MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES

MANAJEMEN PROYEK :
KONTEKS DAN PROSES
Kelompok 1:
Cicih Nur Eish (H1L014006)
Rifqi Fadhila A (H1L014016)
Fajar Muzaky (H1L014019)
Ade Laksmi H (H1L014020)
Malvin Yosef S (H1L014021)
Dinar Nur Baeti (H1L014023)
Siklus Hidup Produk
Tahapan Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle).
1. Perencanaan sebuah produk
2. membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk
baru.
3. membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek.
4. fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat
apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan
sebelumnya ataukah tidak.
Fase Kegiatan Siklus Hidup Produk
• Perencanaan (Planning)
• Analisis (Analysis)
• Perancangan (Design)
• Implementasi (Implementation)
• Dukungan (Support)
Model Metodologi Pengembangan
Sistem
• Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana
pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan
kegiatan secara linier.
• Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan
menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih
baik dibandingkan pendekatan linier.
• Model Incremental Release
• Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk
mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
• Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe
untuk memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.
Siklus Hidup Proyek
Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan
dalam pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam
pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan
tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi
yang mengembangkan proyek tersebut.
Fase – Fase Hidup Proyek
• Penyusunan Konsep (Concept) Pada fase ini, manajemen merumuskan
perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun
aktivitas kegiatan dalam proyek.
• Pengembangan (Development) Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk
menyusun perencanaan proyek (project plan), estimasi anggaran biaya dan
menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.
• Pelaksanaan (Implementation) Fase ini merupakan fase dimana aktivitas
kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek dilaksanakan. Dalam fase ini
juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-laporan kinerja
dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase ini.
• Penyerahan Proyek (Close-out) Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari
seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase ini juga akan dipelajari berbagai
aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek
diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya
dibubarkan.
4 Kerangka Pemahaman Organisasi
• Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab,
koordinasi dan kontrol.
• Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang
harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya
manusia.
• Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi /
gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan
kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini.
• Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan
dengan suatu event. Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat
penting dalam kerangka ini.
Bentuk Struktur Organisasi
• Struktur Organisasi Fungsional Struktur organisasi yang berfokus pada
garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol secara bertingkat
menurut fungsi-fungsi manajemen.
• Struktur Organisasi Proyek Struktur organisasi yang memandang fungsifungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana konsep
manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan
setiap proyek berada di bawah tanggunngjawab langsung seorang
pimpinan
• Struktur Organisasi Matriks Struktur organisasi ini merupakan gabungan
dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Para
manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer
program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung
di bawah tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer
bagian masing-masing.
Kunci Keberhasilan Proyek IT
• Dukungan eksekutif
• Keterlibatan user
• Pengalaman manajer proyek
• Sasaran bisnis yang jelas
• Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)
• Infrastruktur software
• Kebutuhan dasar perusahaan
• Metodologi formal
• Perkiraan yang baik (akurat)
Kebutuhan akan Komitmen Top
Manajemen
komitmen top manajemen merupakan salah satu faktor kunci
yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen
dapat membantu manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya
kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai
bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.
Kebutuhan akan Komitmen
Organisasi pada IT
Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan
keberhasilan proyek IT. Sebab jika organisasi mempunyai
pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibat
pelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi
pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO (Chief
Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan
proyek IT. Memperbantukan tenaga non-IT pada proyek IT juga
akan memperjelas seberapa jauh komitmen organisasi terhadap
IT.
Kebutuhan akan Standar
Organisasional
Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines)
kegiatan dalam organisasi akan sangat membantu manajer
proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai
aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan
menurut prosedur kegiatan yang berlaku.
Pekerjaan Fungsional Manajemen
Proyek
Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan
fungsional manajemen proyek. Pekerjaan-pekerjaan tersebut
tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran dari
proyek itu sendiri.
Garis Besar Pekerjaan Fungsional
Manajemen Proyek
•
Mendefinisikan scope/lingkup proyek
•
Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)
•
Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS)
•
Mengembangkan flow chart manajemen proyek
•
Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
•
Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek
•
Identifikasi dan evaluasi resiko
•
Identifikasi ketergantungan antar aktivitas
•
Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis
•
Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek
•
Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya
•
Mengelola proses kontrol perubahan
•
Membuat laporan kemajuan proyek
Estimasi kebutuhan waktu
Keahlian yang Disarankan Bagi
Manajer Proyek
•
Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan
pendekatan (lobi).
• Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan
(planning), merumuskan sasaran (goal setting) dan melakukan analisis
(analyzing).
•
Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat
yang tinggi.
• Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan
memiliki kemampuan pendelegasian.
• Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.
•
Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek
Ciri-ciri Manajer Proyek
Gugus Proses Manajemen Proyek
Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan
kegiatan yang merupakan penjabaran dari siklus hidup
proyek (project life cycle), meliputi :