Untitled - Provinsi Kepulauan Riau
advertisement
LATAR BELAKANG TIDAK ADANYA PANDUAN DAN TATA CARA BAKU DALAM PENERIMAAN DAN PELAYANAN TAMU KEPALA DAERAH MINIMNYA SUMBER DAYA MANUSIA PENERIMAAN DAN PELAYANAN TAMU KURANG PRIMA ADANYA RANCANGAN BUKU PANDUAN SEBAGAI TAHAPAN – TAHAPAN DALAM PENERIMAAN DAN PELAYANAN TAMU KEPALA DAEARH PERMASALAHAN INTI 1. BELUM ADANYA STANDART UNTUK PENERIMAAN DAN PELAYANAN TAMU 2. MASIH SEMBERAUT DAN KACAU BALAU UNTUK PROSES PERSIAPAN PENERIMAAN DAN PELAYANAN TAMU KONDISI EKSISTING PERSIAPAN PENERIMAAN TAMU YANG BELUM SEMPURNA DIKARENAKAN INFORMASI LAMBAT DAN KURANGNYA FASILITAS DAN TENAGA PENDUKUNG BENCHMARKING MENERAPKAN 5R : RAMAH, RESIK, RAPI, 3S : SALAM, SAPA, SENYUM OUTCOME 1. MEMBERIKAN KEMUDAHAN DALAM TUGAS 2. TATA CARA DAN PERLAKUAN DALAM MELAYANI TAMU SESUAI DENGAN STANDART OUTPUT TERSEDIANYA DRAFT BUKU PANDUAN ADANYA KEJELASAN DAN GAMBARAN TENTANG PELAYANAN DAN PENERIMAAN TAMU KEPALA DAERAH KELEBIHAN 1. MEMPERMUDAH PROSES PENERIMAAN DAN PELAYANAN TAMU KEPALA DAERAH 2. MEMBERIKAN PANDUAN PELAYANAN YANG LEBIH BAKU, PROFESIONAL, EFEKTIF DAN EFISIEN KELEMAHAN PADA KEGIATAN TERTENTU RANCANGAN INI BISA SAJA TIDAK DIGUNAKAN/DIMODIFIKASI KENDALA PELAKSANAAN 1. MINIM NYA DUKUNGAN DAN KERJASAMA 2. KETERBATASAN WAKTU STRATEGI PELAKSANAAN 1. PENDEKATAN KEPADA TIM DAN STAKE HOLDER 2. MEMBUAT JADWAL PERTEMUAN YANG DISEPAKATI BERSAMA STAKE HOLDER KEPALA BIRO UMUM KASUBBAG RUMAH TANGGA WAKIL GUBERNUR STAFF RUMAH TANGGA MEMILIK PERAN DALAM PENETAPAN DAN PERSETUJUAN BUKU PANDUAN PELAYANAN DAN PENERIMAAN TAMU KEPALA DAERAH MEMILIKI PERAN DALAM MEMFASILITASI KEBUTUHAN RUMAH TANGGA WAKIL GUBERNUR MEMILIKI PERAN AKTIF DALAM MEMPERSIAPKAN DAN MELAYANI TAMU KEPALA DAERAH SERING KURANG SERING 7.PENTAHAPAN (MILESSTONES) PERENCANAAN DAN PEMBENTUKAN TIM PERUMUSAN RANCANGAN NASKAH TATA CARA PELAYANAN DAN PENERIMAAN TAMU/UNDANGAN GUBERNUR KEPULAUAN RIAU SOSIALISASI RANCANGAN NASKAH TATA CARA PELAYANAN DAN PENERIMAAN TAMU/UNDANGAN GUBERNUR KEPADA STAKEHOLDER DAN TIM (STAF RUMAH TANGGA) MENGADAKAN KOMITMEN BERSAMA DENGAN STAKEHOLDER DAN TIM (STAF RUMAH TANGGA ) DAN PENGESAHAN DRAFT BUKU PANDUAN DRAFT BUKU PANDUAN 60 HARI PEMBAGIAN KERJA TIM PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN MEMBANTU MERUMUSKAN BUKU PANDUAN BERDASARKAN JENIS TAMU, JENJANG JABATAN DAN JENIS ACARA TIM IMPLEMENTASI MEMBANTU MENERAPKAN BUKU PANDUAN PELAYANAN DAN PENERIMAAN TAMU KEPALA DAERAH STAF RUMAH TANGGA MENDUKUNG DAN MENERAPKAN BUKU PANDUAN DISETIAP KEGIATAN, ACARA DAN KUNJUNGAN TAMU KEPALA DAERAH FAKTOR KEBERHASILAN 1. PERSENTASE CAPAIAN DALAM 60 HARI 2. PENDEKATAN KEPADA MENTOR DAN STAF 3. KERJASAMA DAN DUKUNGAN DARI SEMUA PIHAK UNTUK MENUJU KEARAH YANG LEBIH BAIK ANTISIPASI KENDALA DAN STRATEGI 1. MEMBUAT DAN MENGIKUTI JADWAL YANG SUDAH DITENTUKAN 2. KOMITMEN BERSAMA ANTARA MENTOR, STAKE HOLDER DAN STAF RUMAH TANGGA BACK 8.TATA KELOLA PROYEK BACK KABAG RUMAH TANGGA (PROJECT SPONSOR) KASUBBAG RUMAH TANGGA GUBERNUR (PROJECT LEADER) COACH POKJA ( STAF ) 9.ANGGARAN RP. 5.000.000,- POKJA ( STAF ) DANA DIGUNAKAN : DIGUNANAKAN UNTUK MAKAN MINUM RAPAT, DESIGN DAN CETAK BUKU MONITORING DAN PELAPORAN 1. MONITORING DILAKUKAN DISETIAP TAHAPAN DENGAN HASIL BERUPA DOKUMENTASI DAN CHEKLIST TAHAPAN KERJA YANG SUDAH DILAKSANAKAN 2. PELAPORAN DIBUAT PADA AKHIR TAHAPAN YANG TELAH DILAKSANAKAN DAN DITUJUKAN KEPADA MENTOR DAN KEPALA BIRO UMUM SELAKU STAKEHOLDER KEBERHASILAN 1. MEMBUAT DAN MENGIKUTI JADWAL YANG SUDAH DITENTUKAN 2. KOMITMEN BERSAMA ANTARA MENTOR, STAKE HOLDER DAN STAF RUMAH TANGGA HALAMAN DEPAN