Desain Organisasi Formal dan Informal

Desain Organisasi
Arti Pentingnya Organisasi Metode & Pengertian Organisasi & Metode Istilah organisasi berasal
dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Desain organisasi (organizational
design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk
mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Organisasi adalah sekelompok orang (dua
atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Sejarah Organisasi
(Nancy Dixon, 1994) organisasi adalah kemampuan untuk memanfaatkan kapasitas mental dari
semua anggotanya guna menciptakan sejenis proses yang akan menyempurnakan organisasi
”(Peter Senge, 1990) “Organisasi di mana orang-orangnya secara terus-menerus
mengembangkan kapasitasnya guna menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan, di
mana pola-pola berpikir baru dan berkembang dipupuk, di mana aspirasi kelompok diberi
kebebasan, dan di mana orang-orang secara terus-menerus belajar mempelajari (learning to
learn) sesuatu secara bersama” (Burky dan Perry, 1998) Organissasi adalah sebuah kesatuan
yang terdiri dari sekelompok orang yang bertindaksecara bersama-sama dalam rangka
mencapai tujuan bersama
Istilah organisasi berasal dari kata organon/bahasa yunani. Yang berarti alat, tools. Desain
organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan mengimplementasikan
struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Sasaran desain
organisasi adalah menggunakan struktur yang memberikan fasilitas pengimplementasian
strategi. Desain organisasi dapat juga dinyatakan sebagi proses pembuatan keputusan yang
dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk
organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut.
Desain organisasi menuntut manajer untuk melihat secara bersamaan ke dalam organisasi dan
ke luar organisasi. Ada empat bagian untuk membangun desain organisasi, yaitu pembagian
kerja, departementalisasi, hirarki dan koordinasi. Dalam pengembangan desain organisasi ada
dua hal yang penting; pertama perubahan stratgei dan lingkungan berlangsung dengan
berlalunya waktu, desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan
dalam struktur termasuk mencoba dan kemungkinan berbuat salah dalam rangka mensyusun
desain organisasi. Manajer hendaknya memandang desain organisasi sebagai pemecahan
masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan gaya situasional atau kontingensi,yaitu
struktur yang ada didesain untuk menyesuaikan keadaan organisasi atau sub unitnya yang unik.
Organisasi didefinisikan oleh beberapa ahli sebagai berikut :
Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian, Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang
atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal.
Menurut Chester I. Barnard, Organisasi adalah suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih.Menurut Stoner, Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan
yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
Menurut James D. Mooney, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk
mencapai tujuan bersama.
Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga
merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia)
Jadi, paling tidak definisi organisasi terdiri dari :
1. orang orang/sekumpulan orang
2. kerjasama
3. tujuan bersama
Desain organisasi menekankan pada sisi manajemen dari teori organisasi dengan
mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi.
Pengertian / Definisi Organisasi Informal dan Organisasi Formal
1. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan
suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
2. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas
serta tujuan bersama yang tidak disadari.
Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung
pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubunganhubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti
yang ditunjukkan bagan organisasi.
Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal
berbeda :
1. Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi
formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhankebutuhan mereka.
2. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan
dipilih dalam informal.
3. Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui
penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota
dengan pemenuhan kebutuhan.
4. Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan
hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok
informal.
Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal
dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak
dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap
organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.
Ragam Bentuk Struktur Organisasi
A. Organisasi Garis (Henry Fayol)
Organisasi Garis/Lini merupakan bentuk/struktur organisasi yang memberikan wewenang dari
atasan kepada bawahan dan tanggungjawab ditujukan langsung dari bawahan kepada atasan.
Bentuk ini sering diterapkan pada bidang kemiliteran atau peruahaan yang berskala kecil.
Ciri-ciri Organisasi Garis/Lini
1. Adanya kesatuan Perintah
2. Pembagian Kerja jelas dan mudah dilaksanakan
3. Organisasi tergantung pada satu pemimpin
Kelebihan/Kebaikan
• Pengambilan keputusan cepat
• Pengendalian lebih mudah
• Solidaritas antar karyawan tinggi
Kekurangan/Kelemahan
• Pemimpin cenderung otokratis
• Ketergantungan kepada atasan sangat tinggi
• Membatasi kesempatan karyawan untuk berkembang
B. Organisasi garis dan staf (Harrington Emilson)
Kebijakan pimpinan sebelum dilimpahkann ke bawahan diolah terlebih dahulu dengan
memperhatikan saran-saran dari staf ahli.
