Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Hotel

1.
Pendahuluan
Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management
System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) yang bertujuan
membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari
maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima
tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest
payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan
pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil lain yang dicapai dengan
pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel.
Hotel Timor Dili merupakan salah satu usaha yang bergerak di bidang jasa
perhotelan yang ada di Timor Leste, merupakan hotel yang sedang berkembang
dan terus berupaya untuk meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari
berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan teknologi informasi manajemen. Selama
ini, sistem informasi manajemen yang ada di hotel Timor Dili masih dilakukan
dengan cara melakukan pencatatan pembukuan sehingga sistem tersebut perlu
dibenahi. Beberapa sistem yang dinilai perlu dibenahi adalah sistem pemesanan
kamar, chek in, mendata tagihan tamu guest folio, chek out dan pembayaran tamu.
Sistem tersebut perlu dibenahi dengan sistem baru yang terkomputerisasi
berbasiskan web yang dinilai efisien.
Berangkat dari keadaan tersebut, sejalan dengan kemajuan teknologi,
maka teknologi komputer dimanfaatkan untuk membangun sistem informasi
manajemen hotel pada hotel Timor Dili, karena dengan memanfaatkan teknologi
tersebut akan memberikan kemudahan kepada tamu untuk melakukan pemesanan
kamar. Sesuai dengan latar belakang tersebut akan dilakukan penelitian dengan
topik “Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Hotel
Berbasis Web (Studi Kasus : Hotel Timor Dili)”, yang membahas tentang
pemesanan kamar dan fasilitas hotel. Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat
sebagai bahan masukan dan tambahan yang dapat dipertimbangkan dan digunakan
oleh manajemen hotel, terutama dalam meningkatkan pelayanan kepada tamu
hotel.
2.
Kajian Pustaka
Pada penelitian berjudul sistem informasi manajemen perhotelan puri
Indrakila Hotel dan Cottage Ungaran, tertulis bahwa dengan adanya sistem
informasi manajemen perhotelan dapat memudahkan petugas front desk hotel
dalam menangani semua informasi kamar, tamu dan pengunjung hotel, serta
membuat beragam laporan yang diperlukan sehingga pelayanan kepada tamu dan
pengunjung menjadi lebih maksimal, cepat, dan akurat, untuk dapat melayani
tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara cepat dan memuaskan
sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel [1].
Penelitian lainnya tentang sistem informasi reservasi pada hotel Safari
Ende, yang membahas tentang bagaimana suatu sistem pengolahan reservasi
perhotelan yang mampu memberikan kemudahan perkembangan hotel tersebut
seperti bagaimana interface sistem yang dapat memudahkan pengguna
(operator/bagian resepsionis) dari suatu hotel untuk mengakses sistem tersebut.
Serta dianggap sangat perlu untuk pihak hotel harus memiliki pengolahan
1
database yang baik agar dikemudian hari dapat melihat informasi yang dibutuhkan
dari kegiatan suatu hotel [2].
Penelitian berjudul Sistem Informasi Reservasi Sewa Kamar Hotel
Berbasis Web (Studi Kasus Hotel Karlita Tegal), menjelaskan bagaimana
meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari berbagai sisi antara lain sisi
pemanfaatan teknologi infomasi dengan menggunakan aplikasi berbasis Web.
Sistem informasi reservasi dikembangkan dengan waterfall model, dan dibangun
dengan bahasa pemrograman PHP dan PhpMyAdmin sebagai sebuah tools untuk
membantu mengelola basis data MySql serta text editor Notepad++. Sistem
informasi reservasi dapat memberikan kemudahan bagi receptionist dan
pelanggan hotel dalam melakukan pemesanan kamar. Selain itu pengunjung juga
dapat memperoleh segala informasi fasilitas dan berita yang ada di Hotel Karlita
[3].
Berdasarkan penelitian-penelitian yang pernah dilakukan terkait sistem
informasi manajemen Hotel, maka dilakukan penelitian untuk membangun sistem
informasi manajemen hotel, dengan hotel Timor Dili sebagai objek penelitian.
Sistem yang dibangun diimplementasikan pada resepsionis hotel. Penelitian
tentang sistem informasi manajemen hotel membahas tentang pemesanan kamar
dan fasilitas hotel.
Sistem Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan memanfaatkan dalam mengambil keputusan saat ini atau
mendatang. Dasar dari informasi adalah data, kesalahan dalam mengambil atau
memasukkan data, dan kesalahan dalam mengolah data akan menyebabkan
kesalahan dalam memberikan informasi. Jadi data yang didapatkan dan
dimasukkan harus valid (benar) hingga bentuk pengolahannya, agar bisa
menghasilkan informasi yang dapat dipercaya [4].
Informasi dibutuhkan oleh manajemen untuk menghindari proses enthropi.
Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu sistem manajemen
yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak menentu. Informasi adalah hasil
pengolahan data yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga
processing systems atau information processing systems atau information
generating systems.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Data sebagai bahan
baku informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka, atau
simbol tertentu yang memiliki arti. Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin
berupa informasi bagi tingkat yang lainnya. Data diolah melalui suatu model
menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat
suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain
yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap dianggap
sebagai input, diproses kembali melalui model, dan begitu seterusnya membentuk
suatu siklus [4].
2
Hotel
Hotel merupakan gedung yang digunakan sebagai tempat penginapan
dengan tujuan penginapan dan menyediakan jasa pelayanan secara professional
bagi para tamu termasuk penyediaan makanan, minuman, dan fasilitas lainnya [5].
Jenis-jenis hotel
Penentuan jenis hotel tidak terlepas dari kebutuhan pelanggan dan ciri atau
sifat khas yang dimiliki wisatawan [6] : (1) City Hotel : Hotel yang berlokasi di
perkotaan, biasanya diperuntukkan bagi masyarakat yang bermaksud untuk
tinggal sementara (dalam jangka waktu pendek). City Hotel disebut juga sebagai
transit hotel karena biasanya dihuni oleh para pelaku bisnis yang memanfaatkan
fasilitas dan pelayanan bisnis yang disediakan oleh hotel tersebut; (2) Residential
Hotel : Hotel yang berlokasi di daerah pinggiran kota besar yang jauh dari
keramaian kota, tetapi mudah mencapai tempat-tempat kegiatan usaha. Hotel ini
berlokasi di daerah-daerah tenang, terutama karena diperuntukkan bagi
masyarakat yang ingin tinggal dalam jangka waktu lama. Dengan sendirinya hotel
ini diperlengkapi dengan fasilitas tempat tinggal yang lengkap untuk seluruh
anggota keluarga; (3) Resort Hotel : Hotel yang berlokasi di daerah pengunungan
(mountain hotel) atau di tepi pantai (beach hotel), di tepi danau atau di tepi aliran
sungai. Hotel seperti ini terutama diperuntukkan bagi keluarga yang ingin
beristirahat pada hari-hari libur atau bagi mereka yang ingin berekreasi; (4) Motel
(Motor Hotel) : Hotel yang berlokasi di pinggiran atau di sepanjang jalan raya
yang menghubungan satu kota dengan kota besar lainnya, atau di pinggiran jalan
raya dekat dengan pintu gerbang atau batas kota besar. Hotel ini diperuntukkan
sebagai tempat istirahat sementara, bagi mereka yang melakukan perjalanan
dengan menggunakan kendaraan umum atau mobil sendiri. Oleh karena itu hotel
ini menyediakan fasilitas garasi untuk mobil.
Manajemen Hotel
Manajemen Hotel (Perhotelan) adalah studi dan praktek efektif serta seni
untuk menjalankan bisnis hotel, restoran dan bisnis pariwisata lainnya yang
berhubungan dengan bidang perjalanan supaya akan lebih lancar, nyaman,
berkualitas sehingga memenuhi bahkan melebihi harapan konsumen, yang pada
tujuannya adalah menghasilkan margin keuntungan yang lebih besar bagi
perusahaan. Tanpa manajemen perhotelan yang efektif, tidak akan ada standar
untuk pelayanan di hotel atau agen perjalanan. Manajemen hotel melibatkan
kombinasi berbagai keterampilan yang bisa dijelaskan sebagai berikut : [7]. (1)
Manajemen pemasaran : Manajemen pemasaran berhubungan dengan agen
perjalanan dan operator wisata serta Klien lainnya, Periklanan dan hubungan
Masyarakat juga biasanya ditangani oleh manajemen pemasaran; (2)
Pengembangan sumber daya manusia : Salah satu departemen yang paling penting
dari setiap staf hotel adalah manajemen sumber daya manusia. Manajemen
sumber daya manusia yang tepat dapat membedakan antara menjalankan hotel
dengan sangat baik atau buruk pada suatu Industri perhotelan. Manajer sumber
daya manusia dapat mengontrol hotel hampir secara keseluruhan. Hal ini
membuat pentingnya manajemen sumber daya manusia untuk hotel; (3)
3
Manajemen keuangan : General Manajer hotel bertugas mengontrol keuangan,
rumah tangga, kualitas pelayanan dan makanan, dekorasi, dan interior serta
pembentukan norma-norma yang harus diikuti oleh staf sambil memberikan
layanan mereka kepada para tamu; (4) Keterampilan hubungan antar manusia, dan
ketangkasan : Salah satu contoh dari keterampilan hubungan antar manusia, dan
ketangkasan adalah housekeeping yang bertugas melaporkan keadaan kamar yang
masih dalam perbaikan/Maintenance, serta dapat melaporkan perbedaan jumlah
orang / Pax dari data yang dilaporkan oleh Front Office pada saat Registration,
perbedaan pax akan sangat menentukan dapat mempengaruhi harga kamar
ataupun jumlah orang yang mengkonsumsi.
