sop penyelenggaraan pim ( 3 )

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )
PELAKSANAAN DIKLAT KEPEMIMPINAN
TINGKAT IV BKKBN
Disusun Oleh :
MINTONO, SH.MH
19590309 198603 1 003
PEMBINA UTAMA MUDA IV/C
WIDYAISWARA MADYA
BADAN KEPENDUDUKAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL
PROVINSI JAWA TENGAH
TAHUN 2013
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )
PELAKSANAAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BKKBN
Abstrak
Penyusunan SOP Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV meliputi aspek identifikasi
kebutuhan, perumusan kebutuhan, penyusunan, pengembangan, pemantauan dan evaluasi
disetiap unit kerja organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya. Idikantor pretasi memiliki
komitmen untuk berpikir etis dan jujur dalam berhubungan dengan orang lain dan dalam
semua urus pekerjaan khususnya pejabat Eselon IV. Tujuannya mampu mengantisipasi
kebutuhan untuk berubah dan merumuskan perubahan yang diperlukan, Kesiapan diri,
bersedia mengubah arah atau prioritas secara berulang – ulang setelah mengikuti
pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV.
Kata Kunci : Berpikir Integritas dan Memfasilitasi Perubahan
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Dalam pelaksanaan pendidikan dan pelatihan (Diklat) merupakan proses pembelajaran
orang dewasa yang memerlukan pendekatan Andragogi karena orang dewasa telah
memiliki ilmu dan pengalaman dalam bekerja. Pengalaman diasumsikan bahwa sesuai
dengan perjalanan waktu seorang individu tumbuh dan berkembang menuju ke arah
kematangan. Dalam perjalanannya, seorang individu mengalami dan mengumpulkan
berbagai pengalaman suka duka dalam kehidupan. Dalam hal ini untuk menjadikan
seorang individu sebagai sumber belajar yang demikian kaya dan pada saat yang
bersamaan individu tersebut memberikan dasar yang luas untuk belajar dan
memperoleh pengalaman baru. Oleh sebab itu, dalam Strategi pembelajaran aktif
untuk orang dewasa lebih mengembangkan teknik yang bertumpu pada pengalaman.
Dalam hal ini dikenal dengan Proses Belajar Berdasarkan Pengalaman (Experiential
Learning Cycle). Hal ini menimbulkan implikasi terhadap pemilihan dan penggunaan
metode pembelajaran.Pemilihan metode pembelajaran yang tepat, dalam hal ini
penggunaan berbagai metode pembelajaran pada dasarnya merupakan upaya untuk
melibatkan peserta pelatihan.Pembelajaran bagi orang dewasa harus dibuat menarik
sehingga pembelajaran menjadi hal yang menyenangkan. Bila keadaan ini tercipta
maka diharapkan semua peserta siap menerima dan mengembangkan informasi dan
ilmu dan bahkan dapat manyelesaikan masalah.
Penyusunan SOP Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV meliputi aspek
identifikasi kebutuhan, perumusan kebutuhan, penyusunan, pengembangan,
pemantauan dan evaluasi disetiap unit kerja organisasi sesuai dengan tugas dan
fungsinya SOP digunakan sebagai acuan dalam memenuhi kebutuhan – kebutuhan
yang diperlukan, meliputi Sumber Daya Manusia , pembiayaan , sarana dan prasarana
dan metode pelaksanaan pada setiap tahapan proses kegiatan.
B.
Untuk menyamakan persepsi dan pemahaman tentang langkah – langkah penyusunan
SOP disetiap unit kerja organisasi diperlukan pedoman penyusunan SOP dilingkungan
BKKBN.
TUJUAN
Pedoman ini merupakan panduan bagi setiap unit kerja organisasi dilingkungan BKKBN
dalam menyusun SOP Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV khususnya Bidang
Pelatihan dan Pengembangan di lingkungan BKKBN Provinsi Jawa Penyusunan SOP
Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tengah.
C.
RUANG LINGKUP
1. Sasaran
Sasaran yang diharapkan adalah :
a. Identifikasi kebutuhan SOP.
b. Perumusan kebutuhan SOP.
c. Penyusunan SOP.
d. Pengembangan SOP.
e. Pemantaun dan Evaluasi SOP.
2. Jangkauan.
a. Setiap Eselon I ( Sekretariat Utama / Deputi / Inspektor Utama ).
b. Setiap Eselon II ( Direktorat / Biro / Pusat / Inspekturat Perwakilan BKKBN
Provinsi / Balai Diklat KKB ).
c. Setiap Eselon III ( Subdirektorat / Bagian / Bidang Sekretariat ).
d. Setiap Eselon IV ( Seksi / Subbagian / Subbidang ).