Contohnya di Lembaga Sekolah Terdapat Wakil Kepala Sekolah.
Ciri-ciri :
1. Umumnya digunakan untuk organisasi besar
2. Bidang tugas beraneka ragam sehingga memerlukan bantuan staf.
3. Pengawasan dan Spesialisasi berkembang dengan baik
Kelebihan/Kebaikan
• Pembagian tugas jelas
• Mendorong timbulnya spesialisasi dan disiplin yang tinggi
• Penempatan orang pada tempat yang tepat
• Koordinasi mudah dijalankan
Kekurangan/Kelemahan
• Membutuhkan biaya yang besar untuk operasionalnya
• Ditingkat operasinal tidak jelas antra perintah dan nasehat
• Solidaritas antar karyawam rendah
C. Organisasi Fungsional (Winslow Taylor)
Setiap kepala unit dapat member perintah pada unit yang lainselama masih ada hubungan
/sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. Dalam struktur organisasi fungsional dikenal
adanya garis koordinasi/konsultatif.
PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI
A. Teori Manajemen Ilmiah / Klasik
Variabel yang diperhatikan dalam manajemen ilmiah :
1. Pentingnya peran manajer
2. Pemanfaatan dan pengangkatan tenaga kerja
3. Tanggung jawab kesejahteraan karyawan
4. Iklim kondusif
Manajemen ilmiah memperhatikan prinsip-prinsip pembagian kerja.
Teori Manajemen Ilmiah / Klasik (1)
1. Robert Owen (1771 - 1858)
- Menekankan tentang peranan sumberdaya manusia sebagai kunci keberhasilan perusahaan.
- Dilatar-belakangi oleh kondisi dan persyaratan kerja yang tidak memadai, dimana kondisi kerja
sebelumnya dan kehidupan pekerja pada masa itu sangat buruk.
2. Charles Babbage (1792 - 1871)
- Menganjurkan untuk mengadakan pembagian tenaga kerja dalam kaitannya dengan
pembagian pekerjaan. Sehingga setiap pekerja dapat dididik dalam suatu keterampilan khusus.
Setiap pekerja hanya dituntut tanggungjawab khusus sesuai dengan spesialisasinya.
Teori Manajemen Ilmiah / Klasik (2)
3. Frederick W. Taylor :
Merupakan titik tolak penerapan manajemen secara ilmiah hasil penelitian tentang studi waktu
kerja (time & motion studies ). Dengan penekanan waktu penyelesaian pekerjaan dapat
dikorelasikan dengan upah yang diterima. Metode ini disebut sistem upah differensial.
Teori Manajemen Ilmiah / Klasik (3)
4. Hennry L. Gantt (1861 - 1919) :
Gagasannya mempunyai kesamaan dengan gagasan Taylor, yaitu :
1. Kerjasama saling menguntungkan antara manajer dan karyawan.
2. Mengenal metode seleksi yang tepat.
3. Sistem bonus dan instruksi.
Hennry L. Gantt menolak sistem upah differensial, karena hanya berdampak kecil terhadap
motivasi kerja.
Teori Manajemen Ilmiah / Klasik (4)
5. Frank B dan Lillian M. Gilbreth (1868 - 1924 dan 1878 -1972) :
- Berdasarkan pada gagasan hasil penelitian tentang hubungan gerakan dan kelelahan dalam
pekerjaan.
- Menurut Frank, antara gerakan dan kelelahan saling berkaitan. Setiap gerakan yang
dihilangkan juga menimbulkan kelelahan.
- Menurut Lillian, dalam pengaturan untuk mencapai gerakan yang efektif dapat mengurangi
kelelahan.
6. Herrrington Emerson (1853 - 1931) :
- Penyakit yang mengganggu sistem manajemen dalam industri adalah pemborosan dan
inefisinesi.