Terdapat 3 (tiga) faktor yang diperlukan untuk menerapkan pemasaran
jasa, yaitu [8] : (1) Instrumen Produk : Untuk memberikan kemudahan kepada
wisatawan sebagai pemakai jasa, produk dijual dalam bentuk paket dengan
memberikan pelayanan terpadu (integrated services); (2) Instrumen Distribusi :
Untuk memenuhi kebutuhan wisatawan, mereka tidak perlu berhubungan
langsung dengan perusahaan yang menjual jasa-jasa tersebut, tetapi cukup
membeli melalui perantara seperti Tour Operator, Biro Perjalanan Wisata, Hotel
Reservation Agent, Wholesaler, atau Representative Office; (3) Instrumen Promosi
: Agar Calon wisatawan dapat informasi yang lengkap dan akurat tentang produk
atau jasa yang hendak dijual, perlu ada promotion materials seperti brochures,
leaflets, booklet, poster atau tourist map, sehingga dengan memiliki sumber
informasi tersebut mereka dapat mempersiapkan perjalanan wisata dengan baik
dan memuaskan.
Fungsi Hotel
Macam-macam fungsi hotel antara lain sebagai berikut [9] : (1) Tempat/sarana
akomodasi untuk memenuhi kebutuhan tamu (wisatawan dan pelancong), sebagai
tempat beristirahat/ tinggal sementara waktu selama dalam perjalanan yang jauh
dari tempat asalnya; (2) Tempat pertemuan (rapat, seminar, konferensi, lokal
karya dan sebagainya) bagi para pengusaha, pimpinan pemerintah, para
cendekiawan, dan sebagainya; (3) Tempat bertemu, bergaul dan bersahabat bagi
semua bangsa yang akan datang; (4) Tempat untuk bersantai, rekreasi, rileks atau
menikmati kesenangan lainnya.
Departemen Dalam Hotel
Departemen-departemen dalam perusahan hotel dapat dikelompokkan
sebagai berikut [10] : (1) Kantor Depan (Front Office) : Kegiatan pada kantor
depan ini meliputi : (a) Pemesanan kamar; (b) Penerimaan tamu; (c) Pencatat data
pribadi tamu (registration); (d) Penanganan surat dan informasi; (e) Penanganan
barang bawaan tamu; (f) Pelayanan telepon; (g) Pelayanan rekening hotel (Front
Office Cashiering); (h) Pelayanan lain-lain; (2) Tata Graha (House Keeping) :
Tugas dari bagian tata graha ini adalah mengurus kamar-kamar hotel dan ruangan
umum (Public Area). Adapun ruang lingkup kegiatan tersebut adalah : Pengaturan
kamar, Ruangan tamu, Penyedia perlengkapan kamar, ruang umum, alat
pembersih dan pakaian seragam karyawan hotel, Tambahan pelayanan tamu; (3)
Tata Boga (Food and Beverage). Tugas dari bagian Tata Boga adalah
menyediakan makanan kepada tamu hotel.
4
Pengertian Check-in dan Check-out
Check-in merupakan proses transaksi antara tamu dan pihak pengelola
hotel untuk menyewa kamar beserta fasilitasnya. Sedangkan Check-out
merupakan proses dimana tamu melapor bahwa dirinya sudah tidak menyewa
kamar lagi dan membayar rekening pembayaran dari total pembayaran
keseluruhan [10].
Sistem Informasi Manajemen Perhotelan
Kamus Besar Bahasa Indonesia [11] mendefinisikan kata manajemen
sebagai penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.
Berdasarkan definisi tersebut, manajemen hotel dapat diartikan sebagai proses
penggunaan sumber daya hotel secara efektif untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan.
Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management
System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) yang bertujuan
membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari
maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima
tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest
payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan
pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil lain yang dicapai dengan
pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel
[12].
Aliran data yang dihasilkan sistem dapat dibagi dalam tiga katagori : (1)
Level paling atas untuk kebutuhan top manager. Kebutuhan akan data/informasi
bersifat jangka panjang, sangat tidak pasti, environmental, perencanaan dan
kebijaksanaan, dan laporan yang berbentuk ringkas; (2) Level menengah untuk
midle manager. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka menengah, relatif
lebih pasti, organizational, pelaksanaan kebijaksanaan dan perencanaan taktis, dan
laporan relatif terperinci; (3) Level bawah untuk lower manager. Kebutuhan akan
data/informasi bersifat jangka pendek, sedikit pasti, departmental, pelaksanaan
aktifitas harian dan pemeliharaan, dan laporan yang terperinci.
Ruang lingkup sebuah sistem manajemen hotel sangatlah luas, tergantung
kelengkapan fitur yang disediakan oleh program tersebut. Kelengkapan itu sendiri
sangat tergantung pada tipe atau jenis hotel dan struktur organisasi perhotelan.
Sistem manajemen hotel harus dapat menangani pekerjaan [12] : (1) Pada divisi
kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front office), dan bagian
tata graha (housekeeping); (2) Pada divisi accounting (accounting devision) untuk
semua bagian accounting; (3) Pada divisi restoran dan bar (bar and restourant
division); (4) Pada divisi marketing (marketing devision); (5) Pada divisi teknisi
dan peralatan (engginering division).
