko yang dilakukan oleh
perusahaan atas persediaan barang
dagang sudah cukup memadai. Hal
ini
terlihat
dengan
adanya
penaksiran resiko atas faktor
kadarluarsa dari setiap produk yang
dimiliki
perusahaan,
serta
Kajian Persediaan Barang...( Muhammad Tahir)
3.
4.
5.
6.
7.
menentukan resiko atas spare parts
yang dilarang oleh pemerintah.
Perusahaan juga telah membuat
kebijaksanaan stock opname secara
rutin satu kali dalam tiga bulan
untuk mengatasi resiko persediaan
tersebut.
Pelaksanaan
informasi
dan
komunikasi atas persediaan barang
dagang secara umum sudah cukup
memadai
untuk
mendukung
pengendalian intern.
Aktivitas
pengendalian
yang
dilakukan terhadap pelaksanaan
transaksi
penerimaan
dan
pengeluaran barang dagang juga
cukup memadai. Namun perusahaan
belum melaksanakan pemisahan
tugas yang jelas pada fungsi
penerimaan
barang
dengan
penyimpanan barang , pada proses
ini bagian gudang merangkap tugas
sebagai
penerima
sekaligus
penyimpan barang.
Setiap transaksi dan aktivitas
perusahaan juga telah diotorisasi
oleh manager operasional dan
dokumennya pun sudah bernomor
tercetak, namun pada proses
pembelian
kredit
(penerimaan
barang) dokumen surat permintaan
pembelian
perusahaan
belum
menggunakan
dokumen
yang
bernomor
tercetak
masih
menggunakan buku biasa.
Aktivitas pemantauan terhadap
pengendalian intern persediaan
barang dagang telah dilaksanakan
oleh manager operasional melalui
stock opname secara periodik. Hasil
pemantauan yang dilakukan oleh
manager operasional ini nantinya
akan dilaporkan kepada pimpinan
untuk dievaluasi kembali untuk
menciptakan pengendalian intern
yang memadai dalam perusahaan.
Perusahaan ini juga sudah ada
auditor internal yang benar – benar
independen dan tidak memiliki
kewenangan rangkap sehingga dapat
menyelidiki dan menilai efektivitas
pelaksanaan
unsur
–
unsur
pengendalian persediaan yang telah
ditetapkan oleh manajemen serta
dapat terhindar dari penyalahgunaan
wewenang.
Implikasi Penelitian
Berdasarkan analisis yang telah dibahas
pada bab sebelumnya mengenai
pelaksanaan sistem penerimaan barang
dan pengeluaran barang pada Utama
Service
Station,
penulis
ingin
menyampaikan saran yaitu:
1. Adanya pemisahan fungsi untuk
proses penerimaan barang dagang
bagi bagian gudang, dimana pada
perusahaan ini bagian gudang
langsung
merangkap
sebagai
penerima sekaligus penyimpan
barang dagang.
2. Kebijakan
perusahaan
dalam
menentukan
resiko
persediaan
barang dagang telah memadai dan
harus semakin ditingkatkan dengan
tanggap
terhadap
perubahan
teknologi dan informasi serta
kondisi pesaing dengan jenis usaha
yang sama serta penilaian resiko
terhadap
faktor
kadaluarsa
persediaan barang dagang. Hal ini
berguna untuk menjaga kredibilitas
Utama Service yang harus berpacu
dengan tingkat persaingan yang
semakin ketat di era globalisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Arens, alvin A, dan James K.
Loebecke.2000.
Auditing:
Pendekatan Terpadu. Buku
satu. Edisi Bahasa Indonesia.
Terjemahan Amir Abadi Jusuf.
Jakarta. Salemba Empat.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002.
Standar Akuntansi Keuangan,
Jakarta. Salemba Empat.
159
Jurnal KBP, Vol. 1, No. 2, September 2013: 139 - 160
Mulyadi ( 2002) Auditing. Buku satu
dan buku dua. Edisi ,
Jakarta.Salemba empat.
Baridwan,
Zaki, 2002. Sistem
Akuntansi,
Penyusunan
Prosedur
dan
Metode
Yogyakarta. Penerbit BPFE,.
Agoes, Sukrisno. (2004). Auditing.
Jakarta : Lembaga Penerbit FEUI, Salemba Empat
Warren S, Carl, James M. Reeve dan
Philip E. Fees. 2005. Pengantar
Akuntansi Edisi 21.Jakarta.
Salemba Empat.
Sugiyono, 2006. Statistika Untuk
Penelitian, cetakan sembilan,
Bandung. CV Alfabeta.
Bodnar, George H, dan William S.
Hopwood.2006.
Sistem
Informasi Akuntansi, Edisi
Sembilan, Yogyakarta. PT.
Indeks Kelompok, Andi.
Prasetyo, Hari dan Nugroho, Munajat
Tri dan Pujiati. Asti. 2006
Pengembangan
Model
Persediaan
dengan
mempertimbangkan
waktu
kadaluarsa dan faktor unit
diskon. Surakarta.
Ikatan Akuntansi
Indonesia.2007.
Standar Akuntansi Keuangan
Per 1 September, Jakarta,
Salemba Empat.
Daft, Richard “Manajemen” Edisi
keenam (2007) Jakarta :
Salemba Empat
160