- Oleh karena itu ia menganjurkan :
1. Tujuan jelas 7. Urutan instruksi
2. Kegiatan logis 8. Standar kegiatan
3. Staf memadai 9. Kondisi standar
4. Disiplin kerja 10. Operasi standar
5. Balas jasa yang adil 11. Instruksi standar
6. Laporan terpecaya 12. Balas jasa insentif
B. TEORI ORGANISASI KLASIK HENRY FAYOL (1841-1925) (1)
Teori organisasi klasik mengklasifikasikan tugas manajemen yang terdiri atas :
1. Technical ; kegiatan memproduksi produk dan mengorganisirnya.
2. Commercial ; kegiatan membeli bahan dan menjual produk.
3. Financial ; kegiatan pembelanjaan.
4. Security ; kegiatan menjaga keamanan.
5. Accountancy ; kegiatan akuntansi
6. Managerial ; melaksanakan fungsi manajemen, yang terdiri atas :
- Planning ; kegiatan perencanaan
- Organizing ; kegiatan mengorganisasikan
- Coordinating ; kegiatan pengkoordinasian
- Commanding ; kegiatan pengarahan
- Controlling ; kegiatan pengawasan
AZAS-AZAS UMUM HENRY FAYOL (1841-1925)
- Pembagian kerja
- Asas wewenang dan tanggungjawab
- Disiplin
- Kesatuan perintah
- Kesatuan arah
- Asas kepentingan umum
- Pemberian janji yang wajar
- Pemusatan wewenang
- Rantai berkala
- Asas keteraturan
- Asas keadilan
- Kestabilan masa jabatan
- Inisiatif
- Asas kesatuan
C. TEORI ORGANISASI KLASIK James D. Mooney :
Menurut James, kaidah yang diperlukan dalam menetapkan organisasi manajemen adalah :
1. Koordinasi
2. Prinsip skala
3. Prinsip fungsional
4. Prinsip staf
D. Teori Hubungan Antar Manusia (1930 - 1950)
Pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan psikologis terhadap bawahan, yaitu dengan
mengetahui perilaku individu bawahan sebagai suatu kelompok hubungan manusiawi untuk
menunjang tingkat produktifitas kerja. Sehingga ada suatu rekomendasi bagi para manajer
bahwa organisasi itu adalah suatu sistem sosial dan harus memperhatikan kebutuhan sosial dan
psikologis karyawan agar produktifitasnya bisa lebih tinggi.
F. Teori Behavioral Science (1)
1. Abraham maslow
Mengembangkan adanya hirarki kebutuhan dalam penjelasannya tentang perilaku manusia dan
dinamika proses motivasi.
2. Douglas Mc Gregor
Dengan teori X dan teori Y.
3. Frederich Herzberg
Menguraikan teori motivasi higienis atau teori dua faktor.
4. Robert Blake dan Jane Mouton
Membahas lima gaya kepemimpinan dengan kondisi manajerial.
5. Rensis Likert
Mengidentifikasikan dan melakukan penelitian secara intensif mengenai empat sistem
manajemen.
G. Teori Behavioral Science (2)
1. Fred Fiedler
Menyarankan pendekatan contingency pada studi kepemimpinan.
2. Chris Argyris
Memandang organisasi sebagai sistem sosial atau sistem antar hubungan budaya.
3. Edgar Schein
Meneliti dinamika kelompok dalam organisasi.
Teori behavioral science ditandai dengan pandangan baru mengenai perilaku orang per orang,
perilaku kelompok sosial dan perilaku organisasi.
H. Teori Aliran Kuantitatif
- Memfokuskan keputusan manajemen didasarkan atas perhitungan yang dapat
dipertanggungjawabkan keilmiahannya.
- Pendekatan ini dikenal sebagai pendekatan ilmu manajemen yang biasa dimulai dengan
langkah sebagai berikut :
1. Merumuskan masalah
2. Menyusun model aritmatik
3. Mendapatkan penyelesaikan dari model
4. Mengkaji model dan hasil model
5. Menetapkan pengawasan atas hasil
6. Mengadkan implementasi
-Alat bantu yang sering digunakan dalam metode ini adalah motede statistik dan komputerisasi
untuk melihat kemungkinan dan peluang sebagai informasi yang dibutuhkan pihak manajemen.
ANGGAPAN DASAR (ASUMSI) TEORI KLASIK (1)
1. Organisasi ada terutama untuk menyelesaikan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan
2. Bagi suatu organisasi, ada struktur yang tepat bagi tujuan, lingkungan, teknologi dan
partisipannya
3. Pekerjaan organisasi paling efektif bila ada tantangan lingkungan dan kepentingan pribadi
terhalang oleh norma-norma rasionalitas
4. Spesialisasi akan meningkatkan taraf keahlian dan performan individu
DAFTAR PUSTAKA
http:njiee.blogspot.com/2009/11/desain-organisasi