Program Aplikasi Hotel
Mendirikan dan mengembangkan bisnis perhotelan memerlukan suatu
sistem yang handal dan terintegrasi agar strategi dan tujuan bisnis yang
direncanakan dapat diraih secara total. Dengan penerapan sistem perhotelan yang
baik dan mampu mengurangi cost secara signifikan, mampu meningkatakan
kinerja perusahaan dan menjaring customer loyality lebih banyak.
5
Program hotel hadir sebagai solusi penerapan manajemen hotel secara
terintegrasi dan menyeluruh melalui software manajemen perhotelan yang handal.
Program hotel ini dapat dikembangkan dimanapun termasuk hotel, apartemen,
resort dan lain sebagainya. Dengan mengunakan program hotel, perusahaan dapat
meningkatkan pelayanan kepada costumer secara lebih baik yang akan berdampak
positif pula pada peningkatan profit/keuntungan perusahan [12].
Beberapa penerapan kebutuhan manajemen hotel dapat disesuaikan
sebagai berikut [12] : (1) Data. Untuk mendukung jalannya aplikasi, dibentuk data
pendukung sebagai berikut : (a) Tarif dan Jenis Kamar. Pencatatan tarif harga dan
jenis sewa kamar yang ada pada hotel kamar, pencatatan nomor kamar yang ada
pada hotel yang disertai harga modal, tarif harga jual; (b) Fasilitas Kamar.
Pencatatan fasilitas yang ada pada tiap-tiap kamar; (c) Menu Makanan
Restaurant/Mini Bar. Pencatatan jenis menu makanan dan minuman yang tersedia
beserta daftar harga/modal. Pemesanan diberikan tagihan dalam bentuk Billing
yang tercetak oleh printer; (d) Bank Data Tamu. Kumpulan nama tamu yang
sudah menginap, akan komputer memberikan satu nomor kostumer; (e) Booking.
Pemesanan kamar dengan pihak pengelola hotel untuk memesan kamar
penginapan di hotel; (f) Daftar Rekanan. Daftar rekanan hotel yang diperbolehkan
menjadi piutang; (g) Cara pembayaran. Teknik cara tamu membayar di kasir
(cash, piutang); (h) Identitas Petugas. Daftar nama petugas/user; (i) Nama Negara.
Tamu yang menginap berdasarkan asal/negara; (j) Satuan Barang. Transaksi
barang makanan/minuman di restaurant; (k) Unit Kerja. Daftar unit kerja yang
ada di hotel; (l) Daftar Tarif Biaya/Departemen; Daftar seluruh tarif biaya (tarif
data elektronik); (m) Departemen Penerimaan. Pusat biaya pada kas penerimaan;
(n) Kumpulan Register Penerimaan. Daftar penerimaan yang terintegrasi; (2)
Transaksi. Input tagihan pada pencatatan transaksi terhadap : (a) Administrasi; (b)
Kamar penginapan; (c) Restaurant/mini Bar (print of sales); (d) Bar/karaoke; (e)
Laundry; (f) Rent Car; (g) Convention Hall; (h) Telepon; (3) Report (Laporan).
(a) Tamu yang sedang menginap; (b) Daftar pemakaian kamar (kosong, berisi);
(3) Uang kas masuk (harian/bulanan/tahunan); (4) Penerimaan petugas kasir dan
laba (per departmen); (5) Piutang rekanan; (6) Register penerimaan.
3.
Metode dan Perancangan Sistem
Metode perancangan yang digunakan pada Perancangan Sistem Informasi
Manajemen Hotel Timor Dili adalah Prototyping Model. Prototyping Model
merupakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak
digunakan. Prototyping Model dapat dilihat pada Gambar 1.
6
Gambar 1 Bagan Model Prototyping [13]
Tahap-tahap perancangan sistem dengan menggunakan Prototype Model,
dijelaskan sebagai berikut. Pada tahap Listen to customer, dilakukan proses
wawancara dengan Ibu Justina da Cruz de Fatima selaku Supervisor front Desk Hotel
Timor Dili. Data yang diperoleh dari hasil wawancara termasuk dokumen yang berkaitan
dengan topik penelitian, juga mengenai sistem informasi perhotelan yang ada di Hotel
Timor Dili mulai dari Kegiatan menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest
folio) dan pembayaran tamu (guest payment). Berdasarkan wawancara dan survei,
diperoleh proses bisnis hotel Timor Dili sebagai berikut : (1) Menerima pemesanan
kamar; Pelanggan menelpon hotel Timor Dili dan melakukan booking kamar
sesuai dengan permintaan pelanggan. Pelanggan menunggu pengecekan
ketersediaan kamar. Jika tidak tersedia kamar, pihak hotel akan memberitahukan
pelanggan agar melakukan booking di hotel lain. Jika kamar tersedia, pelanggan
melakukan deposit uang untuk pembayaran kamar dimuka. Resepsionis
melakukan konfirmasi atas data pribadi pihak pelanggan; (2)Melakukan
perubahan pemesanan kamar; Pelanggan melakukan perubahan atas reservasi
kamar. Resepsionis akan mencatat perubahan pesanan kamar di komputer.