D.
PENGERTIAN
1.
2.
3.
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) adalah serangkaian Instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan tugas dan fungsi
setiap unit kerja organisasi di lingkungan BKKBN meliputi bagaimana, berapa
lama dan dimana dilakukan serta oleh siapa yang melakukan.
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan adalah Standar
Operasional Presedur ( SOP ) dilingkungan BKKBN yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas dan fungsi berdasarkan peraturan perundangan –
undangan yang berlaku.
Pelayanan internet ( Service Center ) adalah berbagai jenis pelayanan yang
dilakukan oleh Sekretaris Utama. Deputi Bidang Pelatihan, Penelitian dan
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Pengembangan dan Inspektorat serta setiap unit kerja yang berada di bawah
kewenangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pelayanan eksternal ( Mission Center ) adalah berbagai jenis pelayanan yang
dilaksanakan unit – unit lini organisasi BKKBN ( Deputi Bidang Pengendalian
Penduduk, Deputi Bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi, Deputi
Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi, Deputi Bidang
Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga ) serta setiap unit kerja yang
berada di bawah kewenangannya sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pekerjaan yang memerlukan SOP adalah pekerjaan operasional yang
memerlukan prosedur baku untuk menghasilkan kinerja yang efektif, efisien
dan akuntabilitas sesuai dengan tugas dan fungsi BKKBN.
SOP Teknis adalah standar prosedur yang mengarahkan setiap langkah
pekerjaan dan memiliki kekuatan intruksi yang mencakup hal – hal
administrative serta memiliki prosedur yang pasti dan terstandar.
SOP Administrasi adalah standar prosedur yang mengarahkan setiap langkah
pekerjaan dan memiliki kekuatan intruksi yang mencakup hal – hal
administrasi serta memiliki prosedur yang pasti dan terstandar.
Kegiatan adalah kumpulan dari proses dari beberapa aktifitas dalam upaya
menyelesaikan pekerjaan ( Tugas dan Fungsi ).
Proses adalah urutan pelaksanaan dari aktivitas atau kejadianyang didesain,
yang menggunakan waktu, ruang / tempat, keahlian atau sumber daya
lainnya, yang menghasilkan suatu hasil.
Aktifitas adalah salah satu kegiatan kerja yang dilaksanakan ditiap proses
kegiatan di unit kerja.
Prosedur adalah serangkaian urutan aktivitas yang spesifik, tindakan atau
operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar
selalu memperoleh hasil yang sama.
Penanggung jawab adalah pejabat strukturat yang bertanggung jawab
langsung terhadap pelaksanaan SOP sesuai dengan tugas dan fungsinya di
masing – masing unit kerja.
Tim Pemantau adalah Tim yang ditunjuk oleh Pejabat Eselon II di masing –
masing unit kerja, yang terdiri dari Pejabata Eselon III, Pejabat Eselon IV,
Fungsional baik dari unit kerjanya maupun di luar unit kerjanya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunanSOP Administrasi
Pemerintah di Lingkungan BKKBN antara lain sebagai berikut :
Simbol yang digunakan dalam SOP Administrasi Pemerintah hanya terdiri dari
5 ( lima ) symbol, yaitu 4 ( empat ) symbol dasar Flowcharts ( Basic Symbol or
Flowcharts ) dari 1 ( satu ) symbol penghubung ganti halaman ( Off – Page
Conector ). Kelima symbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai
berikut :
a) Simbol Kapsul / Terminator (
) untuk
mendeskripsikan
kegiatan mulai dan berakhir.
b) Simbol Kotak / Process (
) untuk mendeskripsikan proses
atau kegiatan eksekusi.
c) Simbol Belah Ketupat / Decision (
) untuk
mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
d) Simbol Anak Panah / Panah / Arrow (
) untuk
mendeskripsikan arah kegiatan ( arah proses kegiatan ).
e) Simbol Segilima / Off – Page Connector (
) untuk
mendiskripsikan hubungan antar symbol yang berbeda halaman.
E.
PENUTUP
Stretgi dalam penerapan metode pembelajaran yang digunakan pada
pembelajaran orang dewasa dapat diterapkan apabila diyakini bahwa
peserta diklat adalah pribadi-pribadi yang mempunyai pengalaman dan
kematangan, dapat mengarahkan diri mereka sendiri, mengerti diri sendiri,
dapat mengambil keputusan untuk sesuatu yang menyangkut dirinya.
