Executive Project Management ( Teori dan Aplikasi Proses Tender

Executive Project
Management
( Teori dan Aplikasi Proses Tender hingga Finish Project )
Oleh
: Ir. Pawenary, M.T.
Praktisi Project Management
Motto : 1 Hari Mengenal Dunia Project Management
Mengenal Project Management ???
Tujuan :

1.Mengerti konsep dasar project management dan contoh
penerapannya.

2.Mengerti tentang scheduling untukkebutuhan project & time
planning

3.Mengerti tentang Work Breakdown Strukture ( WBS ) & Kasus
Penerapannya.

4. Mengerti tentang Tools yang digunakan di project management

5.Mengerti penerapan S-Curve.

6. Contoh Aplikasi di Dunia Industri.

Project Management adalah BMW
BIAYA, MUTU, WAKTU

Seperti apa proyek itu ?

Saya bertanggung jawab dalam pembangunan pertokoan retail dipusat kota
Surabaya. Ada30 toko retail dan supermarket di kompleks tersebut. Tanggung
jawab saya adalah mengkoordinasikan pekerjaan dari berbagai kontraktor
untuk menjaga proyek selesai sesuai spesifikasi, dalam budget yang
disediakan, serta tepat waktu.

Saya ditugaskan untuk mengepalai satu tim peneliti farmasi. Kami melakukan
trial terhadap satu obat analgesik baru untuk sebuah perusahaan farmasi.
Tanggung jawab saya adalah merancang DOE (design of experiments) dan
memastikan prosedur yang ilmiah dan legal dilaksanakan, supaya memberikan
hasil analisa statistik yang independen.

Suatu lembaga bantuan internasional yang mempekerjakan saya, mengirim
saya ke Kamboja untuk mengorganisir pengenalan sumber-sumber multimedia
pada perguruan tinggi yang mendidik tenaga guru disana. Peranan saya cukup
kompleks. Saya harus memastikan bahwa pengadaan pembelian semua
peralatan dilaksanakan, dan dipasang ditempat tersebut. Saya juga harus
meyakinkan penerimaan dari peralatan tersebut oleh dosen dan mahasiswa
pada perguruan tinggi tersebut.

Contoh2 Project

􀁺Pembangunan perumahan, fabrik, pertokoan lengkap

􀁺Pembangunan monorail di Makassar

􀁺Pembangunan MRT di Jakarta

􀁺Penyelenggaraan seleksi Indonesian Idol oleh RCTI di kota Bandung

􀁺Pengembangan sistem pertahanan militer

􀁺Peluncuran sistem satelit di amerika

􀁺Pembangunan konstruksi platform & pipa minyak di Cepu

􀁺Pengenalan pasar produk baru di Jakarta.

Faktor Dominan dalam Manajemen Proyek :

1.Berapa lama proyek ini akan selesai?

2.Mana saja kegiatan-kegiatan yang kritis?

3.Mana kegiatan yang non-kritis?

4.Apakah pengerjaan proyek tepat waktu, terlambat, atau lebih
cepat?

5.Apakah biaya aktual yang di keluarkan sama, kurang, atau
lebih rencana budget?

6.Apakah sumber daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
mencukupi?

7.Bila proyek harus di selesaikan dalam waktu yang lebih pendek,
bagaimana mencapai nya dengan biaya yang termurah?

KarakteristikproyekProyekmemilikiciri-ciri:


•Unik.
Biasanya untuk tugas-tugas organisasi yang
tidak lazim dilihat dari ‘business as usual’. Suatu
proyek menciptakan deliverable yang unik,
berupa produk, services, ataupun hasil.


•Spesifik.
Proyek memiliki ‘deliverables’ yang spesifik,
serta‘due date’(bataswaktu) yang spesifik.


•Multidisipliner.
Proyek membutuhkan input dari orang-orang
dari keahlian yang berbeda-beda.

Mengapa di sebut proyek?

Proyek memberikan tanggung jawab
(responsibility) dan kewenangan(authority)
yang penuh bagi pencapaian tujuan
organisasi.

Tersedianya cara yang lebih baik untuk
pengelolaan proyek

Tersedianya software yang dapat membantu
dalam membuat jadwal dan penyusunan
anggaran proyek

Tools Manajemen Proyek

1.Gantt Chart
2.Load Chart
3.Milestone Chart
4. Diagram Network
5. Work Break Down Structure ( WBS )
6. S Curve Plan
7. S Curve Actual
8. Progress Cost Control







1. Gantt Chart
2. Load Chart
3. Milestone Chart
4. Diagram Network
5. Work Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Structure (WBS) yang baik

Memungkinkan kegiatan-kegiatan bekerja secara
independen.

Membuat kegiatan-kegiatan dalam ukuran yang mudah
dikelola (manageable).

Memberikan otoritas untuk melaksanakan proyek.

Memudahkan dalam monitoring dan mengukur program.

Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan.

S-Curve (Time Cost Performance Chart)
• S Curve biasa digunakan sebagai alat pengendalian proyek guna
menjaga pelaksanaan proyek tidak menyimpang dari jadwal,
biaya, serta kemajuan prestasi fisik yang sudah direncanakan.
•S Curve atau Kurva S ini menggambarkan secara grafis kemajuan
kerja (bobot%) kumulatif pada sumbu vertikal terhadap periode
waktu (minggu) pada sumbu horisontal.
•Dengan membandingkan S Curve rencana dengan S Curve aktual
akan dapat diketahui kemajuan dari pelaksanaan proyek apakah
sudah sesuai rencana, terlambat, ataupun mendahului rencana.
CONTOH
PENERAPAN
BARCHART, WBS, RAB,
BOBOT
DAN S CURVE

IMPLEMENTASI
LANGKAH KERJA SETELAH MENERIMA
INFORMASI DI BUKA TENDER PROJECT
DARI CLIENT HINGGA PROSES FINISH
PROJECT

RFQ (Request for Quotation) atau Tender
diterima oleh Marketing melalui:
◦ Surat kabar
◦ Pengumuman di Internet
◦ Permintaan langsung dari Customer

Marketing mempelajari isi dari RFQ antara
lain:
◦
◦
◦
◦
Nilai Pagu Proyek (Jika tersedia)
Lokasi Proyek
Pemilik Proyek
Tanggal penutupan penyampaian harga

Marketing menyerahkan seluruh dokumen
RFQ berikut resume yang telah dipelajari
ke bagian Proposals / Technical
Support

Proposals akan mempelajari lebih detail
dokumen RFQ/Tender tersebut. Kemudian
menjustifikasi apkah RFQ tersebut sesuai
kemampuan perusahaan

Hasil Evaluasi Proposals:
◦ Ya, RFQ sesuai dengan kemampuan dan jenis business
perusahaan, maka dokumen RFQ dilimpahkan ke bagian engineer
analyst untuk verifikasi dan optimasi design agar nantinya
menghasilkan design yang dapat dipertanggungjawabkan secara
teknis namum dengan biaya yg lebih efisien (murah)
◦ Tidak, RFQ tidak sesuai dengan kemampuan perusahaan lalu akan
diusulkan ke management agar dibatalkan / tidak perlu dilanjutkan

Keputusan Management atas usul Proposals:
◦ Ya, RFQ tidak dilanjutkan (dihentikan), maka RFQ dimasukkan ke
dalam arsip
◦ Tidak, RFQ diteruskan, tender proses dilanjutkan dan dokumen
RFQ diserahkan ke engineering analyst untuk verifikasi /optimasi
design.

Dokumen yang telah diverifikasi/dioptimasi
design oleh engineering analyst dikembalikan
ke bagian Proposals

Verifiied Document didistribusika kepada
departemen lain seperti: Departemen
Fabrikasi untuk jenis Pekerjaan Fabrikasi saja
atau bagian EPC (Engineering Procurement
Construction ) untuk jenis pekerjaan EPC.

Pendistribusian ini mempunyai tujuan
agar bagian-bagian tersebut dapat
menghitung perkiraan biaya untuk
menyelesaikan proyek bila perusahaan
memenangkan tender tersebut.

Proposals melakukan hal-hal yang sama
seperti bagian tersebut

Untuk mendapatkan harga penawaran yang bersaing,
Proposals memerlukan support dari bagian procurement
untuk mendapatkan harga penawaran dari supplier, vendor
atas material dan equipment yang akan dipakai saat
proyek

Penawaran dari Supplier/Vendor yang diterima oleh bagian
Procurement akan diverifikasi secara teknis oleh Engineer
Analyst untuk memastikan bahwa materal alat yang
ditawarkan oleh vendor sesuai dengan spesifikasi yang
disyaratkan, jika:
◦ Ya, maka penawaran vendor akan diteruskan ke bagian proposals
dan dimasukkan sebaga datai dalam penyusunan harga.
◦ Tidak, penawaaran dikembalikan ke bagian procurement.
Procurement mencari lagi penwaran dari vendor/supplier lain.

Bagian Proposals akan melakukan koordinasi
dengan bagian fabrikasi dan EPC untuk
menentukan biaya pelaksanaan proyek
dimana perhitungan biaya dari Proposals
akan dibandingkan dengan hasil perhitungan
dari bagian Fabrikasi atau EPC.

Dalam koordinasi ini akan menghasilkan
rencana biaya pelaksanaan pekerjaan ( RAB )

Rencana pelaksanaan biaya yang telah disepakati dengan
penawaran yg paling memnuhi syarat dari vendor yang
telah diverifikasi oke bagian Procurement dan Engineering
Analyst baik dari segi harga maupun aspek teknis,
dikumpulkan menjdai sat u oleh bagian Proposals sebagai
biaya dasar penawaran .