Perubahan ini akan dikenakan charge sebesar 2 % atas depositnya; (3)
Menyiapkan pesanan kamar; Sebelum pelanggan datang, petugas hotel
merapihkan kamar yang dipesan sesuai dengan permintaan pelanggan, mengecek
peralatan mandi, dan perlengkapan snack yang tersedia atau tidak. Jika tidak
tersedia, akan ditulis dalam catatan persediaan hotel; (4) Menyerahkan pesanan
kamar. Setelah itu pelanggan melakukan konfirmasi atas booking room yang
dipesan lewat telepon. Resepsionis mengecek kembali data pelanggan apakah data
tersebut adalah valid. Pelanggan melakukan check-in atas kamar yang dipesan.
Resepsionis memberikan kunci kamar kepada pelanggan dan memberikan
voucher breakfast kepada pelanggan; (5) Membayar tagihan. Pelanggan
melakukan check-out setelah menggunakan kamar sesuai dengan dipesannya.
Resepsionis mencetak tagihan pembayaran pelanggan dan memberikannya kepada
pelanggan. Pelanggan melakukan pembayaran atas kamar hotel dan menyerahkan
kunci kamarnya. Resepsionis mencatat pembayaran pelanggan di komputer hotel;
(6) Merekonsiliasi kas. Resepsionis menyerahkan ringkasan pemesanan kamar ke
bagian keuangan. Bagian keuangan memeriksa bukti tagihan pembayaran yang
ada, dan menghitung jumlah nilai uang yang ada di tagihan pembayaran tersebut.
Kemudian menghitung kas yang diterima dan membandingkan dengan nominal
7
yang tertera pada billing dan membuat laporan keuangan atas seluruh pendapatan
hotel. Workflow proses bisnis hotel Timor Dili dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Workflow Proses Bisnis
Actor
Pelanggan
-
Resepsionis Pelanggan
Resepsionis Room Boy
-
Pelanggan
Resepsionis Pelanggan
Resepsionis Pelanggan
Resepsionis Pelanggan
Resepsionis -
Bagian
keuangan
-
Activities
Melakukan pesanan kamar
Menelepon hotel timor dili
Melakukan booking kamar
Menunggu pengecekan kamar jika kamar tersedia
Mendapat pemberitahuan dari resepsionis jika
kamar tidak tersedia.
Menerima pesanan kamar
Melakukan deposit uang
Mengkonfirmasikan data pesanan pelanggan
Merubah pesanan kamar
Melakukan konfirmasi perubahan kamar
Membayar charge/denda atas perubahan pesanan.
Mencatat perubahan pesanan kamar dan denda.
Menyiapkan pesanan kamar
Merapihkan kamar yang dipesan
Mengecek peralatan mandi dan perlengkapan snack
yang tersedia
Mencatat ketidak tersediaan peralatan mandi dan
snack
Mendapatkan pesanan kamar
Melakukan konfirmasi atas booking room
Mengecek kembali data pelanggan apakah data
tersebut adalah valid
Melakukan check-in atas kamar yang dipesan
Memberikan kunci kamar kepada pelanggan
Memberikan voucher breakfast kepada pelanggan
Membayar tagihan
Melakukan check-out
Mencetak billing pelanggan
Melakukan pembayaran
Menyerahkan kunci kamarnya
Mencatat pembayaran pelanggan di komputer hotel
Merekonsiliasi kas
Menyerahkan ringkasan pemesanan kamar ke
bagian keuangan
Memeriksa bukti billing yang ada
Menghitung jumlah nilai uang yang ada di billing
tersebut
Menghitung kas yang diterima membandingkan
dengan nominal yang tertera pada billing
Membuat laporan keuangan atas seluruh
pendapatan hotel
8
Selanjutnya pada tahap Build/revise mock-up; setelah memperoleh data
dan kebutuhan lainnya, langkah berikutnya adalah membangun perancangan
sistem dengan menggunakan diagram-diagram Unifield Modelling Language
(UML), setelah itu dilakukan pula perancangan database, dan perancangan
antarmuka. Kemudian rancangan sistem akan dibangun dengan menggunakan
bahasa pemrograman PHP dan MYSQL. Pada tahap Customer test-drives mock
up; dilakukan pengujian prototype yang sudah dibuat, untuk melihat sistem yang
akan dikembangkan sudah memenuhi kriteria atau tidak. Apabila sudah
memenuhi, maka akan dilanjutkan ke tahap berikutnya, namun apabila belum
maka akan kembali ke tahap awal yaitu pengumpulan kebutuhan, dan membangun
prototype kembali sesuai dengan apa yang diharapkan.