Pembelajaran orang dewasa tidak akan mungkin berkembang apabila
meninggalkan ideal dasar orang dewasa sebagai pribadi yang mampu
mengarahkan diri sendiri. Dengan menguasai dan menggunakan metode dan
teknik pembelajaran yang tepat diharapkan peserta dakan memiliki
kebanggaan dan senang untuk belajar, senantiasa menggunakan setiap
kesempatan untuk belajar, menyadari bahwa penggunaan waktu untuk
belajar merupakan investasi penting dan sebagai kunci utama untuk
kemajuan diri dan lingkungannya. Effektivitas penerapan metode
pembelajaran akan menentukan keberhasilan diklat.
Oleh karena itu, SOP menjadi pedoman instrument yang penting untuk
mendorong masing – masing unit kerja di lingkungan BKKBN dalam
memperbaiki proses internal.Dengan demikian akan berpengaruh pada
peningkatan kualitas dan
akuntabilitas kinerja BKKBN.
F
DAFTAR PUSTAKA
1. Suprijanto. 2005.Pendidikan Orang Dewasa. Banjarbaru: Bumi Aksara.
2. Uno,Hmzah B.2007.Model Pembelajaran.Menciptakan Proses Belajar Mengajar yang
Kreatif dan Efektif. Gorontalo: Bumi Aksara.
3. Perwakilan BKKBN Provinsi Jawa Tengah 2011, Uraian Pekerjaan Bidang Pelatihan dan
Pengembangan ( Latbang BKKBN ),
4. Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional, Jakarta 2011, Pedoman
Penyusunan Standard Operasional Prosedur di Lingkungan Badan Kependudukan
dan Keluarga Berencana Nasional.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPENDUDUKAN
DAN KELUARGA BERENCANA
Nomor SOP :
003
Tanggal Pembuatan :
05 November 2012
Tanggal Revisi :
03 Desember 2012
Tanggal Efektif :
2 Januari 2013
Disahkan oleh :
KEPALA BKKBN
BKKBN
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KEPENDUDUKAN DAN KB
Nama SOP :
Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan
Tingkat IV BKKBN
Dasar Hukum :
Kualifikasi Pelaksana :
1.
1. Pelaksana di bidang penyelenggaraan dan
evaluasi
2. Minimal Pendidikan SLTA atau sederajat
3. Pernah mengikuti Pelatihan Management of
Training (MOT) atau Diklat lain yang setara
4. Pernah mengikuti Training Officer Course
(TOC) atau Diklat lain yang setara
5. Pengalaman di Diklat minimal 1 tahun
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Undang-Undang Nomor 52 Tahun 2009 tentang
Perkembangan
Kependudukan
dan
Pembangunan Keluarga (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 161,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5080) ;
Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000
tentang Pendidikan danPelatihan Jabatan
Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2000 Nomor 198, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4019) ;
Peraturan Presiden Nomor
62 Tahun 2010
tentangBadan Kependudukan dan Keluarga
Berencana Nasional;
Peraturan Kepala BKKBN Nomor 72 Tahun
2010tentang Organisasi dan Tata Kerja BKKBN;
Peraturan
Kepala
BKKBN
Nomor
205/PER/B4/2011 Tahun 2011 tentangPedoman
Penyusunan Standar Operasional Pelayanan
BKKBN;
Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara
Nomor193/XIV/10/6/2001
tentang
Pedoman
Umum Pendidikan dan Pelatihan Jabatan
Pegawai Negeri Sipil;
Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara
Nomor 9 tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat IV;
Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara
Nomor 1 Tahun 2004tentang Pedoman Seleksi
Calon Peserta Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat I, II, III, dan IV;
Keputusan
Kepala
LAN-RI
Nomor
:
2042/I/13/14/2010, tanggal 13 Desember 2010
tentang Sertifikat Akreditasi A Pusat Pendidikan
dan Pelatihan KKB untuk menyelenggarakan
Prajabatan Golongan I dan II, Prajabatan
Golongan III, Diklat PIM III, dan Diklat PIM IV.
Keterkaitan :
Peralatan/Perlengkapan :
-
Ruang kelas,ruang diskusi,ruang rapat, fasilitas
olah raga, komputer PC, notebook, LCD
Projector, printer, alat tulis, white board, papan
flipcart, modul diklat, kendaraan roda empat
Peringatan :
Pencatatan dan Pendataan :
Jika pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Tk. IV ini
tidak sesuai dengan SOP, maka pelaksanaan
Diklat Kepemimpinan Tk. IV tidak optimal.