Biaya dasar penawaran ini diajukan ke pihak Direksi /
Management untuk menambahkan margin serta overhead,
sehingga menjadi harga yang akan ditawarkan ke
Customer

Dokumen harga dan teknis dicompile untuk disampaikan
ke customer sebagai dokumen penawaran.

Mengikuti Proses berlangsung hingga diterimanya LOI /
Kontrak Kerja
STEP-STEP ALUR PROSES HOLD POINT :
1.
SCOPE OF WORK
(SCHEDULE, BUDGET COST/MAN POWER PLANNING,
WBS )
2.
STRUKTUR ORGANISASI
3.
DESIGN ENGINEERING & COMPANY SPECK
4.
SHOP DRAWING
( MTO, CUTTING PLAN / CUTTING LIST )
5.
PROCUREMENT PLAN
6.
ANALISIS CONSRUCTION
7.
ANALISIS WPS / PQR & WELDING TEST
PROCESS PRODUKSI:
-
Mengetahui scope of work dari pekerjaan yang diterima. Mendetailkan
pekerjaan yang sesuai scope of work
-
Membuatkan structure organisasi untuk dapat menentukan tugas dari masingmasing personal yang telibat dalam project tersebut.
-
Membuat schedule pekerjaan sesuai time yang telah ditentukan.
-
Budget dan cost dibuat untuk masing-masing kegiatan sesuai dari scope of
work, dan sesuai dengan work breakdown structure.
-
Mendetailkan design Eng untuk menjadi shop drawing untuk mempermudah
pekerjaan dilapangan.
-
Mendetailkan shop drawing menjadi material take off untuk mengetahui jenis
material dan quantity yang dapakai dalm project.
-
Perencanaan cutting untuk plate dan sectian steel dibuat untuk
mempermudah pemotongan plate dan section steel.
-
Pembelian material sesuai MTO yang dibuat.
-
Material yang telah diteima sesuai dengan spect dan millcert
material .
-
Material diissue ke workshop sesuai gambar dan dilengkapi cost
code sesuai dengan wbs. Surat perintah kerja yang disebut Work
Pack.
-
Material dicutting melalui process cutting, untuk menjadi part
component bagian dari strukture.
-
Part material selanjutnya di fit up untuk menjadi segment
product. Setelah selesai di check oleh QC sesuai gambar
assembly, untuk dapat di welding.
-
Process welding dilakukan sesuai wps yang dibuat untuk project.
Sesuai dengan spect yang telah dibuat.
-
Setelah welding selesai selanjutnya dilakukan non destructif test
(NDT). Untuk menguji apakah weldingan sudah tidak ada cacat
welding,memlalui process MPI, RT atau UT.
-
Produk yang pass di NDT dapat dikeluar dari Work shop
selanjuatnya dikirim ke blasting painting untuk dilakukan
pengecatan.
-
Selanjutnya process painting, process painting terlebih dahulu
dilakuakan blasting . Berikutnya dilakukan pengecatan dari
primer, second dan top coating. Top coating sesuai warna
product yang diinginkan.
-
Selanjutnya dicheck oleh QC untuk dichek ketebalan painting
yang telah dilakukan. Setelah pass QC, sesuai tebal yang diatur
dalam spect painting maka produc bisa dikirim kan ke process
packing.
-
Apabila bagian product akan dissembly menjadi modul maka di
rakit di yard untuk menjadi bagian modul yang besar. Dengan
metode pengangkatan yang dibuat oleh construction ENG
Merakit bagian per bagian item yang telah di fabrikasi. Produc ini
cukup besar sehingga tidak perlu di packing.
-
Product dipacking untuk menjaga keamanan barang pada saat
pengiriman barang sampai tujuan yang di telah tentukan.
-
Delivery material bisa darat atau melalui trasportasi laut.
Terganung dari tujuan, bentuk dan ukuran barang.
ANALISIS ENGINEERING &
CONSTRUCTION







ANALISIS LOADING /
UNLOADING MATERIAL
ANALISIS LIFTING
ANALISIS FABRICATION
ANALISIS
TRANSPORTATION
ANALISIS LOAD OUT
ANALISIS MOORING
ANALISIS BALLASTING

MOOSES DAN SACS

SACS
SACS
SACS
SACS
MOSSES
MOSSES





CONSTRUCTION ENGINEERING
ANALISIS PEMBUATAN WPS / PQR & WELDER
TEST
MEMBUAT WELDING
PROCEDURE LAS
 MEMBUAT METODE
PENGELASAN DAN
APLIKASINYA
 MEMBUAT WELDING
MAP DETAILLER

WELDER PLAT 1-4G
 WELDER PIPA 5-6G /
6GR

SMAW = MANUAL
SAW = OTOMATIS
FCAW = SEMI OTOMATIS
GTAW = ARGON (PIPING )
WELDING ENGINEERING