Perancangan Sistem
Setelah melakukan analisis kebutuhan sistem, tahap berikutnya adalah
melakukan perancangan sistem. Perancangan sistem dibuat dengan menggunakan
diagram-diagram UML (Unified Modeling Language).
Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan interaksi antara actor dengan sistem.
Untuk sistem informasi manajemen hotel Timor Dili ini akan dibuat dua buah use
case diagram, yaitu untuk Manager dan resepsionis, ditunjukkan pada Gambar 2.
Use Case Diagram manager menggambarkan tentang fungsionalitas dan
hubungan antara manager dengan sistem. Manager memiliki beberapa interaksi
dengan sistem yang bertugas untuk mengelola sistem dan pengaturan data sistem
di antaranya adalah mengelola data administrasi hotel dan data karyawan,
termasuk di dalamnya pengubahan, penambahan, serta penghapusan data. Hal
yang pertama kali dilakukan adalah melakukan login, edit data, input data, dan
delete data. Setelah fungsionalis manager selesai, manager melakukan logout.
Use case diagaram resepsionis menunjukkan proses pertama yang
dilakukan use case ini adalah masuk ke dalam alamat website resepsionis. Setelah
masuk di halaman utama website, resepsionis dapat melihat data kamar,
memasukkan data pemesanan kamar, memasukkan data check in, memasukkan
data check out, memasukkan data pelayanan, dan memasukkan data pembayaran.
Setelah melihat dan memasukkan semua data, maka terakhir logout sistem.
Gambar 2 Use Case Diagram Resepsionis dan Manager
9
Class Diagram Sistem
Class diagram adalah diagram yang digunakan untuk menampilkan
beberapa kelas yang sedang dikembangkan.
Class Diagram Sistem pada Gambar 3 dapat dijelaskan sebagai berikut.
Tabel tbl_kamar yaitu tabel yang berisi informasi tentang data kamar hotel. Tabel
tbl_kamar memiliki relasi dengan tabel tbl_booking, tabel tbl_checkin, dan tabel
tbl_jenis kamar. Sedangkan tabel tbl_checkin memiliki relasi dengan tabel
tbl_checkin pelayanan. Relasi tabel tbl_kamar dengan tabel tbl_booking adalah
One to Many dimana data booking untuk satu kamar dapat lebih dari satu, tetapi
tanggal booking harus berbeda. Relasi tabel tbl_kamar dengan tabel tbl_checkin
adalah One to Many dimana check in untuk satu kamar dapat lebih dari satu, tetapi
tanggal checkin harus berbeda. Relasi tabel tbl_jenis kamar dengan tabel
tbl_kamar adalah One to Many dimana data kamar untuk satu jenis kamar dapat
lebih dari satu. Relasi tabel tbl_checkin dengan table tbl_checkin pelayanan
adalah One to Many dimana data check in pelayanan dapat lebih dari satu untuk
satu check in.
Gambar 3 Class Diagram Sistem
4.
Hasil Dan Pembahasan
Pada web sistem infomasi manajemen hotel, user dibagi menjadi dua
tingkatan berdasarkan hak aksesnya yaitu: user manager (user yang bertugas
mengatur dan memelihara website hotel), dan user resepsionis.
Gambar 4 Halaman Home
10
Untuk melakukan login diperlukan username dan password. Jika login
valid, maka web akan menampilkan tampilan yang sesuai dengan hak akses saat
login. User dengan hak akses sebagai manager dan resepsionis dapat melakukan
aktivitas yang hampir sama, perbedaannya adalah manager dapat memanipulasi
data karyawan dan data pelayanan.
Pada tampilan form data jenis kamar, user manager/resepsionis mengisi
maupun melakukan proses input, update, edit dan delete data-data jenis kamar
seperti jenis kamar, harga, dan gambar. Tampilan halaman jenis kamar dapat
dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5 Halaman Jenis Kamar
Pada tampilan form data kamar, manager/resepsionis dapat menambah,
melakukan proses edit dan menghapus data-data kamar seperti jenis kamar dan no
kamar. Tampilan form data kamar dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Halaman Data Kamar
Pada tampilan form data booking, manager/resepsionis dapat melakukan
proses input, update, edit, dan delete data-data nomor kamar, tanggal booking,
tanggal check in, tanggal check out, nama pelanggan, negara, email, dan telepon.
Tampilan form data booking dapat dilihat pada Gambar 7.