1. Laporan hasil penyelenggaraan Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV
2. Data lulusan Diklat tercatat dalam Sistem
Informasi Diklat (SIDIKA)
Pelaksana
No
Aktifitas
Kasubid
Penyelenggara
Staf
Penyelenggara
Sestama
Kapus
Diklat
Deputi
Latbang
Ket
Kelengkapan
Waktu
Output
DIPA
3 hari
RAB
RAB
1 hari
Panduan
Pelaksanaan Diklat
Kepemimpinan Tk.
IV
Mengkoordinasikan rencana
pelaksanaan Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV
Panduan
Pelaksanaan
Diklat
Kepemimpinan
Tk IV
1 hari
Surat Pemberitahuan
pelaksanaan Diklat
Kepemimpinan Tk IV
4
MengIVentarisasi Calon
Peserta Diklat Kepemimpinan
Tingkat IV
Surat
Pemberitahuan
pelaksanaan
Diklat
Kepemimpinan
Tk IV
30 hari
Tersedianya data
calon Peserta Diklat
Kepemimpinan Tk.
IV
5
Menyeleksi Calon Peserta
Diklat Kepemimpinan Tingkat
IV sesuai dengan kriteria
yang di tetapkan (administrasi
dan akademis) oleh TSPDI
Data Calon
Peserta
10 hari
Data Peserta Diklat
Kepemimpinan Tk.
IV
1
2
3
TSPDI
Mutu Baku
Kabid
Penyelenggar
a dan Evaluasi
Menganalisa program dan
anggaran DIPA tentang
pelaksanaan Diklat
Kepemimpinann Tingkat IV
Melaksanakan rapat
persiapan program dan
anggaran pelaksanaan Diklat
Kepemimpinan Tk. IV
6
Menetapkan peserta Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV
7
Memanggil Peserta Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV
8
Melaksanakan rapat
persiapan penyelenggaraan
Diklat Kepemimpinan Tingkat
IV
T
Y
T
Data Peserta
Diklat
Kepemimpinan
Tk. IV
Surat Keputusan
Peserta Diklat
Kepemimpinan
Tk. IV
Surat
Pemanggilan
(TOR) Peserta
Diklat
Kepemimpinan
Tk. IV
1 hari
1 hari
1 hari
Surat Keputusan
Peserta Diklat
Kepemimpinan Tk.
IV
Surat Pemanggilan
(TOR) Peserta Diklat
Kepemimpinan Tk.
IV
Draft Surat Tugas
Panitia
penyelenggara Diklat
Kepemimpinan Tk.IV
PULAP
TSPDI :
Pulap,
Bipeg,
Irkad
Pelaksana
No
Aktifitas
9
Menetapkan panitia
pelaksanaan Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV
(jika ada nama yang tidak
disetujui kembali ke rapat
persiapan)
10
Melaksanakan rapat teknis
penyusunan jadwal dan
pengampu mata Diklat
(fasilitator)
11
Menetapkan Jadwal dan
Pengampu mata Diklat
(fasilitator) Diklat
Kepemimpinan Tk. IV
12
Kasubid
Penyelenggara
Staf
Penyelenggara
TSPDI
Sestama
Mutu Baku
Kapus
Diklat
Deputi
Latbang
Y
T
Y
Kabid
Penyelenggar
a dan Evaluasi
Ket
Kelengkapan
Disusun Oleh :
Nama
NIP
Jabatan
Pangkat / Gol
IntansI
: MINTONO, SH.MH.
: 19590309 198603 1003
: Widyaiswara Madya
: Pembina Utama Muda – IV/c.
: BKKBN PROVINSI JAWA TENGAH.
Output
Surat Tugas Panitia
Penyelenggaraan
Diklat Kepemimpinan
Tk. IV
Draft Surat
Tugas Panitia
1 hari
Surat Tugas
Panitia
Penyelenggaraa
n Diklat
Kepemimpinan
1 hari
Draft Jadwal dan
Pengampu Mata
Diklat (fasilitator)
Draft Jadwal dan
Pengampu Mata
Diklat (fasilitator)
1 hari
Surat Tugas
Pengampu Mata
Diklat (fasilitator)
34 hari
Terdidik dan
Terlatihnya peserta
Diklat Kepemimpinan
Tk. IV
Surat Tugas
Pengampu Mata
Diklat (fasilitator)
dan peserta
Menyelenggarakan Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV
Waktu
SELESAI