11
Gambar 7 Halaman Data Booking
Pada tampilan form check in, manager/resepsionis dapat menambah,
melakukan proses edit, menghapus, maupun melihat data pelayanan, tagihan
check in, dan dapat melihat menu check out, jika memilih button check out yang
tersedia pada form check in. Data-data check in antara lain nomor kamar, tanggal
check in, tanggal check out, nama pelanggan, negara, email dan telepon. Tampilan
form check in dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8 Halaman Check In
Pada tampilan form pelayanan, manager dapat menambah, maupun
melakukan proses edit dan hapus data-data pelayanan, nama pelayanan, tarif, dan
keterangan. Tampilan form pelayanan dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9 Halaman Pelayanan
12
Pada tampilan form check out, hanya dapat menghapus data-data no
kamar, jenis kamar, check in, check out, total tagihan nama, negara, email, dan
telepon. Tampilan form check out dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10 Halaman Check Out
Pada tampilan form pembayaran, manager/resepsionis dapat menambah,
mengubah maupun menghapus data-data tanggal bayar, jumlah pembayaran,
keterangan, nama pelanggan, negara, email, dan telepon. Tampilan form
pembayaran dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Halaman Pembayaran
Pada tampilan form karyawan, manager dapat menambah, mengubah
maupun menghapus data-data tanggal masuk, jabatan, nama karyawan, no
identitas, alamat, telepon, tempat lahir, tanggal lahir, status pernikahan, agama,
jenjang pendidikan, jurusan dan universitas. Tampilan form karyawan dapat
dilihat Gambar 12.
Gambar 12 Halaman Karyawan
13
Pengujian Sistem
Setelah tahapan perancangan dan pembuatan aplikasi, maka pada tahap
akhir dilakukan pengujian aplikasi untuk mengetahui aplikasi yang dibuat dapat
berjalan dengan baik. Pengujian sistem yang dilakukan meliputi pengujian
validasi, pengujian performance, dan pengujian aplikasi pada user.
Validasi
Dalam menguji validitas proses bisnis suatu sistem, diperlukan pengujian
sistem dengan cara memasukkan sejumlah data pada unit sistem yang utama, yang
telah diintegrasikan menjadi satu kesatuan dalam sistem ini, yaitu pengujian pada
unit sistem login, pencarian dan mengunggah informasi, sehingga dengan menguji
tiap unit sistem, secara tidak langsung pengujian sistem keseluruhan juga telah
dilakukan karena semua unit sistem tersebut memiliki output yang saling terkait
satu sama lain. Tabel 2 menunjukkan tabel pengujian validitas sistem yang telah
dilakukan.
Tabel 2 Hasil Pengujian Validitas
No
1
2
Point
Pengujian
Proses Login
Jenis Kamar
Validasi
Input
Valid
Valid
3
Data Kamar
Valid
4
Data Booking
Valid
5
Data Check
in
Valid
6
Data
Pelayanan
Data Check
out
Data
Pembayaran
Data
Karyawan
Laporan Jenis
Kamar
Laporan Data
Kamar
Laporan Data
Booking
Laporan
Data Check
in
Laporan Data
Check out
Valid
7
8
9
10
11
12
13
14
Status Uji
Login Berhasil
Data berhasil ditambah, ditampilkan,
diubah, dan dihapus
Data berhasil ditambah, ditampilkan,
diubah, dan dihapus
Data berhasil ditambah, ditampilkan,
diubah, dan dihapus
Data berhasil ditambah, ditampilkan,
diubah, dan dihapus.
Valid
Data berhasil ditambah, ditampilkan,
diubah, dan dihapus.
Data berhasil ditampilkan, dan
dihapus.
Data berhasil ditambah, ditampilkan,
diubah, dan dihapus.
Data berhasil ditambah, ditampilkan,
diubah, dan dihapus.
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Valid
Valid
14
15
Laporan Data
Pembayaran
Laporan Data
Jenis
Pelayanan
Laporan Data
Karyawan
Logout
16
17
18
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilkan
Valid
Data berhasil ditampilakn
Valid
Logout Berhasil
Hasil Evaluasi Prototype
Pada prototype 1 dilakukan evaluasi dengan hasil sebagai berikut: (1)
Evaluasi Prototype 1 : (a) Login belum ada pesan kesalahan; (b) Tabel jenis
kamar perlu ditambahkan gambar; (c) Tabel jenis kamar perlu ditambahi
keterangan yaitu berapa kamar yang tersedia. Hasil evaluasi prototype 1
dikembangkan menjadi prototype 2. Kemudian pada prototype 2 dilakukan
evaluasi. Hasilnya adalah sebagai berikut: (2) Evaluasi Prototype 2 : (a) Halaman
data kamar ditambah link top page atau kembali ke atas; (b) Form booking kamar
perlu validasi dan pemesanan untuk memasukkan email dan telepon; (c) Form
check in kamar perlu validasi dan pemesanan untuk memasukkan email dan
telepon. Hasil evaluasi prototype 2 dikembangkan menjadi prototype 3. Kemudian
pada prototype 3 dilakukan evaluasi. Hasilnya adalah sebagai berikut (3) Evaluasi
Prototype 3 : (a) Jumlah pembayaran tidak bisa diubah, dengan tujuan agar
resepsionis tidak dapat memanipulasi data pembayaran; (b) Perlu halaman print
untuk pembayaran. Hasil evaluasi prototype 3, dikembangkan menjadi prototype
4 yang telah dibahas pada bagian Pembahasan Web Sistem Informasi Manajemen
Hotel.
Pengujian Pengguna
Untuk menguji kegunaan dari aplikasi yang telah dibuat, maka dilakukan
implementasi aplikasi yang telah dibuat, kemudian pengguna memberikan
penilaian melalui kuisioner yang telah diberikan. Analisis kualitas aplikasi yang
dilakukan berdasarkan nilai dengan menggunakan skala 1-5, dengan rincian
sebagai berikut: Skala 1 untuk sangat kurang; Skala 2 untuk kualitas kurang;
Skala 3 untuk kualitas cukup; Skala 4 untuk kualitas baik; dan Skala 5 untuk
kualitas sangat baik.
Tabel 3 Penggujian Pengguna
No
Obyek Pengujian
Pengguna
1
Interface (Tampilan)
3
2
Menu Booking
3
3
Menu Check in
4
4
Menu Check out
4
5
Menu Pembayaran
3
6
User Friendly (Kemudahan Penggunaan)
4
15
Tabel 3 menunjukkan hasil pengujian pengguna sistem. Subyek yang
menguji aplikasi menilai interface dengan nilai 3 (Kualitas Cukup); Menu
booking, subyek yang menguji aplikasi menilai dengan skala 3 (Kualitas Cukup);
Menu check in, subyek yang menguji aplikasi menilai 4 (Kualitas Baik); Menu
check out, subyek yang menguji aplikasi menilai 4 (Kualitas Baik); Menu
pembayaran, subyek yang menguji aplikasi menilai 3 (Kualitas Cukup);
Kemudahan yang diberikan, Subyek yang menguji aplikasi menilai kemudahan
yang diberikan dengan skala 4 (Kualitas Baik).
Berdasarkan seluruh pengujian yang dilakukan maka Sistem Informasi
Manajemen Hotel Timor Dili yang dibangun dapat diimplementasikan dengan
baik, dan bermanfaat bagi Hotel Timor Dili.
5.
Simpulan
Berdasarkan hasil perancangan, implementasi, dan pengujian yang telah
dilakukan, sistem informasi yang dibangun dapat diimplementasikan pada
manajemen Hotel Timor Dili. Sistem informasi manajemen hotel berbasis web ini
dapat membantu pihak hotel dalam mengelola berbagai informasi hotel seperti
informasi data pemesanan, informasi data kamar, informasi data check in,
informasi data check out, informasi data tamu dan informasi data pembayaran.
Pengguna sistem informasi manajemen Hotel Timor Dili ini yaitu bagian
resepsionis dan manajer hotel, masing-masing bagian saling berhubungan dengan
menggunakan media intranet sehingga data yang dikelola adalah data yang up to
date. Saran untuk penelitian selanjutnya dalam pembuatan sistem informasi
manajemen hotel Timor Dili ini dapat disertakan juga sistem untuk pembayaran
online agar proses pemesanan lebih mudah.
6.
Daftar Pustaka
[1]
Khusniatiy, 2007. Sistem Informasi Manajemen Perhotelan Dengan
Aplikasi Visual Basic Studi Kasus Pada Hotel Puri Indrakila Hotel dan
Cottage Ungaran. Jurusan Matematika. Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam. Universitas Negeri : Semarang.
Jehan, 2010. Sistem Informasi Reservasi Pada Hotel Safari Ende. Jurusan
Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer.
STMIK AMIKOM : Yogyakarta.
Ismail, 2011. Sistem Informasi Reservasi Sewa Kamar Hotel Berbasis Web
Studi Kasus Hotel Karlita Tegal. Program Studi Teknik Informatika,
Jurusan Matematika. Universitas Diponegoro UNDIP: Semarang.
Supriyanto, Aji, 2005. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Wardhana, Dhian Wisnu, 2004, analysis CRM terhadap Hotel Quality,
Program Study Magister Manajemen Jogjakarta, Thesis.
Tarmoezi, Trizno, 2000, Hotel Front Office, Kesaint Blanc. Jakarta.
Komar, Richard, 2006, Hotel Management (Manajemen Hotel), Penerbit :
Grasindo, Jakarta.
W. Lazar dan E.J.Kelly (2006) Definisi pemasaran hotel. Retrieved
September 11, 2012. From: http://jurnal-sdm.blogspot.com
/2009/11/pemasaran-hotel-hotel-marketing.html.
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
16
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
Arief, Abd Rahman, 2005, Ilmu perhotelan dan restoran, Bandung, Graha
Ilmu.
Dimyati, Aan Surachlan SH, Pengetahuan Dasar Perhotelan, Cetakan III,
CV. Devin Galan, Jakarta, 1992.
PBDEPDIKNAS (Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional), 2008,
KBBI
Daring:
Kamus
Besar
Bahasa
Indonesia,
http:bahasa.kemdiknas.go.id/kbbi (diakses tanggal 10 september 2012).
http://iamzeda.wordpress.com/2011/03/17/sistem-informasi-manajemen
perhotelan/.
Pressman, Roger S, 2001. Software Engineering a Practitioner’s
Approach. New York : McGraw-Hill Higher Education.
17